Dokumentu klasifikācija

Ir ierasts grupēt visus organizācijas sastādītos dokumentus, tas ir, apkopot konsolidētos grāmatvedības dokumentus, kas klasificēti pēc viendabīgām pazīmēm: mērķis, sastādīšanas kārtība, saimniecisko darījumu saturs, darījumu uzskaites metode, sastādīšanas vieta. un aizpildīšanas pasūtījums.

vadības Tiek izskatīti dokumenti, kas satur rīkojumu, norādījumu veikt saimniecisko darījumu. Tie ļauj veikt operāciju, bet neapliecina tās pabeigšanu. Piemēram, rīkojumi, pilnvaras, rēķini, darba uzdevumi, skaidras naudas čeks no norēķinu vai ārvalstu valūtas konta, maksājuma uzdevums bankai pārskaitījuma veikšanai. naudas summas piegādātājam uc Administratīvos dokumentus paraksta organizācijas darbinieki, kuriem ir tiesības dot norādījumus par dokumentos atspoguļoto darbību veikšanu.

Izpilddirektors (attaisnojošs) dokumenti tikai apliecina darījuma faktu, kalpo par pamatojumu grāmatvedības uzskaitei un norāda materiālo un naudas līdzekļu saņemšanu, izsniegšanu, izlietojumu. Piemēram, pamatlīdzekļu pieņemšanas un nodošanas akti, čeki, ražošanas izmaksas apliecinoši rēķini, finansiāli atbildīgo personu atskaites, rēķini par realizēto produkciju, čeku un izdevumu kases orderi u.c.

Dokumentācija grāmatvedība sastāda grāmatvedības darbinieki gadījumos, kad nav citu dokumentu saimnieciskā darījuma fiksēšanai vai lai sagatavotu administratīvos un apliecinošos dokumentus atspoguļošanai grāmatvedībā. Piemēram, pieskaitāmo un vispārējo saimniecisko izdevumu sadales pārskati, nolietojuma atskaitījumu uzkrāšanas un sadales pārskati, uzkrājošie pārskati, ražošanas faktisko izmaksu aprēķini, noviržu no standarta izmaksām aprēķini, dažādi veidi grāmatvedības nodaļas sastādītās izziņas un aprēķini u.c.

Kombinēts dokumenti vienlaikus pilda administratīvās, pamatošanas un uzskaites funkcijas. Piemēram, izdevumu kases ordera pirmajā daļā ir naudas izsniegšanas rīkojums, bet otrajā daļā tiek izsniegta naudas izsniegšana, ko apliecina ar saņēmēja un kases parakstiem; rēķinā par materiālo vērtību izlaišanu ir norādīts rīkojums par materiālu izlaišanu no noliktavas uz darbnīcu, kā arī faktiskās izsniegšanas reģistrācija u.c.

Kārtībā dokumentu noformēšana ir primāra un konsolidēta.

Primārs dokumenti tiek noformēti par katru atsevišķu darījumu tā pabeigšanas brīdī. Piemēram, ienākošais kases orderis, izejošs kases orderis, prasības materiālu izdošanai, rēķini, maksājuma pieprasījumi, pamatlīdzekļu pieņemšanas un nodošanas akti, pamatlīdzekļu norakstīšanas akti u.c.

Konsolidēts dokumenti tiek noformēti, pamatojoties uz iepriekš sastādītiem primārajiem dokumentiem. To izmantošana atvieglo viendabīgu darbību kontroli. Tie var būt izpildvaras, grāmatvedības un apvienoti. Piemēram, avansa atskaites, kases atskaites, bankas izraksti, grupēšanas un uzkrāšanas pārskati. Proti, avansa pārskats, būdams apvienots, pilda attaisnojuma un uzskaites dokumenta funkcijas. Tajā sniegts pilns norēķinu apraksts ar atbildīgo personu: iepriekšējā avansa atlikums vai pārsniegums, šī avansa summa, iztērētā summa, atlikums un tā iemaksas kasierim vai pārsniegšanas datums un atmaksas datums līdz plkst. uzņēmums. Turklāt avansa pārskatā ir paredzēta ražošanas izmaksu iekļaušana grāmatvedībā pēc pārskata pārbaudes un apstiprināšanas. Pārskata otrā pusē ir individuālo izdevumu saraksts un tos apliecinošie dokumenti.

materiāls dokumenti atspoguļo līdzekļu un darba objektu klātbūtni un kustību. Tie ietver pamatlīdzekļus, nemateriālos aktīvus un citus ilgtermiņa ieguldījumus, krājumus un izmaksas. Piemēram, pamatlīdzekļu pieņemšanas un nodošanas un norakstīšanas akti, dokumenti materiālo vērtību grāmatošanai un norakstīšanai, tabulu saraksts, atsauces aprēķini un izraksti, kas nepieciešami, lai aizpildītu grāmatvedības reģistrus ražošanas izmaksu uzskaitei, rēķini, rēķini utt. .

Skaidra nauda dokumenti parāda naudas plūsmu; ar to palīdzību tiek ņemtas vērā skaidras naudas un bankas operācijas. Kases dokumentos ietilpst čeki, bankas izraksti, kases čeki un debeta orderi utt.

Aptuvenais dokumenti atspoguļo uzņēmuma norēķinus ar juridiskām personām: maksājuma uzdevumi, norēķinu čeki, maksājuma pieprasījumi, algu izraksti, avansa pārskats u.c.

Atbilstoši tam, kā tiek atspoguļoti darījumi dokumentus iedala vienreizējos un kumulatīvos.

Vienreizējs dokumenti tiek piemēroti vienu reizi, lai atspoguļotu atsevišķu darījumu vai vairākus vienlaikus veiktus darījumus. Pēc reģistrācijas vienreizējs dokuments nonāk grāmatvedībā un kalpo par pamatu pārdomām grāmatvedībā. Piemēram, ienākošie un izejošie kases orderi, rēķini, algu izraksti u.c.

Kumulatīvs dokumenti tiek apkopoti noteiktam periodam (nedēļai, desmitgadei, mēnesim), lai atspoguļotu viendabīgus atkārtotus darījumus, kas tajos tiek ierakstīti to pabeigšanas brīdī. Perioda beigās kontiem izmantotajiem rādītājiem tiek aprēķinātas kopsummas.Kumulatīvie dokumenti atšķiras no konsolidētajiem ar to, ka konsolidētais dokuments tiek sastādīts pakāpeniski, uzkrājot darījumus. Kumulatīvie dokumenti ietver limita kartes, divu nedēļu vai ikmēneša pasūtījumus utt.

Sastādīšanas vieta dokumenti ir iekšējie un ārējie.

Iekšējā organizācijā tiek apkopoti dokumenti, kas atspoguļo pašreizējās darbības. Piemēram, skaidras naudas ienākošie un izejošie pasūtījumi, rēķini, akti, pasūtījumi, algu saraksti utt.

Ārējais dokumenti tiek aizpildīti ārpus organizācijas un tiek saņemti formalizētā formā. Piemēram, rēķini, bankas izraksti, pavadzīmes utt.

Aizpildiet secībā dokumentus var klasificēt manuālos un datorizētos. Manuāli noformētie dokumenti tiek aizpildīti ar roku vai uz rakstāmmašīnas Ar datortehnoloģiju aizpildītiem dokumentiem tiek automātiski ierakstīta informācija par ražošanas operācijām to veikšanas brīdī.

Pamats ierakstiem grāmatvedības reģistros ir primārie grāmatvedības dokumenti, kas fiksē saimnieciskās darbības faktu. Tāpēc dokumentu noformēšanai ir īpašas prasības.

Papīru noformēšanas savlaicīgums. Sākotnējie dokumenti jānoformē darījuma brīdī, un, ja tas nav iespējams, uzreiz pēc darījuma pabeigšanas. Pārdodot preces, produkciju, darbus un pakalpojumus, izmantojot kases aparātus, ir atļauts vismaz vienu reizi darba dienas beigās noformēt primāro grāmatvedības dokumentu, pamatojoties uz kases čekiem. Šīs prasības neievērošana var novest pie nolaidības uzskaitē. Primāro grāmatvedības dokumentu izveide, to nodošanas kārtība un termiņi atspoguļošanai grāmatvedībā tiek veikti saskaņā ar organizācijas apstiprināto darbplūsmas grafiku. Personas, kuras sagatavoja un parakstīja primāros dokumentus, nodrošina savlaicīgu un kvalitatīvu noformēšanu un pēc tam to nodošanu noteiktajos termiņos atspoguļošanai grāmatvedībā, kā arī tajos esošo datu ticamību.

Dokumentā sastādītās operācijas satura precizitāte, skaidrība un pilnīgums. Katrā dokumentā tekstam, kas apraksta darbību, jābūt konkrētam, lai pēc pabeigšanas nerastos neskaidrības. Visi rādītāji dokumenta formā ir jāaizpilda, un brīvās kolonnas un līnijas ir izsvītrotas.

Precīza dokumenta aizpildīšana. Dokumenta veidlapa jāaizpilda ar rakstāmmašīnu, ar tinti vai neizdzēšamu zīmuli, glīti un salasāmi. Neprecizēti labojumi dokumentos nav pieļaujami. Kļūdas labošana jāapstiprina ar dokumentu parakstījušo personu parakstu, norādot labojuma datumu. Labojumi nav pieļaujami skaidrā naudā un bankas dokumentos. Dokumentiem, kas noformēti, pārkāpjot noteiktās prasības, nav juridiska spēka; tie nevar kalpot par pierādījumu darījumiem vai grāmatvedības ierakstu pareizībai. Dokumenti ar defektiem tiek atdoti par to sagatavošanu atbildīgajām personām; dokumenti, kuros ir dzēsti, netiek atgriezti, un par to izdarīšanu atbildīgie tiek saukti pie atbildības.

Lai kontrolētu un racionalizētu saimniecisko darījumu datu apstrādi, konsolidētos grāmatvedības dokumentus var sastādīt, pamatojoties uz primārajiem grāmatvedības dokumentiem. Grāmatvedības primārie un kopsavilkuma dokumenti var būt uz papīra un datoriem.

Sākotnējie dokumenti tiek pieņemti uzskaitei, ja tie ir noformēti tādā formā, kas atrodas primārās grāmatvedības dokumentācijas vienoto veidlapu albumos, un dokumentos, kuru veidlapa nav norādīta, jāietver šādi obligāti dati:

· Dokumenta nosaukums;

Veidlapas kods

dokumenta sastādīšanas datums;

tās organizācijas nosaukums, kuras vārdā dokuments sastādīts;

Biznesa darījumu mēri (daudzums, summa);

par saimniecisko darījumu atbildīgo personu amats un tā izpildes pareizība, personīgie paraksti un to atšifrēšana, tai skaitā dokumentu veidošanas gadījumā, izmantojot datortehnoloģiju.

Ja nepieciešams, var tikt iekļauta papildu informācija.

Dokumenti mašīnas datu nesējā bez neveiksmēm satur:

· uzņēmuma nosaukums;

dokumenta uzrakstīšanas datums;

organizācijas atrašanās vieta;

Tā operatora kods, kurš ierakstīja dokumentu magnētiskajā lentē.

Dokumentos uz mašīnraksta jābūt:

organizācijas nosaukums un atrašanās vieta;

sastādīšanas datums.

Grāmatvedības nodaļā saņemtie dokumenti tiek pakļauti uzskaites apstrādei, kas tiek veikta trīs posmos, pirms tiek ierakstīta grāmatvedības reģistros vai nodota mašīnskaitīšanas iekārtai. Pirmkārt, dokumenti tiek pārbaudīti pēc būtības, t.i. konstatē dokumentā norādītās darbības lietderību un likumību; tiek noteikts, vai šī operācija vispār notikusi un dokumentā norādītajā apjomā. Šajā gadījumā tiek izmantota dokumentu pretpārbaudes metode. Piemēram, salīdzinot produkcijas izgatavošanas pasūtījumus un rēķinus par šo produktu nosūtīšanu, rēķinus par preču nosūtīšanu un čekus no pircējiem par šo produktu saņemšanu u.c. Otrkārt, tiek veikta formāla dokumenta pārbaude, t.i., tiek noskaidrots, vai dokuments ir izsniegts uz noteiktās veidlapas veidlapas, vai visu rekvizītu aizpildīšanas pareizība, vai ir noteiktie darījumā iesaistīto amatpersonu paraksti. un dokumentu noformēšana. Trešais, pārbaudītie un pieņemtie dokumenti tiek pakļauti grupēšanai, aritmētiskai pārbaudei, aplikšanai ar nodokļiem un konta piešķiršanai.

grupēšana- šī ir dokumentu atlase viendabīgās grupās ne tikai pēc nosaukuma, bet arī pēc ar tiem saistītajiem dokumentiem. Tas ļauj apkopot kopējos rezultātus par viendabīgiem dokumentiem, kas ievērojami atvieglo sagrupēto datu uzskaites apstrādi un dod iespēju veikt ierakstus vienā grāmatvedības ierakstā.

Aritmētiskā pārbaudedokumenti ļauj kontrolēt rezultātu aritmētiskos aprēķinus, kvantitatīvo un izmaksu rādītāju atspoguļojuma pareizību.

Dokumentu aplikšana ar nodokļiem- fizisko rādītāju izteikšana naudas izteiksmē un summas aprēķināšana.

Zem konta piešķiršana dokumenti saprot kontu noskaidrošanu, kuriem pievienotajos dokumentos noformētie saimnieciskie darījumi jāreģistrē debetā un kredītā.

Pēc dokumentu iegrāmatošanas grāmatvedības reģistros tie tiek izpirkti, ko noformē, katram dokumentam pievienojot zīmogu “saņemts” vai “izpirkts”. Šāda dokumentu anulēšana būtu jāveic, lai novērstu ļaunprātīgu izmantošanu, atkārtoti izmantojot jau nosūtītos dokumentus.

Visi dokumenti pēc galīgās uzskaites noformēšanas tiek kārtoti mapēs un nodoti glabāšanai aktuālajā arhīvā, kas nodrošina to drošību un ērtu uzglabāšanu; dokumenti katru mēnesi tiek iesieti mapēs secīgi žurnālu rakstu numerācijas secībā. Uz mapes vāka norādiet organizācijas nosaukumu, nosaukumu un sērijas numuru, gadu, mēnesi un mapē esošo lapu skaitu. Nododot dokumentus arhīvā un tos iznīcinot, tiek sastādīti akti, kas tiek glabāti arhīvā. Lai racionalizētu glabāšanu, tiek uzturēts arhīva failu reģistrs, kura forma ir šāda:

Lietas no arhīva izsniedz ar galvenā grāmatveža rakstisku rīkojumu. Dokumentu konfiskāciju var veikt tikai izmeklēšanas iestādes, iepriekšēja izmeklēšana un prokuratūras, tiesas, nodokļu inspekcijas un pamatojoties uz to lēmumiem saskaņā ar Krievijas Federācijas tiesību aktiem. Organizācijas galvenajam grāmatvedim vai citai amatpersonai ir tiesības ar atļauju to institūciju pārstāvju klātbūtnē, kas veic dokumentu izņemšanu, izgatavot to kopijas, norādot izņemšanas iemeslu un datumu.

Dokumentu sarakstu un glabāšanas termiņus organizācijā, kā arī to nodošanas kārtību valsts arhīvā apstiprināja Galvenā arhīva pārvalde (1989). Krievijas Federācijas Federālais nodokļu dienests un Krievijas Federācijas Federālais arhīvu dienests apstiprināja Krievijas Valsts nodokļu dienesta Centrālās ekspertu komisijas 1996. gada 27. jūnija lēmumu “Par grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņu maiņu” un 1998. gada 27. augusta noteikumi par grāmatvedības uzskaiti un pārskatu sagatavošanu, palielinot atsevišķu dokumentu minimālo glabāšanas laiku līdz pieciem gadiem (7.2. tabula).

7.2. tabula

Grāmatvedības un atskaites standarta dokumentu saraksts un glabāšanas termiņi

Dokumenta veids	Dokumentu glabāšanas termiņš
	Iestādēs, organizācijās, uzņēmumos, kuru dokumentus saņem valsts arhīvs, gadi	Iestādēs, organizācijās, uzņēmumos, kuru dokumenti netiek iesniegti valsts arhīvā, gadi
1. Organizācijas grāmatvedības pārskati un bilances un to paskaidrojumi:
a) konsolidētais gads	Pastāvīgi	-
b) gada	Pastāvīgi
c) reizi ceturksnī
2. Finansējuma pārskati:
a) konsolidētais gads	Pastāvīgi	-
b) gada	Pastāvīgi
c) reizi ceturksnī
d) katru mēnesi
3. Nodošanas, nodalīšanas, likvidācijas bilances un pieteikumi, to paskaidrojumi	Pastāvīgi
4. Pārskatu un bilanču izskatīšanas un apstiprināšanas komisiju sēžu protokoli	Pastāvīgi
a) gadā	Pastāvīgi
b) reizi ceturksnī
5. Analītiskās tabulas gada pārskatu un bilanču izstrādei un analīzei	Pastāvīgi
6. Sarakste par bilanču un pārskatu apstiprināšanu un precizēšanu
7. Sarakste par grāmatvedības un finanšu pārskatu iesniegšanas laiku	Kamēr nepieciešamība beigusies	Kamēr nepieciešamība beigusies
8. Pamatdokumenti un to pielikumi, kas fiksēja saimnieciskā darījuma faktu un kalpoja par pamatu grāmatvedības uzskaitei (kase, bankas dokumenti, bankas paziņojumi un pārskaitījumu prasības, bankas izraksti, darba uzdevumi, darba laika uzskaites uzskaites, pieņemšanas akti, īpašuma un materiālu piegāde un norakstīšana, čeki un rēķini krājumu uzskaitei, avansa atskaites u.c.)
9. Personīgie konti:
a) strādnieki un darbinieki
b) pensiju un valsts pabalstu saņēmējiem
10. Norēķinu (norēķinu un maksājumu) izraksti
11 Inventāra kartes un pamatlīdzekļu grāmatas
12. Pilnvaras skaidras naudas un inventāra priekšmetu saņemšanai, ieskaitot anulētas pilnvaras
13. Garantijas vēstules
14. Grāmatvedības reģistri (virsgrāmata, pasūtījumu žurnāli, izstrādes tabulas utt.)
15. Palīggrāmatas un kontroles grāmatas, žurnāli, kartotēkas, kases grāmatas, apgrozījuma lapas
16. Noguldītās darba algas uzskaites grāmatiņa, izpildu raksta reģistrācijas reģistri
17. Žurnāli, kontu reģistrācijas grāmatiņas, kases orderi, pilnvaras, maksājuma uzdevumi u.c.
18. Pārskati, informācija par saņemšanu, izdevumiem un atlikumu dārgakmeņi, dimanti un izstrādājumi no tiem
19. Informācija par kredītu izlietošanu
a) gada
b) reizi ceturksnī
20. Informācija par līdzekļu uzskaiti, limitiem, darba samaksu un kontroli pār to sadali, par pārtēriņa un darba samaksas parādu aprēķiniem, par ieturējumiem no darba algas, no fondiem. sociālā apdrošināšana par atvaļinājuma un atlaišanas pabalsta izmaksu u.c.
21 . Dokumenti par inventarizāciju (inventarizācijas komisiju sēžu protokoli, inventarizācijas saraksti, akti, salīdzināšanas lapas)
22. Dokumenti par pabalstu, pensiju izmaksu, invaliditātes apliecības valsts apdrošināšanai (pārskatu kopijas, izraksti no noslēguma protokoliem)
23. Izpildu raksti
24. Pasūtījumi-saistības par kredītā saņemtajām precēm. Sarakste par norādījumu-saistību izpildi
25. Grāmatvedībā iesniegtās izziņas par mācību brīvdienu apmaksu, nodokļu atvieglojumu saņemšanu u.c.	Kamēr nepieciešamība beigusies	Kamēr nepieciešamība beigusies
26. Dokumenti par debitoru parādiem, iztrūkumu, izšķērdēšanu, zādzību (izziņas, akti, saistības, sarakste)
27. Pamatlīdzekļu pārvērtēšanas dokumenti (protokols, akti, atskaites)	Pastāvīgi	Pirms pārvērtēšanas
28. Pamatlīdzekļu pārvērtēšanas un nolietojuma noteikšanas akti, izziņas	Pastāvīgi	Pirms pārvērtēšanas
29. Ēku, būvju un iekārtu pases
30. Sarakste par ēku un būvju sertificēšanu
31. Dokumenti par dokumentāro auditu veikšanu un kontroles un revīzijas darbu (plāni, atskaites, sarakste)
32. Organizāciju finansiālās un saimnieciskās darbības dokumentārās revīzijas akti, dokumenti tiem (izziņas, informācija, memorandi)
33. Sarakste par finansiālo un saimniecisko darbību (par naudas līdzekļu uzskaiti, par sodu, soda uzlikšanu, par materiālo vērtību pieņemšanu, piegādi, norakstīšanu u.c.)
34. Kases pārbaudes akti, nodokļu iekasēšanas pareizība u.c.
35. Līgumi, vienošanās (ekonomiskie, darbības, darba u.c.)
36. Līgumu reģistri
37. Līgumi par atbildību
38. Parakstu paraugi (materiāli atbildīgās personas)	Kamēr nepieciešamība beigusies	Kamēr nepieciešamība beigusies
39. Darba kontu plāns, citi grāmatvedības politikas dokumenti, kodēšanas procedūras, datorizētās datu apstrādes programmas (norādot to lietošanas noteikumus)
40. Pārskati par ārvalstu valūtas izlietojumu ārvalstu komandējumos
41. Īsti personas dokumenti (diplomi, apliecības, darba grāmatiņas).	Poste restante	Poste restante
Nepieprasīts
42. Personas lietas (iesniegumi, anketas, autobiogrāfijas, kopijas un izraksti no rīkojumiem par uzņemšanu, pārcelšanu, norīkojumu, atlaišanu, pateicības apliecinājumu, personas dokumentu kopijas, raksturojumi, lapas strādnieku, darbinieku, inženieru, zinātnieku uzskaitei)

KONTROLES JAUTĀJUMI

1. Kāds ir jēdziens "grāmatvedības dokuments"?

2. Kāda ir primāro grāmatvedības dokumentu vieta grāmatvedības un vadības sistēmā?

3. Kas ir dokumentācija?

4. Kādi ir jēdzieni "unifikācija", "standartizācija", "primārā informācija"?

5. Definēt jēdzienu "dokumentu plūsma". Kāpēc tas ir svarīgi organizācijai?

6. Pēc kādiem kritērijiem vispārēji tiek klasificēti primārie dokumenti?

7. Aprakstiet dokumentu klasifikāciju:

a. pēc pieraksta;

b. sastādīšanas secība;

d. darījumu uzskaites metode;

e. sastādīšanas vieta;

f. aizpildīšanas pasūtījums.

8. Uzskaitiet pamatprasības grāmatvedības dokumentu reģistrācijai.

9. Kāda ir grāmatvedības nodaļā saņemto dokumentu pārbaudes vai apstrādes secība?

10. Ko nozīmē nodokļu aplikšana un dokumentu uzskaite?

11. Nosauciet dokumentu rekvizītus.

12. Kam ir tiesības izņemt dokumentus no organizācijas un arhīva?

Standarta- dokuments, kas nosaka produktu raksturlielumus, ražošanas, ekspluatācijas, uzglabāšanas, transportēšanas, pārdošanas un iznīcināšanas, darbu veikšanas vai pakalpojumu sniegšanas procesu īstenošanas noteikumus un raksturlielumus daudzkārtējai lietošanai.

Dokumenta detaļas- uzraksti, kas ir obligāti oficiālo dokumentu noformējuma elementi.

Katram dokumentam ir atsevišķa detaļu kopa, kas atspoguļo tā pazīmes un mērķi.

Dokumenta forma- oficiālā rakstiskā dokumenta rekvizītu kopums, kas sakārtots noteiktā secībā.

Tukšs dokuments– rekvizītu kopums, kas identificē oficiāla rakstiska dokumenta autoru.

galvene(detaļas: no 01 līdz 17 un 19) satur informāciju par organizāciju un primāros datus par pašu dokumentu.

Daļas izgatavošana(detaļas no 22 līdz 30) satur rekvizītus, kas apliecina dokumenta autentiskumu un tajā ietvertās informācijas pareizību.

Atcerieties!

Sīkāka informācija ietekmē dokumenta juridisko spēku, tāpēc ir svarīgi to pareizi noformēt saskaņā ar spēkā esošajiem noteikumiem.

Starp obligātajām detaļām ir pastāvīgas un detaļas, kas mainās vai pilnībā mainās.

Sīkāka informācija par dokumentu atrodas papīra lapas priekšpusē.

Divpusēja dokumentu noformēšana ir pieļaujama, noformējot dokumentus ar īsu glabāšanas laiku.

Dokumentus, kas pakļauti ilgstošai, ilgstošai glabāšanai, ir lietderīgāk noformēt vienā lapas pusē, lai nodrošinātu lielāku papīra drošības pakāpi.

Saskaņā ar GOST R 6.30-2003 2. sadaļu “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai ”dokumenta rekvizītu sastāvs ietver 30 elementus.

01 - Krievijas Federācijas valsts ģerbonis;

02 - Krievijas Federācijas subjekta emblēma;

03 - organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme);

04 - organizācijas kods;

05 - galvenais stāvoklis reģistrācijas numurs uzņēmumiem;

06 - individuālais nodokļu maksātāja numurs / reģistrācijas iemesla kods (TIN / KPP);

07 - dokumenta formas kods;

08 - organizācijas nosaukums;

09 - atsauces dati par organizāciju;

10 - dokumenta veida nosaukums;

11 – dokumenta datums;

12 - dokumenta reģistrācijas numurs;

14 - dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vieta;

15 - informācija par adresātu;

16 - dokumenta apstiprinājuma zīmogs;

17 - izšķirtspēja;

18 - teksta nosaukums;

19 - atzīme uz dokumenta izraksta kontrolei;

20 – dokumenta teksts;

21 - atzīme par pieteikumu klātbūtni;

22 - paraksts;

23 - dokumenta apstiprinājuma zīmogs;

24 – dokumentu apstiprināšanas vīzas;

25 - organizācijas zīmoga nospiedums;

26 - atzīme uz dokumenta kopijas apliecinājuma;

27 - atzīme par dokumenta izpildītāju;

28 - atzīme par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu;

29 - atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā;

30 – dokumenta elektroniskās kopijas identifikators.

Shēma 1. Detaļu izvietojums un zonu robežas uz stūra formas A4 formāta (izmēri norādīti mm).

Shēma 2. Detaļu izvietojums un zonu robežas uz garenformas A4 formāta.

Shēma 3. Vēstules paraugs ar detaļu izkārtojumu stūrī.

Shēma 4. Vēstules veidlapas paraugs ar detaļu garenisko izvietojumu.

Rekvizīti 01. Krievijas Federācijas valsts ģerbonis

Saskaņā ar Noteikumiem par valsts ģerboni, kas apstiprināts ar Krievijas Federācijas prezidenta 1993. gada 30. novembra dekrētu Nr. 2050, valsts ģerbonis ir attēlots uz veidlapām:

Krievijas Federācijas prezidents;

Federālās asamblejas palātas;

Krievijas Federācijas valdība;

Krievijas Federācijas Konstitucionālā tiesa;

Krievijas Federācijas Augstākā tiesa;

Krievijas Federācijas Augstākā šķīrējtiesa;

federālās centrālās struktūras izpildvara(ministrijām, departamentiem);

federālās tiesas;

Krievijas Federācijas prokuratūra;

Krievijas Federācijas Centrālā banka;

Cilvēktiesību komisārs;

Kontu palāta;

Krievijas Federācijas diplomātiskās pārstāvniecības, konsulārie biroji un citas oficiālās pārstāvniecības ārvalstīs.

Ģerboņa attēls atrodas dokumenta augšējā laukā, centrēts attiecībā pret organizācijas nosaukumu.

Atcerieties!

Nevalstisko organizāciju veidotajos dokumentos ģerbonis nav attēlots.

Rekvizīti 02. Krievijas Federācijas subjekta ģerbonis

Krievijas Federācijas subjekta emblēma tiek novietota uz dokumentu veidlapām saskaņā ar tiesību akti Krievijas Federācijas veidojošo vienību iestādes. Parasti Krievijas Federācijas subjekta emblēma ir attēlota uz pārstāvja vēstuļu veidlapām un izpildinstitūcijas republiku, teritoriju, apgabalu, autonomo formējumu un federālās pakļautības pilsētu — Maskavas un Sanktpēterburgas — iestādēm un pārvaldēm, kā arī uz to pakļautībā esošo organizāciju veidlapām. Tas pats attiecas uz attēlu uz pašvaldību (pilsētu, lauku apdzīvotu vietu) ģerboņu veidlapām.

Rekvizīti 03. Organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme)

Organizācijas emblēma vai preču zīme (citas pakalpojumu zīmes) tiek izmantotas saskaņā ar Krievijas Federācijas 1992. gada 23. septembra likumu N 3520-I "Par preču zīmēm, pakalpojumu zīmēm un preču izcelsmes nosaukumiem" (ar grozījumiem un papildinājumiem 2000. gada 27. decembrī 2001. gada 30. decembrī, 2002. gada 11., 24. decembrī).

Uzņēmuma emblēma- tas ir grafisks apzīmējums, kas ļauj atšķirt dažu juridisku vai fizisko personu preces un pakalpojumus no citu personu līdzīgām precēm.

Atcerieties!

Uzņēmuma vai iestādes nosaukumu nevar aizstāt ar emblēmu.

Emblēmai jābūt oficiāli reģistrētai.

Preču zīmi nedrīkst izmantot citi.

Ja uz veidlapas ir norādīts ģerbonis, tad emblēma netiek atveidota.

Preču zīme (emblēma) ir novietota dokumenta augšējā laukā, centrējot attiecībā pret organizācijas nosaukumu.

Atļauts izvietot emblēmas tajā laukuma daļā, kuru aizņem rekvizīti "Organizācijas nosaukums".

Rekvizīti 04. Organizācijas kods

Visām reģistrētajām iestādēm ir organizācijas kods. Organizācijas kods tiek piestiprināts saskaņā ar Viskrievijas uzņēmumu un iestāžu klasifikatoru (OKPO).

Organizācijas kods - dokumenta autors kalpo, lai paātrinātu dokumentētas informācijas pārsūtīšanu pa elektronisko sakaru kanāliem un samazinātu kļūdu skaitu, kas rodas, pārsūtot garus un grūti uztveramus organizāciju nosaukumus.

Rekvizīts 05. Uzņēmuma (juridiskas personas) galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) Rekvizīts 06. Individuālais nodokļu maksātāja numurs/reģistrācijas iemesla kods (TIN/KPP)

Tas ir piestiprināts saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem. Rekvizīts atrodas veidlapā pa labi vai zem rekvizīta 04 saskaņā ar OKPO.

Detaļu pielietošanas piemērs: 04, 05 un 06 ir parādīti 3. un 4. diagrammā.

Rekvizīti 07. Dokumenta formas kods

Veidlapas kodu piestiprina, ja attiecīgais dokumenta veids ir iekļauts klasifikatorā atbilstoši Viskrievijas pārvaldības dokumentu klasifikatoram (OKUD), klasei 0200000. Šis rekvizīts tiek izdrukāts, sastādot konkrēta veida dokumentu un ir iekļauts atsaucē. informāciju par organizāciju veidlapās, citos gadījumos to piestiprina līdzās ar dokumenta veida nosaukumu.

Dokumenta formas koda dizaina un atrašanās vietas piemērs

Rekvizīts 08. Organizācijas nosaukums

Atcerieties!

Virs organizācijas nosaukuma norādiet saīsinātu un, ja tā nav, pilnu galvenās organizācijas nosaukumu.

To Krievijas Federācijas veidojošo vienību organizāciju nosaukumi, kurām līdzās Krievijas Federācijas valsts valodai (krievu valodai) ir arī Krievijas Federācijas veidojošo vienību valsts valoda, tiek drukāti divās valodās.

Organizācijas nosaukums Krievijas Federācijas veidojošās vienības valsts valodā vai citā valodā atrodas zem vai pa labi no nosaukuma Krievijas Federācijas valsts valodā.

Organizācijas saīsināto nosaukumu norāda gadījumos, kad tas ir ierakstīts organizācijas dibināšanas dokumentos. Saīsinātais nosaukums (iekavās) ir ievietots zem pilna vārda.

Filiāles, teritoriālās iestādes, pārstāvniecības nosaukumu norāda, ja tā ir dokumenta autors, un ievieto zem organizācijas nosaukuma.

Rekvizīti 09. Atsauces dati par organizāciju

Šis rekvizīts tiek izmantots tikai sarakstei un netiek piestiprināts iekšējiem dokumentiem.

Atsauces dati par organizāciju ietver: pasta adresi; tālruņu numuri un cita informācija pēc organizācijas ieskatiem (faksa numuri, teleksa numuri, bankas konti, adrese E-pasts un utt.).

Pasta adrese tiek noformēta atbilstoši Pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumu prasībām.

Atcerieties!

Pasta adrese nedrīkst saturēt saīsinājumus vai simbolus.

Adresāta adreses rakstīšanas secība:

1) adresāta vārds (fiziskām personām - uzvārds, vārds, uzvārds);

2) ielas nosaukums, mājas numurs, dzīvokļa numurs;

3) apdzīvotās vietas (pilsētas, apdzīvotas vietas) nosaukums;

4) novada, teritorijas, autonomā apgabala, republikas nosaukums;

5) valsts (starptautiskiem pasta sūtījumiem);

6) pasta indekss;

7) tālruņa, faksa, e-pasta un tīmekļa vietnes numurs;

8) Bankas rekvizīti(vēstules par norēķiniem un naudas darījumiem).

Rekvizīti 10. Dokumenta veida nosaukums

Rakstiskā dokumenta veids- tā ir tā piederība dokumentācijas sistēmai pēc satura un mērķa pazīmēm.

Organizācijas sastādītā vai publicētā dokumenta veida nosaukumu regulē harta (noteikumi par organizāciju), un tam jāatbilst OKUD paredzētajiem dokumentu veidiem (klase 0200000).

Atcerieties!

Vēstulē nav norādīts dokumenta veids.

Rekvizīts 11. Dokumenta datums

Datums ir viena no galvenajām detaļām, kas nodrošina dokumenta juridisko spēku.

Dokumenta datumu sastāda ar arābu cipariem secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša diena un mēnesis ir uzzīmētas ar diviem arābu ciparu pāriem, kas atdalīti ar punktu; gads ar četriem arābu cipariem.

Datumiem var būt atšķirīga secība atkarībā no starptautiskajiem standartiem: gads, mēnesis, diena:

2005.29.12

Ir atļauts izveidot vārdu un ciparu datumu:

Atcerieties!

Dokumenta datums ir tā parakstīšanas vai apstiprināšanas datums, protokolam - sapulces (lēmuma pieņemšanas) datums, aktam - notikuma datums.

Divu vai vairāku organizāciju izdotajiem dokumentiem jābūt vienam (vienam) datumam.

Pēc datuma uzrakstīšanas vārds "gads" netiek likts.

Romiešu cipari nav atļauti.

Datumu uz dokumenta uzliek amatpersona tieši pēc parakstīšanas vai apstiprināšanas.

Datums var būt rakstīts ar roku.

Rekvizīti 12. Dokumenta reģistrācijas numurs

Dokumenta reģistrācijas numurs (indekss) ir ciparu vai burtciparu apzīmējums, kas tiek piešķirts katram izejošajam (nosūtītajam), iekšējam un ienākošajam (ienākošajam) dokumentam tā reģistrācijas laikā. Dokumentu reģistrācija tiek veikta saskaņā ar organizācijas pieņemto indeksācijas sistēmu, kuras pamatā ir dokumenta sērijas numurs.

Atkarībā no dokumentu veidiem, organizācijā esošās biroja darba sistēmas veida, klasifikatoru pieejamības u.c., kārtas numuram var pievienot citas sastāvdaļas, piemēram, reģistrējot oficiālas vēstules, lietu indeksu atbilstoši kārtas numuram pievieno lietu nomenklatūru, un, ja nepieciešams, dokumenta kodu pēc tematiskā klasifikatora, korespondentkoda u.c.

Vairāku organizāciju kopīgi sastādītajos dokumentos autoru reģistrācijas numurus noliek ar slīpsvītru tādā secībā, kādā autori norādīti dokumentā. Reģistrācijas numura klātbūtne dokumentā norāda, ka tas ir iekļauts organizācijas informācijas masīvā un ir tās kontrolē un atbildībā.

Rekvizītu veido trafareta daļa "____________№_______", kuru ar roku aizpilda ar datumu un reģistrācijas numuru.

Rekvizīti 13. Norāde uz dokumenta reģistrācijas numuru un datumu

Rekvizīts tiek norādīts tikai uz atbildes izejošajām vēstulēm un ietver tā dokumenta reģistrācijas numuru un datumu, uz kuru tiek sniegta atbilde:

Uz Nr.03–15/45 datēts ar 29.12.2005

Rekvizīti 14. Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vieta

Rekvizītu izmanto tikai vispārīgās veidlapās un noteikta veida dokumentu formās (izņemot vēstules). Reģistrējot šo rekvizītu, tiek ņemts vērā valsts administratīvi teritoriālais iedalījums, izmantojot vispārpieņemtos saīsinājumus. Piemēram:

Moskvag. Balakovo, Saratovas apgabals

Georgievska, Stavropoles apgabals. Ivanovka, Mitišču rajons, Maskavas apgabals.

Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vietu var nenorādīt, ja organizācijas nosaukumā ir iekļauts teritorijas nosaukums:

Samaras Kultūras un mākslas akadēmija

Atcerieties!

Jāņem vērā administratīvi teritoriālais iedalījums, jo var atkārtoties dažu apdzīvotu vietu nosaukumi dažādos reģionos.

Saīsinājums "g." tas netiek likts nosaukumā "Maskava" un pilsētu nosaukumos, kas beidzas ar "grad" un "burg".

Rekvizīti 15. Informācija par adresātu

Galamērķis- tā ir organizācija, struktūrvienība, amatpersona vai fiziska persona, kurai dokuments ir adresēts.

Rekvizīts tiek izmantots vēstulēs un iekšējos dokumentos, kas paredzēti izskatīšanai vadībai (paziņojumi, memorandi, paskaidrojumi utt.). Nepieciešamajā “Adrese” var ietvert pasta adresi.

Organizācijas nosaukums un tās nosaukums struktūrvienība norādīts nominatīvā lietā.

CJSC BUSINESSCONSULT, bet ne

"Akciju sabiedrība" Businessconsult"

Dokumentu var adresēt organizācijas vadītājam, šajā gadījumā datīvā norāda amata nosaukumu, tajā skaitā organizācijas nosaukumu un vadītāja iniciāļus un uzvārdu. Pirms uzvārda tiek ievietoti iniciāļi:

izpilddirektoram

CJSC "Biznesa konsultants"

A. P. Ignatjevs

Vēršot dokumentu struktūrvienības vadītājiem vai speciālistiem, adresācija sākas ar organizācijas nosaukumu nominatīvajā gadījumā:

CJSC "Biznesa konsultants"

Galvenais grāmatvedis

I.P. Karpova

CJSC "Biznesa konsultants"

Sabiedrisko attiecību nodaļas vadītājs

S.B. Markins

Uzrunājot amatpersonu, tiek lietots apelācija (akadēmiķis, kungs, profesors):

ASB prezidentam

"Rosinvest"

Paņukina kungs A.K.

Atļauts centrēt katru atribūta "Adrese" rindiņu attiecībā pret garāko rindiņu:

Dārzkopības biedrības priekšsēdētājs

"Zavolžskis deva"

Kryukin O.P.

Ja vēstule ir adresēta organizācijai, nevis konkrētai personai, norāda vārdu un pasta adresi:

Viskrievijas dokumentācijas un arhivēšanas pētniecības institūts

Profsoyuznaya st., 82,

Maskava, 117393

Dažreiz dokuments ir jānosūta vienlaikus vairākām viendabīgām organizācijām. Šādi dokumenti parasti tiek adresēti:

Gāzes kompleksa uzņēmumu ģenerāldirektori

Adresējot dokumentu fiziskai personai, vispirms norādiet pasta adresi, pēc tam saņēmēja iniciāļus un uzvārdu:

st. Tulupnaya, 10, apt. 32

norēķinu Aleksejevka,

Samaras reģions, 419108

I.S. Čukstētājs

Pievēršoties iekšējiem dokumentiem, var norādīt tikai struktūrvienības vai amata nosaukumu, tās vadītāja iniciāļus un uzvārdu.

Atcerieties!

Pasta adresi nenorāda, ja dokuments tiek nosūtīts augstākajām valsts varas un pārvaldes iestādēm, augstākai organizācijai, pakļautības organizācijām vai pastāvīgajiem korespondentiem.

Rekvizīts ir piestiprināts dokumenta veidlapā labajā pusē.

Mēģiniet nosūtīt dokumentu konkrētai personai.

Dokumentā var norādīt ne vairāk kā četras adreses.

Rekvizīti 16. Dokumenta apstiprinājuma zīmogs

Apstiprinājuma zīmogs ir oficiāla dokumenta rekvizīts, kas piešķir tā saturam normatīvu vai juridisku raksturu.

Pārvaldības dokumenti, kuriem nepieciešams zīmoga apstiprinājums.

Akti, uzdevumi, instrukcijas, standarti, saraksti, atskaites, plāni, programmas, noteikumi, tāmes, tarifu likmes, vienoto dokumentu formas, štatu tabulas, amatu apraksti, darbu vai pakalpojumu cenas.

Dokuments ir apstiprināts:

Ierēdnis (vadītājs);

Attiecīgā administratīvā dokumenta izsniegšana;

koleģiāls ķermenis.

Apstiprinot dokumentu, zīmogā ir vārds APSTIPRINĀJU, dokumenta saskaņotāja amata nosaukums, personīgais paraksts, tā atšifrējums un apstiprināšanas datums:

APSTIPRINĀT

izpilddirektors

CJSC "Biznesa konsultants"

Paraksts A.P. Ignatjevs

29.12.2005

Ja dokumentu apstiprina administratīvais dokuments vai koleģiāla institūcija, tad apstiprinājuma zīmogā jābūt tā dokumenta nosaukumam, numuram un datumam, kurā fiksēts apstiprināšanas lēmums.

APSTIPRINĀTS

pēc pasūtījuma

Ģenerāldirektors

CJSC "Biznesa konsultants"

datēts ar 2005.gada 29.decembri Nr.178

Ja uz dokumenta ir vairāki apstiprinājuma zīmogi, tad tie atrodas paralēli (pa kreisi un pa labi) vienā līmenī.

Atcerieties!

Apstiprinājuma zīmogam ir jāsastāv no vārda I APSTIPRINĀJU bez pēdiņām.

Apstiprinot dokumentu, instrumentālajā lietā norāda apstiprinošā dokumenta nosaukumu.

Ja dokumentu apstiprina vairākas personas, viņu paraksti tiek doti vienā līmenī.

Rekvizīti 17. Izšķirtspēja

Izšķirtspēja- tas ir uzraksts uz dokumenta, kuru uzlīmē amatpersona un kas satur viņa pieņemto lēmumu.

Dokumenta noformēšanas instrukcijā jānorāda: izpildītāja uzvārds un iniciāļi, rīkojuma saturs un izpildes termiņš.

Rezolūciju raksta ar roku dokumenta virsrakstā jebkurā vietā, kurā nav teksta. Rezolūciju atļauts sastādīt uz atsevišķām papīra lapām, norādot tā dokumenta reģistrācijas numuru un datumu, uz kuru rezolūcija attiecas.

I.S. Botkins

Sagatavot līguma projektu 26.12.2005

Paraksts 12.12.2005

Ja dokumentā norādīti vairāki izpildītāji, tad pirmajam tiek noteikts atbildīgais, bet papildu atzīmes netiek veiktas.

Rekvizīti 18. Teksta nosaukums

Teksta virsraksts ir dokumenta kopsavilkums.

Gramatiski virsraksts atbilst dokumenta veida nosaukumam:

darba rīkojums, akcionāru sapulces protokols, darba apraksts inženieris - tehnologs, ārējo sakaru nodaļas nolikums, iekšējie darba noteikumi, rīkojums par atvaļinājuma piešķiršanu darbiniekam.

Atcerieties!

Virsraksts atrodas pa kreisi virs dokumenta teksta.

Uz A5 formāta dokumentiem teksta virsraksts nav norādīts.

Virsraksts tiek drukāts zem veidlapas detaļām bez pēdiņām un nav pasvītrots.

Virsraksta beigās nav punkta.

Apjoms nedrīkst pārsniegt 5 rindiņas, katrā nedrīkst būt vairāk par 28–30 rakstzīmēm.

Rekvizīts 19. Atzīme uz dokumenta kontroles

Kontroles atzīme nozīmē, ka dokuments tiek pakļauts kontrolei tā izpildes procesā, lai nodrošinātu rezolūcijā noteiktos noteiktos termiņus vai standarta izpildes termiņus.

Dokumentam ir divu veidu termiņi:

1) standarta dokumenta noformēšanas termiņš- dokumenta noformēšanas termiņš, tipveida dokumentu grupai (piemēram, iedzīvotāju pārsūdzībām) tipveida pieprasījumu izpildes termiņš u.c.;

2) individuāls izpildes datums- saņemtajā dokumentā, instrukcijā vai rezolūcijā noteiktais dokumenta izpildes termiņš. Visi dokumenti, kuriem nepieciešama izpilde, ir pakļauti kontrolei.

Saskaņā ar GOST izpildes kontroles zīme tiek piestiprināta svarīgākajiem dokumentiem un tiek apzīmēta ar burtu "K", vārdu vai zīmogu "Kontrole". Skaidrības labad šo atribūtu var izcelt ar krāsu.

Rekvizīti 20. Dokumenta teksts

Dokumenta teksts- tas ir dokumenta galvenais atribūts, kas satur objektīvu un ticamu informāciju, kas izklāstīta īsi, precīzi, skaidri un nevainojami juridiski.

Saskaņā ar Krievijas Federācijas un Krievijas Federācijas veidojošo vienību tiesību aktiem par valsts valodām dokumenta teksts ir sastādīts krievu vai valsts valodā.

Dokumentu var uzrādīt anketas, tabulas, teksta veidā.

Lielus tekstus iedala rindkopās, rindkopās, apakšpunktos, sadaļās, kuras numurē ar arābu cipariem:

1.1.Apakšnodaļa

1.1.1.Prece

1.1.1.1. apakšpunkts

Saistīts teksts liels izmērs parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā norādīts dokumenta sastādīšanas iemesls, pamatojums un mērķis.

Otrajā daļā ir ietverti lēmumi, secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi un ieteikumi.

Pēc pavēles vienotības principiem strādājošo organizāciju dokumentos (pavēle, pavēle ​​u.c.), kā arī organizācijas vadībai adresētajos dokumentos teksts ir norādīts vienskaitļa pirmajā personā (“pavēlu”, “piedāvājums”. ”, “lūdzu”).

Koleģiālo institūciju dokumentos teksts ir izteikts vienskaitļa trešajā personā (“nolemj”, “lēma”).

Kopīgajos dokumentos teksts ir norādīts daudzskaitļa pirmajā personā (“pasūtām”, “nolēmām”).

Protokola tekstu norāda daudzskaitļa trešajā personā ("noklausījās", "runāja", "lēma", "lēma").

Dokumentos, kas nosaka organizāciju, to struktūrvienību tiesības un pienākumus (noteikumi, instrukcijas), kā arī satur aprakstu, faktu novērtējumu vai secinājumus (akts, sertifikāts), izmantojiet teksta noformējuma formu no trešās personas vienskaitļa. vai daudzskaitlī (“nodaļa veic funkcijas” , “ir daļa no apvienības”).

Teksts anketas formā satur nemainīgu informāciju par vienu objektu uz vairākiem rādītājiem. Anketu teksti visbiežāk tiek izmantoti HR un mārketinga dokumentos.

Teksts tabulas veidā satur informāciju par vairākiem objektiem vairāku iemeslu dēļ. Tabulas tiek plaši izmantotas pārskatu, plānošanas, finanšu un citos dokumentos.

Ja tabula ir novietota uz vairākām lapām, kolonnas tiek numurētas, un nākamajās lapās tiek drukāti tikai kolonnu numuri. Ja dokumentā ir vairākas tabulas, tad virs tabulas labajā pusē raksta vārdu “Tabula” un norāda tā kārtas numuru bez zīmes

Savienoto tekstu var izveidot patvaļīgi vai pamatojoties uz trafaretiem, kas satur nemainīgu informāciju un atstarpes, lai ieviestu mainīgu informāciju:

Veidņu tekstu izmantošana var ievērojami palielināt dokumentu apkopošanas ātrumu, vienlaikus novēršot teksta rediģēšanas un atkārtotas drukāšanas posmus. Trafaretu izmantošana ir īpaši efektīva, apkopojot dokumentus datorā.

Atcerieties!

Dokumenta teksti ir rakstīti krievu valodā, sūtot uz:

1) federālās valdības struktūras;

2) Krievijas Federācijas veidojošo vienību valsts iestādēm;

3) organizācijās un uzņēmumos, kas nav šīs vienības jurisdikcijā;

4) organizācijās un uzņēmumos, kas atrodas citu Krievijas Federācijas vienību teritorijā.

Rekvizīti 21. Atzīmējiet aplikāciju esamību

Administratīvajos dokumentos informācija par pieteikumu esamību ir norādīta tekstā.

Informācija par vēstuļu, sertifikātu, plānu, pārskatu uc pielikumu esamību tiek sastādīta šādā secībā.

Ja tekstā ir pilns pieteikuma nosaukums, tad atzīme par pieteikumu klātbūtni tiek saīsināta.

Pielietojums: uz 3 litriem. 3 eksemplāros.

Ja dokumentam ir tekstā nenorādīts pielikums, tad piezīmē par tā esamību jānorāda tajā iekļauto dokumentu pilns nosaukums.

1.pielikums. Tipiska instrukcija biroja darbs - 2 litri. 2 eksemplāros.

2. Dokumentu saraksts, kurā norādīti glabāšanas termiņi - par 4 litriem. 2 eksemplāros.

Ja vēstulei ir pievienots dokuments, kuram jau ir pielikums, tad atzīme par pielikumu esamību tiek veikta šādi.

Pielikums: Nomas līgums 03.04.2003 Nr.07/23 un tā pielikumi, kopā uz 12 lapām.

Uz iesietiem pieteikumiem lapu skaits nav norādīts.

Ja dokuments tiek nosūtīts uz vairākām adresēm un tā pielikums netiek nosūtīts uz visām adresēm, tas tiek atspoguļots piezīmē par pieteikuma esamību.

Pielietojums: uz 3 litriem. 2 eksemplāros. tikai pirmajā adresē

Uz pašiem pieteikumiem augšējā labajā stūrī ir izdarīta atzīme, kur rakstīts vārds “Iesniegums”, ar arābu cipariem pieteikuma numurs (ja ir vairāki), galvenā dokumenta nosaukums, datums un numurs.

1.pielikums

datēts ar 2005.gada 26.decembri Nr.76

Izteicienu "PIELIKUMA Nr." ir atļauts drukāt lielie burti, arī centrējiet šo izteiksmi, dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrācijas numuru attiecībā pret garāko rindu, piemēram:

1.pielikums

pēc CJSC "Atlant" direktora rīkojuma

datēts ar 2005.gada 26.decembri Nr.76

Rekvizīti 22. Paraksts

Paraksts- tā ir obligāta prasība jebkuram oficiālam un personiskam dokumentam. Nepieciešamā "Paraksta" sastāvā ietilpst:

1) dokumentu parakstītājas amata nosaukums (ar organizācijas nosaukumu, ja dokuments nav noformēts uz veidlapas, un bez organizācijas nosaukuma, ja dokuments noformēts uz veidlapas );

2) personiskais paraksts;

3) paraksta atkodēšana (iniciāļi un uzvārds).

ZAO Businessconsult ģenerāldirektors Paraksts A.P. Ignatjevs

Ja dokumentu paraksta vairākas amatpersonas, to paraksti tiek likti viens zem otra atbilstoši amatam:

ZAO Businessconsult ģenerāldirektors Paraksts A.P. Ignatjevs

CJSC "Businessconsult" galvenais grāmatvedis Paraksts I.P. Karpovs

Ja dokumentu paraksta vairākas līdzvērtīgas personas, viņu paraksti atrodas, piemēram, vienā līmenī.

Visām uzņēmuma pārziņā esošo dokumentu kopijām ir jābūt autentisks amatpersonu paraksti un vīzas apstiprinājums. Vienīgie izņēmumi ir izejošo vēstuļu kopijas, kurās paraksta vietā uz kopijas apliecības tiek uzlikta atzīme.

Ja nav amatpersonas, kuras paraksts bija paredzēts uz dokumenta projekta, tad dokumentu var parakstīt viņa vietnieks vai persona, kas rīkojas tā amatā. Šajā gadījumā obligāti jānorāda dokumentu parakstītājas faktiskais amats un uzvārds. Labo "Zam." vai "I.O." tiek ievadīti ar roku vai mašīnrakstā, pirms amata nosaukuma nav atļauts likt slīpsvītru vai prievārdu "par".

Koleģiālās institūcijas (AS biedru pilnsapulces, valdes uc) dokumentus paraksta šīs institūcijas priekšsēdētājs un sekretārs.

Komisijas sagatavotajos dokumentos norādīti nevis dokumenta sastādītāju faktiskie amati, bet gan atbildības sadalījums komisijas sastāvā (komisijas priekšsēdētājs, deputāti).

Atribūtu "Paraksts" noliek zem atribūta "Teksts" un drukā šādi: pozīcija - no kreisā lauka robežas; paraksta atšifrēšana - pēc 48 drukātām rakstzīmēm no kreisās malas robežas

Rekvizīti 23. Apstiprinājuma zīmogs

Koordinācija- tas ir dokumenta tekstā ietverto jautājumu sākotnējs apsvērums, kas nepieciešams, lai pieņemtu pareizo vadības lēmumi. Saskaņošana var tikt veikta gan ar amatpersonām organizācijas ietvaros (iekšējā saskaņošana), gan ar citu organizāciju amatpersonām (ārējā koordinācija). Ārējā apstiprināšana ietver arī dokumenta apstiprināšanu ar sabiedriskās asociācijas(darba kolektīvu padomes, arodbiedrību struktūras utt.).

Iekšējai saskaņošanai izmanto dokumentu apstiprinājumu, ārējai saskaņošanai izmanto apstiprinājuma zīmogu.

Apstiprinājuma zīmogā bez pēdiņām ir vārds "SASKAŅOTS", tās personas amata nosaukums, ar kuru dokuments ir saskaņots (ieskaitot organizācijas nosaukumu), personīgais paraksts, tā atšifrējums un datums.

PIEKRĪTU

Sabiedrisko attiecību nodaļas vadītājs

CJSC "Biznesa konsultants"

Paraksti S.B. Markins

29.12.2005

Saskaņojot dokumentu ar koleģiālo institūciju, apstiprinājuma zīmogā norāda dokumenta nosaukumu (nominatīvajā gadījumā), tā datumu un numuru.

PIEKRĪTU

Akcionāru sapulces protokols

26.12.2005 № 6

Ja dokumenta apstiprināšana tiek veikta, izsniedzot citu dokumentu, tad apstiprinājuma zīmogā norāda dokumenta veidu, tā autoru (organizācijas nosaukums), dokumenta datumu un indeksu:

PIEKRĪTU

Krievijas Zinātņu akadēmijas Prezidija vēstule

datēts ar 26.12.05. Nr.08-124

Atcerieties!

Atribūts "Līguma zīmogs" atrodas zem atribūta "Paraksts", un, ja ir vairāki apstiprinājuma zīmogi, tie parasti tiek ievietoti atsevišķā apstiprinājuma lapā.

Rekvizīts 24. Dokumentu apstiprināšanas vīzas

Dokumentu apstiprināšanas vīzas- dokumenta rekvizīti, norādot organizācijas amatpersonas - dokumenta autora piekrišanu vai nepiekrišanu tā saturam.

dokuments - vizē atkarībā no dokumenta rakstura un satura izpildītājs, ieinteresētās amatpersonas, juridisko, finanšu un saimniecisko dienestu atbildīgās personas, par šo jautājumu atbildīgās organizācijas vadītāja vietnieks, lietvedības dienesta vadītājs.

Vīzā ir iekļauts apstiprinātāja paraksts, paraksta atšifrējums (iniciāļi, uzvārds) un datums; ja nepieciešams, apstiprinātāja amats:

Paraksts A.S. Antoņenko

29.12.2005

Ja dokumentam ir komentāri, par to klātbūtni tiek izdarīta piezīme:

Komentāri pievienoti

Rūpnīcas "Krasnaya Zarya" direktors

Paraksts A.S. Antoņenko

29.12.2005

Vīzas tiek ielīmētas administratīvā dokumenta oriģināla pēdējās lapas otrā pusē, nosūtāmā dokumenta (vēstules) kopijai.

Ja apstiprināšanas procesā dokumenta projektā tiek veiktas būtiskas izmaiņas, tas ir atkārtoti jāapstiprina. Atkārtota saskaņošana nav nepieciešama, ja, pabeidzot dokumenta projektu, tiek veikti precizējumi, kas nemaina tā būtību.

Rekvizīti 25. Organizācijas zīmoga nospiedums

Zīmogu nospiedumi, kuros attēlots Krievijas Federācijas valsts ģerbonis, Krievijas Federācijas veidojošās vienības ģerbonis, Krievijas Federācijas pilsētas, rajona ģerbonis, kā arī organizāciju zīmogs (ar nosaukumu organizācijas), kurām nav tiesību attēlot valsts simbolus (turpmāk – zīmogs), tiek novietoti uz dokumentiem, kuros saskaņā ar spēkā esošajiem tiesību aktiem vai organizācijas normatīvajiem aktiem nepieciešama paraksta autentifikācija. Aptuvens apzīmogoto dokumentu saraksts: akti, līgumi, pilnvaras, garantijas vēstules, instrukcijas, tāmes, sertifikāti, hartas un organizāciju noteikumi, personāla tabulas, normas utt.).

Plombas ir oficiālas un vienkāršas.

Oficiālais zīmogs apaļa, centrā ir ģerboņa attēls, un pa apkārtmēru norādīts pilns iestādes nosaukums.

Vienkārši blīvējumi forma var būt: apaļa, kvadrātveida, trīsstūrveida un taisnstūrveida. Uz šādiem zīmogiem nav ģerboņa, bet ir tikai iestādes vai tās struktūrvienības nosaukums.

Atcerieties!

Zīmoga nospiedumam jābūt uzlīmētam tā, lai uzliktā zīmoga nospiedums un personīgais paraksts būtu labi salasāmi.

Burtiem uz veidlapas nav nepieciešams zīmogs.

To dokumentu saraksts, uz kuriem ir iespiests zīmogs:

1) civiltiesiski līgumi vai līgumi (par piegādēm, līgumiem, kopīgām darbībām, telpu īri, par darbu veikšanu utt.);

2) darba līgumi, līgumi par atbildību;

3) pilnvaras (saņemt inventāra priekšmetus, veikt uzņēmējdarbību šķīrējtiesā utt.);

4) objektu, iekārtu, veikto darbu, norakstīšanas, ekspertīzes u.c. pieņemšanas akti;

5) garantijas un komercvēstules (darbu, pakalpojumu uc veikšanai);

6) juridisko faktu apliecinošas izziņas;

7) oficiāli personas dokumenti (izglītības diploms, darba grāmatiņas, laulības apliecība u.c.);

8) grāmatvedības dokumenti (pasūtījumi u.c.);

9) akreditīva pieteikums, akcepta atteikums u.c.;

10) budžeta, banku, pensiju, maksājumu uzdevumi (konsolidēti bai valūtas saņemšanai un pārskaitīšanai, importam utt.);

11) bankām iesniegto čeku, budžeta rīkojumu reģistri

12) izziņas par apdrošinājuma summu, ieturēto un pienākošos algu izmaksu u.c.;

13) izmaksu tāmes (jaunu izstrādājumu ražošanai kapitālajai celtniecībai, izmaksu aprēķināšanai līgumam utt.);

14) iekārtu pieteikumi u.c.;

15) ceļošanas apliecības;

16) finanšu un saimniecisko darījumu veikšanai tiesīgo darbinieku zīmogu un parakstu paraugi;

17) specifikācijas (produktu, izstrādājumu utt.);

18) štatu tabulas un to izmaiņas.

Rekvizīti 26. Atzīme uz dokumenta kopijas apliecinājuma

Šis rekvizīts ir pievienots, lai kopijai piešķirtu juridisku spēku. Atzīme uz dokumenta kopijas apliecināšanas sastāv no vārda "pareizi", kopiju apliecinošā darbinieka amata nosaukuma, personīgā paraksta, tā atšifrējuma un apliecināšanas datuma.

Pa labi

Sabiedrisko attiecību nodaļas vadītājs

ZAO Businessconsult paraksts S.B. Markins

29.12.2005

Atcerieties!

Ja dokumenta kopija tiek nosūtīta citai iestādei vai izsniegta, tad apliecinājuma zīmi apliecina zīmogs.

Pa faksu nosūtītam dokumentam nav juridiska spēka, tāpēc apliecinātas kopijas tiek nosūtītas pa pastu.

Rekvizīti 27. Piezīme par dokumenta izpildītāju

Rekvizīts nodrošina operatīvu saziņu ar dokumentu sastādītāju, lai noskaidrotu un precizētu radušos jautājumus.

Atzīme par izpildītāju ietver dokumenta izpildītāja uzvārdu (vai uzvārdu, vārdu, uzvārdu) un viņa tālruņa numuru.

Rekvizīts atrodas dokumenta pēdējās lapas priekšpusē vai aizmugurē apakšējā kreisajā stūrī.

Jā. Kondratjevs

248 75 39

Jūlija Pavlovna Kondratjeva 248 75 39

Ja dokuments ir pavairojams, tad priekšpusē ir piezīme par izpildītāju.

Rekvizīti 28. Atzīme par dokumenta noformēšanu un nosūtīšanu uz lietu

Rekvizīts tiek uzlīmēts tikai uz noformētajiem dokumentiem, kuri tiek nodoti lietā turpmākai glabāšanai un izmantošanai uzziņas vajadzībām.

Norādiet informāciju dokumenta pirmajā lappusē apakšējā malā.

Atcerieties!

Rekvizīti ietver:

Vārds "Uzņēmējdarbībā";

Lietas numurs, kurā tiks glabāts dokuments (iespējams, ar norādi uz gadu);

Dokumenta izpildītāja paraksts;

Zīmes datums.

Izpildes atzīmi noliek un datē vai nu pats izpildītājs, vai struktūrvienības vadītājs.

Lietā 13–45 par 2005.g

Paraksts 24.01.2005

Vēstule nosūtīta

23.12.2005 № 01–11/201

Lietā 7–1 Paraksts 24.12.2005

Ziņots pa telefonu O.A.Antonovai 23.12.2005

Gadījumā, ja 02-7

Paraksts 24.12.2005

Rekvizīts 29. Atzīme uz dokumenta saņemšanas organizācijā

Atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā tiek uzlīmēta uz ienākošajiem dokumentiem ar roku vai izmantojot īpašu reģistrācijas zīmogu.

Rekvizītā ir norādīts kārtas numurs, dokumenta saņemšanas datums, stundas un minūtes, ja nepieciešams.

Atzīme atrodas dokumenta pirmās lapas priekšpuses apakšējā labajā stūrī.

Rekvizīts 30. Dokumenta elektroniskās kopijas identifikators

Dokumenta elektroniskās kopijas ID- šī ir atzīme, kas tiek ievietota katras dokumenta lapas apakšējā kreisajā stūrī un satur faila nosaukumu uz mašīnas datu nesēja, operatora kodu, datumu, ražošanas vietu un citus organizācijā pieņemtos meklēšanas datus.

Vēlams norādīt pilns ceļš uz failu:

C: \Pavēles personālam\ Izmailovs

GOST R6.30-2003 satur prasības veidlapām, uz kurām tiek sastādīti uzņēmuma dokumenti. Saskaņā ar GOST prasībām tiek izmantotas A4 (210x297 mm) vai A5 (148x210) formāta veidlapas.

1. tabula. Patēriņa papīra formātu izmēru raksturlielumi (mm)

Papīram, ko izmanto veidlapu izgatavošanai, jābūt baltam vai izņēmuma gadījumos gaiši krēmkrāsas vai dzeltenam. Pastāvīgās glabāšanas dokumentu veidlapas jāsagatavo uz augstākās kvalitātes papīra.

Dokumentu veidlapās kreisajai piemalei jābūt vismaz 20 mm, labajai - vismaz 10 mm, augšējai (ieskaitot detaļu lauku 01,02,03,16,19) - vismaz 20 mm, apakšai - vismaz 20 mm. vismaz 20 mm.

Dokumentu veidlapas galvenokārt jāveido tipogrāfiskā veidā. Pagaidu uzglabāšanas dokumentiem ir atļauts izmantot veidlapas, kas iegūtas ar operatīvo drukas rīku (fotokopiju) palīdzību, kā arī reproducēt visus nepieciešamos veidlapas rekvizītus tieši, veidojot konkrētu dokumentu personālajā datorā.

Veidlapas tiek izgatavotas tikai ar tipogrāfisku metodi, kam kā rekvizīts ir Krievijas Federācijas valsts ģerbonis vai Federāciju veidojošās vienības ģerbonis un uz kurām attiecas stingra atbildība. Tas pats noteikums jāievēro, izgatavojot organizāciju formas un organizācijas reģistrētā logotipa attēlu.

GOST nosaka šāda veida organizatorisko un administratīvo dokumentu formas organizācijai, tās struktūrvienībai un amatpersonai:

1) vispārīgu veidlapu jebkura veida dokumentu (izņemot vēstuli) izgatavošanai;

2) veidlapa;

3) noteikta veida dokumenta veidlapu (izņemot vēstuli).

Visu veidu veidlapas var izgatavot gan uz leņķiskā, gan gareniskā dokumentu sakārtojuma pamata. Ar detaļu garenisko izvietojumu to robežas tiek pagarinātas līdz formas labā lauka robežai.

Gadījumos, kad nacionālajā un krievu valodā drukātās detaļas tiek novietotas stūra versijai atvēlētajā zonā, vēlams izgatavot veidlapas ar detaļu atrašanās vietu stūrī. Turklāt katrs atribūts ir norādīts augšpusē valsts valodā, bet zemāk - krievu valodā.

1.2. Biznesa dokumentācijas stilistika

Valoda- cilvēku runas mijiedarbības līdzekļu kopums. Literārā valoda- runas veids, kas vēsturiski veidojies uz krievu rakstniecības un literatūras bāzes. Tā ir literatūras un mākslas, zinātnes, valsts iestāžu, skolu, drukas, radio un televīzijas valoda. Kā saziņas līdzeklis nācijas, valsts mērogā literārā valoda pretojas, no vienas puses, dialektiem (vietējo, teritoriāli ierobežoto dialektu īpatnībām), no otras puses, žargoniem (šauru sociālo slāņu runas īpatnībām). un grupas).

Formāls biznesa stils- tās ir oficiālo, galvenokārt organizatorisko un administratīvo (akts, ziņojums, oficiāla vēstule, rezolūcija, rīkojums utt.), kā arī diplomātisko dokumentu valodas pazīmes.

Oficiālajam biznesa stilam ir raksturīgs vārdu lietojums tikai tādās nozīmēs, kas ir atzītas par vispārējas literārās vārda lietošanas normu, kā arī nozīmēs, kas ir tradicionālas tieši biznesa dokumenti, kas nepārkāpj to stilistisko vienveidību un atbilst vispārējai lietišķās valodas standartizācijas tendencei.

Vārdu krājuma atlase ietver Uzmanīga attieksme uz vārdu leksisko nozīmi. Atsevišķu vārdu leksiskās nozīmes nezināšana noved pie tādām kļūdām kā: "nepieciešams uzlabot zootehniskos un veterināros pakalpojumus lopkopībā" (lopkopības pakalpojumus var uzlabot, bet ne lopkopību), "samazināt ražošanas izmaksas" (tas ir iespējams samazināt preču, produktu pašizmaksu, bet ne pašizmaksu; iespējamais variants: "samazināt izmaksas").

Oficiālo dokumentu valodai ir dažas īpatnības.

1. Nepieciešamās dokumentu kvalitātes ir informācijas pilnīgums un savlaicīgums, formulējuma precizitāte, kodolīgums. Dokumenta sastādītāja galvenais uzdevums ir skaidri atspoguļot informāciju, kurai ir (iegūst) juridisks spēks.

Neitrāls prezentācijas tonis ir lietišķās etiķetes norma. Personīgais, subjektīvais moments jāsamazina līdz minimumam. Tāpēc ārā biznesa runa ir, piemēram, formas ar emocionāli izteiksmīgu krāsojumu (lietvārdi un īpašības vārdi ar piedēkļiem subjektīvs vērtējums, starpsaucieni). Sarunvalodas, sarunvalodas, dialekta uc vārdu un frazeoloģisko vienību izmantošana lietišķajā runā ir nepieņemama.

2. Lietišķajos tekstos lietojamo valodas vienību veidu ierobežojums un vispārējais dokumentu formas regulējums nosaka citu. vissvarīgākā īpašība lietišķā runa, atsevišķu valodas formu biežums atsevišķās dokumentu tekstu sadaļās. Kā vienkāršāko piemēru var norādīt nominatīvu reģistru formu absolūtu pārsvaru dokumentu noformējuma elementos, uz anketu vai tabulu principa veidotos tekstos.

Vārds ir valodas galvenā vienība. Vārdi apzīmē objektus, zīmes, darbības. Teikumus veido vārdi – galvenie domu izteikšanas līdzekļi.

Vietniekvārdiem ir liela nozīme runā. Īpaša loma ir vietniekvārdiem. Viņiem nav leksiskas nozīmes, bet runā tie iegūst ļoti specifisku nozīmi, jo tie aizstāj pilnvērtīgus vārdus vai norāda uz tiem. Daļiņas, prievārdi, saikļi pilda servisa funkcijas - piedalās sarežģītu vārdu formu veidošanā, piešķir vārdiem vai teikumiem papildu semantiskas nokrāsas, kalpo kā saziņas līdzeklis starp vārdiem vai teksta daļām uc Starpsaucieni ir runas žesti, kas signalizē runātāja emocionālā uztvere vienā vai citā dzīves vai runas situācijā.

Atcerieties!

Starpsaucienu izmantošana lietišķajā runā nav atļauta.

Runas kļūdas, kas saistītas ar vārda nozīmes nezināšanu.

Runas semantiskā precizitāte- viens no galvenajiem nosacījumiem, kas nodrošina lietišķā teksta praktisko un bieži vien juridisko vērtību. Nepareizi izvēlēts vārds sadegs, lai sagrozītu ziņojuma jēgu, radīs iespēju divējādi interpretēt to vai citu frāzi un piešķirs tekstam nevēlamu nokrāsu, tāpēc ir svarīgi pareizi lietot atsevišķus vārdus un frāzes.

Paronīmi- tie ir līdzīgi skanīgi viensaknes vārdi, kas atšķiras pēc nozīmes: garantēts - garantēts, vieta - vieta, ieelpot - elpot. Paronīmu sajaukšana ir viens no rupjākajiem literārās runas normu pārkāpumiem.

Sinonīmi- tie ir vārdi ar vienādu vai ļoti tuvu nozīmi: nākotne - nāk, steidzieties - steidzieties, būvēt - būvēt. Neuzmanība pret sinonīmu nozīmju nokrāsām, tradicionālo leksiskās saderības normu nezināšana var izraisīt semantisku kļūdu.

Pleonasms (no grieķu valodas - pārpilnība)- tā ir daļēja frāzi veidojošo vārdu nozīmju sakritība: neaizmirstams suvenīrs (suvenīrs - piemiņa), kopīga sadarbība (sadarbība - kopīga problēmu risināšana, kopīgs darbs). Pleonasmu klātbūtne tekstā parasti tiek uzskatīta par runas trūkumu, nespēju precīzi un kodolīgi izteikt domu.

Literārās pareizības un runas kultūras normu pārkāpums ir arī tautoloģija - semantiski atkārtojumi, kas rodas gadījumos, kad teikumā blakus atrodas vienas saknes vārdi: Iebūvēto vienību lietošanas priekšrocības ...; Apsveriet šādus faktus…; Šī parādība pilnībā izpaužas apstākļos. Tautoloģiski atkārtojumi padara frāzi disonējošu. Turklāt tie apgrūtina uztveršanu, jo piesaista sev īpašu uzmanību.

Homonīmi- tie ir vārdi, kas pēc skaņas sakrīt, bet atšķiras pēc nozīmes: sīpols - “ierocis” un sīpols - “augs”; laulība ir “laulība” un laulība ir “trūkums, trūkums, trūkums”.

Vārdu krājuma lietošana mutvārdu runa.

Mutiskās runas vārdu krājums aptver dažādas vārdu grupas, kas ir nevienlīdzīgas gan pēc apjoma, gan savā vietā valodā. Atšķirt sarunvalodas vārdus no sarunvalodas.

UZ sarunvaloda nēsājiet tādus vārdus kā runātājs, augstprātīgs, meistars, kašķīgs, biedējošs, uzjautrinošs, laipns, stiprāks. To izmantošana aprobežojas ar atvieglinātas, neformālas komunikācijas sfēru. Šie vārdi bieži tiek lietoti sarunā, draudzīgā sarakstē, bet oficiālajos tekstos tie ir nevietā.

UZ sarunvaloda ir pieņemts piedēvēt tādus vārdus kā sieviete, sieviete, puņķis, svētlaimei, melošanai, čīkstēšanai. Šādi vārdi tiek uztverti kā vulgāri.

Slenga vārdi ir blakus sarunvalodas vārdiem - vārdu krājumam, kas raksturīgs dažiem šauriem sociālajiem slāņiem: pāris - "divi", stimuls - "krāpšanās lapa" - no studentu žargona; lācis - "ugunsdrošs kabinets", karbonāde - "zagt" - no noziedznieku žargona utt.

Profesionāli tuva slengam - slenga vārdnīca: stūre - braucējiem ir "stūre", bet sportistiem un līdzjutējiem "nulle punktu"; bast kurpes - starp zvejniekiem "lielie asari"; pļāpāt - pilotiem ir "slikta lidmašīnas nosēšanās". Iegūstot vispārēju slavu, slengs un profesionālie slenga vārdi tiek iekļauti tautas valodas kategorijā.

Īpašu vietu mutvārdu runas vārdnīcā ieņem dialektismu- vietējiem tautas dialektiem raksturīgi vārdi: modrs - "skaidra, saulaina, bet auksta vējaina diena"; nalyo - "akmeņaina grēda ezera dibenā", kā arī tādas vārdu formas kā nāk (nevis nāk), bylycha (nevis tas notika) utt.

Ja sarunvalodas vārdu lietošana ir iespējama jebkuros apstākļos, izņemot oficiālos tekstus, tad sarunvalodas vārdu, žargonu un dialektismu lietošana ir pieļaujama tikai kā īpaši stilistiski līdzekļi (piemēram, daiļliteratūrā un žurnālistikas darbos, kad nepieciešams reproducēt vides lingvistiskās iezīmes, sniegt varoņu runas aprakstu).

Citos apstākļos mutiskās runas vārdu krājuma lietošana no mūsdienu literārās valodas normu viedokļa, nepieņemami.

Vissavienības tehniskās un ekonomiskās informācijas un citu normatīvo un tehnisko dokumentu klasifikatori izmanto standartizētu terminoloģiju.

Ietver arī īpašu vārdu krājumu profesionalitāte. Profesionālisms rodas galvenokārt divos gadījumos:

1) ja specialitātei vai darbības veidam nav savas izstrādātas terminoloģijas (piemēram, medības, makšķerēšana, spēles u.c.);

2) kā sarunvalodas, neformālus terminu aizstājējus; piemēram, dzīvajā runā ļoti bieži tiek vienkāršotas oficiāli pieņemtās terminoloģiskās kombinācijas: kardāna ierīce - kardāns, transmisijas mehānisms - transmisija utt .; Bieži parādās aizgūto terminu krievu varianti: oftalmologs - acs, transplantācija - transplantācija utt.

Profesionālismu parasti saprot un parasti izmanto noteiktā specialitātē. Tomēr to izmantošana oficiālajos tekstos nevēlama.

Vārdnīcā, no vienas puses, ir novecojusi leksika, no otras puses – jauni vārdi (tā sauktie neoloģismi). Jaunu vārdu rašanās un novecojušo vārdu zaudēšana valodā ir dabiska parādība: jauniem jēdzieniem ir nepieciešams to lingvistiskais iemiesojums; gluži pretēji, vairākas parādības kļūst par pagātni, daži jēdzieni zaudē savu aktualitāti, savu sociālo nozīmi.

Pamatstāvoklis pareiza lietošana neoloģismi un novecojuši vārdi - to lietojuma pamatojums šajā kontekstā. Oficiālajos lietišķajos tekstos jūs nevarat izmantot tāda veida arhaisku kleriālismu pēc saviem ieskatiem, es pievienoju šo, iepriekš minēto likumpārkāpēju, saņemot tādu. Daudzi jauni profesionālismi tajos ir nevietā, īpaši gadījumos, kad domu var izteikt vispārīgi literāras lietošanas vārdos vai ar "legalizētu" terminu palīdzību.

Aizņēmies nosauc vārdus, kas krievu valodā ienākuši no citām valodām. Vārdu aizgūšana, kas raksturīga visām valodām, ir saistīta ar tirdzniecību, zinātnisku, tehnisku un kultūras saziņu starp tautām. Jaunu jēdzienu apgūšanu bieži pavada to svešvārdu un apzīmējumu asimilācija.

Pareiza aizgūtu vārdu lietošana dažos gadījumos rada zināmas grūtības. Galvenais no tiem ir aizgūtu vārdu lietošana noteiktā valodas stilā, konkrētā kontekstā.

Frazeoloģismi- tas ir stabilu, holistisku sastāva un nozīmes vārdu un izteicienu kombināciju kopums, piemēram, lidināšanās mākoņos, Ahileja papēdis, īpatnējais svars, Sīzifa darbs.

Atcerieties!

Frazeoloģiskās vienības nedrīkst izmantot oficiālajos dokumentos. Tomēr, sagatavojot vadītāja runu, tas ir iespējams pareizs pielietojums frazeoloģiskās vienības.

Lai nepieļautu kļūdas, sastādot biznesa dokumentāciju un gatavojot runas un ziņojumus, sekretāram jāprot orientēties vārdnīcās un uzziņu grāmatās par krievu valodu un praktisko stilu.

Skaidrojošās vārdnīcas. Krievu valodas skaidrojošajā vārdnīcā ir sniegta vārdu interpretācija, tas ir, paskaidrots, kādā nozīmē vārds tiek lietots, kādas nozīmes nokrāsas tas var izteikt.

Paskaidrojošā vārdnīca norāda arī vārda pareizrakstību, atzīmē gramatisko formu veidošanos, frazeoloģiskos pavērsienus ar doto vārdu u.c. Ļoti svarīgi, ka daudzās skaidrojošās vārdnīcās ir atzīmēts vārdu stilistiskais krāsojums, to norāda, kad vārds pārsvarā tiek izmantots un ko izteiksmīgas iespējas pieder.

D. N. Ušakova redakcijā "Krievu valodas skaidrojošā vārdnīca".Šī skaidrojošā vārdnīca ir normatīva: tā atspoguļo mūsdienu literāro lietojumu. Vārdnīcas normatīvais raksturs izpaužas arī stingrā vārdu atlasē un galvenokārt stilistisko atzīmju sistēmā, kas parāda, kā un kad var lietot konkrētu vārdu. Ušakova rediģētā skaidrojošā vārdnīca saglabā savu nozīmi līdz mūsdienām. Vienīgi jāatceras, ka kopš vārdnīcas izdošanas dažu vārdu rakstība un nozīme ir mainījusies; dažādi tiek vērtēta arī daudzu vārdu stilistiskā piederība.

"Krievu valodas vārdnīcā" S.I. Ožegovs tiek atzīmētas vārdu galvenās nozīmes. Interpretācijas ir formulētas ļoti īsi. Ilustratīvais materiāls ir ārkārtīgi saīsināts.

V. Dals "Dzīvās lielās krievu valodas skaidrojošā vārdnīca(4 sējumos). Kopā ar pirmās puses literārās valodas vārdu krājumu. 19. gadsimts šeit ir reģionālie vārdi, dažādu profesiju un amatu terminoloģija, aptuveni 30 tūkstoši sakāmvārdu un teicienu.

Blakus ir krievu valodas skaidrojošās vārdnīcas svešvārdu vārdnīcas. To galvenais mērķis ir sniegt vārdu un terminu skaidrojumu. svešas izcelsmes atrodami literatūrā (zinātniskajā, tehniskajā, sociālpolitiskajā utt.).

Svešvārdu vārdnīca satur svešvārdus un terminoloģiskās kombinācijas, kas iekļautas atšķirīgs laiks krievu valodā. Šī ir izplatīta vārdu krājums un termini dažādām zināšanu nozarēm. Savā pamatā tā ir skaidrojoša vārdnīca. Tomēr atšķirībā no krievu valodas skaidrojošajām vārdnīcām tajā ir detalizēti piemēri konkrēta vārda lietojumam. Interpretējot nozīmes, bieži tiek sniegta enciklopēdiska rakstura informācija. Jānorāda vārda izcelsme.

Mūsdienu vārdu lietojuma pareizības vārdnīcas-uzziņu grāmatas. Ortopēdiskās un pareizrakstības vārdnīcas.

Pareizas vārdu lietošanas vārdnīcās-uzziņu grāmatās aplūkotas dažādas grūtības, kas saistītas ar vārdu izvēli. Šādu uzziņu grāmatu galvenais mērķis ir palīdzēt rakstītājam izvēlēties no valodā jau esošajām grāmatām dažādi veidi izteicieni ir vispareizākie, visatbilstošākie konkrētajā runas situācijā.

L.P.Krišina un L.I. vārdnīca-uzziņu grāmata "Krievu runas pareizība". Skvorcova. Šīs grāmatas galvenais materiāls bija pēdējo gadu desmitu novērojumi par vārdu lietojumu periodikā, daiļliteratūrā, populārzinātniskos izdevumos un sarunvalodā.

“Krievu valodas grūtības. Vārdnīca-uzziņu žurnālists" izd. L.I. Rahmanova.Šajā vārdnīcā ir grūti lietojami vārdi. Tas ir sastādīts, pamatojoties uz materiāliem no avīzēm, sabiedriski politiskiem un populārzinātniskiem žurnāliem, radio un televīzijas programmām.

Vārdnīca-uzziņu grāmata "Sarežģīti krievu valodas vienas saknes vārdu lietošanas gadījumi" Yu.A. Beļčikovs un M.S. Panjuševa. Šis ir ceļvedis to vārdu ar vienu sakni normatīvajam lietojumam, kas rakstiskā un mutiskā runā rada grūtības šo vārdu līdzības dēļ: kaujinieks - kaujinieks, maksājums - samaksa - samaksa utt. Vārdnīcā ir galvenokārt izplatīti vārdi. ; īpašie vārdi, kā arī dialekta, sarunvalodas un novecojuši vārdi, kā likums, netiek ņemti vērā. Katrs vārdnīcas ieraksts sniedz pareizā vārda piemērus un izskaidro nepareizas vārda lietošanas gadījumus.

D. E. Rozentāla un M. A. Teļenkovas "Krievu valodas grūtību vārdnīca". Vārdnīca ne tikai reģistrē sarežģītus pareizrakstības, izrunas, vārdu lietojuma gadījumus, bet arī sniedz normatīva rakstura ieteikumus. Dažos gadījumos sastādītāji sniedz stilistisku vārdu, frāžu, dažādu formu un struktūru aprakstu, izrunas iespējas, iekļauj atzīmes, kas norāda izplatīšanas apjomu.

"Krievu valodas gramatisko grūtību vārdnīca" T.F. Efremova un V.G. Kostomarovs sastāv no divām daļām. Pirmais sistematizē lietvārda, īpašības vārda un darbības vārda gramatiskās kategorijas. Otrajā daļā ir raksti par grūti lietojamiem vārdiem.

Ortopēdiskajās vārdnīcās ir norādītas vārdu literārās izrunas normas. Tātad viņi atzīmē stresa vietu vārdā, dažu skaņu kombināciju izrunas iezīmes, veidošanās un izrunas iezīmes. individuālas formas vārdi utt.

"Akcentu vārdnīca radio un televīzijas darbiniekiem" F.L. Ageenko un M.V.Zarva. Atšķirībā no citām šāda veida publikācijām šajā vārdnīcā ir iekļauta informācija par daudzu īpašvārdu izrunu.

"Krievu valodas ortopēdiskā vārdnīca", red. R.I. Avanesova satur ne tikai informāciju par izrunu un uzsvaru, bet arī par 63 500 vārdu gramatiskajām formām.

Pareizrakstības vārdnīca pārbauda vārdu pareizrakstību. Vispilnīgākā no mūsdienu pareizrakstības vārdnīcām ir "Krievu valodas pareizrakstības vārdnīca" rediģēja S. G. Barhudarovs, I. F. Protčenko, L. I. Skvorcovs.

Var noderēt vārdnīcas — Pilnīgi vai atsevišķi? B.3. Bukčina un L. P. Kalakutskaja, "Lielie vai mazie burti?" D. E. Rozentāls.

"Krievu valodas frazeoloģiskā vārdnīca", ko rediģēja A.I. Molotkovs. Vārdnīca sniedz frazeoloģisko vienību nozīmju interpretācijas, sniedz dažādas to lietojuma formas, to sinonīmus un antonīmus, dažos gadījumos arī informāciju par frazeoloģisko vienību izcelsmi. Izmantojot klasiskās un mūsdienu krievu literatūras piemērus, tiek parādīts, kā runā tiek izmantotas frazeoloģiskās vienības.

Citas vārdnīcas.

Aleksandrova Z.E. "Krievu valodas sinonīmu vārdnīca". Vārdnīcā ir doti sinonīmi un sinonīmi vārdu savienojumi, t.i., vārdi un vārdu savienojumi, kas ir identiski un pēc nozīmes. Tie veido virkni, kurā vārdu krājuma vienības atrodas atkarībā no tuvuma pakāpes no sākotnējā virsraksta nozīmes.

Akhmanova O.S. "Krievu valodas homonīmu vārdnīca". Vārdnīcā ir vairāk nekā 2000 vārdnīcas ierakstu, kas satur homonīmu pārus vai grupas (vārdi, kas dažādu valodas procesu rezultātā skan vienādi, piemēram, izkapts - "mati", izkapts - "pļaušanas rīks" un izkapts - "sēklis"). Vārdnīcas ierakstā ir norādes par homonīmu veidošanās veidu, kā arī gramatiskā, stilistiskā un cita informācija, kas uzsver homonīmu pretstatījumu. Vārdnīcai pievienoti indeksi un pielikumi.

Ļvova M.R. "Krievu valodas antonīmu vārdnīca". Vārdnīcā ir mūsdienu krievu valodā plaši izmantotie antonīmi, kas apvienoti pa pāriem. Vārdnīcas ieraksti atklāj antonīmu nozīmes, sniedz informāciju par antonīmiskajiem sinonīmiem, antonīmu ligzdām, sniedz piemērus no daiļliteratūras darbiem, kas ilustrē antonīmu lietojumu.

Citēšanas noteikumi.

Bieži vien, sagatavojot vadītāja runu, tiek izmantoti citāti, kuru noformējumam jāatbilst šādām prasībām:

1) citātam jābūt pilnīgam. Nav pieļaujams citātus saīsināt, atstājot tajos tikai daļu no argumentācijas, argumentiem, kas autoram ir nepieciešami;

2) citētais teksts jāliek pēdiņās bez izmaiņām. Vārdu, teikumu vai rindkopu izlaišana nav pieļaujama, nenorādot, ka tiek izveidots šāds robs (šādas nepilnības parasti tiek apzīmētas ar punktu). Vārdu aizstāšana nav atļauta. Jāsaglabā visas autora pareizrakstības pazīmes;

3) vienā citātā nevar apvienot vairākus fragmentus, kas ņemti no dažādām citētā avota vietām (lai gan šie fragmenti var būt gan loģiski saistīti, gan materiālā viendabīgi;

4) visiem citātiem jāpievieno norāde uz avotu.

Saīsinājumi.

Dokumentu tekstu izmantošana Dažādi saīsinājumi, kas norādīti "Krievu valodas saīsinājumu vārdnīcā":

1) pasta informācija:

pilsēta\u003d pilsēta, reģions = reģions, rajons = rajons,

Pastkaste = pasta kaste, pr-d = ceļojums, pr-t = avēnija;

2) ģeogrāfiskie jēdzieni:

ezers = ezers, r. = upe;

3) amatu nosaukumi un nosaukumi:

prof. = profesors, biedrs. - korr. = atbilstošais dalībnieks, un. O. = aktiermāksla;

4) vārdu “gads”: 2005.gadā, 2002.–2004.gadā, 2003./2004.pārskata gadā;

5) naudas vienības: 300 rubļi, 70 kapeikas, 30 rubļi. 75 kapeikas, tūkstoš rubļu, 18 miljoni dolāru;

6) teksta apzīmējumi:

7) Vienības:

kg = kilograms, km = kilometrs, ha = hektārs, 0C = Celsija grāds, W = vats.

Daudzi iestāžu un organizāciju saīsinātie nosaukumi ir oficiāli legalizēti. Daži no tiem ar pilna vārda pirmajiem burtiem (alfabētiskie saīsinājumi), piemēram, Maskavas Valsts universitāte (Maskava Valsts universitāte); pēc zilbju principa, piemēram, Veselības un sociālās attīstības ministrija (Veselības un sociālās attīstības ministrija); pēc jaukta principa, piemēram, Giproholod (Valsts ledusskapju, saldējuma rūpnīcu, sausā un ūdens ledus un šķidrā oglekļa dioksīda rūpnīcu projektēšanas institūts). Tajā pašā laikā alfabētiskie saīsinājumi, kas tiek lasīti pa zilbēm, tiek noraidīti kā parastie vārdi. Izņēmums ir vārds HPS un tamlīdzīgi, kas neatkāpjas.

Vārdu saīsinātais apzīmējums pilnībā atbilst vēlmei ievietot maksimālo informācijas daudzumu minimālajā teksta daudzumā. Bet saīsinātajiem rakstības veidiem ir jābūt lasītājam saprotamiem, piemēram, saīsinājumiem "buk.", "buh". zināms tikai speciālistiem ("dižskābardis." - velkonis, "bukh." - līcis). Taču dokuments, kurā vārds lietots saīsinātā formā, var būt paredzēts ļoti plašam cilvēku lokam. Šajā gadījumā saīsinājums jāaizstāj ar pilnu pareizrakstību. Jāņem vērā arī tas, ka teksta piesātinājums ar saīsinājumiem it kā samazina dokumenta oficiālo toni.

Saīsinājumu rakstībai jābūt vienotai. Nav pieļaujams, piemēram, vienā tekstā saīsināt vārdus "rajons" un "r.", un "rajons". Fizisko lielumu vienību apzīmējumus nav iespējams saīsināt, ja tos lieto bez cipariem. Izņēmums ir fizisko lielumu vienības tabulās un formulās iekļauto burtu apzīmējumu dekodēšanā.

Oficiālajos tekstos nedrīkst būt pretrunas vārdu, ģeogrāfisko nosaukumu, terminu, amatu, iestāžu uc rakstībā. Tātad, ja kādu dienu uzvārdu raksta ar diviem iniciāļiem, piemēram, “Ivanovs V.V.” vai “V.V. Ivanovs”, jāturpina rakstīt tāpat.

Valsts vadītāja amata nosaukumu raksta ar lielo burtu:

Krievijas Federācijas prezidents.

Krievijas Federācijas prezidenta pakļautībā esošo struktūru nosaukumos pirmais vārds un īpašvārdi tiek rakstīti ar lielo burtu:

Krievijas Federācijas prezidenta administrācijas vadītājs;

Krievijas Federācijas prezidenta padomnieks;

Krievijas Federācijas valdības priekšsēdētājs;

Visi vārdi ar lielo burtu ir rakstīti šādos nosaukumos:

Krievijas Federācijas valdība;

Krievijas Federācijas valdības padome;

Baškortostānas Republikas Ministru padome utt.

Krievijas Federācijas un tās sastāvā esošo republiku ministriju, valsts komiteju un citu centrālo valdības struktūru nosaukumos pirmais vārds tiek rakstīts ar lielo burtu. Ja frāzē ir ietverti īpašvārdi vai citu institūciju nosaukumi, šie īpašvārdi un nosaukumi tiek rakstīti tāpat kā tad, ja tos lieto atsevišķi. In daudzskaitlis vai ne kā īpašvārdu norādītā veida nosaukumu raksta ar mazo burtu: "valdība", "ministrija", "republikas ministrijas", "valsts komiteja", "valsts komitejas".

Tiesu iestāžu nosaukumus parasti raksta šādi:

Krievijas Federācijas Konstitucionālā tiesa;

Krievijas Federācijas Augstākā tiesa;

Krievijas Federācijas Augstākā šķīrējtiesa.

Attiecīgo struktūru un amatu nosaukumi Krievijas Federācijas republikās ir rakstīti līdzīgā veidā:

Baškortostānas Republikas Augstākā tiesa;

Udmurtijas Republikas Augstākā šķīrējtiesa.

Visos citos gadījumos vārdus "tiesa", "tiesnesis", "valsts šķīrējtiesnesis" raksta ar mazo burtu.

Augstāko valsts varas un pārvaldes orgānu aktu nosaukumos Krievijas Federācijas lielie burti tiek izmantoti šādi:

Krievijas Federācijas konstitūcija (pamatlikums);

Cilvēka un pilsoņa tiesību un brīvību deklarācija;

Federālais līgums;

Krievijas Federācijas tiesību aktu pamati;

Krievijas Federācijas likums "Par Krievijas Federācijas prokuratūru";

Krievijas Federācijas Administratīvo pārkāpumu kodekss;

Krievijas Federācijas prezidenta dekrēts;

Krievijas Federācijas valdības rīkojums.

Tiek rakstīti lielie burti amatu nosaukumi Krievijas Federācijas valsts varas un pārvaldes sistēmā:

Šo amatu nosaukumi ir ar lielo burtu:

Krievijas Federācijas prezidenta Valsts juridiskā departamenta vadītājs;

Krievijas Federācijas prezidenta administrācijas kontroles nodaļas vadītājs;

Krievijas Federācijas iekšlietu ministra pirmais vietnieks;

Krievijas Federācijas veselības ministra vietnieks;

Krasnojarskas apgabala administrācijas vadītājs;

Sahalīnas reģiona gubernators;

Sanktpēterburgas mērs.

Sabiedrisko organizāciju vadītāju amatu nosaukumus raksta ar mazo burtu:

Krievijas Neatkarīgo arodbiedrību federācijas priekšsēdētājs;

Krievijas Īrnieku un uzņēmēju savienības prezidents.

Nosaukumi, piemēram, Krievijas Federācijas varonis, ir rakstīti ar lielo burtu. Krievijas Federācijas goda nosaukumus raksta pēdiņās un ar lielo burtu, citos gadījumos goda nosaukumus raksta bez pēdiņām un ar mazo burtu. Piemēram: “nodibināt goda nosaukumu “Krievijas Federācijas tautas mākslinieks””, “piešķirt goda nosaukumu “Krievijas Federācijas tautas mākslinieks”” (bet: “piešķirt Krievijas Federācijas tautas māksliniekam”).

militārās pakāpes, grādiem un virsraksti tiek rakstīti ar mazajiem burtiem:

artilērijas maršals;

armijas ģenerālis;

Admirālis;

Akadēmiķis;

Krievijas Zinātņu akadēmijas pilntiesīgs loceklis;

tehnisko zinātņu doktors;

Ir tā sauktie konvencionālie īpašvārdi. Īpašā stilistiskā lietojumā vārdus “Dzimtene”, “Tēvzeme”, “Cilvēks” u.c. raksta ar lielo burtu.

Pirmais vārds šādās frāzēs ir rakstīts ar mazo burtu:

Krievijas Federācijas valsts robeža;

Krievijas Federācijas valsts apbalvojums.

Vārds "valsts" tiek rakstīts ar lielo burtu šādās frāzēs:

Krievijas Federācijas valsts ģerbonis;

Krievijas Federācijas valsts himna;

Krievijas Federācijas valsts karogs;

Valdības programma…

Svētku un neaizmirstamu dienu nosaukumi.

Svētku, neaizmirstamu dienu un nozīmīgu datumu nosaukumos pirmais vārds un īpašvārdi vai vārdi, kas darbojas kā īpašvārdi, tiek rakstīti ar lielo burtu: Krievijas Federācijas Konstitūcijas diena, 8. marts, Jaunais gads, Krievijas zinātnes diena, Uzvaras diena, Tēvzemes aizstāvju diena.

Vārds "svētki" tiek rakstīts ar lielo burtu, ja vien tas nav daļa no svētku oficiālā nosaukuma.

Pastāvīgo svētku un citu publisku pasākumu nosaukumus raksta ar mazo burtu bez pēdiņām: atvērto durvju diena, absolventu tikšanās diena; satiksmes drošības mēnesis.

Ja konkrētas svētku nosaukumā vārds "diena" nav pirmais, to raksta ar mazo burtu:

Pasaules vides diena;

Pasaules bērnu aizsardzības diena;

Starptautiskā skolotāju diena;

Starptautiskā miera diena.

Reliģisko svētku un gavēņu nosaukumi laicīgajā literatūrā pēdējā laikā ir rakstīti ar lielo burtu: Lielais gavēnis, Lieldienas, Klusā nedēļa.

Oficiālajos dokumentos reliģisko svētku nosaukumos pirmo vārdu un īpašvārdus raksta ar lielo burtu: Ziemassvētki.

ģeogrāfiskie nosaukumi.

Visi vārdi, kas ietilpst ģeogrāfiskajos nosaukumos, tiek rakstīti ar lielo burtu, izņemot vispārīgos ģeogrāfiskos terminus (sala, jūra, kalns, ezers u.c.), kas lietoti to tiešajā nozīmē, dienesta vārdus, kā arī vārdus "nosaukums". ", "atmiņa", "gadi", "gadi".

Piemēram: Urāls, Rietumsibīrija, Novy Svet, Vidusāzija, Viktorijas ūdenskritums, Tamašlikas ieleja, Rietumkarēlijas augstiene, Labklājības līcis, Labās cerības rags, Novaja Zemļas sala, Sahāra, Kaukāza grēda, Maskava, Saratova.

Pasaules valstis, pasaules daļas.

Pasaules valstu nosaukumus (vienkāršo un salikto) raksta ar lielo burtu, ja tos lieto ģeogrāfisko nosaukumu vietā: Austrumu tautas (t.i., austrumu valstis), Tālajos Austrumos, Rietumu valstis, Tālie Ziemeļi.

Citos gadījumos pasaules valstu nosaukumus raksta ar mazo burtu: rietumi, dienvidaustrumi.

Daļas pasaules ir rakstītas ar lielo burtu: Eiropa, Āzija, Amerika, Antarktīda, Āfrika, Austrālija.

Ģeogrāfiskie apgabali un zonas.

Tie ir rakstīti ar mazo burtu: meža-stepju josla, meža-tundras zona.

Upju un sasniegumu tecējuma posmi.

Tos raksta ar mazo burtu, ja tie neietilpst sarežģītos īpašvārdos: augšējais Pripjata, lejas Berezina, vidējais Volgas sliedes, bet: Augštura, Lejas Tunguska.

Ģeoloģiskie baseini, derīgo izrakteņu atradnes, upju baseini.

Tie ir rakstīti ar lielo burtu, izņemot sugas vārdus: Volgas baseins, Volgas-Urāles naftas un gāzes baseins, Vjatkas-Kamas fosforīta atradne, Vidusjūras baseins.

Jūras ceļi.

Pirmais vārds ir rakstīts ar lielo burtu: Ziemeļu jūras ceļš.

Servisa vārdi sarežģītu krievu un ārzemju ģeogrāfisko nosaukumu vidū.

Tie ir rakstīti ar mazo burtu un savienoti ar divām defisēm: Ain el-Hadzhel, Komsomolsk-on-Amur, Pinar del Rio, Puerto de Chorrera, Santa Maria di Leuca, Frankfurt am Main, Chatillon-sur-Indre, Choisy- le-Roi.

Ģeogrāfiskie nosaukumi ar vispārēju jēdzienu, kas zaudējis savu tiešo nozīmi.

Lietvārdi (piemēram, mežs, klajums, rags, baznīca) tiek rakstīti ar lielo burtu, ja tie netiek lietoti tiešā nozīmē un nosacīti nosauc objektu: Zelta vārti (šaurums), Sovetskaya Gavan (pilsēta), Tierra del Fuego (sala), Čehijas mežs (kalni), Zelta rags (līcis), Vjatskis Uvals (kalns), Belaja Cerkova (pilsēta).

Vispārīgi svešvārdi kā daļa no ģeogrāfiskajiem nosaukumiem.

Tos raksta ar mazo burtu, ja krievu valodā iekļuvuši kā vispārpieņemti lietvārdi (fjords, kanjons utt.): Varanger fjord.

Citos gadījumos tiek pieņemts lielo burtu lietojums: Yoshkar-Ola (ola - pilsēta), Sjerranevada (sierra - kalnu grēda).

Valsts nosaukumi

Oficiālajos štatu nosaukumos visi vārdi ir rakstīti ar lielo burtu: Krievijas Federācija - Krievija, Austrālijas Sadraudzība, Jordānijas Hāšimītu Karaliste, Izraēlas Valsts.

Štatu nosaukumus raksta ar defisi: Gvineja-Bisava, Kaboverde, Kostarika, Kotdivuāra, Sanmarīno, Santome un Prinsipi, Sjerraleone.

Visi vārdi ārzemju un to daļu neoficiālajos vispārpieņemtajos nosaukumos, izņemot sugas vārdus (krasts, piekraste, cietzeme, kontinents, centrs, zona utt.), ir ar lielo burtu: Albiona, Anglija, Iekšējā un Ārējā Mongolija, Ziemeļitālija, Apvienotā Karaliste.

Ārvalstu tēlainajos nosaukumos ar lielo burtu raksta vai nu pirmo vārdu, vai vārdu izceļošo. funkciju nosauktais objekts: Uzlecošās saules zeme (Japāna), rīta mierīga zeme (Koreja).

Vietniekvārdu lietošana.

Vietniekvārdi tiek rakstīti ar lielo burtu kā pieklājīgas uzrunas forma vienai personai oficiālās attiecībās, personīgās vēstules: Es lūdzu jūs ... Informējam ...

Atsaucoties uz vairākām personām, šie vietniekvārdi tiek rakstīti ar mazo burtu: Cienījamie kungi, jūsu vēstule ...

Ar lielo burtu anketās raksta arī norādītos vietniekvārdus: Kur tu dzīvoji agrāk? Jūsu ģimenes sastāvs.

personvārdi.

Vārdos, patronīmos, uzvārdos, pseidonīmos visi tajos ietvertie vārdi ir rakstīti ar lielo burtu:

Aleksandrs Dumas, Maksims Gorkijs (Aleksejs Peškovs), Vsevolods Lielā ligzda.

Bet: Dumas-tēvs, Fjodorovs-vecākais utt., Kur tēvs, vecākais utt. netika iekļauti segvārdu kategorijā un ir izplatīti lietvārdi.

Tas ir rakstīts ar lielajiem burtiem:

Atsevišķi nosaukumi, kas tiek izmantoti kā vispārpieņemti lietvārdi, bet nav zaudējuši savu individuālo nozīmi:

- topošie Suvorovs un Nahimovs;

Atsevišķi mitoloģiskie un reliģiskie vārdi:

- Sīzifs, Kains, Afrodīte;

Mākslas darbu tēlu vārdi:

- Pelnrušķīte, Pinokio, Sniega meitene.

Tas ir rakstīts ar mazajiem burtiem:

Vārdi, kas zaudējuši savu nozīmi un tiek lietoti parasto lietvārdu nozīmē:

- Oblomovs, manilovs.

Daudzumu vienību nosaukumi, kas veidoti no personu vārdiem:

- omi, ampēri, paskāls.

Ieroču, sadzīves priekšmetu nosaukumus, kas veidoti no personu vārdiem, raksta ar mazo burtu bez pēdiņām:

- Browning, kumeļi, maksim, sporta krekls, jaka, izjādes bikses.

Mitoloģisko radījumu vispārīgie nosaukumi tiek rakstīti ar mazo burtu:

- ragana, braunijs.

Katra krievu dubultā, trīskāršā uzvārda un pseidonīma daļa sākas ar lielo burtu un ir atdalīta ar defisi: Petrov-Vodkin, Mukhina-Petrinskaya, Saltykov - Shchedrin.

Rietumeiropas uzvārdos un vārdos raksti, prievārdi, partikulas van, yes, das, del, der, du, la, le, background u.c. raksta ar mazo burtu un atsevišķi no citiem komponentiem: Ludvigs van Bēthovens, Leonardo da Vinči, Lone de Vega.

Rakstus, prievārdus, daļiņas, kas saplūdušas ar uzvārdiem vai tiem pievienotas ar defisi, vai tos, bez kuriem uzvārdi netiek lietoti, raksta ar lielo burtu: Vandervelde, Dekarts, Dubuā, Lamarks, Lafontēns, Fonvizins, Van Gogs, Du-Belle. Izņēmums ir Lamotte-le-Vayer, Riego-y-Nunez vārdi.

Saīsinātā daļiņa "de" ir pievienota citai uzvārda vai vārda daļai ar apostrofu: Valerie Giscard d "Estaing, Louis de Bussy d" Amboise, Le Normand d "Etiol, d" Ossigny.

Cipari.

Ciparu rakstīšanai tiek izmantotas trīs formas:

1. burts (trīs kameras);

2. digitālais (10 drukātas lapas);

3. burtciparu (100 tūkst.).

Vēstules forma tiek izmantoti cipari:

Rakstot viencipara veselus skaitļus slīpajos gadījumos;

notikumu nosaukumos.

digitālā forma tiek izmantoti cipari:

Vairumā gadījumu daudzciparu skaitļu rakstīšanai priekšroka tiek dota ciparu formai;

Ja viencipara veseli skaitļi veido kombināciju ar fizisko lielumu vienībām, naudas vienībām;

Ja viencipara veseli skaitļi, pat slīpos gadījumos, stāv rindā ar divu un vairāku vērtību skaitļiem, jo, uztverot vairākus skaitļus, nav nepieciešams tos garīgi tulkot burtu formā vēlamajā gadījumā.

Ciparu burtu un ciparu formu izmanto, lai apzīmētu lielus apaļus skaitļus (tūkstošus, miljonus, miljardus) skaitļu kombinācijas veidā ar saīsinājumu tūkstotis, miljons, miljards.

Kārtības skaitļus pārsvarā raksta ar arābu cipariem.

Kongresu, konferenču, sporta kongresu, karaļu, imperatoru, kvartālu skaits ir norādīts ar romiešu cipariem.

Izmantojot kvantitatīvos skaitļus biznesa vēstules, kā arī telefona sarunā, lietišķajā sarunā, lasot lietišķos tekstus oficiālā vidē, jāatceras, ka viss kvantitatīvie nosaukumi cipari tiek noraidīti, savukārt visas komplekso un salikto ciparu daļas mainās:

Līdz astoņiem simtiem rubļu

Ar sešsimt sešdesmit sešiem rubļiem utt.

Bibliogrāfisko sarakstu sastādīšanas noteikumi.

Saskaņā ar GOST 7.0-99 “Informācijas un bibliotēku darbība, bibliogrāfija. Noteikumi un definīcijas", bibliogrāfija ir informācijas infrastruktūra, kas nodrošina bibliogrāfiskās informācijas sagatavošanu, izplatīšanu un izmantošanu. Bibliogrāfiskā informācija- tā ir informācija par dokumentiem, kas nepieciešami to identificēšanai un lietošanai. Grāmatā bibliogrāfija parāda, kādus avotus autors izmantojis darba rakstīšanai, kā arī iekļauta papildu literatūra par šo tēmu. Ir dažādi bibliogrāfisko palīglīdzekļu veidi. Visu veidu bibliogrāfiskajos palīglīdzekļos tiek izmantots bibliogrāfiskais apraksts - bibliogrāfiskās informācijas kopums par dokumentu, tā sastāvdaļu vai dokumentu grupu, kas sniegts saskaņā ar noteiktiem noteikumiem un nepieciešams un pietiekams vispārīgās īpašības un dokumentu identifikācija. Vispārīgās prasības dokumenta bibliogrāfiskajam aprakstam un tā sastādīšanas noteikumiem: bibliogrāfiskā apraksta elementu kopums, to izvietojuma secība, katra elementa saturs un pasniegšanas veids, nosacīto atdalītāju izmantošanu reglamentē GOST 7.1. -84 “Dokumenta bibliogrāfiskais apraksts. Vispārīgās prasības un noteikumi projekta izstrādei.

Bibliogrāfiskais apraksts sastāv no secīgiem elementiem, kas sagrupēti jomās, kuras var atkārtot. Elementi tiek iedalīti obligātajos, kas norādīti jebkurā bibliogrāfiskajā aprakstā, un izvēles elementos, kas tiek pārnesti Papildus informācija par dokumentu. Katrs apgabals un elements ir atdalīti viens no otra ar norobežotājiem. Bibliogrāfiskās informācijas avots ir grāmatas titullapa vai tās apgrozījums.

Bibliogrāfiskā apraksta sastādīšanas noteikumi.

Pivovarovs S.E.

Dumas A. (tēvs)

Čapeks V.N.

Darba ekonomika / V.N. Čapeks, D.V. Maksimovs

Nosaukums

Grāmatas nosaukums dots kā galvenais nosaukums, kas norādīts titullapā. Ja titullapā ir vairāki nosaukumi, uzskaitiet tos visus. Pamatnosaukums dots tādā formā, kādā tas ir grāmatā bez pēdiņām.

Aiz kola seko ar nosaukumu saistīta informācija.

Valsts īpašuma pārvaldīšanas pamati Krievijā: teorijas un prakses problēmas

Dzīvais ūdens: Sest. krievu valoda nar. dziesmas, pasakas, sakāmvārdi, mīklas

Atbildības paziņojumā norādīti ne tikai autori, bet arī sastādītāji, redaktori, iestāžu (organizāciju) nosaukumi, ar kuru līdzdalību grāmata izdota.

Izvade.

Nospiedums ir informācija par to, kur, kas un kurā laika posmā grāmata tika izdota.

Izdošanas vietas nosaukums dots nominatīvā. Ja ir divas izdošanas vietas, norādiet abu nosaukumus un atdaliet tās ar semikolu.

M.; Rostova pie Donas

Aprakstos saīsināti ir tikai Maskava (M.) un Sanktpēterburga (Sanktpēterburga).

Sanktpēterburga: Apgaismība

M.: Starptautiskās attiecības

Samara: Samara. universitāte

Saratova: Krievijas SUI MIA izdevniecība

Kā izdošanas datums norādīts uz grāmatas norādītais gads (skaitļos), un, ja tā nav, raksta vārdus “B.g.”.

Maskava: Starptautiskās attiecības, 2005

Saratova: Krievijas Iekšlietu ministrijas SUI izdevniecība, 2004

Kemerova: Delo, B. g

Kvantitatīvā īpašība

Apgabalā ir informācija par grāmatas apjomu, izmēru, ilustratīvie un citi materiāli, ar kuriem tā tiek nodrošināta. Sējumu var norādīt ar arābu un romiešu cipariem atkarībā no grāmatā izmantotās numerācijas.

XXVI, 603 lpp.

Ilustrācijas var būt zīmējumi, portreti, kartes, atlanti utt. Informācija par ilustrācijām ir atdalīta ar komatu.

240 lpp.: ilustrācijas, portreti, kartes

Bibliogrāfiskie saraksti ar saīsinātiem bibliogrāfiskiem aprakstiem tiek izmantoti grāmatās, monogrāfijās un mācību materiālos.

Pilns bibliogrāfiskais apraksts ar obligātajiem un izvēles elementiem tiek izmantots bibliotēku katalogos, valsts bibliogrāfiskajos rādītājos, zinātniskās palīgbibliogrāfijas un rekomendējošās bibliogrāfiskās rokasgrāmatās.

Čapeks V.N.

Darba ekonomika / V.N. Čapeks, D.V. Maksimovs. - Rostova pie Donas: Fēnikss, 2005.-349 lpp.

Atsauču sarakstos, rādītājos, rokasgrāmatās grāmatu nosaukumu izvietošanas secība var būt: alfabētiskā, sistemātiskā vai hronoloģiskā.

Ja nepieciešams aprakstīt rakstu no laikraksta, žurnāla vai krājuma, tiek sastādīts analītisks bibliogrāfisks apraksts. Analītiskais bibliogrāfiskais apraksts sastāv no divām daļām. Pirmkārt, tiek sniegta informācija par dokumenta sastāvdaļu un pēc tam informācija par dokumentu, kurā šī sastāvdaļa ir ievietota. Šie apgabali ir atdalīti viens no otra ar divām slīpsvītrām ar vienas rakstzīmes atstarpi pirms un pēc rakstzīmes.

Zezyulin V.I. Darba resursu teritoriālās pārdales rezerves // Darba resursu veidošanās un izmantošanas reģionālās īpatnības: Sest. zinātnisks darbojas. – M., 1987.-S.19–29.

Ivanova T.D. Krievu darbaspēka migrācija (daži socioloģiskā pētījuma rezultāti) // Prognozēšanas problēmas.-2005.-№ 2.-S. 150–160.

Bibliogrāfiskās zemsvītras piezīmes.

Rakstot zinātniskos darbus citējamā dokumenta tekstos, izskatot atsevišķus jautājumus vai pieminot citu autoru grāmatas, ir jāveic atsauces.

Intratext - norāda sērijas numuru sarakstā un lapu, no kuras citāts vai fragments bija svēts. Atļauts izmantot īsu bibliogrāfisku aprakstu ar lapas norādi. Šīs saites ir ievietotas iekavās.

Pārdalot iedzīvotājus starp reģioniem, ar vislielāko skrupulozi jāņem vērā arī tās nacionālās īpatnības, prasmes, tradīcijas, paradumi, dzīvesveids, klimats u.c. 80. gadi) - M.: Nauka, 1991.-lpp. 68.

Apakšraksts - sniedz īsu grāmatas aprakstu ar lapas norādi. Novietots lapas apakšā pēc teksta.

Kharitonova V.N., Vizhina I.A. Krievijas ziemeļu iedzīvotāju dzīves apstākļu ekonomiskie aprēķini // Reģions: ekonomika un socioloģija. - 2005. - Nr. 3. - 177. lpp.

Moskvins D.D. PSRS iedzīvotāju skaits: migrācijas jautājumi (20. gadsimta 60.-80. gadu tendenču ekonomiskais un statistiskais apskats). – M.: Nauka, 1991.-68.lpp.

Ārpus teksta - tiek doti aiz visa teksta ar īsu grāmatas bibliogrāfisko aprakstu un lappuses norādi.

Nenorādiet raksta galveno nosaukumu vai citu dokumenta sastāvdaļu, bet noteikti norādiet lapas, kurās tas publicēts;

Ivanova T.D. // Prognozēšanas problēmas.-2005.-№ 2.-S. 150–160.

Ivanova T.D. Krievu darbaspēka migrācija (daži socioloģiskā pētījuma rezultāti) // Prognozēšanas problēmas.-2005.-№ 2.

Ierakstot vairākas bibliogrāfiskās atsauces uz vienu dokumentu pēc kārtas, otrajā atsaucē norāda vārdus “Turpat” vai “Turpat” (dokumentiem, kas drukāti latīņu valodā) un norāda atbilstošās lapas. Atsaucēs uz daudzsējumu un sērijveida publikāciju papildus lappusēm norādiet sējuma, izdevuma (daļas) numuru, gadu, mēnesi, dienu, piemēram:

Ivanova T.D. Krievu darbaspēka migrācija (daži socioloģiskā pētījuma rezultāti) // Prognozēšanas problēmas.-2005.-№ 2.-S. 153.

Apsveriet vispārīgie noteikumi dokumentu sagatavošana un noformēšana. Neskatoties uz dokumentu mērķa un satura atšķirībām, to sagatavošana un izpilde ir pakļauta vispārējām prasībām (noteikumiem), kas ietvertas GOST, rīkojumos un citos noteikumos, kā arī izstrādātas biroja praksē. Šīs prasības (noteikumi) attiecas uz saturu dažādas daļas dokumentu teksti, papīra kvalitāte un formāts, kasetnes, rakstāmmašīnas lentes u.c. Kopumā izšķir šādas pamatprasības:

1) juridiskās prasības vai juridiskās kultūras prasības;

2) informācijas kultūras prasības;

3) prasības dokumentu izgatavošanas, noformēšanas un apstrādes efektivitātei;

4) tehniskās estētikas prasības.

Juridiskās prasības dokumentiem nodrošina dokumenta juridisko spēku, t.i., dokumentā ietvertās informācijas neapstrīdamību, autoritatitāti, uz likumu pamatotu ticamību un līdz ar to arī dokumenta pienākumu noteiktai personu kategorijai. Pilnvarotas amatpersonas (institūcijas) izdotam dokumentam, kas stingri atbilst tās kompetencei, ir juridisks spēks.

Dokumentu informācijas kultūras prasības liek domāt, ka dokumentam jābūt ārkārtīgi kodolīgam un informatīvam, tas ir, ar minimālu teksta saturu, dokumentam jābūt maksimāli saturīgam un noformētam skaidrā, pārliecinošā, adresātam saprotamā valodā.

Prasības dokumentu izgatavošanas, noformēšanas un apstrādes efektivitātei slēpjas apstāklī, ka, sastādot dokumentus, jāņem vērā, ka pēc izgatavošanas tie parasti tiek reģistrēti, nosūtīti uz to saņemšanas vietu, apstrādāti, uc Dokumentu apstrāde lielā mērā ir atkarīga no tā, vai dokumentu sastādītāji ievēro noteiktus noteikumus. Viņiem jārēķinās, ka ar viņu sastādītajiem dokumentiem strādās daudzi darbinieki (mašīnrakstītāja, sekretāre, lietvede u.c.), un katram nepieciešama cita dokumentā ietvertā informācija.

Katrs dokuments satur operatīvo un statistisko informāciju. Operatīvā informācija atspoguļo dokumenta saturu un tiek ievietota tā teksta daļā. Tas galvenokārt ir adresēts konkrētai amatpersonai (piemēram, dokumenta izpildītājam). Statistiskā informācija - informācija par dokumenta nosaukumu, adresātu, tā sastādīšanas vietu un laiku un cita informācija, kas adresēta galvenokārt lietvedības struktūrvienību darbiniekiem. Šī informācija ir ietverta dokumenta detaļās. Pareiza detaļu ieviešana veicina ātru, ar vismazāko piepūli, dokumentu izgatavošanu, noformēšanu un apstrādi.

Dokumentā nedrīkst būt traipu un labojumu.

Informācijas dokumentēšana parasti tiek veikta, izmantojot tehniskos līdzekļus, tostarp datortehnoloģiju, kā arī mākslīgās valodās failu veidā, izmantojot datora datu nesējus. Ar roku rakstītu dokumentu izgatavošana ir atļauta, ja nav iespēju izmantot tehniskos līdzekļus vai gadījumos, kas paredzēti Krievijas Federācijas normatīvajos un citos normatīvajos aktos, citos normatīvajos aktos.

Atkarībā no detaļu atrašanās vietas tiek uzstādītas divas veidņu versijas - leņķiskās un gareniskās (23. att.).

Dokumenti tiek sastādīti uz veidlapām. Ir uzstādīti divu standarta formātu dokumentu veidlapas: A4 (210x297 mm) un A5 (148x210 mm). Katrai dokumenta lapai, kas sastādīta gan uz veidlapas, gan bez tās, jābūt vismaz:

20 mm - pa kreisi;

10 mm - pa labi;

20 mm - augšdaļa;

20 mm - zemāks.

Dokumentu veidlapas jāveido uz balta vai gaiša papīra.

Sagatavojot dokumentus uz divām vai vairākām lapām, otro un nākamās lapas numurē. Lapu numurus ievieto lapas augšējās malas vidū.

Fontus, rindstarpu un citus drukas elementus katrā gadījumā nosaka dokumenta izpildītājs atkarībā no dokumenta rakstura un mērķa. Dokumentus, kas izgatavoti, izmantojot datordrukas ierīces, ieteicams drukāt Microsoft Word teksta redaktorā Times No. ew Roma Nr. 13–15 izmēram ar vienu vai diviem intervāliem. Citu veidu un izmēru fontus, treknrakstu, slīprakstu, modificētu (samazinātu) rindstarpu, nobīdi attiecībā pret galvenā teksta robežām var izmantot, lai izceltu daļu no dokumenta teksta (izņemot burtus), virsrakstus, piezīmes . Ja tekstā tiek izmantotas tabulas, tās var izveidot, izmantojot Microsoft Office pakotnē iekļautos rīkus, un tabulas tekstu var izdrukāt mazākos fontos. Izmantojot citus programmatūras redaktorus, ja nepieciešams, ir jāaprēķina attālums starp detaļām, pamatojoties uz drukāto rakstzīmju izmēru. Dokumenti uz veidlapām vai A4 papīra loksnēm parasti tiek drukāti pēc 1-2 rindiņu atstarpēm, un A5 formātā un mazāk - pēc 1 rindiņu atstarpēm.

Sagatavojot un apstrādājot dokumentus, var izmantot šādas detaļas.

Krievijas Federācijas valsts ģerbonis ir novietots uz veidlapām saskaņā ar federālo konstitucionālo likumu "Par Krievijas Federācijas valsts ģerboni" (Krievijas Federācijas tiesību aktu kopums, 2000, Nr. 52, I daļa, 5021. pants).

Krievijas Federāciju veidojošās vienības ģerbonis ir novietots uz veidlapām saskaņā ar Krievijas Federāciju veidojošo vienību tiesību aktiem.

Organizācijas emblēma vai preču zīme (pakalpojuma zīme) tiek novietota uz organizāciju veidlapām saskaņā ar statūtiem (noteikumiem par organizāciju).

Organizācijas kods tiek piestiprināts saskaņā ar Viskrievijas uzņēmumu un organizāciju klasifikatoru (OKPO).

Juridiskās personas galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN) tiek piestiprināts saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem.

Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs / reģistrācijas iemesla kods (TIN / KPP) tiek ierakstīts saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem.

Dokumenta formas kods tiek piestiprināts saskaņā ar Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikatoru (OKUD).

Organizācijas nosaukumam, kas ir dokumenta autors, ir jāatbilst nosaukumam, kas fiksēts tās dibināšanas dokumentos. Virs organizācijas nosaukuma norādiet saīsinātu un, ja tā nav, pilnu galvenās organizācijas nosaukumu (ja tāds ir). To Krievijas Federācijas vienību organizāciju nosaukumi, kurām līdzās Krievijas Federācijas valsts valodai (krievu valodai) ir Krievijas Federācijas vienību valsts valoda, tiek drukāti divās valodās. Organizācijas nosaukums Krievijas Federācijas subjekta valsts valodā vai citā valodā atrodas zem nosaukuma vai pa labi no nosaukuma Krievijas Federācijas valsts valodā. Organizācijas saīsināto nosaukumu norāda gadījumos, kad tas ir ierakstīts organizācijas dibināšanas dokumentos. Saīsinātais nosaukums (iekavās) tiek ievietots zem pilna vārda vai aiz tā. Filiāles, teritoriālās iestādes, pārstāvniecības nosaukumu norāda, ja tā ir dokumenta autors, un ievieto zem organizācijas nosaukuma.

Atsauces dati par organizāciju ietver: pasta adresi, tālruņa numuru un citu informāciju pēc organizācijas ieskatiem (fakss, telekss, bankas kontu numuri, e-pasta adrese utt.).

Organizācijas sastādītā vai publicētā dokumenta veida nosaukumam ir jābūt noteiktam hartā (noteikumos par organizāciju), un tam jāatbilst OKUD paredzētajiem dokumentu veidiem (klase 0200000).

Dokumenta datums ir tā parakstīšanas vai apstiprināšanas datums, protokolam - sapulces (lēmuma pieņemšanas) datums, aktam - notikuma datums. Divu vai vairāku organizāciju izdotajiem dokumentiem jābūt vienam (vienam) datumam. Dokumenta datumu sastāda ar arābu cipariem secībā: mēneša diena, mēnesis, gads. Mēneša diena un mēnesis ir uzzīmētas ar diviem arābu ciparu pāriem, kas atdalīti ar punktu; gads ar četriem arābu cipariem.

Piemēram, datumam 2007. gada 3. janvāris ir jāievada 2007. gada 3. janvāris. Datumu atļauts formatēt vārdciparu veidā, piemēram, 03.01.2007, kā arī datumu formatēt secībā: gads, mēnesis, mēneša diena, piemēram: 2007.01.03.

Dokumenta reģistrācijas numuru veido tā kārtas numurs, kuru pēc organizācijas ieskatiem var papildināt ar lietu indeksu atbilstoši lietu nomenklatūrai, informāciju par korespondentu, izpildītājiem u.c. Kopīgi sastādīta dokumenta reģistrācijas numurs ar divām vai vairākām organizācijām sastāv no katras šīs organizācijas dokumenta reģistrācijas numuriem, kas atdalīti ar slīpsvītru autoru secībā dokumentā.

Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vietu norāda, ja to ir grūti noteikt, pēc rekvizītiem "Organizācijas nosaukums" un "Atsauces dati par organizāciju". Sastādīšanas vai publicēšanas vieta norādīta, ņemot vērā pieņemto administratīvi teritoriālo iedalījumu, tajā iekļauti tikai vispārpieņemti saīsinājumi.

Adresāts var būt organizācijas, to struktūrvienības, amatpersonas vai privātpersonas. Vēršot dokumentu pie amatpersonas, pirms uzvārda norāda iniciāļus. Organizācijas un tās struktūrvienības nosaukumu norāda nominatīvā rakstā. Piemēram (turpmāk organizāciju nosaukumu piemēri, to atsauces dati utt. ir nosacīti):

Rezolūciju atļauts izdot uz atsevišķas lapas.

Teksta virsrakstā ir iekļauts dokumenta kopsavilkums. Virsrakstam ir jāatbilst dokumenta veida nosaukumam. Nosaukums var atbildēt uz tādiem jautājumiem kā:

par ko (par kuru)?, piemēram:

Rīkojums par atestācijas komisijas izveidošanu;

kas (kam)?, piemēram:

Vadošā eksperta darba apraksts.

Uz A5 formāta veidlapām sastādīto dokumentu tekstam ir atļauts virsrakstu nenorādīt.

Dokumenta izpildes kontroles zīmi norāda ar burtu "K", vārdu vai zīmogu "Kontrole".

Dokumenta teksts ir sastādīts Krievijas Federācijas valsts valodā vai Krievijas Federācijas veidojošo vienību valsts valodās saskaņā ar Krievijas Federācijas un Krievijas Federācijas veidojošo vienību tiesību aktiem. Dokumentu teksti tiek sastādīti anketas, tabulas, sakarīga teksta vai šo struktūru kombinācijas veidā. Sastādot tekstu anketas veidā, raksturojamā objekta pazīmju nosaukumi jāizsaka ar lietvārdu nominatīvā gadījumā vai frāzi ar daudzskaitļa otrās personas tagadnes vai pagātnes darbības vārdu ("ir", "pašu" vai "bija", "bija" utt.). Mutiski izteiktajām pazīmēm jāatbilst zīmju nosaukumiem. Tabulas kolonnām un rindām jābūt virsrakstiem, kas izteikti ar lietvārdu nominatīvā gadījumā. Kolonnu un rindu apakšvirsrakstiem jāsaskan ar virsrakstiem. Ja tabula ir drukāta uz vairāk nekā vienas lapas, tabulas ailes ir jānumurē un nākamajās lapās jādrukā tikai šo sleju numuri. Saistīts teksts parasti sastāv no divām daļām. Pirmajā daļā norādīti dokumenta sastādīšanas iemesli, pamatojums, mērķi, otrajā (galīgā) - lēmumi, secinājumi, pieprasījumi, priekšlikumi, ieteikumi. Teksts var saturēt vienu beigu daļu (piemēram, rīkojumi - administratīvā daļa bez izziņas; vēstules, izziņas - pieprasījums bez paskaidrojuma).

Dokumenta tekstā, kas sagatavots, pamatojoties uz citu organizāciju dokumentiem vai iepriekš publicētiem dokumentiem, norāda to rekvizītus: dokumenta nosaukumu, organizācijas nosaukumu - dokumenta autoru, dokumenta datumu, dokumenta reģistrācijas numurs, teksta virsraksts. Ja tekstā ir vairāki lēmumi, secinājumi utt., tad to var sadalīt sadaļās, apakšnodaļās, rindkopās, kuras numurē ar arābu cipariem.

To organizāciju dokumentos (pavēlēs, instrukcijās u.c.), kas darbojas pēc pavēles vienotības principiem, kā arī dokumentos, kas adresēti organizācijas vadībai, teksts ir norādīts vienskaitļa pirmajā personā ("Es pavēlu", "I". piedāvājums", "Es jautāju"). Koleģiālo institūciju dokumentos teksts ir norādīts vienskaitļa trešajā personā ("nolemj", "lēma"). Kopīgajos dokumentos teksts ir norādīts daudzskaitļa pirmajā personā ("pasūtām", "nolēmām"). Protokola tekstu norāda daudzskaitļa trešajā personā ("noklausījās", "runāja", "lēma", "lēma"). Dokumentos, kas nosaka organizāciju, to struktūrvienību tiesības un pienākumus (noteikumi, instrukcijas), kā arī satur aprakstu, faktu novērtējumu vai secinājumus (akts, sertifikāts), izmantojiet teksta noformējuma formu no trešās personas vienskaitļa. vai daudzskaitlī ("nodaļa veic funkcijas" , "biedrībā ietilpst", "komisija nodibinājusi").

Vēstulēs tiek izmantotas šādas prezentācijas formas:

- no daudzskaitļa pirmās personas ("lūdzu sūtīt", "nosūtīt izskatīšanai");

- no vienskaitļa pirmās personas ("Es uzskatu par vajadzīgu", "Es lūdzu jūs izcelt");

- no vienskaitļa trešās personas ("ministrija neiebilst", "VNIISMS uzskata par iespējamu").

Atzīme par pieteikuma klātbūtni, kas nosaukta vēstules tekstā, tiek izgatavota šādi:

Pielietojums: uz 5 litriem. 2 eksemplāros.

Ja vēstulei ir tekstā nenosaukts pielikums, tad norāda tā nosaukumu, lapu skaitu un eksemplāru skaitu; ja ir vairāki pieteikumi, tie ir numurēti, piemēram:

Pielietojums:

1. Reģionālās kreditēšanas nodaļas nolikums uz 5 gadiem. 1 eksemplārā.

2. Reģionālās kredītdaļas dokumentu sagatavošanas un noformēšanas noteikumi uz 7 lapām. 2 eksemplāros.

Ja pieteikumi ir iesieti, tad lapu skaits netiek norādīts.

Ja dokumentam ir pievienots cits dokuments, kuram ir arī pielikums, atzīmi par pieteikuma esamību noformē šādi:

Pielikums: Federālā arhīva 06/05/2003 vēstule Nr.02-6 / 172 un tās pielikums, tikai 3 lapas.

Ja pieteikums netiek nosūtīts uz visām dokumentā norādītajām adresēm, tad par tā esamību izdara atzīmi šādi:

Pielietojums: uz 3 litriem. 5 eksemplāros. tikai uz pirmo adresi.

Administratīvā dokumenta pielikumā (dekrēti, rīkojumi, rīkojumi, noteikumi, instrukcijas, noteikumi, lēmumi) uz tā pirmās lapas augšējā labajā stūrī ieraksta "Pielikums Nr", norādot administratīvā dokumenta nosaukumu, tā datumu un reģistrāciju. numurs, piemēram:

Iesniegums Nr.2

pēc Rosarkhivas pavēles

datēts ar 06.05.2003. Nr.319

Atļauts izteicienu "PIELIKUMA Nr." drukāt ar lielajiem burtiem, kā arī centrēt šo izteiksmi, dokumenta nosaukumu, datumu un reģistrācijas numuru attiecībā pret garāko rindu, piemēram:

PIELIKUMS Nr.2 Krievijas Veselības ministrijas 05.06.2003.

Rekvizīta "Paraksts" sastāvā ietilpst: dokumentu parakstījušās personas amata nosaukums (pilns, ja dokuments nav izsniegts uz dokumenta veidlapas, un saīsināti - uz dokumenta, izsniegts uz veidlapas) ; personīgais paraksts; paraksta dekodēšana (iniciāļi, uzvārds), piemēram:

vai uz veidlapas:

Noformējot dokumentu uz amatpersonas veidlapas, parakstā šīs personas amats netiek norādīts.

Ja dokumentu paraksta vairākas amatpersonas, to parakstus liek vienu zem otra ieņemamajam amatam atbilstošā secībā, piemēram:

Ja dokumentu paraksta vairākas līdzvērtīgas personas, viņu paraksti tiek novietoti vienā līmenī, piemēram:

Parakstot kopīgu dokumentu, pirmā lapa tiek noformēta nevis uz veidlapas. Komisijas noformētajos dokumentos norādīti nevis dokumentu parakstītāju amati, bet gan viņu kā komisijas locekļu pienākumi atbilstoši sadalījumam, piemēram:

Dokumenta apstiprināšanas zīmogs sastāv no vārda SASKAŅOTS, tās personas amata, ar kuru dokuments apstiprināts (ieskaitot organizācijas nosaukumu), personīgā paraksta, paraksta atšifrēšanas (iniciāļi, uzvārds) un apstiprināšanas datuma, piemēram:

PIEKRĪTU

UB a/s vadītājs

"Uralgranīts"

personīgais paraksts N.V. Golovins

Ja apstiprinājumu veic ar vēstuli, protokolu utt., apstiprinājuma zīmogu noformē šādi:

PIEKRĪTU

Vēstule no Starptautiskās akadēmijas

informatizācija

datēts ar 2007.gada 24.novembri Nr.755-914

SASKAŅOTS AS "Rosgosstrakh-Akkord" valdes sēdes 2006.gada 12.novembra protokols Nr.6

Dokumenta apstiprināšanu noformē ar dokumenta saskaņošanas vīzu (turpmāk – vīza), kas ietver dokumenta apstiprinātāja parakstu un amatu, paraksta atšifrējumu (iniciāļi, uzvārds) un parakstīšanas datumu. Piemēram:

Juridiskās nodaļas vadītājs Personīgais paraksts A.S. Orlovs

Ja par dokumentu ir komentāri, vīza tiek izsniegta šādi:

Komentāri pievienoti

Juridiskās nodaļas vadītājs Personīgais paraksts A.G. Orlovs

Komentāri tiek norādīti uz atsevišķas lapas, parakstīti un pievienoti dokumentam. Dokumentam, kura oriģināls paliek organizācijā, vīzas tiek ielīmētas oriģinālā dokumenta pēdējās lapas otrās puses apakšā.

Dokumentam, kura oriģināls ir nosūtīts no organizācijas, vīzas tiek piestiprinātas nosūtāmā dokumenta kopijas priekšpuses apakšā. Vīzas dokumentu iespējams izsniegt uz atsevišķas apstiprinājuma lapas. Pēc organizācijas ieskatiem ir atļauta dokumenta un tā piemērošanas apstiprināšana pa lapām.

Zīmoga nospiedums apliecina amatpersonas paraksta īstumu uz dokumentiem, kas apliecina ar finanšu līdzekļiem saistītu faktu fiksēšanas personu tiesības, kā arī uz citiem dokumentiem, kas paredz īstu parakstu. Dokumenti ir apliecināti ar organizācijas zīmogu.

Apliecinot dokumenta kopijas atbilstību oriģinālam, zem nepieciešamā "Paraksts" uzliek apliecinājuma uzrakstu: "Pareizi"; kopijas apliecinātājas amats; personīgais paraksts; paraksta dekodēšana (iniciāļi, uzvārds); sertifikācijas datums, piemēram:

Personāla daļas inspektors Personīgais paraksts P.I. Kravčenko

Ir atļauts apliecināt dokumenta kopiju ar zīmogu, kas noteikts pēc organizācijas ieskatiem.

Atzīmē par izpildītāju ir iekļauti dokumenta izpildītāja iniciāļi un uzvārds un viņa tālruņa numurs. Piezīme par izpildītāju tiek ievietota dokumenta pēdējās lapas priekšpusē vai aizmugurē apakšējā kreisajā stūrī, piemēram:

A.S. Petrovs 238 89 54

Atzīmē par dokumenta noformēšanu un tā iesniegšanu lietā iekļauj šādus datus: norādi uz tā noformēšanu apliecinošā dokumenta datumu un numuru, vai, ja šāda dokumenta nav, īsu informāciju par izpildi; vārdus "Uzņēmējdarbībā"; lietas numurs, kurā dokuments tiks glabāts.

Atzīmi par dokumenta noformēšanu un tā virzību lietā paraksta un datē dokumenta izpildītājs vai struktūrvienības, kurā dokuments noformēts, vadītājs.

Atzīme par dokumenta saņemšanu organizācijā satur nākamo kārtas numuru un dokumenta saņemšanas datumu (ja nepieciešams, stundas un minūtes).

Atļauts atzīmēt dokumenta saņemšanu organizācijā zīmoga veidā.

Dokumenta elektroniskās kopijas identifikators ir atzīme (kājene), kas atrodas katras dokumenta lapas apakšējā kreisajā stūrī un satur faila nosaukumu uz mašīnas datu nesēja, datumu un citus organizācijā noteiktos meklēšanas datus.

Nepareizi noformētus dokumentus lietvedības un režīma nodaļas darbinieki atdod izpildītājiem pārskatīšanai.

Dokumenta kopiju izgatavo un izsniedz (nosūta) ar organizācijas vai tās attiecīgās struktūrvienības vadītāja atļauju. Organizācija var izgatavot un apliecināt kopijas tikai tiem dokumentiem, kas ir izveidoti pašā iestādē.

Apstrādājot darbinieku personas lietas, organizācija var izgatavot viņu citu institūciju izsniegto dokumentu kopijas (diplomu un izglītības sertifikātu, izgudrojumu un racionalizācijas priekšlikumu, zinātnisko grādu un nosaukumu u.c. kopijas) iekļaušanai personas lietās.

Dokumenta kopija tiek reproducēta uz organizācijas veidlapas un apstiprināta ar amatpersonas parakstu, kas apliecina atbilstību tā saturam. Ja kopija netiek izgatavota uz veidlapas, izgatavojot kopiju, oriģinālās veidlapas teksts tiek reproducēts no oriģinālā dokumenta. Uz dokumenta kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī tiek veikta atzīme "kopija". Apliecinājuma parakstu noformē formā: "pareizi", kopijas apliecinātāja amata nosaukums, viņa personīgais paraksts, iniciāļi un uzvārds, kopijas apliecināšanas datums. Nosūtot kopijas citām organizācijām vai izsniedzot privātpersonu rokās, uz sertifikāta uzraksta tiek uzlikts kopiju izdevušās organizācijas zīmogs.

Veicot kopijas, kas attiecas uz pilsoņu personiskajām tiesībām un interesēm, uz dokumenta, no kura kopija tika izgatavota, kam un kad tā tika izsniegta, un uz pašas kopijas tiek izdarīta atzīme, ka oriģināls tiek glabāts šajā organizācijā. .

Nosūtot dokumenta oriģinālu (vēstule, telegramma, protokols u.c.) citām organizācijām, organizācijā paliek dokumenta kopija, kurā ir to amatpersonu vīzas, kuras sastādīja un apstiprināja dokumenta oriģinālu. Visi labojumi, kas veikti, parakstot oriģinālu, tiek veikti tajā. Kopijā esošās veidlapas pastāvīgās detaļas netiek reproducētas. Uz tā ir parakstīšanas datums un reģistrācijas numurs. Paraksts ir apliecināts formā: "patiess" vai PP ("parakstīts oriģināls"), paraksts, kopijas apliecinātāja iniciāļi un uzvārds, apliecināšanas datums.

Dokumentu melnrakstus ieteicams drukāt ar pusotru intervālu abās lapas pusēs. Lapas pirmajā lappusē kreisajā pusē ir atstāta tukša piemale, otrajā - labajā pusē. Lai izvairītos no atkārtotas drukāšanas, projektu teksti rūpīgi jārediģē, lai tie atbilstu vadības dokumentu prasībām.

Parakstīta dokumenta, kura tirāža ir līdz pieciem eksemplāriem, reproducēšanu vēlams veikt ar rakstāmmašīnu vai printeri. Pie lielas tirāžas jāizmanto produktīvākas pavairošanas iekārtas: kopētājs, rotators, rotaprints u.c. Pirms oriģinālā dokumenta pavairošanas tas ir pilnībā jānoformē, jāparaksta un jāreģistrē organizācijas biroja vadības dienestā.

Pavadvēstules tiek noformētas dokumentiem, kuriem nav adresācijas uzraksta, kā arī gadījumos, kad nepieciešami precizējumi par nosūtīto dokumentu.

Visizplatītākie vadības dokumentu veidi ir:

- pasūtījums

- pozīcija,

- instrukcija,

- protokols,

- biznesa vēstule

- atsauce.

Ļaujiet mums sīkāk apsvērt to sagatavošanas un projektēšanas noteikumus.

Rīkojums - tiesību akts, ko izdod organizācijas vadītājs uz pavēles vienotības pamata, lai atrisinātu perspektīvus un operatīvus organizācijas darbības jautājumus. Rīkojumi un instrukcijas pieņem normatīva rakstura lēmumus, kā arī par operatīviem, organizatoriskiem, personāla un citiem organizācijas darbības jautājumiem. Rīkojuma projektus sagatavo un iesniedz apakšvienības, pamatojoties uz vadītāja, viņa vietnieka norādījumiem vai pēc savas iniciatīvas. Rīkojuma projektus personāla jautājumos sagatavo personāla dienests, pamatojoties uz attiecīgiem iesniegumiem. Rīkojumus paraksta vadītājs vai viņa vārdā – vadītāja vietnieks. Rīkojumu projektu kvalitatīvas sagatavošanas un to saskaņošanas ar interesentiem nodrošināšana ir uzticēta nodaļu vadītājiem, kas sagatavo un iesniedz projektu.

Rīkojuma projektus un to pielikumus vizē izpildītājs un projektu iesniegušās nodaļas vadītājs, struktūrvienību vadītāji, kuriem projektā paredzēti uzdevumi un norādījumi. Iebildumi pret rīkojuma projektu, kas rodas pēc apstiprināšanas, ir norādīti projektam pievienotajā sertifikātā. Ja pasūtījuma projektā apstiprināšanas procesa laikā tiek veiktas būtiskas izmaiņas, tas tiek atkārtoti izdrukāts un atkārtoti apstiprināts. Rīkojuma projektus, kas iesniegti vadītājam parakstīšanai, vizē vadītāja vietnieki atbilstoši pienākumu sadalījumam.

Rīkojuma projekti tiek drukāti uz noteiktās veidlapas standarta veidlapām un, ja nepieciešams, tiek paziņoti parakstīšanai ar sertifikātu, kurā jāiekļauj rīkojuma būtības kopsavilkums, tā nepieciešamības pamatojums, kā arī informācija, uz kuras pamata projekts tika sagatavots un ar ko tas saskaņots. Pasūtījuma datums ir tā parakstīšanas datums.

Kopīgi ar citām organizācijām sagatavoti rīkojumu projekti tiek drukāti uz standarta papīra loksnēm bez veidlapas, norādot institūciju vai organizāciju nosaukumus. Pasūtījumi tiek numurēti secīgi kalendārā gada ietvaros.

Rīkojumu kopijas vai to pavairotās kopijas tiek apliecinātas ar biroja darba vienības zīmogu un nosūtītas adresātiem atbilstoši izplatīšanas indeksam, kuru sastāda un paraksta izpildītājs. Kopija jānosūta arī darbuzņēmējam un biroja darba vienībai.

Pasūtījums tiek uzdrukāts uz izveidotās veidlapas veidlapas. Pasūtījumā ir šāda informācija:

• Uzņēmuma nosaukums.
• Dokumenta veida nosaukums ir pasūtījums.
• Datums un numurs - norādītās detaļas tiek drukātas centrētā veidā.
• Datums ir ierakstīts digitāli vai no vārda uz ciparu; numurs sastāv no zīmes "Nē" un pasūtījuma kārtas numura, piemēram: 2000.gada 15.jūnijs Nr.21; 07/03/2000 Nr.44.
• Virsrakstam īsi un precīzi jāatspoguļo pasūtījuma teksta saturs. Virsraksta beigās nav punkta. Virsraksts, kas sastāv no divām vai vairākām rindām, tiek drukāts treknrakstā ar 1 rindiņu atstarpi.
• Uz veidlapām ar garenisko detaļu izvietojumu sastādīto dokumentu virsraksti ir izlīdzināti centrā.
• Teksts ir atdalīts no virsraksta ar 2–3 rindu atstarpēm un drukāts ar fonta izmēru Nr. 13 1,5 atstarpi no teksta lauka kreisās apmales un izlīdzināts ar teksta lauka kreiso un labo malu. Pirmā rindkopas rinda sākas 1,25 cm no tekstlodziņa kreisās malas. Rīkojuma teksts var sastāvēt no 2 daļām: noskaidrojošās (preambulas) un pamācošās.
• Noskaidrojošā daļā īsi izklāstīti mērķi un uzdevumi, fakti un notikumi, kas bija par pamatu rīkojuma izdošanai. Tas var sākties ar vārdiem "saskaņā", "saskaņā", "saskaņā" u.tml. Ja rīkojums izdots, pamatojoties uz citu dokumentu, tad paziņojuma daļā norāda šī dokumenta nosaukumu instrumentālajā lietā, tā datums, numurs un virsraksts.
• Rīkojuma projekta preambula beidzas ar vārdu "Rīkojums", kas tiek drukāts pēc kārtas.
• Administratīvajā daļā jāietver noteikto darbību saraksts, norādot katras darbības veicēju un izpildes termiņus. Administratīvo daļu var iedalīt punktos un apakšpunktos, kurus numurē ar arābu cipariem. Viendabīgas darbības var uzskaitīt vienā punktā. Kā izpildītāji norādītas struktūrvienības vai konkrētas amatpersonas. Administratīvās daļas pēdējā rindkopā var būt ziņas par struktūrvienību vai amatpersonu, kurai uzticēta rīkojuma izpildes kontrole.
• Ja rīkojumā tiek mainīts, atcelts vai papildināts iepriekš izdots dokuments vai daži tā noteikumi, tad vienā no teksta administratīvās daļas rindkopām jābūt atsaucei uz dzēsto dokumentu (dokumenta rindkopu), norādot tā datumu, numuru un nosaukumu. Punkta tekstam jāsākas ar vārdiem "Atzīt par nederīgu ...".
• Pasūtījumā nedrīkst būt norāde "Pavēle ​​iesniegt paziņojumu...". Apakšvienības (amatpersonas), kurām tiek nodota pasūtījuma uzmanība, tiek atzīmētas sadales rādītājā, kuru darbuzņēmējs sagatavo kopā ar rīkojuma projektu.
• Vīzas ietver apstiprinātāju amatus, personīgos parakstus, parakstu atšifrējumus un datumu.
• Paraksts sastāv no dokumenta parakstītājas titula, personiskā paraksta un paraksta atšifrējuma (iniciāļi, uzvārds).
• Rīkojumus paraksta vadītājs.
• Rīkojuma pielikumus paraksta projektu sagatavojušās struktūrvienības vadītājs.
• Paraksts tiek ievietots pieteikuma pēdējās lapas otrā pusē.

Kopīgie pasūtījumi tiek drukāti uz standarta A4 papīra loksnēm (210 x 297 mm) bez veidlapas. Izdodot kopīgu rīkojumu, organizāciju nosaukumi atrodas vienā līmenī; dokumenta veida nosaukums - pasūtījums atrodas rindas centrā; kopīgā rīkojuma datums atbilst vēlākā parakstīšanas datumam; divu vai vairāku organizāciju kopīgi sastādīta dokumenta reģistrācijas numuru veido katras šīs organizācijas dokumenta reģistrācijas numuri, kas atdalīti ar slīpsvītru tādā secībā, kādā dokumentā norādīti autori; organizāciju vadītāju paraksti atrodas zem teksta vienā līmenī.

Nolikums - tiesību akts, kas nosaka organizācijas, iestādes, struktūrvienības mērķus un uzdevumus, veidošanas kārtību, tiesības un pienākumus, vadības struktūru, darba organizāciju un juridisko statusu. Regula tiek pieņemta, ja tā nosaka sistemātiski savstarpēji saistītus noteikumus jautājumos, kas ir federālo izpildinstitūciju kompetencē.

Noteikumi nosaka normas un prasības, kas jāievēro.

Instrukcija - tiesību akts, ko izdevusi pārvaldes institūcija, organizācijas vadītājs (vai viņu apstiprināts) un kas nosaka noteikumus un noteikumus, kas reglamentē organizāciju, to nodaļu organizatoriskās, zinātniskās, tehniskās, tehnoloģiskās, finansiālās un citas darbības jomas, ierēdņiem un pilsoņiem. Pamācošs raksturs ir arī tādi tiesību akti kā metodiskie norādījumi un noteikumi, kuriem ir vienāds juridiskais spēks ar norādījumiem. Lai nodrošinātu vienotību tiesību aktu sistēmā, kuriem ir vienāds raksturs un mērķis, tos labāk saukt par norādījumiem. Instrukcija nosaka jebkuras darbības veikšanas kārtību (amata apraksts) vai normatīvo un citu normatīvo aktu normu piemērošanas kārtību.

Noteikumi, noteikumi un instrukcijas tiek piemēroti kā patstāvīgi tiesību akti, kurus paraksta vadītājs, vai kā organizācijas apstiprināti akti; apstiprinājumu izsniedz apstiprinājuma zīmoga veidā vai izsniedzot administratīvu dokumentu par to apstiprināšanu.

Noteikumu, noteikumu un instrukciju projekta sagatavošanas kārtība atbilst vispārējā kārtība noteikumu projektu sagatavošana.

Noteikumu projekta teksts (noteikumi, instrukcijas) tiek uzdrukāts uz organizācijas vispārējās veidlapas. Teksts ir rakstīts vienskaitļa vai daudzskaitļa trešajā personā. Tekstā izmantoti vārdi: "vajadzētu", "vajadzētu", "nepieciešams", "aizliegts", "nav atļauts". Noteikuma teksta virsraksts (noteikumi, instrukcijas) atbild uz jautājumu "Par ko?"; instrukcijas virsraksts, kas satur amata prasības un darba veikšanas kārtību (amata apraksts), atbild uz jautājumu "Kam?" (galvenā speciālista amata apraksts). Noteikuma (noteikumu, instrukciju) formulējošā daļa ir sadaļa " Vispārīgi noteikumi", kurā norādīts izstrādes pamatojums, normatīvā akta galvenais mērķis un izplatīšanas apjoms, atbildība par noteikto noteikumu un tehnoloģiju pārkāpumiem. Noteikumu (noteikumu, instrukciju) pamattekstu var iedalīt nodaļās, punktos un apakšpunktiem Nodaļām jābūt nosaukumiem Nodaļas numurētas ar romiešu cipariem Punktu un apakšpunktu numerāciju norāda ar arābu cipariem.

Protokols tiek sastādīts, pamatojoties uz sapulces (sesijas) laikā veiktajām piezīmēm, iesniegtajiem ziņojumu un runu tēzēm, atsauksmēm, lēmumu projektiem uc Atsauksmes paraksta izpildvienību vadītāji. Ieraksti sēdes laikā, materiālu vākšana un teksta sagatavošana tiek uzdota sekretāram, lietvedības struktūrvienībām un to struktūrvienību darbiniekiem, kuras sagatavoja jautājumus apspriešanai. Attiecīgo protokola punktu projektus vizē par sagatavošanu atbildīgā struktūrvienība.

Dokumentu oriģinālus par sēdē izskatītajiem jautājumiem kopā ar pieņemto lēmumu protokola izrakstu nosūta iesniegšanai lietā izpildvienībai. Sēžu protokolu kopijas, sapulču darba kārtību un sapulču materiālu kopijas tiek iznīcinātas pēc to nepieciešamības, bet protokolu kopijas - saskaņā ar aktu.

Protokola teksts, kā likums, sastāv no divām daļām: ievada un galvenās. Ievadā ir šāda informācija:

• priekšsēdētājs vai priekšsēdētājs;
• sekretārs;
• bija klāt - klātesošo saraksts vai saite uz pievienoto klātesošo sarakstu;
• darba kārtība;
• ziņotāji par katru darba kārtības punktu.

Protokola galveno daļu veido darba kārtības jautājumiem atbilstošas ​​sadaļas. Katras sadaļas teksts ir veidots pēc shēmas: KLAUSĒJĀS - RUNĀJĀS - LĒMUMS (IZLĒMTS).

Ziņojumu un runu galvenais saturs tiek ievietots protokola tekstā vai pievienots tam. Pēdējā gadījumā tekstā tiek izdarīta zemsvītras piezīme "Runas teksts ir pievienots". Rezolūciju (lēmumu) protokola tekstā nodrukā pilnā apjomā, nepieciešamības gadījumā sniedz balsošanas rezultātus. Diskusijas laikā izteiktā atšķirīgā viedokļa saturs tiek fiksēts protokola tekstā pēc attiecīgā rezolūcijas (lēmuma). Ir pieļaujama tāda protokola sastādīšanas forma, kurā tiek fiksēti tikai pieņemtie lēmumi (lēmumi) par attiecīgajiem jautājumiem.

Protokolu paraksta sēdes vadītājs un sekretārs. Protokola datums ir sapulces datums.

Protokoliem kalendārā gada ietvaros piešķir kārtas numurus katrai protokolu grupai atsevišķi: valdes sēžu protokoliem, tehnisko, zinātnisko un ekspertu padomju protokoliem uc Kopsēžu protokoliem ir salikti numuri, kas ietver katedru protokolu kārtas numurus vai dienesti, kas piedalījās sanāksmē.

Sēdēs pieņemto lēmumu (lēmumu) skaitu veido protokola numurs, izskatāmā darba kārtībā iekļautā jautājuma numurs un lēmuma (lēmuma) kārtas numurs jautājuma ietvaros. Protokolu un rezolūciju (lēmumu) numuriem var pievienot burtu kodus saskaņā ar organizācijā pieņemto meklēšanas sistēmu.

Protokolu kopijas, ja nepieciešams, tiek nosūtītas ieinteresētajām organizācijām un amatpersonām atbilstoši izplatīšanas indeksam; indeksu sastāda un paraksta jautājuma izskatīšanu sagatavojušās struktūrvienības atbildīgais izpildītājs. Protokolu kopijas ir apliecinātas ar kancelejas struktūrvienības zīmogu.

Pieņemtos lēmumus izpildītājiem paziņo protokolu izrakstu veidā, kas noformēti uz atbilstošas ​​veidlapas un apliecināti ar biroja zīmogu.

Protokoli tiek drukāti uz standarta protokola veidlapas vai federālās izpildinstitūcijas vispārējās veidlapas A4 formātā, un tajos ir šāda informācija:

• Dokumenta nosaukums - vārds "Protokols" tiek drukāts no augšējā lauka malas ar lielajiem burtiem rindā, treknrakstā un centrējot.
• Sapulces veids, sapulce ir atdalīts no iepriekšējā atribūta ar 2 rindstarpām, drukāts ar 1 atstarpi un centrēts.
• Sapulces norises vieta, sapulce tiek norādīta sastādot sapulces protokolu gadījumā, ja tā nav notikusi ierastajā vietā.
• Tas tiek drukāts ar 2 rindu atstarpēm aiz atribūta "sapulces veids, sapulce", atdalīts no tā ar lineālu un līdzināts centrā.
• Protokola datums un numurs. Datums ir sastādīts digitālā vai vārdu-digitālā veidā un tiek drukāts 2 rindu intervālus zem iepriekšējā atribūta.
• Protokola galvenā daļa ir drukāta ar 1,5 rindiņu atstarpēm.
• Katrs jautājums ir numurēts ar arābu cipariem, un tā nosaukums sākas ar prievārdu "O" ("Par"), kas tiek drukāts centrētā atšķirīgā fonta lielumā un pasvītrots ar vienu rindiņu aiz pēdējās rindas. Zem rindas iekavās ir sapulcē (sapulcē) uzstājušos amatpersonu vārdi un īss runu kopsavilkums, izskatot attiecīgo jautājumu.
• Uzvārdi tiek drukāti ar 1 rindiņu atstarpi.
• Tad tiek norādīts šajā jautājumā pieņemtais lēmums.
• Paraksts ir atdalīts no teksta ar 3 rindu intervāliem un ietver sapulces (sapulces) vadītāja amata nosaukumu, viņa personīgo parakstu un paraksta atšifrējumu (iniciāļi un uzvārds).
• Darba nosaukums tiek drukāts no teksta lauka kreisās malas ar 1 rindiņu atstarpi un ir centrēts attiecībā pret garāko rindiņu.
• Paraksta atšifrējums atrodas amata nosaukuma pēdējās rindiņas līmenī bez atstarpes starp iniciāļiem un uzvārdu.
• Pēdējais atšifrēšanas burts ir ierobežots ar labo malu.
• Lēmuma rekvizītu reģistrācija ir līdzīga pasūtījuma rekvizītu reģistrācijai.

Biznesa vēstule ir viens no izplatītākajiem vadības dokumentu veidiem organizācijās. Ar oficiālu vēstuļu palīdzību viņi sniedz atbildes uz organizāciju pieprasījumiem, iesniedz petīcijas pēc pilsoņu pieprasījuma uc un dažas citas iestāžu veidlapām raksturīgas detaļas. Biznesa vēstuli var adresēt šādi: ja vēstule ir adresēta iestādei, šajā gadījumā iestāde tiek nosaukta nominatīvā, piemēram: Centrālais instrumentu inženierijas institūts. Sūtot vēstuli struktūrvienībai, vispirms norāda iestādes nosaukumu un pēc tam struktūrvienības nosaukumu nominatīvā, piemēram: Centrālais instrumentu inženierijas zinātniskais institūts. Cilvēku Resursu Departaments.

Jāpatur prātā, ka oficiāla vēstule tiek sastādīta iestādes (iestādes) vārdā, tāpēc personīgais moments tajā jāsamazina līdz minimumam, pasniegšanas tonis ir neitrāls, izslēdzot ironiju, netaktiskumu. Vēstules tekstu vēlams rakstīt trešajā personā.

Akts ir vairāku personu sastādīts dokuments, lai apstiprinātu juridiskas nozīmes faktus, notikumus, stāvokļus. Prasības tā sastādīšanai un izpildei nosaka valsts standarti, kas nosaka šādas ziņas: departamenta nosaukums (piemēram, Baškortostānas Republikas Iekšlietu ministrija); iestādes nosaukums (piemēram, Kirovskas rajona iekšlietu departaments); institūcijas adrese vai apkopošanas vieta (piemēram, Ufa); dokumenta (akta) veida nosaukums; datums; teksta virsraksts (piemēram, par lietu pieņemšanu un nodošanu); akta sastādītāju paraksti. Turklāt tajā var būt ietverta tāda informācija kā apstiprinājuma numurs (indekss) un zīmogs (josla).

Akta tekstam parasti ir jāsastāv no divām daļām: ievada un noskaidrojošās. Ievaddaļā ietverta norāde par sastādīšanas pamatojumu un akta izstrādātājiem (tā sastādīšanā klātesošās personas). Parasti aktu sastāda kolektīvi (vismaz 2 cilvēki), bet to var sastādīt arī pilnvarots ierēdnis citu klātbūtnē. Uzskaitot personas, kuras piedalījās akta sagatavošanā, norāda to iniciāļus, uzvārdus un amatus. Ja aktu sastāda komisija, tad norāda komisijas priekšsēdētāja vārdu un pēc tam komisijas locekļu vārdus alfabēta secībā. Noskaidrošanas daļā ir izklāstīti paveiktā darba mērķi, uzdevumi, būtība un raksturs, kā arī fiksēti konstatētie fakti.

Akta teksts beidzas ar norādi par sastādītā akta eksemplāru skaitu un to atrašanās vietu. Aktu paraksta visas personas, kuras piedalījušās faktu vai notikumu noskaidrošanā.

Atsauce - informatīvs dokuments, kas sastādīts jebkādu faktu precizēšanas, apstiprināšanas, atspēkošanas secībā. Saskaņā ar GOST tas ir jāapkopo pēc augstākas iestādes vai amatpersonas norādījumiem, un tajā jāietver viņa pieprasītā informācija. Sertifikātā jābūt teksta virsrakstam, kas atklāj tā saturu (piemēram, par personāla morāli); datums vai laika periods, uz kuru attiecas sertifikātā ierakstītā informācija, tiek atdalīts no teksta atsevišķā atribūtā un novietots pirms atsauces teksta. Šo informāciju var iekļaut arī teksta virsrakstā. Ja sertifikāts ir sastādīts par vairākiem jautājumiem, teksts tiek sadalīts un katram no tiem tiek norādīts virsraksts. Papildus dokumentu sagatavošanas un noformēšanas noteikumu ievērošanai dokumentācijas racionalizācija ietver dokumentu tekstu samazināšanu to tipizēšanas un trafaretēšanas dēļ.

Papildus iepriekš minētajiem dokumentu veidiem tiek veidoti un plaši izmantoti šādi dokumentu veidi:

akts ​​- vairāku personu sastādīts dokuments, kas apliecina konstatētos faktus un notikumus;

pilnvara - dokuments, kas pilnvaro tās uzrādītāju veikt kādas darbības pilnvarotāja vārdā;

līgums (līgums) - dokuments, kas nosaka divu vai vairāku pušu vienošanos par jebkādu attiecību nodibināšanu un satur šo attiecību regulēšanas nosacījumus un kārtību;

ziņojums - dokuments, kurā ir izklāstīti jautājumi, fakti un notikumi, kā arī atsevišķi secinājumi, priekšlikumi un uzdevumi, kas izriet no minēto jautājumu, faktu un notikumu analīzes;

memorands - dokuments, kurā ir izklāsts par jebkuru jautājumu ar secinājumiem un priekšlikumiem un adresēts noteiktas vai augstākas organizācijas vadītājam;

slēdziens - dokuments, kas satur organizācijas, komisijas, amatpersonas vai speciālista eksperta vērtējumu un secinājumus par jebkuru jautājumu;

paziņojums - rakstisks pieprasījums, kas satur jebkuru pieprasījumu, pieprasījumu vai priekšlikumu;

paziņojums - dokuments, kas satur ziņojumu par gaidāmo pasākumu (sanāksmi, konferenci, sapulci, sesiju, izstādi, prezentāciju utt.) un uzaicinājumu tajā piedalīties;

amata apraksts - dokuments, kas nosaka darbinieka amata tiesības un pienākumus;

personas karte - dokuments, ko izmanto, lai reģistrētu, analizētu personāla sastāvu un kustību;

paskaidrojuma raksts - palīgdokuments, kas izskaidro atsevišķo datu saturu un pamatdokumenta nosacījumus - atskaiti, projektu, plānu;

atgriezeniskā saite - dokuments, kurā ir organizācijas, amatpersonas vai speciālista viedoklis par jebkuru izskatīšanai iesniegtu darbu;

pārskats - dokuments, kas satur informāciju par organizācijas darbu kopumā vai kādā no tās darbības jomām, par plāna, uzdevuma, rīkojuma vai instrukcijas izpildi, iesniegts augstākai vadības institūcijai vai amatpersonai;

saraksts - sistemātisks objektu, priekšmetu, darbu vai dokumentu uzskaitījums;

plāns - dokuments, kas nosaka plānoto un paveikto darbu, darbību vai citu darbību sarakstu, to secību, apjomus, veicēju laika koordinātes un citus rādītājus;

rezolūcija - tiesību akts, ko piemēro koleģiālās vadības institūcija, lai atrisinātu organizācijas un tās struktūrvienību darbības galvenos jautājumus;

programma - dokuments, kas nosaka organizācijas galvenos mērķus, uzdevumus un plānu ilgam periodam;

priekšlikums - sava veida memorands, kas satur konkrētu ieteikumu vai priekšlikumu par jebkuru jautājumu;

protokols - dokuments, kurā ir protokols par diskusiju un lēmumu pieņemšanu koleģiālās institūcijas sēdēs, konferencēs, sēdēs un sēdēs;

rīkojums - tiesību akts, ko izdod tikai koleģiālās institūcijas vadītājs, lai atrisinātu darbības jautājumus; ir ierobežots ilgums un attiecas uz šauru organizāciju, amatpersonu un pilsoņu loku;

lēmums - koleģiālas institūcijas vai vairāku neviendabīgu institūciju (kolektīvi un uz pavēles vienotības pamata) kopīgi pieņemts tiesību akts, lai atrisinātu svarīgākos to kompetencē esošos jautājumus;

kopsavilkums - dokuments, kas satur vispārīgu informāciju par vienu vai vairākiem jautājumiem;

saraksts - dokuments, kas satur personu vai objektu sarakstu noteiktā secībā;

stenogramma - sapulču, sapulču un sesiju ziņojumu, runu un citu runu stenogramma;

telegramma, teletaipmašīna - vispārināts nosaukums dažāda satura dokumentiem, kas tiek pārraidīti, izmantojot telegrāfu, teletaipu, telefaksu;

telefona ziņojums - vispārināts nosaukums dažāda satura dokumentiem, kuru teksts tiek pārraidīts pa tālruni;

darba grāmata - dokuments, kurā ir informācija par tā īpašnieka darba darbību;

sertifikāts - dokuments, kas apliecina jebkuru faktu vai notikumu;

norāde - tiesību akts, kas izdots galvenokārt par jautājumiem, kas saistīti ar pārvaldes institūciju lēmuma, lēmuma, rīkojuma un citu tiesību aktu izpildes nodrošināšanu;

harta - tiesību akts, kas nosaka uzņēmuma vai organizācijas mērķus un uzdevumus, dibināšanas kārtību, tiesības un pienākumus, vadības struktūru, darbības jomas un juridisko statusu;

raksturlielums - kāda vai kaut kā raksturīgo īpašību, iezīmju, priekšrocību un trūkumu apraksts.

Iepriekš uzskaitītie vadības dokumentu veidi un šķirnes ir iekļauti organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmā. Šīs sistēmas galvenos noteikumus nosaka Krievijas Federācijas valsts standarti.

Visu veidu dokumentu tekstos galvenokārt jāizmanto vienkārši teikumi, stabilas verbālās formulas un frāzes, kā arī jāizvairās no svešvalodām aizgūtu vārdu lietošanas, ja krievu valodā ir tikpat precīzs vārds.

Ieteicams teikumos lietot tiešo vārdu secību, ja loģiskais (semantiskais) uzsvars krīt uz darbības objektu, un apgriezto secību gadījumos, kad uzsvars krīt uz darbību vai darbības priekšmetu, tā vietā lietot darbības vārdus. verbālie lietvārdi un lietvārdi vietniekvārdu vietā.

Dokumenta tekstam jābūt optimāli kodolīgam, izmantotais formulējums nedrīkst radīt atšķirīgu izpratni un interpretāciju.

Tekstā nav atļauts ievadīt saīsinājumus un vārdu saīsinājumus, kas nav pieņemti oficiālajos dokumentos. Uzņēmumu un organizāciju nosaukumi, pilnie un saīsinātie, tiek doti stingri saskaņā ar nosaukumiem, kas noteikti statūtos vai noteikumos par tiem.

Telegrammu tekstus sastāda bez saikļiem, prievārdiem un vietniekvārdiem, ja nav sagrozīta telegrammas nozīme, bez vārdu ietīšanas, labojumiem un labojumiem. Telefona ziņās jāizvairās no grūti izrunājamiem vārdiem un sarežģītiem runas pagriezieniem.

Mēs izskatījām galvenos jautājumus par vadības darbību dokumentēšanu organizācijā. Dokumentācija ietver dokumentu sagatavošanu, noformēšanu un izgatavošanu. Svarīgs dokumenta mērķis ir ierakstīt un uzglabāt informāciju. Dokumentiem jāatbilst tiesību aktu prasībām, dokumenta informācijas kultūras prasībām, izgatavošanas efektivitātes, noformējuma, dokumenta apstrādes, tehniskās estētikas prasībām.

GOST R 6.30-2003. Krievijas Federācijas valsts standarts. Vienotas dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Dokumentācijas prasības.

Plašāku informāciju par to skatiet: Afanasjevs AI Vadības dokumentācija un biroja darbs: praktiska rokasgrāmata // Ekonomika un tiesības. Ufa: Baškīru vadības akadēmija, 1992. Nr. 20.

Prasības vadības dokumentu tekstiem nosaka GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentu noformēšanai”, bet standartā ir tikai tie dokumentu tekstu sagatavošanas noteikumi, kas ir kopīgi visiem dokumentiem. Sīki izstrādāti noteikumi par dokumentu tekstu sagatavošanu ir ietverti Pamatnostādnēs biroja darba instrukciju izstrādei federālajās izpildinstitūcijās, kas apstiprinātas ar Federālā arhīva 2009.gada 23.decembra rīkojumu Nr.76.

Sastādot dokumenta tekstu, jāņem vērā, ka dokumentēšanas praksē ir izveidoti teksta modeļi, saskaņā ar kuriem tiek sastādīti noteiktu veidu un šķirņu dokumentu teksti. Daudzos gadījumos, lai pareizi sastādītu dokumenta tekstu, ir jāzina, kāds modelis tiek izmantots noteikta veida vai šķirnes dokumenta teksta sastādīšanai.

Dokumenta teksta modelis nosaka ne tikai teksta kompozīcijas struktūru, tas ir, teksta komunikatīvās un semantiskās daļas izkārtojuma secību, bet arī dokumenta pamatteksta lingvistiskās un stilistiskās iezīmes.

Organizāciju biroja darbā dokumentu tekstus var noformēt:

pamatojoties uz oficiāli apstiprinātām vienotām dokumentu veidlapām;

ievērojot noteikta veida dokumentu veidošanu reglamentējošo normatīvo aktu prasības;

formā, kas atspoguļo ilgtspējīgu dokumentācijas praksi.

Teksts, pamatojoties uz vienotu formu

Uz vienotu veidlapu pamata sastādīto dokumentu tekstus var uzrādīt veidnes teksta, tabulas vai anketas veidā.

Teksta trafarets- dokumenta teksts, kas satur pastāvīgu informāciju un izlaidumus mainīgai informācijai, kas raksturo konkrētu vadības situāciju. Dokumenta teksts, kas sastādīts, pamatojoties uz trafaretu, saglabā parastajam tekstam raksturīgo gramatisko saskaņotību.

Tabula- pēc noteiktām pazīmēm sistematizēts informācijas pasniegšanas veids. Informācija tabulā atrodas šūnās, ko veido horizontālo un vertikālo līniju krustojums.

Anketa- teksta pasniegšanas veids tematiski savstarpēji saistītu teikumu secības veidā, kas veidots pēc principa "jautājums - atbilde".

Dokumentu teksti, kas sastādīti, neizmantojot vienotas dokumentu formas, tiek noformēti gramatiski sakarīga teksta veidā, kas pēc savas kompozīcijas struktūras atbilst noteikta veida dokumentu tekstiem.

Teksta pasniegšanas veidi

Dokumentu teksti ir izklāstīti:

no vienskaitļa pirmās personas: Aicinu izskatīt jautājumu par pabalstu noteikšanu...; Uzdodu sagatavot un iesniegt izskatīšanai ...;

Trešā persona vienskaitlī:Krievijas Federācijas valdība nolemj…; Ministrija nevar piekrist jūsu priekšlikumam...;

1. persona daudzskaitlī:Lūdzu, sniedziet informāciju par…; Iesniedz izskatīšanai un apstiprināšanai…; Klausījās...; Izpildīts ...; Nolēma…(protokolos) ; Pasūtām...; Nolēma…(kopīgos dokumentos);

Daudzskaitļa trešā persona:Kristall OJSC vadība, arodbiedrību komiteja nopietni lūdz...

Likumdošanas un citu normatīvo tiesību aktu tekstos plaši tiek lietoti teikumi, kuros predikāts tiek izteikts ar darbības vārdu tagadnes formā, kas piešķir tekstam nosacīt-preskriptīvu raksturu, piemēram:

Vīzā iekļauj ministrijas (resora) vadītāja vai viņa vietnieka amata nosaukumu, apstiprinātāja personīgo parakstu, paraksta atšifrējumu un datumu.

Normatīvās instrukcijas ir sastādītas rindkopu veidā, kuras numurētas ar arābu cipariem ar punktu un kurām nav virsrakstu.

Rubrikācija - teksta sadalīšana sastāvdaļās, vienas daļas grafiska atdalīšana no citas, izmantojot virsrakstus, apakšvirsrakstus, numerāciju, defisi (defisi) vai rindkopas atkāpi.

Lietišķajā runā ir izveidojies īpašs teikumu veids - sarežģīti klasificēti uzskaitījumi, kas ļauj formalizēt tāda paša veida informācijas pārsūtīšanu ar valodas līdzekļiem, piemēram:

Īstenojot savas tiesības, informācijas īpašniekam ir pienākums:

– ievērot citu personu tiesības un likumīgās intereses;

– veikt pasākumus informācijas aizsardzībai;

– ierobežot piekļuvi informācijai, ja šādu pienākumu nosaka federālie likumi.

Rubrikācija var būt vairāku līmeņu (bet ne vairāk kā četros līmeņos). Šajā gadījumā otrā un nākamo līmeņu rubrikas numurs ietver augstāko rubriku numurus. Teksta lielāko virsrakstu cipari sastāv no vienas rakstzīmes, otrā līmeņa rubrikas - no divām rakstzīmēm utt. Šī numerācijas sistēma novērš nepieciešamību lietot vārdus "sadaļa", "nodaļa", "punkts" utt.

13. Kārtība, kādā dokumenti nodod glabāšanai arhīvā

13.1. Dokumentu arhīva uzglabāšanas organizēšana

13.1.1. Ministrijas dokumenti ir federāls īpašums, un pēc to vērtības pārbaudes arhivēšanas jomā pilnvarotās federālās izpildinstitūcijas noteiktajā kārtībā tie ir obligāti jānodod valsts glabāšanai federālajam arhīvam kā Arhīvu fonda valsts daļai. Krievijas Federācijas.

13.1.2. Krievijas Federācijas Arhīvu fonda valsts daļas dokumentu un pagaidu (vairāk nekā 10 gadus) glabāšanas laika dokumentu glabāšanai, kuriem ir praktiska nozīme, kā arī dokumentus par personālu, to uzskaiti, izmantošanu, atlasi un sagatavošana nodošanai valsts glabāšanā, ministrija veido arhīvu.

13.2.3. Dokumentu sagatavošanu nodošanai glabāšanai arhīvā veic lietvedības dienesta darbinieki un par lietvedību atbildīgo nodaļu darbinieki, un tā ietver dokumentu vērtības pārbaudi, lietu noformēšanu un noformēšanu, sagatavošanu. lietu uzskaites un aktu par dokumentu un lietu piešķiršanu iznīcināšanai ...

Lietojot virsrakstus dokumentu tekstos, jāpatur prātā, ka:

viena veida numerācijas līdzekļus var izmantot tikai attiecībā uz tāda paša veida pārbaudes daļām (kā paredzēts, vietā teksta struktūrā);

katra sadaļai, apakšnodaļai, rindkopai, apakšpunktam atbilstošā teksta sastāvdaļa saņem savu numuru, ko apzīmē ar arābu cipari ar punktu;

Izstrādājot federālo izpildinstitūciju normatīvos aktus, ir jāievēro Krievijas Federācijas valdības noteiktās prasības.

ieguve

no Normatīvo tiesību aktu sagatavošanas noteikumiem

federālās izpildvaras iestādes

un to valsts reģistrācija

(apstiprināts ar Krievijas Federācijas valdības dekrētu

1997. gada 13. augusta Nr. 1009 ar grozījumiem. no 29.07.2011.)

6. […] Normatīvie priekšraksti ir sastādīti punktu veidā, kas ir numurēti arābu cipari* punkts un tiem nav virsrakstu. Klauzulas var iedalīt apakšpunktos, kuras var numurēt alfabētiskā vai ciparu secībā.

Nozīmīgākos normatīvos tiesību aktus var iedalīt nodaļās, kuras ir numurētas Romiešu cipari un ir galvenes.

Ja nodaļā ir izcelti tikai viena līmeņa virsraksti (neizceļot, piemēram, rindkopas un apakšpunktus), tie tiek numurēti ar arābu cipariem bruto secībā, sākot no pirmā visā tekstā, piemēram:

II. Normatīvo tiesību aktu valsts reģistrācija

federālās izpildvaras iestādes

10. Normatīvie tiesību akti, kas skar personas un pilsoņa tiesības, brīvības un pienākumus, kas nosaka starpresoru rakstura organizāciju juridisko statusu neatkarīgi no to derīguma termiņa, tai skaitā akti, kas satur informāciju, kas veido valsts noslēpumu vai konfidenciāla rakstura informāciju. , ir pakļauti valsts reģistrācijai.

11. Normatīvo tiesību aktu valsts reģistrāciju veic Krievijas Tieslietu ministrija, kas uztur federālo izpildinstitūciju normatīvo aktu valsts reģistru.

[…] 20. Ja pastāv neatbilstība starp spēkā esošo normatīvo tiesību aktu, kā arī aktu, kas satur tiesību normas un nav izgājis valsts reģistrāciju, [..] Krievijas Tieslietu ministrija iesniedz Krievijas Federācijas valdībai. priekšlikumu atcelt vai apturēt šādu aktu ar pamatojumu un attiecīgā rīkojuma projektu.

Numerējot nodaļas ar romiešu cipariem, nodaļās var atšķirt rindkopas un apakšpunktus, kas numurēti ar arābu cipariem, kā arī papildu virsrakstus apakšpunktos, kurus apzīmē ar burtiem, piemēram:

2.12. Departamentu direktori (nodaļu vadītāji) noteiktajos termiņos iesniedz struktūrvienību, kas sagatavota, pamatojoties uz federālajiem likumiem, dekrētiem, rīkojumiem un Krievijas Federācijas prezidenta norādījumiem, rezolūcijām, rīkojumiem, valdības programmas un rīcības plāni, Ministru prezidenta un priekšsēdētāja vietnieku norādījumi valdības priekšlikumi jautājumu izskatīšanai valdības sēdē, kas satur:

a) jautājuma nosaukums un īss pamatojums nepieciešamībai to izskatīt valdības sēdē;

b) emisijas vispārīgie raksturojumi un galvenie noteikumi;

c) piedāvātā risinājuma forma;

d) līdzizpildītāju saraksts;

e) izskatīšanas datums valdības sēdē.

Ilgtspējīgi valodas pagriezieni

Viena no lietišķās runas iezīmēm ir plaši izplatītas stabilas (veidnes) valodas frāzes, kuras tiek lietotas nemainīgas, piemēram:

· Informējam, ka laika posmā no... līdz...;

· Konstatēts, ka laika posmā no ... līdz ...;

· Informējam, ka no...;

· Mēs nosūtām jums izskatīšanai un apstiprināšanai ...;

· Notiek iesniegšana izskatīšanai un apstiprināšanai...;

· Saskaņā ar panākto vienošanos...;

· Sarunas laikā puses pārrunāja iespējas...;

· Lai sniegtu tehnisko palīdzību...;

· Ņemot vērā, ka... un utt.

Tādus pavērsienus sauc par valodas modeļiem, klišejām, valodas formulām. Stabilu valodas pavērsienu klātbūtne dokumentu tekstos ir vadības situāciju atkārtošanās un to tematiskā ierobežojuma sekas, viena veida atkārtotās vadības un ražošanas situācijās lietoto valodas līdzekļu unifikācijas rezultāts. Papildus tipiskā satura izteikšanai stabili valodas pagriezieni bieži vien darbojas kā juridiski nozīmīgas teksta sastāvdaļas, bez kurām dokuments zaudē nepieciešamo juridisko nozīmi vai ir elementi, kas nosaka dokumenta veidu, piemēram:

garantijas vēstulē:Mēs garantējam aizdevuma atdošanu apmērā ...; Garantēta samaksa; Mūsu norēķinu konts...; Garantējam dzīvojamās platības nodrošinājumu...; Garantijas prasības jāiesniedz...;

prasības vēstule:...pretējā gadījumā jums tiks piemērots sods; ... pretējā gadījumā lieta tiks nodota šķīrējtiesai;

pasūtīt:Rīkojuma izpildes kontrole tiek uzdota ...; Es paturu kontroli pār pasūtījuma izpildi.

Tipiska satura izteikšana, ilgtspējīgi apgrozījumi nodrošināt adresāta teksta izpratnes precizitāti un nepārprotamību, samazināt teksta sagatavošanas laiku.

Starp citu. No lingvistiskā viedokļa kopfrāzes ir frazeoloģiskās vienības (frazeoloģiskās vienības), nebrīvas vai radniecīgas frāzes. Tie ir līdzīgi izteicieniem, piemēram: sit kā zivs pa ledu, sit backhand, būvē gaisa pilis, sagrābj un utt.

Izmantojot stabilus valodas pagriezienus, nav atļauts:

leksiskā aizstāšana, tas ir, apgrozībā iekļauto vārdu aizstāšana ar to sinonīmiem. Nepareizi: Departamenta priekšlikumi bija zem jebkādas kritikas(nepieciešams: zemākjebkāda kritika);

līdzīgu pēc nozīmes stabilu apgriezienu sajaukums. Nepareizi: lielsspēlētā vērtība tirgus ekonomikas metodes(nepieciešams:… bija tirgus ekonomikas metodes;Šajā gadījumā notiek sajaukšanās spēlēt lomu Un jautājums);

stabilā valodas apgrozībā iekļauto vārdu pieņemtās gramatiskās formas izmaiņas. Nepareizi: Izpildītājito neievērojanepieciešams periodiski informēt pasūtītāju par darbu gaitu(nepieciešams: neievērota).

Dokumenta tekstā, kas sagatavots, pamatojoties uz likumdošanas, citiem normatīvajiem tiesību aktiem, kā arī dokumentiem, kurus iepriekš izdevusi organizācija - dokumenta autors, jābūt atsaucēm uz dokumentiem-bāzēm. Atsaucoties uz dokumentu, citātā norāda dokumenta veida nosaukumu, dokumentu izdevušās institūcijas nosaukumu, dokumenta pieņemšanas vai apstiprināšanas datumu, tā reģistrācijas numuru, kā arī dokumenta nosaukumu. atzīmes, ir norādītas, piemēram:

Saskaņā ar Krievijas Federācijas valdības 2009. gada 15. jūnija dekrētu Nr.477 “Par dokumentu noformēšanas noteikumu apstiprināšanu federālajās izpildinstitūcijās” ...

Saskaņā ar Nolikumu par iestādes, organizācijas, uzņēmuma pastāvīgo ekspertu komisiju, kas apstiprināts ar Federālā arhīva 1995. gada 19. janvāra rīkojumu Nr. 2 ...

Ja dokumenta tekstā ir atsauce uz kādas amatpersonas vai institūcijas apstiprinātu dokumentu, tad norāda dokumenta nosaukumu, kas dokumentu apstiprinājis, apstiprināšanas datumu (ja dokumentu apstiprina amatpersona) vai tā dokumenta nosaukums, ar kuru šis dokuments apstiprināts, apstiprināšanas datums un reģistrācijas numurs (ja dokuments ir apstiprināts ar administratīvu dokumentu), piemēram:

Saskaņā ar Statusa AAS ģenerāldirektora 2010.gada 12.februārī apstiprināto Finanšu departamenta nolikumu departamentam ir piešķirtas tiesības...

Pasta adreses rakstīšanas kārtību uz pasta sūtījumiem nosaka Pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumi, kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 2005. gada 15. aprīļa dekrētu Nr. 221.

Likumdošanas, citu normatīvo aktu, valsts iestāžu apstiprināto metodisko dokumentu tekstos, atsaucoties uz iepriekš publicētiem dokumentiem, norāda to publicēšanas avotu, piemēram:

1. 1994. gada 14. jūnija federālais likums Nr. 5-FZ “Par federālo konstitucionālo likumu, federālo likumu un Federālās asamblejas palātu aktu publicēšanas un spēkā stāšanās kārtību” (Sobraniye Zakonodatelstva Rossiyskoy Federatsii, 1994). Nr.8, Art.801; 1999, Nr.43, 5124.p.).

2. 2000. gada 25. decembra federālais konstitucionālais likums Nr. 2-FKZ "Par Krievijas Federācijas valsts ģerboni" (Krievijas Federācijas tiesību aktu kopums, 2000, Nr. 52 (I daļa), 5021. pants; 2002, Nr. 28, 2780. pants; 2003, Nr. 27 (I daļa), 2696. pants; 2009, Nr. 46, pants 5417).

Ja dokumenta tekstā ir jāatsaucas uz dokumenta pantiem vai punktiem, ir atļauts (izņemot normatīvo un citu normatīvo aktu tekstus) lietot saīsinājumus: art. (raksts), n. (punkts). Ja šos vārdus lieto daudzskaitlī, grafiskie saīsinājumi netiek dubultoti, piemēram:

Saskaņā ar Art. 5., 8. punktu. 15 Noteikumi par sabiedrības pamatkapitāla palielināšanas (samazināšanas) ...

Likumdošanas un citu normatīvo tiesību aktu tekstos šie vārdi ir ierakstīti pilnībā.

Izmantojot treknrakstu

Biroja darba normatīvie dokumenti, jo īpaši organizācijas biroja darba instrukcijas, var paredzēt atsevišķu teksta fragmentu atlasi treknrakstā, slīprakstā, rakstot pēc kārtas vai ar lielajiem burtiem.

Piemēram, drukājot Krievijas Federācijas likumus, Krievijas Federācijas valdības dekrētus, federālo izpildinstitūciju rīkojumus, teksta virsraksts ir izcelts treknrakstā un centrēts:

Par izmaiņu veikšanu
Krievijas Federācijas tiesību aktiem

par administratīvajiem pārkāpumiem saistībā ar adopciju

Krievijas Federācijas zemes kodekss

Par apstiprināšanu
Biroja darba noteikumi federālajās struktūrās

izpildvara

Normatīvā tiesību akta tekstā sadaļu, apakšsadaļu, nodaļu virsrakstus drukā arī treknrakstā, bet vārdus “sadaļa”, “nodaļa”, “pants” u.c. drukā ar parastu šriftu:

I apakšiedaļa. Vispārīgi noteikumi par saistībām

5. nodaļa Tiesības, pienākumi un atbildība

Vārdi “dekrēts” (dekrētās) un “pavēle” (pavēlēs) ir drukāti treknrakstā un rindā, piemēram:

Saskaņā ar federālā likuma "Par informāciju, informāciju tehnoloģijas un informācijas aizsardzība” Krievijas Federācijas valdība

nolemj:

1. Apstiprināt pievienotos Biroja darba noteikumus federālajās izpildinstitūcijās.

Atsevišķu vārdu lielo burtu rakstīšana dokumenta tekstā tiek lietota galvenokārt minūtēs, kur vārdi “noklausījās”, “runāja”, “nolēma” vai “nolēma” parasti tiek drukāti ar lielajiem burtiem.

Tā kā dokumentu tekstu drukāšanai nav vienotu noteikumu, organizācijām ir tiesības biroja darba instrukcijās noteikt savus korporatīvos noteikumus.

V.F. Jankova,
vietnieks VNIIDAD direktors, Ph.D. ist. Zinātnes, asociētais profesors

Jebkurš dokuments sastāv no vairākiem elementiem (datums, teksts, paraksti), kas tiek izsaukti detaļas.

Katram dokumenta veidam (pavēlei, vēstulei, aktam) ir noteikta detaļu kopa. Detaļu atrašanās vietai dokumentā un to noformēšanas noteikumiem jāatbilst iepriekšminētā GOST R 6.30-97 prasībām. Šis standarts attiecas uz organizatoriskiem un administratīvajiem dokumentiem - rezolūcijām, rīkojumiem, rīkojumiem, lēmumiem, protokoliem, aktiem, vēstulēm utt. Krievijas Federācijas valsts standarts nosaka maksimālo vadības dokumentos izmantojamo detaļu kopumu - to kopējais skaits ir 29. noteikta veida dokuments, tie būs daudz mazāk.

Sagatavojot dokumentus, tiek izmantotas šādas detaļas (detaļu sērijas numurs atbilst GOST R 6.30-97):

Krievijas Federācijas valsts ģerbonis ievietots uz dokumentu veidlapas saskaņā ar noteikumiem par Krievijas Federācijas valsts ģerboni;

Krievijas Federācijas subjekta ģerbonis ievieto dokumentu veidlapās saskaņā ar Krievijas Federācijas veidojošo vienību tiesību aktiem;

Organizācijas emblēma vai preču zīme ievietots uz organizācijas veidlapas saskaņā ar Statūtiem (noteikumiem par organizāciju). Ja veidlapai jau ir Krievijas Federācijas vai Krievijas Federācijas veidojošās vienības ģerbonis, emblēma netiek izgatavota;

Organizācijas kods nolikt saskaņā ar Viskrievijas uzņēmumu un organizāciju klasifikatoru (OKPO);

Juridiskas personas galvenais valsts reģistrācijas numurs (OGRN). nolikt saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem;

Nodokļu maksātāja identifikācijas numurs/reģistrācijas iemesla kods (TIN/KPP) nolikt saskaņā ar nodokļu iestāžu izsniegtajiem dokumentiem

Dokumenta formas kods nolikt saskaņā ar Viskrievijas vadības dokumentācijas klasifikatoru;

Uzņēmuma nosaukums, kas ir dokumenta autors, jāatbilst dibināšanas dokumentos fiksētajam nosaukumam.

Virs organizācijas nosaukuma norādiet saīsinātu un, ja tā nav, pilnu galvenās organizācijas nosaukumu. Organizācijas saīsināto nosaukumu norāda gadījumos, kad tas ir ierakstīts organizācijas dibināšanas dokumentos. Saīsinātais nosaukums (iekavās) ir ievietots zem pilna vārda.

Piemēram:

Krievijas Valsts komunikāciju komiteja

ZINĀTNISKĀS IZPĒTES INFORMĀCIJAS INSTITŪTS

(NIIIINFORM)

Akciju sabiedrību dokumentos norāda korporācijas veidu - slēgta vai atklāta akciju sabiedrība:

CJSC "PILOT"

OJSC "REAL"

Vārds ieslēgts svešvaloda reproducēt, ja tas ir ierakstīts dibināšanas dokumentos. Vārds svešvalodā ir ievietots zem nosaukuma krievu valodā:

SIA "SIGMA"

" SIGMA" SIA

izpilddirektors

AS "AGAT"

Atsauces dati par organizāciju ietver: pasta adresi; tālruņu numuri un cita informācija pēc organizācijas lēmuma (faksa numuri, bankas konti, e-pasta adrese, tīmekļa lapas internetā utt.);

dokumenta veida nosaukums, ko sastādījusi vai publicējusi organizācija, regulē dibināšanas dokumenti un jāatbilst Vienotās organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēmas paredzētajiem dokumentu veidiem (piemēram, rīkojums, akts, protokols u.c.). Šis rekvizīts ir viens no svarīgākajiem, tas ir rakstīts ar lielajiem burtiem un tiek uzlīmēts uz visiem dokumentiem, izņemot burtus.

Dokumenta datums ir tā parakstīšanas vai apstiprināšanas datums, protokolam - sapulces vai lēmuma pieņemšanas datums, aktam - notikuma datums. Ja dokumenta autors ir vairāk nekā viena organizācija, tad dokumenta datums ir pēdējais parakstīšanas datums. Dokumenta datumu raksta ar arābu cipariem šādā secībā: diena, mēnesis, gads. Ir iespējams verbāli un ciparu veids, kā formatēt datumu (bez pēdiņām), piemēram:

Dokumenta reģistrācijas numurs sastāv no tā kārtas numura (pavēle ​​Nr.1, protokols Nr.7), kuru pēc organizācijas ieskatiem var papildināt ar indeksiem:

lietas pēc nomenklatūras;

struktūrvienības vai virzīta darbība;

korespondenti vai izpildītāji;

dokumentu veidu nosaukumi utt.

Piemēram:

№ 1-3/115 (1 - struktūrvienības numurs,

3 - lietas numurs saskaņā ar nomenklatūru,

№ OM-3/115(OM - mārketinga nodaļa,

3 - lietas numurs,

115 - dokumenta sērijas numurs)

№ 115/YUL-3(115 ir dokumenta sērijas numurs,

YL - Jurijs Lužkovs,

3 - lietas numurs).

Uz dokumentiem, ko sastādījušas vairākas organizācijas, reģistrācijas numurus piestiprina ar slīpsvītru dokumenta autoru norādīšanas secībā (no kreisās uz labo), piemēram, Krievijas Federācijas Centrālās bankas un Valsts muitas kopīgā dokumentā. Krievijas Federācijas komitejai būs numurs:

01-20-105/11921, Kur

01-20-105 - Centrālās bankas piešķirtais numurs,

11921 - numurs, ko piešķīrusi Krievijas Federācijas Valsts muitas komiteja.

Saite uz dokumenta reģistrācijas numuru ietver reģistrācijas numuru un dokumenta datumu, uz kuru tiek atbildēts ( Uz Nr. _______ no ___________). Šo rekvizītu var ievietot veidlapā un aizpildīt, sastādot atbildes vēstuli. ;

Dokumenta sastādīšanas vai publicēšanas vieta norāda, ja to ir grūti noteikt pēc detaļām. Parasti šo rekvizītu ieteicams norādīt līgumos un līgumos.

Galamērķis norādīts burtos. Adresāts var būt organizācijas, to struktūrvienības, amatpersonas vai privātpersonas. Vēršoties pie organizācijas, tās nosaukumu un struktūrvienības nosaukumu norāda nominatīvā rakstā.

Maksimālais "Adreses" rekvizītu komplekts sastāv no:

uzņēmuma nosaukums;

strukturālais iedalījums;

amats, iniciāļi un uzvārds; pasta adrese.

Pasta adreses elementi ir norādīti secībā, kas noteikta ar "Pasta pakalpojumu sniegšanas noteikumiem", kas apstiprināti ar Krievijas Federācijas valdības 1997. gada 26. septembra dekrētu Nr. 1239. Saskaņā ar Noteikumiem noteikta šāda pasta adreses rakstīšanas kārtība uz aploksnēm un dokumentiem:

adresāta vārds un uzvārds;

iela, mājas numurs, dzīvokļa numurs;

reģions, novads, republika;

valsts (starptautiskajām vēstulēm);

pasta indekss.

Nepieciešamais "Saņēmējs" tiek uzdrukāts dokumenta lapas augšējā labajā pusē robežzīmju robežās. Uz viena dokumenta norādīti ne vairāk kā četri adresāti. Ja ir vairāk adresātu, tiek izveidots adresātu saraksts, piemēram:

AS "Agat" direktors

I.I. Ivanovs

st. Semafors, 473

Krasnojarska, 660037

Dokumenta apstiprinājuma zīmogs atrodas dokumenta augšējā labajā stūrī. Dokumentu var apstiprināt amatpersona vai īpaši izsniegts dokuments. Ja dokumentu apstiprina amatpersona, apstiprinājuma zīmogu veido vārdi ES APSTIPRINĀJU (bez pēdiņām), dokumenta apstiprinātāja amata nosaukums, personīgais paraksts, tā atšifrējums un apstiprināšanas datums, piemēram:

APSTIPRINĀT

AS "Agat" direktors

___________ I.I. Ivanovs