Как да се научите да пишете официални писма правилно. Бизнес умения за писане

Skype: btcon.ru, E-mail: [имейл защитен], понеделник-пет от 10:00 до 19:00ч

Картините в нашия калейдоскоп непрекъснато се променят. Прочетете в
категория:

>>> Вашият въпрос е нашият отговор.
Отивам.

>>> Бизнес и психология: обръщане на страниците на книга.
Отивам.

>>> Полезни цитати.
Отивам.

>>> Бизнес кореспонденция на английски език. Семинар за мениджъри.

Какви са правилата на бизнес етикета при кореспонденция с чуждестранни партньори? Как да установите писмен контакт правилно и да направите благоприятно впечатление? Как най-добре да формулирате заявката си? Как да получите и предадете необходимата информация? Как правилно да подадете жалба и да отговорите на жалба? Именно за това ще стане дума на семинара. Участниците в семинара ще придобият практически умения за бизнес кореспонденция на английски език и ще могат да ги приложат в работата си още на следващия ден. Семинарът е разработен, като се вземат предвид възможните различни нива на езикова подготовка на студентите.

>>> Публика:мениджъри и ръководители на различни нива, работещи с чуждестранни партньори и кореспондиращи с тях на английски език.
Семинарът ще бъде полезен и за тези, които планират да се явят на сертификационни изпити за бизнес познания. на английски(BEC Preliminary, BEC Vantage, BEC Higher).

>> /> Цена:

>» /> Как да участвам

>» /> График на обучение

>»> Програма на семинара:

1. Характеристики на дизайна и структурата на бизнес писмо.

• Устни и писмени комуникации. Значението на писмената комуникация в бизнес комуникацията. Изображение и писмена комуникация. AIDCA концепция и модерен мениджмънт.
• Характеристики на дизайна на пощенския плик.
• Структурата на английското писане.
• Избор на форма на писмо. Как правилно да посочите получателя на писмо. Адреси на подател и получател.
• Предаване на руски имена и заглавия на английски.
• Характеристики на посочване на датата върху бланка.
• Регистрационен номер и тема на писмото: къде да го поставите и как да привлечете вниманието?
• Форми на учтив поздрав и сбогуване в английския писмен етикет.
• Структурата на основния текст и логиката на изложение.
• Подпис: как и на какъв език да пиша?
• Как да посочите приложения?
• Пунктуация в писменото общуване.
• Практически упражнения.

2. Език, стил и композиция на делово писмо.

• Официално (официално) писмо. Лични и нелични форми на обръщение към адресата. Характеристики на езика на изложението. Използване на страдателен залог. Свързване на думи и логика на изложение. Съкращения в официалната кореспонденция. Лични и нелични форми за завършване на писмо.
• Неофициално (неформално) писмо. Форма на обжалване до адресата. Използване на активен глас. Колокации, идиоми и фразеологични глаголив неофициално писмо. Съкращения в неформално писане. Форми за завършване на писмо.
• Полуофициално писмо. Форма на обръщение към адресата. Особености на езика. Съкращения, фразови глаголи, идиоми и колокации. Край на формуляра за писмо.
• Отличителни черти на американския бизнес език в писмената комуникация. американски и британски английски.
• Практически упражнения.

3. Основни видове бизнес писма. Принципи на работа с различни видовеписма.

• Искане на информация. Основни принципи. Избор на стил и език.
• Отговор на искане. Основни принципи. Избор на стил и език.
• Посока на информацията. Основни принципи. Избор на език и стил.
• Писмени покани. Избор на стил. Как да отговоря на покана.
• Работа с писмени искове и жалби. Как да подадете жалба сами? Как правилно да се извините? Изразяване на степента на неудовлетвореност.
• Израз на съжаление и участие. Избор на стил.
• Изразяване на участие по повод на терористична атака.
• Други форми на ежедневна кореспонденция.
• Практически упражнения.

4. Имейли

• Плюсове и минуси на използването на електронни съобщения.
• Характеристики на използването на електронни съобщения в бизнес среда.
• Структура електронна поща.
• Въпроси на стила, композицията и езика в електронната комуникация.
• Практически упражнения.

източник:
Бизнес умения за писане
Skype: btcon.ru, E-mail: [имейл защитен], пн-пт от 10:00 до 19:00 ч. Картините в нашия калейдоскоп се сменят непрекъснато. Прочетете в раздела: >>> Вашият въпрос е нашият отговор. Отивам. >>>
http://www.btcon.ru/training_delperangl.html

ПРАКТИКУМ ПО БИЗНЕС КОРЕСПОНДЕНЦИЯ: видове бизнес писма, електронна кореспонденция, структура и композиция на текста, форма на представяне, стилове, анализ типични грешкиофициално бизнес писане

Разкажете на приятелите си за събитието

Съжаляваме, регистрацията е затворена. Възможно е да има твърде много хора, които вече са регистрирани за събитието, или крайният срок за регистрация е изтекъл. Повече подробности може да научите от организаторите на събитието.

Семинарът включва анализ на голям брой практически примеринасочени към развиване и подобряване на уменията за бизнес кореспонденция. Като учебни помагала се използват реални писма, написани от специалисти в различни области в хода на тяхната професионална дейност.

Разкажете на приятелите си за събитието

Целевата аудитория:

• бизнесмени, които съставят отчети, пишат бележки, изпращат бизнес писма, тези, чиято професионална дейност е свързана със света на бизнес книжата;
• акаунт мениджъри, които водят обширна кореспонденция;
• мениджъри на средно ниво, ръководители на регионални клонове;
• Служители на PR службата, които кореспондират с представители на пресата и разработват информационни материали за публикации;
• специалисти, разработващи маркетингови материали за клиента (брошури, информационни писма, бележки и инструкции и др.)
• секретарки и др.

Можеш:

• съставяне на различни бизнес писма бързо и ефективно;
• рендиране необходимо влияниедо адресата чрез писмена комуникация;
• избягване на грешки, които писменият редактор не коригира;
• правилно предавайте негативна информация, отказ и дори заплаха, без да обиждате адресата;
• редактирайте бизнес текстове и се учете от грешките на другите;
• се чувстват уверени сред колеги и партньори в процеса на писмено взаимодействие;
• съветва други за писане на бизнес писма;
• майстор най-новите техникитеории за речеви комуникации, например QSCR, DAGOR, ADI и др.;
• анализира американски, континентален и руски модели на бизнес писане.

Ще получите:

• описание на бизнес книжа;
• подробна технология и логика за създаване на различни бизнес документи;
• методи за формиране на пълноценно бизнес писмо;
• алгоритми, които улесняват писането на текстове и съставянето на бизнес писма от всякакъв тип;
• алгоритми, водещи до конкретни резултати;
• набор от необходими дизайни и шаблони за съставяне на бизнес писмо за всяка бизнес ситуация;
• пакет от завършени случаи, които ще помогнат за консолидиране на придобитите умения;
• справочни материали по граматика и стил в удобна презентация;
• Индивидуални консултации по бизнес кореспонденция.

Семинарът включва анализ на голям брой практически примери, насочени към развитие и усъвършенстване на уменията за бизнес кореспонденция.

Като учебни помагала се използват истински писма, написани от специалисти в различни области в хода на тяхната професионална дейност.

Специализация:Бизнес кореспонденция, Курсове за съвременни секретари, Успешни преговори, Ефективна реклама, Основни умения за копирайтинг, Мотивация на персонала, Конфликти и стрес в бизнес сферата, Специфика на междукултурните комуникации, Особености на международния протокол, Музикален мениджмънт и др.

ПРОГРАМА:

Първият ден

1. Бизнес писмо: стил, стандарти, принципи.

• Коректна документация. Правила за оформяне на детайлите на документа. Придаване на правна сила на документи.
• Стилистични особености на езика на деловата книжа.
• Характеристики на официално-деловия и публицистичния стил на речта.
• Принципи на писане на бизнес писма.
• Структура на бизнес писмо.
• Въведение в документа.
• Процедура.
• Алгоритми DAGOR, QSCR, ADI и др.
• Типични грешки при компилиране делова кореспонденция, актуални изисквания за бизнес писмо.
• Стандарти на фрази и изрази, приети в бизнес кореспонденцията.
• Използване на клишета за изразяване на искане, гаранция, оферта, покана и др.
• Характеристики на изготвянето на документи, съдържащи поверителна информация.

Практически задачи и упражнения по писане на бизнес писма.

Анализ на ситуацията - казус „Типични начални и затварящи фрази.“

„Ръководство за писане на бизнес писмо.“

2. Работа върху съставянето на текста.

• Професионални напътствия при изготвяне на всякакви бизнес документи.
• "Кръгът на аргументацията"
• Местоположение на основната идея, тема, проблем.
• Правила за логически ударения.
• Връзка на изреченията в текста.
• Използване на универсални речеви структури.
• Информационната роля на словореда в изречението.
• Технологии за представяне на информация и аргументация.
• Връзката между планираното съдържание на текста и предаването на реална информация.

Упражнение за писане на бизнес писмо. Упражнение за използване на различни, включително манипулативни, методи на аргументация.

Уместността на използването на речеви трикове, паузи и невербална информация. Бизнес игри.

Втори ден

3. Технология за съставяне на различни видове бизнес писма.

• протокол.
• Прессъобщение.
• Информационна поща.
• Сервизна бележка.
• Циркулярно писмо.
• Есе.
• Резюме (три модела: американски, континентален и руски).
• Писмо за искане.
• Докладно писмо.
• Жалба.
• Отговор на жалба.
• Благодарствено писмо.
• Писмо за потвърждение.
• Писмо-покана.
• Поздравително писмо.
• Товарителница.
• Предложение за разработване на политика или изпълнение на проект.
• Забележка, предупреждение.
  и други.

Упражнение за анализ на структурата на бизнес писма и съставяне на ваши собствени писма въз основа на ситуации, предложени от обучителя.

Изготвяне на готови шаблони за писане различни видовебизнес писма.

Анализ на илюстративен писмен материал на английски и руски език.

4. Бизнес етикет в кореспонденцията.

• Концепцията за бизнес етикет в кореспонденцията. Лична и бизнес кореспонденция.
• Благодарствени писма, поздравления, покани, съболезнования.
• Американски и европейски съкращения, използвани в международната бизнес кореспонденция.
• Писма, които винаги са написани или подписани на ръка.
• Процедура за отговаряне на писма.

• Понятието „емоционално приспособяване” към адресата.
• Обжалване. Последната формула на учтивостта. Принципи за попълване на бизнес писмо. Универсални формули.
• Характеристики на писане на писма с негативно съдържание (откази, оплаквания).
• Банкова кореспонденция.

Изготвяне на различни модели на бизнес писма. Подготовка на шаблони.

Упражнение за намаляване на психологическото напрежение при текстове с негативно съдържание.

Речеви задачи.

Анализ на образци на реални бизнес писма на английски, немски и руски език.

5. Принципи и техники д— поща кореспонденция. Факс съобщения и имейл.

• Структура на имейл писмо. Максимално използване на възможностите на виртуалната комуникация.
• Решаване на основните задачи на имейла: отваряне, четене, разбиране, предприемане на действие.
• Ситуативно използване на "телеграфен стил".
• Оформяне на прикачени файлове и факс подпис.
• Концепцията за "мрежа".
• Редактиране на документи.
• Световен опит в систематизирането, съхраняването, архивирането и унищожаването на делови книжа.

Индивидуални упражнения за участниците.

Методи и форми на работа

Занятията се провеждат в режим на интензивно взаимодействие между водещ и студенти.

Повечето от тях са практически уроции консултации, които включват анализ на грешки при съставяне на текстове и при изпълнение на документи, както и редакция на текста на бележка, писмо и други документи.

Цената включва кафе паузи, раздаване, сертификат, дискове с допълнителна информация. инф. и др. Ние съдействаме безплатно за хотелски резервации за чуждестранни участници.

източник:
ПРАКТИКУМ ПО БИЗНЕС КОРЕСПОНДЕНЦИЯ: видове бизнес писма, електронна кореспонденция, структура и състав на текста, форма на представяне, стилове, анализ на типичните грешки в официалното бизнес писане
Семинарът включва анализ на голям брой практически примери, насочени към развитие и усъвършенстване на уменията за бизнес кореспонденция, като учебни пособия се използват реални писма, написани от специалисти в различни области в процеса на професионална дейност.
http://itctraining.timepad.ru/event/23806/

Формиране на умения за бизнес кореспонденция в процеса на преподаване на немски език в технически университет

Характеристики на бизнес кореспонденцията на немски език. Примерно писмо, което отговаря на изискванията на DIN 5008 (DIN – Deutsche Industrienorm – немски индустриален стандарт). Адрес преди фамилното име на получателя. Поставяне на адреса на получателя върху плика.

Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Кратко описание на основните характеристики на бизнес кореспонденцията. Правила за съставяне на имейл. Официална и лична кореспонденция. Типография на електронна поща, основни правила за форматиране на текст. Семантичното значение на местоименията, тиретата и тиретата в документ.

резюме, добавено на 22.11.2014 г

Форматиране на стандартно писмо. Адрес, дата, адрес, край, подпис, прикачен файл. Специални пощенски пратки. Цел на писмото. Текст на писмото. Общи правила. Някои примери за бизнес кореспонденция. Мотивационно писмо към договора.

резюме, добавено на 04/05/2003

Понятие и видове бизнес етикет. Етика и психология на разговорите и преговорите. Бизнес закуска, обяд и вечеря. Характеристики на комуникацията чрез преводач. Мястото на официалната кореспонденция в деловодството. Структура на писмо със заявка за услуга. Видове бизнес кореспонденция.

тест, добавен на 07.10.2013 г

Характеристики и значение на бизнес етикета, неговите основни принципи: точност, такт, уважение, дрескод. Запознаване с международни стандартисъставяне и оформяне на официално писмо: ширина на полетата, граматика, структура на документа.

тест, добавен на 01/09/2011

Етикет и такт делови човек. Създаване на благоприятен психологически климат по време на преговори. Психологическа характеристика на стреса. Правила за делова кореспонденция. Стандартни фрази и изрази в бизнес писма. Стандартни инструкциина офис работа.

резюме, добавено на 11/12/2010

Писмото като основен инструмент за официална и бизнес кореспонденция между различни предприятия (организации, институции). Класификация на буквите по стил и предназначение. Общи препоръки за писане на бизнес писмо. Етикет на официалното общуване.

резюме, добавено на 24.01.2012 г

Характеристики на протоколните техники в бизнес отношенията. Отличителни черти на деня вечерни приеми, коктейли и бюфети. Визитки и правила за използването им. Етикет на официалната кореспонденция. Водене на преговори с помощта на комуникационни средства.

тест, добавен на 03/10/2011

Правила за безопасност в Интернет и Интернет етикет за деца и юноши. Водене на бизнес кореспонденция по имейл. Етика на поведение на потребител на локална компютърна мрежа. Използване на компютъра в учебен процес. Мрежова етика в чат стаите.

курсова работа, добавена на 04.09.2011 г

Официалната кореспонденция като важна част от бизнес етикета. Общи изискваниякъм бизнес писмо. Правила за международна кореспонденция. Задължителни атрибути на бизнес писмо. Типични видове бизнес писма. Вътрешноорганизационна кореспонденция, поздравителни писма.

резюме, добавено на 19.06.2010 г

Теоретичен анализ на етиката на бизнес общуването. Характеристики на елементите на ABC на бизнес етикета: сувенири, отдих, Източна кухня. Правила за делова кореспонденция. Стандартни фрази и изрази в бизнес писма. Писмото е предложение за съвместно сътрудничество.

тест, добавен на 17.06.2010 г

източник:
Формиране на умения за бизнес кореспонденция в процеса на преподаване на немски език в технически университет
Характеристики на бизнес кореспонденцията на немски език. Примерно писмо, което отговаря на изискванията на DIN 5008 (DIN – Deutsche Industrienorm – немски индустриален стандарт). Адрес преди фамилното име на получателя. Поставяне на адреса на получателя върху плика. Бизнес етикет, статия
http://revolution.allbest.ru/ethics/00726106.html

Език на бизнес кореспонденция

• Видове делова кореспонденция, класификация 5 kb.
• Основи на бизнес кореспонденцията 62 kb.
• Писмената форма на комуникация в бизнес комуникацията 14 kb.
• Етика на телефонните разговори, бизнес кореспонденция 19 kb.
• Английски език 3 21 kb.
• Бизнес английски от М. Голдънков - Бъдете внимателни. Хот дог. 55 kb.
• Бизнес руски 30 kb.

Език на бизнес кореспонденция

В областта на науката, деловодството и законотворчеството, в средствата средства за масова информацияа в политиката езикът се използва по различни начини. Всяка от изброените сфери на обществения живот има свой подтип руски книжовен език, като има серия отличителни чертина всички езикови нива – лексикално, морфологично, синтактично и текстово. Тези характеристики образуват речева система, в която всеки елемент е свързан с други. Този подвид на книжовния език се нарича функционален стил.

Тази работа описва документи по административни и общи въпроси, с които се сблъскват почти всички работещи в предприятия и учреждения, независимо от длъжността, както и езикът и стилът на официалната делова документация.

I. Формиране на официално делови стил.

След „Руската правда“ най-старият документ се счита за „Хартата на великия княз Мстислав Владимирович и неговия син Всеволод от 1130 г.“. Първоначалната формула на тази буква е „Se az“. („Ето ме“) оттогава става задължителен елемент (реквизит) на древноруските писма: „Ето, великият княз Всеволод даде на Свети Георги (Юриевския манастир) църковния двор на Терпуг в Ляховичи със земя и с хора, и с коне, и гора, и дъски, и улов на ловати. (от „Сертификати на великия княз Всеволод Мстиславович до Юриевския манастир 1125-1137 г.“). Писмата завършвали със специална формула, която указвала кой е свидетел на сделката и кой е подпечатал писмото с подписа си.

И в „Общите разпоредби“ на колегиите на Петър беше дадена пълна система от стандарти за документация. „Общи формуляри“, т.е. формуляри на документи, предвидени за стандарти за дизайн, стандарти за етикет за обръщение към адресата с посочване на ранг, звание, ранг, единни стандарти за именуване и самоназвание. Речник бизнес езиквсе повече се отдалечава от разговорната, жива реч, прониква в нея голяма сумачужди думи (провинция, акт, тичам, обжалване и др.) и термини.

През 20 век унификацията на документи става необратима. Разработени са нови правила за поддържане на официална документация: през 1918 г. е въведена унифицирана форма на формуляри за бизнес писма. През 20-те години на ХХ век. започна работа по създаването на нови стандарти за бизнес писане, появиха се шаблонни текстове

II. Официален бизнес стил.

Официалният бизнес стил се приписва на сферата на социалните и правни отношения, реализирани в законотворчеството, икономиката, управлението и дипломатическата дейност. Периферията на бизнес стила включва информационна реклама, патентен стил и ежедневна делова реч (изявления, обяснителни бележки, разписки и др.). Организационно-разпоредителна документация (ОРД) е вид делова писмена документация, която най-пълно представя нейната специфика. Заедно с различни видове законодателна реч (лиценз, правила, харта, указ и др.), ORD представлява центърът на деловата писменост, ядрото на официалния бизнес стил.

Документът е текст, който контролира действията на хората и има правно значение. Оттук и повишеното изискване за точност, недопускаща погрешно тълкуване, поставено към текста на документите. Само писмена реч, подготвена и редактирана, може да отговори на това изискване. IN устна речПочти невъзможно е да се постигне такава степен на точност поради липсата на подготовка, спонтанност и променливост. Освен изискването за денотативна точност (денотатът е предмет или явление от заобикалящата ни действителност, с който се съотнася дадена езикова единица), езикът на документите е подчинен и на изискването за комуникативна точност - адекватно отражение на действителността, отразяване на мислите на автора в речеви фрагмент (изречение, текст).

Следователно документите използват клиширани стандартни фрази:

„Споразумението влиза в сила от датата на подписването“.

„В изпълнение на заповед № »

Стандартизирането на езика на бизнес книжата осигурява тази степен на комуникативна прецизност, която придава на документа юридическа сила. Всяка фраза, всяко изречение трябва да има само едно значение и тълкуване. За да постигнете такава степен на точност в текста, трябва да повтаряте едни и същи думи, имена, термини: При авансово плащане Клиентът е длъжен в тридневен срок от датата на плащането да предаде на Изпълнителя заверено от банката копие на платежния документ или да го уведоми с телеграма. Ако Клиентът не спази изискванията на този параграф, Изпълнителят има право след десет дни от датата на подписване на договора да продаде стоките.

Подробности в официален бизнес стилсъчетано с аналитичното изразяване на действия и процеси под формата на отглаголно съществително:

добавям - правя допълнения

инструктирайте - давайте инструкции

не да отговаря, а да носи отговорност

решавам - вземам решения

изяснявам - правя уточнения

плати - направи плащане

Подчертаната логика и неемоционалното представяне със стандартно подреждане на текстов материал върху лист хартия също значително отличават писмената делова реч от устната. Устната реч най-често е емоционално наситена, асиметрична според принципа на текстовата организация. Подчертаната логика на устната реч показва официалността на комуникационната среда. Деловото устно общуване трябва да протича на фона на положителни емоции - доверие, симпатия, добронамереност, уважение.

Информацията в документа се носи не само от текстови фрагменти, но и от всички елементи на текстовия дизайн, които са задължителни - подробности. За всеки тип документ има собствен набор от подробности държавен стандарт- ГОСТ.

Детайлът е задължителен информационен елемент на документ, строго разпределен на определено място във формуляр или лист. Име, дата, регистрационен номер, информация за съставителя и др. постоянно се намират на едно и също място - първите три са най-отгоре, а последният е в долната част на листа след подписите.

Броят на детайлите е различен и зависи от вида и съдържанието на документите. Примерният формуляр установява максималния състав на детайлите и реда на тяхното подреждане. Те включват:

— Държавна емблема на Руската федерация.

— Емблема на организацията и предприятието.

— Изображение на правителствени награди.

— Код на предприятие, учреждение или организация съгласно Общоруския класификатор на предприятията и организациите (ОКПО).

— Код на формата на документа съгласно Общоруския класификатор на управленската документация (OKUD).

— Име на министерството или отдела.

— Име на институцията, организацията или предприятието.

— Име на структурната единица.

— Индекс на пощата, пощенски и телеграфен адрес, телетайп, телефон, номер на факс, номер на банкова сметка.

— Място на съставяне и публикуване.

— Мрежово ограничение на достъпа до документа.

— Заглавие на текста.

— Контролен знак.

— Маркирайте наличието на приложението.

— Бележка за заверка на копия.

— Име и телефон на изпълнителя.

— Бележка за изпълнението на документа и изпращането му във файл.

— Маркировка за прехвърляне на данни към машинен носител.

— Отбележете при приемане.

По този начин висока степен на унификация, стандартизация като водеща характеристика на синтаксиса, висока степен на терминология на речника, логичност, неемоционалност, информационна натовареност на всеки елемент от текста, внимание към детайла са характерни за езика на документите и го отличават от устна спонтанна делова диалогична реч.

III. Изготвяне на официална кореспонденция.

В зависимост от езика и традициите на дадена страна стилът на официалната кореспонденция може да варира, но има общи правила, определени от международната практика и конвенции.

Всеки документ съдържа няколко задължителни позиции:

Титла - указва официалното и почетно звание на адресата (например господин, сър, ваше превъзходителство и др.).

Комплиментът е израз на учтивост, който завършва писмото (напр. С дълбоко уважение, Искрено и т.н.).

Подпис - удостоверява този документ.

Дата - трябва да включва ден, месец, година и място, където е написано писмото. Данните никога не се записват в съкратен вид.

Адрес – пълното име, титлата и адресът се поставят в горната или долната част на първата страница.

Също така, когато подготвяте официална и бизнес кореспонденция, трябва да се придържате към някои общоприети правила:

1. Служебните писма се изписват на празен формуляр или лист само от лицевата му страна.

2. Не е обичайно да пишете дълги писма, но ако писмото е повече от една страница, тогава в края на страницата трябва да поставите „продължение“.

3. Всяка страница, с изключение на първата, се номерира с арабски цифри.

4. Буквите се пишат на пишеща машина или компютър, ширината на полето отляво е минимум 2 см, разстоянието е 2 или 1,5.

5. В текста не се допускат заличавания и корекции.

6. Писмото е сгънато с текста вътре. Препоръчително е да не сгъвате най-важните бизнес писма, а да ги изпращате в големи дебели пликове.

7. Ако изпратите поздравителна картичка, трябва да се помни, че е обичайно да се поставя само един подпис официални поздравления. Личната карта трябва да съдържа поне няколко реда.

Официална кореспонденция от различни видове, която се изпраща от името на една организация, институция на друга организация, институция, въпреки че може да бъде адресирана до един официалени подписан от едно длъжностно лице, представлява делова кореспонденция.

Бизнес писмото е специален вид документ, по-малко строго регламентиран от договор или резолюция, но имащ правно значение. Бизнес кореспонденцията се регистрира и съхранява в двете организации като изходяща и входяща документация.

Съвременните форми на кореспонденция, които са приети в международната комуникация, се развиват преди около 150 години в Англия.

Трябва да се помни, че в чужбина се обръща повече внимание на формалните аспекти на кореспонденцията, отколкото тук.

Обичайно е да се напише писмо на бланката на организацията, което вече съдържа подробности за изпращащата институция или компания. Външен видформата е вид визитка, така че трябва да се вземе много сериозно.

Всяко писмо започва с адреса на плика. По целия свят първо пишат „на кого” и после „къде”.

Адресът на получателя се изписва два пъти: върху плика в долния десен ъгъл и в горния ляв ъгъл на писмото.

След това се изписва фамилията на адресата с инициали: първо се изписват инициалите, след това фамилията. Учтивостта изисква добавяне на инициалите към едно от съкращенията „г-н“, „г-жа“ или „G-dam“ („господа“).

В страните от арабския изток са изброени дълга поредица от имена на предци - Ахмед ибн (син) Мухамед ибн Хасан ибн Хюсеин или Фатима бинт (дъщеря) Хасан и др.

В повечето страни е прието първо да се изписва собственото име, а след това фамилията. Има обаче и изключения. В Китай например първо е фамилията, а след това собственото име - Дън Сяопин.

Получателят може да има титла или ранг – граф, доктор, магистър и др. В този случай, вместо да се обръщате към „г-н“, можете да посочите неговата титла и ранг. Писането и изричането на „г-н + титла или ранг + фамилия“ е прието само в Германия.

Думите "г-н" и "госпожо" винаги се съкращават на "г-н" и "г-жа". Те никога не се използват самостоятелно, без фамилно име. За предпочитане е званията и титлите като генерал, полковник, професор или президент да се изписват изцяло, особено върху плика на писмото.

В Англия учтивото обръщение "Esquire", съкратено като "Esk." („Esquier - Esq.“). Обръщението "Esquire" никога не се използва заедно с думата "Mr."

В САЩ омъжените жени пишат името и фамилията на съпруга си. Писмата до неомъжени дами винаги трябва да включват тяхното име.

Ако искате да изпратите писмо лично до кореспондента, тогава след фамилията трябва да поставите „лично“ („Лично“ - Англия, „Лично“ - САЩ, „Поверително“ - Англия, САЩ).

След това напишете името на фирмата, в която работи адресатът, след това пощенския адрес: номер на къща, име на улица. Адресът съдържа името на града, щата, окръга, кантона и др. (имена на английски графства и имена на щати със съкращения можете да намерите тук), пощенски код и държава.

Когато изпращате малки брошури или брошури в плик, пишете „Отпечатано“

От дясната страна и точно под данните на изпращащата компания е посочена датата на заминаване, като се посочва месецът с букви (например 14 юни 1997 г.). Съкращенията, приети от нас на 14 юни 1997 г., не се използват в международната практика. В САЩ е прието първо да се посочва месецът и след това датата.

Самото писмо започва с точно повторение в горния ляв ъгъл на адреса, изписан върху плика.

По-долу, без абзац, от лявата страна напишете учтиво обръщение (например „Уважаеми господин (или госпожо)“ или „Господа“, „Уважаеми господа“ и т.н.). След уводната дума се поставя запетая, а не удивителен знак.

В следващия ред трябва да посочите темата на писмото. За да направите това, просто поставете Re („Справка“), руският еквивалент е „Относно“.

Писмото обикновено завършва с комплимент. Ако писмото е официално, тогава обикновено се използва комплиментът „Много искрено ваш“. В други случаи се използва комплиментът „Искрено Ваш“. Можете да се ограничите добри пожелания„Най-добри пожелания“, „Моля, приемете моите най-добри пожелания“ и т.н.

Комплиментът е придружен от подпис, посочващ вашето фамилно име и длъжност. В повечето страни подписът се поставя от дясната страна на листа, под крайната формула за учтивост. Ако последният комплимент е разположен от лявата страна (напр. в Германия), тогава подписът се поставя от лявата страна, също под крайната формула за учтивост. Фамилията се набира на пишеща машина или компютър под саморъчен подпис.

Ако след написването на писмо е необходимо спешно да докладвате събития, настъпили по-късно, тогава в края на писмото P.S. и се добавя необходимата информация, в края на послеписа се поставя подпис.

Ако към писмото има приложени материали или документи, те обикновено се изброяват в долната лява част на писмото на отделен ред след думата „Приложение“.

В букви умен човекотразява характера на тези, към които са адресирани.

[Лихтенберг Георг Кристоф]

Напишете вида писма, които бихте искали да получавате.

[Древен афоризъм]

Писмото е силен аргумент в света на бизнеса.

[Бехтерева Виктория]

1. Защо има единни корпоративни стандарти в бизнес кореспонденцията?

Електронната кореспонденция е задължителен атрибут бизнес комуникациивсяка компания. На практика няма компании, които да не използват имейл. Но си задайте следните въпроси:

• Случвало ли ви се е, когато изпращате имейл на колега, да ви се струва, че изпращате писмо в черна дупка и той може просто да не ви отговори?
• Когато служителите се обаждат един на друг и се молят спешно да прочетат имейл и това се случва цял ден
• Когато абсолютно не можеш да разбереш какво точно искат от теб електронна поща
• Когато се обсъждат сложни и трудни въпроси в електронна пощаудавяне в море от информация, подробности и проблемът никога не е решен

Ако тези въпроси са от значение за вас, тогава можете да печелите много време всеки ден, като прилагате единни правила за електронна кореспонденция. В тази статия ще говорим за етикета на бизнес кореспонденцията.

2. Седем основни правила на етиката на бизнес кореспонденцията

Нека условно разделим правилата на бизнес кореспонденцията относно етичните правилаИ правила за комуникация и обмен на информация.

Правилата за комуникация се управляват от правилата за обмен на информация в рамките на бизнес процеси и проекти. Ще им посветим отделна статия. Етичните правила оформят стила на вътрешни отношения между служителите на компанията и неизбежно влияят върху формирането на имиджа на вашата компания сред партньорите. Например, наскоро получих писмо от един от нашите партньори, което започваше с думите „Добър ден, Бехтерев“. Мислите ли, че сътрудничеството ни се получи?

За да не „загубите лицето“ на компанията при водене на бизнес кореспонденция, е необходимо да следвате „златните правила“ на етиката на бизнес кореспонденцията:

1. Винаги започваме писмо с призив
2. Темата на писмото трябва да бъде
3. Преди да изпратите, трябва да проверите правописните, пунктуационните и говорните грешки.
4. Писмото трябва да е структурирано (БЕЗ вода!)
5. Писмото трябва да съдържа правилна формулировка
6. Ако изпращаме прикачени файлове в писмо, не забравяйте да напишете, че има прикачени файлове (този ход ще помогне да се избегнат ситуации, когато изпратите писмо и файлът не е прикачен; получателят, след като е прочел писмото и не е намерил прикачения документ , може бързо да Ви отговори и да Ви напише, че липсват приложените документи, които сте посочили в писмото).
7. Ние никога не изтриваме кореспонденция. Една от най-важните точки. Историята на съобщенията никога не трябва да се изтрива, тъй като писмото е документ. Ако е необходимо, винаги трябва да можете да повишите историята на кореспонденцията си. Радислав Гандапас например дори е поставил в подписа си молба да не се изтрива историята на кореспонденцията.

3. Видове букви

Има много различни класификации, ние предлагаме да разграничим буквите според тяхната структура на дизайна:

1. Писмо за комуникация (писмо за отказ, писмо за иск, писмо за признание, писмо за обосновка и др.)
2. Писмо за съгласие

Писмено общуване

В този тип писма включваме всички видове писма, които служителят използва в хода на професионалната си дейност.

Структура на писмото

Писмото не трябва да бъде оформено в един текст. Тя трябва да бъде ясно структурирана и добре проектирана, така че получателят да не изпуска от поглед важна информация. Структурата на писмото се състои от ясни компоненти:

Тема на писмото

Темата на писмото трябва да съдържа конкретното действие, което очаквате от респондента: „договаряне на споразумение“, „предлагане на въпроси за разглеждане“, „изпращане на доклад“ и т.н.

Ако изпращате документи, редът за тема трябва да съдържа ясно изложение на документите, съдържащи се в прикачения файл към писмото.

Защо е важно да форматирате правилно темата на вашия имейл?

Много е лесно да намерите необходимото писмо в ежедневния поток от информация въз основа на темата на писмото. Нито една буква няма да бъде загубена.

Забележка: ако изпращате писмо в рамките на компания, тогава темата на писмото се форматира според даден стандарт, ако изпращате писмо извън компанията, тогава е препоръчително да форматирате темата според шаблона: Име на фирмата: цел на писмото.

Колкото по-конструктивно в тялото на писмото, толкова по-добре! Едно от ключовите умения за писане на бизнес, които трябва да развиете в служителите си, е способността да формулирате ясно и кратко мислите си.

P.S. Ако, когато съставяме писмо, споменаваме факт от писмото на събеседника, той трябва да бъде цитиран, разделен по цвят или шрифт.

Корпоративен подпис

Шаблонът за фирмен подпис трябва да бъде еднакъв за всички служители на компанията.

Подписът трябва да включва всички основни данни за адресата, така че ако е необходимо, получателят на писмото да може лесно да се свърже с вас.

На Ваше разположение,

Пълно име, длъжност.

P.S. Ако искаме топли отношения с партньор/клиент, тогава си струва да издадем личен подпис. Всеки човек се радва да получи писмо с лично отношение, дори и в официална кореспонденция.

Личният подпис винаги се отнася до текста на писмото. Пример: Приятен ден/ Благодаря ви / За мен беше удоволствие да говоря с вас днес / Благодаря ви, че отделихте време по толкова важен въпрос / Здравейте семейство и деца и т.н.

Да копирам

Попълваме полетата „До“ и „Копия“ последно, за да не изпратим случайно писмо, когато все още не е готово.

Каква е разликата между полетата To и Cc?

В полето „До“ вмъкваме адреса на лицето, от което трябва да извършим някакво действие.

В полето „Копие“ въвеждаме адреса на лицето, което би било полезно да прочете съдържанието на писмото.

P.S. Нашият опит е доказал, че полето Cc е много полезно. Ако преговаряме с обикновен служител, обсъждаме важни въпроси, но не получаваме отговори по същество и в рамките на установения срок, тогава си струва да вмъкнете копие от писмото от директора или висшия ръководител и кореспонденцията веднага ще започне по конструктивен начин.

За съжаление, в много компании нивото на корпоративна култура не е на необходимото ниво, в резултат на което възникват ситуации, когато за да може служителят да върши добре работата си, е необходим строг контрол от страна на мениджърския екип.

Outlook също има функция като „Bcc“ - важен инструмент, който ви позволява да информирате заинтересованите страни за писмото, но в същото време да не обърквате получателя, че писмото не е адресирано само до него!

Писмо за съгласие

Важен вид писмо, което ви позволява да обобщите срещата, да формулирате писмени споразумения, да посочите времето за приключване и да изясните: правилно ли са разбрали и двете страни какво трябва да направят?

Полезно е такива писма да се изготвят след срещи, преговори и срещи, за да има писмени споразумения и обща визия за тяхното изпълнение.

Структура на писмото:

1. Поздрави, обръщения и благодарност към участниците в дискусията.
2. Повтаряне на целта на срещата, на която бяха сформирани споразумения.
3. Списък на всички обсъждани въпроси, във връзка с взетите решения по тях и назначаване на отговорник за изпълнението.
4. Записване на идеи, които не изискват спешно изпълнение, за историята.
5. Въпрос към адресатите: Всичко ли е взето предвид? Някакви коментари или допълнения?

Например:

Форматиране на писмо

Шрифт

Шрифтът на писмото трябва да бъде еднакъв; ключовите точки и заглавията могат да бъдат подчертани с курсив, но е задължително да се придържате към един стил на дизайн.

P.S. Винаги трябва да се помни, че написаните думи с главни букви, се възприемат като повишаване на тонуса. Те трябва да се избягват.

Параграф

Препоръчително е да формулирате всяка отделна мисъл в отделен абзац, за да улесните разбирането на текста.

Вдлъбнатини

Параграфите не трябва да се сливат един с друг. За да бъде писмото по-четливо, отстъпите трябва да са след поздрава, преди всеки параграф и преди подписа:

За да направите писмото визуално по-привлекателно, по-добре е да форматирате връзките в тялото на писмото като хипервръзки:

Стил на писане

Каним ви на майсторски клас на Сергей Бехтерев.

Спечелете поне 1 час свободно време дневно с това обучение!

На майсторския клас ще научите:
✓ Как да управлявате задачите, така че всички задачи да бъдат изпълнени на 100% и навреме
✓ Как ефективно да подготвяме и провеждаме срещи
✓ Как да организираме продуктивната работа на служителите в един офис

Ежедневно държавните служители отговарят на много постъпили молби от граждани. Писането на официални писма не е лесно; Как да се научите да правите това компетентно, бързо, като използвате достъпни и ясен език? MSUU на правителството на Москва знае рецептата и от две години учи столични служители на основите на бизнес кореспонденцията. През 2015 г. една от популярните програми за напреднало обучение претърпя промени. Тя стана по-добра и по-интересна.

Въоръжени с лаптопи и учебни помагала, държавните служители усърдно изпълняват задачите. Те се учат да анализират молби от граждани, да структурират писмен отговор, да опростяват сложни граматически структури, да формулират положителни твърдения и дори правилно да четат неоснователни оплаквания.

„Да се ​​даде адекватно обратна връзка, анализирайте жалбата и отделете емоциите от фактите, учат обучителите на MSUU на правителството на Москва. – Емоциите пречат на разбирането на същността на искането. Подчертайте фактите, които са предизвикали недоволството на лицето и неговите конкретни искания.

Въведение, кратък отговор, положително заключение. Структурата на отговора на неоснователна жалба е проста и различна от другите официални писма. Трябва да е кратко, неутрално, без да изразява благодарност за обжалването. Заключението обаче трябва да е кратко и винаги положително. Важно е да се отбележи, че ситуацията е в съответствие със закона или е следствие от положителни промени. Струва си да цитирате резултатите от дейността на правителството на Москва, да правите връзки към разпоредби и източници на уебсайтовете на отдели, префектури и администрации. Можете дори да поканите автора на писмото да участва в проекти и да помогне за подобряване на ситуацията, от която той е недоволен.

"Анализирайте писмото." За какво?

На длъжностните лица винаги се препоръчва да използват единен алгоритъм от действия: анализирайте получателя и определете целта на неговата заявка, изградете структурата на писмото, форматирайте го (стил, език), проверете го преди изпращане.
Какви са човешките изисквания? Какви са неговите интереси? Какво трябва да съдържа отговорът, който очаква? Какво мислите, че ще бъде убедително за него - конкретни числа и факти или разширена информация, описваща действията на правителството? Като направите правилния анализ, можете бързо да определите какъв отговор да дадете. Това определя дали вашата цел – да удовлетворите заявката на получателя – ще бъде постигната.

Правило 4P

Можете да се научите да пишете отговори бързо, ако използвате правилото 4P: „Резюме. Решение. Обяснение. Препоръки". Структурата на писмото трябва да включва:

кратко описание на проблема, към който лицето се обръща;

конкретно решение на изпълнителната власт;

кратко обяснение защо решението е такова, каквото е, с препратки към разпоредби, закони и наредби;

последният акорд на идеалното писмо е препоръки към получателя (заключения, предложения) какво и кога трябва да направи; посочете телефони за връзка, адреси и работно време на институциите.

Как да опростим текста?

„Винаги препоръчваме да се поставите на мястото на получателя“, казва зам.-началникът на отдел „Обучение на държавни и общински служители“. Наталия Гризунова. – Тогава ще стане ясно дали текстът се чете лесно. Ако едно изречение има повече от 20-25 думи, по-добре е да го разделите на две или повече прости изречения. Трябва да избягвате сложни формулировки и неясни съкращения. Трябва да се стремим да предадем важна информация на адресата на достъпен език.“

18-часовото обучение се провежда в обучителен формат. Анализът на типичните грешки при изготвянето на официални отговори се базира на примери от практиката на длъжностните лица. Обсъдено подробно трудни случаиправопис и пунктуация.
За да могат слушателите да разберат по-добре учебен материал, беше решено тази година да се намали числеността на групата. Преди бяха 40 души, сега са 20 и не работят по четирима, а по двойки. Това помага за по-ефективната работа с практическите упражнения. IN курс на обучениеИма още случаи - примери за официални писма, в които е необходимо да се коригират грешки или да се подобри текстът.

В условия модерен святбизнес контактите често започват с бизнес кореспонденция - писмена форма на бизнес взаимодействие, която включва всякакъв вид кореспонденция (писмо, съобщение и др.), изпратена от всяко длъжностно лице от негово име и по силата на длъжността му.

Важен аспект е спазването на определени стандарти на етикета. В противен случай установените връзки могат да бъдат прекъснати и клиент или бизнес партньор може да бъде загубен. Добре оформената бизнес кореспонденция допринася за най-благоприятното впечатление за Вас или фирмата.

Овладяването на магията на буквите е важно за всеки човек. Например при търсене на нова работа: съставяне и изпращане на автобиография, тестови задачи, мотивационни писма, допълнителна информация за себе си, уговаряне на час за среща.

Интересното е, че съществуващите днес правила за бизнес кореспонденция са разработени преди около 150 години в Англия.

Видове бизнес писма

За да решите как да съставите писмо, трябва да знаете разликите между неговите видове. Това ще ви помогне да решите темата на съобщението и правилния му дизайн. Това ще ви помогне да не изглеждате глупави в очите на важен противник.

Според проектната структура има:

• Писма за комуникация

Това включва писма за отказ, искове, извинения и самопризнания. Всичко, което един служител използва в хода на професионалната си дейност.

• Споразуметелни писма

Важен вид писане. Благодарение на нея се обобщават резултатите от срещата, формират се споразумения, определя се времето за изпълнение на задачите и двете страни се убеждават в правилното разбиране на договора.

Правила за бизнес писма

Начинът, по който блогърите си позволяват да се изразяват, не е ваш избор. Няма извинение за грешки и печатни грешки. Не можете да се утешите с трудностите при изучаването на език от детството. Трябва да бъдете възможно най-взискателни към себе си. В противен случай това рисува неблагоприятна картина на вашата личност и образование.

Особеността на бизнес кореспонденцията е, че грешките в правописа на професионални думи се считат за показател за некомпетентност на дадено лице в избраната област.

Основни правила:

1. Спрете да използвате думи точно определениекоито не познаваш. В краен случай проверете значенията им в речниците.
2. Избягвайте използването на специфична терминология. Някои думи може да са непознати за събеседника и да бъдат изтълкувани погрешно от него. Етикетът на бизнес кореспонденцията предполага в такива случаи да се даде обяснение на термини и съкращения.
3. Пишете с кратки изречения. Дължината и цветността на конструкциите са подходящи при писане на роман, а не по време на бизнес преговори.
4. Първо въведете съобщението не в тялото на писмото, а в документ на вашия компютър или онлайн редактор. Положителен аспект е автоматичната проверка на правописа и пунктуацията на текста. Това също така предотвратява случайното изпращане на писмото до получателя преждевременно или загуба поради затваряне на браузъра или загуба на интернет. Работя в Майкрософт Уърд, използвайте автоматично запазване на материал на определени интервали.
5. Трябва да избягвате да пишете съобщение на телефона или таблета си. Съществува риск от неподходяща автокорекция.
6. Преди изпращане проверете за грешки и последователността на текста. Препоръчително е да проверите въведения текст отново след час, като временно преминете към други неща и забравите да го напишете. Това ще ви помогне да погледнете текста от различна гледна точка, виждайки всички неточности.

Форматиране на бизнес писмо

Необходимо Специално вниманиедо детайли при подготовка и поддържане на кореспонденция. Той също така показва уважение към вашия опонент и ви позволява да спестите време, което може да бъде изразходвано за преработване на материала.

Не трябва да се пренебрегват следните аспекти:

• Правилно попълване на темата на писмото

Ако това е първото съобщение, заглавието може да е ярко. Но ако вече има комуникация с опонента, темата на писмото трябва да бъде посочена кратко и стегнато. Това са основите на комуникацията. Те ви помагат да намерите съобщението след известно време, така че препрочитането да е лесно както за подателя, така и за получателя.

• Цитат

Съобщението, което изпращате, може да съдържа въпроси, на които трябва да отговорите. Има смисъл да им се отговори, цитирайки всеки поотделно. Когато изпращате писмо с няколко препращания, струва си да използвате номериране и да разделите текста на параграфи. Така за събеседника ще стане ясно на какъв въпрос отговаряте.

Прекомерните вериги на цитати създават усещане за хаос в комуникациите. Въпреки това, ако има нужда да се върнете към предишни съобщения или да напомните на събеседника за нещо, струва си да го направите. По-специално, когато става въпрос за бюджет, пакет от услуги и време.

• Вземете предвид цялата получена информация

Когато съставяте писмо, трябва да коментирате накратко всички документи, приложени от вас или вашия събеседник. Така получателят веднага ще разбере какво съдържание на файловете го очаква.

• Вашият собствен подпис е аналогия на визитна картичка

Бизнес кореспонденцията изисква подпис. Може да се направи автоматично, тогава ще присъства във всяко изпратено писмо. Как да създадете информативен подпис? Използвайте вашето име и фамилия, текуща позиция, работни контакти и фирмено лого.

Например: „С уважение, Иван Иванов, вашият ръководител на проекта, телефонен номер или други месинджъри.“ Или „С най-добри пожелания, Иван Иванов...“.

Подписът може също да бъде закачлив и креативен, показващ специална връзка с компанията или каузата. Например, служители на мрежа от книжарска индустрия могат да използват фразата „В момента чета...“, когато вмъкват име на текущи нови продукти. Но е по-добре да съгласувате такива неща с началниците си.

• Пощенски адрес

Правилата за бизнес кореспонденция изискват показване на пощенски адрес. Би било по-добре, ако беше чисто работник. Името на компанията, длъжността, собственото или фамилното име могат да бъдат показани там, но не и годината на раждане или закачливи псевдоними/думи. По-добре е да мислите за правилното име на адреса в продължение на много години, ако планирате да го напуснете, дори ако промените дейности или позиции.

• Шрифт и разстояние

В документацията най-често използваният шрифт е Times New Roman, размер 12 за таблици или 14 за текст. 1,5-2 интервала. Това са неизказаните основи.

Бизнес стил на общуване

Бизнес кореспонденцията включва деликатен акт на балансиране. Приятелското общуване тук е неподходящо, но и подчертано грубото общуване не е подходящо.

Характеристики на комуникацията:

• Тежест на дизайна

Умалителни думи, жаргонни изразище бъде неподходящо.

• Използване на емотикони

Използвайте емотиконите внимателно или ги избягвайте. Първият контакт не позволява тяхното присъствие по принцип. В бъдеще може да има скоби, но само положителни, в умерени количества. Любезността и хуморът са неприемливи в този стил на общуване. Тази форма е неприемлива, ако сте подчинени на събеседника си.

• Поздрави по име и бащино име

Правилата за водене на бизнес кореспонденция предполагат уважително отношение към събеседника, внимание и интерес към неговата личност. Това повишава интереса на опонента към вас и увеличава шанса за неговата снизходителност. Желателно е предварително да знаете името на лицето, към което се обръщате, както и неговите предпочитания за адрес.

• Отговор до два дни

Правилно е да изпратите отговор на съобщението в рамките на няколко работни дни. В противен случай се счита за неуважение. Ако писмото е изпратено преди уикенда или ваканцията, не е нужно да му отговаряте, ако не е спешно. В противен случай трябва да предупредите събеседника си за временното отсъствие на вашия отговор или за кратко да се отпишете за съдържанието на писмото.

• Липса на натрапчивост

Постоянното питане за нещо, искане на потвърждение няма да ви покаже в най-добра светлина. Ако се изисква потвърждение от събеседника, можете да му напомните за необходимостта да отговори след три дни. Ако въпросът е спешен, по-добре е да го споменете първоначално в първото си съобщение.

• Огледално правило

Етикетът в бизнес кореспонденцията често ви позволява да се обръщате към опонента си по начина, по който той го прави. Това увеличава възможността за взаимно разбиране и общуване на едно ниво. Проследявайте какви термини, стил на комуникация и обръщение използва вашият събеседник.

• Весели празници

Ако комуникацията се осъществява около или по време на официални празници, струва си да поздравите събеседника. Това са правилата на бизнес кореспонденцията. Също така е полезно да знаете кога е рожденият ден на опонента ви.

• Благодарност

Елементарна учтивост биха били думите на благодарност в отговор на поздравление, покана или обяснение.

Като вземете предвид всички горепосочени характеристики, няма да е трудно да установите контакт с вашия събеседник и да формирате благоприятно мнение за себе си.

Значението на правилата за бизнес писане

Всъщност всяко изпратено писмо е визитна картичка, отражение на избраната от нас бизнес позиция. Така че тя изглежда прилична, вдъхва уважение и доверие, а преговорите са придружени от комфорт и ефективност при решаването на проблеми, познаването на правилата на добрите нрави и тяхното постоянно спазване е непоклатима гаранция за успех.

По отношение на всяка кореспонденция, в Интернет или в писма, се прилагат същите строги стандарти, както при комуникация по телефона или лични преговори. Принципите, на които се изгражда взаимодействието:

• взаимно уважение между опонентите към личността и деловата позиция на другия;
• внимание към бизнес интересите на опонента;
• запазване на конфиденциалност;
• точност при решаване на важни задачи.

Бизнес кореспонденцията е необходима, защото:

• при изпращане на писмо няма отговор, дори и да се подразбира;
• писмата се губят в потока от ненужна информация и служителите постоянно се обаждат един на друг с молба да проверят пощата си;
• след прочитане на имейла е напълно неясно какво е необходимо от вас;
• Поради изобилието от подробности и хаоса от информация в съобщенията, мислите се объркват и сложен проблем никога не се разрешава.

Можете да спестите много свободно време, ако прилагате общи правила за водене на бизнес кореспонденция. Това ще помогне да се избегнат горните проблеми.

Вероятно всеки поне веднъж се е сблъсквал с необходимостта да напише бизнес писмо. При съставянето му неволно стигаш до извода, че не е никак лесно. Има много правила и разпоредби за писане на бизнес писма, които трябва да знаете. Статията описва подробно процеса на изготвяне на документ, предоставя образци на бизнес писма и обсъжда техните видове и дизайн.

форма

Готовите формуляри ще добавят солидност и ще покажат надеждността на компанията. Те съдържат необходимата информация за организацията, като например:

• Име.
• Адрес.
• Телефони за връзка.
• уебсайт.
• Електронна поща.
• Лого.
• Други данни за контакт.

Няма строги правила по отношение на формулярите. Следователно всяка организация самостоятелно решава каква информация да включи в тях.

Как да пишем правилно бизнес писма? Подготовка

Бизнес писмата се пишат и оформят по определен начин, подчинен на присъщите им правила и изисквания. В зависимост от целта, авторът обмисля съдържанието в детайли, за да получи резултата, който изчислява. Той трябва ясно да разбере каква информация адресатът вече знае за предмета на писмото, на какво да се основава и какво ще бъде ново в него. Аргументите зависят от това каква цел преследва авторът. Процесът на изготвяне на бизнес писмо може да бъде разделен на следните етапи:

• Проучване на проблема.
• Писане на чернова на писмо.
• Неговото одобрение.
• Подписване.
• Регистрация.
• Изпращане до получателя.

Структура на бизнес писма

Когато съставяте писмо, е необходимо да го наситете с информация, тоест да поставите цялата необходима информация там. Тя може да бъде проста или сложна. В обикновеното писмо съдържанието ясно и кратко предава информация, която обикновено не изисква отговор от получателя. Сложният може да се състои от няколко раздела, точки и параграфи. Всеки параграф представя един аспект на информацията. Тези типове образци на бизнес писма обикновено се състоят от уводна част, основна част и заключителна част.

По-долу е даден пример за писане на бизнес писмо - неговата уводна част.

Основната част описва ситуации и събития, дава техния анализ и доказателства. Именно в тази част те убеждават, че трябва да действат по един или друг начин, да доказват как стоят нещата и да информират за необходимостта от участие във всяко събитие, като дават различни аргументи.

Заключението съдържа заключения, които се правят под формата на предложения, искания, напомняния, откази и др.

Пример за писане на бизнес писмо - последната му част - е представен по-долу. Това обобщава изискването, посочено в основното.

Цялата предоставена информация трябва да бъде оптимално последователна и разбираема.

Всяка буква започва с центриран адрес. Тази малка част е изключително важна. Когато го избира, авторът трябва да вземе предвид:

• Позиция на адресата.
• Естеството на връзката.
• Формалност.
• Етикет.

В края на писмото трябва да има учтива форма. Например: „...изразявам надежда за по-нататъшно сътрудничество (благодаря за поканата)...“ Тези фрази са последвани от подписа на автора.

стил

Всички писма трябва да бъдат написани в официален бизнес стил, което означава използването на официален език бизнес отношения. Характеристиките на такъв език се формират при следните обстоятелства:

• Основните участници в бизнес отношенията са юридически лица, от името на чиито ръководители и длъжностни лица се пишат писма.
• Отношенията в организациите са строго регламентирани.
• Предмет на комуникация е дейността на фирмата.
• Управленските документи обикновено имат определен адресат.
• Често в хода на дейността на една организация възникват идентични ситуации.

В тази връзка информацията, съдържаща се в бизнес писмо, трябва да бъде:

• Официален, безличен, подчертаващ дистанцията между участниците в комуникацията.
• Адресиран, предназначен за определен адресат.
• Актуално към момента на писане.
• Надежден и безпристрастен.
• Причинено да подтикне получателя да извърши някакво действие.
• Завършен за вземане на решения.

Изисквания

Бизнес писмото трябва да отговаря на следните изисквания:

• Речта е стандартизирана на всички нива – лексикално, морфологично и синтактично. Съдържа много фрази, термини и формули.
• Тонът на писане е неутрален, сдържан и строг, без използването на емоционален и експресивен език.
• Точност и яснота на текста, без логически грешки, яснота и обмисленост на формулировката.
• Лаконичност и краткост – без използване на изрази, носещи допълнителен смисъл.
• Използването на езикови формули, формирани в резултат на повтарящи се ситуации.
• Използването на термини, тоест думи или фрази, които имат специални концепции.
• Използването на съкращения, които могат да бъдат лексикални (т.е. сложни съкратени думи, образувани чрез премахване на букви от части от думи: LLC, GOST и т.н.) и графични (т.е. обозначения на думи в съкратена форма: grn, zh-d и т.н.).
• Използването на конструкции в родителен и инструментален падеж.
• Фрази с отглаголни съществителни („осигурете подкрепа“ вместо „подкрепа“).
• Използване на прости общи изречения.

Примерите за бизнес писма по-долу са показани в пълна версия(с основната част). Информацията отговаря на всички изисквания на официалния бизнес стил.

Видове бизнес писма

Най-добре е да напишете бизнес писмо по конкретен въпрос. Ако е необходимо да се решат няколко проблема наведнъж, се препоръчва да се съставят няколко различни варианта.

Бизнес писмата могат да имат следното съдържание:

• Придружаващ. Такива писма обикновено са необходими, за да ви информират къде да изпратите документи.
  (Как да напиша бизнес писмо? Примерно мотивационно писмо ще помогне на тези, които трябва да напишат този тип документ.)

• Гарантирано. Те са написани, за да потвърдят всякакви обещания или условия. Например може да се гарантира плащане за работа, наем, срокове за доставка и т.н.
• Благодаря. Те започнаха да се използват особено често напоследък. Такива писма показват добър партньорски тон. Те могат да бъдат издадени на обикновена бланка или на цветна хартия с красив печат.
  (Как да напиша бизнес писмо? Примерно благодарствено писмо се съставя в свободна форма в зависимост от задачите, които решава. В в такъв случайписмо в кратка формаизразява своята същност. Такава проба, направена върху цветна хартия с орнамент, може да виси на стената в помещенията на компанията на почетно място.)

• Информационен.
• Поучително.
• Честито.
• реклама.

Има и букви:

• Предложения за сътрудничество. Доста често срещани в последно време, изпратени до организации, често са с рекламен характер, например като тази проба. Доста е трудно да пишете търговски писма, трябва да вземете предвид много нюанси, за да привлечете внимание и още повече да се заинтересувате. Но ако го съставите според примера по-долу, той има всички шансове за успех.

• Покани. Те се изпращат, като ги канят да участват в различни събития. Обикновено са адресирани до мениджър или служител, но могат да бъдат адресирани и до цял екип.
• Заявки.
• Забележки.
• Заявки и много други.

Как да напиша отговор на писмо. Пример

Отговорът трябва да започне с повтаряне на искането, посочено в първото писмо. След това се дават резултатите от разглеждането му и се изразява одобрение или причина за отказ. Писмото с бизнес отговор може да съдържа алтернативно решение на очакваната информация. Обикновено отговаря на следните принципи:

• Наличие на връзка към първото писмо и неговото съдържание.
• Идентични езикови средства.
• Сравними аспекти на обхвата и съдържанието.
• Спазване на определена последователност.

Декор

В допълнение към използването на корпоративни бланки за бизнес писма, е необходимо да се вземат предвид и други тънкости при проектирането им. Това са подробности, правила за съкращения, писане на адреси, заглавия, дължина на текста, ширини на полета и др.

Примери за бизнес писмо ви помагат да го съставите, като вземете предвид всички тънкости и нюанси. Те се използват както от начинаещи офис служители, така и от опитни служители. Благодарение на образците те се научават как да пишат правилно букви и спестяват много време.