पत्राचार दस्तावेज़. व्यावसायिक पत्राचार की नैतिकता

पिछले दशकों में, ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार ने अत्यधिक लोकप्रियता हासिल की है और यह व्यावसायिक संचार के मुख्य तरीकों में से एक बन गया है। आज ऐसे व्यक्ति को ढूंढना मुश्किल है जो पारस्परिक संचार के अभ्यास में ई-मेल का उपयोग नहीं करेगा। इसके बावजूद, आज कई लोग सवाल पूछ रहे हैं: ताकि सभी नियमों का पालन किया जा सके? पता बनाने के लिए एक सक्षम पत्र का उपयोग कैसे करें अच्छी छवीप्रेषक के बारे में?

यह आलेख विनियमों का वर्णन करता है व्यावसायिक पत्राचारद्वारा ईमेल, ए प्रायोगिक उपकरणलेख में प्रस्तुत आपको ड्राइंग बनाते समय उचित व्यावसायिक संचार सीखने में मदद मिलेगी ईमेल.

बहुत से लोग अपने कार्य दिवस की शुरुआत नए संदेशों के लिए अपने मेलबॉक्स की जाँच करके करते हैं। लेकिन, दुर्भाग्य से, सूचनाओं के आदान-प्रदान की इस पद्धति की व्यापकता के बावजूद, बहुत से लोग यह नहीं जानते कि व्यावसायिक पत्राचार की भाषा का सही ढंग से उपयोग कैसे किया जाए, वे ईमेल को संचार का अनौपचारिक तरीका समझ लेते हैं।

डिलीवरी की गति के कारण, यह महत्वपूर्ण चीज़ों के आदान-प्रदान को सरल बनाता है आधिकारिक दस्तावेज़, फॉर्म, स्टेटमेंट, लेकिन यहां भी लोग पत्र भेजते समय गलतियां करते हैं। ऐसा बहुत बार होता है कि किसी फ़ाइल का आदान-प्रदान करते समय ईमेल लिखते समय, किसी कारण से प्राप्तकर्ता संलग्न निबंध नहीं लिखते हैं और विषय दर्ज नहीं करते हैं, जिससे प्राप्तकर्ताओं का काम जटिल हो सकता है। इस लेख का उद्देश्य इस प्रश्न का उत्तर देना है: ई-मेल द्वारा पत्र कैसे भेजें और ई-मेल के माध्यम से व्यावसायिक लिखित संचार के सभी नियमों का अनुपालन कैसे करें?

ईमेल लिखते समय, दिए गए सभी फ़ील्ड भरे जाने चाहिए

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम पत्र भेजने वाले को ई-मेल में दिए गए सभी फ़ील्ड भरने के लिए बाध्य करते हैं, जैसे कि पत्र के प्राप्तकर्ता और प्रेषक का पता और नाम। एक विषय का वर्णन किया जाना चाहिए जो भेजे जा रहे पत्र के सार का संक्षेप में वर्णन करता हो। अक्सर, भेजे गए पत्र का भाग्य और उसमें बताई गई समस्या के समाधान की गति सही ढंग से वर्णित विषय पर निर्भर करती है। एक व्यावसायिक ईमेल की शुरुआत अभिवादन से होनी चाहिए - पत्र-व्यवहार करते समय प्राप्तकर्ता के प्रति सम्मान का यह सरल प्रदर्शन बहुत महत्वपूर्ण है। अभिवादन के बाद, एक पाठ होना चाहिए जिसे "पत्र का मुख्य भाग" कहा जाता है, और अंत में एक हस्ताक्षर छोड़ा जाना चाहिए, उदाहरण के लिए, "सम्मान के साथ, पेट्र इवानोविच ब्रिसोव।"

व्यावसायिक पत्राचार में शुभकामनाएँ

इस बिंदु पर अपना ध्यान और अधिक केंद्रित करना उचित है, क्योंकि सम्मान का भाव किसी भी पहलू में बहुत महत्वपूर्ण है व्यापार संचार. सबसे अच्छा अभिवादन वाक्यांश "शुभ दोपहर" या "हैलो" है। ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार करने से प्रेषक को "" वाक्यांशों का उपयोग करने से प्रतिबंधित किया जाता है। शुभ संध्या" या " शुभ प्रभात”, क्योंकि प्राप्तकर्ता पत्र प्राप्त करने के काफी देर बाद तक उसे पढ़ सकता है। अभिवादन में प्रयुक्त होने वाले बोलचाल के भावों का प्रयोग भी सही नहीं है।

अभिवादन शब्द या वाक्यांश के बाद, आपको प्राप्तकर्ता को नाम और संरक्षक नाम से संबोधित करना चाहिए, और यदि प्रेषक को नाम अज्ञात है, तो इस क्षण को छोड़ा जा सकता है। फिर आप पत्र का उद्देश्य बताने के लिए आगे बढ़ सकते हैं।

व्यावसायिक ईमेल में संलग्न फ़ाइलें

यदि पत्र का मुख्य उद्देश्य न केवल लिखित वर्णन और मुद्दे के सार की प्रस्तुति है, बल्कि एक फ़ाइल भेजना भी है, तो पहले भेजी गई वस्तु को संलग्न करना बेहतर है। अक्सर ऐसा होता है कि कई प्रेषक, असावधानी के कारण, पत्र के मुख्य भाग में मुद्दे का सार बताते हुए, आवश्यक अनुलग्नक संलग्न करना भूल जाते हैं। इस तरह की लापरवाही व्यावसायिक पत्र भेजने वाले की व्यावसायिक प्रतिष्ठा पर नकारात्मक प्रभाव डाल सकती है।

ईमेल पता पहचानने योग्य और संक्षिप्त होना चाहिए

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुसार प्रेषक के पास एक पहचानने योग्य इलेक्ट्रॉनिक नाम होना आवश्यक है, जिसमें प्रेषक के नाम के बारे में सच्ची जानकारी होनी चाहिए। वे बहुत ही असंबद्ध और मूर्ख दिखते हैं आधिकारिक पत्रऔर अनुरोध तब होता है जब ईमेल पते में अनौपचारिक अभिव्यक्ति या शब्द हों, उदाहरण के लिए, ईमेल पता "limon_petya"। एक वयस्क के लिए यह बहुत अशोभनीय लगता है। व्यावसायिक पत्राचार करने के लिए, एक अलग ईमेल बनाना और व्यावसायिक ईमेल शिष्टाचार का पालन करना बेहतर है।

पहले प्राप्त ईमेल का जवाब देने के लिए त्वरित उत्तर (प्रतिक्रिया) फ़ंक्शन का उपयोग करना

रिप्लाई या रिस्पॉन्स फ़ंक्शन (इसके संक्षिप्त संस्करण में यह Re: जैसा दिखता है) उपयोगकर्ता की मदद करता है तेज़ तरीके सेप्रेषक की ओर से पहले भेजे गए संदेशों का उत्तर दें. इस फ़ंक्शन में किसी दिए गए विषय पर वार्ताकार के साथ पिछले पत्राचार को पढ़ने की सार्वभौमिक क्षमता भी है। लेकिन ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम प्रेषक को व्यावसायिक पत्र के विषय का नाम बदलने के लिए बाध्य करते हैं यदि पत्राचार के दौरान चर्चा का सार बदल जाता है।

व्यावसायिक पत्र भेजने से पहले, आपको वर्तनी की त्रुटियों और विराम चिह्नों का शुद्धिकरण कर लेना चाहिए।

ई-मेल सूचनाओं के आदान-प्रदान को सरल बनाता है, लेकिन व्यावसायिक पत्राचार के दौरान आपको रूसी भाषा के नियमों की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए, क्योंकि लापरवाही से की गई गलती प्रेषक के अधिकार को प्रभावित कर सकती है। पत्र भेजने से पहले, आपको पाठ की कई बार समीक्षा करनी चाहिए और वर्तनी आदि की सावधानीपूर्वक जांच करनी चाहिए विराम चिह्न त्रुटियाँ. कई ईमेल क्लाइंट में वर्तनी जांच सुविधा होती है, इसलिए आपको लाल रंग में रेखांकित शब्दों पर ध्यान देना चाहिए। यदि आपको सही वर्तनी के बारे में संदेह है, तो आपको इंटरनेट पर मदद लेनी चाहिए या वर्तनी शब्दकोश का उपयोग करके वर्तनी की जांच करनी चाहिए।

पता फ़ील्ड को अंत में भरना चाहिए

अधूरे या असंपादित पत्रों को भेजने से बचने के लिए, व्यावसायिक पत्र के प्राप्तकर्ता का पता भेजने से पहले अंतिम क्षण में दर्ज किया जाना चाहिए। यह नियम व्यावसायिक ईमेल पत्राचार की मूल बातों में भी शामिल है। ऐसा होता है कि पता फ़ील्ड भरते समय, ईमेल पहले उपयोग किए गए प्राप्तकर्ताओं की एक सूची पेश कर सकता है; यहां आपको अपना ध्यान भी केंद्रित करना चाहिए ताकि गलती से किसी तीसरे पक्ष के पते पर एक लिखित व्यावसायिक पत्र न भेजा जा सके।

एक व्यावसायिक पत्र की संरचना करना

पाठ की संरचना के नियम न केवल पेपर मीडिया पर लागू होते हैं, बल्कि ई-मेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार के नियमों पर भी लागू होते हैं। प्राप्तकर्ता के लिए मॉनिटर स्क्रीन पर बड़ी मात्रा में अक्षरों का पाठ पढ़ना हमेशा सुविधाजनक नहीं होता है। इस बिंदु को सरल बनाने के लिए, आपको पाठ को तार्किक रूप से बने छोटे पैराग्राफों में तोड़ना चाहिए और व्यावसायिक पत्रों का पाठ लिखते समय जटिल वाक्यों से बचना चाहिए। किसी व्यावसायिक पत्र में एक वाक्य की इष्टतम लंबाई पंद्रह शब्दों से अधिक नहीं होनी चाहिए।

व्यावसायिक पत्र का सार संक्षेप में बताया जाना चाहिए

व्यावसायिक पत्र के निर्दिष्ट विषय के अलावा, प्राप्तकर्ता को मुख्य पाठ के स्पष्ट रूप से तैयार किए गए पहले और दूसरे वाक्यों में भी रुचि होनी चाहिए। प्रेषक का कार्य पत्र की शुरुआत में उस समस्या या मुद्दे का सार बताना है जिसके लिए वह प्राप्तकर्ता को संबोधित कर रहा है। पहले वाक्य में उस उद्देश्य का उल्लेख होना चाहिए जिसके लिए व्यावसायिक पत्र भेजा जा रहा है। नमूना: "हम आपको सूचित करते हैं कि 01/02/2017 के अनुबंध संख्या 45 के तहत "थोक सामग्री की आपूर्ति पर" दायित्व की शर्तें समाप्त हो रही हैं। अनुबंध को नवीनीकृत करने के लिए, आपको दस्तावेजों का दूसरा पैकेज जमा करना होगा। निर्दिष्ट उद्देश्य के लिए धन्यवाद, प्राप्तकर्ता को इसमें गहराई से जाने का अवसर मिलता है मुख्य विचारव्यावसायिक पत्र। यदि पत्र का पाठ बहुत बड़ा है, तो प्रपत्र में किसी वस्तु को अनुलग्नक के रूप में संलग्न करने के फ़ंक्शन का उपयोग करना बेहतर है सामग्री या लेख दस्तावेज़, लेकिन साथ ही, व्यावसायिक पत्र पर प्रकाश डालने वाले संलग्न निबंध को एक टेक्स्ट बॉक्स के साथ छोड़ दिया जाना चाहिए। नमूना: "हम आपकी समीक्षा के लिए आपको कंपनी Mak-Stroy LLC के पत्र की एक इलेक्ट्रॉनिक प्रति भेज रहे हैं।" हम आपसे 01/02/2017 के अनुबंध संख्या 45 "थोक सामग्री की आपूर्ति पर" को पत्र में निर्दिष्ट समय सीमा तक बढ़ाने के मुद्दे पर अपने निर्णय के बारे में हमें सूचित करने के लिए कहते हैं।

प्रत्येक व्यावसायिक ईमेल का उत्तर होना चाहिए।

अस्तित्व नकारात्मक उदाहरणव्यावसायिक पत्राचार, जब प्राप्तकर्ता किसी कारण से व्यावसायिक पत्र को अनदेखा कर देता है। कभी-कभी वास्तव में ऐसे मामले हो सकते हैं जहां उत्तर नहीं दिया जा सकता है कुछ खास स्थितियांउदाहरण के लिए, समस्या का समाधान होने में कई दिन लग सकते हैं, या प्राप्तकर्ता सोच में है और पूछे गए प्रश्न का तुरंत उत्तर नहीं दे सकता है। इस मामले में, इस मामले पर एक संक्षिप्त टिप्पणी दी जानी चाहिए, उदाहरण के लिए, “हैलो, प्योत्र इवानोविच। मुझे आपका पत्र मिला, लेकिन आज मुझे जवाब देना मुश्किल हो रहा है, क्योंकि मुझे वरिष्ठ प्रबंधन से परामर्श करना होगा। मैं आपकी समस्या हमारी कंपनी के सीईओ को बताऊंगा और सप्ताह के अंत तक आधिकारिक प्रतिक्रिया दूंगा। भवदीय, बिक्री विभाग प्रबंधक बेलोव इवान गेनाडीविच।"

यह याद रखने योग्य है कि यदि तीन कार्य दिवसों के भीतर कोई प्रतिक्रिया नहीं दी गई, तो व्यावसायिक पत्र का प्राप्तकर्ता चुप रहता है, इसे प्रेषक के साथ संवाद करने से इनकार करने और अनदेखा करने के रूप में मूल्यांकन किया जा सकता है।

प्रतिक्रिया पत्र लिखते समय, आपको पूछे गए सभी प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए।

यदि प्राप्तकर्ता को भेजा गया पत्र प्रश्नात्मक प्रकृति का है, तो पत्र लिखते समय आपको प्रश्नों के उत्तर उसी क्रम में देने चाहिए जो व्यावसायिक पत्र के प्राप्त पाठ में मौजूद है। यदि प्रश्न पूछे गए हैं, तो प्रेषक को उनके विशिष्ट उत्तर प्राप्त होने की आशा होती है। पत्र लिखते समय, आपको अपने उत्तरों को क्रमांकित नहीं करना चाहिए; आपको बस अपने विचारों को क्रम से बताने की आवश्यकता है। पूछे गए सभी प्रश्नों का उत्तर देने के लिए, आपको पहले प्राप्त व्यावसायिक पत्र को कई बार दोबारा पढ़ना होगा, और यदि बहुत सारे प्रश्न हैं, तो उन्हें छूटने से बचाने के लिए उन्हें अलग से लिखना बेहतर है। यदि पूछे गए कुछ प्रश्नों का उत्तर देना असंभव है, तो उसे इंगित करना उचित है इस पलकिसी कारण से उत्तर नहीं दिया जा सका.

संक्षिप्ताक्षरों, भावनात्मक डिज़ाइन और बड़े अक्षरों का अति प्रयोग न करें

व्यावसायिक पत्राचार के नकारात्मक उदाहरण हैं जब प्रेषक इमोटिकॉन्स के रूप में अनौपचारिक संकेतों का उपयोग करके इसे कमजोर करते हैं। संचार करते समय उनका उपयोग लोकप्रिय है सामाजिक नेटवर्क मेंहालाँकि, व्यावसायिक पत्राचार के नियम भावनाओं की ऐसी अभिव्यक्तियों का स्वागत नहीं करते हैं, क्योंकि प्राप्तकर्ता उनका सही अर्थ नहीं जान सकता है और उन्हें विराम चिह्न त्रुटियों के एक समझ से बाहर सेट के रूप में ले सकता है।

आपको बड़े अक्षरों में पाठ लिखने से भी बचना चाहिए। इंटरनेट पर, बड़े अक्षरों में लिखे गए शब्दों के समूह को "आकर्षक वाक्यांश" कहा जाता है और अक्सर ऐसे वाक्यांश नकारात्मक अर्थ रखते हैं। प्राप्तकर्ता, इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक पत्र पढ़ते समय, ऐसे फ़ॉन्ट का नकारात्मक मूल्यांकन कर सकता है, जिसका अर्थ की धारणा पर हानिकारक प्रभाव पड़ेगा। यदि किसी व्यावसायिक पत्र में आपको किसी बिंदु के महत्व पर जोर देने की आवश्यकता है, तो परिचयात्मक वाक्यांशों का उपयोग करना बेहतर है, उदाहरण के लिए, "कृपया ध्यान दें कि अनुबंध को नवीनीकृत करने के लिए आपको 02/10/2017 से पहले दस्तावेजों का एक पैकेज प्रदान करना होगा।" या "कृपया ध्यान दें कि अनुबंध विस्तार के दस्तावेज़ 02/10/2017 तक जमा किए जाने चाहिए।"

संवेदनशील जानकारी ईमेल के ज़रिए प्रसारित न करें

व्यक्तिगत या गोपनीय जानकारी प्रसारित करते समय, इलेक्ट्रॉनिक मेलबॉक्स को अस्वीकार करना बेहतर होता है, क्योंकि हमलावरों द्वारा अपने स्वार्थी उद्देश्यों के लिए उपयोग की जाने वाली जानकारी को बाधित करने का खतरा होता है। ऐसी जानकारी में शामिल हो सकते हैं: टेलीफोन नंबर, पासवर्ड बैंक कार्ड, व्यक्तिगत बैंक खाते, आदि। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि जानकारी मेल एजेंट सर्वर पर संग्रहीत होती है और हैक होने पर चोरी हो सकती है।

पत्र के अंत में प्रेषक के हस्ताक्षर होने चाहिए।

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, भेजे गए प्रत्येक पत्र में एक विशिष्ट हस्ताक्षर होना चाहिए। अक्सर, मेलबॉक्स डेवलपर एक हस्ताक्षर ब्लॉक फ़ंक्शन पेश करते हैं, जिसमें आप अपनी नौकरी का शीर्षक, नाम और संपर्क फ़ोन नंबर दर्ज कर सकते हैं। इसके बाद, यह ब्लॉक स्वचालित रूप से प्रत्येक अक्षर के अंत में दिखाई देगा, जिससे टाइपिंग आसान हो जाएगी। हस्ताक्षर सही ढंग से लिखना महत्वपूर्ण है ताकि प्राप्तकर्ता को पत्र का उत्तर देते समय प्रेषक को सही ढंग से संबोधित करने का अवसर मिले। हस्ताक्षर का एक उदाहरण इस तरह दिख सकता है: "सम्मान के साथ, निकोलाई अलेक्जेंड्रोविच पेत्रोव, +7981000000000।"

निष्कर्ष निकालते हुए, यह ध्यान दिया जा सकता है कि ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार कैसे संचालित किया जाए, यह समझने के लिए, आपको अतिरिक्त और जटिल बुनियादी बातों में महारत हासिल करने की आवश्यकता नहीं है। आपको बस शिष्टाचार के बुनियादी नियमों का पालन करना होगा और रूसी भाषा के मानदंडों का पालन करना होगा।

व्यापारिक बातचीतपत्राचार के बिना इसकी कल्पना करना असंभव है, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। सबसे गंभीर समस्याएँ व्यावसायिक पत्राचार

पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। व्यावसायिक पत्राचार अधिकांश गंभीर समस्याओं को हल करने में मदद करता है कम समय, लेकिन शिष्टाचार के नियमों या पत्र की अतार्किक संरचना का पालन करने में विफलता साझेदारी को नुकसान पहुंचा सकती है या संभावित ग्राहक को अलग कर सकती है। जैसा कि औपचारिक बातचीत में होता है, कुछ नियम होते हैं: पत्र का प्रारूप और संचार की शैली।

व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम

1. पत्र लिखने से पहले उसकी विशेषताएँ निश्चित कर लें:

पत्र का प्रकार (कवरिंग, गारंटी, आदेश, अनुस्मारक, नोटिस, आदि; प्रस्तुति पत्र या प्रतिक्रिया आमंत्रित करना);

प्राप्तकर्ता के लिए पहुंच की डिग्री (क्या आप एक पत्र में सभी आवश्यक बिंदु बता सकते हैं या आपको स्पष्ट करने के लिए दूसरे की आवश्यकता होगी);

वितरण की तात्कालिकता (यदि पत्र अत्यावश्यक है, तो इसे पंजीकृत मेल या ई-मेल द्वारा भेजना बेहतर है)।

2. मौजूदा टेम्प्लेट का उपयोग करके एक पत्र बनाएं, इसके प्रकार के आधार पर, और GOST R 6.30-2003 पर भी निर्भर करता है। “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।"

3. किसी भी व्यावसायिक पत्र में निम्नलिखित सामान्य संरचना होती है:

• भेजने वाले संगठन का नाम;
• लिखने की तिथि;
• प्राप्तकर्ता का पता, एक विशिष्ट संवाददाता का संकेत;
• उद्धघाटन भाषण;
• पत्र के विषय और उद्देश्य का संकेत;
• मुख्य पाठ;
• निष्कर्ष (विनम्रता सूत्र);
• प्रेषक के हस्ताक्षर;
• प्रतियों के आवेदन और वितरण का संकेत (यदि कोई हो)।

4. व्यावसायिक पत्र तैयार करते समय टेक्स्ट एडिटर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करें:

टाइम्स न्यू रोमन टाइपफेस का उपयोग करें, फ़ॉन्ट आकार 12-14 अंक, पंक्ति रिक्ति – 1-2 अंक;

पत्र के पृष्ठ क्रमांक को नीचे दाईं ओर रखें;

A4 प्रारूप पर पाठ मुद्रित करते समय, 1.5-2 पंक्ति रिक्ति, A5 प्रारूप या उससे कम - एक पंक्ति रिक्ति का उपयोग करें। विवरण हमेशा एक पंक्ति रिक्ति के साथ टाइप किए जाते हैं।

5. यदि आप किसी संगठन की ओर से बोल रहे हैं और एक मुद्रित पत्र भेजने का इरादा रखते हैं, कंपनी लेटरहेड का उपयोग करना सुनिश्चित करें, चूंकि इसकी उपस्थिति होगी बिज़नेस कार्डआपकी कंपनी। आधिकारिक फॉर्म तैयार करते समय विशेष ध्यान रखें, यह कौशल किसी भी कार्यालय कर्मचारी के लिए अनिवार्य होना चाहिए।

6. अंतर्राष्ट्रीय पत्राचार के लिए, पत्र प्राप्तकर्ता की भाषा या अंग्रेजी में लिखा जाना चाहिए(जैसा कि व्यावसायिक रिश्तों में सबसे आम है)।

7. एक सही, व्यवसायिक लहजा बनाए रखें. पत्र की शुरुआत एक पते से करें, जो संवाददाता के साथ आपकी निकटता की डिग्री के आधार पर, "प्रिय + पूरा नाम" या "प्रिय + पूरा नाम" शब्दों से शुरू हो सकता है। याद रखें, किसी पते में या पते वाले के संकेत में शब्दों को किसी भी स्थिति में संक्षिप्त नहीं किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, "सम्मानित" को "यूवी" या "विभाग के प्रमुख" को "विभाग के प्रमुख" के रूप में) - ये नियम हैं व्यवसाय शिष्टाचार. अपने पत्र को हमेशा आपके सहयोग के लिए धन्यवाद के साथ समाप्त करें। हस्ताक्षर से पहले वाक्यांश "सम्मानपूर्वक, ..." या "ईमानदारी से आपका, ..." होना चाहिए। आधिकारिक पत्राचार में "आप" को संबोधित करना अस्वीकार्य है, भले ही आप संवाददाता के साथ मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखें।

8. अपनी शब्दावली सावधानी से चुनें, अशुद्धियों और अस्पष्ट वाक्यांशों और व्यावसायिकता के अत्यधिक उपयोग से बचें. पत्र समझने योग्य होना चाहिए.

9. पत्र की सामग्री को सार्थक अनुच्छेदों में विभाजित करें ताकि प्राप्तकर्ता के लिए इसे समझना बोझिल और कठिन न हो. नियम का पालन करें: पहले और आखिरी पैराग्राफ में चार से अधिक मुद्रित पंक्तियाँ नहीं होनी चाहिए, और बाकी में आठ से अधिक नहीं होनी चाहिए।

10. स्वीकृत शिष्टाचार के अनुसार व्यावसायिक ईमेल का उत्तर दें:लिखित अनुरोध के लिए - प्राप्ति के 10 दिनों के भीतर; फैक्स या ईमेल द्वारा भेजे गए पत्रों के लिए - सप्ताहांत को छोड़कर, 48 घंटों के भीतर।

अंतर-संगठनात्मक व्यावसायिक पत्राचार

किसी तीसरे पक्ष को भेजे गए पत्राचार की तुलना में कंपनी के कर्मचारियों के बीच व्यावसायिक पत्राचार अधिक सरल है।

• संक्षिप्त रखें;
• व्यवसायिक प्रकृति का हो;
• पत्र में तारीख का उल्लेख होना चाहिए;
• पत्र के अंत में शिष्टता सूत्र और एक हस्ताक्षर है।

अंतर-संगठनात्मक व्यावसायिक पत्राचार का एक उदाहरण प्रबंधक या टीम की ओर से उस दिन के नायक या पदोन्नति प्राप्त करने वाले कर्मचारी को संबोधित बधाई पत्र हो सकता है।

लिखित रूप में परियोजनाओं पर चर्चा करते समय, आमतौर पर व्यावसायिक पत्र के केवल कुछ अनिवार्य तत्वों का उपयोग किया जाता है - विषय, अपील, सारांशमुद्रित हस्ताक्षर के साथ मुद्दे का सार और विनम्रता सूत्र।

याद रखें कि पत्र प्रपत्र और आवश्यक टेम्पलेटआपको व्यावसायिक पत्राचार के स्तर और प्राप्तकर्ता को दी जाने वाली जानकारी के प्रकार के आधार पर चयन करना होगा।

1 448 0 इक्कीसवीं सदी के आगमन और कंप्यूटर के व्यापक उपयोग के साथ, कागज पर व्यावसायिक पत्राचार व्यावहारिक रूप से समाप्त हो गया है - इसका उपयोग केवल वहीं किया जाता है जहां औपचारिकता के अत्यधिक स्तर की आवश्यकता होती है। लेकिन इसका मतलब यह बिल्कुल नहीं है कि व्यावसायिक पत्राचार के नियम भी ख़त्म हो गए हैं। यहां तक ​​कि ईमेल में भी उनका पालन किया जाना चाहिए.

व्यावसायिक पत्राचार लिखने के नियम

जब आप पहली बार व्यावसायिक पत्र लिखने बैठेंगे, तो संभवतः आप भ्रमित महसूस करेंगे। आख़िरकार, यह बिल्कुल भी किसी मित्र या रिश्तेदार को संदेश छोड़ने जैसा नहीं है। अपने वार्ताकार से कैसे संपर्क करें? क्या मुझे इमोटिकॉन्स का उपयोग करना चाहिए या नहीं? इन सभी असंख्य क्षेत्रों को कैसे भरें?

आपको क्रम से शुरुआत करनी चाहिए और शुरुआत करना याद रखना चाहिए सामान्य नियमकाम से ईमेल संभालना।

• इंतिहान. यदि व्यावसायिक पत्राचार आपकी गतिविधि का मुख्य क्षेत्र नहीं है, तो आप अपना मेल दो बार जांच सकते हैं - सुबह, जब आप काम पर आते हैं, और दोपहर के भोजन के बाद। यदि ग्राहकों और व्यावसायिक भागीदारों के साथ संचार आपकी दैनिक गतिविधियों का हिस्सा है, तो एक ईमेल क्लाइंट स्थापित करना आसान होगा जो आपके डेस्कटॉप पर पत्रों के बारे में सूचनाएं प्रदर्शित करेगा।
• उत्तर. अघोषित शिष्टाचार के लिए आवश्यक है कि किसी पत्र का उत्तर यथाशीघ्र लिखा जाए, इसलिए आप पत्रों को केवल तभी अनदेखा कर सकते हैं जब कोई ऐसी बात हो जो विकर्षण को सहन न कर सके। आधिकारिक नियम कहते हैं कि यदि कोई पत्र मेल से प्राप्त होता है तो उसका उत्तर दस दिन पहले दिया जाना चाहिए और यदि फैक्स द्वारा प्राप्त होता है तो उसका उत्तर दो दिन पहले दिया जाना चाहिए।
• भंडारण. आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ईमेल स्पैम फ़ोल्डर में न जाएं। इसके अलावा, उन्हें हटाया नहीं जा सकता: अन्यथा, यदि संघर्ष की स्थिति, केवल पत्राचार की ओर मुड़ना और यह देखना संभव नहीं होगा कि कौन सही है।
• प्रयोग. आप किसी कंपनी के ईमेल पते का उपयोग केवल तभी कर सकते हैं जब उसकी ओर से पत्राचार किया जा रहा हो। यदि किसी कारण से आपको पत्राचार के लिए व्यक्तिगत ई-मेल का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो आपको यह सुनिश्चित करना चाहिए कि यह आधिकारिक लगे और इसमें अश्लील या अश्लील शब्द न हों।
  हमने भंडारण को व्यवस्थित किया, प्रतिक्रिया समय का पता लगाया और किस ई-मेल का उपयोग करना है। यह सब याद रखना आसान है और आप आगे बढ़ सकते हैं अगला कदम: एक व्यावसायिक पत्र आया है. अपने वार्ताकार को नाराज किए बिना इसका उत्तर कैसे दें?
• सही ढंग से. "हाय वास्या, मुझे आपका पत्र मिला और मैंने सोचा..." जैसे पत्रों को व्यक्तिगत पत्राचार के लिए आरक्षित रखा जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए शुद्धता और विनम्रता की आवश्यकता होती है। आप अपशब्दों, अभिव्यंजक या असभ्य अभिव्यक्तियों का उपयोग नहीं कर सकते। आप इमोटिकॉन्स का उपयोग नहीं कर सकते, भले ही आप अपने वार्ताकार के साथ कई वर्षों से काम कर रहे हों। आप स्वयं को "आप" के रूप में संबोधित नहीं कर सकते और परिचित नहीं हो सकते - पत्र विनम्र और शुष्क होना चाहिए।
• सुयोग्य. साक्षरता सांस्कृतिक विकास, बौद्धिक स्तर, कंपनी की प्रतिष्ठा बनाए रखने और स्टाइलिश तरीके से पत्र लिखने का एक संकेतक है। यदि आप रूसी लिखित भाषा में अच्छे नहीं हैं - जो अक्सर होता है और यह शर्म का कारण नहीं है - व्याकरण, वर्तनी और विराम चिह्न की जांच के लिए विशेष सेवाओं का उपयोग करें।
• पर्याप्त रूप से. यहां तक ​​कि सबसे सक्षम और सही उत्तर भी बर्बाद हो सकता है यदि वार्ताकार यह नहीं समझ पाता कि आप किस बारे में बात कर रहे हैं। इसलिए, आपको या तो पेशेवर शब्दों का उपयोग करने से बचना चाहिए या उन्हें स्पष्टीकरण देना चाहिए। साथ ही, आपको ऐसे शब्दों का प्रयोग नहीं करना चाहिए जो बहुत जटिल हों या बहुत सामान्य न हों, जो वार्ताकार को भ्रमित कर सकते हैं। और, निःसंदेह, आपको ऐसे शब्द नहीं डालने चाहिए जिनके अर्थ पर आपको संदेह हो।
• तार्किक. यदि आप उत्तर नहीं जानते हैं, तो अपने वार्ताकार से प्रतीक्षा करने, पता लगाने और दूसरा पत्र लिखने के लिए कहें। यदि ज्ञात हो तो जांच लें कि वह पत्र में सुसंगत, तार्किक एवं स्पष्ट रूप से प्रस्तुत किया गया हो, तभी भेजें।
• सुंदर. डिज़ाइन सामग्री से कम महत्वपूर्ण नहीं है। आपको अनुच्छेदों का उपयोग करना चाहिए, प्रश्न उद्धृत करना चाहिए और उसके बाद ही उत्तर देना चाहिए, क्रमांकित और बुलेटेड सूचियों का उपयोग करना चाहिए।

किसी आने वाले पत्र का उत्तर देने के लिए, इसे सक्षमता से, सही ढंग से, पर्याप्त रूप से और तार्किक रूप से करना पर्याप्त है। लेकिन पहले पत्र कैसे लिखें?

सबसे पहले, आपको इसे सही ढंग से प्रारूपित करना होगा:

• विषय . ईमेल के मुख्य भाग में "विषय" फ़ील्ड को नज़रअंदाज़ नहीं किया जाना चाहिए, क्योंकि इसे पढ़कर ही वार्ताकार पहली धारणा बनाएगा कि उससे क्या अपेक्षित है। आदर्श रूप से, इसे इस तरह दिखना चाहिए: "उद्यम का नाम, समस्या का सार" - "जेएससी रोमाश्का"। कांच की आपूर्ति।"
• हस्ताक्षर . अधिकांश ईमेल सेवाएँ आपको एक स्वचालित हस्ताक्षर स्थापित करने की अनुमति देती हैं, जिसमें शामिल होना चाहिए: "नाम, पद, कंपनी" - "आई.वी. मकारोवा, रोमाश्का ओजेएससी के मुख्य लेखाकार।" यह फॉर्म प्राप्तकर्ता को आसानी से यह पता लगाने की अनुमति देगा कि वह किसे संबोधित कर रहा है और अपनी प्रतिक्रिया कैसे शुरू करनी है।
• अभिवादन . अभिवादन परिचित नहीं होना चाहिए - कोई "हैलो", "अच्छा दिन", "अलोहा" या अन्य समान विकल्प नहीं। एक तटस्थ "हैलो" या "शुभ दोपहर" सबसे अच्छा होगा।
• निवेदन . नाम से संबोधन - "अन्या" - पूरे नाम के बजाय - "अन्ना दिमित्रिग्ना" परिचित लगते हैं और पत्र की पूरी छाप को खराब कर सकते हैं। इसलिए, नाम और संरक्षक नाम से पता चुनना बेहतर है।
• लंबाई . जो पत्र बहुत लंबे होते हैं उनमें समय लगता है और पढ़ने में कठिनाई होती है। इसलिए, इष्टतम वॉल्यूम वह माना जाता है जो टेक्स्ट एडिटर के मानक पृष्ठ में फिट बैठता है।

पत्रों, उत्तरों और नये पत्रों के साथ काम करने के सामान्य नियम - यह सब लिखना सीखना कठिन नहीं है। लेकिन याद रखने योग्य कुछ और बारीकियाँ हैं:

• सामग्री . पत्र में इसे क्यों लिखा गया इसका कारण, इसका सुसंगत विवरण और फिर प्रश्न और सुझाव शामिल होने चाहिए।
• महत्त्व . अधिकांश ईमेल सेवाओं में एक "महत्वपूर्ण!" चेकबॉक्स होता है जिसे आप लिखते समय देख सकते हैं। फिर ऐसा पत्र प्राप्तकर्ता के फ़ोल्डर में हाइलाइट हो जाएगा।

महत्वपूर्ण!आप केवल चेकबॉक्स का उपयोग नहीं कर सकते - अन्यथा वास्तव में अत्यावश्यक पत्र बिना सोचे-समझे हाइलाइट किए गए पत्रों की बहुतायत में डूब जाएगा।

• संवाद का अंत . अघोषित शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, पत्र-व्यवहार उसी व्यक्ति द्वारा समाप्त किया जाता है जिसने इसे प्रारंभ किया था।
• समय। कार्य दिवस के अंत में और शुक्रवार की दोपहर को पत्र भेजना न केवल ख़राब रूप है, बल्कि एक निरर्थक विचार भी है - वैसे भी, उत्तर केवल अगली सुबह या सोमवार को ही आएगा।
• शील . हमें आपको आगामी छुट्टी की बधाई देनी चाहिए। आपके जवाब के लिए धन्यवाद। यदि किसी अत्यावश्यक पत्र का तुरंत उत्तर देना संभव नहीं है, तो प्राप्तकर्ता को इस बारे में सूचित किया जाना चाहिए।
• संलग्नक . किसी भी अनुलग्नक को संग्रहीत किया जाना चाहिए और प्राप्तकर्ता को पत्र के मुख्य भाग में इसके बारे में अलग से सूचित किया जाना चाहिए।

महत्वपूर्ण!इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार के नियमों के लिए वार्ताकार पर ध्यान देने की आवश्यकता होती है - आपको उसे बोलने, प्रश्न पूछने और अल्टीमेटम के रूप में कुछ भी मांगने की आवश्यकता नहीं है।

ईमेल पत्राचार के प्रकार

पत्र कहाँ भेजा गया है इसके आधार पर पत्राचार को नियंत्रित करने वाले नियम थोड़े भिन्न हो सकते हैं।

• आंतरिक पत्राचारतात्पर्य यह है कि पत्रों का उत्तर उसी दिन देने की सलाह दी जाती है, ताकि आपके अपने उद्यम के काम में बाधा न आए, और यह भी कि पत्र का लहजा अन्य मामलों की तुलना में कुछ अधिक परिचित हो।

महत्वपूर्ण!आंतरिक पत्राचार के लिए एक एकल टेम्पलेट विकसित करना एक अच्छा विचार होगा, जिसके अनुसार कर्मचारी संरचना पर अपना दिमाग लगाए बिना, जल्दी से पत्र लिख सकते हैं।

• बाह्य पत्राचारऔपचारिकता की एक बड़ी डिग्री के साथ-साथ पेशेवर स्लैंग को फ़िल्टर करने की आवश्यकता का तात्पर्य है - अक्सर किसी अन्य कंपनी का वार्ताकार विशिष्ट शब्दों को नहीं समझ पाएगा।
• अंतर्राष्ट्रीय पत्राचारइसका तात्पर्य अधिक औपचारिकता के साथ-साथ समय क्षेत्र को ध्यान में रखने की आवश्यकता से है। इसलिए, आपको सुबह न्यूयॉर्क में एक पत्र नहीं भेजना चाहिए और उम्मीद करनी चाहिए कि उत्तर निकट भविष्य में आएगा, चिंता और जल्दबाजी में, क्योंकि जिस कर्मचारी को पत्र का उत्तर देना है वह संभवतः अभी भी बिस्तर पर आराम कर रहा है।

हालाँकि, कोई बड़ा अंतर नहीं है। विनम्रता, साक्षरता और अनुरोध को स्पष्ट रूप से तैयार करने की क्षमता को हर जगह महत्व दिया जाता है।

बिजनेस लेटर कैसे लिखें

दस्तावेज़ तैयार करने के लिए, उपयोग करें माइक्रोसॉफ्ट वर्डऔर निम्नलिखित नियम:

• संगठन का लेटरहेड;
• टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट;
• विस्तृत क्षेत्र;
• आकार 12-14 पी.;
• पंक्ति रिक्ति - 1-2 पी.;
• पत्र के पृष्ठ क्रमांक को नीचे दाईं ओर रखें।

यदि यह अंतर्राष्ट्रीय पत्राचार है, तो पत्र प्राप्तकर्ता की भाषा में लिखा जाता है।

व्यावसायिक पत्र की संरचना:

1. निवेदन;
2. प्रस्तावना;
3. मुख्य पाठ;
4. निष्कर्ष;
5. हस्ताक्षर;
6. आवेदन पत्र।

और क्या याद रखना महत्वपूर्ण है:

• अपने वार्ताकार को "आप" का प्रयोग करके संबोधित करें।
• यदि आप किसी प्राप्त पत्र का उत्तर लिख रहे हैं, तो शुरुआत में ही इसके बारे में एक नोट बना लें, उदाहरण के लिए: "आपके अनुरोध पर, दिनांक 01/01/2020..."
• यदि पत्र आक्रामकता के साथ प्राप्त हुआ है, तो अपने प्रतिद्वंद्वी की तरह न बनें और अपने पत्र-व्यवहार में आक्रामक, विनतीपूर्ण भाव या आदेशात्मक लहजे का प्रयोग न करें।
• प्रत्येक नए विचार को एक नई पंक्ति में लिखें, ताकि जानकारी बेहतर ढंग से समझ में आ सके। लंबे पैराग्राफ न बनाएं. अधिकतम 5-7 वाक्य.
• कैप्स लॉक लिखे शब्दों से बचें ( बड़े अक्षर में) - ऐसे पाठ को खतरे के रूप में माना जाता है।
• प्रेषक की संपर्क जानकारी और पत्र भेजे जाने की तारीख शामिल करना न भूलें।
• व्यावसायिक पत्राचार में इमोटिकॉन्स या उद्धरण चिह्नों का उपयोग न करें।
• उपयोग नहीं करो विदेशी शब्द, एक रूसी पर्यायवाची चुनें।
• एक फ़ॉन्ट में लिखें. रंगीन टेक्स्ट या अत्यधिक अंडरलाइनिंग, बोल्डिंग आदि का प्रयोग न करें।
• अपने वार्ताकार के प्रति विनम्र रहें और संचार में खुले रहें। उसकी राय स्पष्ट करें और पूछें कि वह इस बारे में क्या सोचता है। सहानुभूति और सम्मान दिखाएँ.
• देखें कि आपका प्रतिद्वंद्वी आपको कैसे प्रतिक्रिया देता है।

उपयोग के लिए स्वीकार्य मानक वाक्यांश

हर बार यह न सोचने के लिए कि अपने विचारों को किस रूप में रखा जाए, आप व्यावसायिक पत्राचार के लिए स्वीकृत मानक वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं:

• निवेदन। "हैलो, प्रिय इगोर पेत्रोविच"- यदि आप प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से जानते हैं। "हैलो, श्री स्मिरनोव"- यदि आप उसे जीवन में पहली बार लिखते हैं। आम तौर पर सेना को संबोधित किया जाता है "हैलो, कॉमरेड कर्नल स्मिरनोव".
• सूचना। मानक उदाहरणवाक्यांश: "हमने तुम्हें बताया कि...". इसे बदला जा सकता है "कृपया सूचित किया है", "हम आपको सूचित करते हैं", "हम आपको सूचित करते हैं".
• स्पष्टीकरण. प्रारंभ में ही पत्र के उद्देश्य के बारे में प्राप्तकर्ता को सूचित करने के लिए, आप निम्नलिखित निर्माणों का उपयोग कर सकते हैं: "आपके अनुरोध के जवाब में...", "कार्य करने के उद्देश्य से...", "सहायता प्रदान करने के लिए...", "आपकी इच्छाओं के अनुसार...".
• अनुरोध. पत्र में अनुरोध सूत्र के अनुसार होना चाहिए "हम आपसे पूछते हैं…".
• प्रस्ताव. "हम आपको पेशकश कर सकते हैं...", "हम आपकी अनुशंसा करते हैं...".
• पुष्टि. "हम पुष्टि करते हैं...", "हमें प्राप्त हुआ है...".
• इनकार. "आपका प्रस्ताव अस्वीकार कर दिया गया है...", "नीचे वर्णित कारणों से, हम सहमत नहीं हो सकते...", "आपके प्रस्ताव की समीक्षा की गई है और इसे अरचनात्मक पाया गया है।".

व्यावसायिक पत्राचार के लिए औपचारिकता सबसे अच्छा साथी है, लेकिन यह महत्वपूर्ण है कि आधिकारिक वाक्यांशों के पीछे अर्थ न खो जाए। अच्छा उदाहरणएक व्यावसायिक पत्र इस तरह दिखेगा:

नमस्ते, इगोर पेत्रोविच!

विस्तार के संबंध में, OJSC रोमाश्का को उपकरणों के उत्पादन के लिए कच्चे माल के बैचों में 25% की वृद्धि करने की आवश्यकता है। मार्गरीटका कंपनी के साथ हमारा सहयोग 5 वर्षों तक चला है और अब तक हमारे पास शिकायतों का कोई कारण नहीं है। इसलिए, हम आपूर्ति बढ़ाने की संभावनाओं और उत्पन्न होने वाली कठिनाइयों पर चर्चा करने का प्रस्ताव करते हैं।

उत्पादक सहयोग की आशा में, सीईओजेएससी "रोमाश्का", स्मिरनोव जी.वी.

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जब हम किसी मित्र या रिश्तेदार को पत्र लिखते हैं, तो हम गलतियों और विराम चिह्नों को अनदेखा कर सकते हैं, शब्दों को अपनी इच्छानुसार संक्षिप्त कर सकते हैं और अपशब्दों का उपयोग कर सकते हैं। मुख्य बात यह स्पष्ट करना है कि हम किस बारे में बात कर रहे हैं। लेकिन अगर हम किसी अजनबी या अपरिचित व्यक्ति को पत्र लिखते हैं और उससे उत्तर पाना चाहते हैं तो हमें कुछ नियमों को ध्यान में रखना चाहिए।

संचार के नियम

1 . हमेशा पत्र का विषय बताएं।

"विषय" फ़ील्ड को किसी भी स्थिति में भरा जाना चाहिए और यह अत्यधिक वांछनीय है कि यह संदेश की सामग्री से मेल खाता हो।

उदाहरण के लिए, यदि आप 5 मार्च को परामर्श के लिए अपॉइंटमेंट लेना चाहते हैं, तो लिखें: "परामर्श के लिए साइन अप करें (03/05)।"

2. किसी पत्र का उत्तर देते समय, अपना पत्राचार इतिहास सहेजें।

जब आपको किसी से पत्र मिलता है, तो आप उसका उत्तर तीन तरीकों से दे सकते हैं:

1. प्रेषक का पता कॉपी करें और उसे एक नया पत्र लिखें।
2. संदेश के नीचे विशेष उत्तर फ़ील्ड पर क्लिक करें।
3. "उत्तर" बटन का प्रयोग करें.

व्यावसायिक पत्राचार के लिए आपको तीसरे तरीके से उत्तर देना चाहिए, अर्थात "उत्तर" बटन पर क्लिक करें। एक नया ईमेल खुलेगा, जो आपको प्राप्त ईमेल को दोहराएगा। विषय वही है, केवल उपसर्ग "रे:" के साथ, मूल पाठ पूरी तरह से उद्धृत किया गया है।

यह मानक प्रतिक्रिया प्रपत्र है और आपको इसमें कुछ भी बदलाव नहीं करना चाहिए। आपका उत्तर उद्धृत पाठ से पहले मुद्रित होना चाहिए। ऐसा इसलिए किया जाता है ताकि बातचीत में भाग लेने वाला प्रत्येक व्यक्ति यह याद रख सके कि किसी भी समय क्या चर्चा हुई थी।

3. हमेशा नमस्ते कहें और अपने वार्ताकार को "आप" कहकर संबोधित करें।

किसी भी संदेश की शुरुआत शुभकामना से होनी चाहिए। और यह व्यक्तिगत हो तो बेहतर है. यदि उपयुक्त हो, तो वार्ताकार को नाम से बुलाएं, अन्यथा - प्रथम नाम और संरक्षक नाम से।

पत्र को निम्नलिखित निर्माण के साथ समाप्त करने की सलाह दी जाती है: ईमानदारी से, ... (प्रथम नाम/उपनाम या प्रथम नाम/संरक्षक)।

उदाहरण के लिए: नमस्ते, एलेक्सी पेत्रोविच। कृपया इवान मिखाइलोविच को अनुबंध भेजें। सादर, इल्या क्रिवोशेव

4 . यथाशीघ्र उत्तर दें.

आप जितनी जल्दी किसी संदेश का जवाब देंगे, उतना बेहतर होगा। आदर्श रूप से कुछ घंटों के भीतर। लेकिन यह कुछ ही दिनों में भी संभव है. आप जवाब देने के लिए जितनी देर प्रतीक्षा करेंगे, आपकी प्रतिष्ठा पर उतना ही बुरा प्रभाव पड़ेगा।

जहां तक ​​संदेश के पाठ की बात है तो इसे लिखते समय आपको कुछ नियमों का भी पालन करना चाहिए।

विशेष रूप से लिखें, लेकिन विस्तार से

दूसरे व्यक्ति को यह अनुमान न लगाने दें कि आपका क्या मतलब है। यदि समस्या स्पष्ट नहीं है, तो इसका यथासंभव विस्तार से वर्णन करें: आपको जो परिणाम मिला है वह आपको कैसे मिला, आप वास्तव में क्या हासिल करना चाहते हैं और आपके वार्ताकार से क्या अपेक्षित है।

लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आपको सभी विवरण बहुत विस्तार से बताने होंगे। अनावश्यक चीज़ों को छोड़ें - दूसरे व्यक्ति के समय को महत्व दें।

संक्षेप में और मुद्दे तक लिखने का प्रयास करें

उदाहरण के लिए, यह बात करने की कोई ज़रूरत नहीं है कि आपकी पत्नी, सास और अन्य रिश्तेदार कैसे हैं।

जहां तक ​​आकार का सवाल है, आदर्श रूप से एक "स्क्रीन" (कोई स्क्रॉलिंग नहीं)। अधिकतम - टेक्स्ट का आकार जो A4 शीट पर फिट बैठता है।

सामान्य ज्ञान और सामान्य शालीनता का प्रयोग करें

विनम्र रहें, चौकस रहें, आपके पत्रों और समय के लिए धन्यवाद।

आप बिल्कुल क्या नहीं कर सकते

1 . विराम चिह्नों का दुरुपयोग.

एक विस्मयादिबोधक या प्रश्न चिह्न ही काफी है. उनकी नकल नहीं होनी चाहिए. इसके अलावा, दीर्घवृत्त का अति प्रयोग न करें।

"खराब" पत्र का एक उदाहरण:

2. विभिन्न फ़ॉन्ट, अक्षर आकार और रंगों का उपयोग करें।

मेल साइटें और प्रोग्राम आपको इन सेटिंग्स को बदलने की अनुमति देते हैं। आप एक असामान्य फ़ॉन्ट चुन सकते हैं, अक्षरों को बड़ा या छोटा कर सकते हैं, टेक्स्ट में रंग भर सकते हैं अलग - अलग रंग. लेकिन व्यावसायिक पत्राचार में यह अनुचित है!

बेहतर होगा कि कुछ भी न बदला जाए और सब कुछ वैसे ही छोड़ दिया जाए जैसा वह डिफ़ॉल्ट रूप से है। एकमात्र चीज़ जो स्वीकार्य है वह है कुछ शब्दों को बोल्ड या इटैलिक में हाइलाइट करना। लेकिन केवल यदि आवश्यक हो!

"खराब" पत्र का एक उदाहरण:

3. स्माइली चित्र डालें.

खुश और उदास चेहरों, फूलों और दिलों को व्यक्तिगत पत्राचार के लिए छोड़ दें। में व्यावसायिक पत्रइमोटिकॉन्स का उपयोग न करना बेहतर है - न तो पाठ और न ही चित्र।

"खराब" पत्र का एक उदाहरण:

4 . टेक्स्ट को बड़े अक्षरों में प्रिंट करें.

इंटरनेट पर बड़े अक्षरों में टेक्स्ट टाइप करना बुरा शिष्टाचार माना जाता है। यह व्यावसायिक और व्यक्तिगत पत्राचार, साथ ही सामाजिक नेटवर्क, स्काइप, मंचों और अन्य स्थानों पर संचार दोनों पर लागू होता है। इसके अलावा, यह संपूर्ण पाठ और व्यक्तिगत शब्दों दोनों पर लागू होता है।

कैप्स लॉक कीबोर्ड कुंजी बड़े अक्षरों के लिए जिम्मेदार है। यानी, यदि आपके सभी पत्र बड़े अक्षरों में टाइप किए गए हैं, तो आपको बस इसे एक बार दबाकर छोड़ना होगा।

इसके अलावा, पत्र के "विषय" को बड़े अक्षरों में न छापें - यह अनादर की पराकाष्ठा है!

एक नोट पर. अलग-अलग शब्दों और पूरे पाठ को बड़े अक्षरों में टाइप करना चिल्लाने जैसा लगता है। और चीखना आक्रामकता है, जो सांस्कृतिक पत्राचार से परे है।

यदि आपको वास्तव में पाठ में किसी चीज़ को उजागर करने की आवश्यकता है, तो इसे बोल्ड या इटैलिक का उपयोग करके करना बेहतर है।

और पत्र की विषय पंक्ति में अधीरता व्यक्त करने वाले शब्दों "अत्यावश्यक", "महत्वपूर्ण" और अन्य शब्दों से बचना भी बहुत उचित है।

साक्षरता

आपको इस मामले में ज्यादा सख्त नहीं होना चाहिए, बल्कि अपने पत्रों में सही ढंग से लिखने का प्रयास करना चाहिए। कुछ सरल युक्तियाँ:

• प्रत्येक वाक्य बड़े अक्षर से शुरू होना चाहिए। इसे टाइप करने के लिए Shift कुंजी दबाए रखें।
• प्रत्येक वाक्य के अंत में एक अवधि अवश्य होनी चाहिए। रूसी कीबोर्ड लेआउट में, यह दाईं ओर निचली पंक्ति में (Shift से पहले) स्थित होता है।
• अल्पविराम टाइप करने के लिए, Shift दबाकर रखें और अवधि कुंजी दबाएँ।
• अल्पविराम या पूर्णविराम से पहले रिक्त स्थान न रखें। उनके बाद एक जगह होनी चाहिए.

और उन लोगों के लिए एक और युक्ति जो कम से कम वर्ड टेक्स्ट एडिटर (लेखक) का उपयोग करना जानते हैं। सबसे पहले इस प्रोग्राम में लेटर टाइप करें। यह त्रुटियों को एक लाल रेखा के साथ उजागर करेगा और ऐसे शब्द पर राइट-क्लिक करके आप इसे ठीक कर सकते हैं।

तैयार टेक्स्ट को कॉपी करें और अक्षर फ़ील्ड में पेस्ट करें। लेकिन डालने से पहले, आपको फ़ॉर्मेटिंग को अक्षम कर देना चाहिए ताकि इसे बिना फ़ॉर्मेट किए जोड़ा जा सके शब्द कार्यक्रम(लेखक).

ऐसा करने के लिए mail.ru में शीर्ष पर शिलालेख "डिज़ाइन हटाएँ" पर क्लिक करें।

Yandex.Mail में - दाईं ओर "डिज़ाइन अक्षम करें" बटन।

चिपकाने के बाद, उपस्थिति को वापस चालू किया जा सकता है।

जो कोई भी व्यावसायिक क्षेत्र में सभ्य दिखने का प्रयास करता है वह हमेशा इसका उपयोग करता है। और वह मुख्य बात हमेशा याद रखता है - ईमेल को न तो प्राप्तकर्ता को, न ही उस कंपनी की प्रतिष्ठा को, जिसका वह प्रतिनिधि है, या व्यावसायिक छवि को धूमिल नहीं करना चाहिए।

व्यावसायिक इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार को सही ढंग से और सक्षम रूप से संचालित करने की क्षमता एक आधुनिक प्रबंधक की छवि का मुख्य घटक है। यह सामान्य सांस्कृतिक स्तर का संकेत और व्यक्तिगत व्यावसायिकता का संकेतक दोनों है। कोई व्यक्ति अपने विचारों को कैसे तैयार और औपचारिक बनाने में सक्षम है, उसके अनुसार कोई व्यक्ति आत्मविश्वास से दूसरों के प्रति और व्यक्तिगत रूप से स्वयं के प्रति अपने दृष्टिकोण का न्याय कर सकता है। लापरवाही से लिखा गया ईमेल साझेदारों और सहकर्मियों की नज़र में लेखक की व्यावसायिक प्रतिष्ठा को आसानी से बर्बाद कर सकता है।

ईमेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार के नियम

1. अपने कार्य ईमेल पते का उपयोग केवल व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए करें। यदि आप काम के दौरान किसी कार्य सर्वर से कोई पत्र भेजते हैं, तो यह आउटगोइंग और इनकमिंग मेल दोनों में सहेजा जाता है। आपका नियोक्ता किसी भी समय पत्र पढ़ सकता है। व्यावसायिक पत्राचार केवल कार्यालय की दीवारों के भीतर ही करें।

2. स्पष्ट रूप से समझें कि आपका संदेश किसे संबोधित है और इसमें मौजूद जानकारी किसके लिए उपयोगी हो सकती है। आपका पत्र किसे संबोधित है? ग्राहक के लिए? किसी साथी को? सहकर्मी? किसी अधीनस्थ को? बॉस को? प्राप्तकर्ता को "टू" कॉलम में दर्शाया गया है, रुचि रखने वालों को "कॉपी" में दर्शाया गया है। कभी भी अतिरिक्त प्रतियां न भेजें, विशेषकर अपने बॉस को। यदि ईमेल में तीसरे पक्ष का उल्लेख किया गया है, तो उन्हें आम तौर पर "कॉपी" कॉलम में भी शामिल किया जाता है।

3. अपने लिए संदेश का उद्देश्य तैयार करें। आप अपने लिए क्या लक्ष्य निर्धारित करते हैं: आप अपने पत्र के पाठक से क्या हासिल करने का प्रयास करते हैं? आप किस प्रतिक्रिया की अपेक्षा करते हैं? आपका संदेश पढ़कर प्राप्तकर्ता को तुरंत समझ जाना चाहिए कि आपको उससे क्या चाहिए। इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार करने के नियम:

यदि आप घटनाओं पर एक व्यक्तिगत दृष्टिकोण लाना चाहते हैं - पहले व्यक्ति से (हम, मैं)
यदि आपका संदेश पूछताछ या निर्देशात्मक प्रकृति का है - दूसरे व्यक्ति से (आप, आप)
यदि आप एक बाहरी पर्यवेक्षक के रूप में पत्र लिख रहे हैं और प्राप्तकर्ता को प्राप्त तथ्यों या घटनाओं के बारे में तीसरे व्यक्ति (वे, वह, वह) में सूचित करना चाहते हैं।

4. "विषय" फ़ील्ड को खाली न छोड़ें। अधिकांश लोग जो ईमेल प्राप्त करते हैं वे विषय क्षेत्र को देखकर पत्राचार की जांच करना शुरू करते हैं। एक व्यक्ति किसी पत्र को पढ़ने का निर्णय कुछ ही सेकंड में ले लेता है, इसलिए पत्र की सामग्री विषय पंक्ति में प्रतिबिंबित होनी चाहिए। विषय संक्षिप्त, विशिष्ट और जानकारीपूर्ण होना चाहिए।

5. सामग्री स्पष्ट रखें: पता और अभिवादन, मुख्य भाग, सारांश, हस्ताक्षर, संपर्क। किसी भी पत्र में अवश्य होना चाहिए ईमेल शिष्टाचार. आलसी मत बनो और स्वीकृत सामग्री के किसी भी हिस्से को मत छोड़ो; एक सही ढंग से प्रारूपित पत्र आपके व्यावसायिकता का संकेतक है।

6. सम्बोधक को संबोधित करना और अभिवादन करना उसके प्रति आपके सम्मान का सूचक है। यदि संभव हो, तो प्रत्येक पत्र की शुरुआत एक व्यक्तिगत संदेश और शुभकामना के साथ करें। विनम्रता की निशानी अपने वार्ताकार को नाम से संबोधित करना है। यदि आप संदेश को रोजमर्रा का स्वरूप देना चाहते हैं तो पते के बाद अल्पविराम लगाएं। और यदि आप औपचारिकता और महत्व पर जोर देना चाहते हैं, तो विस्मयादिबोधक चिह्न का उपयोग करें, भले ही यह पत्र किसी सहकर्मी को संबोधित हो जिसके साथ आप अक्सर संवाद करते हैं।

7. सिद्धांत का पालन करें: संक्षिप्त और स्पष्ट (केवाई)। व्यावसायिक ईमेल पत्राचार के मुख्य नियमों में से एक है "न्यूनतम शब्द - अधिकतम जानकारी।" अपने विचारों को विशेष रूप से (स्पष्ट रूप से), लगातार, संक्षिप्त रूप से और ऐसे तरीके से प्रस्तुत करें जो समझने में आसान हो। वाक्य छोटे होने चाहिए, इससे प्राप्तकर्ता को आवश्यक जानकारी देने में आसानी होती है। वहां एक है ईमेल का सुनहरा नियम- विभाजित, एक विषय - एक अक्षर। कई असंबद्ध विचारों वाले एक बड़े संदेश की तुलना में कई ईमेल (प्रत्येक एक विषय के साथ) भेजना बेहतर है।

8. अनौपचारिक संचार को व्यावसायिक पत्राचार में न बदलें। ईमेल में कोई भावना नहीं है! यदि आपके प्रावधान आपके में निर्धारित हैं ईमेलयदि आप भावनात्मक रूप से जोर देना चाहते हैं, तो भावनात्मक उप-पाठ को प्रस्तुति के तटस्थ, बाहरी, शांत और सही स्वर के पीछे छिपा होना चाहिए। यह सामग्री से प्राप्त होता है, भाषा से नहीं।

9. पत्र के मुख्य पाठ की स्पष्ट संरचना का पालन करें। प्रायः, एक पत्र में तीन भाग होते हैं:

पत्र लिखने का कारण (कारण, आधार) यह हिस्सा आमतौर पर जितना संभव हो उतना छोटा होता है
मुद्दे के सार की लगातार प्रस्तुति
समाधान, अनुरोध, प्रस्ताव, निष्कर्ष

10. उपस्थितिसंदेश को समझना बेहद आसान होना चाहिए. पाठ को अनुच्छेदों में विभाजित करें, जिनमें पाँच से छह पंक्तियों से अधिक नहीं होनी चाहिए। पैराग्राफों को एक खाली लाइन से एक दूसरे से अलग करना बेहतर है। एक रंग और एक फ़ॉन्ट चुनें, जिससे पाठ बेहतर समझ में आएगा। जब तक अत्यंत आवश्यक न हो, विस्मयादिबोधक चिह्न, इमोटिकॉन, संक्षिप्तीकरण या घसीट तत्वों का उपयोग न करना बेहतर है।

11. सही लिखें. निरक्षर लेखन यह दर्शाता है कि लेखक पर्याप्त शिक्षित नहीं है। पाठ में टाइपो और त्रुटियों के कारण आपकी व्यावसायिक प्रतिष्ठा बदनाम होती है। पत्र भेजने से पहले, ईमेल शिष्टाचारअनुशंसा करता है कि आप पत्र को ध्यान से दोबारा पढ़ें। कई ईमेल प्रोग्राम और टेक्स्ट संपादक विराम चिह्न और वर्तनी की जांच कर सकते हैं, और यदि त्रुटियां पाई जाती हैं, तो वे सुधार विकल्प प्रदान करते हैं। ईमेल लिखने के लिए यह सेवा आवश्यक है.

12. विचार करें कि अनुलग्नकों में कौन से दस्तावेज़ शामिल किए जाने चाहिए। आपको पत्र के मुख्य भाग में शामिल नहीं करना चाहिए विस्तार में जानकारी, इसे एक अलग फ़ाइल के रूप में भेजना बेहतर है। ईमेल की विषय पंक्ति में यह बताना सुनिश्चित करें कि आप कौन सी फ़ाइल डाल रहे हैं, अन्यथा प्राप्तकर्ता इसे वायरस मान सकता है। भेजने से पहले सभी फ़ाइलों को एंटी-वायरस सॉफ़्टवेयर से स्कैन किया जाना चाहिए।

13. हमेशा संपर्क जानकारी लिखें और सदस्यता लें। यह आपको अच्छा पक्ष दिखाएगा और आपका प्रदर्शन करेगा पेशेवर गुणवत्ता. हस्ताक्षर पांच या छह पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए। इसमें कंपनी का नाम, आपका पहला और अंतिम नाम और आपकी स्थिति शामिल होनी चाहिए। आमतौर पर, बाहरी प्राप्तकर्ताओं के लिए, आपका ईमेल पता, फ़ोन नंबर और कंपनी की वेबसाइट का पता भी दर्शाया जाता है।

14. व्यावसायिक पत्राचार में पोस्टस्क्रिप्ट का प्रयोग बहुत ही कम किया जाता है। यदि आप अपने संदेश में पोस्टस्क्रिप्ट का उपयोग करते हैं, तो यह एक संकेत है कि आपने पत्र की सामग्री के बारे में पर्याप्त नहीं सोचा है।

15. केवल में विशेष स्थितियांएक पठन रसीद दी गई है। आमतौर पर, पठन रसीद केवल बाहरी प्राप्तकर्ताओं के लिए सेट की जानी चाहिए और केवल तभी जब प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया अपेक्षित हो।

16. "उच्च महत्व" चेकबॉक्स का उपयोग केवल तभी करें जब यह वास्तव में आवश्यक हो। यदि ईमेल में महत्वपूर्ण जानकारी है जिस पर तत्काल ध्यान देने की आवश्यकता है, तो महत्व को "उच्च" पर सेट करें। यह आपके ईमेल को आपके इनबॉक्स में हाइलाइट कर देगा। लेकिन इस फ़ंक्शन का अनावश्यक रूप से दुरुपयोग करने की अनुशंसा नहीं की जाती है।

17. पत्र भेजने से पहले उसे दोबारा पढ़ें. क्या सब कुछ संक्षिप्त, विशिष्ट, समझने योग्य है, और क्या कोई अनुचित जानकारी या व्याकरण संबंधी त्रुटियाँ हैं? क्या प्राप्तकर्ता का विवरण सही है? प्रस्तुति के अनुक्रम और तर्क की जाँच करें।

18. ईमेल का तुरंत उत्तर दें। किसी पत्र की प्राप्ति की सूचना सहकर्मियों या साझेदारों के प्रति सम्मान का प्रतीक है, अच्छे शिष्टाचार का संकेत है। यदि इस समय आप पत्र का उत्तर नहीं दे सकते हैं, तो आपको लेखक को सूचित करना होगा और वादा करना होगा कि आप पहले अवसर पर तुरंत उत्तर देंगे। पूछे गए सभी प्रश्नों के लगातार उत्तर दें। अपने उत्तर की शुरुआत नये पत्र के रूप में न करें। यदि किसी पत्र का उत्तर 48 घंटों के भीतर नहीं दिया जाता है, तो प्राप्तकर्ता सोच सकता है कि उसके पत्र को नजरअंदाज कर दिया गया या खो दिया गया।

19. जिसने पत्राचार शुरू किया वह इलेक्ट्रॉनिक संवाद समाप्त करता है।

20. उसे याद रखें ईमेल पत्राचार के नियम, या यूं कहें कि उनका अनुपालन एक आधुनिक पेशेवर प्रबंधक का संकेतक है।