Úspěch v činnosti jakékoli organizace, obchodní firmy nebo podniku je neoddělitelně spjat s kulturou chování a etiketou. Veškeré jednání vedoucího i zaměstnanců musí jistě zohledňovat pravidla dobrých mravů a být přiměřené situaci.
Jednou z nejdůležitějších součástí etikety je obchodní korespondence.
Odhaduje se, že téměř 50 % času v práci tráví vyřizováním papírů a pošty. Je to však nutné, protože kompetentní obchodní korespondence může výrazně zvýšit obrat společnosti a urychlit interakci různých služeb a oddělení.
Jisté vzory zde samozřejmě jsou a v tomto článku si o nich určitě povíme. Pravidla obchodní korespondence jsou již dávno standardizována. Stávající GOST R.6.30-2003 vám pomůže správně umístit text na list, řekne vám, jaké odsazení, okraje a písma máte udělat. Obchodní korespondence se vyznačuje jednotností a opakováním řečových vzorů.
Každý dopis je však individuální. Velký otisk na něm zanechává identita odesílatele, jeho pozice, situace a příjemce. Obchodní korespondence je do jisté míry kombinací kreativity a tvrdé práce.
Druhy obchodní korespondence
Oběh dokumentů se provádí v papírové podobě a prostřednictvím e-mailu.
Veškerou korespondenci v podniku lze rozdělit do následujících skupin:
Oficiální/neformální korespondence;
Interní a externí.
Oficiální korespondence zahrnuje obchodní nabídky, děkovné dopisy a záruky, obchodní smlouvy, objednávky pro podnik, pracovní povinnosti, požadavky, požadavky, nároky.
Neformální korespondence zahrnuje různá blahopřání od obchodních partnerů, zákazníků a zaměstnanců; kondolence, omluvy, pozvánky a poděkování.
Interní dokumenty obíhají pouze mezi odděleními jednoho podniku, zatímco externí dokumenty přesahují jeho hranice.
Pravidla obchodní korespondence: interní obsah
Hlavním požadavkem je stručnost a srozumitelnost dopisu. Nenatahujte text na několik stránek. Nejlepší možnost- vejít se do jednoho.
Pravidla obchodní korespondence zahrnují vyloučení složitých, nejasných, cizích a vysoce specializovaných slov a výrazů z textu. Všechny věty by měly být krátké, s hlavními myšlenkami autora a bez „vody“.
Vyhněte se dvojímu výkladu ve svém dopise, jinak v případě sporů bude obtížnější obhájit svůj názor a dokázat, co jste určitou frází mysleli.
Pravidla pro psaní obchodní korespondence zavazují pisatele oslovovat příjemce jménem a patronymem, kterému předchází titul „Vážený...“. A nezapomeňte použít „vy“, i když máte s příjemcem dopisu dobrý přátelský vztah.
V úvodu je kromě uvedení příjmení a jména uveden hlavní účel sdělení. Příklady obchodní korespondence znají pro takové případy dostatek šablon a klišé: „V souvislosti s předchozím dopisem...“, „Připomínáme...“, „Informujeme...“ a další.
Pro příjemce nepříznivou odpověď (odmítnutí nabídky, odmítnutí spolupráce) zjemněte větami: „Bohužel nebudeme moci využít navrhované podmínky...“ nebo podobně.
Externí papírová dokumentace
Jakýkoli obchodní dopis musí být napsán na hlavičkovém papíře společnosti s údaji o společnosti a všemi kontaktními údaji.
Nezapomeňte uvést přesné datum dokument.
Pravý horní roh listu zabírají iniciály adresáta a adresa přijímající společnosti.
Rozdělte text do smysluplných odstavců, aby jej čtenář snáze pochopil a vnímal. Ne více než 4-5 řádků.
Psát všechna slova velkými písmeny je špatná forma.
K dopisu mohou být připojeny dokumenty. V tomto případě jsou uvedeny na samostatném řádku v levé dolní části listu. Podle obchodní etiketa Odpověď na dopis musí být doručena do 10 dnů. Vyžaduje-li vyřešení problému více času, musí to adresát oznámit.
Po napsání byste si měli být jisti, že text znovu pečlivě zkontrolujete, zda neobsahuje pravopisné i gramatické chyby. Pokud máte čas, měli byste dopis odložit a vrátit se k němu později. Zpravidla budou odhaleny nepřesnosti, kterých si zpočátku nikdo nevšiml. Tato rada je nejdůležitější při reakci na stížnost zákazníka. Neměli byste člověka ještě více dráždit negramotně napsaným dopisem.
Když je dokument napsán a několikrát zkontrolován, vytiskněte jej na papír A4. Tato velikost je standardní velikost používaná pro jakoukoli korespondenci, i když samotný text zabírá pouze půl listu.
Před tiskem otestujte inkoust v tiskárně, abyste předešli rozmazanému nebo nedbalému výstupu.
V některých případech můžete k dokumentu připojit svou vizitku a samotný vytištěný list vložit do průhledného souboru.
Za dobrou formu se považuje i značková obálka s logem společnosti.
Pravidla pro vedení neformální obchodní korespondence jsou často emotivnější než v obchodních novinách a méně klišoidní. Zkratky a použití barevných přídavných jmen jsou zde vhodné, například při gratulacích: úžasný, vnímavý, laskavý.
Obchodní e-maily
To, že neposíláte korespondenci v obálce prostřednictvím poštovní sítě, by nemělo být uklidňující. I v těchto případech platí pravidla obchodní korespondence.
Kompetentní a korektní elektronická obchodní sdělení vytvářejí pozitivní obraz jak o podniku, tak o konkrétní osobě. Reputace v podnikání stojí hodně!
Základní pravidla pro korespondenci e-mailem
Používejte svou pracovní e-mailovou adresu pouze pro zamýšlený účel.
Věnujte pozornost názvu poštovní schránky. Při práci nepoužívejte nesprávná jména, jako například „dítě“, „superman“, i když jsou uvedena v anglickém přepisu.
Vždy vyplňte sloupec „předmět“, jinak může váš dopis skončit ve spamu. Popisy jako „plán“, „seznam“, „komerční návrh“, „zpráva“ nejsou vhodné. Podobných dopisů může být v doručené poště vašeho příjemce poměrně hodně. Buďte co nejkonkrétnější ohledně toho, čeho se vaše zpráva týká. Nepoužívejte více než pět slov. Uveďte svůj předmět velkými písmeny. Na konec není třeba dávat tečku.
Pokud odpovídáte na dříve přijatý e-mail, nezapomeňte z předmětu odstranit „Re“.
Komunikační styl
Udržujte dopis v obchodním formátu. Odstraňte výhružný, prosebný, velitelský tón.
Pravidla elektronické obchodní korespondence nedovolují v textu používat emotikony ani větší množství otazníků či vykřičníků.
Být zdvořilý. Dobrou formou je povinný pozdrav na začátku a rozloučení s účastníkem rozhovoru na konci. Například „S úctou...“ nebo takto: „S pozdravem...“.
Obchodní e-mailová korespondence a její „ zlaté pravidlo": nesměšujte několik různých témat v jedné zprávě. Je lepší poslat sérii dopisů.
E-mail by měl být poloviční než papírový dopis.
Práce s přílohami
Pokud je informací k předání příliš mnoho, neuvádějte je všechny do těla dopisu, ale připojte je jako samostatné dokumenty jako přílohy.
Pro pohodlí příjemce přejmenujte připravené dokumenty na jména, kterým rozumí. Tím ukážete svůj zájem a získáte si vás. Zamyslete se nad tím, kolik pracovních složek má příjemce na svém počítači a jak mezi nimi bude hledat váš dopis.
Nezapomeňte příjemce informovat o souborech, které posíláte, aby je nepovažoval za náhodný virus. Archivujte velké dokumenty.
Příliš velké přílohy (přes 200 kB) je nejlepší posílat jiným způsobem, například přes ftp server.
Některé poštovní servery neumožňují procházet a blokovat formáty jako COM, EXE, CMD, PIF a řada dalších.
Pokud bylo několik příjemců vašeho dopisu, udělejte si čas a pokaždé smažte všechny důkazy o hromadném přeposílání. Adresát takové informace navíc vůbec nepotřebuje. Pomůže vám příkaz „bcc“.
Pravidla vedení obchodní korespondence e-mailem zahrnovat informování druhé strany o přijetí korespondence. Pokud je zapnuto tento moment není příležitost odpovědět, informujte o tom svého partnera. Uložte si historii korespondence, abyste se vyhnuli dalším otázkám a řízení.
Pokud je odpověď důležitá a naléhavá, je dovoleno dodatečně upozornit adresáta telefonicky, Skype nebo ICQ. Pokud po tomto pozitivní výsledek nepodařilo dosáhnout, připomeňte si znovu.
Není neobvyklé, že když si vyžádáte dokument, dostanete jako odpověď prázdný dopis s připojeným souborem. Je to nepřijatelné. Příklady obchodní korespondence vyžadují, aby byly v těle dokumentu umístěny příslušné informace. Například toto: „Posílám potřebné údaje pro vaši žádost.“
Na konci dopisu nezapomeňte uvést souřadnice: vše dostupné metody spojení, pozice, firemní web, odkazy na sociální sítě.
Při psaní kontaktů na organizaci uveďte co nejvíce informací - telefonní číslo s předvolbou, adresu s PSČ. Koneckonců, vaše komunikace probíhá nejen s obyvateli vašeho regionu. Pokud máte všechny informace, bude snazší vás kontaktovat.
A poslední pravidlo: kdokoli zahájil korespondenci, musí dokončit elektronický dialog.
Závěr
Obchodní korespondence- je to delikátní záležitost. Někdy stačí jeden pohled k tomu, abyste si vytvořili jednoznačný názor na člověka a organizaci, kterou zastupuje. Znalost pravidel obchodního psaní může výrazně pomoci vaší kariéře.
Každý, kdo se snaží vypadat slušně v obchodních kruzích, vždy používá. A vždy pamatuje na to hlavní – email by neměl pošpinit ani adresáta, ani pověst firmy, jejímž je zástupcem, ani obchodní image.
Schopnost správně a kompetentně vést obchodní elektronickou korespondenci je hlavní složkou image moderního manažera. To je jak znakem obecné kulturní úrovně, tak i ukazatelem osobní profesionality. V souladu s tím, jak je člověk schopen formulovat a formalizovat své myšlenky, lze sebevědomě posoudit jeho postoj k ostatním a k sobě osobně. Neopatrně napsaný e-mail může snadno zničit obchodní pověst autora v očích partnerů a kolegů.
Pravidla pro obchodní korespondenci e-mailem
1. Používejte svou pracovní e-mailovou adresu pouze pro obchodní účely. Pokud odešlete dopis z pracovního serveru v práci, uloží se, a to jak odchozí, tak příchozí pošta. Váš zaměstnavatel si může dopis kdykoli přečíst. Obchodní korespondenci veďte pouze mezi stěnami kanceláře.2. Jasně pochopte, komu je vaše zpráva určena a komu mohou být informace v ní obsažené užitečné. Komu je váš dopis určen? Ke klientovi? Na partnera? Kolega? K podřízenému? K šéfovi? Adresát je uveden ve sloupci „komu“, zájemci jsou uvedeni v „kopii“. Nikdy neposílejte další kopie, zejména svému šéfovi. Pokud jsou v e-mailu zmíněny třetí strany, jsou také obvykle uvedeny ve sloupci „kopie“.
3. Formulujte účel sdělení pro sebe. Jaký cíl si stanovíte: čeho se snažíte od čtenáře vašeho dopisu dosáhnout? Jakou reakci očekáváte? Příjemce by po přečtení vaší zprávy měl okamžitě pochopit, co od něj potřebujete. Pravidla pro vedení elektronické korespondence:
Pokud chcete na události vnést individuální pohled - od první osoby (my, já)
Pokud má vaše zpráva dotazovací nebo instruktážní charakter – od 2. osoby (vy, vy)
Pokud píšete dopis jako vnější pozorovatel a chcete informovat adresáta o uskutečněných skutečnostech nebo událostech - ve 3. osobě (oni, ona, on).
4. Nenechávejte pole „předmět“ prázdné. Většina lidí, kteří obdrží e-mail, začne korespondenci zkoumat pohledem na pole předmětu. Člověk se rozhodne dopis přečíst během několika sekund, takže obsah dopisu by se měl odrážet v předmětu. Téma by mělo být krátké, konkrétní a informativní.
5. Udržujte jasný obsah: adresa a pozdrav, hlavní část, shrnutí, podpis, kontakty. Každý dopis musí obsahovat e-mailová etiketa. Nebuďte líní a nepřeskakujte žádnou část přijatého obsahu, správně naformátovaný dopis je ukazatelem vaší profesionality.
6. Oslovení a pozdrav adresáta je ukazatelem vašeho respektu k němu. Pokud je to možné, začněte každý dopis osobní zprávou a pozdravem. Znakem zdvořilosti je oslovit partnera jménem. Za adresu dejte čárku, chcete-li dát zprávě každodenní charakter. A pokud chcete zdůraznit formálnost a význam, použijte vykřičník, i když je tento dopis adresován kolegovi, se kterým často komunikujete.
7. Dodržujte zásadu: krátce a jasně (KY). Jedním z hlavních pravidel obchodní e-mailové korespondence je „minimum slov – maximum informací“. Prezentujte své myšlenky konkrétně (jasně), důsledně, stručně a způsobem, který je snadno pochopitelný. Věty by měly být krátké, to usnadňuje adresátovi sdělit potřebné informace. Existuje jeden "Zlaté pravidlo e-maily – porcované, jedno téma – jedno písmeno. Je lepší poslat několik e-mailů (každý s jedním tématem) než jednu velkou zprávu s několika nesouvisejícími nápady.
8. Nedělejte z neformální komunikace obchodní korespondenci. V e-mailu nejsou žádné emoce! Pokud chcete emocionálně zdůraznit body uvedené ve vaší e-mailové zprávě, musí být emocionální podtext skryt za neutrálním, navenek klidným a správným tónem prezentace. Je toho dosaženo obsahem, nikoli jazykem.
9. Dodržujte jasnou strukturu hlavního textu dopisu. Nejčastěji se dopis skládá ze tří částí:
Důvod napsání dopisu (důvod, důvody). Tato část je obvykle co nejkratší
Důsledná prezentace podstaty problematiky
Řešení, požadavky, návrhy, závěry
10. Vzhled Zpráva musí být velmi snadno srozumitelná. Rozdělte text do odstavců, které by neměly obsahovat více než pět až šest řádků. Odstavce je lepší oddělit od sebe prázdným řádkem. Zvolte jednu barvu a jedno písmo, text tak bude lépe vnímat. Je lepší nepoužívat vykřičníky, emotikony, zkratky nebo kurzíva, pokud to není nezbytně nutné.
11. Pište správně. Negramotné psaní svědčí o tom, že autor není dostatečně vzdělaný. Vaše obchodní pověst je zdiskreditována překlepy a chybami v textu. Před odesláním dopisu, e-mailová etiketa doporučuje, abyste si dopis znovu pozorně přečetli. Mnoho e-mailových programů a textových editorů umí kontrolovat interpunkci a pravopis, a pokud jsou nalezeny chyby, nabízejí možnosti opravy. Tato služba je vyžadována pro psaní e-mailů.
12. Zvažte, jakou dokumentaci je třeba zahrnout do příloh. Neměli byste zahrnout do těla dopisu detailní informace, je lepší jej odeslat jako samostatný soubor. V předmětu e-mailu nezapomeňte uvést, který soubor vkládáte, jinak jej příjemce může považovat za virus. Všechny soubory musí být před odesláním zkontrolovány antivirovým softwarem.
13. Vždy napište kontaktní údaje a přihlaste se k odběru. To vám ukáže na dobré straně a demonstruje vaši profesionální kvalitu. Podpis by neměl mít více než pět nebo šest řádků. Měl by obsahovat název společnosti, vaše jméno a příjmení a vaši pozici. U externích příjemců je obvykle uvedena také vaše e-mailová adresa, telefonní číslo a adresa webových stránek společnosti.
14. Postscript se v obchodní korespondenci používá velmi zřídka. Pokud ve zprávě použijete postscript, znamená to, že jste dostatečně nepřemýšleli o obsahu dopisu.
15. Pouze v speciální případy je vydáno potvrzení o přečtení. Potvrzení o přečtení by mělo být obvykle nastaveno pouze pro externí příjemce a pouze v případě, že se od příjemce očekává odpověď.
16. Zaškrtávací políčko „vysoká důležitost“ používejte pouze v případě, že je to skutečně nutné. Pokud e-mail obsahuje důležité informace, které vyžadují naléhavou pozornost, nastavte důležitost na „vysoká“. Tím se zvýrazní váš e-mail ve vaší doručené poště. Tuto funkci se ale nedoporučuje zbytečně zneužívat.
17. Před odesláním si dopis znovu přečtěte. Je vše stručné, konkrétní, srozumitelné a jsou tam nějaké nevhodné informace nebo gramatické chyby? Jsou údaje o příjemci správné? Zkontrolujte posloupnost a logiku prezentace.
18. Odpovídejte na e-maily okamžitě. Oznámení o přijetí dopisu je projevem úcty ke kolegům nebo partnerům, projevem dobrých mravů. Pokud v tuto chvíli nemůžete na dopis odpovědět, musíte informovat autora a slíbit, že odpovíte okamžitě při první příležitosti. Odpovídejte na všechny položené otázky důsledně. Nezačínejte svou odpověď jako nový dopis. Pokud na dopis neodpoví do 48 hodin, může si příjemce myslet, že jeho dopis byl ignorován nebo ztracen.
19. Ten, kdo inicioval korespondenci, ukončí elektronický dialog.
20. Pamatujte na to Pravidla pro e-mailovou korespondenci, respektive jejich dodržování je ukazatelem moderního profesionálního manažera.
V podmínkách moderní svět obchodní kontakt často začíná obchodní korespondencí - písemná forma obchodní interakce, která zahrnuje jakýkoli typ korespondence (dopis, zpráva atd.) zaslanou jakýmkoli úředníkem jeho jménem a z titulu jeho funkce.
Důležitým aspektem je dodržování určitých norem etikety. V opačném případě může dojít k přerušení navázaných spojení a ztrátě klienta nebo obchodního partnera. Kvalitně zpracovaná obchodní korespondence přispívá k co nejpříznivějšímu dojmu o vás nebo společnosti.
Zvládnutí kouzla písmen je důležité pro každého člověka. Například při hledání nového zaměstnání: sestavení a odeslání životopisu, testovací úkoly, motivační dopisy, doplňující informace o sobě, domluvení času schůzky.
Zajímavé je, že pravidla obchodní korespondence, která dnes existují, byla vyvinuta asi před 150 lety v Anglii.
Typy obchodních dopisů
Chcete-li se rozhodnout, jak napsat dopis, musíte znát rozdíly mezi jeho typy. To vám pomůže rozhodnout se pro téma zprávy a její správný design. To vám pomůže vyhnout se tomu, abyste v očích důležitého soupeře nevypadali hloupě.
Podle konstrukční struktury existují:
- Komunikační dopisy
To zahrnuje odmítavé dopisy, nároky, omluvy a přiznání. Vše, co zaměstnanec používá při své profesní činnosti.
- Dopisy o dohodě
Důležitý typ psaní. Díky ní se sečtou výsledky schůzky, vytvoří se dohody, určí se čas plnění úkolů a obě strany se přesvědčí o správném pochopení smlouvy.
Pravidla obchodního dopisu
Způsob, jakým se blogeři vyjadřují, není vaše volba. Chyby a překlepy se neomlouvají. Nemůžete se utěšovat potížemi s učením se jazyka od dětství. Musíte být na sebe co nejnáročnější. V opačném případě vykresluje nepříznivý obraz vaší osobnosti a vzdělání.
Zvláštností obchodní korespondence je, že chyby v pravopisu odborných slov jsou považovány za indikátor neschopnosti člověka ve zvolené oblasti.
Základní pravidla:
- Přestaňte používat slova přesná definice které neznáš. Jako poslední možnost si ověřte jejich význam ve slovnících.
- Vyhněte se používání specifické terminologie. Některá slova mohou být pro účastníka jednání neznámá a může si je špatně vyložit. Etiketa obchodní korespondence v takových případech zahrnuje poskytování vysvětlení pojmů a zkratek.
- Pište krátkými větami. Délka a pestrost konstrukcí jsou vhodné při psaní románu, nikoli při obchodních jednáních.
- Nejprve napište zprávu nikoli do těla dopisu, ale do dokumentu v počítači nebo online editoru. Pozitivním aspektem je automatická kontrola pravopisu a interpunkce textu. Tím se také zabrání tomu, aby byl dopis náhodně odeslán adresátovi předčasně nebo ztracen v důsledku zavření prohlížeče nebo ztráty internetu. Pracuji v Microsoft Word, používejte automatické ukládání materiálu v určitých intervalech.
- Měli byste se vyhnout psaní zprávy na telefonu nebo tabletu. Hrozí nevhodná autokorekce.
- Před odesláním zkontrolujte chyby a konzistenci textu. Doporučuje se po hodině znovu zkontrolovat napsaný text, dočasně přejít na jiné věci a zapomenout na jeho psaní. To vám pomůže podívat se na text z jiné perspektivy a vidět všechny nepřesnosti.
Formátování obchodního dopisu
Nezbytné Speciální pozornost do podrobností při přípravě a vedení korespondence. Ukazuje také respekt k soupeři a umožňuje vám ušetřit čas, který byste mohli věnovat předělání materiálu.
Neměly by se zanedbávat následující aspekty:
- Správné vyplnění předmětu dopisu
Pokud je toto první zpráva, název může být jasný. Pokud však již komunikace s namítajícím existuje, měl by být předmět dopisu uveden stručně a výstižně. To jsou základy komunikace. Pomohou vám po chvíli zprávu najít, takže opětovné přečtení bude snadné pro odesílatele i příjemce.
- Citace
Zpráva, kterou posíláte, může obsahovat otázky, na které musíte odpovědět. Má smysl na ně odpovídat, citovat každou zvlášť. Při odesílání dopisu s několika přeposláními se vyplatí použít číslování a rozdělit text na odstavce. Tímto způsobem bude účastníkovi rozhovoru jasné, na jakou otázku odpovídáte.
Nadměrné řetězce nabídek vytvářejí pocit chaosu v komunikaci. Pokud se však potřebujete vrátit k dříve odeslaným zprávám nebo připomenout něco partnerovi, stojí za to to udělat. Zejména pokud jde o rozpočet, balíček služeb a čas.
- Vezměte v úvahu všechny obdržené informace
Při psaní dopisu se musíte stručně vyjádřit ke všem dokumentům, které přikládáte vy nebo váš partner. Příjemci tak bude hned jasné, jaký obsah souborů na něj čeká.
- Vlastní podpis je obdobou vizitky
Obchodní korespondence vyžaduje podpis. Může být automatický, pak bude přítomen v každém odeslaném dopise. Jak vytvořit informativní podpis? Použijte své jméno a příjmení, aktuální pozici, pracovní kontakty a logo společnosti.
Například: "S úctou, Ivan Ivanov, váš projektový manažer, telefonní číslo nebo jiní poslové." Nebo „S pozdravem Ivan Ivanov...“.
Podpis může být také chytlavý a kreativní, což naznačuje zvláštní spojení se společností nebo příčinou. Například zaměstnanci sítě knižního průmyslu mohou při vkládání názvu aktuálních nových produktů použít frázi „Aktuálně čtu...“. Takové věci je ale lepší koordinovat s nadřízenými.
- Emailová adresa
Pravidla obchodní korespondence vyžadují uvedení poštovní adresy. Bylo by lepší, kdyby byl čistě dělník. Může tam být zobrazen název firmy, pozice, jméno nebo příjmení, nikoli však rok narození nebo hravé přezdívky/slova. Je lepší přemýšlet o správném názvu adresy mnoho let, pokud ji plánujete opustit, i když změníte činnost nebo pozici.
- Písmo a mezery
V dokumentaci se nejčastěji používá písmo Times New Roman, velikost 12 pro tabulky nebo 14 pro text. 1,5-2 intervaly. To jsou nevyřčené základy.
Styl obchodní komunikace
Obchodní korespondence zahrnuje jemnou rovnováhu. Zde je nevhodná přátelská komunikace, ale nehodí se ani důrazně drsná komunikace.
Vlastnosti komunikace:
- Závažnost návrhů
Zdrobnělá slova, slangové výrazy bude nevhodné.
- Používání emotikonů
Emotikony používejte opatrně nebo se jim vyhněte. První kontakt jejich přítomnost v zásadě neumožňuje. V budoucnu mohou být přítomny závorky, ale pouze pozitivní, v mírném množství. Milost a humor jsou v tomto stylu komunikace nepřijatelné. Tento formulář je nepřijatelný, pokud jste podřízeni svému partnerovi.
- Pozdrav jménem a patronymem
Pravidla pro vedení obchodní korespondence znamenají uctivý přístup k partnerovi, pozornost a zájem o jeho osobu. To zvyšuje zájem vašeho protivníka o vás a zvyšuje šanci na jeho shovívavost. Je vhodné znát předem jméno osoby, kterou oslovujete, a také její preference ohledně adresy.
- Odpovězte do dvou dnů
Správné je odeslat odpověď na zprávu do několika pracovních dnů. Jinak je to považováno za neuctivé. Pokud byl dopis odeslán před víkendem nebo dovolenou, nemusíte na něj odpovídat, pokud to není naléhavé. V opačném případě musíte upozornit svého partnera na dočasnou nepřítomnost vaší odpovědi nebo se krátce odhlásit z obsahu dopisu.
- Nedostatek dotěrnosti
Neustále se na něco ptát, žádat potvrzení vám ukáže, že je to špatně lepší světlo. Pokud je vyžadováno potvrzení od partnera, můžete mu připomenout, že je potřeba odpovědět do tří dnů. Pokud je záležitost naléhavá, je lepší ji zmínit hned ve své první zprávě.
- Zrcadlové pravidlo
Etiketa obchodní korespondence často umožňuje oslovit soupeře tak, jak to dělá on. Tím se zvyšuje možnost vzájemného porozumění a komunikace na stejné úrovni. Sledujte, jaké výrazy, styl komunikace a adresu používá váš partner.
- Šťastné svátky
Pokud komunikace probíhá kolem nebo během oficiálních svátků, stojí za to poblahopřát partnerovi. Toto jsou pravidla obchodní korespondence. Je také užitečné vědět, kdy má váš soupeř narozeniny.
- Vděčnost
Elementární zdvořilost by byla slova vděčnosti v reakci na gratulaci, pozvání nebo vysvětlení.
Vezmeme-li v úvahu všechny výše uvedené vlastnosti, nebude těžké navázat kontakt se svým partnerem a vytvořit si o sobě příznivé mínění.
Význam pravidel obchodního psaní
Ve skutečnosti jakýkoli odeslaný dopis - vizitka, zobrazující obchodní pozici, kterou jsme vybrali. Aby vypadala slušně, vzbuzovala respekt a důvěru a jednání provázela pohodlnost a efektivita při řešení problémů, znalost pravidel slušného chování a jejich neustálé dodržování je neochvějnou zárukou úspěchu.
Pro jakoukoli korespondenci, na internetu nebo v dopisech, platí stejně přísné normy jako při telefonické komunikaci nebo osobním jednání. Principy, na kterých je interakce postavena:
- vzájemný respekt mezi oponenty k osobnosti a obchodnímu postavení druhé osoby;
- pozornost k obchodním zájmům oponenta;
- zachování důvěrnosti;
- dochvilnost při řešení důležitých úkolů.
Obchodní korespondence je nezbytná, protože:
- při odesílání dopisu není žádná odpověď, i když byla naznačena;
- dopisy se ztrácejí v toku zbytečných informací a zaměstnanci si neustále volají, aby si zkontrolovali poštu;
- po přečtení e-mailem je zcela nejasné, co je od vás potřeba;
- Kvůli množství detailů a chaosu informací ve zprávách jsou myšlenky zmatené a složitý problém není nikdy vyřešen.
Pokud implementujete, můžete ušetřit spoustu volného času hlavní pravidla vedení obchodní korespondence. To pomůže vyhnout se výše uvedeným problémům.
Obchodní komunikaci si nelze představit bez korespondence, protože osobní schůzka k vyřešení problémů spolupráce není vždy možná. Nejpalčivější problémy obchodní korespondence
Obchodní komunikaci si nelze představit bez korespondence, protože osobní schůzka k vyřešení problémů spolupráce není vždy možná. Obchodní korespondence pomáhá řešit nejnaléhavější problémy v krátká doba, ale nedodržení pravidel etikety nebo nelogická struktura dopisu může poškodit partnerství nebo odcizit potenciálního klienta. Stejně jako při formálních jednáních platí určitá pravidla: formát dopisu a styl komunikace.
Obecná pravidla pro vedení obchodní korespondence
1. Než napíšete dopis, rozhodněte se o jeho vlastnostech:
druh dopisu (krycí, záruční, objednávka, upomínka, oznámení atd.; prezentační dopis nebo výzva k odpovědi);
míra přístupnosti pro adresáta (zda můžete uvést všechny potřebné body v jednom dopise, nebo budete potřebovat druhý, upřesňující);
naléhavost doručení (pokud je dopis urgentní, je lepší jej poslat doporučeně nebo e-mailem).
2. Vytvořte dopis pomocí existujících šablon, na základě jeho typu a také se spoléhají na GOST R 6.30-2003. „Jednotné systémy dokumentace. Jednotný systém organizační a administrativní dokumentace. Požadavky na dokumentaci."
3. Jakýkoli obchodní dopis má následující obecnou strukturu:
- název vysílající organizace;
- datum sepsání;
- adresa příjemce, uvedení konkrétního korespondenta;
- otevírací adresa;
- uvedení tématu a účelu dopisu;
- hlavní text;
- závěr (vzorce zdvořilosti);
- podpis odesílatele;
- označení žádosti a distribuce kopií (pokud existují).
4. Při přípravě obchodního dopisu použijte textový editor Microsoft Word:
používat písmo Times New Roman, velikost písma 12-14 bodů, řádkování – 1-2 body;
Umístěte čísla stránek dopisu vpravo dole;
při tisku textu na formát A4 použijte řádkování 1,5–2, formát A5 nebo méně – řádkování jeden. Podrobnosti jsou vždy psány s jedním řádkováním.
5. Pokud mluvíte jménem organizace a máte v úmyslu poslat tištěný dopis, ujistěte se, že používáte firemní hlavičkový papír, protože jeho přítomnost bude vizitkou vaší společnosti. Při přípravě úředního formuláře věnujte zvláštní pozornost, tato dovednost by měla být povinná pro každého zaměstnance úřadu.
6. U mezinárodní korespondence musí být dopis napsán v jazyce adresáta nebo v angličtině(jako nejčastější v obchodních vztazích).
7. Udržujte správný, obchodní tón. Dopis začněte adresou, která v závislosti na stupni vaší blízkosti s korespondentem může začínat buď slovy „Vážený + celé jméno“ nebo „Vážený + celé jméno“. Pamatujte, že slova v adrese nebo v označení adresáta nesmí být v žádném případě zkrácena (například „respektován“ jako „uv.“ nebo „vedoucímu oddělení“ jako „vedoucí oddělení“) - to jsou pravidla obchodní etikety. Svůj dopis vždy zakončete poděkováním za spolupráci. Před podpisem by měla být věta „S úctou…“ nebo „S pozdravem…“. Oslovování „vy“ v oficiální korespondenci je nepřijatelné, i když s korespondentem udržujete přátelské vztahy.
8. Pečlivě si vybírejte slovní zásobu, vyhněte se nepřesnostem a nejednoznačným frázím a nadměrnému používání profesionalismu. Dopis musí být srozumitelný.
9. Rozdělte obsah dopisu do smysluplných odstavců tak, aby nebyl těžkopádný a pro příjemce obtížně srozumitelný. Dodržujte pravidlo: první a poslední odstavec by neměl obsahovat více než čtyři tištěné řádky a zbytek - ne více než osm.
10. Odpovídejte na obchodní e-maily podle přijaté etikety: na písemnou žádost - do 10 dnů po obdržení; pro dopisy zaslané faxem nebo e-mailem - do 48 hodin, kromě víkendů.
Vnitroorganizační obchodní korespondence
Obchodní korespondence mezi zaměstnanci společnosti je oproti korespondenci zasílané třetí straně jednodušší.
- být stručný;
- být obchodní povahy;
- v dopise musí být uvedeno datum;
- Na konci dopisu je zdvořilostní formule a podpis.
Příkladem vnitroorganizační obchodní korespondence může být blahopřejný dopis jménem manažera nebo týmu adresovaný hrdinovi dne nebo zaměstnanci, který byl povýšen.
Při písemném projednávání projektů se obvykle používá pouze několik povinných náležitostí obchodního dopisu - uvedení tématu, odvolání, souhrn podstatu problému a zdvořilostní formuli s tištěným podpisem.
Pamatujte, že forma dopisu a požadovaná šablona musíte si vybrat na základě úrovně obchodní korespondence a typu informací, které chcete příjemci poskytnout.
Obchodní dopis je jakýmsi psychologickým portrétem odesílatele, jeho vizitkou a také součástí image a pověsti společnosti. Jak se chránit před vyhlídkou, že se toho všeho vzdáte, je v našem článku.
Tatiana Nikolaeva,
přední odborník na obchodní etiketu v Negotiation Training Center v Moskvě
Pravidla pro e-mailovou korespondenci Pro obchodníci– jedná se o jakýsi nástroj, který umožňuje „držet tvář“ společnosti a odrážet její image v komunikaci s partnery. Co klíčová pravidla Měli by obchodníci brát v úvahu obchodní e-mailovou korespondenci? Pojďme se na to podívat blíže, protože tohle hraje opravdu obrovskou roli.
Pravidlo 1: Uveďte předmět e-mailu
Právě podle tohoto kritéria se zaneprázdněný člověk rozhoduje, který dopis otevřít jako první. Kromě toho toto pravidlo elektronické korespondence umožňuje partnerovi najít požadovaný dopis mezi tokem korespondence. Je například vhodné dostávat e-maily, jejichž předmět odráží různé organizační aspekty stejného procesu.
Například: „Balík účastnických dokladů“, „Faktura k zaplacení účasti na výstavě“, „Sdělení pro účastníka výstavy“, „Schéma uspořádání výstavních pavilonů“ atd. Pokud byla veškerá korespondence vedena s předmětem „Účast na výstavě“. výstava“, najít požadovaný dopis v rozsáhlé korespondenci by bylo mnohem obtížnější.
Pravidlo 2. Nezapomeňte na adresu a pozdrav
Zde by měl dopis začínat. Je lepší to udělat v následujícím tvaru: „Dobrý den, křestní jméno (patronyma) adresáta. Objemný design "Dobrý den!" Je lepší to nepoužívat. Nesprávné je také uvést následující formulaci: „Dobrý den, pane Ivanove.“ V podnikatelském prostředí se o zdraví nemluví. Pokud je dopis adresován skupině lidí, můžete použít souhrnné slovo: "Vážení pánové!" nebo "Kolegové!" Bez kontaktování se obejdete pouze v případě intenzivní korespondence v režimu otázka-odpověď, jako při komunikaci na Skype.
Fráze, které by se neměly používat v korespondenci
Pokud je e-mail pro vaši organizaci důležitým kanálem pro generování potenciálních zákazníků, zde je 11 frází, kterého redakce časopisu “Commercial Director” doporučuje urychleně se zbavit.
Pravidlo 3. Pamatujte, že stručnost je sestrou talentu
Pokud předmět dopisu vyžaduje vysvětlení a podrobnosti, uveďte prosím požadované parametry. Nelijte na to však příliš mnoho vody, pište konkrétně. Ideální variantou by byl malý dopis, ve kterém se s adresátem dohodnete telefonní rozhovor nebo schůzku, kde proberete všechny detaily.
Pravidlo 4. Styl psaní – obchodní, tón – neutrální
Na rozdíl od komunikace tváří v tvář a telefonických rozhovorů, kde máte scénář, vás příjemce nejen nevidí, ale ani neslyší. Nemůžete svá slova doplňovat mimikou, intonací nebo jinými neverbálními signály. Proto striktně dodržujte toto pravidlo obchodní emailové korespondence. Například v konverzaci fráze „co ještě ode mě potřebujete?“, vyslovená s určitou intonací, vyjadřuje touhu znát celý seznam povinností nebo činností. A v psané podobě to lze číst takto: „Kolik mi můžeš naložit? Mějte svědomí!"
Proto, pokud jste připraveni na další akce, je lepší toto pravidlo používat pro emailovou korespondenci vždy. Napište to takto: "Jak jinak mohu být užitečný/užitečný?" Pokud nemáte chuť se dalšího procesu účastnit, musíte to říci správně. Například takto: „Kolegové, vzhledem k mému velkému pracovnímu vytížení na jiném projektu bych byl vděčný, kdybyste...“ a poté popište svá přání: „osvoboďte mě od další práce na tomto projektu“, „popište mi plný rozsah povinností, abych si mohl naplánovat svou práci.“ Zároveň je důležité vzít v úvahu podřízenost: pokud si dopisujete se svým manažerem, ověřte si u něj prioritu této práce.
Pravidlo 5. Dávkujte počet emotikonů v textu
Toto je základní pravidlo elektronické korespondence mezi obchodníky. Některé společnosti přísně zakazují používání emotikonů. Pokud vaše organizace mezi ně nepatří, používejte tyto ikony, ale velmi opatrně. Koneckonců, „emotikony“ jsou symboly emocí, které je třeba v obchodním prostředí dávkovat. Jedna ikona v dopise stačí k tomu, aby partner pochopil vaše emoce. Toto pravidlo pro emailovou korespondenci platí i pro obchodní komunikace na Skype a ICQ.
Pravidlo 6. Nezapomeňte na elektronický podpis
Na konci každého (nejen prvního) dopisu musí být podpis obsahující jméno a funkci odesílatele, jeho pracovní kontakty a logo společnosti. To je dobrá forma a indikátor přítomnosti firemní kultury.
Pravidlo 7. Před odesláním si dopis znovu přečtěte. Opravte chyby a překlepy
Nedbalost není nejlepší kvalita pro podnikatele.
Pravidlo 8. Odpovězte na korespondenci do 24 hodin
Pokud potřebujete více času, měli byste o tom napsat do 24 hodin. Po odeslání by bylo dobré kontaktovat příjemce dopisu a ujistit se, že jej obdržel a kdy od něj očekávat odpověď.
Pravidlo 9. Potvrďte příjem e-mailů s přílohami
Zkontrolujte, zda se správně otevírají. Upozorňujeme, že jednatelé společností by jim neměli zasílat žádné propagační nabídky ani odkazy (pokud nejsou předmětem diskuse).
Je lepší posílat takové dopisy jménem obchodního manažera s příslušným upozorněním v těle dopisu.
Pravidlo 10. Korespondence končí u toho, kdo ji začal
Poslední dopis posílá iniciátor korespondence. I když již byly všechny problémy probrány, napište svému partnerovi slova vděčnosti za účinnou spolupráci a rychlé reakce. Na konci si můžete přát Mít dobrou náladu a produktivní týden. Ovšem pouze v případě, že máte s obdarovaným blízký a dlouhodobý vztah. Ve všech ostatních případech je lepší uvést: „S přáním všeho nejlepšího“.
