Sukces w działalności każdej organizacji, firmy handlowej czy przedsiębiorstwa jest nierozerwalnie związany z kulturą postępowania i etykietą. Wszelkie działania menadżera i pracowników z pewnością muszą uwzględniać zasady dobrych manier i być adekwatne do sytuacji.
Jednym z najważniejszych elementów etykiety jest korespondencja biznesowa.
Szacuje się, że prawie 50% czasu w pracy spędzamy na zajmowaniu się papierami i pocztą. Jest to jednak konieczne, ponieważ kompetentna korespondencja biznesowa może znacznie zwiększyć obroty firmy i przyspieszyć interakcję różnych służb i działów.
Oczywiście istnieją tutaj pewne wzorce i na pewno porozmawiamy o nich w tym artykule. Zasady korespondencji biznesowej już dawno zostały ujednolicone. Istniejący GOST R.6.30-2003 pomoże Ci poprawnie umieścić tekst na arkuszu, podpowie, jakie wcięcia, marginesy i czcionki należy wykonać. Korespondencję biznesową charakteryzuje jednolitość i powtarzalność wzorców mowy.
Jednak każdy list jest indywidualny. Duży ślad pozostawia na nim tożsamość nadawcy, jego pozycja, sytuacja i odbiorca. W pewnym stopniu korespondencja biznesowa jest połączeniem kreatywności i ciężkiej pracy.
Rodzaje korespondencji biznesowej
Obieg dokumentów odbywa się w formie papierowej oraz drogą elektroniczną.
Całą korespondencję w przedsiębiorstwie można podzielić na następujące grupy:
Korespondencja oficjalna/nieformalna;
Wewnętrzny i zewnętrzny.
Korespondencja urzędowa obejmuje oferty handlowe, listy wdzięczności i gwarancje, umowy handlowe, zamówienia dla przedsiębiorstwa, odpowiedzialność zawodowa, prośby, żądania, roszczenia.
Korespondencja nieformalna obejmuje różne gratulacje od partnerów biznesowych, klientów i pracowników; kondolencje, przeprosiny, zaproszenia i podziękowania.
Dokumenty wewnętrzne krążą jedynie pomiędzy działami jednego przedsiębiorstwa, natomiast dokumenty zewnętrzne wykraczają poza jego granice.
Zasady korespondencji handlowej: treść wewnętrzna
Głównym wymaganiem jest zwięzłość i przejrzystość listu. Nie rozciągaj tekstu na kilka stron. Najlepsza opcja- zmieścić się w jednym.
Zasady korespondencji biznesowej zakładają wykluczenie z tekstu słów i wyrażeń skomplikowanych, niejasnych, obcych i wysoce specjalistycznych. Wszystkie zdania powinny być krótkie, z głównymi myślami autora i bez „wody”.
Unikaj podwójnych interpretacji w swoim piśmie, w przeciwnym razie w przypadku sporów trudniej będzie obronić swój punkt widzenia i udowodnić, co miałeś na myśli przez dane zdanie.
Zasady prowadzenia korespondencji służbowej nakładają na autora obowiązek zwracania się do odbiorcy po imieniu i nazwisku, poprzedzonym tytułem „Szanowni Państwo…”. I pamiętaj, aby używać słowa „ty”, nawet jeśli masz dobre przyjazne stosunki z odbiorcą listu.
We wstępie, oprócz wskazania nazwiska i imienia, podany jest główny cel wiadomości. Przykłady korespondencji biznesowej znają wystarczające szablony i klisze dla takich przypadków: „W związku z poprzednim pismem…”, „Przypominamy…”, „Poinformujmy…” i inne.
Niekorzystną dla odbiorcy odpowiedź (odmowa oferty, odmowa współpracy) złagodź sformułowaniem: „Niestety nie będziemy mogli skorzystać z proponowanych warunków…” lub podobnym.
Zewnętrzna dokumentacja papierowa
Każdy list biznesowy musi być napisany na papierze firmowym i zawierać dane firmy oraz wszystkie dane kontaktowe.
Koniecznie wskaż dokładna data dokument.
W prawym górnym rogu arkusza widnieją inicjały adresata oraz adres firmy odbiorcy.
Podziel tekst na znaczące akapity, aby ułatwić czytelnikowi jego zrozumienie i dostrzeżenie. Nie więcej niż 4-5 linii.
Pisanie wszystkich słów wielkimi literami jest złą formą.
Do pisma można dołączyć dokumenty. W takim przypadku są one wymienione w osobnej linii w lewej dolnej części arkusza. Przez etykieta biznesowa Odpowiedź na pismo należy otrzymać w ciągu 10 dni. Jeżeli rozwiązanie problemu wymaga więcej czasu, adresat musi o tym powiadomić.
Po napisaniu pamiętaj o ponownym dokładnym sprawdzeniu tekstu pod kątem błędów, zarówno ortograficznych, jak i gramatycznych. Jeśli masz czas, odłóż list na bok i wróć do niego później. Z reguły odkryte zostaną nieścisłości, których na początku nie zauważono. Ta rada jest najważniejsza w przypadku reagowania na skargę klienta. Nie powinieneś jeszcze bardziej irytować osoby niepiśmiennie napisanym listem.
Kiedy dokument zostanie zapisany i sprawdzony kilka razy, wydrukuj go na papierze A4. Rozmiar ten jest standardowym rozmiarem stosowanym w każdej korespondencji, nawet jeśli sam tekst zajmuje tylko pół kartki.
Przed drukowaniem przetestuj atrament w drukarce, aby uniknąć rozmazanych lub niechlujnych wydruków.
W niektórych przypadkach możesz dołączyć do dokumentu swoją wizytówkę, a sam wydruk załączyć w przezroczystym pliku.
Za dobrą formę uważa się także markową kopertę z logo firmy.
Zasady prowadzenia nieformalnej korespondencji biznesowej są często bardziej emocjonalne niż w dokumentach biznesowych i mniej sztampowe. Odpowiednie są tutaj skróty i użycie kolorowych przymiotników, na przykład w gratulacjach: niesamowity, responsywny, miły.
Biznesowe e-maile
Fakt, że nie wysyłasz korespondencji w kopercie za pośrednictwem sieci pocztowej, nie powinien uspokajać. W tych przypadkach również obowiązują zasady korespondencji handlowej.
Kompetentny i poprawny elektroniczny przekaz biznesowy kreuje pozytywny wizerunek zarówno przedsiębiorstwa, jak i konkretnej osoby. Reputacja w biznesie jest wiele warta!
Podstawowe zasady korespondencji drogą elektroniczną
Używaj służbowego adresu e-mail wyłącznie zgodnie z jego przeznaczeniem.
Zwróć uwagę na nazwę skrzynki pocztowej. Podczas pracy nie używaj nieprawidłowych imion, takich jak „dziecko”, „superman”, nawet jeśli są one wskazane w transkrypcji angielskiej.
Zawsze wypełniaj kolumnę „Temat”, w przeciwnym razie Twój list może wylądować w spamie. Opisy takie jak „plan”, „lista”, „propozycja komercyjna”, „raport” nie są odpowiednie. W skrzynce odbiorczej Twojego odbiorcy może znajdować się całkiem sporo podobnych listów. Określ możliwie szczegółowo, czego dotyczy Twoja wiadomość. Nie używaj więcej niż pięciu słów. Wykorzystaj swój temat wielkimi literami. Nie ma potrzeby stawiania kropki na końcu.
Jeśli odpowiadasz na wcześniej otrzymaną wiadomość e-mail, pamiętaj o usunięciu „Re” z tematu.
Styl komunikacji
Zachowaj list w formacie biznesowym. Usuń groźny, błagalny i rozkazujący ton.
Regulamin elektronicznej korespondencji służbowej nie dopuszcza stosowania w tekście emotikonów oraz dużej ilości znaków zapytania i wykrzykników.
Bądź uprzejmy. Obowiązkowe powitanie na początku i pożegnanie z rozmówcą na końcu jest w dobrej formie. Na przykład „Z wyrazami szacunku…” lub tak: „Z poważaniem…”.
Biznesowa korespondencja e-mailowa i jej „ złota zasada": nie mieszaj kilku różnych tematów w jednej wiadomości. Lepiej wysłać serię listów.
E-mail powinien być o połowę krótszy niż list papierowy.
Praca z załącznikami
Jeśli jest zbyt dużo informacji do przekazania, nie umieszczaj ich wszystkich w treści listu, ale załącz je jako osobne dokumenty w formie załączników.
Dla wygody odbiorcy zmień nazwy przygotowanych dokumentów na nazwy zrozumiałe dla odbiorcy. To pokaże Twoje zainteresowanie i przekona Cię. Zastanów się, ile folderów służbowych odbiorca ma na swoim komputerze i jak będzie wśród nich wyszukiwał Twój list.
Pamiętaj, aby poinformować odbiorcę o przesyłanych plikach, aby nie potraktował ich jako przypadkowego wirusa. Archiwizuj duże dokumenty.
Zbyt duże załączniki (ponad 200 kB) najlepiej przesyłać w inny sposób, np. poprzez serwer FTP.
Niektóre serwery pocztowe nie pozwalają na przesyłanie formatów takich jak COM, EXE, CMD, PIF i wielu innych i blokują je.
Jeśli adresatów Twojego listu było kilku, poświęć trochę czasu na usunięcie za każdym razem wszelkich dowodów masowego przesyłania. Adresat w ogóle nie potrzebuje takich dodatkowych informacji. Polecenie „bcc” ci pomoże.
Zasady prowadzenia korespondencji służbowej e-mail polegać na poinformowaniu drugiej strony o otrzymaniu korespondencji. Jeśli włączone ten moment nie ma możliwości odpowiedzi, powiadom o tym swojego rozmówcę. Zapisz historię korespondencji, aby uniknąć dalszych pytań i postępowań.
Jeżeli odpowiedź jest ważna i pilna, dopuszczalne jest dodatkowe powiadomienie adresata przez telefon, Skype lub ICQ. Jeśli po tym wynik pozytywny nie udało się osiągnąć, przypomnij sobie jeszcze raz.
Nierzadko, gdy zwracasz się o dokument, otrzymujesz w odpowiedzi pusty list z załączonymi plikami. To niedopuszczalne. Przykłady korespondencji biznesowej wymagają umieszczenia odpowiedniej informacji w treści dokumentu. Na przykład to: „Wysyłam niezbędne dane na Twoje żądanie”.
Nie zapomnij podać współrzędnych na końcu listu: all dostępne metody powiązania, stanowisko, strona firmowa, linki do sieci społecznościowych.
Pisząc kontakty do organizacji, podaj jak najwięcej informacji – numer telefonu z numerem kierunkowym, adres z kodem pocztowym. W końcu Twoja komunikacja odbywa się nie tylko z mieszkańcami Twojego regionu. Jeśli posiadasz wszystkie informacje, łatwiej będzie się z Tobą skontaktować.
I ostatnia zasada: kto rozpoczął korespondencję, musi zakończyć dialog elektroniczny.
Wniosek
Korespondencja biznesowa- to delikatna sprawa. Czasem wystarczy jedno spojrzenie, aby wyrobić sobie jednoznaczną opinię o osobie i organizacji, którą reprezentuje. Znajomość zasad pisania tekstów biznesowych może znacznie pomóc w Twojej karierze.
Każdy, kto stara się wyglądać przyzwoicie w kręgach biznesowych, zawsze korzysta. I zawsze pamięta o najważniejszej rzeczy - e-mail nie powinien szkodzić ani adresatowi, ani reputacji firmy, której jest przedstawicielem, ani wizerunkowi firmy.
Umiejętność prawidłowego i kompetentnego prowadzenia służbowej korespondencji elektronicznej jest głównym elementem wizerunku współczesnego menedżera. Jest to zarówno oznaka ogólnego poziomu kultury, jak i wskaźnik osobistego profesjonalizmu. Zgodnie z tym, jak dana osoba jest w stanie formułować i sformalizować swoje myśli, można śmiało ocenić jego stosunek do innych i do siebie osobiście. Niedbale napisany e-mail może łatwo zrujnować reputację biznesową autora w oczach partnerów i współpracowników.
Zasady korespondencji biznesowej drogą elektroniczną
1. Używaj swojego służbowego adresu e-mail wyłącznie do celów biznesowych. Jeśli wyślesz list z serwera służbowego będąc w pracy, zostanie on zapisany, zarówno poczta wychodząca, jak i przychodząca. Twój pracodawca może przeczytać list w dowolnym momencie. Korespondencję służbową prowadź wyłącznie w ścianach biura.2. Jasno zrozum, do kogo skierowana jest Twoja wiadomość i komu informacje w niej zawarte mogą się przydać. Do kogo adresujesz swój list? Do klienta? Do partnera? Kolega z pracy? Do podwładnego? Do szefa? Adresat jest wskazany w kolumnie „do”, zainteresowani są wskazani w „kopii”. Nigdy nie wysyłaj dodatkowych kopii, szczególnie swojemu szefowi. Jeśli w e-mailu wspomniano o osobach trzecich, zwykle umieszcza się je również w kolumnie „kopia”.
3. Sformułuj dla siebie cel przekazu. Jaki cel sobie stawiasz: co starasz się osiągnąć od czytelnika swojego listu? Jakiej reakcji się spodziewasz? Odbiorca po przeczytaniu Twojej wiadomości powinien od razu zrozumieć, czego od niego oczekujesz. Zasady prowadzenia korespondencji elektronicznej:
Jeśli chcesz nadać wydarzeniu indywidualną perspektywę - od pierwszej osoby (my, ja)
Jeśli Twoja wiadomość ma charakter pytający lub instruktażowy - od drugiej osoby (Ty, Ty)
Jeśli piszesz list jako zewnętrzny obserwator i chcesz poinformować adresata o zaistniałych faktach lub wydarzeniach - w trzeciej osobie (oni, ona, on).
4. Nie zostawiaj pola „temat” pustego. Większość osób otrzymujących wiadomość e-mail rozpoczyna przeglądanie korespondencji od sprawdzenia pola tematu. Decyzję o przeczytaniu listu podejmuje się w ciągu kilku sekund, dlatego treść listu powinna mieć odzwierciedlenie w temacie. Temat powinien być krótki, konkretny i treściwy.
5. Zadbaj o przejrzystość treści: adres i powitanie, część główna, podsumowanie, podpis, kontakty. Każda litera musi zawierać Etykieta e-mailowa. Nie bądź leniwy i nie pomijaj żadnego fragmentu zaakceptowanej treści, prawidłowo sformatowany list jest wyznacznikiem Twojego profesjonalizmu.
6. Zwracanie się do adresata i pozdrawianie go jest oznaką twojego szacunku dla niego. Jeśli to możliwe, rozpoczynaj każdy list osobistą wiadomością i pozdrowieniami. Przejawem uprzejmości jest zwracanie się do rozmówcy po imieniu. Jeśli chcesz nadać wiadomości charakter potoczny, po adresie postaw przecinek. A jeśli chcesz podkreślić formalność i znaczenie, użyj wykrzyknika, nawet jeśli ten list jest adresowany do kolegi, z którym często się komunikujesz.
7. Trzymaj się zasady: krótko i jasno (KY). Jedną z głównych zasad biznesowej korespondencji e-mailowej jest „minimum słów – maksimum informacji”. Przedstaw swoje myśli konkretnie (jasno), konsekwentnie, zwięźle i w sposób łatwy do zrozumienia. Zdania powinny być krótkie, ułatwi to adresatowi przekazanie niezbędnych informacji. Jest jeden "Złota zasada e-maile – porcjowane, jeden temat – jeden list. Lepiej wysłać kilka e-maili (każdy na jeden temat) niż jedną dużą wiadomość z kilkoma niepowiązanymi ze sobą pomysłami.
8. Nie zamieniaj komunikacji nieformalnej w korespondencję biznesową. W e-mailu nie ma emocji! Jeśli chcesz emocjonalnie podkreślić punkty zawarte w wiadomości e-mail, podtekst emocjonalny musi być ukryty za neutralnym, na zewnątrz spokojnym i właściwym tonem prezentacji. Osiąga się to poprzez treść, a nie język.
9. Przestrzegaj przejrzystej struktury tekstu głównego listu. Najczęściej list składa się z trzech części:
Powód napisania listu (powód, podstawa). Ta część jest zazwyczaj możliwie najkrótsza
Konsekwentne przedstawienie istoty zagadnienia
Rozwiązania, prośby, propozycje, wnioski
10. Wygląd Przesłanie musi być niezwykle łatwe do zrozumienia. Podziel tekst na akapity, które nie powinny zawierać więcej niż pięć do sześciu wierszy. Lepiej oddzielić akapity od siebie pustą linią. Wybierz jeden kolor i jedną czcionkę, dzięki czemu tekst będzie lepiej postrzegany. Lepiej nie używać wykrzykników, emotikonów, skrótów ani elementów kursywy, jeśli nie jest to absolutnie konieczne.
11. Pisz poprawnie. Niepiśmienne pisanie wskazuje, że autor nie jest wystarczająco wykształcony. Reputacja Twojej firmy jest dyskredytowana przez literówki i błędy w tekście. Przed wysłaniem listu, Etykieta e-mailowa zaleca ponowne uważne przeczytanie listu. Wiele programów pocztowych i edytorów tekstu może sprawdzać interpunkcję i pisownię, a w przypadku wykrycia błędów oferują opcje korekty. Ta usługa jest wymagana do pisania e-maili.
12. Zastanów się, jaką dokumentację należy załączyć w załącznikach. Nie należy umieszczać go w treści listu dokładna informacja, lepiej wysłać go jako osobny plik. W tytule wiadomości e-mail pamiętaj o wskazaniu, który plik wstawiasz, w przeciwnym razie odbiorca może uznać go za wirusa. Wszystkie pliki przed wysłaniem muszą zostać przeskanowane za pomocą oprogramowania antywirusowego.
13. Zawsze zapisuj dane kontaktowe i subskrybuj. To pokaże Ci dobrą stronę i zademonstruje Twoją profesjonalna jakość. Podpis nie powinien być dłuższy niż pięć lub sześć wierszy. Powinien składać się z nazwy firmy, imienia i nazwiska oraz zajmowanego stanowiska. Zazwyczaj w przypadku odbiorców zewnętrznych podawany jest również Twój adres e-mail, numer telefonu i adres strony internetowej firmy.
14. Postscriptum jest niezwykle rzadko stosowane w korespondencji biznesowej. Jeśli w swojej wiadomości użyjesz postscriptum, oznacza to, że nie przemyślałeś wystarczająco treści listu.
15. Tylko w specjalne przypadki wydawane jest potwierdzenie przeczytania. Zwykle potwierdzenie przeczytania powinno być ustawione tylko dla odbiorców zewnętrznych i tylko wtedy, gdy oczekuje się odpowiedzi od odbiorcy.
16. Zaznaczenia „wysokie znaczenie” używaj tylko wtedy, gdy jest to naprawdę konieczne. Jeśli wiadomość e-mail zawiera ważne informacje wymagające pilnej uwagi, ustaw wagę na „wysoką”. Spowoduje to wyróżnienie Twojego e-maila w skrzynce odbiorczej. Nie zaleca się jednak niepotrzebnego nadużywania tej funkcji.
17. Przeczytaj ponownie list przed wysłaniem. Czy wszystko jest zwięzłe, konkretne, zrozumiałe i czy nie ma w nim nieodpowiednich informacji lub błędów gramatycznych? Czy dane odbiorcy są prawidłowe? Sprawdź kolejność i logikę prezentacji.
18. Natychmiast odpowiadaj na e-maile. Powiadomienie o otrzymaniu listu jest oznaką szacunku dla współpracowników lub partnerów, oznaką dobrych manier. Jeśli w tej chwili nie możesz odpowiedzieć na list, musisz poinformować autora i obiecać, że odpowiesz natychmiast przy pierwszej możliwej okazji. Odpowiadaj konsekwentnie na wszystkie zadane pytania. Nie zaczynaj swojej odpowiedzi jako nowego listu. Jeżeli list nie zostanie odebrany w ciągu 48 godzin, odbiorca może pomyśleć, że jego list został zignorowany lub zaginął.
19. Osoba rozpoczynająca korespondencję kończy dialog elektroniczny.
20. Pamiętaj o tym Zasady korespondencji mailowej, a raczej ich przestrzeganie jest wyznacznikiem współczesnego profesjonalnego menedżera.
W warunkach nowoczesny świat kontakt biznesowy często zaczyna się od korespondencji biznesowej - pisemna forma interakcji biznesowej, która obejmuje wszelkiego rodzaju korespondencję (list, wiadomość itp.) wysyłaną przez dowolnego urzędnika w jego imieniu i na mocy jego stanowiska.
Ważnym aspektem jest przestrzeganie określonych standardów etykiety. W przeciwnym razie nawiązane połączenia mogą zostać zerwane, a klient lub partner biznesowy może zostać utracony. Dobrze zaprojektowana korespondencja biznesowa przyczynia się do wywarcia jak najkorzystniejszego wrażenia na Tobie lub firmie.
Opanowanie magii liter jest ważne dla każdego człowieka. Np. podczas poszukiwania nowej pracy: skompletowanie i przesłanie CV, zadań testowych, listów motywacyjnych, dodatkowych informacji o sobie, ustalenia terminu spotkania.
Co ciekawe, istniejące dziś zasady korespondencji biznesowej zostały opracowane około 150 lat temu w Anglii.
Rodzaje listów biznesowych
Aby zdecydować, jak skomponować list, musisz znać różnice między jego typami. Pomoże Ci to w podjęciu decyzji o temacie wiadomości i jej właściwej konstrukcji. Dzięki temu nie będziesz wyglądać głupio w oczach ważnego przeciwnika.
Zgodnie ze strukturą projektu istnieją:
- Listy komunikacyjne
Dotyczy to listów z odmową, roszczeń, wymówek i zeznań. Wszystko, z czego pracownik korzysta w trakcie swojej działalności zawodowej.
- Listy uzgadniające
Ważny rodzaj pisma. Dzięki niej podsumowywane są wyniki spotkania, dochodzi do porozumienia, ustalany jest czas na realizację zadań, a obie strony utwierdzają się w przekonaniu o prawidłowym zrozumieniu umowy.
Zasady dotyczące listów biznesowych
Sposób, w jaki blogerzy pozwalają sobie na wyrażanie siebie, nie jest twoim wyborem. Nie ma usprawiedliwienia dla błędów i literówek. Trudności w nauce języka od dzieciństwa nie mogą się pocieszyć. Musisz być wobec siebie tak wymagający, jak to tylko możliwe. W przeciwnym razie tworzy to niekorzystny obraz Twojej osobowości i wykształcenia.
Osobliwością korespondencji biznesowej jest to, że błędy w pisowni słów zawodowych są uważane za wskaźnik niekompetencji danej osoby w wybranej dziedzinie.
Podstawowe zasady:
- Przestań używać słów precyzyjna definicja czego nie wiesz. W ostateczności sprawdź ich znaczenie w słownikach.
- Unikaj używania określonej terminologii. Niektóre słowa mogą być nieznane rozmówcy i mogą zostać przez niego błędnie zinterpretowane. Etykieta korespondencji biznesowej polega w takich przypadkach na objaśnieniu pojęć i skrótów.
- Pisz krótkimi zdaniami. Długość i kwiecistość konstrukcji jest właściwa przy pisaniu powieści, a nie podczas negocjacji biznesowych.
- Najpierw wpisz wiadomość nie w treści listu, ale w dokumencie na komputerze lub w edytorze internetowym. Pozytywnym aspektem jest automatyczne sprawdzanie pisowni i interpunkcji tekstu. Zapobiega to również przypadkowemu przedwczesnemu wysłaniu listu do adresata lub jego utracie w wyniku zamknięcia przeglądarki lub utraty połączenia z Internetem. Pracować w Microsoft Word, używaj automatycznego zapisywania materiału w określonych odstępach czasu.
- Należy unikać pisania wiadomości na telefonie lub tablecie. Istnieje ryzyko nieprawidłowej autokorekty.
- Przed wysłaniem sprawdź pod kątem błędów i spójności tekstu. Zaleca się ponowne sprawdzenie wpisanego tekstu po godzinie, chwilowo przełączając się na inne rzeczy i zapominając o jego pisaniu. Dzięki temu spojrzysz na tekst z innej perspektywy, dostrzeżesz wszystkie nieścisłości.
Formatowanie listu biznesowego
Niezbędny Specjalna uwaga szczegółowo podczas przygotowywania i prowadzenia korespondencji. Okazuje także szacunek do przeciwnika i pozwala zaoszczędzić czas, który można by przeznaczyć na powtarzanie materiału.
Nie należy zaniedbywać następujących aspektów:
- Prawidłowe wypełnienie tematu listu
Jeśli jest to pierwsza wiadomość, tytuł może być jasny. Jeżeli jednak komunikacja z przeciwnikiem już istnieje, temat pisma należy podać krótko i zwięźle. To są podstawy komunikacji. Pomagają one po chwili odnaleźć wiadomość, dzięki czemu ponowne jej odczytanie będzie łatwe zarówno dla nadawcy, jak i odbiorcy.
- Cytat
Wysłana przez Ciebie wiadomość może zawierać pytania, na które musisz odpowiedzieć. Warto na nie odpowiedzieć, cytując każdy z osobna. Wysyłając list z kilkoma przekierowaniami, warto zastosować numerację i podzielić tekst na akapity. Dzięki temu rozmówca będzie wiedział, na jakie pytanie odpowiadasz.
Nadmierne łańcuchy cytatów powodują poczucie chaosu w komunikacji. Jeżeli jednak zachodzi potrzeba powrotu do wcześniej wysłanych wiadomości lub o czymś przypomnieniu rozmówcy, warto to zrobić. W szczególności jeśli chodzi o budżet, pakiet usług i czas.
- Weź pod uwagę wszystkie otrzymane informacje
Pisząc list, musisz krótko skomentować wszystkie dokumenty załączone przez Ciebie lub Twojego rozmówcę. Dzięki temu odbiorca od razu będzie wiedział, jaka zawartość plików go czeka.
- Własny podpis jest analogią do wizytówki
Korespondencja biznesowa wymaga podpisu. Można to zrobić automatycznie, wtedy będzie obecne w każdym wysłanym liście. Jak stworzyć podpis informacyjny? Użyj swojego imienia i nazwiska, aktualnego stanowiska, kontaktów służbowych i logo firmy.
Na przykład: „Z wyrazami szacunku Iwan Iwanow, kierownik projektu, numer telefonu lub jakikolwiek inny komunikator”. Lub „Z pozdrowieniami, Iwan Iwanow…”.
Podpis może być również chwytliwy i kreatywny, wskazując na szczególne powiązanie z firmą lub sprawą. Na przykład pracownicy sieci branży wydawniczej mogą użyć wyrażenia „obecnie czytam…” podczas wpisywania nazwy aktualnych nowości. Ale lepiej takie rzeczy skoordynować z przełożonymi.
- Adres pocztowy
Regulamin korespondencji handlowej wymaga podawania adresu pocztowego. Byłoby lepiej, gdyby był wyłącznie pracownikiem. Może być tam wyświetlana nazwa firmy, stanowisko, imię lub nazwisko, ale nie rok urodzenia ani zabawne pseudonimy/słowa. Lepiej jest myśleć o prawidłowej nazwie adresu przez wiele lat, jeśli planujesz go opuścić, nawet jeśli zmienisz zajęcia lub stanowisko.
- Czcionka i odstępy
W dokumentacji najczęściej używaną czcionką jest Times New Roman o rozmiarze 12 w przypadku tabel lub 14 w przypadku tekstu. 1,5-2 przerwy. To są niewypowiedziane podstawy.
Styl komunikacji biznesowej
Korespondencja biznesowa wymaga delikatnej równowagi. Przyjazna komunikacja jest tu niewłaściwa, ale zdecydowanie ostra komunikacja też nie jest właściwa.
Cechy komunikacji:
- Surowość projektów
Drobne słowa, wyrażenia slangowe będzie niewłaściwe.
- Używanie emotikonów
Używaj emotikonów ostrożnie lub unikaj ich. Pierwszy kontakt w zasadzie nie pozwala na ich obecność. W przyszłości mogą być obecne nawiasy, ale tylko pozytywne, w umiarkowanych ilościach. W tym stylu komunikacji uprzejmość i humor są niedopuszczalne. Ta forma jest niedopuszczalna, jeśli jesteś podporządkowany swojemu rozmówcy.
- Pozdrowienia imienne i patronimiczne
Zasady prowadzenia korespondencji biznesowej implikują szacunek wobec rozmówcy, uwagę i zainteresowanie jego osobą. Zwiększa to zainteresowanie przeciwnika Twoją osobą i zwiększa szansę na jego złagodzenie kary. Wskazane jest, aby znać wcześniej imię i nazwisko osoby, do której się zwracasz, a także jej preferencje dotyczące adresu.
- Odpowiedź w ciągu dwóch dni
Prawidłowe jest przesłanie odpowiedzi na wiadomość w ciągu kilku dni roboczych. W przeciwnym razie zostanie to uznane za brak szacunku. Jeśli list został wysłany przed weekendem lub wakacjami, nie musisz na niego odpowiadać, jeśli nie jest to pilne. W przeciwnym razie musisz uprzedzić rozmówcę o chwilowym braku Twojej odpowiedzi lub na krótko zrezygnować z subskrypcji treści listu.
- Brak ingerencji
Ciągłe pytanie o coś, proszenie o potwierdzenie wskaże ci, że się mylisz lepsze światło. Jeśli wymagane jest potwierdzenie od rozmówcy, możesz przypomnieć mu o konieczności udzielenia odpowiedzi w ciągu trzech dni. Jeśli sprawa jest pilna, lepiej wspomnieć o tym już w pierwszej wiadomości.
- Zasada lustra
Etykieta korespondencji biznesowej często pozwala zwracać się do przeciwnika w taki sam sposób, w jaki on to robi. Zwiększa to możliwość wzajemnego zrozumienia i komunikacji na tym samym poziomie. Śledź, jakich terminów, stylu komunikacji i adresu używa Twój rozmówca.
- Wesołych świąt
Jeśli komunikacja odbywa się w okolicach świąt państwowych lub w ich trakcie, warto pogratulować rozmówcy. Takie są zasady korespondencji biznesowej. Przydatna jest także informacja, kiedy wypadają urodziny przeciwnika.
- Wdzięczność
Elementarną uprzejmością są słowa wdzięczności w odpowiedzi na gratulacje, zaproszenie lub wyjaśnienia.
Biorąc pod uwagę wszystkie powyższe cechy, nawiązanie kontaktu z rozmówcą i wyrobienie sobie pozytywnej opinii o sobie nie będzie trudne.
Znaczenie zasad pisania biznesu
Tak naprawdę każdy wysłany list - wizytówka, wyświetlając wybraną przez nas pozycję biznesową. Aby wyglądała przyzwoicie, budziła szacunek i zaufanie, a negocjacjom towarzyszył komfort i skuteczność w rozwiązywaniu problemów, znajomość zasad dobrych manier i ich ciągłe przestrzeganie jest niewzruszoną gwarancją sukcesu.
W odniesieniu do wszelkiej korespondencji, zarówno w Internecie, jak i listownie, obowiązują te same rygorystyczne standardy, co w przypadku komunikacji telefonicznej lub negocjacji osobistych. Zasady, na których budowana jest interakcja:
- wzajemny szacunek pomiędzy przeciwnikami dla osobowości i pozycji biznesowej drugiej osoby;
- dbałość o interesy biznesowe przeciwnika;
- zachowanie poufności;
- punktualność w rozwiązywaniu ważnych zadań.
Korespondencja biznesowa jest konieczna, ponieważ:
- wysyłając list, nie ma odpowiedzi, nawet jeśli była ona dorozumiana;
- listy gubią się w natłoku niepotrzebnych informacji, a pracownicy bez przerwy dzwonią do siebie i proszą o sprawdzenie poczty;
- po odczytaniu e-mail nie jest całkowicie jasne, czego od ciebie potrzeba;
- Ze względu na obfitość szczegółów i chaos informacji w przekazach myśli są pomieszane, a złożony problem nigdy nie zostaje rozwiązany.
Jeśli wdrożysz, możesz zaoszczędzić dużo wolnego czasu Główne zasady prowadzenie korespondencji biznesowej. Pomoże to uniknąć powyższych problemów.
Nie można sobie wyobrazić komunikacji biznesowej bez korespondencji, ponieważ nie zawsze możliwe jest osobiste spotkanie w celu ustalenia kwestii współpracy. Najpilniejsze problemy korespondencja biznesowa
Nie można sobie wyobrazić komunikacji biznesowej bez korespondencji, ponieważ nie zawsze możliwe jest osobiste spotkanie w celu ustalenia kwestii współpracy. Korespondencja biznesowa pomaga rozwiązywać najbardziej palące problemy w krótki czas, ale nieprzestrzeganie zasad etykiety lub nielogiczna konstrukcja listu może zaszkodzić spółce lub zniechęcić potencjalnego klienta. Podobnie jak w negocjacjach formalnych obowiązują pewne zasady: format listu i styl komunikacji.
Ogólne zasady prowadzenia korespondencji handlowej
1. Przed napisaniem listu zdecyduj o jego cechach:
rodzaj pisma (motywacyjne, gwarancyjne, nakazowe, przypomnienia, zawiadomienia itp.; pismo prezentacyjne lub wzywające do odpowiedzi);
stopień przystępności dla adresata (czy możesz podać wszystkie niezbędne punkty w jednym piśmie, czy będziesz potrzebować drugiego, wyjaśniającego);
pilność doręczenia (jeśli list jest pilny, lepiej wysłać go listem poleconym lub e-mailem).
2. Utwórz list, korzystając z istniejących szablonów, w zależności od jego typu, a także opierają się na GOST R 6.30-2003. „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne."
3. Każdy list biznesowy ma następującą ogólną strukturę:
- nazwa organizacji wysyłającej;
- data napisania;
- adres odbiorcy, wskazanie konkretnego korespondenta;
- adres otwarcia;
- wskazanie tematu i celu pisma;
- tekst główny;
- zakończenie (formuła grzeczności);
- podpis nadawcy;
- wskazanie zastosowania i dystrybucji egzemplarzy (jeśli występują).
4. Przygotowując list biznesowy, użyj Edytor tekstu Microsoft Word:
używaj kroju pisma Times New Roman, wielkość czcionki 12-14 punktów, interlinia – 1-2 punkty;
Umieść numery stron listu w prawym dolnym rogu;
przy druku tekstu w formacie A4 należy stosować odstępy 1,5–2 wierszy, format A5 lub mniej – jeden odstęp. Szczegóły są zawsze pisane z jedną linią odstępu.
5. Jeśli wypowiadasz się w imieniu organizacji i zamierzasz wysłać drukowany list, pamiętaj, aby używać firmowego papieru firmowego, gdyż jego obecność będzie wizytówką Twojej firmy. Przygotowując oficjalny formularz, należy zachować szczególną ostrożność, umiejętność ta powinna być obowiązkowa dla każdego pracownika urzędu.
6. W przypadku korespondencji międzynarodowej pismo musi być napisane w języku adresata lub w języku angielskim(jak najczęściej w relacjach biznesowych).
7. Utrzymuj prawidłowy, biznesowy ton. Rozpocznij list adresem, który w zależności od stopnia bliskości z korespondentem może zaczynać się od słów „Szanowny + Imię i nazwisko” lub „Szanowny + Imię i nazwisko”. Pamiętaj, że słowa w adresie lub w oznaczeniu adresata nie mogą być w żadnym wypadku skracane (na przykład „szanowany” jako „uv.” lub „kierownikowi działu” jako „szef działu”) - takie są zasady etykiety biznesowej. Zawsze kończ swój list podziękowaniem za współpracę. Przed podpisem należy umieścić sformułowanie „Z wyrazami szacunku…” lub „Z poważaniem…”. Zwracanie się do „ty” w korespondencji urzędowej jest niedopuszczalne, nawet jeśli utrzymuje się przyjazne stosunki z korespondentem.
8. Starannie dobieraj słownictwo, unikaj nieścisłości i zwrotów dwuznacznych oraz nadmiernego używania fachowości. List musi być zrozumiały.
9. Treść listu podziel na sensowne akapity, tak aby nie był on uciążliwy i trudny do zrozumienia dla odbiorcy. Kieruj się zasadą: pierwszy i ostatni akapit powinien zawierać nie więcej niż cztery wydrukowane wiersze, a pozostałe nie więcej niż osiem.
10. Odpowiadaj na e-maile biznesowe zgodnie z przyjętą etykietą: na pisemny wniosek – w terminie 10 dni od jego otrzymania; dla pism przesyłanych faksem lub e-mailem – w ciągu 48 godzin, z wyłączeniem weekendów.
Wewnątrzorganizacyjna korespondencja biznesowa
Korespondencja biznesowa pomiędzy pracownikami firmy jest bardziej uproszczona w porównaniu do korespondencji kierowanej do osoby trzeciej.
- być zwięzły;
- mieć charakter biznesowy;
- w piśmie należy wskazać datę;
- Na końcu listu znajduje się formuła grzecznościowa oraz podpis.
Przykładem wewnątrzorganizacyjnej korespondencji biznesowej może być list gratulacyjny w imieniu menadżera lub zespołu, adresowany do bohatera dnia lub pracownika, który otrzymał awans.
Omawiając projekty w formie pisemnej, zwykle wykorzystuje się tylko kilka obowiązkowych elementów listu biznesowego – wskazanie tematu, odwołanie, streszczenie istotę sprawy i formułę grzecznościową z wydrukowanym podpisem.
Pamiętaj, że forma listu i wymagany szablon musisz wybrać w oparciu o poziom korespondencji biznesowej i rodzaj informacji, które chcesz przekazać odbiorcy.
List biznesowy to swoisty portret psychologiczny nadawcy, jego wizytówka, a także element wizerunku i reputacji firmy. Jak uchronić się przed perspektywą rezygnacji z tego wszystkiego, przeczytasz w naszym artykule.
Tatiana Nikołajewa,
wiodący ekspert etykiety biznesowej w Centrum Szkoleniowym Negocjacji w Moskwie
Zasady korespondencji mailowej Dla ludzie biznesu– to swego rodzaju narzędzie, które pozwala „utrzymać twarz” firmy i odzwierciedlić jej wizerunek w komunikacji z partnerami. Co kluczowe zasady Czy handlowcy powinni brać pod uwagę służbową korespondencję e-mailową? Przyjrzyjmy się bliżej, bo to naprawdę odgrywa ogromną rolę.
Zasada 1: Podaj temat wiadomości e-mail
To według tego kryterium zapracowana osoba decyduje, który list otworzyć jako pierwszy. Dodatkowo ta zasada korespondencji elektronicznej pozwala rozmówcy na odnalezienie pożądanego pisma w strumieniu korespondencji. Na przykład wygodnie jest otrzymywać wiadomości e-mail, których tematy odzwierciedlają różne aspekty organizacyjne tego samego procesu.
Np.: „Pakiet dokumentów uczestnika”, „Faktura zapłaty za udział w wystawie”, „Notatka dla uczestnika wystawy”, „Schemat rozmieszczenia pawilonów wystawienniczych” itp. Jeżeli cała korespondencja była prowadzona w temacie „Udział w wystawę”, znalezienie wymaganego listu w obszernej korespondencji byłoby znacznie trudniejsze.
Zasada 2. Nie zapomnij o adresie i powitaniu
Od tego powinien zaczynać się list. Lepiej to zrobić w następującej formie: „Dzień dobry, imię (patronimiczne) adresata”. Masywna konstrukcja „Dzień dobry!” Lepiej go nie używać. Błędem jest także wskazanie następującego sformułowania: „Witam, panie Iwanow”. W środowisku biznesowym nie mówi się o zdrowiu. Jeśli list jest adresowany do grupy osób, można użyć zbiorczego słowa: „Szanowni Państwo!” lub „Koledzy!” Bez kontaktu możesz się obejść tylko w przypadku intensywnej korespondencji w trybie pytanie-odpowiedź, jak podczas komunikacji na Skype.
Zwroty, których nie należy używać w korespondencji
Jeśli poczta e-mail jest ważnym kanałem generowania potencjalnych klientów w Twojej organizacji, zapoznaj się z poniższymi informacjami 11 fraz, których redakcja magazynu „Dyrektor Handlowy” zaleca pilne pozbycie się.
Zasada 3. Pamiętaj, że zwięzłość jest siostrą talentu
Jeżeli temat listu wymaga wyjaśnienia i uszczegółowienia, prosimy o jego wskazanie wymagane parametry. Nie polewaj jednak tego zbyt dużą ilością wody, napisz konkretnie. Idealną opcją byłby mały list, w którym zgadzasz się z adresatem rozmowa telefoniczna lub spotkanie, na którym można omówić wszystkie szczegóły.
Zasada 4. Styl pisania – biznesowy, ton – neutralny
W odróżnieniu od komunikacji twarzą w twarz i rozmów telefonicznych, gdzie masz scenariusz, odbiorca nie tylko Cię nie widzi, ale i nie słyszy. Nie możesz uzupełniać swoich słów mimiką, intonacją ani innymi sygnałami niewerbalnymi. Dlatego należy ściśle przestrzegać tej zasady w biznesowej korespondencji e-mailowej. Na przykład w rozmowie wyrażenie „czego jeszcze ode mnie potrzebujesz?”, wypowiedziane z określoną intonacją, wyrazi chęć poznania całej listy obowiązków lub działań. A w formie pisemnej można to przeczytać tak: „Ile możesz mnie obciążyć? Miej sumienie!”
Dlatego jeśli jesteś gotowy dalsze działania, lepiej zawsze stosować tę zasadę w przypadku korespondencji e-mailowej. Napisz to w ten sposób: „Jak jeszcze mogę być przydatny/użyteczny?” Jeśli nie chcesz brać udziału w dalszym procesie, musisz to poprawnie powiedzieć. Na przykład w ten sposób: „Koledzy, w związku z moim dużym obciążeniem pracą przy innym projekcie, byłbym wdzięczny, gdyby…”, a następnie opisz swoje życzenia: „uwolnij mnie od dalszej pracy nad tym projektem”, „opisz mi pełen zakres obowiązków, abym mógł zaplanować swoją pracę.” Jednocześnie ważne jest, aby wziąć pod uwagę podporządkowanie: jeśli korespondujesz ze swoim menadżerem, sprawdź z nim priorytet tej pracy.
Zasada 5. Dawkuj ilość emotikonów w tekście
Jest to podstawowa zasada korespondencji elektronicznej pomiędzy przedsiębiorcami. Niektóre firmy surowo zabraniają używania emotikonów. Jeśli Twoja organizacja do nich nie należy, używaj tych ikon, ale bardzo ostrożnie. W końcu „emotikony” to symbole emocji, które w środowisku biznesowym należy dozować. Wystarczy jedna ikona w liście, aby rozmówca zrozumiał Twoje emocje. Zasada ta dotyczy również korespondencji e-mailowej komunikacja biznesowa na Skype i ICQ.
Zasada 6. Nie zapomnij o podpisie elektronicznym
Na końcu każdego (nie tylko pierwszego) listu musi znajdować się podpis zawierający imię i nazwisko oraz stanowisko nadawcy, jego kontakty służbowe oraz logo firmy. To dobra forma i wskaźnik obecności kultury korporacyjnej.
Zasada 7. Przeczytaj list ponownie przed wysłaniem. Popraw błędy i literówki
Zaniedbanie nie najwyższa jakość dla osoby biznesowej.
Zasada 8. Odpowiedź na korespondencję w ciągu 24 godzin
Jeśli potrzebujesz więcej czasu, napisz o tym w ciągu 24 godzin. Po wysłaniu warto skontaktować się z odbiorcą listu i upewnić się, czy go otrzymał oraz kiedy można spodziewać się od niego odpowiedzi.
Zasada 9. Potwierdź otrzymanie wiadomości e-mail wraz z załącznikami
Sprawdź, czy otwierają się prawidłowo. Należy pamiętać, że kadra kierownicza firm nie powinna wysyłać do nich żadnych ofert promocyjnych ani linków (chyba, że są one przedmiotem dyskusji).
Lepiej takie pisma wysyłać w imieniu kierownika sprzedaży z odpowiednią adnotacją w treści pisma.
Zasada 10. Korespondencja kończy się na tym, kto ją rozpoczął
Ostatni list wysyła inicjator korespondencji. Nawet jeśli wszystkie kwestie zostały już omówione, napisz do partnera słowa wdzięczności za skuteczną współpracę i szybką reakcję. Na koniec możesz sobie życzyć Miej dobry nastrój i produktywny tydzień. Jednak tylko wtedy, gdy łączy Cię bliska i długoterminowa relacja z odbiorcą. We wszystkich innych przypadkach lepiej jest zaznaczyć: „Z najlepszymi życzeniami”.
