Czym jest korespondencja w dziennikarstwie: przykłady z gazet. Rodzaje korespondencji biznesowej

Korespondencja, którą omówimy w tym praca na kursie, jest środkiem przekazywania informacji w przedsiębiorstwie. Krótko mówiąc, ten rozdział odkrywa ogólna koncepcja określenia „korespondencja handlowa” lub „korespondencja urzędowa”.

Oficjalna korespondencja różne rodzaje, który jest wysyłany w imieniu jednej organizacji, instytucji innej organizacji, instytucji, choć może być zaadresowany do jednego urzędnika i podpisany przez jednego urzędnika, stanowi korespondencję służbową.

Korespondencja biznesowa może obejmować raport, raport, certyfikat, podsumowanie, urzędowe lub list motywacyjny itp. Ich odmiany:

· Zapytanie

· List przypominający

· Wniosek

· Ogłoszenie

· Telegram

· Wiadomość telefoniczna

List biznesowy jest jednym ze środków wymiany informacji i zarządzania operacyjnego różnymi procesami w działalności organizacji i instytucji.

Z całą różnorodnością pisemną komunikacja biznesowa decyduje jego inicjator typowe zadania. Przez wiele lat praktyki korespondencja biznesowa opracowano modele językowe, które umożliwiły jasne i zwięzłe wyrażenie motywów, racji i celów oficjalnego przekazu.

Rodzaje i podział korespondencji ze względu na jej znaczenie funkcjonalne przedstawiono w tabeli 1.

Tabela 1. Rozkład korespondencji według jej funkcjonowania

Funkcja korespondencji biznesowej	Rodzaj korespondencji biznesowej
Informujący	Ř Notatka serwisowa Ř List motywacyjny Ř Wiadomość listowa
Nakłanianie	Ř Zamówienie Ř Uwaga
Nadanie czemuś statusu prawnego	Ř Umowa Ř Pełnomocnictwo
Inicjowanie i utrzymywanie relacji	Ř Pomoc Ř List gwarancyjny Ř List referencyjny Ř List z zaproszeniem
Wyrażenie ostrzeżenia, żądania, odmowy	Ř List przypominający Ř List z odpowiedzią

Rodzaje rejestracji i rozliczania korespondencji

W trakcie organizacji ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej w przedsiębiorstwie proces ten uległ zmianie, rozwijał się wraz z postępem technicznym i ostatecznie przyjął formę dostępną dla każdego użytkownika komputera PC – referencyjnych systemów informatycznych czy zautomatyzowanych dzienników zarządzania dokumentami. Aby jednak rozpocząć naukę tych zautomatyzowanych systemów, należy zapoznać się z innymi metodami rejestracji i rozliczania korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz prześledzić etapy ewolucji tego procesu.

Sposoby rejestracji i rozliczania korespondencji przychodzącej i wychodzącej:

1. Metoda papierowa.

Co do zasady wszelkie informacje dotyczące korespondencji przychodzącej i wychodzącej zapisywane są ręcznie na papierze (specjalnie do tego przeznaczone formularze i formularze). Wskazana jest nazwa (nazwa organizacji) i adres nadawcy/odbiorcy, data, nomenklatura i numery seryjne. Korzyść Ta metoda polega na jego taniości i prostocie, ale nawet jeśli rocznie jest więcej niż 20 rejestracji, to poszukiwanie niezbędnych informacji o konkretnej rejestracji staje się znacznie trudniejsze. Należy także wziąć pod uwagę zużycie papieru, jego trwałość oraz sposób prowadzenia ewidencji dokumentów w archiwum.

2. Elektroniczna metoda ręczna.

Analogicznie do metody papierowej, z tą tylko różnicą, że zamiast papieru stosuje się je Dokumenty Worda lub Excela. Wypełniane są arkusze kalkulacyjne i formularze oraz przeprowadzane jest raportowanie. Metoda ta również nie jest droga, jest lekka i łatwa w użyciu, ale ma też swoje wady. Pracownik raportujący potrzebuje podstawowej znajomości obsługi komputera. Ta metoda nie wymaga tworzenia kopii zapasowych danych, a znalezienie niezbędnych informacji może być trudne. Ponadto w przypadku awarii komputera lub oprogramowania archiwa informacji mogą zostać utracone lub uszkodzone w sposób niemożliwy do naprawienia; kopie zapasowe muszą być regularnie aktualizowane, co również ma swoje niedogodności.

3. Elektroniczna metoda automatyczna.

Są to systemy elektronicznego zarządzania dokumentami (EDMS), skupiające się na wprowadzaniu, przechowywaniu i wyszukiwaniu dokumentów (korespondencji) oraz wyświetlaniu całego procesu technicznego koło życia dokument. Te systemy informatyczne nazywane są również Logami do automatycznej rejestracji korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Systemy te radykalnie upraszczają życie całego przedsiębiorstwa, ponieważ rejestracja i księgowanie wszelkiej korespondencji odbywa się w pełni automatycznie, bez ingerencji zasobów ludzkich.

Obsługa listów przychodzących (i w ogóle korespondencji przychodzącej) rozpoczyna się od momentu dotarcia dokumentu do Twojej organizacji. Opis tego procesu pracy powinniśmy zacząć od analizy czynników, które mają bezpośredni wpływ na jego organizację. Moim zdaniem są to:

• sposób dostarczania korespondencji;
• treść dokumentu;
• autor dokumentu;
• ustalone terminy wykonania dokumentów.

Sposób dostarczania poczty

Sposoby dostarczania korespondencji są podobne do sposobów, którymi dysponujemy w zakresie wysyłania korespondencji. Oczywiste jest, że tak jak wysłałem dokument, tak go otrzymałem.

Najstarszą metodą dostarczania korespondencji jest kurier. Pod spodem może ukryć „chłopca na posyłki” lub oficera łączności specjalnej.

Ze specjalnych usług komunikacyjnych korzystają zwykle agencje rządowe, które wysyłają „przesyłki” o znaczeniu krajowym.

Przykład 1

Zwiń pokaz

W ten sposób prowadzona jest korespondencja pocztowa pomiędzy Ministerstwem Spraw Zagranicznych Rosji a ambasadami Federacji Rosyjskiej zlokalizowanymi w różnych obce kraje. Pamiętajcie, że był taki radziecki film – „Kurier dyplomatyczny”. Nawet dziś, gdy na progu Waszej instytucji pojawia się mężczyzna w zielonej czapce, serce zwykłego śmiertelnika zaczyna bić szybciej: tak, biorę udział w rozwiązywaniu najważniejszych spraw państwowych (żartuję)!

Ale w każdym dowcipie jest też ziarno prawdy, bo po otwarciu koperty z łatwością można przeczytać na kartce znaczka tekst nieśmiertelnego klasyka: „Przychodzi do ciebie audytor”.

Jeśli Twoja organizacja posiada usługę dostawy (usługa kurierska), to dostarczenie szczególnie ważnych i pilnych dokumentów (w ciągu rodzinne miasto) zaufasz tylko jej. Jednocześnie będziesz mieć pewność, że dokumenty dotrą tak szybko, jak to możliwe i będzie przekazywany, jak mówią, z rąk do rąk.

A dostarczanie dokumentów do innego miasta z reguły powierzane jest specjalistom firmy pocztowe. Na szczęście dzisiaj mamy wybór. Wszystko zależy od reputacji firmy, zasobności portfela i wymaganego czasu dostawy. Firmom pocztowym ufa się również w organizowaniu masowych wysyłek, na przykład prezentów na święta Nowego Roku.

Klasyczny sposób dostawy oficjalne pisma zarówno na terenie naszego kraju, jak i poza jego granicami, odbywa się wysyłka za pośrednictwem Poczta rosyjska FSUE: listy proste, polecone, listy za potwierdzeniem odbioru, listy wartościowe itp. Pozostaje nam tylko ubolewać, że tak rozbudowana sieć, jaką dysponuje to państwowe przedsiębiorstwo, taka marka, która dzisiaj nie powstała, ustępuje na rynku usług pocztowych młodym i często zachodnim firmom. Ona jest tak opóźniona ważne wskaźniki, takie jak kultura obsługi i technologia pracy.

Przez e-mail Najczęściej dostarczane są różnego rodzaju materiały informacyjne, zaproszenia, reklamy itp.

Jednak obecnie wiele agencji rządowych wykorzystuje pocztę elektroniczną (dedykowane kanały komunikacji) do organizowania oficjalnej komunikacji międzyresortowej. Przykładowo pismo może zostać wystawione elektronicznie, podpisane elektronicznym podpisem cyfrowym, zarejestrowane w EDMS i wysłane do korespondenta jednym kliknięciem przycisku. Uroda.

Czasami e-mailem otrzymujesz elektroniczne kopie pilnych dokumentów, których dostarczenie w formie papierowej zostanie później zrealizowane zwykłą pocztą (w tym celu we współczesnej pracy biurowej używa się terminu „doręczenie”).

Widzimy to więc w nowoczesna organizacja można odbierać korespondencję różne sposoby. Wybrana opcja zależy bezpośrednio od treści dokumentu, jego istotności/pilności, co znacząco wpływa na jego dalsze przetwarzanie.

Ta ilość nowoczesne środki doręczanie korespondencji jest dogodne jedynie dla strony wysyłającej. Może jednak „przeciążyć” pracowników odbierających korespondencję.

Przykład 2

Zwiń pokaz

Załóżmy, że pracujesz w małej, ale dość aktywnie rozwijającej się firmie. W przedszkolu pracują dwie, najwyżej trzy osoby. I cały dzień biegasz do recepcji, przyjmujesz pocztę od kurierów, przeglądasz Outlooka (pamiętaj, że kurierzy i poczta nie działają według harmonogramu). Nadal nie uporządkowałeś góry korespondencji otrzymanej z lokalnego urzędu pocztowego (dobrze, że przynajmniej Poczta Rosyjska dostarcza korespondencję raz dziennie; jednocześnie wiele organizacji samodzielnie odbiera korespondencję na poczcie, nie powierzając tak ważnej procedury listonoszowi, który też jest osobą: może zachorować, pojechać na urlop lub po prostu się nie pojawić).

I wtedy na progu pojawia się kurier. Rzucasz wszystko – i idziesz do niego po szczególnie ważny dokument, z którym będziesz biegał przez resztę dnia pracy…

Autor dokumentu

Drugi ważny czynnik wpływ na proces obsługi korespondencji przychodzącej ma autorstwo dokumentu. Oczywiście dokumenty otrzymane w imieniu ministra swojej branży muszą być pilnie rozpatrzone i natychmiast przekazane szefowi do przeglądu.

Nowoczesne procesy pracy biurowej polegają na opracowywaniu specjalnych tras dla określonych grup dokumentów, charakterystycznych dla dokumentów o określonej treści.

Przykład 3

Zwiń pokaz

Jeżeli korzystasz z elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, to otrzymany dokument standardowy możesz przesłać odpowiednią drogą do wszystkich zainteresowanych jednocześnie lub możesz tak zaplanować drogę dokumentu, aby był on automatycznie przekazywany z jednego pracownika do następnego.

Można także opracować trasy „odwrotne” dla poszczególnych grup dokumentów, tj. nie od lidera do wykonawców, ale od wykonawców do lidera.

• pisma zawierające jakiekolwiek żądanie, prośbę, propozycję, skargę, tj. pisma z prośbą o dokonanie jakichkolwiek czynności lub decyzji;
• listy z odpowiedziami na przesłane dokumenty inicjatywne;
• listy referencyjne i informacyjne.

Tylko z nazwy” pisma z zapytaniami"Jest oczywiste, że ten typ dokumenty wymagają starannego opracowania, a praca z dokumentem z tej grupy może obejmować wszystkie etapy przetwarzania korespondencji przychodzącej, od rejestracji po kontrolę realizacji. Do tego typu listów zalicza się tzw okólnik, wysyłane z organizacji wyższych do podległych. W tych listach Twoja organizacja otrzymuje wszelkie zadania wymagające obowiązkowego, a czasem pilnego wykonania. Dlatego dla tej kategorii pism urzędowych istotne są dwa czynniki: konieczność wykonania i w konsekwencji terminy wykonania.

Odpowiadaj na listy to dokumenty stanowiące odpowiedź na Twoje zapytania, prośby, propozycje, żądania i inne listy inicjatywne wysyłane do innych organizacji w celu rozwiązania Twoich problemów. Najczęściej listy z odpowiedzią nie są wymagane dalsze działania, z wyjątkiem przekazania ich pracownikom, którzy zainicjowali rozpatrywanie tej kwestii.

Listy informacyjne ze swej natury nie zawierają elementu „konieczności wykonania” i najczęściej nie podlegają egzekucji – posiadają krótkie życie: Przeczytałem, zanotowałem i wyrzuciłem do kosza.

Okres wykonania

Od jakiego momentu zaczynacie liczyć termin realizacji (od dnia wystawienia zlecenia czy następnego dnia)? Czy należy go liczyć w dniach kalendarzowych czy roboczych? Co zrobić z dokumentami, których termin przypada w weekend? A co jeśli termin w ogóle nie zostanie określony? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w artykule „Jak ustalić terminy? » na stronie 12 magazynu nr 8’ 2011

Terminy wykonania mogą zostać określone w standardowych instrukcjach prowadzenia ewidencji i przedłużone do 1 miesiąca. Ale dla poszczególne gatunki Terminy wykonania dokumentów ustalane są indywidualnie przepisy prawne, według którego można je liczyć w dniach np. od momentu otrzymania pisma przez organizację. Dlatego w przypadku dokumentów o różnych terminach wskazane jest opracowanie różnych procesów ich przetwarzania.

Ten ważny temat szczegółowo omawialiśmy na łamach naszego magazynu przez ostatnie pół roku, publikując kilka artykułów.

A teraz pokazaliśmy, na co trzeba zwrócić uwagę budując proces pracy z korespondencją przychodzącą. W nowoczesny świat rygorystyczne terminy i zasady, ogromny przepływ informacji, nie można kierować przepływu tego przepływu informacji w jednym kierunku, w tej rwącej i szalejącej górskiej rzece bardzo łatwo się udusić;

Etapy procesu pracy z korespondencją przychodzącą

Proces pracy z korespondencją przychodzącą można podzielić na gradacja:

• przyjęcie;
• sortowanie;
• rejestracja korespondencji;
• przesyłanie dokumentów do odbiorców w celu podjęcia decyzji zarządczych;
• wysyłanie dokumentów do realizacji;
• wykonanie dokumentów;
• organizacja kontroli wykonania dokumentów;
• formowanie wykonanych dokumentów w sprawy.

Proces pracy z korespondencją przychodzącą, jak każdy inny proces biznesowy, oprócz elementów składowych, koniecznie opisuje lub reguluje jego działalność produkcyjną Uczestnicy. Każdy uczestnik procesu ma określoną rolę. W w tym przypadku role można rozdzielić w następujący sposób:

• Kierownik- jest to kierownik instytucji lub jednostki strukturalnej. Przegląda dokumenty otrzymane w jego imieniu, podejmuje w ich sprawie decyzje zarządcze i ocenia wynik realizacji.
• Odpowiedzialny wykonawca- pracownik instytucji wskazany w uchwale Kierownika jako „Kierownik Odpowiedzialny”. Otrzymuje, zgodnie z uchwałą Menedżera, dokument do dalszej realizacji, organizuje pracę współwykonawców i raportuje Kontrolerowi postęp realizacji dokumentu.
• Wykonawca- pracownik instytucji wskazany w uchwale Kierownika jako „Egzekutor”. Otrzymuje, zgodnie z uchwałą Menedżera, dokument w celu jego dalszej realizacji, składa Menadżerowi lub Kontrolerowi raporty o stanie realizacji dyspozycji wynikających z dokumentu. Jeśli istnieje Odpowiedzialny Wykonawca, jest on współwykonawcą.
• Kontroler- pracownik instytucji wskazany w uchwale Szefa jako „Administrator” lub będący nim na podstawie wewnętrznych dokumentów regulacyjnych organizacji. Otrzymuje raporty od Wykonawcy Odpowiedzialnego i współwykonawców o postępie realizacji dokumentu. Podejmuje decyzję o zakończeniu pracy nad dokumentem i wyjęciu go spod kontroli.
• Sekretarz- główny sekretarz. Otrzymuje dokumenty w formie papierowej w celu dalszego raportowania do Menadżera, sporządza notatki dotyczące przepływu dokumentów w materiałach rejestracyjnych.
• Urzędnik- pracownik przedszkolnej placówki oświatowej. Odpowiedzialny za przyjmowanie, sortowanie, rejestrację, wprowadzanie informacji o dokumencie do materiałów rejestracyjnych, wysyłanie dokumentu do rozstrzygnięcia, wysyłanie dokumentu do realizacji, monitorowanie postępu dokumentu. Otrzymuje raporty od wykonawców o zakończeniu prac nad wykonaniem dokumentu i przesyła raporty do Kontrolera. W imieniu Administratora zwraca dokumenty do sprawdzenia lub usuwa je spod kontroli.

Również moim zdaniem konieczne jest wprowadzenie takich pojęć jak etap cyklu życia pisma serwisowego Lub stan dokumentu, w zależności od tego, który uczestnik procesu może mieć swoje jasno określone role/obowiązki (patrz tabela 1).

Odbieranie korespondencji przychodzącej

Rozważymy trzy źródła otrzymania dokumentów do organizacji: oddział pocztowy Federalnego Państwowego Przedsiębiorstwa Unitarnego „Poczta Rosyjska”, kurier i poczta elektroniczna.

Doręczanie korespondencji z poczty Przeprowadza się go zwykle raz dziennie, najczęściej rano.

Do dokumentów przychodzących z urzędu pocztowego można dołączyć wykaz pocztowy całkowity przesyłki pocztowe dostarczane na Twój adres. Jeżeli w imieniu Twojej organizacji otrzymano pocztę poleconą, zostanie dla niej utworzony oddzielny rejestr pocztowy. Z reguły w rejestrach tych uwzględniana jest nie tylko korespondencja wysyłana do Ciebie z innych organizacji, ale także korespondencja wysyłana przez Ciebie, ale z jakiegoś powodu zwrócona na Twój adres. Przyczyną zwrotu może być błędnie podany adres odbiorcy, doręczenie pocztowych powiadomień o doręczeniu Twojego pisma do adresata itp.

Jeśli otrzymujesz listy polecone, pamiętaj, że Twój korespondent ma prawo i możliwość sprawdzenia faktu doręczenia dokumentu do Twojej organizacji. Dlatego zalecam dokładne porównanie otrzymanych kopert z kasą przed złożeniem na niej podpisu, daty i godziny doręczenia. Ponieważ takie prace trzeba wykonywać codziennie, możesz zrobić specjalną pieczątkę, która skróci czas wypełniania takich dokumentów. Czasami podpis na rejestrze pocztowym musi być poświadczony pieczęcią. Jeśli posiadasz specjalną pieczęć do przesyłania dokumentów, nie będziesz musiał szukać urzędowej pieczęci przy każdym rejestrze. Co do zasady w przypadku kurierów i pracowników poczty na odcisku pieczęci wystarcza nazwa organizacji wysyłającej/odbierającej korespondencję.

Przykład 4

Próbki znaczków i pieczęci ekspedycyjnych

Zwiń pokaz

Jeśli masz do czynienia z Dostawa kurierska, wówczas będziesz musiał również podpisać odbiór dokumentu, a w niektórych przypadkach (na przykład, jeśli dokument został dostarczony przez specjalnego urzędnika ds. Komunikacji) i poświadczyć swój podpis pieczęcią.

Zatem korespondencja dotarła. Sprawdziłeś rejestry pocztowe z dokumentami, którymi dysponujesz. W przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy rejestrem a rzeczywista dostępność dokumentów, należy to natychmiast zgłosić organizacji, która dostarczyła korespondencję i sporządzić odpowiedni protokół.

Uwaga! Rejestry możesz podpisać tylko wtedy, gdy masz całkowitą pewność, że wszystkie wskazane w nich dokumenty zostały dostarczone bezpiecznie i solidnie.

Zadaj sobie trud i sprawdź, czy wszystkie koperty są zaadresowane do Twojej organizacji. Przesyłki pocztowe doręczone omyłkowo zwracane są niezwłocznie placówce pocztowej lub kurierowi, który je dostarczył, o czym również dokonuje się odpowiedniego wpisu w rejestrze. Na przykład, „List polecony nr 120320113516 został doręczony błędnie”.

Dostawa dokumentów e-mailem można realizować zarówno w ramach międzywydziałowego elektronicznego obiegu dokumentów, jak i pomiędzy różnymi organizacjami i obywatelami nieuczestniczącymi w tym procesie.

Odbiór dokumentów drogą elektroniczną również rozpoczyna się od sprawdzenia kompletności i integralności korespondencji. Przede wszystkim należy sprawdzić, czy nazwa odbiorcy jest poprawna. Przecież nie tylko koperty mogą zawierać błędy. Jeśli to znajdziesz e-mail Jeżeli wiadomość została dostarczona pod zły adres lub w wiadomości nie ma wystarczającej liczby załączników, należy natychmiast poinformować o tym korespondenta.

Podstawowe sortowanie korespondencji przychodzącej

Drugim etapem przetwarzania korespondencji przychodzącej jest jej wstępne sortowanie według adresatów, a następnie na korespondencję rejestrowaną i nierejestrowaną.

Jak wiemy, rejestracja dokumentów uzależniona jest od przyjętej w organizacji formy pracy biurowej. W formie scentralizowanej wszystkie dokumenty otrzymane przez organizację są rejestrowane w jednej jednostce strukturalnej. W systemie zdecentralizowanym każdy dział niezależnie rejestruje „swoje” dokumenty. Przy mieszanej formie pracy biurowej jest to możliwe różne opcje na przykład miejsce rejestracji może zależeć nie tylko od tego, na czyje nazwisko otrzymano dokument, ale także od jego treści.

Przeczytaj więc uważnie nazwisko adresata na kopertach i ułóż pocztę. Dla sortowanie poczty możesz użyć specjalnych stojaków na komórki, teczki, skrzynki pocztowe itp. Oczywiście coś podobnego jest nieodłącznym elementem zwykłych skrzynek pocztowych. To najwygodniejszy sposób sortowania: możesz mieć pewność, że nikt poza odbiorcą nie przeczyta ani nie zabierze jego poczty. Jeśli wykorzystujesz do tego teczki, pamiętaj o tym, aby znajdowały się one w ściśle wyznaczonym miejscu, co pozwoli uniknąć zamieszania w dokumentach.

Poczta została uporządkowana, pozostają tylko te dokumenty, które są zarejestrowane w Twojej jednostce strukturalnej. Otwórzmy teraz koperty i zapoznajmy się z ich zawartością. Przy okazji, koperty z napisem „Osobiście” z reguły nikt nie otwiera, lecz przekazuje je adresatowi.

Z pewnością każda organizacja tak ma wykaz dokumentów niepodlegających rejestracji. Oczywiście materiały promocyjne, gratulacje itp. nie podlegają rejestracji. Chciałem dodać do tej listy publikacje subskrypcyjne, ale doświadczenie pokazuje, że jeśli nie rejestracja, to nadal konieczne jest ich rozliczanie.

Podobnie dokumenty księgowe - rachunki, akty itp. - nie podlegają rejestracji. Ale jeśli już spotkałeś się z takimi dokumentami, powinieneś wiedzieć: wszystko, co nie zostanie zarejestrowane, na pewno zostanie utracone. A utrata dokumentów może prowadzić do różnego rodzaju kary wobec Twojej organizacji. Można zatem rejestrować także dokumenty księgowe, jednak wskazane jest wydzielenie ich w odrębną grupę i na tyle, na ile pozwala nam współczesny EDMS, modelowanie specjalnych tras ich przetwarzania.

Dlatego też, ku mojemu głębokiemu żalowi, lista dokumentów niezarejestrowanych jest niezwykle krótka.

Dalej, kierując się moim doświadczeniem, doradzę z łącznej masy odebranych dokumentów wybierz te, które podlegają natychmiastowemu raportowaniu kierownictwu. Najpierw je zarejestrujesz. Następnie wybierz dokumenty, których termin jest określony przez niektóre przepisy akt prawny i bardzo krótki, np. 3 dni robocze.

Z reguły dokumenty otrzymane od organizacji wyższych lub nadzorujących zawierające jakiekolwiek instrukcje lub wymagania dotyczące Twojej organizacji podlegają natychmiastowemu raportowaniu.

Zwracamy również uwagę, że dokumenty opatrzone pieczęcią, np. „DSP”, najczęściej rejestrowane są w odrębnych rejestrach księgowych.

A zatem przejrzałeś całą przychodzącą korespondencję i przeprowadziłeś jej wstępne sortowanie. A teraz jesteśmy gotowi, aby rozpocząć jego rejestrację.

Rejestracja korespondencji przychodzącej

Rejestrację otrzymanych dokumentów powierzają pracownikom obsługi przedszkolnej placówki oświatowej, a w zdecentralizowanej formie pracy biurowej - sekretarzom lub urzędnikom podziały strukturalne.

Rejestracja polega na wpisaniu do materiałów rejestracyjnych określonych metadanych dokumentu w celu odnotowania faktu otrzymania dokumentu przez organizację, co w przyszłości umożliwi śledzenie nie tylko przemieszczania się dokumentu pomiędzy działami strukturalnymi oraz miejsca jego przechowywania, ale także wynik jego wykonania.

Rejestracji można dokonać:

• jak w formie papierowej (w tym przypadku prowadzony jest standardowy Dziennik rejestracji dokumentów przychodzących lub wydawane są karty kontrolno-rejestracyjne (zwane dalej RK),
• oraz w formie elektronicznej:
  • wizualnie dla użytkownika EDMS może to wyglądać jak uzupełnienie metadanych dokumentu rejestrowego w tym samym Dzienniku lub w osobnej karcie rejestracyjnej;
  • jeśli nie ma jeszcze pieniędzy na EDMS, można skorzystać z powszechnie używanego programu biurowego MS Excel, przechowując w nim arkusz kalkulacyjny w formie znanego nam dziennika pokładowego. Dzięki temu możesz szybko sortować, filtrować i znajdować interesujące Cię informacje.

Oczywiście EDMS jest wygodny. Po pierwsze, umożliwia korzystanie z różnych katalogów (na przykład spisu korespondentów, katalogu rodzajów przesyłek pocztowych, spisu pracowników organizacji itp.). Po drugie, za pomocą EDMS łatwo jest śledzić cykl życia dokumentu, generować dowolne formularze raportowe i co najważniejsze organizować zbiorową pracę z dokumentami.

Przy rejestracji korespondencji przychodzącej z reguły stosuje się standardowy zestaw danych, które wpisuje się do dziennika rejestracji lub RC na pierwszym etapie przetwarzania pisma przychodzącego:

• numer rejestracyjny dokumentu przychodzącego;
• data rejestracji (odbioru) dokumentu;
• data i numer rejestracyjny otrzymanego dokumentu;
• informacje o korespondencie (nazwa organizacji – autor dokumentu; stanowisko i imię i nazwisko osoby, która podpisała list);
• streszczenie listy;
• sposób doręczenia (jeżeli pismo jest doręczane listem poleconym, w materiałach rejestracyjnych można podać numer listu poleconego, co jest wygodne, gdy w jednej kopercie przychodzi kilka dokumentów);
• liczba egzemplarzy otrzymanego pisma;
• numer otrzymanego egzemplarza;
• informacje o adresacie (imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, w imieniu której otrzymano pismo, chociaż może być skierowane do samej organizacji bez wskazania konkretnego urzędnika);
• komu (imię i nazwisko oraz stanowisko) przekazywany jest dokument przychodzący w celu podjęcia decyzji zarządczej, zapoznania się lub wykonania.

Również głównym elementem rejestracji korespondencji przychodzącej za pomocą nowoczesnego EDMS jest dołączenie elektronicznego obrazu dokumentu do Republiki Kazachstanu. Jeżeli dokument otrzymał organizacja w formie papierowej, jest on skanowany, a powstały plik dołączany jest do Republiki Kazachstanu. Jeżeli dokument otrzymano w formie elektronicznej, wówczas jego plik jest po prostu dołączany do karty rejestracyjnej. Nowoczesny EDMS umożliwia automatyczną rejestrację otrzymanych dokumentów bezpośrednio z E-mail lub z samego otwartego dokumentu elektronicznego.

Jeśli Twoja organizacja jest uczestnikiem międzywydziałowego elektronicznego obiegu dokumentów lub Ty i Twój korespondent korzystacie z tego samego EDS, rejestracja (czyli wstępne wypełnienie pól RK w Waszym systemie) może zostać przeprowadzona automatycznie.

Po wpisaniu do materiałów rejestracyjnych wszystkich informacji o otrzymanym piśmie nadajmy mu status „Zarejestrowany”. Następnie nie zapomnij umieścić stempla rejestracyjnego na dokumentach otrzymanych w formie papierowej. Zwykle znajduje się w prawym dolnym rogu pierwszej strony dokumentu i składa się z następujących elementów:

• nazwa organizacji;
• data rejestracji dokumentu (czasami doliczana jest godzina otrzymania);
• przychodzące numer rejestracyjny(nie mylić z numerem nadanym dokumentowi przez jego autora).

Przykład 5

Zwiń pokaz

Przykład 6

Zwiń pokaz

Jak widać ze szczegółów otrzymanego dokumentu (z przykładu 6) i materiałów rejestracyjnych (Dziennik z przykładu 5) nie tylko wpisaliśmy metadane dotyczące nowo otrzymanego dokumentu, ale także wskazaliśmy, że otrzymane pismo jest odpowiedzią (patrz kolumna 6 Dziennika).

Niestety, jedynie elektroniczne formularze rejestracyjne pozwalają najpełniej zapisać niezbędne informacje o dokumencie.

Przykładowo EDMS pozwoli nam nie tylko wskazać, że otrzymane pismo jest odpowiedzią, ale także, korzystając z systemu powiązań, połączyć RC dwóch dokumentów w jeden kompleks.

A teraz wyobraźmy sobie, że odpowiedź na pismo początkowo została wysłana do urzędu skarbowego nie pocztą, ale w formie formularza e-mail i został już zarejestrowany w urzędzie skarbowym. A korzyści płynące z elektronicznego zarządzania dokumentami docenisz, gdy system sam przeanalizuje nowo zarejestrowany dokument pod kątem określonych parametrów i poinformuje rejestratora, że ​​dokument ten został już zarejestrowany i obecnie jest rejestrowany ponownie. Wyobraź sobie, ile czasu zajęłoby Ci przeglądanie dziennika pokładowego i identyfikacja duplikatów!

Ponadto EDMS pomoże urzędnikowi zarejestrować pewną liczbę podobnych listów otrzymanych od jednego korespondenta. Przykładowo bank otrzymał jednocześnie 15 wniosków z urzędu skarbowego o informację o przemieszczeniu Pieniądze na rachunkach klientów banku. 15 identycznych pism, różniących się jedynie numerem rejestracyjnym i nazwą klienta banku, o którym żąda się informacji. EDMS z łatwością utworzy nowy na podstawie już zarejestrowanego dokumentu, kopiując powtarzające się informacje w odpowiednie pola Republiki Kazachstanu. Użytkownik będzie musiał jedynie wprowadzić indywidualne dane.

Rejestracja listów motywacyjnych. Jak wiadomo, ważne dokumenty (dokumentacja umowna, pisma okólne itp.) wysyła się lub wysyła za pomocą listów motywacyjnych. W związku z tym urzędnicy często zastanawiają się, który dokument zarejestrować – list motywacyjny czy dokument, któremu towarzyszy? W tej sytuacji należy odpowiedzieć sobie na pytanie: jakimi parametrami będziesz się w przyszłości kierował do wyszukiwania dokumentów? Najczęściej należy go prowadzić zgodnie z danymi dokumentu „towarzyszonego”. Dlatego wygodniej jest uznać dokument „towarzyszący” za dokument główny i załączyć list motywacyjny jako dokument powiązany. Na przykład w karcie rejestracyjnej przychodzącego dokumentu EDMS „BIZNES” znajduje się do tego celu specjalna zakładka, która nazywa się „Dokument towarzyszący”.

Wysyłanie dokumentów do przełożonego w celu sprawdzenia

Oryginały poleconych dokumentów przychodzących w formie papierowej przekazywane są sekretarzowi w celu ich dalszego sprawozdania kierownikowi. W duże firmy Asystent przed przekazaniem dokumentów menadżerowi przygotowuje projekty uchwał, które sporządzane są na specjalnych formularzach, tzw. „biegaczach”. „runner” może zawierać wyłącznie dane menedżera: jego stanowisko i nazwisko, imię, nazwisko rodowe lub mieć standardową formę. Podczas rozwoju forma standardowa"biegacz" Specjalna uwaga należy podać treść uchwały, należy przewidzieć miejsce na wpisanie tekstu uchwały, wskazać nazwisko urzędnika, któremu będzie powierzona kontrola nad wykonaniem tego dokumentu, a także nazwiska odpowiedzialnego wykonawcy i współwykonawców. Wskazane jest także podanie miejsca na oznaczenie złożenia dokumentu do kontroli oraz terminu wykonania dokumentu (lepiej podać to nie w dniach, ale jako konkretną datę). Patrz przykład 7 na następnej stronie.

W Ostatnio Wraz z wprowadzeniem EDMS w dużych organizacjach dokumenty papierowe nie są przekazywane menedżerowi, wysyłana jest do niego jedynie kopia elektroniczna. EDMS umożliwia rozwiązanie problemu poprzez przygotowanie projektu uchwały, który również jest przygotowywany przez zastępcę kierownika w formie elektronicznej i przesyłany do menedżera w celu jego dalszego dopracowania i zatwierdzenia.

Wróćmy jednak do papierów.

Za chwilę przekazywanie dokumentów od urzędnika do sekretarza kierownika jest bardzo ważne, gdyż dość często trzeba ogłosić „poszukiwanie zaginionych dokumentów”, gdy leżą one spokojnie w biurze kierownika. Dlatego fakt przekazywania dokumentów od urzędnika do sekretarza i z powrotem wymaga prowadzenia najściślejszej ewidencji.

W tym celu jest to nadal konieczne pozostaw tylko jedną drogę przepływu dokumentów od menedżera do wykonawcy: kierownik - sekretarz - urzędnik - wykonawca. W przeciwnym razie menedżer, który przekazuje dokumenty bezpośrednio wykonawcom „z ręki do ręki”, sam stwarza warunki do niekontrolowanego przepływu dokumentów, co prowadzi nie tylko do przedwczesnej realizacji, ale także do utraty dokumentów.

Jeśli prowadzisz wyłącznie „papierową” pracę biurową, jedyną opcją odnotowania faktu przekazania dokumentów kierownikowi (lub jego sekretarzowi) będzie lista (lista numerów) przekazywanych dokumentów.

Jeśli pracujesz w EDMS, sekretarz odbierający korespondencję przychodzącą może jedynie sprawdzić dostępność przesłanych dokumentów w wersji papierowej z dokumentami zarejestrowanymi w systemie. Wygodne jest także wykorzystanie etapów cyklu życia dokumentu elektronicznego. Pamiętacie, że po rejestracji dla dokumentów rejestrowanych w systemie ustawiamy etap „Zarejestrowane”. Sekretarz po otrzymaniu dokumentów w formie papierowej i sprawdzeniu ich z danymi systemowymi może nadać im nowy status: „Do rozpatrzenia”.

Menedżer, który otrzymał dokument i podjętą na nim decyzję kierownictwa, formalizuje go w formie uchwały, która jest zapisana na samym dokumencie (patrz tekst kursywą na fragmencie listu przychodzącego w przykładzie 8) lub rysowany jest na dołączonym do niego „suwaku” (Przykład 7). „Biegacz” zawierający uchwałę zarządcy stanowi integralną część dokumentu i podlega dalszemu przechowywaniu wraz z nim.

Przykład 7

Zwiń pokaz

Tekst uchwały musi jasno wskazywać, kto i kiedy ma co zrobić, a także zawierać datę jej podjęcia i podpis zarządzającego. Nawiasem mówiąc, jeśli projekt „biegacza” zawiera informacje, które powinny się różnić w ostatecznej uchwale (na przykład menedżer zdecydował się wyznaczyć na wykonawcę Iwanowa, a nie Petrową, którą asystent uwzględnił już w projekcie uchwały w sprawie „biegacz”), to zamiast przedrukowywać „biegacza” lub jeśli dokonasz w nim ręcznych poprawek, możesz sporządzić uchwałę na samym dokumencie.

Przykład 8

Zwiń pokaz

Dokumenty papierowe za zgodą kierownika sekretarz przekazuje do działu wychowania przedszkolnego do dalszej realizacji, o czym dokonuje odpowiedniego wpisu w dokumentach księgowych sekretariatu lub fakt zwrotu dokumentów odnotowuje poprzez zmianę etapu cykl życia dokumentu, któremu przypisany jest status – „Do realizacji”.

Przesyłanie dokumentów do realizacji

Na tym etapie pracy z korespondencją przychodzącą pracownicy działu wychowania przedszkolnego stają przed dwoma zadaniami:

• w pierwszej kolejności przenieść uchwałę menadżera do materiałów rejestracyjnych (tekst uchwały (tj. polecenia menadżera), a także nazwiska urzędnicy, do którego dokument zostanie przesłany do realizacji i przeprowadzenia funkcji kontrolnej);
• po drugie, przekaż dokumenty jednostkom konstrukcyjnym w celu wykonania lub przeglądu.

Nie zapominaj, że jeśli uchwała kierownika wskazuje termin wykonania dokumentu lub umieszczony jest znak „Do kontroli” / „Kontrola”, wówczas służba wychowania przedszkolnego musi monitorować wykonanie tego dokumentu. W dzienniku rejestracji znak kontroli można wpisać w kolumnie „Numer rejestracyjny” (jest on pierwszy i jest od razu widoczny), w kolumnie „Rozwiązanie” (jak w przykładzie 9) lub w specjalnie wyznaczonej kolumnie.

Nowoczesny EDMS pozwala na automatyczne objęcie kontroli dokumentów po wpisaniu do materiałów ewidencyjnych określonych parametrów, np. planowanej daty realizacji dokumentu. Dodatkowo w tej sytuacji można wykorzystać etapy cyklu życia dokumentu przypisując mu etap „Pod kontrolą”.

Pracując z mediami papierowymi, urzędnicy muszą w jakiś sposób przekazywać dokumenty wykonawcom. Urzędnicy umieszczają je np. w tych samych teczkach, komórkach czy skrzynkach pocztowych jednostek strukturalnych i czekają, aż pracownicy tych jednostek przyjdą po dokumenty. Niektóre organizacje korzystają z usług kurierów wewnętrznych do dostarczania dokumentów pomiędzy działami, dostarczając dokumenty według ustalonego harmonogramu.

A podczas pracy w EDMS dokumenty elektroniczne przesyłane są do wykonawców automatycznie natychmiast po wydaniu uchwały menadżera. A dokument zostaje wysłany do kontrahenta w ciągu kilku sekund po naciśnięciu magicznego przycisku „OK”.

Zademonstrujmy teraz próbkę pisma przychodzącego i wskażmy, na jakich etapach przetwarzania pojawiają się na nim znaki i jakie informacje są wpisywane do Dziennika Rejestracji.

Przykład 8

Refleksja na temat etapów przetwarzania dokumentu przychodzącego na sobie i w Dzienniku Rejestracyjnym

Zwiń pokaz

Wykonanie dokumentów

Odpowiedzialność za wykonanie dokumentów (przychodzących pism i instrukcji do nich) ponoszą pracownicy organizacji wyznaczeni na wykonawców zgodnie z:

• uchwała głowy;
• odpowiedzialność zawodowa;
• zatwierdzony proces biznesowy.

Kierując się zasadami klasycznej pracy biurowej, postęp pracy wykonawcy z dokumentem i jego wynik znajduje odzwierciedlenie w materiałach rejestracyjnych (np. w kolumnach/polach „Postęp realizacji” i „Protokół realizacji”). Na samym dokumencie z reguły umieszczany jest tylko znak wykonania dokumentu bez szczegółów postępu wykonania (odpowiedni wpis dokonywany jest w dolnym polu dokumentu)

Zadaniem urzędnika na tym etapie jest jedynie przyjmowanie raportów od wykonawców z wykonanej pracy i w razie potrzeby przekazywanie ich do formularzy rejestracyjnych. Podstawą dokonywania wpisów o postępie realizacji dokumentu jest pisemne lub ustne sprawozdanie odpowiedzialnego wykonawcy z wykonanej pracy.

W kolumnie „Postęp realizacji” wpisywane są główne etapy pracy z dokumentem lub przyczyny, które były podstawą przedłużenia (przesunięcia) terminu wykonania dokumentu. Na przykład, „25.08.2011 odbyło się spotkanie z partnerem, osiągnięto wstępne porozumienie, przesłano dokumenty w celu opracowania umowy o współpracy” Lub „W związku z koniecznością dodatkowej weryfikacji i zażądaniem kopii dokumentów płatniczych w dniu 08.11.2011 proszę o przesunięcie terminu realizacji na 20.08.2011”.

W kolumnie „Uwaga dotycząca wykonania” wpisuje się informacje o wykonaniu dokumentu jako całości: „15 sierpnia 2011 r. Przeprowadzono audyt biurowy Alatyr OJSC. Protokół z inspekcji został przekazany kierownictwu w dniu 18 sierpnia 2011 r.”. Jeżeli wykonanie dokumentu odbywa się za pomocą pisma z odpowiedzią, wówczas wskazana jest data i numer dokumentu odpowiedzi, na przykład "Były. nr 1561/12 z dnia 25.08.2011".

Jeśli pracujesz w EDMS, szczególną uwagę należy zwrócić na tzw. raporty „puste”: gdy pracownicy, którzy otrzymali dokumenty do realizacji, po prostu zaznaczają „Zrealizowane”, nie myśląc o tym, że jednym naciśnięciem klawisza raportują na wykonania dokumentu, a nie jego przeczytania. Za wykonany uważa się jedynie ten dokument, co do którego zostały rozstrzygnięte wszystkie poruszone w nim kwestie. „Pusty” raport odpowiedzialnego wykonawcy z tekstem „Ukończono” lub „Wykonano”, bez podawania konkretnych informacji na temat realizacji przez urzędnika, nie powinien być akceptowany, a zlecenie powinno zostać przesłane do sprawdzenia.

Po wykonaniu dokumentu wykonawca ma obowiązek umieścić na nim znak wykonania (na dolnym marginesie dokumentu). W przypadku dokonania jakiejkolwiek czynności wykonawca w protokole wykonania opisuje tę czynność, zapisuje datę wykonania czynności, podpis osobisty oraz datę rejestracji znaku wykonawczego. Zobacz przykład 9. Tak właśnie robią w przypadku dokumentów. Pracując w EDMS, informacje takie mogą zostać od razu wprowadzone do systemu lub ponownie sporządzone przez wykonawcę na dokumencie papierowym z jego podpisem, a następnie są one również przekazywane do EDMS przez niego samego lub urzędnika. W tym momencie dokument przechodzi do kolejnego etapu swojego cyklu życia – „Raportu Wykonania”.

Organizacja kontroli wykonawczej

Kontrola nad wykonaniem dokumentów w zasadzie w całości spada na barki pracownika wyznaczonego przez administratora. Pracownikom obsługi przedszkolnej placówki oświatowej powierzono jedynie utrzymanie „technicznej” strony kontroli: sprawdzenie faktu wykonania dokumentu „zrealizowane / nieukończone”, a także dotrzymania terminów.

Niestety forma dziennika rejestracji tematów jest niewygodna, co nie pozwala na operacyjną kontrolę wykonania dokumentów. Prowadzenie funkcji kontrolnej w trybie automatycznym to jedna z zalet EDMS, która pozwala na uzyskanie informacji o kontrolowanych dokumentach w różnych aspektach: zobacz dokumenty realizowane zarówno przez poszczególnych pracowników, jak i konkretny dział jako całość; dokumenty, których termin realizacji upływa w określonym terminie itp.

Oczywiście najwygodniej jest przeprowadzić bieżącą kontrolę skupiając się na terminach i odpowiednio segregując dokumenty. Nie zapomnij o kontroli pośredniej, którą przeprowadza się na kilka dni przed ustalonym terminem kontroli. Dziś do przeprowadzenia kontroli pośredniej wykorzystują system „przypomnień”, które automatycznie wysyłane są do wykonawców.

W jednym dokumencie można zaakceptować kilka dokumentów decyzje zarządcze, które zostaną wydane w formie kilku zamówień. Co więcej, mogli je zainstalować różne terminy wydajność! A każdą instrukcję należy poddać kontroli, co w przyszłości doprowadzi do kontroli wykonania nie tylko dokumentu jako całości, ale także każdej instrukcji z osobna.

Dlatego też dzisiaj rozróżnia się pojęcia „polecenie” i „uchwała”, zwykła „uchwała” i „uchwała kontrolna”, zwykła „polecenie” i „nakaz kontroli” lub „dokument kontrolny”. W jednym dokumencie może znajdować się jednocześnie kilka instrukcji zwykłych i kontrolnych. W takim przypadku, jeśli na przykład uchwała przełożonego nie zawiera pojedynczego polecenia kontroli, wówczas sam dokument jako całość nie będzie uważany za kontrolę.

Jeśli nie posiadasz elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, zalecamy prowadzenie Dziennika Rejestracyjnego nie w formie papierowej, ale przynajmniej w arkusz w MS Excel lub MS Access. Jeśli chcesz kontrolować kilka zleceń wydanych w ramach jednego dokumentu, możesz wpisać je w tabeli w osobnych wierszach:

• w pierwszym z nich wypełniasz wszystkie pola,
• a we wszystkich kolejnych powtarzasz tylko numer przychodzący i datę otrzymania dokumentu (w celu jego identyfikacji), a także wypełniasz te kolumny, które zawierają indywidualne informacje o wydanym zamówieniu i jego realizacji.

Realizacja funkcji kontrolnych przez usługę DOU będzie mniej uciążliwa, jeśli informacje o realizacji zleceń będą wprowadzane terminowo, gdyż przetwarzane są zarówno dokumenty przychodzące, jak i wychodzące. Na przykład, jeśli rejestrujesz dokument wychodzący, który jest jednocześnie odpowiedzią na jakiś dokument przychodzący, nie bądź leniwy i wprowadź informacje do materiałów rejestracyjnych listu przychodzącego i, jeśli to możliwe, usuń go spod kontroli.

Dokument zostaje odebrany spod kontroli wyłącznie przez kontrolera. Wykonawca po zgłoszeniu wykonania dokumentu prosi jedynie o wyjęcie go spod kontroli (patrz znak nr 3 na piśmie przychodzącym z Przykładu 9). Inni pracownicy również mogą „poprosić”, aby to zrobić, jeśli „zauważą” zmianę sytuacji.

Po wyjęciu dokumentu spod kontroli znak kontroli w materiałach rejestracyjnych zastępuje się napisem „wyjęty spod kontroli”: w elektronicznych systemach zarządzania dokumentami znak traci swój jasny (często czerwony) kolor, a w dzienniku rejestracji jasną literę można po prostu przekreślić. Znak kontrolny umieszczony na dokumencie nie ulega zmianie (w naszym przykładzie 9 jest to stempel „Kontrola”, nie jest przekreślony).

W tym momencie dokumentowi można nadać nowy status – „Zrealizowany”. Usunięto spod kontroli.”

Formowanie dokumentów w skrzynki

Pisma przychodzące realizowane w ramach pracy biurowej są formowane w skrzynki według następujących kryteriów:

• zgodnie z treścią (przedmiotem) dokumentów (np. korespondencja dotycząca przesłania/otrzymania raportów jest gromadzona w jednym pliku);
• geograficznie (dokumenty przychodzące/wysyłane z jednego regionu gromadzone są w jednym pliku);
• na zasadzie korespondencyjnej (korespondencja z jednym korespondentem gromadzona jest w jednym pliku) i tak dalej.

Tworzenie spraw o nazwach „Przychodzące” i „Wychodzące” jest dopuszczalne wyłącznie pomiędzy wygenerowanymi w nich dokumentami różne rzeczy, zostanie nawiązane bliskie połączenie. Przykładowo w dokumencie przychodzącym należy wskazać numer i datę dokumentu odpowiedzi, a także numer sprawy, w której jest on złożony. Dokładnie te same informacje powinny znaleźć się w materiałach rejestracyjnych. W przeciwnym razie będziesz musiał długo szukać wniosku lub odpowiedzi na niego.

Numer sprawy zgodnie z nomenklaturą, w którą dokument zostanie złożony po egzekucji, może być częścią jego numeru rejestracyjnego. Dotyczy to zarówno numeru nadanego przez autora dokumentu, jak i numeru przychodzącego nadanego przez odbiorcę pisma.

Urzędnik dokonuje na dokumencie odpowiedniego wpisu: „Dla akt nr 01-15” i tę samą informację przenosi do materiałów ewidencyjnych (patrz w przykładzie 9 ostatnia 15 kolumna Dziennika i znak nr 4 na karcie list przychodzący).

Do pracy z korespondencją przychodzącą często przygotowywane są różnego rodzaju raporty analityczne:

• raport z kontroli wykonania dokumentów (podawane są zarówno wskaźniki ilościowe, jak i jakościowe);
• raporty o liczbie otrzymanych dokumentów ogółem i według działów strukturalnych;
• raporty dotyczące tematyki napływających dokumentów lub regionów, z którymi prowadzona jest korespondencja itp.

Dlatego dziś przestarzałe formy pracy z dokumentami na papierze schodzą na dalszy plan, ustępując miejsca elektronicznemu zarządzaniu dokumentami. Formularz rejestracyjny czasopisma funkcjonuje jedynie w szczególnie tajnych instytucjach, a jego miejsce w procesach biurowych z pewnością zajmują elektroniczne systemy zarządzania dokumentacją i „wszystko fachowy” MS Excel.

Wyślij swoją dobrą pracę do bazy wiedzy jest prosta. Skorzystaj z poniższego formularza

Dobra robota do serwisu">

Studenci, doktoranci, młodzi naukowcy, którzy wykorzystują bazę wiedzy w swoich studiach i pracy, będą Państwu bardzo wdzięczni.

Podobne dokumenty

List biznesowy jako forma korespondencji urzędowej. Korzystanie z listu z podziękowaniami w celu potwierdzenia faktu, działania lub sytuacji, która miała miejsce. Najpopularniejsze rodzaje listów biznesowych. Korzystanie z reklamacji w celu wyrażenia reklamacji dotyczącej usługi.

streszczenie, dodano 11.03.2014


Istota, główne cele i treść działań handlowych w handlu detalicznym. Działalność handlowa przedsiębiorstwa detalicznego jako przedmiot zarządzania. Metodologia analizy efektywności systemu zarządzania działalnością handlową przedsiębiorstwa.

teza, dodana 19.03.2012


Istota działalności handlowej przedsiębiorstwa handlowego. Wewnętrzne i otoczenie zewnętrzne przedsiębiorstwa. Analiza działalności handlowej KSUP „Teplichnoje”. Działania mające na celu intensyfikację działalności handlowej w zakresie sprzedaży produktów rolnych.

teza, dodana 12.12.2007


Istota i znaczenie działalności gospodarczej. Usługi komercyjne. Współczesne tendencje w pracy usług komercyjnych przedsiębiorstwa. Analiza działalności serwisu komercyjnego JSC „Wina musujące”. Poprawa organizacji pracy handlowej.

praca na kursie, dodano 01.06.2004


Rozważenie koncepcji i rodzajów wizerunku lidera struktury komercyjnej; mechanizmy psychologiczne jego powstawanie: efekt aureoli, potrzeba dominująca, zgodność ze stereotypami postrzegania. Wizerunek idealnego lidera struktury komercyjnej.

praca na kursie, dodano 31.08.2013


Pojęcie i cechy prognozowania działalności handlowej przedsiębiorstwa w nowoczesne warunki. Analiza organizacji działalności handlowej w przedsiębiorstwie branża gier Vegas-Azart LLC, rekomendacje dotyczące udoskonalenia strategii rozwoju.

teza, dodana 20.06.2010


Pojęcie działalności handlowej przedsiębiorstwa, jej specyfika i cechy realizacyjne we współczesnej gospodarce rynkowej. Treść i struktura biznesplanu, przyczyny i cel jego sporządzenia, etapy rozwoju i główne elementy.

test, dodano 15.04.2010


Istota i cele pracy komercyjnej. Koncepcja rozwoju współpracy konsumenckiej Federacja Rosyjska. Handel elektroniczny, jego właściwości i perspektywy dalszy rozwój. Główne sposoby usprawnienia pracy komercyjnej w przedsiębiorstwie.

praca na kursie, dodano 25.03.2011

Uogólniona nazwa dużej grupy dokumentów zarządczych, które służą jako środek komunikacji z instytucjami i osobami, komunikowania czegoś, powiadamiania o czymś.

Pisma urzędowe służą rozwiązywaniu wielu problemów operacyjnych pojawiających się w działalności zarządczej, stąd różnorodność treści pism: prośby, powiadomienia, zaproszenia, roszczenia, zmiany, wyjaśnienia, zadania, komunikaty, wyjaśnienia, upomnienia, potwierdzenia, zalecenia, propozycje, uwagi, prośby, wymagania itp.

Ponieważ listy serwisowe pełnią funkcję łącznika między przedsiębiorstwami, instytucjami i organizacjami, zajmują do 80% dokumentacji przychodzącej i wychodzącej instytucji. Dlatego chcąc ograniczyć obieg dokumentów należy przede wszystkim zwrócić uwagę na ważność sporządzenia tej grupy dokumentów. Pismo należy pisać tylko w przypadkach, gdy nie da się rozwiązać problemu drogą ustną (rozwiązanie sprawy przez telefon lub w rozmowie osobistej). 79

Tekst pisma urzędowego powinien być prosty, tj. obejmować jedną kwestię. Uprości to nie tylko operacje techniczne związane z przetwarzaniem pisma w instytucji odbiorcy (przede wszystkim rejestracja, kontrola, składanie), ale także przyspieszy wykonanie dokumentu, ponieważ jeśli w piśmie znajduje się kilka pytań, wykonywana jest kopia lub ustala się kolejność wykonywania pytań. Jeżeli zatem z jednym adresatem trzeba załatwić kilka spraw, dla każdej z nich należy sporządzić odrębny dokument. Kilka kwestii zostaje ujętych w jednym piśmie tylko wtedy, gdy są ze sobą powiązane.

Tekst listu składa się z reguły z dwóch części. Pierwsza część przedstawia motywy, które przyświecały powstaniu dokumentu, można też poczynić odniesienia do decyzji władz wyższych, które posłużyły za podstawę do sporządzenia pisma. list. Druga część określa zasadniczą część dokumentu, dla którego została sporządzona: wnioski, wnioski, propozycje, uwagi itp. Mając na uwadze ciągły wzrost ilości informacji, z którymi muszą się zapoznać pracownicy kadry kierowniczej, aby poprawić odbiór informacji zawartych w piśmie, można zalecić zmianę tradycyjnej kolejności prezentacji treści pisma oraz zacznij od istoty sprawy, umieszczając dowody i argumenty w drugiej części.

Listy dotyczące prostych, wcześniej omówionych kwestii, mogą składać się z jednej głównej części, bez wyjaśnień.

Przykładowo: „Prosimy o przydzielenie 15 komputerów na konkurs operatorów komputerów”.

Głównym celem listu serwisowego jest zachęcanie Do działać, przekonywać, pokazywać, wyjaśniać. Osiąga się to poprzez jasność, klarowność i zwięzłość tekstu. Słowa muszą dokładnie odzwierciedlać znaczenie. Szczegółowość utrudnia podkreślenie istoty dokumentu.

Przedstawione fakty muszą być obiektywne, zweryfikowane, a dane cyfrowe muszą być dokładne. Ton listu powinien być neutralny.

GOST R 6.30-97 stwierdza: „W listach stosuje się następujące formy prezentacji:

Pierwsza osoba liczby mnogiej („proszę przekazać”, „skierować do rozpatrzenia”);

Pierwsza osoba pojedynczy(„Uważam to za konieczne”, „proszę zaznaczyć”);

Od trzeciej osoby liczby pojedynczej („ministerstwo nie sprzeciwia się”, „VNIIDAD uważa to za możliwe”).*

Szacunek do adresata można wyrazić za pomocą wyrażeń przysłówkowych, takich jak:

„po dokładnym rozważeniu Państwa propozycji…”, „po dokładnym przestudiowaniu Państwa komentarzy…”.

Pomimo różnorodności zagadnień zawartych w listach, w celu uzasadnienia działań używany jest ograniczony zestaw początkowych i końcowych zwrotów i wyrażeń: „W zamian…”, „W drodze wyjątku…”, „W związku…”, „Zgodnie z..." i tak dalej.

Za pomocą formułuje się także powody podejmowania decyzji wyrażenia partycypacyjne: „rozważany”, „rozważany”, „biorący pod uwagę”, „rozważany”, „prowadzony przez” itp.

Ponieważ pismo jest sporządzone na formularzu, jego treść nie powinna zaczynać się od nazwy instytucji autora; jest ona już zawarta w samym formularzu.

Listy wydawane są na specjalnym papierze firmowym. Oprócz tekstu autor dokumentu musi sformułować tytuł pisma (dla formatu A4), odpowiadając na pytanie „o czym”, wskazać adresata, stanowisko, nazwisko i inicjały podpisującego, jego nazwisko, imię , patronimiczny i numer telefonu (dane kompilatora), sprawdź dostępność załączników (jeśli są). 80

Jeżeli pismo kierowane jest na więcej niż 4 adresy, jego nadawca ma obowiązek przedłożyć listę do wysyłki.

Pisma wysyłane z instytucji dzielą się na dwie grupy - proaktywny I odpowiedź. Jeżeli pismo stanowi odpowiedź, zleceniodawca wskazuje datę i numer dokumentu inicjatywy, na który odpowiada. Dane te są przenoszone do formularza z pisma inicjującego podczas finalizowania pisma z odpowiedzią. Podczas wpisywania listu maszynistka kieruje się odpowiednią sekcją GOST.

Ze względu na charakter informacji litery dzielą się na dużą liczbę odmian.

List motywacyjny- często sporządzany dokument informujący adresata, że ​​dokumenty załączone do pisma zostały do ​​niego wysłane. Sporządzenie listu motywacyjnego jest dopuszczalne, jeśli konieczne jest wyjaśnienie lub dodanie czegoś do załączonych dokumentów: wskaż termin, wyjaśnij przyczynę opóźnienia, wyjaśnij trudne punkty itp. List motywacyjny sporządza się także w przypadku, gdy wysyłany dokument nie zawiera części adresowej (np. przy przesyłaniu dokumentów organizacyjnych, regulacyjnych, administracyjnych) lub gdy konieczne jest sporządzenie listy kilku wysyłanych dokumentów. Litery tego typu zaczynają się od słów: „Wysyłamy”, „Przekazujemy”, „Zwracamy”, „Załączamy”” itp., następnie wskazane są nagłówki i cechy wyszukiwania (data i numer) wysyłanego dokumentu. Zazwyczaj tekst listu motywacyjnego jest bardzo krótki, mieści się w formacie A5 i nie posiada samodzielnego nagłówka. Na przykład:

We wszystkich innych przypadkach, gdy list motywacyjny nie będzie zawierał żadnych informacji, będzie on zbędny i nie należy go sporządzać.

Zaproszenia zapraszają adresata do wzięcia udziału w dowolnym trwającym wydarzeniu. Mogą być kierowane zarówno do konkretnych osób, jak i instytucji. Często te litery zaczynają się od słów "Zapraszamy Cie" Lub „Prosimy o udział”.

Ujawniają charakter wydarzenia, wskazują termin i warunki uczestnictwa w nim.

Na przykład: 81

Poczta informacyjna- informuje adresata o jakimkolwiek fakcie lub zdarzeniu. Najczęściej za pomocą listów informacyjnych promują działalność dowolnych organizacji, ich produkty lub wydawaną literaturę. Na przykład:

Ten typ listów stał się powszechny wraz z powstaniem organizacji samonośnych i spółdzielczych. Jej celem jest zachęcenie odbiorcy do skorzystania z oferowanych usług. Tekst listów jest konkretny, jasny i pełen informacji. W takich pismach adres lub numer telefonu organizacji autorskiej jest wskazany osobno. Poniżej znajduje się przykład formatowania listu reklamowego. 82

Powiadomienie stylistyką nawiązuje do zaproszeń i listów informacyjnych. Jest tworzony dla konkretnego adresata i najczęściej stanowi odpowiedź na zapytanie. Zaczyna się od słów: "Poinformujemy cię." „Informujemy”, „Informujemy” itp., po czym podaje się wszelkie fakty. Na przykład:

Jeżeli taki list jest adresowany do konkretnej osoby, wskazuje nazwisko, imię i patronimię osoby, do której jest wysyłany.

List potwierdzający- zawiera informację o otrzymaniu jakiejkolwiek przesyłki (listu, telegramu, przelewu, paczki, towaru, przedmiotów wartościowych itp.), że w mocy pozostaje sporządzony wcześniej dokument (np. umowa, instrukcja itp.). List może potwierdzić każdy fakt, działanie, rozmowę telefoniczną. Ten rodzaj pisma zaczyna się od słów pochodzących od czasownika „potwierdzać”. Na przykład: 83

Wysyłanie takich pism jest częścią obowiązkową relacje biznesowe. Terminowość ich wysłania pozwala adresatowi wyprowadzić sprawę spod kontroli i eliminuje konieczność wysyłania mu pism przypominających.

List przypominający- zawiera informację o zbliżaniu się lub upływie terminu na wykonanie jakiegokolwiek obowiązku lub przeprowadzenie wydarzenia. List taki może być szczególnie zwięzły i zawierać jedną końcową część.

Ten typ listu zwykle zaczyna się od słowa „Przypomnij”, np.

Poręczenie- dokument zapewniający wykonanie obowiązków w nim określonych. W nim adresatowi zwykle gwarantuje się zapłatę lub zapewnienie czegoś (miejsca pracy, badań itp.). Litery te pełnią podwyższoną funkcję prawną, dlatego prezentacja tekstu musi być niezwykle jasna i precyzyjna.

Na przykład:

Listy gwarancyjne mają zwykle dwa podpisy (menedżera i księgowego) i są ostemplowane.

Listy inicjatywne - Są to listy, na które należy odpowiedzieć. Duża kategoria takich listów wyraża prośbę (sugestię, prośbę) skierowaną do adresata o rozwiązanie ewentualnych problemów. Jest to najczęstszy rodzaj listów, których tematyka nie jest ograniczona. Jednak ich natura zakłada możliwość pozytywnego lub negatywnego rozwiązania postawionego pytania. Na przykład: 84

Odpowiadaj na listy- w swojej treści są zależne od listów inicjacyjnych, gdyż temat ich tekstu został już ustalony i pozostaje określić charakter rozwiązania kwestii postawionej w piśmie inicjatywnym: akceptacja lub odrzucenie propozycji, spełnienie prośba. Odpowiedź powinna być zawsze wyrażona w konkretnej i jasnej formie: czy wszystkie żądania mogą zostać spełnione, w jakim zakresie iw jakim terminie. Jeśli pismo zawiera odmowę, musi być dobrze uzasadnione. Na przykład:

23. Sporządzanie dokumentów osobistych (życiorys, autobiografia, oświadczenia, pełnomocnictwo, paragon)

Jedną z głównych cech listu biznesowego jest styl i język jego napisania.

Formalny styl biznesowy to styl służący sferze działalności prawnej i administracyjno-publicznej. Służy do pisania dokumentów, dokumentów biznesowych i listów instytucje rządowe, sąd, a także w różne rodzaje ustna komunikacja biznesowa. Wyróżnia się względną stabilnością i izolacją Oficjalny styl biznesowy to styl dokumentów różnych gatunków: traktatów międzynarodowych, aktów państwowych, przepisów prawnych, rozporządzeń, statutów, instrukcji, korespondencji urzędowej, dokumentów biznesowych itp.

Cechą języka i stylu dokumentów urzędowych jest stosowanie stabilnych (szablonowych, standardowych) wyrażeń językowych, które pozwalają z dużą dokładnością odzwierciedlić regularnie powtarzające się sytuacje w komunikacji biznesowej.

Wymagania dotyczące języka i stylu dokumentów:

1. jednoznaczność używanych słów i terminów;

2. neutralny ton prezentacji;

3. przestrzeganie norm leksykalnych, gramatycznych, stylistycznych, zapewniających dokładność i przejrzystość prezentacji;

4. wystarczalność semantyczna i zwięzłość tekstu.

Główne grupy celów komunikacyjnych (poznawcze, praktyczne i poznawczo-praktyczne) są jednakowo nieodłączne Korespondencja handlowa. W korespondencji handlowej zapytania ofertowe lub odpowiedzi służą celom poznawczym. Do listów handlowych od celów praktycznych odnosi się do listu ofertowego.

Korespondencja handlowa formalizuje, rejestruje zawarcie i wykonanie transakcji handlowej, poprzedza zawarcie umowy oraz zawiera dokumenty regulujące przebieg jej realizacji.

Ton listu powinien cechować się uprzejmością i dokładnością – cechami nieodłącznie związanymi z korespondencją biznesową. Listy wysłane mężowie stanu a urzędnicy powinni mieć bardziej formalny i pełen szacunku ton niż zwykłe pisma biznesowe. W adresie, adresie na kopercie, pozdrowieniu i zdaniu końcowym (zgodnym z pozdrowieniem) należy używać ogólnie przyjętych adresów urzędowych, specyficznych dla każdego kraju i każdej kategorii urzędników.

Cecha unifikacji języków oficjalne dokumenty polega na utworzeniu systemu standardowych modeli językowych, które odzwierciedlają typowe sytuacje komunikacji biznesowej. Jednocześnie „model rozumiany jest jako konstrukcja logiczna i składniowa obejmująca maksymalną liczbę sytuacji zarządczych”.

Najważniejszym czynnikiem z punktu widzenia typowania sytuacji komunikacyjnych jest czynnik celu, ponieważ to cel wykonania aktu mowy determinuje rodzaj i styl tworzonego dokumentu.

Cel, jaki stawia przed sobą inicjator komunikacji biznesowej, wyznacza nie tylko wybór modeli językowych, ale przede wszystkim tematyczny i funkcjonalny typ pisma biznesowego.

Cel	Typ dokumentu	Modele językowe
Informujący	Notatka serwisowa, list motywacyjny, list z wiadomością itp.	Wysyłamy Ci Twoją prośbę... Informujemy Cię, że... Informujemy Cię, że... Informujemy Cię, że...
Nakłanianie	Zamówienie, instrukcja, instrukcja itp.	Zleć zbadanie faktu... Oddaj do użytku... Znajdź dodatkowe możliwości dla...
Inicjowanie i utrzymywanie relacji	Poręczenie	Gwarantujemy, że... Firma... gwarantuje...
List z prośbą	Prosimy Cię... Namawiam Cię do rozwiązania problemu... Chcielibyśmy Cię w to zaangażować... Daj nam znać...
Wyrażenie ostrzeżenia, żądania, odmowy	List zaproszeniowy	Przyjmij nasze zaproszenie... Pozwól, że Cię zaproszę... Będziemy bardzo wdzięczni za Twój udział w...
List przypominający	Przypominamy, że... Po raz kolejny informujemy...
List z żądaniem	Składamy roszczenie przeciwko... Oficjalnie składamy do Ciebie roszczenie z tytułu...
List z odpowiedzią	Twoja oferta została odrzucona z powodu następujące powody... Niestety nie możemy pozytywnie odpowiedzieć na Twoją propozycję dotyczącą ...

W ten sposób wszystkie semantyczne aspekty dokumentu są realizowane w postaci stabilnych form logicznych - modeli. W rezultacie proces tworzenia pisma urzędowego sprowadza się do łączenia standardowych modeli językowych w określoną logiczną sekwencję.