Panākumi jebkuras organizācijas, komercfirmas vai uzņēmuma darbībā ir nesaraujami saistīti ar uzvedības kultūru un etiķeti. Visām vadītāja un darbinieku darbībām noteikti ir jāņem vērā labas manieres noteikumi un jāatbilst situācijai.
Viena no svarīgākajām etiķetes daļām ir lietišķā sarakste.
Tiek lēsts, ka gandrīz 50% no darba laika tiek pavadīts, kārtojot dokumentus un pastu. Bet tas ir nepieciešams, jo kompetenta biznesa sarakste var ievērojami palielināt uzņēmuma apgrozījumu un paātrināt dažādu dienestu un nodaļu mijiedarbību.
Protams, šeit ir noteikti modeļi, un mēs noteikti par tiem runāsim šajā rakstā. Lietišķās korespondences noteikumi jau sen ir standartizēti. Esošais GOST R.6.30-2003 palīdzēs pareizi ievietot tekstu uz lapas, pateiks, kādas atkāpes, piemales un fontus izveidot. Lietišķo saraksti raksturo runas modeļu vienveidība un atkārtošanās.
Tomēr jebkura vēstule ir individuāla. Lielu nospiedumu tajā atstāj sūtītāja identitāte, amats, situācija un saņēmējs. Zināmā mērā lietišķā sarakste ir radošuma un smaga darba kombinācija.
Lietišķās korespondences veidi
Dokumentu aprite tiek veikta papīra formātā un pa e-pastu.
Visu korespondenci uzņēmumā var iedalīt šādās grupās:
Oficiālā/neformālā sarakste;
Iekšējā un ārējā.
Oficiālā sarakste ietver komerciālus piedāvājumus, pateicības un garantijas vēstules, tirdzniecības līgumus, pasūtījumus uzņēmumam, darba pienākumi, lūgumi, prasības, pretenzijas.
Neformālā sarakste ietver dažādus biznesa partneru, klientu un darbinieku apsveikumus; līdzjūtība, atvainošanās, ielūgumi un paldies.
Iekšējie dokumenti cirkulē tikai starp viena uzņēmuma nodaļām, savukārt ārējie dokumenti pārsniedz tā robežas.
Lietišķās sarakstes noteikumi: iekšējais saturs
Galvenā prasība ir vēstules īsums un skaidrība. Neizstiepiet tekstu vairākās lappusēs. Labākais variants- iekļaujas vienā.
Lietišķās sarakstes noteikumi paredz sarežģītu, nesaprotamu, svešu un ļoti specializētu vārdu un izteicienu izslēgšanu no teksta. Visiem teikumiem jābūt īsiem, ar autora galvenajām domām un bez “ūdens”.
Izvairieties no divkāršas interpretācijas savā vēstulē, pretējā gadījumā, ja radīsies strīdi, būs grūtāk aizstāvēt savu viedokli un pierādīt, ko domājāt ar noteiktu frāzi.
Lietišķās korespondences rakstīšanas noteikumi uzliek par pienākumu rakstītājam saukt adresātu pēc vārda un uzvārda, pirms kura ir nosaukums “Cienījamais...”. Un noteikti izmantojiet vārdu “tu”, pat ja jums ir labas draudzīgas attiecības ar vēstules saņēmēju.
Ievadā papildus uzvārda un vārda norādīšanai ir norādīts ziņojuma galvenais mērķis. Lietišķās sarakstes piemēri zina pietiekami daudz šablonu un klišeju šādiem gadījumiem: “Saistībā ar iepriekšējo vēstuli...”, “Atgādinām...”, “Informējam...” un citus.
Saņēmējam nelabvēlīgu atbildi (piedāvājuma atteikums, sadarbības atteikums) mīkstiniet ar frāzēm: “Diemžēl nevarēsim izmantot piedāvātos nosacījumus...” vai tamlīdzīgi.
Ārējā papīra dokumentācija
Jebkura biznesa vēstule ir jāraksta uz uzņēmuma veidlapas, norādot uzņēmuma informāciju un visu kontaktinformāciju.
Noteikti nolieciet precīzs datums dokumentu.
Lapas augšējo labo stūri aizņem adresāta iniciāļi un saņēmēja uzņēmuma adrese.
Sadaliet tekstu jēgpilnās rindkopās, lai lasītājam būtu vieglāk to saprast un uztvert. Ne vairāk kā 4-5 rindas.
Visu vārdu rakstīšana ar lielajiem burtiem ir slikta forma.
Vēstulei var pievienot dokumentus. Šajā gadījumā tie ir norādīti atsevišķā rindā lapas apakšējā kreisajā daļā. Autors biznesa etiķete Atbilde uz vēstuli jāsaņem 10 dienu laikā. Ja problēmas atrisināšanai nepieciešams vairāk laika, adresātam tas ir jāpaziņo.
Pēc rakstīšanas noteikti vēlreiz rūpīgi pārbaudiet, vai tekstā nav kļūdu, gan pareizrakstības, gan gramatikas. Ja jums ir laiks, jums vajadzētu atstāt vēstuli malā un atgriezties pie tās vēlāk. Parasti tiks atklātas neprecizitātes, kuras sākumā netika pamanītas. Šis padoms ir vissvarīgākais, atbildot uz klienta sūdzību. Nevajadzētu cilvēku vēl vairāk kairināt ar analfabēti rakstītu vēstuli.
Kad dokuments ir uzrakstīts un pāris reizes pārbaudīts, izdrukājiet to uz A4 papīra. Šis izmērs ir standarta izmērs, ko izmanto jebkurai sarakstei, pat ja pats teksts aizņem tikai pusi lapas.
Pirms drukāšanas pārbaudiet tinti printerī, lai izvairītos no izplūdušas vai aplietas izdrukas.
Dažos gadījumos dokumentam varat pievienot savu vizītkarti, bet pašu izdrukāto lapu ievietot caurspīdīgā failā.
Par labu formu tiek uzskatīta arī firmas aploksne ar uzņēmuma logotipu.
Neformālas biznesa korespondences kārtošanas noteikumi bieži vien ir emocionālāki nekā biznesa dokumentos un mazāk klišejiski. Šeit ir piemēroti saīsinājumi un krāsainu īpašības vārdu lietošana, piemēram, apsveikumā: pārsteidzošs, atsaucīgs, laipns.
Biznesa e-pasti
Tas, ka jūs nesūtāt korespondenci aploksnē, izmantojot pasta tīklu, nedrīkst atslābināties. Arī šajos gadījumos ir spēkā lietišķās sarakstes noteikumi.
Kompetenti un pareizi elektroniski biznesa ziņojumi veido pozitīvu priekšstatu gan par uzņēmumu, gan par konkrētu cilvēku. Reputācija biznesā ir daudz vērta!
Pamatnoteikumi sarakstei pa e-pastu
Izmantojiet savu darba e-pasta adresi tikai paredzētajam mērķim.
Pievērsiet uzmanību pastkastes nosaukumam. Strādājot, neizmantojiet nepareizus nosaukumus, piemēram, “mazulis”, “supermens”, pat ja tie ir norādīti angļu valodas transkripcijā.
Vienmēr aizpildiet sleju “tēma”, pretējā gadījumā jūsu vēstule var nonākt surogātpastu. Apraksti, piemēram, “plāns”, “saraksts”, “komerciāls priekšlikums”, “atskaite”, nav piemēroti. Jūsu adresāta iesūtnē var būt diezgan daudz līdzīgu vēstuļu. Esiet pēc iespējas precīzāks par to, par ko ir jūsu ziņojums. Nelietojiet vairāk par pieciem vārdiem. Rakstiet tēmu ar lielo burtu. Punktu beigās nav jāliek.
Ja atbildat uz iepriekš saņemtu e-pasta ziņojumu, tēmas rindiņā noteikti noņemiet “Re”.
Komunikācijas stils
Saglabājiet vēstuli lietišķā formātā. Noņemiet draudošo, lūdzošo, pavēlošo toni.
Elektroniskās lietišķās sarakstes noteikumi neļauj tekstā izmantot emocijzīmes vai lielu skaitu jautājuma vai izsaukuma zīmju.
Esi pieklājīgs. Obligāts sveiciens sākumā un atvadīšanās no sarunu biedra beigās ir laba forma. Piemēram, “Ar cieņu...” vai šādi: “Ar cieņu...”.
Biznesa e-pasta sarakste un tās “ Zelta likums": nejauciet vienā ziņojumā vairākas dažādas tēmas. Labāk ir nosūtīt vēstuļu sēriju.
E-pasta vēstulei jābūt uz pusi garākai nekā papīra vēstulei.
Darbs ar pielikumiem
Ja ir pārāk daudz informācijas, ko nodot, nelieciet to visu vēstules pamattekstā, bet pievienojiet to kā atsevišķus dokumentus kā pielikumus.
Saņēmēja ērtībām pārdēvējiet sagatavotos dokumentus uz viņam saprotamiem nosaukumiem. Tas parādīs jūsu interesi un iegūs jūs. Padomājiet par to, cik daudz darba mapju ir adresāta datorā un kā viņš tajās meklēs jūsu vēstuli.
Noteikti informējiet adresātu par sūtītajiem failiem, lai viņš tos neuzskatītu par nejaušu vīrusu. Arhivējiet lielus dokumentus.
Pārāk lielus pielikumus (virs 200 kbaitiem) vislabāk ir sūtīt citos veidos, piemēram, izmantojot ftp serveri.
Daži pasta serveri neļauj tiem iziet cauri un bloķēt formātus, piemēram, COM, EXE, CMD, PIF un vairākus citus.
Ja jūsu vēstules saņēmēji bija vairāki, veltiet laiku, lai katru reizi dzēstu visus pierādījumus par masveida pārsūtīšanu. Adresātam šāda papildu informācija nemaz nav vajadzīga. Jums palīdzēs komanda “Bcc”.
Lietišķās korespondences vadīšanas noteikumi e-pasts ietver otras puses informēšanu par korespondences saņemšanu. Ja ieslēgts Šis brīdis nav iespējas atbildēt, informējiet par to sarunu biedru. Saglabājiet savu sarakstes vēsturi, lai izvairītos no turpmākiem jautājumiem un procesiem.
Ja atbilde ir svarīga un steidzama, ir atļauts papildus informēt adresātu pa tālruni, Skype vai ICQ. Ja pēc šī pozitīvs rezultāts neizdevās sasniegt, atgādiniet sev vēlreiz.
Nav nekas neparasts, ka, pieprasot dokumentu, atbildē tiek saņemta tukša vēstule ar pievienotu failu. Tas ir nepieņemami. Lietišķās korespondences piemēri paredz, ka attiecīgā informācija jāievieto dokumenta pamattekstā. Piemēram, šis: "Es sūtu jūsu pieprasījumam nepieciešamos datus."
Neaizmirstiet burta beigās norādīt koordinātas: visas pieejamās metodes savienojumi, amats, uzņēmuma mājas lapa, saites uz sociālajiem tīkliem.
Rakstot organizācijas kontaktus, norādiet pēc iespējas vairāk informācijas - tālruņa numuru ar rajona kodu, adresi ar pasta indeksu. Galu galā jūsu saziņa notiek ne tikai ar jūsu reģiona iedzīvotājiem. Ja jums ir visa informācija, jums būs vieglāk sazināties.
UN pēdējais noteikums: tam, kurš uzsāka saraksti, jāpabeidz elektroniskais dialogs.
Secinājums
Lietišķā sarakste- tā ir delikāta lieta. Dažkārt pietiek ar vienu skatienu, lai izveidotu noteiktu viedokli par cilvēku un viņa pārstāvēto organizāciju. Zināšanas par noteikumiem biznesa vēstule var ļoti palīdzēt jūsu karjerā.
Ikviens, kurš biznesa aprindās cenšas izskatīties pieklājīgs, vienmēr izmanto. Un viņš vienmēr atceras galveno - e-pasts nedrīkst aptraipīt ne adresātu, ne uzņēmuma, kura pārstāvis viņš ir, reputāciju, ne uzņēmuma tēlu.
Spēja pareizi un kompetenti veikt biznesa elektronisko korespondenci ir mūsdienu vadītāja tēla galvenā sastāvdaļa. Tas ir gan vispārējā kultūras līmeņa pazīme, gan personīgās profesionalitātes rādītājs. Atbilstoši tam, kā cilvēks spēj formulēt un formalizēt savas domas, var droši spriest par viņa attieksmi pret citiem un pret sevi personīgi. Nevērīgi uzrakstīts e-pasts var viegli sabojāt autora biznesa reputāciju partneru un kolēģu acīs.
Noteikumi lietišķajai sarakstei pa e-pastu
1. Izmantojiet savu darba e-pasta adresi tikai uzņēmējdarbības nolūkos. Ja nosūtāt vēstuli no darba servera, atrodoties darbā, tā tiek saglabāta, gan izejošais, gan ienākošais pasts. Jūsu darba devējs var izlasīt vēstuli jebkurā laikā. Lietišķo korespondenci veiciet tikai biroja sienās.2. Skaidri saprotiet, kam jūsu ziņojums ir adresēts un kam tajā ietvertā informācija var būt noderīga. Kam ir adresēta tava vēstule? Klientam? Uz partneri? Kolēģi? Padotajam? Uz priekšnieku? Ailē “kam” norādīts adresāts, “kopijā” – interesenti. Nekad nesūtiet papildu kopijas, īpaši savam priekšniekam. Ja e-pastā ir minētas trešās puses, tad arī tās parasti tiek iekļautas kolonnā “kopija”.
3. Noformulē sev ziņojuma mērķi. Kādu mērķi jūs izvirzāt sev: ko jūs tiecaties sasniegt no savas vēstules lasītāja? Kādu reakciju jūs sagaidāt? Saņēmējam, izlasījis jūsu ziņojumu, nekavējoties jāsaprot, kas jums no viņa vajadzīgs. Noteikumi elektroniskās sarakstes veikšanai:
Ja vēlaties notikumos ienest individuālu skatījumu - no pirmās personas (mēs, es)
Ja jūsu ziņojumam ir uzziņas vai pamācošs raksturs - no 2. personas (jūs, jūs)
Ja rakstāt vēstuli kā novērotājs no malas un vēlaties informēt adresātu par paveiktajiem faktiem vai notikumiem - 3. personā (viņi, viņa, viņš).
4. Neatstājiet “tēmas” lauku tukšu. Lielākā daļa cilvēku, kas saņem e-pastu, sāk pārbaudīt korespondenci, aplūkojot temata lauku. Cilvēks lēmumu izlasīt vēstuli pieņem dažu sekunžu laikā, tāpēc vēstules saturam jāatspoguļo tēmas rindiņā. Tēmai jābūt īsai, konkrētai un informatīvai.
5. Saglabājiet skaidru saturu: adrese un sveiciens, galvenā daļa, kopsavilkums, paraksts, kontakti. Jebkurai vēstulei jābūt ietvertai e-pasta etiķete. Neesiet slinks un neizlaidiet nevienu pieņemtā satura daļu, pareizi noformēta vēstule ir jūsu profesionalitātes rādītājs.
6. Uzrunāšana un sasveicināšanās ar adresātu ir jūsu cieņas pret viņu rādītājs. Ja iespējams, sāciet katru vēstuli ar personisku ziņojumu un sveicienu. Pieklājības zīme ir uzrunāt sarunu biedru vārdā. Ja vēlaties ziņai piešķirt ikdienas raksturu, aiz adreses lieciet komatu. Un, ja vēlaties uzsvērt formalitāti un nozīmi, izmantojiet izsaukuma zīmi, pat ja šī vēstule ir adresēta kolēģim, ar kuru jūs bieži sazināties.
7. Ievērojiet principu: īsi un skaidri (KY). Viens no galvenajiem biznesa e-pasta sarakstes noteikumiem ir "minimālais vārdu skaits - maksimāla informācija". Izklāstiet savas domas konkrēti (skaidri), konsekventi, kodolīgi un viegli saprotamā veidā. Teikumiem jābūt īsiem, tādējādi adresātam ir vieglāk nodot nepieciešamo informāciju. Tur ir viens "Zelta likums e-pastiem – porcijās, viena tēma – viena vēstule. Labāk ir nosūtīt vairākus e-pastus (katru ar vienu tēmu), nevis vienu lielu ziņojumu ar vairākām nesaistītām idejām.
8. Nepārvērtiet neformālu saziņu par lietišķu saraksti. E-pastā nav emociju! Ja vēlaties emocionāli uzsvērt e-pasta ziņojumā izklāstītos punktus, emocionālajam zemtekstam ir jābūt slēptam aiz neitrāla, ārēji mierīga un pareiza prezentācijas toņa. To panāk ar saturu, nevis valodu.
9. Ievērojiet skaidru vēstules galvenā teksta struktūru. Visbiežāk vēstule sastāv no trim daļām:
Vēstules rakstīšanas iemesls (iemesls, pamatojums). Šī daļa parasti ir pēc iespējas īsāka
Konsekventa jautājuma būtības izklāsts
Risinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, secinājumi
10. Izskats Ziņai jābūt ārkārtīgi viegli saprotamai. Sadaliet tekstu rindkopās, kurās nedrīkst būt vairāk par piecām līdz sešām rindām. Labāk ir atdalīt rindkopas vienu no otras ar tukšu rindiņu. Izvēlieties vienu krāsu un vienu fontu, lai teksts būtu labāk uztverams. Izsaukuma zīmes, emocijzīmes, saīsinājumus vai kursīva elementus labāk neizmantot, ja vien tas nav absolūti nepieciešams.
11. Rakstiet pareizi. Analfabēts raksts liecina, ka autors nav pietiekami izglītots. Jūsu uzņēmuma reputācija tiek diskreditēta, jo tekstā ir drukas un kļūdas. Pirms vēstules nosūtīšanas, e-pasta etiķete iesaka vēlreiz rūpīgi izlasīt vēstuli. Daudzas e-pasta programmas un teksta redaktori var pārbaudīt pieturzīmes un pareizrakstību, un, ja tiek atrastas kļūdas, tās piedāvā labošanas iespējas. Šis pakalpojums ir nepieciešams, lai rakstītu e-pastus.
12. Apsveriet, kāda dokumentācija ir jāiekļauj pielikumos. Jums nevajadzētu iekļaut vēstules pamattekstā Detalizēta informācija, labāk to nosūtīt kā atsevišķu failu. E-pasta tēmas rindiņā noteikti norādiet, kuru failu ievietojat, pretējā gadījumā adresāts to var uzskatīt par vīrusu. Pirms nosūtīšanas visi faili ir jāskenē ar pretvīrusu programmatūru.
13. Vienmēr rakstiet kontaktinformāciju un abonējiet. Tas parādīs jums no labās puses un parādīs jūsu profesionāla kvalitāte. Parakstam nevajadzētu būt garākam par piecām vai sešām rindām. Tajā jāiekļauj uzņēmuma nosaukums, vārds un uzvārds, kā arī amats. Parasti ārējiem adresātiem tiek norādīta arī jūsu e-pasta adrese, tālruņa numurs un uzņēmuma tīmekļa vietnes adrese.
14. Lietišķajā sarakstē Postscript tiek izmantots ārkārtīgi reti. Ja ziņojumā izmantojat pēcrakstu, tas liecina, ka neesat pietiekami domājis par vēstules saturu.
15. Tikai iekšā īpaši gadījumi tiek izsniegts lasīšanas apliecinājums. Parasti lasīšanas kvīts ir jāiestata tikai ārējiem adresātiem un tikai tad, ja no adresāta tiek gaidīta atbilde.
16. Izmantojiet izvēles rūtiņu “augsta nozīme” tikai tad, kad tas patiešām ir nepieciešams. Ja e-pastā ir svarīga informācija, kurai nepieciešama steidzama uzmanība, iestatiet svarīgumu uz “augstu”. Tas izcels jūsu e-pastu jūsu iesūtnē. Bet nav ieteicams ļaunprātīgi izmantot šo funkciju.
17. Pirms vēstules nosūtīšanas vēlreiz izlasiet to. Vai viss ir kodolīgs, konkrēts, saprotams, un vai ir kāda neatbilstoša informācija vai gramatikas kļūdas? Vai saņēmēja dati ir pareizi? Pārbaudiet prezentācijas secību un loģiku.
18. Nekavējoties atbildiet uz e-pastiem. Paziņojums par vēstules saņemšanu ir cieņas zīme pret kolēģiem vai partneriem, labas manieres zīme. Ja šobrīd nevari atbildēt uz vēstuli, tad par to jāinformē autors un apsola, ka atbildēsi uzreiz pie pirmās izdevības. Konsekventi atbildiet uz visiem uzdotajiem jautājumiem. Nesāciet atbildi kā jaunu vēstuli. Ja uz vēstuli netiek atbildēts 48 stundu laikā, adresāts var domāt, ka viņa vēstule ir ignorēta vai pazaudēta.
19. Korespondences iniciators beidz elektronisko dialogu.
20. Atcerieties to E-pasta sarakstes noteikumi, vai drīzāk to atbilstība ir mūsdienu profesionāla vadītāja rādītājs.
Apstākļos mūsdienu pasaule lietišķais kontakts bieži sākas ar biznesa saraksti - rakstiska lietišķās mijiedarbības forma, kas ietver jebkāda veida korespondenci (vēstules, ziņas utt.), ko jebkura amatpersona nosūtījusi tās vārdā un amata dēļ.
Svarīgs aspekts ir atbilstība noteiktiem etiķetes standartiem. Pretējā gadījumā izveidotie savienojumi var tikt pārtraukti un klients vai biznesa partneris var tikt zaudēts. Labi izstrādāta biznesa korespondence veicina vislabvēlīgāko iespaidu par jums vai uzņēmumu.
Burtu burvības apguve ir svarīga ikvienam cilvēkam. Piemēram, meklējot jaunu darbu: sastādot un nosūtot CV, pārbaudes uzdevumi, pavadvēstules, papildus informācija par sevi, vienojoties par tikšanās laiku.
Interesanti, ka šodien pastāvošie lietišķās korespondences noteikumi tika izstrādāti pirms aptuveni 150 gadiem Anglijā.
Biznesa vēstuļu veidi
Lai izlemtu, kā sastādīt vēstuli, jums jāzina atšķirības starp tā veidiem. Tas palīdzēs jums izlemt par ziņojuma tēmu un tā pareizo noformējumu. Tas palīdzēs izvairīties no stulba izskata svarīga pretinieka acīs.
Saskaņā ar dizaina struktūru ir:
- Saziņas vēstules
Tas ietver atteikuma vēstules, pretenzijas, attaisnojumus un atzīšanos. Viss, ko darbinieks izmanto savas profesionālās darbības ietvaros.
- Vienošanās vēstules
Svarīgs rakstīšanas veids. Pateicoties viņai, tiek apkopoti tikšanās rezultāti, tiek veidotas vienošanās, noteikts uzdevumu izpildes laiks un abas puses ir pārliecinātas par pareizu līguma izpratni.
Biznesa vēstules noteikumi
Veids, kā emuāru autori ļauj sev izpausties, nav jūsu izvēle. Kļūdām un drukas kļūdām nav attaisnojuma. Jūs nevarat mierināt sevi ar valodas apguves grūtībām no bērnības. Jums ir jābūt pēc iespējas prasīgākam pret sevi. Pretējā gadījumā tas rada nelabvēlīgu priekšstatu par jūsu personību un izglītību.
Lietišķās sarakstes īpatnība ir tāda, ka kļūdas profesionālo vārdu pareizrakstībā tiek uzskatītas par personas nekompetences rādītāju izvēlētajā jomā.
Pamatnoteikumi:
- Pārtrauciet lietot vārdus precīza definīcija ko tu nezini. Kā pēdējo iespēju pārbaudiet to nozīmi vārdnīcās.
- Izvairieties no īpašas terminoloģijas lietošanas. Daži vārdi sarunu biedram var būt nepazīstami, un viņš tos var nepareizi interpretēt. Lietišķās sarakstes etiķete šādos gadījumos paredz terminu un saīsinājumu skaidrojumu.
- Rakstiet īsos teikumos. Konstrukciju garums un krāšņums ir piemērots rakstot romānu, nevis biznesa sarunās.
- Vispirms ierakstiet ziņojumu nevis vēstules pamattekstā, bet gan dokumentā datorā vai tiešsaistes redaktorā. Pozitīvs aspekts ir automātiska teksta pareizrakstības un pieturzīmju pārbaude. Tas arī novērš to, ka vēstule tiek nejauši nosūtīta adresātam priekšlaicīgi vai pazaudēta pārlūkprogrammas aizvēršanas vai interneta pazušanas dēļ. Strādājot iekšā Microsoft vārds, izmantojiet materiāla automātisko saglabāšanu noteiktos intervālos.
- Jums nevajadzētu rakstīt ziņojumu tālrunī vai planšetdatorā. Pastāv neatbilstošas automātiskās korekcijas risks.
- Pirms nosūtīšanas pārbaudiet, vai nav kļūdu un teksta konsekvenci. Ierakstīto tekstu ieteicams vēlreiz pārbaudīt pēc stundas, īslaicīgi pārslēdzoties uz citām lietām un aizmirstot par tā rakstīšanu. Tas palīdzēs paskatīties uz tekstu no citas perspektīvas, saskatot visas neprecizitātes.
Biznesa vēstules formatēšana
Nepieciešams Īpaša uzmanība uz detaļām, sagatavojot un uzturot korespondenci. Tas arī parāda cieņu pret pretinieku un ļauj ietaupīt laiku, ko varētu veltīt materiāla pārtaisīšanai.
Nevajadzētu atstāt novārtā šādus aspektus:
- Pareiza vēstules tēmas rindiņas aizpildīšana
Ja šī ir pirmā ziņa, nosaukums var būt spilgts. Taču, ja saziņa ar oponentu jau pastāv, vēstules temats jānorāda īsi un kodolīgi. Tie ir komunikācijas pamati. Tie palīdz pēc kāda laika atrast ziņojumu, lai atkārtota lasīšana būtu vienkārša gan sūtītājam, gan saņēmējam.
- Citāts
Jūsu nosūtītajā ziņojumā var būt ietverti jautājumi, uz kuriem jums ir jāatbild. Ir jēga uz tiem atbildēt, citējot katru atsevišķi. Nosūtot vēstuli ar vairākiem pārsūtījumiem, ir vērts izmantot numerāciju un sadalīt tekstu rindkopās. Tādā veidā sarunu biedram būs skaidrs, uz kādu jautājumu jūs atbildat.
Pārmērīgas citātu ķēdes rada haosa sajūtu komunikācijā. Tomēr, ja rodas nepieciešamība atgriezties pie iepriekš nosūtītajām ziņām vai kaut ko atgādināt sarunu biedram, to ir vērts darīt. Jo īpaši, ja runa ir par budžetu, pakalpojumu paketi un laiku.
- Ņem vērā visu saņemto informāciju
Veidojot vēstuli, īsi jākomentē visi jūsu vai sarunu biedra pievienotie dokumenti. Tādā veidā adresātam uzreiz būs skaidrs, kāds failu saturs viņu sagaida.
- Jūsu paraksts ir līdzība vizītkartei
Lietišķajai sarakstei nepieciešams paraksts. To var padarīt automātisku, tad tas būs klāt katrā nosūtītajā vēstulē. Kā izveidot informatīvu parakstu? Izmantojiet savu vārdu un uzvārdu, pašreizējo amatu, darba kontaktus un uzņēmuma logotipu.
Piemēram: "Ar cieņu Ivans Ivanovs, jūsu projekta vadītājs, tālruņa numurs vai citi sūtņi." Vai "Ar cieņu, Ivan Ivanov...".
Paraksts var būt arī lipīgs un radošs, norādot uz īpašu saistību ar uzņēmumu vai cēloni. Piemēram, grāmatniecības tīkla darbinieki, ievietojot aktuālo jauno produktu nosaukumus, var izmantot frāzi “Es šobrīd lasu...”. Bet šādas lietas labāk saskaņot ar priekšniecību.
- Pasta adrese
Lietišķās sarakstes noteikumi paredz uzrādīt pasta adresi. Būtu labāk, ja viņš būtu tikai strādnieks. Tur var tikt attēlots uzņēmuma nosaukums, amats, vārds vai uzvārds, bet ne dzimšanas gads vai rotaļīgi segvārdi/vārdi. Par pareizo adreses nosaukumu labāk domāt daudzus gadus, ja plānojat to pamest pat tad, ja maināt darbības vai amatu.
- Fonts un atstarpes
Dokumentācijā visbiežāk izmantotais fonts ir Times New Roman, 12. izmērs tabulām vai 14. tekstam. 1,5-2 intervāli. Tie ir neizteiktie pamati.
Lietišķās komunikācijas stils
Lietišķā sarakste ietver smalku līdzsvarošanas darbību. Draudzīga komunikācija šeit nav piemērota, bet arī uzsvērti skarba komunikācija nav piemērota.
Komunikācijas iezīmes:
- Dizaina smagums
Deminutīvi vārdi, slenga izteicieni būs nepiemēroti.
- Emociju lietošana
Izmantojiet emocijzīmes uzmanīgi vai izvairieties no tām. Pirmais kontakts principā nepieļauj viņu klātbūtni. Nākotnē iekavas var būt, bet tikai pozitīvas, mērenā daudzumā. Jaukums un humors ir nepieņemami šādā komunikācijas stilā. Šī forma ir nepieņemama, ja esat sarunu biedra pakļautībā.
- Sveicieni vārdā un uzvārda vārdā
Lietišķās korespondences noteikumi nozīmē cieņu pret sarunu biedru, uzmanību un interesi par viņa personu. Tas palielina jūsu pretinieka interesi par jums un palielina viņa iecietības iespēju. Vēlams iepriekš zināt uzrunātās personas vārdu, kā arī viņa vēlmes pēc adreses.
- Atbildiet divu dienu laikā
Atbildi uz ziņojumu ir pareizi nosūtīt dažu darba dienu laikā. Pretējā gadījumā tas tiek uzskatīts par necieņu. Ja vēstule nosūtīta pirms nedēļas nogales vai atvaļinājuma, jums nav uz to jāatbild, ja tā nav steidzama. Pretējā gadījumā jums ir jābrīdina sarunu biedrs par īslaicīgu jūsu atbildes neesamību vai īsi jāatsakās no vēstules satura.
- Uzbāzības trūkums
Pastāvīgi jautājot par kaut ko, prasot apstiprinājumu, jūs parādīsit, ka esat nepareizi labāka gaisma. Ja ir nepieciešams sarunu biedra apstiprinājums, varat viņam atgādināt par nepieciešamību atbildēt trīs dienu laikā. Ja lieta ir steidzama, labāk to vispirms pieminēt savā pirmajā ziņojumā.
- Spoguļa noteikums
Lietišķās sarakstes etiķete bieži ļauj uzrunāt pretinieku tā, kā viņš to dara. Tas palielina savstarpējas sapratnes un komunikācijas iespēju vienā līmenī. Sekojiet līdzi, kādus terminus, saziņas stilu un uzrunu izmanto jūsu sarunu biedrs.
- Priecīgas brīvdienas
Ja saziņa notiek ap oficiālām brīvdienām vai to laikā, ir vērts apsveikt sarunu biedru. Tādi ir lietišķās sarakstes noteikumi. Ir arī noderīgi zināt, kad ir tava pretinieka dzimšanas diena.
- Pateicība
Elementāra pieklājība būtu pateicības vārdi, atbildot uz apsveikumu, uzaicinājumu vai paskaidrojumu.
Ņemot vērā visas iepriekš minētās iezīmes, nebūs grūti nodibināt kontaktu ar sarunu biedru un veidot par sevi labvēlīgu viedokli.
Biznesa rakstīšanas noteikumu nozīme
Faktiski jebkura nosūtīta vēstule - vizīt karte, parādot mūsu izvēlēto uzņēmuma pozīciju. Lai viņa izskatītos pieklājīgi, iedvesmotu cieņu un uzticību, un sarunas pavada komforts un efektivitāte problēmu risināšanā, labas manieres noteikumu zināšanas un to pastāvīga ievērošana ir nesatricināma panākumu garantija.
Attiecībā uz jebkuru korespondenci, internetā vai vēstulēs, tiek piemēroti tie paši stingri standarti kā sazinoties telefoniski vai personīgās sarunās. Principi, uz kuriem tiek veidota mijiedarbība:
- pretinieku savstarpēja cieņa pret otras personas personību un biznesa stāvokli;
- uzmanība pretinieka biznesa interesēm;
- konfidencialitātes saglabāšana;
- punktualitāte svarīgu uzdevumu risināšanā.
Lietišķā sarakste ir nepieciešama, jo:
- nosūtot vēstuli, atbildes nav, pat ja tā bija netieša;
- vēstules pazūd nevajadzīgas informācijas plūsmā un darbinieki nemitīgi zvana viens otram, lūdzot pārbaudīt savu pastu;
- pēc izlasīšanas e-pasts ir pilnīgi neskaidrs, kas no jums ir vajadzīgs;
- Sakarā ar detaļu pārpilnību un informācijas haosu ziņojumos, domas ir sajauktas, un sarežģīts jautājums nekad netiek atrisināts.
Ieviešot, jūs varat ietaupīt daudz brīvā laika vispārīgie noteikumi lietišķās korespondences vadīšana. Tas palīdzēs izvairīties no iepriekš minētajām problēmām.
Lietišķā komunikācija nav iedomājama bez sarakstes, jo ne vienmēr ir iespējama personīga tikšanās, lai atrisinātu sadarbības jautājumus. Aktuālākās problēmas biznesa sarakste
Lietišķā komunikācija nav iedomājama bez sarakstes, jo ne vienmēr ir iespējama personīga tikšanās, lai atrisinātu sadarbības jautājumus. Lietišķā sarakste palīdz atrisināt aktuālākās problēmas īss laiks, taču etiķetes noteikumu neievērošana vai neloģiska vēstules uzbūve var kaitēt partnerattiecībām vai atsvešināt potenciālo klientu. Tāpat kā formālās sarunās, ir noteikti noteikumi: vēstules formāts un saziņas stils.
Vispārīgi noteikumi lietišķās korespondences veikšanai
1. Pirms vēstules rakstīšanas izlemiet par tās īpašībām:
vēstules veids (segums, garantija, pasūtījums, atgādinājums, paziņojums u.c.; prezentācijas vēstule vai uzaicinājums atbildēt);
pieejamības pakāpe adresātam (vai jūs varat norādīt visus nepieciešamos punktus vienā vēstulē, vai jums būs nepieciešama otra, precizējoša);
piegādes steidzamība (ja vēstule ir steidzama, labāk to nosūtīt ierakstītā vēstulē vai pa e-pastu).
2. Izveidojiet vēstuli, izmantojot esošās veidnes, pamatojoties uz tā veidu, kā arī paļauties uz GOST R 6.30-2003. “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības."
3. Jebkurai biznesa vēstulei ir šāda vispārējā struktūra:
- nosūtītājas organizācijas nosaukums;
- rakstīšanas datums;
- saņēmēja adrese, konkrēta korespondenta norāde;
- atklāšanas adrese;
- norāde par vēstules tēmu un mērķi;
- galvenais teksts;
- secinājums (pieklājības formula);
- sūtītāja paraksts;
- norāde par pieteikumu un kopiju izplatīšanu (ja tādas ir).
4. Sagatavojot biznesa vēstuli, izmantojiet teksta redaktors Microsoft Word:
lietot Times New Roman burtveidolu, burtu lielums 12-14 punkti, rindstarpa – 1-2 punkti;
Novietojiet burta lappušu numurus apakšējā labajā pusē;
drukājot tekstu A4 formātā, izmantojiet 1,5–2 rindstarpu atstarpi, A5 formātā vai mazāk - vienu rindiņu atstarpi. Sīkāka informācija vienmēr tiek ierakstīta ar vienas rindiņas atstarpi.
5. Ja runājat kādas organizācijas vārdā un plānojat nosūtīt drukātu vēstuli, noteikti izmantojiet uzņēmuma veidlapas, jo tā klātbūtne būs jūsu uzņēmuma vizītkarte. Sagatavojot oficiālu veidlapu, ievērojiet īpašu piesardzību, šai prasmei jābūt obligātai jebkuram biroja darbiniekam.
6. Starptautiskajai sarakstei vēstulei jābūt rakstītai adresāta valodā vai angļu valodā(kā visizplatītākais biznesa attiecībās).
7. Saglabājiet pareizu, lietišķu toni. Sāciet vēstuli ar adresi, kas atkarībā no jūsu tuvības pakāpes ar korespondentu var sākties ar vārdiem “Cienījamais + pilns vārds” vai “Cienījamais + pilns vārds”. Atcerieties, ka vārdus adresē vai adresāta norādē nekādā gadījumā nedrīkst saīsināt (piemēram, "cienīt" kā "uv." vai "nodaļas vadītājam" kā "nodaļas vadītājs") - tādi ir lietišķās etiķetes noteikumi. Vienmēr beidziet savu vēstuli ar pateicību par sadarbību. Pirms paraksta jābūt frāzei “Ar cieņu…” vai “Ar cieņu…”. Oficiālajā sarakstē uzrunāt “tu” ir nepieņemami, pat ja ar korespondentu uzturi draudzīgas attiecības.
8. Rūpīgi izvēlieties vārdu krājumu, izvairieties no neprecizitātēm un neskaidrām frāzēm un pārmērīgas profesionalitātes izmantošanas. Vēstulei jābūt saprotamai.
9. Sadaliet vēstules saturu jēgpilnās rindkopās, lai tā nebūtu apgrūtinoša un adresātam grūti saprotama. Ievērojiet noteikumu: pirmajā un pēdējā rindkopā jābūt ne vairāk kā četrām drukātām rindām, bet pārējās - ne vairāk kā astoņas.
10. Atbildiet uz biznesa e-pastiem saskaņā ar pieņemto etiķeti: par rakstisku pieprasījumu - 10 dienu laikā pēc saņemšanas; vēstulēm, kas nosūtītas pa faksu vai e-pastu - 48 stundu laikā, neskaitot nedēļas nogales.
Organizācijas iekšējā lietišķā sarakste
Lietišķā sarakste starp uzņēmuma darbiniekiem ir daudz vienkāršota, salīdzinot ar saraksti, kas tiek nosūtīta trešajai pusei.
- būt kodolīgam;
- būt biznesam;
- vēstulē jānorāda datums;
- Vēstules beigās ir pieklājības formula un paraksts.
Organizācijas iekšējās biznesa sarakstes piemērs varētu būt apsveikuma vēstule vadītāja vai komandas vārdā, kas adresēta dienas varonim vai darbiniekam, kurš saņēmis paaugstinājumu.
Rakstiski apspriežot projektus, parasti tiek izmantoti tikai daži obligātie biznesa vēstules elementi - norādot tēmu, apelāciju, kopsavilkums jautājuma būtība un pieklājības formula ar drukātu parakstu.
Atcerieties, ka vēstules forma un nepieciešamā veidne jums ir jāizvēlas, pamatojoties uz biznesa korespondences līmeni un informācijas veidu, kuru vēlaties sniegt adresātam.
Biznesa vēstule ir sava veida sūtītāja psiholoģiskais portrets, viņa vizītkarte, kā arī daļa no uzņēmuma tēla un reputācijas. Kā pasargāt sevi no izredzes atteikties no šī visa, ir mūsu rakstā.
Tatjana Nikolajeva,
vadošais lietišķās etiķetes eksperts Sarunu apmācības centrā Maskavā
E-pasta sarakstes noteikumi Priekš biznesa cilvēki– tas ir sava veida rīks, kas ļauj “turēt seju” uzņēmumam un atspoguļot tā tēlu komunikācijā ar partneriem. Kas galvenie noteikumi Vai tirgotājiem būtu jāņem vērā korespondence ar biznesa e-pastu? Apskatīsim to tuvāk, jo tam patiešām ir milzīga loma.
1. noteikums: norādiet e-pasta tematu
Tieši pēc šī kritērija aizņemts cilvēks izlemj, kuru vēstuli atvērt pirmo. Turklāt šis elektroniskās sarakstes noteikums ļauj sarunu biedram starp sarakstes plūsmām atrast vajadzīgo vēstuli. Piemēram, ir ērti saņemt e-pasta ziņojumus, kuru temata rindiņas atspoguļo dažādus viena un tā paša procesa organizatoriskos aspektus.
Piemēram: “Dalībnieka dokumentu pakete”, “Rēķins par dalību izstādē”, “Piezīme izstādes dalībniekam”, “Izstāžu paviljonu izkārtojuma shēma” u.c. Ja visa sarakste tika veikta ar tēmu “Dalība izstādē izstādi”, plašā sarakstē atrast vajadzīgo vēstuli būtu daudz grūtāk.
2. noteikums. Neaizmirstiet par adresi un sveicienu
Šeit ir jāsākas vēstulei. Labāk to darīt šādā formā: "Labdien, adresāta vārds (patronim)." Apjomīgais “Labdien!” dizains Labāk to neizmantot. Tāpat nav pareizi norādīt šādu formulējumu: “Labdien, Ivanova kungs.” Uzņēmējdarbības vidē par veselību nerunā. Ja vēstule ir adresēta cilvēku grupai, varat izmantot kopvārdu: "Cienījamie kungi!" vai "Kolēģi!" Bez sazināšanās var iztikt tikai intensīvas sarakstes gadījumā jautājumu-atbilžu režīmā, kā sazinoties Skype.
Frāzes, kuras nevajadzētu lietot sarakstē
Ja e-pasts ir svarīgs potenciālo pirkumu ģenerēšanas kanāls jūsu organizācijai, šeit ir norādīts 11 frāzes, no kuras žurnāla “Komercdirektors” redaktori iesaka steidzami atbrīvoties.
3. noteikums. Atcerieties, ka īsums ir talanta māsa
Ja vēstules priekšmets prasa paskaidrojumus un sīkāku informāciju, lūdzu, norādiet nepieciešamie parametri. Tomēr nelejiet uz tā pārāk daudz ūdens; Ideāls variants būtu neliela vēstule, kurā jūs piekrītat adresātam telefona saruna vai tikšanās, kurā varat apspriest visas detaļas.
Noteikums 4. Rakstīšanas stils – lietišķs, tonis – neitrāls
Atšķirībā no klātienes komunikācijas un telefona sarunām, kur jums ir scenārijs, jūsu adresāts jūs ne tikai neredz, bet arī nedzird. Jūs nevarat papildināt savus vārdus ar sejas izteiksmēm, intonāciju vai citiem neverbāliem signāliem. Tāpēc stingri ievērojiet šo biznesa e-pasta sarakstes noteikumu. Piemēram, sarunā frāze “ko tev vēl no manis vajag?”, kas izrunāta ar noteiktu intonāciju, izteiks vēlmi uzzināt visu pienākumu vai darbību sarakstu. Un rakstveidā to var izlasīt šādi: “Cik tu vari man piekraut? Sirdsapziņa!”
Tāpēc, ja esat gatavs turpmākās darbības, labāk vienmēr izmantot šo noteikumu e-pasta sarakstei. Uzrakstiet to šādi: "kā vēl es varu būt noderīgs/noderīgs?" Ja nav vēlēšanās piedalīties turpmākajā procesā, tas ir jāsaka pareizi. Piemēram, šādi: "Kolēģi, ņemot vērā manu lielo darba slodzi citā projektā, es būtu pateicīgs, ja jūs ..." un pēc tam aprakstiet savas vēlmes: "atbrīvojiet mani no turpmākā darba pie šī projekta", "aprakstiet man visu pienākumu loku, lai es varētu plānot savu darbu." Tajā pašā laikā ir svarīgi ņemt vērā pakļautību: ja jūs sarakstāties ar savu vadītāju, pārbaudiet ar viņu šī darba prioritāti.
5. noteikums. Dozējiet emocijzīmju skaitu tekstā
Šis ir biznesa cilvēku elektroniskās sarakstes pamatnoteikums. Daži uzņēmumi stingri aizliedz emocijzīmju izmantošanu. Ja jūsu organizācija nav viena no tām, izmantojiet šīs ikonas, taču ļoti uzmanīgi. Galu galā “emocijas” ir emociju simboli, kas ir jādod biznesa vidē. Pietiek ar vienu ikonu vēstulē, lai sarunu biedrs saprastu jūsu emocijas. Šis noteikums par e-pasta korespondenci attiecas arī uz biznesa komunikācija Skype un ICQ.
6. noteikums. Neaizmirstiet par elektronisko parakstu
Jebkuras (ne tikai pirmās) vēstules beigās ir jābūt parakstam, kurā ir norādīts sūtītāja vārds un amats, viņa darba kontakti un uzņēmuma logotips. Tā ir laba forma un korporatīvās kultūras klātbūtnes rādītājs.
7. noteikums. Pirms nosūtīšanas vēlreiz izlasiet vēstuli. Izlabojiet kļūdas un drukas kļūdas
Nolaidība nav vislabākā kvalitāte biznesa cilvēkam.
8. noteikums. Atbildiet uz korespondenci 24 stundu laikā
Ja jums ir nepieciešams vairāk laika, jums par to jāraksta 24 stundu laikā. Pēc nosūtīšanas būtu lietderīgi sazināties ar vēstules saņēmēju un pārliecināties, vai viņš to ir saņēmis un kad no viņa gaidīt atbildi.
9. noteikums. Apstipriniet e-pastu ar pielikumiem saņemšanu
Pārbaudiet, vai tie atveras pareizi. Lūdzu, ņemiet vērā, ka uzņēmumu vadītāji nedrīkst sūtīt uz tiem nekādus reklāmas piedāvājumus vai saites (ja vien tie nav diskusijas priekšmets).
Labāk ir sūtīt šādas vēstules pārdošanas vadītāja vārdā ar atbilstošu paziņojumu vēstules pamattekstā.
10. noteikums. Sarakste beidzas ar to, kurš to sācis
Pēdējo vēstuli nosūta sarakstes iniciators. Pat ja visi jautājumi jau ir apspriesti, uzrakstiet savam partnerim pateicības vārdus par efektīvu sadarbību un operatīvām atbildēm. Beigās jūs varētu vēlēties Lai labs garastāvoklis un produktīva nedēļa. Taču tikai tad, ja ar adresātu ir ciešas un ilgstošas attiecības. Visos citos gadījumos labāk norādīt: "Ar vislabākajiem vēlējumiem."
