Mājas Pārklāta mēle Kā pareizi uzrakstīt biznesa vēstules? Biznesa vēstules veidi un struktūra. Pušu sarakste

Pārklāta mēle

Kā pareizi uzrakstīt biznesa vēstules? Biznesa vēstules veidi un struktūra. Pušu sarakste

Krievijas Federācijas Civilkodekss uzliek nodokļu inspektoriem pienākumu pārbaudīt LLC reģistrācijai iesniegtajos dokumentos ietvertās informācijas autentiskumu. Cita starpā viņiem jāpārbauda veidojamās organizācijas juridiskā adrese. Lai vienkāršotu šo uzdevumu, reģistrācijas iestādes darbinieki pieprasa pieteikuma iesniedzēja garantijas vēstuli uz juridisko adresi.

Garantijas vēstule SIA reģistrācijai

Ar šādas vēstules tekstu un parakstu juridiska vai fiziska persona garantē, ka ir gatava sev piederošo īpašumu izīrēt. likumīgi zonā, tiklīdz LLC nokārto valsts reģistrāciju. Iznomātājs arī garantē, ka telpas viņam pieder pēc likuma un, slēdzot īres līgumu, nepārkāpj trešo personu intereses. Vēstulei ir pievienota sertifikāta kopija valsts reģistrācijaīpašumtiesības.

Biroja telpai nav obligāti jābūt biroja telpai. Par juridisko adresi atļauts izmantot ražošanas telpas (noliktavas, darbnīcas) adresi, ja tā ir vienīgā izpildaģentūra Tur tiešām var atrasties SIA, ja tas nodrošina netraucētu SIA nosūtītās korespondences saņemšanu. Ja pretendents mēģina reģistrēt SIA garāžā, reģistrācijas iestādei var būt pretenzijas - būs jāpierāda biroja iekārtojuma realitāte.

Juridiskās adreses “iegādāšanās” gadījumā jābūt uzmanīgiem. Paļaujieties tikai uz uzņēmumu ar labu reputāciju, pretējā gadījumā jūs riskējat saņemt reģistrācijas atteikumu. Jūsu “birojs” var izrādīties uzņēmumu masveida reģistrācijas vieta, drupas vai būvniecības stadijā esoša ēka, militārā vienība vai klīnika. Gadās, ka adrese kā tāda neeksistē. Būtu vēlams visu vēlreiz pārbaudīt.

Ja adrese īpašumtiesību apliecībā un garantijas vēstulē nedaudz atšķiras, LLC reģistrācijas dokumentos norādiet vēstulē norādīto, jo tā būs redzama nomas līgumā.

Garantijas vēstule nav starp nepieciešamajiem LLC reģistrēšanas dokumentiem, taču tās neesamība var izraisīt reģistrācijas atteikumu. Neizdevās īpašnieks pašu bizness var aizstāvēt savu lietu tiesā, kur nodokļu iestādes pierādīs, ka tām nav bijusi iespēja pārbaudīt juridiskās adreses pareizību. Augstākās šķīrējtiesas plēnums garantijas vēstules neesamību patiešām neuzskata par pierādījumu juridiskās adreses neuzticamībai. Tomēr jebkura tiesvedība ir nepatīkama procedūra, un vēl jo vairāk tas ir pats pirmais solis ceļā uz savu biznesu. Tāpēc iesakām lejupielādēt garantijas vēstules paraugu uz juridisko adresi, sagatavot dokumentu un iesniegt to kopā ar SIA reģistrācijas pieteikumu.

Aktuālu garantijas vēstules paraugu juridiskās adreses nodrošināšanai varat atrast mūsu mājaslapā.

Garantijas vēstulei nav jābūt notariāli apliecinātai. Pietiek, ka īpašnieks apstiprina esošā līguma faktu iekšā telefona saruna ar reģistrācijas iestādes darbinieku.

Garantijas vēstule no juridiskas personas

Runājot par vēstules saturu, viena garantijas vēstules parauga adreses sniegšanai nav. Varat izmantot mūsu paraugu, saglabājot dokumenta loģiku un neaizmirstot norādīt nepieciešamo informāciju, piemēram:

"Galvenē" - informācija par iznomātāju un tā Federālā nodokļu dienesta nosaukums, kurā uzņēmumam ir jāreģistrējas;
detalizēta adrese, iznomājamās telpas platība un raksturojums - kā tiks norādīts nomas līgumā;
veidojamās SIA vadītāja vārds un uzņēmuma nosaukums;
apliecinājums par gatavību telpas nodot lietošanā saskaņā ar nomas līgumu.

LLC reģistrēšanas garantijas vēstulē datums nav jānorāda. Jūs varat to norādīt, bet tas nav svarīgi - garantijas vēstulei nav derīguma termiņa.

Ņemiet vērā: garantijas vēstulē īpašnieks norāda, ka slēgs nomas līgumu ar SIA vadītāju, kad SIA būs reģistrēts, taču viņam tas nav pienākuma. Ar garantijas vēstuli viņš apliecina, ka viņam nav nekas pret to, ka viņam piederošā nekustamā īpašuma adresē tiks reģistrēta konkrēta juridiska persona. Galu galā, vai slēgt līgumu vai atteikties no šīs idejas, tā ir īpašnieka brīva izvēle, un garantijas vēstule viņam nav dekrēts. Tāpēc, ja vēlaties būt drošs, ka kvadrātmetri paliks jūsu, noformējiet priekšlīgumu ar saimnieku.

Tas viss darbojas otrā puse: SIA vadītājam nav pienākuma, pamatojoties uz uzņēmuma reģistrāciju, īrēt biroju no personas, kura, reģistrējot SIA, iesniegusi nomas garantijas vēstuli. Ja atteiksities no priekšlīgumiem, jums būs jāpaziņo nodokļu administrācijai par juridiskās adreses maiņu. Tas tiek darīts formā P13001 vai P14001. Pirmais tiek izmantots, ja hartā bija norādīta juridiskā adrese, kas nozīmē, ka līdz ar tās maiņu hartas teksts būs jākoriģē. Otrā veidlapa ir piemērota tiem SIA, kuru harta nezaudē savu nozīmi pēc juridiskās adreses maiņas.

Privātpersonas garantijas vēstule uz juridisko adresi

Ja reģistrējat SIA pārvaldnieka mājas adresē, tad juridiskās adreses reģistrēšanai garantijas vēstule nebūs nepieciešama. Šādā gadījumā būs nepieciešama piekrišana no telpu īpašnieka un, iespējams, arī citām tajā reģistrētām personām. Pārbaudiet prasības inspekcijas birojā, kurā plānojat reģistrēties.

Privātpersonas garantijas vēstule uz juridisko adresi nepieciešama situācijā, kad organizācijai iznomāto telpu īpašnieks ir privātpersona. Tas ir formatēts līdzīgi kā vēstule no juridiska persona. Šeit vairs netiks rādīta tikai uzņēmuma informācija. Tikai pilsoņa uzvārds, vārds, patronīms, viņa piekrišana reģistrēt šādu un tādu SIA šādā un tādā adresē, apliecinājums, ka viņš ir īpašnieks, ka viņš, noslēdzot līgumu, nepārkāpj valsts un trešo personu intereses. nomas līgums un tā tālāk.

Interesanti, ka nedzīvojamās telpas īpašniekam ir tiesības izsniegt sev garantijas vēstuli, ja viņš darbojas kā SIA dibinātājs un vēlas izmantot sev piederošās telpas kā juridisko adresi. Šāda vēstule tiek sastādīta kā nomas galvojums, ko juridiskai personai sniedz privātpersona. Reģistrācijas iestādi nemulsinās fakts, ka SIA vadītāja un līzinga devēja vārds sakrīt.

Ikvienam, kurš darbojas kā iznomātājs, jābūt gatavam, lai ar viņu sazinātos reģistrācijas iestādes darbinieks, izmantojot garantijas vēstulē norādīto kontakttālruni. Šis parastā procedūra, jo darbiniekam, kurš pieņēma dokumentus SIA reģistrācijai, ir jāpārliecinās, ka sniegtā informācija ir pareiza. Ja saimnieks nav pieejams vai neatbild, pastāv iespēja, ka SIA netiks reģistrēts, uzskatot garantijas vēstuli par nederīgu.

Garantijas vēstule samaksai (paraugs), kāpēc dokuments vajadzīgs, kā to pareizi noformēt, garantijas vēstules rakstīšanas paraugi parāda samaksai un darbu veikšanai

Kas ir garantijas vēstule, kā to pareizi uzrakstīt, garantijas vēstules rakstīšanas paraugi. Garantijas vēstule ir dokuments, kas apliecina vienas puses nodomus veikt noteiktas darbības otras puses labā vai, piemēram, nodomu ievērot kādus nosacījumus attiecībā pret otru pusi. Kompetenti uzrakstīta garantijas vēstule ir jūsu pārliecības atslēga tās izpildei.

(noklikšķiniet, lai atvērtu)

Garantijas vēstule - kas tā ir?

Maksājuma garantijas vēstule (paraugs)- tas, pirmkārt, ir dokuments, kas satur vienas puses saistību izpildes garantiju attiecībā pret otru. Šādas saistības var būt jebkādu pakalpojumu sniegšana, izpilde dažādi veidi darbs, parādu nomaksa utt.

Visizplatītākais garantijas vēstules veids ir garantijas vēstule parāda samaksai.

Pareizi noformēts dokuments ir tā izpildes garantija

Lai garantijas vēstule tiktu sastādīta kompetenti un pareizi, jums jāievēro šādi ieteikumi:

Atbilstošs rakstīšanas stils – rakstot vēstuli, pie kā jāpieturas biznesa stils, jo garantijas vēstule, pirmkārt, ir dokuments.
Lietderība un īsums - nevajadzētu rakstīt pārāk daudz, pietiks īsi un kodolīgi pateikt, kas nepieciešams.
Konkrētība - izslēdziet vārdus, kas rada nenoteiktību, ir vērts skaidri formulēt teikumus, izmantojot tādus vārdus kā, piemēram, mēs garantējam, mēs uzņemamies.
Pārliecība un skaidrība – garantijas vēstules tekstam jābūt skaidram un vienkāršam.
Pareizrakstība un pieturzīmju kļūdas vēstulē.

Garantijas vēstulēs juridiskas personas vārdā vienmēr jābūt norādītām nepieciešamajām rekvizītiem un vadītāja parakstam.

Obligātie rekvizīti juridiskai personai:

Organizācijas nosaukums un informācija par to
Nepieciešamā kontaktinformācija
Apelācijas būtība vēstulē
parakstīšanas datums
Organizācijas zīmogs, kā arī atbildīgās personas paraksts

Sīkāka informācija privātpersonām:

Pases dati un dzīvesvietas adrese
Apelācijas būtība vēstulē
Paraksts

Dokumentu sagatavošana

Tā kā likums nepārprotami neparedz veidlapu garantijas vēstules rakstīšanai parāda samaksai, pakalpojumu un darba pabeigšanas apliecinājumam, par nodarbinātību un citiem šīs vēstules veidiem, tad to uzrakstīt ir pavisam vienkārši.

Rakstot garantijas vēstuli, ir vērts ņemt vērā tikai to, ka gadījumā, ja vēstule ir sastādīta vārdā, tai jābūt noformētai uz juridiskas personas veidlapas un tajā jāietver nepieciešamie rekvizīti. No privātpersonas garantijas vēstuli var rakstīt jebkurā rakstiskā formā.

Garantijas dokumentu rakstīšanas paraugi

Garantijas vēstule parāda samaksai (dokumentam jābūt noformētam uz organizācijas veidlapas, jāparaksta galvenajam grāmatvedim, kā arī vadītājam, un tam jābūt uzlīmētam ar uzņēmuma zīmogu).

Komercdarbībā un civilajā darbībā bieži vien ir nepieciešams sazināties ar amatpersonām.

Katram pieprasījumam jābūt rakstiskam. Oficiālās vēstules tiek sūtītas visdažādākajos gadījumos. Tas varētu būt: prasība veikt maksājumu, pieprasījums piegādāt preces bez samaksas, prasība par parāda atmaksu utt.

Uz oficiāliem aicinājumiem īpašas formas neattiecas. Tiesību akti Krievijas Federācija pieņem brīvu rakstīšanu. Bet papildus tam ir vispārpieņemtas normas. To izmantošana ļauj piemērot vēstulēm juridisko statusu. Prombūtne nepieciešamie nosacījumi un atribūti neļauj tos uzskatīt par oficiālu saraksti.

Tāpēc, pirms oficiāli sazināties ar saņēmēju, jums jāiepazīstas ar bezmaksas paraugiem un piemēriem. Tos var iegūt, izmantojot saites zem šīs publikācijas. Šis skaidrojošais raksts var būt labs palīgs rakstot.

Oficiālo vēstuļu struktūra un atribūti

Oficiālā sarakste notiek uz A4 formāta lapām. Turklāt uzņēmumiem (juridiskām personām) tiek izmantota uzņēmuma veidlapa. Tas jau paredz reģistrāciju identificējošas informācijas klātbūtni.

Šī prasība neizslēdz vajadzību pēc "vāciņa". Tas ir rakstīts lapas augšējā labajā sektorā. Tas norāda saņēmējas organizācijas un amatpersonas nosaukumu. Tajā var ierakstīt arī uzņēmuma, nodaļas, vadītāja, sūtītāja nosaukumu.

Pretī pa kreisi ir vieta izejošo/ienākošo atzīmju veikšanai. Tajos ir norādīts numurs, datums un pilsēta. Attiecīgi izejošo nosaka sūtītājs, bet ienākošo - saņēmējs. Saņēmējam nepieciešamā prasība ir norāde uz amatu un personu, kas reģistrē dokumentu.

Nākamais (zemāk) ir pats teksts. Dažiem burtiem iespējams uzrakstīt virsrakstu (pēc izvēles). Zem teksta jānorāda pilns pilnvarotās personas amata nosaukums, uzvārds, vārds, uzvārds, kontakttālrunis, izpildītāja rekvizīti (ja tāds ir paredzēts). Pretī šiem datiem tiek ievietots pilnvarotās personas paraksts. Šis paraksts ir apliecināts ar nosūtītājas organizācijas zīmogu.

Runa un vēstuļu rakstīšanas veids

Tā kā tiek izskatīta oficiālā sarakste, runa tiek uzskatīta par lietišķu. Tas ir, tekstā nedrīkst būt nekādi literāri izteicieni (salīdzinājumi, metaforas, alegorijas). Jāsaprot, ka personai, kura saņēma ziņojumu, visticamāk, nav pietiekami daudz laika, lai lasītu nevajadzīgas literāras frāzes.

Teksta struktūra oficiāla vēstule Vispārpieņemts ir: informācijas daļa tiek dota sākumā. Tas apraksta attiecības starp sūtītāju un saņēmēju. Tālāk tekstā ir nepieciešams aprakstīt problēmas būtību.

Aprakstam ir jābūt kodolīgam un jāpamato ar beigu datumiem, skaitļiem un pierādījumiem.

Pēc tam ir jāierosina vēlamā notikumu attīstība, kas vērsta uz problēmas risināšanu.

Zemāk ir standarta veidlapa un oficiālas vēstules paraugs, kuras versiju var lejupielādēt bez maksas.

GOST 7.0.8-2013 “Standartu sistēma informācijai, bibliotēkai un publicēšana. Lietvedība un arhivēšana. Termini un definīcijas” konsolidēja to jēdzienu pamatnozīmes, kurus mēs turpmāk izmantosim:

galamērķis- ziņas, kas satur informāciju par dokumenta saņēmēju;
dokumenta detaļas– dokumenta noformējuma elements.

Turklāt jums jāpievērš uzmanība jaunajam terminam atribūts, kas tiek aktīvi izmantots, strādājot ar elektronisko zinātnisko un tehnisko dokumentāciju un tiek uzskatīts par obligāts komponents rekvizīti dokumentu. Noteikumi par “adresāta” rekvizītu reģistrāciju, kas noteikti GOST R 6.30-2003, paredz dažādas iespējas tā dizains - tajos galvenie “adresāta” rekvizīta atribūti ir formalizēti vai nav formalizēti atšķirīgi.

Un visbeidzot, termins galamērķis jānošķir no novecojušās koncepcijas adresāts, kas tomēr ir minēts pielikumā Noteikumiem par biroja darbu federālajās izpildvaras iestādēs (apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrētu Nr. 477) tādā nozīmē autors, t.i. dokumenta sūtītājs(un pāri visam vēstules).

Tā kā korespondence parasti aizņem vairāk nekā 80% no organizāciju dokumentu plūsmas, tad “adresāta” rekvizītu reģistrēšanas noteikumus izskatīsim, izmantojot oficiālo oficiālo vēstuļu piemēru, kuras tiek sastādītas papīra formā un nosūtītas adresātam galvenokārt līdz plkst. pastu.

Korespondences vadīšanas procesā vadītājiem, darbiniekiem un organizācijas lietvedības dienestam jāņem vērā šādi faktori:

tehnoloģiski, kas nozīmē, ka organizācija nosūtīs savu vēstuli caur pasta nodaļām vai izmantojot korespondences piegādes uzņēmumu pakalpojumus. Šie uzņēmumi un Krievijas pasts piegādes procesā darbojas kā neatkarīgas trešās puses. Veidojot vēstuli, jāņem vērā, kā tā tiks nosūtīta, iesaiņota, ka pasta adreses atribūtu reģistrācijas kārtību un secību nosaka Pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumi, kas apstiprināti ar lēmumiem. Krievijas Federācijas valdības paziņojumā un tiek periodiski atjaunināti;
vadības, jo Vēstulē var būt:
- specifisks vadības lēmums, priekšlikums, ziņojums vai pretenzija - to var adresēt augstākai organizācijai vai līdzvērtīgam partnerim, klientam;
- obligāts rīkojums vai normatīvs tiesību akts, kas tiek nosūtīta padotības organizācijām izpildei vai informācijai.
  Tas ir, dokumenta izveides mērķis un saturs, autororganizācijas vieta vadības sistēmā un attiecības ar vēstules saņēmēju ietekmē “adresāta” rekvizīta noformējumu. Turklāt vēstule jānosūta uz punktu (organizācijai, amatpersonai, speciālistam, struktūrvienībai), kur ir tiesības atrisināt dokumentā noteikto jautājumu, galīgi un pēc būtības. Ja jums ir vairāki jautājumi/ieteikumi šai organizācijai, kas nav savstarpēji saistīti un kuru risināšana ir kompetencē dažādas personas, tad labāk katram “gala adresātam” rakstīt atsevišķu vēstuli. Un, ja jūs nezināt, kurš tiks norīkots strādāt ar jūsu jautājumiem, varat tos ievietot vēstulē, kas adresēta ģenerāldirektors vai adresēt to vispārīgi organizācijai;
etiķetes faktors– nepieciešamība ievērot pieņemtos pieklājības noteikumus, ņemot vērā konkrēto situāciju biznesa komunikācija, adresāta statuss un amats (juridiska vai fiziska, augstākstāvoša vai pakļauta organizācija, vēstule tiek nosūtīta pirmo reizi vai pastāvīgajam korespondentam u.c.).

Organizācijas vēstules forma

Lai veiktu korespondenci, gandrīz katra organizācija izstrādā un apstiprina savu vēstules veidlapu. Tās detaļu sastāvu un dizaina piemērus var atrast:

GOST R 6.30-2003 “Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu sagatavošanai” (B.2. - B.4. attēli) un
Apstiprināti metodiskie ieteikumi biroja darba instrukciju izstrādei federālajās izpildvaras iestādēs. ar Rosarkhiv 2009.gada 23.decembra rīkojumu Nr.76 (3.3.1.punkts ar pielikumiem).
Organizācijas maksā liela uzmanība izstrādājot burtu formu un pat iekļaujot to “korporatīvā” stila grāmatā, kas ir absolūti godīgi, jo viņš ir juridiskas personas “seja”, veido vēstules autora tēlu un iespaidu par viņu. Bet tas attiecas ne tikai uz papīra kvalitāti un krāsas krāsām, kas izmantotas formas izgatavošanai. Veidlapā norādīts pilns un saīsināts organizācijas nosaukums, organizatoriskā un juridiskā forma un pakļautība. Vissvarīgākais ir nodrošināt, lai tajā norādītā informācija par autoru būtu pareizi formatēta, uzskaitot visus veidus, kā sazināties ar autoru. In ārējā vide tas liecina par organizācijas stabilitāti, vēlmi kontaktēties, atvērtību un “labo gribu”.

Detaļu atrašanās vieta veidlapā var būt:

gareniski(kā 1. piemērā) vai
stūrī:
- centrēts(kā 2. piemērā) vai
- karogs(atribūti atrodas tajā pašā sānu zonā, bet katras rindas teksts sākas no kreisās malas apmales).

Gareniskajām un stūra formām ir atšķirīga atribūta “adresāts” atrašanās vieta; to norāda ar oranžu aizpildījumu (salīdziniet 1. un 2. piemēru).

Atribūta “adresāts” atribūti

Turklāt atbilde uz jautājumu “Kur?”, t.i. atribūta “pasta adrese” reģistrāciju GOST uzskata par neobligātu. Ja iederas, tad tā elementus raksta pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumos paredzētajā secībā (tas ir noteikts Metodiskie ieteikumi par instrukciju izstrādi biroja darbam federālajās izpildvaras iestādēs, pielikums Nr. 11). Pasta adreses norādīšana uz pašas vēstules kļūst ērta, izmantojot aploksni ar logu, kurā būs redzami visi dati par adresātu (kam un kur jānogādā vēstule), tad šai informācijai nav jābūt dublēt uz aploksnes manuāli vai uzlīmējot “etiķeti”. Ar lielu korespondences apjomu šī pieeja ievērojami ietaupa laiku un naudu.

Ja vēstule ir adresēta valsts iestāde, iestāde pašvaldība, augstākā iestāde, augstāka organizācija, tad atribūts “pasta adrese” joprojām netiek izsniegts (tas norādīts tikai uz aploksnes). Skatiet 3. un 4. piemēru.

Ja vēstuli nosūta pirmajam šīs "augstākās organizācijas" vadītājs, tad amatā tiek iekļauts organizācijas nosaukums, skat. 5. un 6. piemēru. Gan amatu, gan pilnu nosaukumu raksta datīva cēlienā.

1. piemērs

Sakļaut šovu

2. piemērs

Sakļaut šovu

3. piemērs

Sakļaut šovu

4. piemērs

Sakļaut šovu

5. piemērs

Sakļaut šovu

6. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule adresēts trešās puses līdzvērtīgai organizācijai vai apakšlīnijas organizācijai, tad vēstules “adresāts” var ietvert pasta adresi, kuru no organizācijas nosaukuma vislabāk atdalīt ar 1,5–2 rindiņu atstarpēm un kas sākas ar mazu burtu, kā noteikts GOST R 6.30-2003 (piemēram, “ iela” vai “pr.”):

7. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule ir adresēta vadītājam organizācija, tad amatā iekļauj pilnu organizācijas nosaukumu, norādot organizatorisko un juridisko formu:

8. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule ir adresēta tādas organizācijas vadītājam, ar kuru saziņa netiek veikta pirmo reizi, tad pasta adresi labāk nenorādīt.

Ja vēstule ir adresēta vadītāja vietnieks vai cits ierēdnis(un ne pirmais vadītājs), tad opcijas ir atļautas (ar pasta adreses pievienošanu vai bez tās), un jums vajadzētu pievērst uzmanību gadījumiem un rindu atstarpēm. Vēršanās pie amatpersonas vienmēr notiek datīvu gadījumā; ja organizācijas nosaukums ir atdalīts no amata, tad raksta nominatīvā:

9. piemērs

Sakļaut šovu

10. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule ir adresēta organizācijas struktūrvienība, tad atribūtā “adresāts” vispirms norādiet organizācijas nosaukumu (atļauti izveidoti saīsinājumi), un tikai pēc tam - šo struktūrvienību nominatīvā gadījumā.

Ieteicams 7., 10. un 11. piemērā izmantot rindstarpu, lai atdalītu atribūta “adresāts” atribūtus, lai adresāts ātrāk uztvertu un izolētu informāciju, taču tā nav stingra prasība.

11. piemērs

Sakļaut šovu

12. piemērs

Sakļaut šovu

Ja vēstule adresēta struktūrvienības vadītājam, tad atribūtā “adresāts” iekļauj organizācijas nosaukumu (nominatīvajā gadījumā), bet amata pilnajā nosaukumā – struktūrvienības nosaukumu. datīvu gadījums:

13. piemērs

Sakļaut šovu

GOST R 6.30-2003 nosaka adresātu vispārinātas noformēšanas metode, sūtot vēstules vairākām viendabīgām organizācijām vai vairākas strukturālās nodaļas viena organizācija. Šī metode nodrošina:

uz pašas vēstules adresātu vispārinātā vārda noformējums;
papildu sastādīšana atsevišķa saraksta vēstuļu sūtīšanai, kurā iekļauti to konkrētie vārdi un pasta adreses.

14. piemērs

Sakļaut šovu

15. piemērs

Sakļaut šovu

Skatiet rakstu “Aplokšņu izveide programmā MS Word”, lai uzzinātu, kā pielāgot savu sūtītāja adresi, ātri izveidot daudzas aploksnes atbilstoši noteiktai veidnei un adresātu sarakstam, izrotāt tās ar fonu vai dizainu (idejas aploksnes dekorēšanai 23. februārim un martam Tiek ieteikti 8

Adresātu saraksts vai adresātu sarakstsģenerē vēstules izpildītājs, pamatojoties uz organizāciju un to adrešu klasifikatoru, kas parasti tiek uzkrāts biroja vadības dienestā dokumentu reģistrācijas darbību rezultātā (EDMS vai Word, Excel tabulās). Uz katras aploksnes, kurā ir aizzīmogota katrs vēstules eksemplārs, norādīts konkrēts organizācijas nosaukums un adrese saskaņā ar adresātu sarakstu. Pamatojoties uz šo sarakstu, informāciju par drukāšanu uz aploksnēm var konfigurēt automātiski, pat izmantojot programmu Word.

Jāņem vērā, ka šo metodi parasti izmanto augstāka organizācija, sūtot vēstules savām padotības iestādēm.

Tomēr ja vienas vēstules saņēmēji nav vairāk kā 4, tad visi adresāti tiek reģistrēti pašā dokumentā, tad var iztikt bez adresātu saraksta (vārds “Kopēt” neparādās pirms 2., 3. un 4. adresāta). Šo ierobežojumu attiecībā uz adresātu skaitu vienā vēstulē nosaka GOST R 6.30-2003 un veselais saprāts. Šajā gadījumā adresācija tiek sastādīta augšējā labajā stūrī kā katras struktūras/organizācijas “adresāta” rekvizītu uzskaitījums, bet visas šādas vēstules kopijas tiek parakstītas kā oriģināli, un katra kopija ir aizzīmogota atsevišķā aploksnē. uz kura ir izsniegta atbilstošā konkrētā pasta adrese.

Šī adresācijas metode ir ērta lietošanai, ja par pārkāpumiem vai būtiskiem notikumiem jāziņo, galvenokārt augstāka līmeņa, uzraudzības un regulējošām iestādēm. Tādā veidā visi adresāti redzēs, kam vēl šī vēstule tika nosūtīta.

16. piemērs

Sakļaut šovu

Ja tāda paša satura vēstuli (piemēram, piedāvājuma vēstuli) nepieciešams nosūtīt vairākām “neatkarīgām” organizācijām, tad labāk katru vēstuli izsniegt oriģināla statusā, t.i. Uz katra norādiet atsevišķu adresātu. Kurā reģistrācijas numurišie burti būs atšķirīgi.

“Adresāta” rekvizītu reģistrācija uzturēšanas laikā sarakste ar privātpersonām ir savas īpašības. Pirmais atribūts ir uzvārds datīva gadījumā, pēc tam iniciāļi un pēc tam pasta adrese:

17. piemērs

Sakļaut šovu

Vēršot vēstuli amatpersonai, kurā norādīts viņa amats, raksta iniciāļus pirms tam uzvārds (sk. 9., 10., 13. piemēru), jo galvenā saņēmēja identifikācija ir pēc amata nosaukuma. Adresējot vēstuli privātpersonai, norāda tās iniciāļus aiz muguras uzvārds (17. piemērs), jo mūsu pilsoņa identifikācija galvenokārt tiek veikta pēc uzvārda. Reģistrējot uzvārdu un iniciāļus, tos atdala ar atstarpi, iniciāļus neatdala ar atstarpi, t.i. “I.I. Ivanovs”, bet ne “I. I. Ivanovs."

Kā pareizi lietišķā sarakste saīsināt adresāta dubultvārdus un dubultos patronīmus, kas rakstīti ar defisi, piemēram, Khozh-Akhmed Sultanovich, Khalimat Abrek-Zaurovna? Skatiet atbildi uz jautājumu “Kā pareizi lietišķajā sarakstē saīsināt adresāta dubultvārdus un dubultvārdus, kas rakstīti ar defisi? »

Lai adresējot nekļūdītos, organizāciju mājaslapās nepieciešams noskaidrot precīzas pasta adreses, vadītāju pilnus vārdus un amatu nosaukumus un citu informāciju, kas palīdzēs vislabāk izveidot komunikāciju pirmajā dokumentu uztveres posmā. . Varat mēģināt iegūt līdzīgu informāciju no sekretāra vai iegūt to no dokumentiem, kas saņemti no šīs organizācijas.

Īpašu uzmanību pievērsiet lielo un mazo burtu lietojumam organizāciju un amatu nosaukumos. Krievu valodas normas iesaka amatu rakstīt ar mazo (mazo) burtu, bet konkrētu augsts amats var rakstīt arī ar lielais burts, ja tiek nodrošināts dibināšanas dokumenti un vietējā noteikumi saņēmēja organizācija. Pievērsiet uzmanību šiem smalkumiem.

Etiķetes faktors

Apelācija- ierasta etiķetes frāze, runas formula, kas pauž cieņu un draudzīgu, pieklājīgu attieksmi pret adresātu. Ieteicams to izbeigt izsaukuma zīme, uzsverot gan jautājuma, gan aicinājuma nozīmi šai personai.

Visbiežāk sazinājās pēc vārda un uzvārda(18. piemērs), daudz retāk - pēc pozīcijas(20. piemērs). Otrais variants ir stingri biznesa raksturs un tiek izmantots, uzrunājot personu, kas ieņem augstu amatu valsts un pašvaldību iestādēs vai lielā organizācijā. Vēl retāk viņi sazinās pēc uzvārda bez iniciāļiem(19.piemērs) - tas izceļ “attālumu”, autora un adresāta attiecību formalitāti, kas diezgan raksturīga sarakstei ar privātpersonu.

18. piemērs

Adrese pēc vārda un uzvārda

Sabrukums 20

Vēl viens īpaši cieņpilnas attieksmes veids pret adresātu izpaužas “etiķes rāmī”: "Dārgs..." – "Ar dziļu cieņu,", ko izmanto, uzrunājot augstākstāvošu personu (valdes priekšsēdētāju, augstākas iestādes vai vadības institūcijas vadītāju u.c.), kā arī apsveikuma izsniegšanas gadījumā, piemēram, jubilejā.

Apelācija "Dārgi..." pat apsveikuma gadījumā adresātam tas jālieto piesardzīgi, jo Oficiālās attiecībās tomēr ir jāietur zināma vadības distance.

Apelācija "Dārgs"šobrīd tiek uzskatīta par novecojušu, lieku – neatbilstošu mūsdienu krievu biznesa stila normām literārā valoda.

Pakāpeniski parādījās īpaši apstrādes noteikumi strādājot ar pilsoņu aicinājumiem. Atbildot uz viņu vēstulēm "labākā prakse" valdības aģentūras un vietējās pašvaldības iesaka šādas runas formulas:

22. piemērs

Sakļaut šovu

Bet neatkarīgi no pilsoņa apelācijas sūdzībā izvirzītā jautājuma, neatkarīgi no situācijas (konflikts, sūdzība vai apelācija par personisku jautājumu, pirmo reizi vai atkārtoti utt.), tas joprojām ir universāla formula aicina iedzīvotājus tiek uzrunāts ar vārdu un uzvārdu (kā 18. piemērā).

Komercorganizācijas, sazinoties ar klientiem un izskatot viņu sūdzības, var vadīties pēc tiem pašiem ieteikumiem.

Kā uzrakstīt biznesa vēstuli, kas nepazudīs “informācijas miskastē” un tiks izlasīta? Noteikumi, ieteikumi, piemēri

Vārds ir pieejams biznesa rīks. Biznesa pasaulē nav iespējams atrast cilvēku, kurš savā darbā neizmanto vārdus.

Mūsdienu bizness pamazām pārvēršas par korespondences biznesu. Ar vēstuļu palīdzību – elektronisko vai tradicionālo – notiek saziņa ar klientiem, biznesa partneriem, darba devējiem. Vēstule pozicionē autoru vai nu kā profesionāli, vai kā cilvēku, ar kuru nevajadzētu turpināt attiecības.

Profesionālam jāprot rakstīt

Tas ir skaidrs
efektīvi
nopietni
Interesanti

Un nekad nav par vēlu to iemācīties. Sāksim ar pamatiem: izprotiet atšķirību starp uzņēmējdarbību un parasto rakstīšanu.

Kā dienesta vēstule atšķiras no parastas vēstules? Biznesa vēstules specifika

Vēstule ir īss vienas vai divu lappušu teksts, kura mērķis ir nodot informāciju par kaut ko adresātam.

Informācijas būtība un attiecības starp vēstules sūtītāju un saņēmēju sadala korespondenci

bizness (formāls)
personisks (neformāls)

Priekš biznesa vēstule raksturīgs:

īsums
precizitāte
argumentācija un loģika
informācijas saturs
vērtējošā un emocionālā neitralitāte
standartizācija:
tiek izmantotas oficiālās veidlapas
tiek lietotas stabilas runas figūras, speciāli klerikas termini un konstrukcijas
tēmu skaits - 1-2
mērķauditorijas atlase
skaidri noteikta komandķēde (ja nepieciešams)

Kādi biznesa vēstuļu veidi pastāv?

Biznesa vēstules veids nosaka

1. Tā rakstīšanas mērķis

Komerciāliem mērķiem

Vēlaties noslēgt darījumu un piedāvāt konkrētus tā nosacījumus - noformējiet piedāvājuma vēstuli (piedāvājumu) adresātam

Ja neesat izlēmis par jums pieņemamiem darījuma nosacījumiem, nosūtiet pieprasījuma vēstuli
Vai vēlaties informēt saņēmēju par līgumsaistību pārkāpumu no viņa puses? Uzrakstiet prasības vēstuli (sūdzību)

Bezpeļņas mērķi

Pateicieties pateicības vēstulē
Apstipriniet savas saistības ar garantijas vēstuli un savu piekrišanu ar apstiprinājuma vēstuli
Rakstiet biļetenus, ja uzskatāt, ka jūsu informācija adresātu interesēs
Atgādiniet par svarīgiem līgumiem, saistībām, līgumsodiem ar atgādinājuma vēstulēm
Apsveiciet apsveikuma vēstulēs, jautājiet lūguma vēstulēs, izsakiet līdzjūtības vēstulēs
Ja nepieciešams nosūtīt svarīgus dokumentus vai materiālās vērtības, noteikti sagatavojiet pavadvēstuli savai kravai

2. Saņēmējs

Ja vēstuli adresējat vairākiem adresātiem vienlaikus, tad rakstāt apļveida vēstuli

Jūsu vēstule var skart vairākas tēmas vienlaikus, kas automātiski padara to daudzpusīgu

4. Struktūra

Regulētie burti ietver vēstules teksta daļas sastādīšanu pēc noteikta parauga, savukārt neregulētajiem burtiem ir brīva noformējuma forma

5. Izbraukšanas forma

aploksnē
elektroniski
pa faksu

Biznesa vēstules struktūra: ievads, pamatteksts, noslēgums

Standarta biznesa vēstules struktūra prasa rūpīgāku apsvērumu.

Pareizi formatētai vēstulei ir jāatbilst sekojošā diagramma:

Sīkāk apskatīsim dažus shēmas punktus:

1. Virsraksts

Parasti tas ir kopsavilkums vēstuļu tēmas.

Svarīgi! Uzrakstiet virsrakstu pareizi, ja vēlaties, lai adresāts izlasītu jūsu vēstuli.

Nav nevienas virsraksta lietišķā sarakste raksturīgi iesācējiem, kuriem nav elementāru biznesa sarakstes prasmju.

2. Apelācija

ir tradicionālā forma "Dārgais"
rakstīts ar lielo burtu rindas vidū

Svarīgi: saīsinājumu lietošana ir aizliegta!

3.Preambula

iepazīstina adresātu ar vēstules galveno domu
sagatavo adresātu turpmākās vēstulē ietvertās informācijas pareizai uztveršanai

4. Teksta galvenā daļa pamato preambulā izklāstīto galveno ideju

Šajā vēstules daļā

jūs skaidri norādāt priekšlikuma/apelācijas būtību
sniegt argumentus: faktus, skaitļus, citu specifiku par vēstules tēmu. eksperta atzinums, paša pozitīva/negatīva pieredze

Lai atvieglotu pamatojumu, varat izmantot šādu diagrammu:

Svarīgi! Pēdējā rindkopā jāiekļauj frāze, kas norāda uz konkrētu darbību vai paredzamo rezultātu un mudina adresātu rīkoties

5. Nobeigumā:

6. Logā “Paraksts” jānorāda informācija par adresātu:

amata nosaukums

Kā nepieļaut kļūdu rakstīšanas stila izvēlē?

Lietišķajā sarakstē pastāvīgi ir jāizdara izvēle attiecībā uz rakstīšanas stilu un saziņas toni ar adresātu. Cik sausam, formālam vai, gluži otrādi, dzīvam, siltam un cilvēciskam jābūt jūsu vēstījumam?

Personīgais stils lietišķajā sarakstē uzsver vēstules rakstītāja individuālās īpašības
Izmantojot formālu stilu, tiek izklāstīti fakti un, pamatojoties uz tiem, tiek izdarīti atbilstoši secinājumi.
Personiskais stils ietver saziņu starp vēstules autoru un adresātu uz vienādiem noteikumiem
Formālais stils demonstrē skaidru pavēles ķēdi un spēku, ar kuru vēstules lasītājs ir spiests rēķināties.

Lai izvēlētos pareizo saziņas stilu biznesa vēstulē, apsveriet:

kādās svara kategorijās esat jūs un jūsu saņēmējs?
Vai vēlaties vienoties draudzīgi vai izdarīt spiedienu no spēka pozīcijas?

Kā pieturēties pie izvēlētā stila?

Personīgais stils

Personisko vietniekvārdu klātbūtne: es, mēs, jūs
Piemēram: es jums atvainojos un patiesi ceru, ka līdzīgas kļūdas vairs neatkārtosies.
Tiešas pārsūdzības un pieprasījumi
Piemēram: Lūdzu, neatstājiet personīgās lietas bez uzraudzības
Emocionālu vērtējošu izteicienu lietojums: zvaigžņu jaunība, apdullinoša neveiksme

Formāls stils

Personisko vietniekvārdu aizstāšana ar abstraktiem lietvārdiem
Piemēram: Kinoteātra administrācija no sirds atvainojas par vakara seansu grafika maiņu
Personisku apelāciju un lūgumu aizstāšana ar paziņojumiem
Piemēram: Lūdzu, neatstājiet personīgās lietas bez uzraudzības
Parasta kleriālisma izmantošana: vēršu jūsu uzmanību sakarā ar to, ka

Formāls stils absolūti nav piemērots, ja rakstāt pateicības vēstuli vai līdzjūtības vēstuli, tas ir, tās biznesa vēstules, kurās jums jāpauž jūtas. Situācijā, kad rakstāt lūguma vēstuli vai piedāvājuma vēstuli, arī labāk pieturēties pie personiskā stila.

Kas ir sūdzības vēstule un kā to uzrakstīt? Kā tas atšķiras no citiem burtu veidiem?

Svarīgi: rakstot vēstuli, koncentrējiet adresāta uzmanību uz to, kādas darbības jūs no viņa sagaidāt. Norādiet arī konkrētus jūsu izvirzīto uzdevumu izpildes termiņus.

Sūdzības vēstules veidne palīdzēs to pareizi sastādīt:

Kas ir atbildes vēstule un kā to uzrakstīt?

Ir divu veidu padomu vēstules:

atteikuma vēstule
vēstule ar pozitīvu atbildi

Abu veidu burtu sastādīšanai ir divi vispārīgie noteikumi(ja iniciatīvas vēstule noformēta pareizi):
1. Atbildes vēstulē ir saglabāts iniciatīvas vēstules vārdu krājums un runas modeļi
2. Atbildes vēstules tekstā nedrīkst būt informācija par

iniciatīvas vēstules sastādīšanas datums
tā reģistrācijas numurs

Draudzīgas un pareizas atteikuma vēstules piemērs ir sniegts zemāk:

Tomēr atteikumam ne vienmēr ir jābūt maigam. Ir situācijas, kad nepieciešams skarbs un strikts komunikācijas stils. Tālāk ir sniegta noraidījuma vēstuļu veidne visiem gadījumiem, sākot no cieta līdz mīkstam:

Informācijas vēstule: tās atšķirība no atbildes vēstulēm un sūdzību vēstulēm

Informācijas vēstule ir daudzfunkcionāla:

atskaites (piemēram, par cenu izmaiņām cenrāžos)
paziņo (par valdes locekļu pārvēlēšanu)
paziņo (par preču nosūtīšanu)
paziņo (par nodomiem)
apstiprina (preču saņemšanu)
atgādina (par līgumā uzņemto saistību izpildi)
reklamē un informē (par uzņēmumu kopumā, par precēm/pakalpojumiem konkrēti)

Varbūt visvairāk aktuāls jautājumsŠodien jautājums ir par to, kā pareizi sastādīt reklāmas un informatīvo vēstuli.

1. Struktūras trūkums
2. Slenga vai neformālās valodas klātbūtne vēstules tekstā
3. Paviršs dizains
4. Pareizrakstības, sintaktisko, stilistisko kļūdu pārpilnība
5. Uzticamu faktu un objektīvas informācijas trūkums vēstulē
6. Pieklājības pamatnoteikumu pārkāpšana (īpaši sūdzību vēstulēs)
7. Apgrūtinošu un neskaidru teikumu lietošana tekstā
8. Loģikas trūkums materiāla izklāstā
9. Saīsinājumu skaidrojumu trūkums
10. Vispārējs teksta izplūdums, ja tas ir sastādīts bezmērķīgi

Kas vēl jums jāzina par biznesa vēstulēm?

1. Mūsdienu lietišķajai sarakstei tiek izmantota teksta sastādīšanas bloku struktūras metode.
Šī metode ietaupa laiku un saglabā visas biznesa dokumentācijas kopējo stilu. Raksturīgs metode - atvērtas pieturzīmes vai punktu/komatu trūkums (piemēram, veidojot sarakstus)

2. Vēstules virsrakstam var izmantot sans-serif fontu (piemēram, Arial). Šis fonts zemapziņas līmenī tiek uztverts kā stabils un stabils.