இதில் நாம் விவாதிக்கும் கடிதம் நிச்சயமாக வேலை, ஒரு நிறுவனத்தில் தகவல்களை அனுப்புவதற்கான ஒரு வழிமுறையாகும். சுருக்கமாக, இந்த அத்தியாயம் வெளிப்படுத்துகிறது பொதுவான கருத்து"வணிக கடிதப் பரிமாற்றம்" அல்லது "அதிகாரப்பூர்வ கடிதப் பரிமாற்றம்" என்ற சொல்.
அதிகாரப்பூர்வ கடிதம் பல்வேறு வகையான, ஒரு அமைப்பு, மற்றொரு அமைப்பின் நிறுவனம், நிறுவனம் ஆகியவற்றின் சார்பாக அனுப்பப்படும், இது ஒரு அதிகாரிக்கு அனுப்பப்பட்டாலும், ஒரு அதிகாரி கையொப்பமிட்டாலும், வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்தைக் குறிக்கிறது.
வணிக கடிதத்தில் ஒரு அறிக்கை, அறிக்கை, சான்றிதழ், சுருக்கம், அதிகாரப்பூர்வ அல்லது அடங்கும் கவர் கடிதம்முதலியன அவற்றின் வகைகள்:
· கோரிக்கை கடிதம்
· நினைவூட்டல் கடிதம்
· கோரிக்கை
· அறிவிப்பு
· தந்தி
· தொலைபேசி செய்தி
நிறுவனங்கள் மற்றும் நிறுவனங்களின் செயல்பாடுகளில் பல்வேறு செயல்முறைகளின் தகவல் பரிமாற்றம் மற்றும் செயல்பாட்டு மேலாண்மைக்கான வழிமுறைகளில் வணிக கடிதம் ஒன்றாகும்.
எழுதப்பட்ட அனைத்து பன்முகத்தன்மையுடன் வணிக தொடர்புஅதன் துவக்குபவர் தீர்மானிக்கிறார் வழக்கமான பணிகள். பல வருட பயிற்சி வணிக கடிதஉத்தியோகபூர்வ செய்தியின் நோக்கங்கள், காரணங்கள் மற்றும் இலக்குகளை தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் வெளிப்படுத்துவதற்கு மொழி மாதிரிகள் உருவாக்கப்பட்டன.
அவற்றின் செயல்பாட்டு தாக்கத்தின் படி கடிதங்களின் வகைகள் மற்றும் பிரிவு அட்டவணை 1 இல் வழங்கப்பட்டுள்ளன.
அட்டவணை 1. அதன் செயல்பாட்டின் மூலம் கடித விநியோகம்
|
வணிக கடித செயல்பாடு |
வணிக கடித வகை |
|
தெரிவிக்கிறது |
Ш சேவை குறிப்பு S கவரிங் கடிதம் Ш கடிதம் செய்தி |
|
தூண்டுதல் |
Ш ஆர்டர் Ш குறிப்பு |
|
ஏதாவது ஒரு சட்ட அந்தஸ்து கொடுப்பது |
Ш ஒப்பந்தம் Ш பவர் ஆஃப் அட்டர்னி |
|
உறவுகளைத் தொடங்குதல் மற்றும் பராமரித்தல் |
உதவி Ш உத்தரவாதக் கடிதம் Ш குறிப்பு கடிதம் Ш அழைப்பு கடிதம் |
|
எச்சரிக்கை, கோரிக்கை, மறுப்பு ஆகியவற்றின் வெளிப்பாடு |
Ш நினைவூட்டல் கடிதம் Ш பதில் கடிதம் |
கடிதத்தின் பதிவு மற்றும் கணக்கியல் வகைகள்
நிறுவனத்தில் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் கடிதங்களை பதிவு செய்யும் போது, இந்த செயல்முறை மாற்றப்பட்டது, தொழில்நுட்ப முன்னேற்றத்திற்கு ஏற்ப உருவாக்கப்பட்டது, இறுதியில் ஒவ்வொரு பிசி பயனருக்கும் கிடைக்கும் படிவத்தை எடுத்தது - குறிப்பு தகவல் அமைப்புகள் அல்லது தானியங்கு ஆவண மேலாண்மை பதிவுகள். ஆனால் இந்த தானியங்கு அமைப்புகளைப் படிக்கத் தொடங்குவதற்கு, உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் கடிதங்களுக்கு பதிவுசெய்தல் மற்றும் கணக்கீடு செய்வதற்கான பிற முறைகளை நன்கு அறிந்திருப்பது அவசியம், மேலும் இந்த செயல்முறையின் பரிணாம வளர்ச்சியின் நிலைகளைக் கண்டறியவும்.
உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் கடிதங்களின் பதிவு மற்றும் கணக்கியல் முறைகள்:
1. காகித முறை.
ஒரு விதியாக, உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் கடிதங்கள் பற்றிய அனைத்து தகவல்களும் காகிதத்தில் கைமுறையாக பதிவு செய்யப்படுகின்றன (குறிப்பாக நியமிக்கப்பட்ட படிவங்கள் மற்றும் படிவங்கள்). அனுப்புநரின்/பெறுநரின் பெயர் (அமைப்பின் பெயர்) மற்றும் முகவரி, தேதி, பெயரிடல் மற்றும் வரிசை எண்கள் குறிப்பிடப்படுகின்றன. நன்மை இந்த முறைஅதன் மலிவு மற்றும் எளிமையில் உள்ளது, ஆனால் ஒரு வருடத்தில் 20 க்கும் மேற்பட்ட பதிவுகள் இருந்தாலும், ஒரு குறிப்பிட்ட பதிவைப் பற்றிய தேவையான தகவல்களைத் தேடுவது மிகவும் சிக்கலானதாகிறது. காகிதத்தின் தேய்மானம், அதன் அடுக்கு வாழ்க்கை மற்றும் காப்பகங்களில் ஆவணப் பதிவுகளைப் பராமரித்தல் ஆகியவற்றையும் நீங்கள் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்.
2. மின்னணு கையேடு முறை.
காகித முறைக்கு ஒப்பானது, காகிதத்திற்கு பதிலாக அவை பயன்படுத்தப்படுகின்றன வார்த்தை ஆவணங்கள்அல்லது எக்செல். விரிதாள்கள் மற்றும் படிவங்கள் நிரப்பப்பட்டு அறிக்கையிடல் மேற்கொள்ளப்படுகிறது. இந்த முறையும் விலை உயர்ந்தது அல்ல, இது இலகுவானது மற்றும் பயன்படுத்த எளிதானது, ஆனால் இது அதன் குறைபாடுகளையும் கொண்டுள்ளது. அறிக்கையிடும் பணியாளருக்கு அடிப்படை கணினி அறிவு தேவை. இந்த முறை எந்த தரவு காப்புப்பிரதியையும் கொண்டிருக்கவில்லை, மீண்டும், தேவையான தகவலைக் கண்டறிவது கடினமாக இருக்கும். மேலும், பிசி அல்லது மென்பொருள் செயலிழந்தால், தகவல் காப்பகங்கள் தொலைந்து போகலாம் அல்லது சேதமடையலாம்.
3. மின்னணு தானியங்கி முறை.
இவை மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் (EDMS), ஆவணங்களை உள்ளிடுதல், சேமித்தல் மற்றும் மீட்டெடுப்பதில் கவனம் செலுத்துதல் (கடிதங்கள்) மற்றும் முழு தொழில்நுட்ப செயல்முறையையும் காட்டுகின்றன. வாழ்க்கை சுழற்சிஆவணம். இந்த தகவல் தொழில்நுட்ப அமைப்புகள் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் கடிதங்களின் தானியங்கி பதிவுக்கான பதிவுகள் என்றும் அழைக்கப்படுகின்றன. மனித வளங்களின் தலையீடு இல்லாமல், அனைத்து கடிதங்களின் பதிவு மற்றும் கணக்கியல் முழுமையாக தானாகவே நிகழும் என்பதால், இந்த அமைப்புகள் முழு நிறுவனத்தின் வாழ்க்கையையும் தீவிரமாக எளிதாக்குகின்றன.
உள்வரும் கடிதங்களின் செயலாக்கம் (மற்றும் பொதுவாக உள்வரும் கடிதங்கள்) ஆவணம் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு வந்த தருணத்திலிருந்து தொடங்குகிறது. அதன் நிறுவனத்தில் நேரடி தாக்கத்தை ஏற்படுத்தும் காரணிகளின் பகுப்பாய்வுடன் இந்த பணி செயல்முறையை விவரிக்கத் தொடங்க வேண்டும். என் கருத்துப்படி, இவை:
- கடித விநியோக முறை;
- ஆவணத்தின் உள்ளடக்கங்கள்;
- ஆவணத்தின் ஆசிரியர்;
- ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதற்கான காலக்கெடுவை நிறுவியது.
அஞ்சல் விநியோக முறை
கடிதத்தை வழங்குவதற்கான முறைகள் கடிதங்களை அனுப்புவதற்கான எங்கள் வசம் உள்ள முறைகளைப் போலவே இருக்கும். நான் ஆவணத்தை அனுப்பியவுடன், நான் அதைப் பெற்றேன் என்பது தெளிவாகிறது.
கடிதங்களை வழங்குவதற்கான மிகப் பழமையான முறை கூரியர். கீழே அவர் ஒரு "தவறான பையன்" அல்லது ஒரு சிறப்பு தகவல் தொடர்பு அதிகாரியை மறைக்க முடியும்.
சிறப்பு தகவல் தொடர்பு சேவைகள் பொதுவாக தேசிய முக்கியத்துவம் வாய்ந்த "அனுப்புதல்களை" அனுப்பும் அரசு நிறுவனங்களால் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.
எடுத்துக்காட்டு 1
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
இந்த வழியில், ரஷ்யாவின் வெளியுறவு அமைச்சகம் மற்றும் பல்வேறு இடங்களில் அமைந்துள்ள ரஷ்ய கூட்டமைப்பின் தூதரகங்களுக்கு இடையே அஞ்சல் கடிதங்கள் மேற்கொள்ளப்படுகின்றன. வெளிநாட்டு நாடுகள். நினைவில் கொள்ளுங்கள், அத்தகைய சோவியத் திரைப்படம் இருந்தது - “இராஜதந்திர கூரியர்”. இன்றும், உங்கள் நிறுவனத்தின் வாசலில் ஒரு பச்சைத் தொப்பியில் ஒரு மனிதன் தோன்றும்போது, ஒரு சாதாரண மனிதனின் இதயம் வேகமாக துடிக்கத் தொடங்குகிறது: ஆம், மிக முக்கியமான மாநில விவகாரங்களைத் தீர்ப்பதில் நான் பங்கேற்கிறேன் (விளையாடுகிறேன்)!
ஆனால் ஒவ்வொரு நகைச்சுவையிலும் உண்மையின் ஒரு தானியம் உள்ளது, ஏனென்றால், உறையைத் திறந்த பிறகு, முத்திரைத் தாளில் அழியாத கிளாசிக் உரையை நீங்கள் எளிதாகப் படிக்கலாம்: "ஒரு ஆடிட்டர் உங்களைப் பார்க்க வருகிறார்."
உங்கள் நிறுவனத்தில் டெலிவரி சேவை (கூரியர் சேவை) இருந்தால், குறிப்பாக முக்கியமான மற்றும் அவசர ஆவணங்களை வழங்குதல் (உள்ளே சொந்த ஊர்) நீங்கள் அவளை மட்டுமே நம்புவீர்கள். அதே நேரத்தில், ஆவணங்கள் சென்றடையும் என்பதில் உறுதியாக இருப்பீர்கள் கூடிய விரைவில்மற்றும் அவர்கள் சொல்வது போல், கையிலிருந்து கைக்கு மாற்றப்படும்.
மற்றொரு நகரத்திற்கு ஆவணங்களை வழங்குவது, ஒரு விதியாக, நிபுணத்துவத்திற்கு ஒப்படைக்கப்பட்டுள்ளது தபால் நிறுவனங்கள். அதிர்ஷ்டவசமாக, இன்று நமக்கு ஒரு தேர்வு உள்ளது. இது அனைத்தும் நிறுவனத்தின் நற்பெயர், உங்கள் பணப்பையின் அளவு மற்றும் தேவையான விநியோக நேரம் ஆகியவற்றைப் பொறுத்தது. மேலும், அஞ்சல் நிறுவனங்கள் வெகுஜன அஞ்சல்களை ஒழுங்கமைக்க நம்பகமானவை, எடுத்துக்காட்டாக, புத்தாண்டு விடுமுறைக்கான பரிசுகள்.
கிளாசிக் விநியோக முறை அதிகாரப்பூர்வ கடிதங்கள்நம் நாட்டின் எல்லைக்குள் மற்றும் அதன் எல்லைகளுக்கு அப்பால், அஞ்சல் மூலம் அனுப்பப்படுகிறது FSUE ரஷ்ய போஸ்ட்: எளிய, பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதங்கள், ரசீதுக்கான ஒப்புகை கொண்ட கடிதங்கள், மதிப்புமிக்க கடிதங்கள் போன்றவை. இந்த அரசுக்கு சொந்தமான நிறுவனத்திற்கு இவ்வளவு விரிவான நெட்வொர்க், இன்று உருவாக்கப்படாத அத்தகைய பிராண்ட், இளம் மற்றும் பெரும்பாலும் மேற்கத்திய நிறுவனங்களை விட அஞ்சல் சேவை சந்தையில் தாழ்வானது என்று நாம் வருத்தப்பட வேண்டும். அவள் இப்படி பின்தங்கி இருக்கிறாள் முக்கியமான குறிகாட்டிகள், சேவை கலாச்சாரம் மற்றும் பணி தொழில்நுட்பம் போன்றவை.
மூலம் மின்னஞ்சல்பெரும்பாலும், பல்வேறு வகையான தகவல் பொருட்கள், அழைப்பிதழ்கள், விளம்பரம் போன்றவை வழங்கப்படுகின்றன.
இருப்பினும், இன்று பல அரசு நிறுவனங்கள் உத்தியோகபூர்வ துறைசார் தகவல்தொடர்புகளை ஒழுங்கமைக்க மின்னஞ்சல் (பிரத்யேக தகவல் தொடர்பு சேனல்கள்) பயன்படுத்துகின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு கடிதத்தை மின்னணு முறையில் வெளியிடலாம், மின்னணு டிஜிட்டல் கையொப்பத்துடன் கையொப்பமிடலாம், EDMS இல் பதிவுசெய்து, ஒரு பொத்தானைக் கிளிக் செய்வதன் மூலம் நிருபருக்கு அனுப்பலாம். அழகு.
சில நேரங்களில் மின்னஞ்சல் மூலம் நீங்கள் அவசர ஆவணங்களின் மின்னணு நகல்களைப் பெறுவீர்கள், அவை காகிதத்தில் வழங்கப்படுவது வழக்கமான அஞ்சல் மூலம் பின்னர் மேற்கொள்ளப்படும் (இதற்காக நவீன அலுவலக வேலைகளில் "டெலிவரி" போன்ற ஒரு சொல் பயன்படுத்தப்படுகிறது).
எனவே நாம் அதை பார்க்கிறோம் நவீன அமைப்புகடிதம் பெறலாம் பல்வேறு வழிகளில். மேலும் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட விருப்பம் நேரடியாக ஆவணத்தின் உள்ளடக்கம், அதன் பொருத்தம்/அவசரம் ஆகியவற்றைப் பொறுத்தது, இது அதன் மேலும் செயலாக்கத்தை கணிசமாக பாதிக்கிறது.
இந்த அளவு நவீன வழிமுறைகள்கடிதப் பரிமாற்றம் அனுப்பும் தரப்பினருக்கு மட்டுமே வசதியானது. ஆனால் அது கடிதங்களைப் பெறும் ஊழியர்களை "ஓவர்லோட்" செய்யலாம்.
எடுத்துக்காட்டு 2
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
நீங்கள் ஒரு சிறிய ஆனால் மிகவும் தீவிரமாக வளரும் நிறுவனத்தில் வேலை செய்கிறீர்கள் என்று வைத்துக்கொள்வோம். பாலர் சேவையில் இருவர் அல்லது அதிகபட்சம் மூன்று பேர் உள்ளனர். மேலும் நாள் முழுவதும் நீங்கள் வரவேற்பறைக்கு ஓடுகிறீர்கள், கூரியர்களிடமிருந்து அஞ்சலை ஏற்றுக்கொள்கிறீர்கள், அவுட்லுக்கைப் பார்க்கவும் (கூரியர்களும் மின்னஞ்சல்களும் அட்டவணைப்படி வேலை செய்யாது என்பதை நினைவில் கொள்ளவும்). உள்ளூர் தபால் நிலையத்திலிருந்து பெறப்பட்ட கடிதங்களின் மலையை நீங்கள் இன்னும் வரிசைப்படுத்தவில்லை (குறைந்தபட்சம் ரஷ்ய போஸ்ட் ஒரு நாளைக்கு ஒரு முறை கடிதத்தை வழங்குவது நல்லது; அதே நேரத்தில், பல நிறுவனங்கள் சுயாதீனமாக தபால் அலுவலகத்தில் கடிதங்களைப் பெறுகின்றன, அத்தகைய முக்கியமானவற்றை ஒப்படைக்கவில்லை. ஒரு நபராக இருக்கும் தபால்காரரிடம் செயல்முறை
பின்னர் வாசலில் ஒரு கூரியர் தோன்றும். நீங்கள் எல்லாவற்றையும் கைவிடுங்கள் - மேலும் ஒரு முக்கியமான ஆவணத்தைப் பெற அவரிடம் செல்லுங்கள், அதன் மூலம் மீதமுள்ள வேலை நாள் முழுவதும் நீங்கள் இயங்குவீர்கள்.
ஆவணத்தின் ஆசிரியர்
இரண்டாவது முக்கியமான காரணி, உள்வரும் கடிதங்களைச் செயலாக்கும் செயல்முறையில் செல்வாக்கு செலுத்துவது ஆவணத்தின் படைப்புரிமை ஆகும். நிச்சயமாக, உங்கள் தொழில்துறை அமைச்சரின் சார்பாக பெறப்பட்ட ஆவணங்கள் அவசரமாக செயலாக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் உடனடியாக மதிப்பாய்வுக்காக தலைவருக்கு மாற்றப்பட வேண்டும்.
நவீன அலுவலக வேலை செயல்முறைகள் சில ஆவணங்களின் சில குழுக்களுக்கான சிறப்பு வழிகளை உருவாக்குவதை உள்ளடக்கியது, ஒரு குறிப்பிட்ட உள்ளடக்கத்தின் ஆவணங்களின் சிறப்பியல்பு.
எடுத்துக்காட்டு 3
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
நீங்கள் ஒரு மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பைப் பயன்படுத்தினால், பெறப்பட்ட நிலையான ஆவணத்தை ஒரே நேரத்தில் அனைத்து ஆர்வமுள்ள தரப்பினருக்கும் பொருத்தமான வழியில் அனுப்பலாம் அல்லது ஆவணத்தின் வழியை தானாக ஒன்றிலிருந்து மாற்றும் வகையில் ஏற்பாடு செய்யலாம். அடுத்தவருக்கு பணியாளர்.
ஆவணங்களின் தனிப்பட்ட குழுக்களுக்கான "தலைகீழ்" வழிகளையும் நீங்கள் உருவாக்கலாம், அதாவது. தலைவரிடமிருந்து கலைஞர்களுக்கு அல்ல, ஆனால் கலைஞர்களிடமிருந்து தலைவருக்கு.
- ஏதேனும் கோரிக்கை, கோரிக்கை, முன்மொழிவு, புகார் ஆகியவற்றைக் கொண்ட கடிதங்கள், அதாவது. ஏதேனும் செயல்கள் அல்லது முடிவுகளின் செயல்திறன் தேவைப்படும் கோரிக்கை கடிதங்கள்;
- நீங்கள் அனுப்பிய முன்முயற்சி ஆவணங்களுக்கான பதில் கடிதங்கள்;
- குறிப்பு மற்றும் தகவல் கடிதங்கள்.
பெயரால் மட்டும்" விசாரணை கடிதங்கள்"அது தெளிவாக இருக்கிறது இந்த வகைஆவணங்கள் கவனமாக விரிவுபடுத்தப்பட வேண்டும், மேலும் இந்த குழுவின் ஆவணத்துடன் பணிபுரிவது உள்வரும் கடிதங்களை செயலாக்குவதற்கான அனைத்து நிலைகளையும் உள்ளடக்கியிருக்கலாம், பதிவுசெய்தல் முதல் செயல்படுத்தல் கட்டுப்பாடு வரை. இந்த வகை கடிதங்கள் என்று அழைக்கப்படுபவை அடங்கும் சுற்றறிக்கை, உயர் நிறுவனங்களிலிருந்து கீழ்நிலை நிறுவனங்களுக்கு அனுப்பப்பட்டது. இந்த கடிதங்களில், உங்கள் நிறுவனத்திற்கு கட்டாய மற்றும் சில சமயங்களில் அவசரமாக செயல்படுத்த வேண்டிய பணிகள் கொடுக்கப்பட்டுள்ளன. எனவே, இந்த வகை உத்தியோகபூர்வ கடிதங்களுக்கு, இரண்டு காரணிகள் முக்கியம்: மரணதண்டனைக்கான தேவை மற்றும் அதன் விளைவாக, செயல்படுத்துவதற்கான காலக்கெடு.
பதில் கடிதங்கள்உங்கள் விசாரணைகள், கோரிக்கைகள், முன்மொழிவுகள், கோரிக்கைகள் மற்றும் பிற நிறுவனங்களுக்கு உங்களின் ஏதேனும் பிரச்சனைகளைத் தீர்ப்பதற்காக அனுப்பப்படும் பிற முன்முயற்சி கடிதங்களுக்கான பதில் ஆவணங்கள். பெரும்பாலும், பதில் கடிதங்கள் தேவையில்லை மேலும் நடவடிக்கைகள், இந்த சிக்கலைக் கருத்தில் கொள்ளத் தொடங்கிய ஊழியர்களுக்கு அவர்களின் இடமாற்றம் தவிர.
தகவல் கடிதங்கள்இயல்பாகவே "மரணதண்டனையின் அவசியம்" என்ற உறுப்பு இல்லை மற்றும் பெரும்பாலும் அவை செயல்படுத்தப்படுவதில்லை - அவை குறுகிய வாழ்க்கை: அதைப் படித்து, குறிப்பு எடுத்து குப்பையில் போட்டேன்.
நிலுவைத் தேதி
எந்த கட்டத்தில் நீங்கள் செயல்படுத்தும் காலத்தை கணக்கிட ஆரம்பிக்கிறீர்கள் (ஆணை வழங்கப்பட்ட நாள் அல்லது அதற்கு அடுத்த நாள்)? இது காலண்டர் அல்லது வேலை நாட்களில் கணக்கிடப்பட வேண்டுமா? வார இறுதியில் காலக்கெடு வரும் ஆவணங்களை என்ன செய்வது? காலக்கெடு எதுவும் குறிப்பிடப்படவில்லை என்றால் என்ன செய்வது? இந்தக் கேள்விகளுக்கான பதில்களை “காலக்கெடுவை எவ்வாறு தீர்மானிப்பது? » இதழ் எண். 8’ 2011 இன் பக்கம் 12 இல்
மரணதண்டனைக்கான காலக்கெடுவை பதிவு செய்வதற்கான நிலையான வழிமுறைகளால் நிறுவப்பட்டு 1 மாதத்திற்கு நீட்டிக்க முடியும். ஆனால் அதற்காக தனிப்பட்ட இனங்கள்ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதற்கான காலக்கெடு சிறப்பு மூலம் அமைக்கப்படுகிறது விதிமுறைகள், அதன்படி அவை நாட்களில் கணக்கிடப்படலாம், எடுத்துக்காட்டாக, நிறுவனத்தால் கடிதம் பெறப்பட்ட தருணத்திலிருந்து. எனவே, வெவ்வேறு காலக்கெடுவைக் கொண்ட ஆவணங்களுக்கு, அவற்றைச் செயலாக்க பல்வேறு செயல்முறைகளை உருவாக்குவது நல்லது.
கடந்த ஆறு மாதங்களாக நமது இதழில் இந்த முக்கியமான தலைப்பை விரிவாக விவாதித்தோம், பல கட்டுரைகளை வெளியிட்டோம்.
உள்வரும் கடிதத்துடன் பணிபுரியும் செயல்முறையை உருவாக்கும்போது நீங்கள் கவனம் செலுத்த வேண்டியதை இப்போது நாங்கள் காட்டியுள்ளோம். IN நவீன உலகம்கடுமையான காலக்கெடு மற்றும் விதிகள், தகவல்களின் ஒரு பெரிய ஓட்டம், இந்த தகவல் ஓட்டத்தின் இயக்கத்தை ஒரு திசையில் இயக்குவது அனுமதிக்கப்படாது, இந்த வேகமான மற்றும் பொங்கி எழும் மலை நதியில் மூச்சுத் திணறல் மிகவும் எளிதானது.
உள்வரும் கடிதத்துடன் பணிபுரியும் செயல்முறையின் நிலைகள்
உள்வரும் கடிதத்துடன் பணிபுரியும் செயல்முறையை பிரிக்கலாம் நிலைகள்:
- வரவேற்பு;
- வரிசைப்படுத்துதல்;
- கடிதப் பதிவு;
- மேலாண்மை முடிவுகளை எடுப்பதற்காக பெறுநர்களுக்கு ஆவணங்களை அனுப்புதல்;
- மரணதண்டனைக்கான ஆவணங்களை அனுப்புதல்;
- ஆவணங்களை நிறைவேற்றுதல்;
- ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதற்கான கட்டுப்பாட்டின் அமைப்பு;
- வழக்குகளில் செயல்படுத்தப்பட்ட ஆவணங்களை உருவாக்குதல்.
உள்வரும் கடிதத்துடன் பணிபுரியும் செயல்முறை, மற்ற வணிக செயல்முறைகளைப் போலவே, அதன் அங்க கூறுகளுடன் கூடுதலாக, அதன் உற்பத்தி நடவடிக்கைகளை விவரிக்கிறது அல்லது ஒழுங்குபடுத்துகிறது. பங்கேற்பாளர்கள். செயல்பாட்டில் ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளருக்கும் ஒரு குறிப்பிட்ட பங்கு உள்ளது. IN இந்த வழக்கில்பாத்திரங்களை இவ்வாறு விநியோகிக்கலாம்:
- மேற்பார்வையாளர்- இது ஒரு நிறுவனம் அல்லது கட்டமைப்பு பிரிவின் தலைவர். அவரது பெயரில் பெறப்பட்ட ஆவணங்களை மதிப்பாய்வு செய்கிறார், அவற்றில் நிர்வாக முடிவுகளை எடுக்கிறார் மற்றும் மரணதண்டனையின் முடிவை மதிப்பீடு செய்கிறார்.
- பொறுப்பான நிறைவேற்றுபவர்- "பொறுப்பான நிர்வாகி" என்று தலைவரின் தீர்மானத்தில் சுட்டிக்காட்டப்பட்ட நிறுவனத்தின் ஊழியர். மேலாளரின் தீர்மானத்தின்படி, அதை மேலும் செயல்படுத்துவதற்கான ஆவணத்தைப் பெறுகிறது, இணை நிர்வாகிகளின் பணியை ஒழுங்கமைக்கிறது மற்றும் ஆவணத்தின் செயல்பாட்டின் முன்னேற்றம் குறித்து கட்டுப்பாட்டாளருக்கு அறிக்கை செய்கிறது.
- நிறைவேற்றுபவர்- தலைவரின் தீர்மானத்தில் "நிர்வாகி" என்று குறிப்பிடப்பட்ட நிறுவனத்தின் ஊழியர். மேலாளரின் தீர்மானத்தின்படி, அதை மேலும் செயல்படுத்துவதற்கான ஆவணத்தைப் பெறுகிறது, ஆவணத்தின் கீழ் உள்ள வழிமுறைகளை செயல்படுத்துவதற்கான முன்னேற்றம் குறித்து மேலாளர் அல்லது கட்டுப்பாட்டாளரிடம் அறிக்கை செய்கிறது. பொறுப்பு நிறைவேற்றுபவராக இருந்தால், அவர் இணை நிர்வாகி.
- கட்டுப்படுத்தி- தலைவரின் தீர்மானத்தில் "கட்டுப்படுத்தி" அல்லது நிறுவனத்தின் உள் ஒழுங்குமுறை ஆவணங்களின் அடிப்படையில் குறிப்பிடப்பட்ட நிறுவனத்தின் ஊழியர். ஆவணச் செயலாக்கத்தின் முன்னேற்றம் குறித்து பொறுப்பான நிர்வாகி மற்றும் இணை நிர்வாகிகளிடமிருந்து அறிக்கைகளைப் பெறுகிறது. ஆவணத்தில் பணியை முடிக்கவும், அதை கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றவும் முடிவெடுக்கிறது.
- செயலாளர்- மேலாளரின் செயலாளர். மேலாளருக்கு மேலும் புகாரளிக்க காகிதத்தில் ஆவணங்களைப் பெறுகிறது, பதிவு பொருட்களில் ஆவணங்களின் இயக்கம் பற்றிய குறிப்புகளை உருவாக்குகிறது.
- எழுத்தர்- பாலர் கல்வி நிறுவனத்தின் ஊழியர். ஆவணத்தைப் பெறுதல், வரிசைப்படுத்துதல், பதிவு செய்தல், பதிவுப் பொருட்களில் ஆவணத்தைப் பற்றிய தகவல்களை உள்ளிடுதல், தீர்மானத்திற்கான ஆவணத்தை அனுப்புதல், நிறைவேற்றுவதற்கு ஆவணத்தை அனுப்புதல், ஆவணத்தின் முன்னேற்றத்தைக் கண்காணித்தல் போன்றவற்றுக்குப் பொறுப்பு. ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதில் வேலை முடிந்ததும் கலைஞர்களிடமிருந்து அறிக்கைகளைப் பெறுகிறது, மேலும் கட்டுப்பாட்டாளருக்கு அறிக்கைகளை அனுப்புகிறது. கட்டுப்பாட்டாளரின் சார்பாக, ஆவணங்களை மறுபரிசீலனை செய்ய அல்லது கட்டுப்பாட்டிலிருந்து நீக்குகிறது.
மேலும், என் பார்வையில், இது போன்ற கருத்துகளை அறிமுகப்படுத்துவது அவசியம் ஒரு சேவை கடிதத்தின் வாழ்க்கை சுழற்சி நிலைஅல்லது ஆவண நிலை, செயல்பாட்டில் ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளரும் தங்களுக்கென தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட பாத்திரங்கள்/பொறுப்புகளைக் கொண்டிருக்கலாம் (அட்டவணை 1 ஐப் பார்க்கவும்).
உள்வரும் கடிதங்களைப் பெறுதல்
நிறுவனத்திற்கு ஆவணங்களைப் பெறுவதற்கான மூன்று ஆதாரங்களை நாங்கள் கருத்தில் கொள்வோம்: ஃபெடரல் ஸ்டேட் யூனிட்டரி எண்டர்பிரைஸ் "ரஷியன் போஸ்ட்" இன் அஞ்சல் துறை, கூரியர் மற்றும் மின்னஞ்சல்.
கடித விநியோகம் தபால் நிலையத்திலிருந்துஇது வழக்கமாக ஒரு நாளைக்கு ஒரு முறை மேற்கொள்ளப்படுகிறது, பெரும்பாலும் காலையில்.
ஒரு தபால் நிலையத்திலிருந்து வரும் ஆவணங்கள் குறிக்கும் அஞ்சல் பதிவேட்டுடன் இருக்கலாம் மொத்த அளவுஅஞ்சல் பொருட்கள் உங்கள் முகவரிக்கு வழங்கப்படும். உங்கள் நிறுவனத்தின் பெயரில் பதிவு செய்யப்பட்ட அஞ்சல் வந்திருந்தால், அவர்களுக்காக ஒரு தனி அஞ்சல் பதிவு தொகுக்கப்படும். ஒரு விதியாக, இந்த பதிவேடுகளில் மற்ற நிறுவனங்களிலிருந்து உங்களுக்கு அனுப்பப்பட்ட கடிதங்கள் மட்டுமல்ல, நீங்கள் அனுப்பிய கடிதங்களும் அடங்கும், ஆனால் சில காரணங்களால் உங்கள் முகவரிக்குத் திரும்பியது. திரும்பப் பெறுவதற்கான காரணங்கள் தவறாகக் குறிப்பிடப்பட்ட பெறுநரின் முகவரி, முகவரிக்கு உங்கள் கடிதத்தை வழங்குவதற்கான அஞ்சல் அறிவிப்புகளை வழங்குதல் போன்றவையாக இருக்கலாம்.
நீங்கள் பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதங்களைப் பெற்றால், உங்கள் நிறுவனத்திற்கு ஆவணத்தை வழங்குவதற்கான உண்மையைச் சரிபார்க்க உங்கள் நிருபருக்கு உரிமையும் வாய்ப்பும் உள்ளது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள். எனவே, கையொப்பம், தேதி மற்றும் டெலிவரி நேரம் ஆகியவற்றைப் பதிவு செய்வதற்கு முன், பெறப்பட்ட உறைகளை பதிவேட்டுடன் கவனமாக ஒப்பிட்டுப் பார்க்க பரிந்துரைக்கிறேன். அத்தகைய வேலை ஒவ்வொரு நாளும் செய்யப்பட வேண்டும் என்பதால், அத்தகைய ஆவணங்களை நிரப்புவதற்கான நேரத்தை குறைக்கும் ஒரு சிறப்பு முத்திரையை நீங்கள் செய்யலாம். சில நேரங்களில் அஞ்சல் பதிவேட்டில் உங்கள் கையொப்பம் ஒரு முத்திரையுடன் சான்றளிக்கப்பட வேண்டும். ஆவண செயலாக்கத்தை முன்னனுப்புவதற்கான சிறப்பு முத்திரை உங்களிடம் இருந்தால், ஒவ்வொரு பதிவேட்டிலும் அதிகாரப்பூர்வ முத்திரையைத் தேட வேண்டியதில்லை. ஒரு விதியாக, கூரியர்கள் மற்றும் தபால் அலுவலக ஊழியர்களுக்கு, கடிதத்தை அனுப்பும்/பெறும் அமைப்பின் பெயர் முத்திரை முத்திரையில் போதுமானது.
எடுத்துக்காட்டு 4
பயண முத்திரைகள் மற்றும் முத்திரைகளின் மாதிரிகள்
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
நீங்கள் கையாள்வது என்றால் கூரியர் விநியோகம், பின்னர் நீங்கள் ஆவணத்தைப் பெறுவதற்கு கையொப்பமிட வேண்டும், சில சந்தர்ப்பங்களில் (உதாரணமாக, ஒரு சிறப்பு தகவல் தொடர்பு அதிகாரியால் ஆவணம் வழங்கப்பட்டிருந்தால்) மற்றும் உங்கள் கையொப்பத்தை முத்திரையுடன் சான்றளிக்கவும்.
எனவே, கடிதம் கிடைத்துள்ளது. உங்கள் வசம் உள்ள ஆவணங்களுடன் அஞ்சல் பதிவேடுகளைச் சரிபார்த்துள்ளீர்கள். பதிவேடு மற்றும் இடையே முரண்பாடுகள் கண்டறியப்பட்டால் உண்மையான கிடைக்கும் தன்மைஆவணங்கள், பின்னர் இது கடிதத்தை வழங்கிய நிறுவனத்திற்கு உடனடியாக தெரிவிக்கப்பட வேண்டும் மற்றும் தொடர்புடைய அறிக்கை வரையப்பட வேண்டும்.
கவனம்! பதிவேடுகளில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள அனைத்து ஆவணங்களும் பாதுகாப்பாகவும், பாதுகாப்பாகவும் வழங்கப்பட்டுள்ளன என்பதை நீங்கள் உறுதியாக நம்பினால் மட்டுமே நீங்கள் பதிவேடுகளில் கையொப்பமிட முடியும்.
அனைத்து உறைகளும் உங்கள் நிறுவனத்திற்கு அனுப்பப்பட்டுள்ளதா என்பதைச் சரிபார்க்க சிக்கலை எடுங்கள். தவறுதலாக வழங்கப்பட்ட அஞ்சல் பொருட்கள் உடனடியாக தபால் நிலையத்திற்கோ அல்லது அவற்றை வழங்கிய கூரியருக்கோ திருப்பி அனுப்பப்படும், அது தொடர்பான பதிவும் பதிவேட்டில் செய்யப்படுகிறது. உதாரணமாக, "பதிவு செய்யப்பட்ட கடிதம் எண். 120320113516 தவறாக வழங்கப்பட்டது".
ஆவணங்களை வழங்குதல் மின்னஞ்சல் மூலம்இடைநிலை மின்னணு ஆவண ஓட்டத்தின் கட்டமைப்பிற்குள்ளும், பல்வேறு நிறுவனங்கள் மற்றும் இந்த செயல்பாட்டில் பங்கேற்காத குடிமக்கள் இடையேயும் மேற்கொள்ளப்படலாம்.
மின்னஞ்சல் மூலம் ஆவணங்களைப் பெறுவது கடிதத்தின் முழுமையையும் ஒருமைப்பாட்டையும் சரிபார்ப்பதோடு தொடங்குகிறது. முதலில், பெறுநரின் பெயர் சரியானதா என்பதை நீங்கள் சரிபார்க்க வேண்டும். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, பிழைகள் இருக்கக்கூடிய உறைகள் மட்டுமல்ல. நீங்கள் அதை கண்டுபிடித்தால் மின்னஞ்சல்செய்தி தவறான முகவரிக்கு வழங்கப்பட்டிருந்தால் அல்லது செய்தியில் போதுமான இணைப்புகள் இல்லை என்றால், உடனடியாக நிருபருக்கு இதைப் பற்றி தெரிவிக்கவும்.
உள்வரும் கடிதங்களின் முதன்மை வரிசையாக்கம்
உள்வரும் கடிதங்களை செயலாக்குவதற்கான இரண்டாவது கட்டம், முகவரியாளர்களால் அதன் ஆரம்ப வரிசைப்படுத்தல் ஆகும், பின்னர் பதிவு செய்யப்பட்ட மற்றும் பதிவு செய்யப்படாத கடிதங்கள் ஆகும்.
எங்களுக்குத் தெரியும், ஆவணங்களின் பதிவு நிறுவனத்தில் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட அலுவலக வேலையின் வடிவத்தைப் பொறுத்தது. மையப்படுத்தப்பட்ட வடிவத்தில், நிறுவனத்தால் பெறப்பட்ட அனைத்து ஆவணங்களும் ஒரு கட்டமைப்பு பிரிவில் பதிவு செய்யப்படுகின்றன. ஒரு பரவலாக்கப்பட்ட அமைப்பில், ஒவ்வொரு துறையும் சுயாதீனமாக "அதன்" ஆவணங்களை பதிவு செய்கிறது. அலுவலக வேலையின் கலவையான வடிவத்துடன், அது சாத்தியமாகும் பல்வேறு விருப்பங்கள், எடுத்துக்காட்டாக, பதிவு செய்யும் இடம் யாருடைய பெயரில் ஆவணம் பெறப்பட்டது என்பதைப் பொறுத்து மட்டுமல்லாமல், அதன் உள்ளடக்கத்தையும் சார்ந்துள்ளது.
எனவே, உறைகளில் உள்ள முகவரியின் பெயரை கவனமாகப் படித்து அஞ்சலை இடுங்கள். க்கு அஞ்சல் வரிசையாக்கம்செல்கள், கோப்புறைகள், அஞ்சல் பெட்டிகள் போன்றவற்றுடன் சிறப்பு ரேக்குகளைப் பயன்படுத்தலாம். நிச்சயமாக, வழக்கமான அஞ்சல் பெட்டிகளில் இதே போன்ற ஒன்று இயல்பாகவே உள்ளது. வரிசைப்படுத்த இது மிகவும் வசதியான வழி: பெறுநரைத் தவிர வேறு யாரும் அவரது அஞ்சலைப் படிக்கவோ அல்லது எடுத்துச் செல்லவோ மாட்டார்கள் என்பதை நீங்கள் உறுதியாக நம்பலாம். இந்த நோக்கத்திற்காக நீங்கள் கோப்புறைகளைப் பயன்படுத்தினால், அவை கண்டிப்பாக நியமிக்கப்பட்ட இடத்தில் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள், இது ஆவணங்களில் குழப்பத்தைத் தவிர்க்கும்.
அஞ்சல் வரிசைப்படுத்தப்பட்டது, உங்கள் கட்டமைப்பு பிரிவில் பதிவுசெய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் மட்டுமே எஞ்சியுள்ளன. இப்போது உறைகளைத் திறந்து அவற்றின் உள்ளடக்கங்களைப் பற்றி அறிந்து கொள்வோம். மூலம், "தனிப்பட்ட முறையில்" என்ற கல்வெட்டுடன் உறைகள், ஒரு விதியாக, யாராலும் திறக்கப்படவில்லை, ஆனால் முகவரிக்கு மாற்றப்படும்.
ஒவ்வொரு நிறுவனமும் நிச்சயமாக உள்ளது பதிவு செய்யப்படாத ஆவணங்களின் பட்டியல். நிச்சயமாக, விளம்பரப் பொருட்கள், வாழ்த்துக்கள் போன்றவை பதிவுக்கு உட்பட்டவை அல்ல. நான் இந்த பட்டியலில் சந்தா வெளியீடுகளைச் சேர்க்க விரும்பினேன், ஆனால் பதிவு செய்யாவிட்டால், அவற்றின் கணக்கியல் இன்னும் அவசியம் என்பதை அனுபவம் காட்டுகிறது.
அதே வழியில், கணக்கியல் ஆவணங்கள் - கணக்குகள், செயல்கள், முதலியன - பதிவுக்கு உட்பட்டவை அல்ல. ஆனால் இதுபோன்ற ஆவணங்களை நீங்கள் ஏற்கனவே சந்தித்திருந்தால், நீங்கள் தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்: பதிவு செய்யப்படாத அனைத்தும் நிச்சயமாக இழக்கப்படும். மற்றும் ஆவணங்கள் இழப்பு ஏற்படலாம் பல்வேறு வகையானஉங்கள் நிறுவனத்திற்கு எதிரான அபராதங்கள். எனவே, கணக்கியல் ஆவணங்களும் பதிவு செய்யப்படலாம், ஆனால் அவற்றை ஒரு தனி குழுவாக பிரிக்கவும், நவீன EDMS எங்களை அனுமதிப்பதால், அவற்றின் செயலாக்கத்திற்கான சிறப்பு வழிகளை மாதிரியாக மாற்றவும் அறிவுறுத்தப்படுகிறது.
எனவே, எனது ஆழ்ந்த வருத்தத்திற்கு, பதிவு செய்யப்படாத ஆவணங்களின் பட்டியல் மிகவும் சிறியது.
மேலும், எனது அனுபவத்தால் வழிநடத்தப்பட்டு, நான் ஆலோசனை கூறுவேன் பெறப்பட்ட ஆவணங்களின் மொத்தத் தொகையிலிருந்து, தேர்ந்தெடுக்கவும்நிர்வாகத்திற்கு உடனடி அறிக்கைக்கு உட்பட்டவை. நீங்கள் முதலில் அவற்றை பதிவு செய்வீர்கள். சில ஒழுங்குமுறை மூலம் காலக்கெடு அமைக்கப்பட்டுள்ள ஆவணங்களைத் தேர்ந்தெடுக்கவும் சட்ட நடவடிக்கைமற்றும் மிகவும் குறுகிய, உதாரணமாக, 3 வேலை நாட்கள்.
ஒரு விதியாக, உங்கள் நிறுவனம் தொடர்பான ஏதேனும் அறிவுறுத்தல்கள் அல்லது தேவைகளைக் கொண்ட உயர் அல்லது மேற்பார்வை நிறுவனங்களிடமிருந்து பெறப்பட்ட ஆவணங்கள் உடனடி அறிக்கையிடலுக்கு உட்பட்டவை.
முத்திரையுடன் கூடிய ஆவணங்கள், எடுத்துக்காட்டாக, “டிஎஸ்பி”, பெரும்பாலும் தனி கணக்கியல் பதிவேடுகளில் பதிவு செய்யப்படுகின்றன என்பதையும் நாங்கள் கவனிக்கிறோம்.
எனவே, நீங்கள் உள்வரும் அனைத்து கடிதங்களையும் பார்த்து அதன் ஆரம்ப வரிசையாக்கத்தை மேற்கொண்டீர்கள். இப்போது நாங்கள் அதை பதிவு செய்யத் தயாராக இருக்கிறோம்.
உள்வரும் கடிதங்களின் பதிவு
பெறப்பட்ட ஆவணங்களின் பதிவு பாலர் கல்வி நிறுவன சேவையின் ஊழியர்களுக்கும், அலுவலக வேலையின் பரவலாக்கப்பட்ட வடிவத்தில் - செயலாளர்கள் அல்லது எழுத்தர்களுக்கும் ஒப்படைக்கப்பட்டுள்ளது. கட்டமைப்பு பிரிவுகள்.
பதிவு என்பது நிறுவனத்தால் ஆவணம் பெறப்பட்டது என்ற உண்மையைப் பதிவு செய்வதற்காக பதிவு பொருட்களில் சில ஆவண மெட்டாடேட்டாவை உள்ளிடுவதை உள்ளடக்குகிறது, இது எதிர்காலத்தில் கட்டமைப்பு அலகுகள் மற்றும் இடத்திற்கு இடையில் ஆவணத்தின் இயக்கத்தை மட்டும் கண்காணிக்கும். அதன் சேமிப்பு, ஆனால் அதன் செயல்பாட்டின் விளைவு.
பதிவு செய்ய முடியும்:
- காகிதத்தில் உள்ளபடி (இந்த வழக்கில், உள்வரும் ஆவணங்களின் பதிவுக்கான நிலையான ஜர்னல் பராமரிக்கப்படுகிறது அல்லது கட்டுப்பாடு மற்றும் பதிவு அட்டைகள் (இனிமேல் RK என குறிப்பிடப்படுகிறது) வழங்கப்படுகிறது),
- மற்றும் மின்னணு வடிவத்தில்:
- பார்வைக்கு EDMS பயனருக்கு இது பதிவு செய்யப்பட்ட ஆவணத்தின் மெட்டாடேட்டாவை அதே இதழில் அல்லது தனி பதிவு அட்டையில் நிரப்புவது போல் தோன்றலாம்;
- EDMS க்கு இன்னும் பணம் இல்லை என்றால், நீங்கள் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படும் அலுவலக நிரலான MS Excel ஐப் பயன்படுத்தலாம், அதில் ஒரு விரிதாளை நமக்குத் தெரிந்த பதிவு புத்தகத்தின் வடிவத்தில் வைத்திருக்கலாம். பின்னர் நீங்கள் ஆர்வமுள்ள தகவலை விரைவாக வரிசைப்படுத்தலாம், வடிகட்டலாம் மற்றும் கண்டுபிடிக்கலாம்.
நிச்சயமாக, EDMS வசதியானது. முதலாவதாக, இது பல்வேறு கோப்பகங்களைப் பயன்படுத்த உங்களை அனுமதிக்கிறது (எடுத்துக்காட்டாக, நிருபர்களின் அடைவு, அஞ்சல் விநியோக வகைகளின் அடைவு, நிறுவன ஊழியர்களின் அடைவு போன்றவை). இரண்டாவதாக, ஒரு EDMS இன் உதவியுடன் ஒரு ஆவணத்தின் வாழ்க்கைச் சுழற்சியைக் கண்காணிப்பது, எந்த அறிக்கையிடல் படிவங்களை உருவாக்குவது மற்றும், மிக முக்கியமாக, ஆவணங்களுடன் கூட்டுப் பணிகளை ஒழுங்கமைப்பது எளிது.
உள்வரும் கடிதத்தை பதிவு செய்யும் போது, ஒரு விதியாக, ஒரு நிலையான விவரங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, அவை உள்வரும் கடிதத்தை செயலாக்கும் முதல் கட்டத்தில் பதிவு பதிவு அல்லது RC இல் உள்ளிடப்படுகின்றன:
- உள்வரும் ஆவணத்தின் பதிவு எண்;
- ஆவணத்தின் பதிவு தேதி (ரசீது);
- பெறப்பட்ட ஆவணத்தின் தேதி மற்றும் பதிவு எண்;
- நிருபர் பற்றிய தகவல் (அமைப்பின் பெயர் - ஆவணத்தின் ஆசிரியர்; கடிதத்தில் கையெழுத்திட்ட நபரின் நிலை மற்றும் முழு பெயர்);
- சுருக்கம்கடிதங்கள்;
- விநியோக முறை (கடிதம் பதிவு செய்யப்பட்ட அஞ்சல் மூலம் வழங்கப்பட்டால், பதிவு செய்யப்பட்ட அஞ்சலின் எண்ணிக்கையை பதிவு பொருட்களில் வைக்கலாம், இது ஒரு உறைக்குள் பல ஆவணங்கள் வரும்போது வசதியானது);
- பெறப்பட்ட கடிதத்தின் பிரதிகளின் எண்ணிக்கை;
- பெறப்பட்ட நகலின் எண்ணிக்கை;
- முகவரி பற்றிய தகவல் (கடிதம் பெறப்பட்ட நபரின் முழு பெயர் மற்றும் நிலை, இருப்பினும் ஒரு குறிப்பிட்ட அதிகாரியைக் குறிப்பிடாமல் நிறுவனத்திற்கு முகவரியிடப்படலாம்);
- யாருக்கு (முழு பெயர் மற்றும் நிலை) உள்வரும் ஆவணம் நிர்வாக முடிவெடுப்பதற்கு, பரிச்சயப்படுத்துதல் அல்லது செயல்படுத்துதல் ஆகியவற்றிற்காக மாற்றப்படுகிறது.
மேலும், நவீன EDMS ஐப் பயன்படுத்தி உள்வரும் கடிதங்களைப் பதிவு செய்வதற்கான முக்கிய உறுப்பு கஜகஸ்தான் குடியரசிற்கு ஒரு ஆவணத்தின் மின்னணு படத்தை இணைப்பதாகும். ஆவணம் நிறுவனத்தால் காகிதத்தில் பெறப்பட்டிருந்தால், அது ஸ்கேன் செய்யப்பட்டு அதன் விளைவாக வரும் கோப்பு கஜகஸ்தான் குடியரசில் இணைக்கப்பட்டுள்ளது. ஆவணம் மின்னணு முறையில் பெறப்பட்டிருந்தால், அதன் கோப்பு வெறுமனே பதிவு அட்டையுடன் இணைக்கப்பட்டுள்ளது. பெறப்பட்ட ஆவணங்களை நேரடியாக பதிவு செய்ய நவீன EDMS உங்களை அனுமதிக்கிறது மின்னஞ்சல்அல்லது திறந்த மின்னணு ஆவணத்திலிருந்து.
உங்கள் நிறுவனம் இடைநிலை மின்னணு ஆவண ஓட்டத்தில் பங்கேற்பாளராக இருந்தால் அல்லது நீங்களும் உங்கள் நிருபரும் ஒரே EDS ஐப் பயன்படுத்தினால், பதிவு (அதாவது, உங்கள் கணினியில் உள்ள RK புலங்களை முதலில் நிரப்புதல்) தானாகவே மேற்கொள்ளப்படும்.
பெறப்பட்ட கடிதத்தைப் பற்றிய அனைத்து தகவல்களையும் பதிவுப் பொருட்களில் உள்ளிட்ட பிறகு, அதற்கு “பதிவுசெய்யப்பட்ட” நிலையை ஒதுக்குவோம். அடுத்து, காகிதத்தில் பெறப்பட்ட ஆவணங்களில் பதிவு முத்திரையை வைக்க மறக்காதீர்கள். இது வழக்கமாக ஆவணத்தின் முதல் பக்கத்தின் கீழ் வலது மூலையில் அமைந்துள்ளது மற்றும் பின்வரும் கூறுகளைக் கொண்டுள்ளது:
- அமைப்பின் பெயர்;
- ஆவணத்தின் பதிவு தேதி (சில நேரங்களில் ரசீது நேரம் சேர்க்கப்படும்);
- உள்வரும் பதிவு எண்(ஆவணத்திற்கு அதன் ஆசிரியரால் ஒதுக்கப்பட்ட எண்ணுடன் குழப்பமடையக்கூடாது).
எடுத்துக்காட்டு 5
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
எடுத்துக்காட்டு 6
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
பெறப்பட்ட ஆவணத்தின் விவரங்கள் (எடுத்துக்காட்டு 6 இலிருந்து) மற்றும் பதிவுப் பொருட்கள் (எடுத்துக்காட்டு 5 இலிருந்து ஜர்னல்) ஆகியவற்றிலிருந்து நீங்கள் பார்க்க முடியும் என்பதால், புதிதாகப் பெறப்பட்ட ஆவணத்தைப் பற்றிய மெட்டாடேட்டாவை நாங்கள் உள்ளிட்டது மட்டுமல்லாமல், பெறப்பட்ட கடிதம் ஒரு பதில் என்பதையும் சுட்டிக்காட்டினோம் (நெடுவரிசையைப் பார்க்கவும். இதழின் 6).
துரதிர்ஷ்டவசமாக, மின்னணு பதிவு படிவங்கள் மட்டுமே ஆவணத்தைப் பற்றிய தேவையான தகவல்களை முழுமையாக பதிவு செய்ய அனுமதிக்கின்றன.
எடுத்துக்காட்டாக, பெறப்பட்ட கடிதம் ஒரு பதில் என்பதைக் குறிப்பிடுவது மட்டுமல்லாமல், இணைக்கும் முறையைப் பயன்படுத்தி, இரண்டு ஆவணங்களின் RC ஐ ஒரு வளாகமாக இணைக்க EDMS நம்மை அனுமதிக்கும்.
பதில் கடிதம் ஆரம்பத்தில் வரி அலுவலகத்திற்கு அஞ்சல் மூலம் அல்ல, ஆனால் வடிவத்தில் அனுப்பப்பட்டது என்று இப்போது கற்பனை செய்து பாருங்கள் மின்னஞ்சல்மற்றும் ஏற்கனவே வரி அலுவலகத்தில் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது. மின்னணு ஆவண நிர்வாகத்தின் நன்மைகளை நீங்கள் பாராட்டுவீர்கள், சில அளவுருக்களின்படி கணினியே புதிதாகப் பதிவுசெய்யப்பட்ட ஆவணத்தை பகுப்பாய்வு செய்து, இந்த ஆவணம் ஏற்கனவே பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது மற்றும் தற்போது மீண்டும் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது என்று பதிவாளருக்கு தெரிவிக்கிறது. பதிவுப் புத்தகத்தைப் புரட்டிப் புரட்டவும், நகலை அடையாளம் காணவும் எவ்வளவு நேரம் ஆகும் என்று கற்பனை செய்து பாருங்கள்!
மேலும், ஒரு நிருபரிடம் இருந்து பெறப்பட்ட குறிப்பிட்ட எண்ணிக்கையிலான ஒத்த கடிதங்களை பதிவு செய்ய EDMS உதவியாளருக்கு உதவும். எடுத்துக்காட்டாக, வங்கியின் இயக்கம் பற்றிய தகவலுக்காக ஒரே நேரத்தில் 15 கோரிக்கைகளை வரி அலுவலகத்தில் இருந்து பெற்றது. பணம்வங்கி வாடிக்கையாளர் கணக்குகளில். 15 ஒரே மாதிரியான கடிதங்கள், பதிவு எண் மற்றும் வங்கி வாடிக்கையாளரின் பெயர் ஆகியவற்றில் மட்டுமே ஒன்றுக்கொன்று வேறுபடும். EDMS ஆனது ஏற்கனவே பதிவுசெய்யப்பட்ட ஆவணத்தின் அடிப்படையில் புதிய ஒன்றை எளிதாக உருவாக்கும், மீண்டும் மீண்டும் வரும் தகவலை கஜகஸ்தான் குடியரசின் பொருத்தமான துறைகளில் நகலெடுக்கும். பயனர் தனிப்பட்ட தரவை மட்டுமே உள்ளிட வேண்டும்.
கவர் கடிதங்களின் பதிவு. உங்களுக்குத் தெரியும், முக்கியமான ஆவணங்கள் (ஒப்பந்த ஆவணங்கள், சுற்றறிக்கை கடிதங்கள் போன்றவை) கவர் கடிதங்களின் உதவியுடன் அனுப்பப்படுகின்றன அல்லது அனுப்பப்படுகின்றன. இது சம்பந்தமாக, எந்த ஆவணத்தை பதிவு செய்ய வேண்டும் என்று எழுத்தர்கள் அடிக்கடி ஆச்சரியப்படுகிறார்கள் - கவரிங் கடிதம் அல்லது அதனுடன் வரும் ஆவணம்? இந்த சூழ்நிலையில், நீங்கள் கேள்விக்கு பதிலளிக்க வேண்டும்: எதிர்காலத்தில் ஆவணங்களைத் தேட என்ன அளவுருக்கள் பயன்படுத்துவீர்கள்? பெரும்பாலும் இது "உடன்" ஆவணத்தின் தரவுகளின்படி பராமரிக்கப்பட வேண்டும். எனவே, "உடன் கூடிய" ஆவணத்தை முக்கிய ஆவணமாகக் கருதுவது மிகவும் வசதியானது, மேலும் இணைக்கப்பட்ட ஆவணமாக மறைக்கும் கடிதத்தை இணைக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, உள்வரும் EDMS ஆவணம் "BUSINESS" இன் பதிவு அட்டையில் இந்த நோக்கத்திற்காக ஒரு சிறப்பு தாவல் உள்ளது, இது "அத்துடன் ஆவணம்" என்று அழைக்கப்படுகிறது.
மேலாளரிடம் மதிப்பாய்வு செய்ய ஆவணங்களை சமர்ப்பித்தல்
தாளில் பதிவுசெய்யப்பட்ட உள்வரும் ஆவணங்களின் அசல்கள் மேலாளருக்கான மேலதிக அறிக்கைக்காக செயலாளருக்கு மாற்றப்படும். IN பெரிய நிறுவனங்கள்மேலாளருக்கு ஆவணங்களை அனுப்புவதற்கு முன், உதவியாளர் வரைவுத் தீர்மானங்களைத் தயாரிக்கிறார், அவை "ரன்னர்ஸ்" என்று அழைக்கப்படும் சிறப்பு வடிவங்களில் வரையப்படுகின்றன. "ரன்னர்" மேலாளரின் விவரங்களை மட்டுமே கொண்டிருக்க முடியும்: அவரது நிலை மற்றும் கடைசி பெயர், முதல் பெயர், புரவலன் அல்லது நிலையான வடிவம். வளர்ச்சியின் போது நிலையான வடிவம்"ஓடுபவர்" சிறப்பு கவனம்தீர்மானத்தின் உள்ளடக்கத்திற்கு வழங்கப்பட வேண்டும், தீர்மானத்தின் உரையை எழுதுவதற்கு ஒரு இடத்தை வழங்குவது அவசியம், இந்த ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவதற்கான கட்டுப்பாட்டை ஒப்படைக்கும் அதிகாரியின் பெயரையும், பெயர்களையும் குறிப்பிட வேண்டும். பொறுப்பான நிறைவேற்றுபவர் மற்றும் இணை நிர்வாகிகள். கட்டுப்பாட்டுக்கான ஆவணத்தை சமர்ப்பிப்பதில் ஒரு குறி வைப்பதற்கும், ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவதற்கான காலக்கெடுவிற்கும் ஒரு இடத்தை வழங்குவது நல்லது (அதை நாட்களில் அல்ல, ஆனால் ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியாகக் குறிப்பிடுவது நல்லது). அடுத்த பக்கத்தில் எடுத்துக்காட்டு 7 ஐப் பார்க்கவும்.
IN சமீபத்தில்பெரிய நிறுவனங்களில் EDMS அறிமுகப்படுத்தப்பட்டதன் மூலம், காகித ஆவணங்கள் மேலாளருக்கு மாற்றப்படுவதில்லை, ஒரு மின்னணு நகல் மட்டுமே அவருக்கு அனுப்பப்படுகிறது. EDMS ஆனது ஒரு வரைவுத் தீர்மானத்தைத் தயாரிப்பதில் சிக்கலைத் தீர்ப்பதை சாத்தியமாக்குகிறது, இது உதவி மேலாளரால் மின்னணு வடிவத்தில் தயாரிக்கப்பட்டு மேலாளருக்கு அதன் மேலும் சுத்திகரிப்பு மற்றும் ஒப்புதலின் நோக்கத்திற்காக அனுப்பப்படுகிறது.
ஆனால் காகிதப்பணிக்குத் திரும்புவோம்.
கணம் எழுத்தரிடமிருந்து மேலாளரின் செயலாளருக்கு ஆவணங்களை மாற்றுதல்மிகவும் முக்கியமானது, ஏனெனில் அவை மேலாளரின் அலுவலகத்தில் அமைதியாக இருக்கும் போது, "காணாமல் போன ஆவணங்களைத் தேடுவதை" அடிக்கடி அறிவிப்பது அவசியம். எனவே, ஆவணங்களை எழுத்தரிடமிருந்து செயலாளருக்கும் பின்னுக்கும் மாற்றுவது கடுமையான பதிவுகளை வைத்திருக்க வேண்டும்.
இதற்கு இது இன்னும் அவசியம் மேலாளரிடமிருந்து நிறைவேற்றுபவருக்கு ஆவணங்களை நகர்த்துவதற்கு ஒரே ஒரு வழியை விட்டு விடுங்கள்: மேலாளர் - செயலாளர் - எழுத்தர் - நிறைவேற்றுபவர். இல்லையெனில், "கையிலிருந்து கைக்கு" ஆவணங்களை நேரடியாக நிறைவேற்றுபவர்களுக்கு மாற்றும் மேலாளர், ஆவணங்களின் கட்டுப்பாடற்ற இயக்கத்திற்கான முன்நிபந்தனைகளை உருவாக்குகிறார், இது சரியான நேரத்தில் செயல்படுத்தப்படுவதற்கு மட்டுமல்லாமல், ஆவணங்களின் இழப்புக்கும் வழிவகுக்கிறது.
நீங்கள் "காகித" அலுவலக வேலைகளை மட்டுமே நடத்தினால், மேலாளருக்கு (அல்லது அவரது செயலாளருக்கு) ஆவணங்களை மாற்றுவதற்கான உண்மையை பதிவு செய்வதற்கான ஒரே விருப்பம் மாற்றப்பட்ட ஆவணங்களின் பட்டியல் (எண்களின் பட்டியல்) ஆகும்.
நீங்கள் ஒரு EDMS இல் பணிபுரிந்தால், உள்வரும் கடிதங்களைப் பெறும் செயலாளர் கணினியில் பதிவுசெய்யப்பட்ட ஆவணங்களுடன் காகிதத்தில் அனுப்பப்பட்ட ஆவணங்கள் கிடைப்பதை மட்டுமே சரிபார்க்க முடியும். மின்னணு ஆவணத்தின் வாழ்க்கைச் சுழற்சியின் நிலைகளைப் பயன்படுத்துவதும் வசதியானது. பதிவுசெய்த பிறகு, கணினியில் பதிவுசெய்யப்பட்ட ஆவணங்களுக்கான “பதிவுசெய்யப்பட்ட” நிலையை நாங்கள் அமைத்துள்ளோம் என்பதை நீங்கள் நினைவில் கொள்கிறீர்கள். செயலாளர், காகிதத்தில் ஆவணங்களைப் பெற்று, கணினி தரவுகளுடன் அவற்றைச் சரிபார்த்து, அவர்களுக்கு ஒரு புதிய நிலையை ஒதுக்கலாம்: "பரிசீலனைக்கு."
ஆவணத்தைப் பெற்ற மேலாளர் மற்றும் அதில் எடுக்கப்பட்ட நிர்வாக முடிவு, அதை ஒரு தீர்மானத்தின் வடிவத்தில் முறைப்படுத்துகிறது, அது ஆவணத்திலேயே எழுதப்பட்டுள்ளது (எடுத்துக்காட்டு 8 இல் உள்ள உள்வரும் கடிதத்தின் ஒரு துண்டில் சாய்வாக உள்ள உரையைப் பார்க்கவும்) அல்லது அதனுடன் இணைக்கப்பட்ட "ஸ்லைடரில்" வரையப்பட்டுள்ளது (எடுத்துக்காட்டு 7). மேலாளரின் தீர்மானம் கொண்ட "ரன்னர்" ஆவணத்தின் ஒருங்கிணைந்த பகுதியாகும், மேலும் அதனுடன் கூடுதல் சேமிப்பகத்திற்கு உட்பட்டது.
எடுத்துக்காட்டு 7
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
தீர்மானத்தின் உரை யார், எப்போது என்ன செய்ய வேண்டும் என்பதை தெளிவாகக் குறிக்க வேண்டும், மேலும் அதன் விண்ணப்பத்தின் தேதி மற்றும் மேலாளரின் கையொப்பத்தையும் கொண்டிருக்க வேண்டும். மூலம், வரைவு “ரன்னர்” இறுதித் தீர்மானத்தில் வேறுபட்ட தகவல்களைக் கொண்டிருந்தால் (எடுத்துக்காட்டாக, மேலாளர் இவானோவை நிறைவேற்றுபவராக நியமிக்க முடிவு செய்தார், மேலும் உதவியாளர் ஏற்கனவே வரைவுத் தீர்மானத்தில் சேர்த்த பெட்ரோவாவை அல்ல. "ரன்னர்"), பின்னர் "ரன்னர்" ஐ மறுபதிப்பு செய்வதற்குப் பதிலாக அல்லது அதை கைமுறையாகத் திருத்தினால், ஆவணத்திலேயே ஒரு தீர்மானத்தை நீங்கள் வரையலாம்.
எடுத்துக்காட்டு 8
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
மேலாளரின் தீர்மானத்துடன் கூடிய காகித ஆவணங்கள் செயலாளரால் பாலர் கல்வி நிறுவனத் துறைக்கு மேலும் செயல்பாட்டிற்காக மாற்றப்படுகின்றன, அதைப் பற்றி செயலகத்தின் கணக்கியல் ஆவணங்களில் தொடர்புடைய பதிவு செய்யப்படுகிறது, அல்லது ஆவணங்களைத் திரும்பப் பெறுவதற்கான உண்மை நிலை மாற்றுவதன் மூலம் பதிவு செய்யப்படுகிறது. ஆவணத்தின் வாழ்க்கைச் சுழற்சி, இது பின்வரும் நிலை ஒதுக்கப்பட்டுள்ளது - "செயல்படுத்துவதற்கு".
செயல்படுத்துவதற்கான ஆவணங்களை அனுப்புதல்
உள்வரும் கடிதத்துடன் பணிபுரியும் இந்த கட்டத்தில், பாலர் கல்வி சேவையின் ஊழியர்கள் இரண்டு பணிகளை எதிர்கொள்கின்றனர்:
- முதலாவதாக, மேலாளரின் தீர்மானத்தை பதிவுப் பொருட்களுக்கு (தீர்மானத்தின் உரை (அதாவது மேலாளரின் அறிவுறுத்தல்கள்) மற்றும் பெயர்களுக்கு மாற்றவும். அதிகாரிகள், செயல்படுத்துவதற்கும் கட்டுப்பாட்டுச் செயல்பாட்டைச் செய்வதற்கும் ஆவணம் அனுப்பப்படும்);
- இரண்டாவதாக, ஆவணங்களை செயல்படுத்த அல்லது மதிப்பாய்வு செய்ய கட்டமைப்பு அலகுகளுக்கு மாற்றவும்.
மேலாளரின் தீர்மானம் ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவதற்கான காலக்கெடுவைக் குறிக்கிறது அல்லது "கட்டுப்பாட்டுக்காக" / "கட்டுப்பாடு" குறி வைக்கப்பட்டால், பாலர் கல்வி நிறுவன சேவை இந்த ஆவணத்தின் செயல்பாட்டை கண்காணிக்க வேண்டும் என்பதை மறந்துவிடாதீர்கள். பதிவுப் பதிவில், கட்டுப்பாட்டு அடையாளத்தை "பதிவு எண்" நெடுவரிசையில் உள்ளிடலாம் (இது முதலில் வந்து உடனடியாகத் தெரியும்), அல்லது "தெளிவு" நெடுவரிசையில் (எடுத்துக்காட்டு 9 இல் உள்ளதைப் போல) அல்லது சிறப்பாக நியமிக்கப்பட்ட நெடுவரிசையில்.
நவீன EDMS ஆனது, சில அளவுருக்கள் பதிவுப் பொருட்களில் உள்ளிடப்படும்போது, ஆவணங்கள் தானாகவே கட்டுப்பாட்டின் கீழ் வைக்கப்பட அனுமதிக்கின்றன, எடுத்துக்காட்டாக, ஆவணத்தின் திட்டமிடப்பட்ட செயல்படுத்தல் தேதி. கூடுதலாக, இந்த சூழ்நிலையில், ஆவணத்தின் வாழ்க்கைச் சுழற்சியின் நிலைகளை "கட்டுப்பாட்டுக்கு கீழ்" என ஒதுக்குவதன் மூலம் நீங்கள் பயன்படுத்தலாம்.
காகித ஊடகத்துடன் பணிபுரியும் போது, எழுத்தர்கள் எப்படியாவது ஆவணங்களை நிறைவேற்றுபவர்களுக்கு மாற்ற வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக, எழுத்தர்கள் அவற்றை அதே கோப்புறைகள், செல்கள் அல்லது கட்டமைப்பு அலகுகளின் அஞ்சல் பெட்டிகளில் வைத்து, இந்த அலகுகளின் ஊழியர்கள் ஆவணங்களுக்காக வரும் வரை காத்திருக்கிறார்கள். சில நிறுவனங்கள் துறைகளுக்கு இடையே ஆவணங்களை வழங்க உள் கூரியர்களைப் பயன்படுத்துகின்றன, ஒரு குறிப்பிட்ட அட்டவணையின்படி ஆவணங்களை வழங்குகின்றன.
ஒரு EDMS இல் பணிபுரியும் போது, மேலாளரின் தீர்மானம் வழங்கப்பட்ட உடனேயே மின்னணு ஆவணங்கள் தானாகவே நிறைவேற்றுபவர்களுக்கு அனுப்பப்படும். மேஜிக் “சரி” பொத்தானை அழுத்திய சில நொடிகளில் ஆவணம் ஒப்பந்தக்காரருக்கு அனுப்பப்படும்.
இப்போது உள்வரும் கடிதத்தின் மாதிரியை நிரூபிப்போம், மேலும் செயலாக்கத்தின் எந்த கட்டங்களில் அதில் என்ன மதிப்பெண்கள் தோன்றும் என்பதையும் - அதே நேரத்தில் - பதிவு இதழில் என்ன தகவல் உள்ளிடப்பட்டுள்ளது என்பதையும் குறிப்பிடுவோம்.
எடுத்துக்காட்டு 8
உள்வரும் ஆவணத்தை செயலாக்கும் நிலைகளின் பிரதிபலிப்பு மற்றும் பதிவு இதழில்
சுருக்கு நிகழ்ச்சி
ஆவணங்களை நிறைவேற்றுதல்
ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதற்கான பொறுப்பு (உள்வரும் கடிதங்கள் மற்றும் அவற்றுக்கான வழிமுறைகள்) பின்வரும் விதிகளுக்கு இணங்க நிர்வாகிகளாக நியமிக்கப்பட்ட அமைப்பின் ஊழியர்களிடம் உள்ளது:
- தலையின் தீர்மானம்;
- வேலை பொறுப்புகள்;
- அங்கீகரிக்கப்பட்ட வணிக செயல்முறை.
கிளாசிக்கல் அலுவலகப் பணியின் விதிகளால் வழிநடத்தப்பட்டு, ஆவணத்துடன் நடிகரின் பணியின் முன்னேற்றம் மற்றும் அதன் முடிவு பதிவுப் பொருட்களில் பிரதிபலிக்கிறது (எடுத்துக்காட்டாக, நெடுவரிசைகள் / புலங்களில் "செயல்படுத்தும் முன்னேற்றம்" மற்றும் "செயல்முறை அறிக்கை"). ஆவணத்திலேயே, ஒரு விதியாக, செயல்படுத்தலின் முன்னேற்றத்தின் விவரங்கள் இல்லாமல் ஆவணத்தின் செயல்பாட்டில் ஒரு குறி மட்டுமே வைக்கப்படுகிறது (அத்துடன் தொடர்புடைய நுழைவு ஆவணத்தின் கீழ் துறையில் செய்யப்படுகிறது)
இந்த கட்டத்தில் எழுத்தரின் பணியானது, நிகழ்த்தப்பட்ட வேலை குறித்த கலைஞர்களிடமிருந்து அறிக்கைகளை ஏற்றுக்கொள்வது மற்றும் தேவைப்பட்டால், அவற்றை பதிவு படிவங்களுக்கு மாற்றுவது மட்டுமே. ஒரு ஆவணத்தின் செயல்பாட்டின் முன்னேற்றத்தில் உள்ளீடுகளைச் செய்வதற்கான அடிப்படையானது, செய்யப்பட்ட பணியின் பொறுப்பான நிறைவேற்றுபவரின் எழுத்துப்பூர்வ அல்லது வாய்வழி அறிக்கையாகும்.
"செயல்பாட்டின் முன்னேற்றம்" என்ற நெடுவரிசையில், ஆவணத்துடன் பணிபுரியும் முக்கிய கட்டங்கள் அல்லது ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவதற்கான காலக்கெடுவை நீட்டிப்பதற்கான (ஒத்திவைப்பதற்கு) அடிப்படையாக செயல்பட்ட காரணங்கள் உள்ளிடப்பட்டுள்ளன. உதாரணமாக, “08/25/2011 கூட்டாளருடன் ஒரு சந்திப்பு நடத்தப்பட்டது, ஒரு பூர்வாங்க ஒப்பந்தம் எட்டப்பட்டது, ஒத்துழைப்பு ஒப்பந்தத்தை உருவாக்க ஆவணங்கள் அனுப்பப்பட்டன”அல்லது "கூடுதல் சரிபார்ப்பு தேவை என்பதாலும், கட்டண ஆவணங்களின் நகல் 08/11/2011 அன்று கோரப்பட்டதாலும், செயல்படுத்தும் தேதியை 08/20/2011 க்கு ஒத்திவைக்குமாறு கேட்டுக்கொள்கிறேன்".
"செயல்படுத்துதல் பற்றிய குறிப்பு" என்ற நெடுவரிசையில், ஆவணத்தை முழுவதுமாக செயல்படுத்துவது பற்றிய தகவல்கள் உள்ளிடப்பட்டுள்ளன: "ஆகஸ்ட் 15, 2011 அன்று, அலட்டிர் OJSC இன் மேசை தணிக்கை மேற்கொள்ளப்பட்டது. ஆய்வு அறிக்கை ஆகஸ்ட் 18, 2011 அன்று நிர்வாகத்திடம் சமர்ப்பிக்கப்பட்டது.". ஆவணத்தின் செயலாக்கம் ஒரு பதில் கடிதம் மூலம் செயல்படுத்தப்பட்டால், பதில் ஆவணத்தின் தேதி மற்றும் எண் குறிக்கப்படும், எடுத்துக்காட்டாக, “எக்ஸ். எண். 1561/12 தேதி 08/25/2011".
நீங்கள் ஒரு EDMS இல் பணிபுரிந்தால், "வெற்று" அறிக்கைகள் என்று அழைக்கப்படுவதற்கு சிறப்பு கவனம் செலுத்தப்பட வேண்டும்: மரணதண்டனைக்கான ஆவணங்களைப் பெற்ற பணியாளர்கள் ஒரு விசை அழுத்தத்தால் அவர்கள் புகாரளிக்கிறார்கள் என்ற உண்மையைப் பற்றி சிந்திக்காமல், "எக்ஸ்கியூட்" என்பதைக் குறிக்கும் போது. ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவது, அதைப் படிக்கும்போது அல்ல. அதில் எழுப்பப்பட்ட அனைத்து சிக்கல்களும் தீர்க்கப்பட்ட ஆவணம் மட்டுமே செயல்படுத்தப்பட்டதாகக் கருதப்படுகிறது. "முழுமைப்படுத்தப்பட்டது" அல்லது "செயல்படுத்தப்பட்டது" போன்ற உரையுடன் பொறுப்பான நிறைவேற்றுபவரின் "வெற்று" அறிக்கை, எழுத்தரால் செயல்படுத்தப்பட்டதைப் பற்றிய குறிப்பிட்ட தகவலைக் குறிப்பிடாமல், ஏற்கப்படக்கூடாது, மேலும் ஆர்டர் மறுபரிசீலனைக்கு அனுப்பப்பட வேண்டும்.
ஆவணத்தை செயல்படுத்திய பிறகு, நிறைவேற்றுபவர் அதன் மீது (ஆவணத்தின் கீழ் விளிம்பில்) ஒரு அடையாளத்தை வைக்க கடமைப்பட்டிருக்கிறார். ஏதேனும் நடவடிக்கை எடுக்கப்பட்டால், செயல்திறன் அறிக்கையில் உள்ளவர் இந்த செயலை விவரிக்கிறார், செயலின் தேதி, தனிப்பட்ட கையொப்பம் மற்றும் மரணதண்டனை குறியின் பதிவு தேதி ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடுகிறார். எடுத்துக்காட்டு 9 ஐப் பார்க்கவும். இதைத்தான் அவர்கள் காகிதப்பணிகளில் செய்கிறார்கள். EDMS இல் பணிபுரியும் போது, அத்தகைய தகவல்களை உடனடியாக கணினியில் உள்ளிடலாம் அல்லது ஒப்பந்தக்காரரால் தனது கையொப்பத்துடன் ஒரு காகித ஆவணத்தில் மீண்டும் வரையலாம், பின்னர் அவை EDMS க்கு அவரால் அல்லது எழுத்தரால் மாற்றப்படும். இந்த கட்டத்தில், ஆவணம் அதன் வாழ்க்கைச் சுழற்சியின் அடுத்த கட்டத்திற்கு நகர்கிறது - "செயல்முறை அறிக்கை".
செயல்படுத்தல் கட்டுப்பாட்டின் அமைப்பு
ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதற்கான கட்டுப்பாடு கட்டுப்பாட்டாளரால் நியமிக்கப்பட்ட பணியாளரின் தோள்களில் முழுமையாக விழுகிறது. பாலர் கல்வி நிறுவன சேவையின் ஊழியர்கள் “தொழில்நுட்ப” கட்டுப்பாட்டை பராமரிப்பதில் மட்டுமே ஒப்படைக்கப்படுகிறார்கள்: “முடிந்தது / முடிக்கப்படவில்லை” என்ற ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவதற்கான உண்மையைச் சரிபார்த்தல், அத்துடன் காலக்கெடுவிற்கு இணங்குதல்.
துரதிர்ஷ்டவசமாக, தலைப்புகளை பதிவு செய்வதற்கான இதழ் படிவம் சிரமமாக உள்ளது, இது ஆவணங்களின் செயல்பாட்டின் செயல்பாட்டுக் கட்டுப்பாட்டை அனுமதிக்காது. தானியங்கி பயன்முறையில் கட்டுப்பாட்டு செயல்பாட்டைப் பராமரிப்பது EDMS இன் நன்மைகளில் ஒன்றாகும், இது பல்வேறு அம்சங்களில் கட்டுப்பாட்டின் கீழ் உள்ள ஆவணங்களைப் பற்றிய தகவல்களைப் பெற உங்களை அனுமதிக்கிறது: தனிப்பட்ட பணியாளர்கள் மற்றும் ஒரு குறிப்பிட்ட துறையால் செயல்படுத்தப்படும் ஆவணங்களைப் பார்க்கவும்; ஒரு குறிப்பிட்ட தேதியில் காலாவதியாகும் ஆவணங்கள் போன்றவை.
நிச்சயமாக, காலக்கெடுவில் கவனம் செலுத்துவதன் மூலமும் அதற்கேற்ப ஆவணங்களை வரிசைப்படுத்துவதன் மூலமும் தற்போதைய கட்டுப்பாட்டை மேற்கொள்வது மிகவும் வசதியானது. நிறுவப்பட்ட கட்டுப்பாட்டு தேதிக்கு பல நாட்களுக்கு முன்னர் மேற்கொள்ளப்படும் இடைநிலை கட்டுப்பாடு பற்றி மறந்துவிடாதீர்கள். இன்று, இடைநிலைக் கட்டுப்பாட்டைச் செயல்படுத்த, அவர்கள் "நினைவூட்டல்" அமைப்பைப் பயன்படுத்துகின்றனர், அவை தானாகவே கலைஞர்களுக்கு அனுப்பப்படுகின்றன.
ஒரு ஆவணத்திற்கு பல ஆவணங்களை ஏற்கலாம் மேலாண்மை முடிவுகள், இது பல உத்தரவுகளின் வடிவத்தில் வழங்கப்படும். மேலும், அவர்கள் நிறுவியிருக்கலாம் வெவ்வேறு விதிமுறைகள்செயல்திறன்! மேலும் ஒவ்வொரு அறிவுறுத்தலும் கட்டுப்பாட்டின் கீழ் வைக்கப்பட வேண்டும், இது எதிர்காலத்தில் ஒட்டுமொத்த ஆவணத்தை மட்டுமல்ல, ஒவ்வொரு அறிவுறுத்தலையும் தனித்தனியாக செயல்படுத்துவதைக் கட்டுப்படுத்த வழிவகுக்கும்.
எனவே, இன்று "அறிவுறுத்தல்" மற்றும் "தீர்மானம்", ஒரு சாதாரண "தீர்மானம்" மற்றும் "கட்டுப்பாட்டுத் தீர்மானம்", ஒரு சாதாரண "அறிவுறுத்தல்" மற்றும் "கட்டுப்பாட்டு உத்தரவு" அல்லது "கட்டுப்பாட்டு ஆவணம்" ஆகிய கருத்துக்களுக்கு இடையே வேறுபாடு காட்டப்பட்டுள்ளது. ஒரு ஆவணம் ஒரே நேரத்தில் பல வழக்கமான மற்றும் கட்டுப்பாட்டு வழிமுறைகளைக் கொண்டிருக்கலாம். இந்த வழக்கில், எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு உயர் மேலாளரின் தீர்மானம் ஒரு கட்டுப்பாட்டு அறிவுறுத்தலைக் கொண்டிருக்கவில்லை என்றால், ஆவணம் முழுவதுமாக கட்டுப்பாட்டாக கருதப்படாது.
உங்களிடம் மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்பு இல்லையென்றால், பதிவுப் பத்திரிக்கையை காகித வடிவில் அல்ல, குறைந்த பட்சம் வைத்திருக்குமாறு பரிந்துரைக்கிறோம். விரிதாள் MS Excel அல்லது MS Access இல். ஒரு ஆவணத்தின் கீழ் வழங்கப்பட்ட பல ஆர்டர்களை நீங்கள் கட்டுப்படுத்த வேண்டும் என்றால், அவற்றை அட்டவணையில் தனி வரிகளாக உள்ளிடலாம்:
- முதலில் நீங்கள் அனைத்து புலங்களையும் நிரப்புகிறீர்கள்,
- மேலும் அனைத்து அடுத்தடுத்தவற்றிலும் நீங்கள் உள்வரும் எண் மற்றும் ஆவணத்தின் ரசீது தேதியை மட்டுமே மீண்டும் செய்கிறீர்கள் (அதை அடையாளம் காண), மேலும் வழங்கப்பட்ட ஆர்டர் மற்றும் அதைச் செயல்படுத்துவது பற்றிய தனிப்பட்ட தகவல்களைக் கொண்ட அந்த நெடுவரிசைகளையும் நிரப்பவும்.
உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் ஆவணங்கள் செயலாக்கப்படுவதால், ஆர்டர்களை நிறைவேற்றுவது குறித்த தகவல்கள் சரியான நேரத்தில் உள்ளிடப்பட்டால், DOU சேவையால் கட்டுப்பாட்டு செயல்பாடுகளைச் செயல்படுத்துவது குறைவான சுமையாக இருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, நீங்கள் வெளிச்செல்லும் ஆவணத்தை பதிவு செய்கிறீர்கள் என்றால், அது சில உள்வரும் ஆவணத்திற்கான பதில் கடிதமாகவும் இருந்தால், சோம்பேறியாக இருக்காதீர்கள் மற்றும் உள்வரும் கடிதத்தின் பதிவு பொருட்களில் தகவலை உள்ளிடவும், முடிந்தால், அதை கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றவும்.
கட்டுப்பாட்டாளரால் மட்டுமே ஆவணம் கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றப்படும். ஒப்பந்ததாரர், ஆவணத்தை நிறைவேற்றுவது குறித்து அறிக்கை செய்து, அதை கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்ற மட்டுமே கேட்கிறார் (எடுத்துக்காட்டு 9 இலிருந்து உள்வரும் கடிதத்தில் குறி எண் 3 ஐப் பார்க்கவும்). மற்ற ஊழியர்களும் சூழ்நிலையில் ஒரு மாற்றத்தை "கவனித்தால்" இதைச் செய்ய "கேட்க" முடியும்.
ஒரு ஆவணம் கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றப்பட்ட பிறகு, பதிவுப் பொருட்களில் உள்ள கட்டுப்பாட்டு அடையாளம் "கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றப்பட்டது" என்ற அடையாளத்துடன் மாற்றப்படுகிறது: மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகளில், அடையாளம் அதன் பிரகாசமான (பெரும்பாலும் சிவப்பு) நிறத்தை இழக்கிறது, மேலும் பதிவு பதிவில் பிரகாசமான கடிதத்தை வெறுமனே கடக்க முடியும். ஆவணத்தில் வைக்கப்பட்டுள்ள கட்டுப்பாட்டு குறி மாற்றப்படவில்லை (எங்கள் எடுத்துக்காட்டு 9 இல் இது "கட்டுப்பாட்டு" முத்திரை; இது கடக்கப்படவில்லை).
இந்த நேரத்தில், ஆவணத்தை ஒரு புதிய நிலைக்கு அமைக்கலாம் - “செயல்படுத்தப்பட்டது. கட்டுப்பாட்டிலிருந்து அகற்றப்பட்டது."
ஆவணங்களை வழக்குகளாக உருவாக்குதல்
அலுவலக வேலையில் செயல்படுத்தப்படும் உள்வரும் கடிதங்கள் பின்வரும் அளவுகோல்களின்படி வழக்குகளாக உருவாக்கப்படுகின்றன:
- ஆவணங்களின் உள்ளடக்கம் (பொருள்) படி (உதாரணமாக, அறிக்கைகளை அனுப்புவது / பெறுவது பற்றிய கடிதங்கள் ஒரு கோப்பாக உருவாக்கப்படுகின்றன);
- புவியியல் ரீதியாக (ஒரு பிராந்தியத்திலிருந்து வரும்/அனுப்பப்பட்ட ஆவணங்கள் ஒரு கோப்பாக உருவாக்கப்படுகின்றன);
- ஒரு நிருபர் அடிப்படையில் (ஒரு நிருபருடன் கடித தொடர்பு ஒரு கோப்பாக உருவாக்கப்படுகிறது), மற்றும் பல.
"உள்வரும்" மற்றும் "வெளிச்செல்லும்" பெயர்களுடன் வழக்குகளை உருவாக்குவது இவற்றில் உருவாக்கப்பட்ட ஆவணங்களுக்கு இடையில் இருந்தால் மட்டுமே அனுமதிக்கப்படும். வெவ்வேறு விஷயங்கள், நெருங்கிய இணைப்பு ஏற்படுத்தப்படும். எடுத்துக்காட்டாக, உள்வரும் ஆவணம் பதில் ஆவணத்தின் எண் மற்றும் தேதி மற்றும் அது தாக்கல் செய்யப்பட்ட வழக்கின் எண்ணிக்கையைக் குறிக்க வேண்டும். அதே தகவல் பதிவு பொருட்களில் இருக்க வேண்டும். இல்லையெனில், கோரிக்கை கடிதம் அல்லது அதற்கான பதிலை நீங்கள் நீண்ட நேரம் தேட வேண்டியிருக்கும்.
ஆவணம் செயல்படுத்தப்பட்ட பிறகு தாக்கல் செய்யப்படும் பெயரிடலின் படி வழக்கு எண் அதன் பதிவு எண்ணின் ஒரு பகுதியாக இருக்கலாம். ஆவணத்தின் ஆசிரியரால் ஒதுக்கப்பட்ட எண் மற்றும் கடிதத்தைப் பெறுபவரால் ஒதுக்கப்பட்ட உள்வரும் எண் ஆகிய இரண்டிற்கும் இது சமமாகப் பொருந்தும்.
எழுத்தர் ஆவணத்தில் பொருத்தமான கல்வெட்டை உருவாக்குகிறார்: "கோப்பு எண். 01-15க்கு", அதே தகவல் பதிவுப் பொருட்களுக்கு மாற்றப்படும் (எடுத்துக்காட்டு 9, இதழின் கடைசி 15 வது நெடுவரிசை மற்றும் எண். 4 ஐப் பார்க்கவும். உள்வரும் கடிதம்).
உள்வரும் கடிதங்களுடன் பணிபுரிய பல்வேறு வகையான பகுப்பாய்வு அறிக்கைகள் பெரும்பாலும் தயாரிக்கப்படுகின்றன:
- ஆவணங்களை நிறைவேற்றுவதற்கான கட்டுப்பாடு குறித்த அறிக்கை (அளவு மற்றும் தரமான குறிகாட்டிகள் இரண்டும் வழங்கப்படுகின்றன);
- பொதுவாக மற்றும் கட்டமைப்பு பிரிவுகளால் பெறப்பட்ட ஆவணங்களின் எண்ணிக்கை பற்றிய அறிக்கைகள்;
- உள்வரும் ஆவணங்கள் அல்லது கடிதப் போக்குவரத்து நடத்தப்படும் பகுதிகள் பற்றிய அறிக்கைகள் போன்றவை.
எனவே, இன்று காகிதத்தில் ஆவணங்களுடன் பணிபுரியும் காலாவதியான வடிவங்கள் பின்னணியில் மறைந்து, மின்னணு ஆவண மேலாண்மைக்கு வழிவகுக்கின்றன. பத்திரிகை பதிவு படிவம் குறிப்பாக ரகசிய நிறுவனங்களில் மட்டுமே உயிருடன் உள்ளது, மேலும் அலுவலக செயல்முறைகளில் அதன் இடம் மின்னணு ஆவண மேலாண்மை அமைப்புகள் மற்றும் "அனைத்து வர்த்தகங்களின் பலா" MS எக்செல் ஆகியவற்றால் நம்பிக்கையுடன் ஆக்கிரமிக்கப்பட்டுள்ளது.
உங்கள் நல்ல வேலையை அறிவுத் தளத்தில் சமர்ப்பிப்பது எளிது. கீழே உள்ள படிவத்தைப் பயன்படுத்தவும்
மாணவர்கள், பட்டதாரி மாணவர்கள், தங்கள் படிப்பிலும் வேலையிலும் அறிவுத் தளத்தைப் பயன்படுத்தும் இளம் விஞ்ஞானிகள் உங்களுக்கு மிகவும் நன்றியுள்ளவர்களாக இருப்பார்கள்.
இதே போன்ற ஆவணங்கள்
அதிகாரப்பூர்வ கடிதத்தின் ஒரு வடிவமாக வணிக கடிதம். நடந்த உண்மை, செயல் அல்லது சூழ்நிலையை ஒப்புக்கொள்ள நன்றி கடிதத்தைப் பயன்படுத்துதல். வணிக கடிதங்களின் மிகவும் பொதுவான வகைகள். ஒரு சேவையைப் பற்றிய புகார்களை வெளிப்படுத்த புகாரைப் பயன்படுத்துதல்.
சுருக்கம், 03/11/2014 சேர்க்கப்பட்டது
சில்லறை வர்த்தகத்தில் வணிக நடவடிக்கைகளின் சாராம்சம், முக்கிய குறிக்கோள்கள் மற்றும் உள்ளடக்கம். நிர்வாகத்தின் ஒரு பொருளாக ஒரு சில்லறை வணிகத்தின் வணிக நடவடிக்கைகள். நிறுவனத்தின் வணிக நடவடிக்கை மேலாண்மை அமைப்பின் செயல்திறனை பகுப்பாய்வு செய்வதற்கான முறை.
ஆய்வறிக்கை, 03/19/2012 சேர்க்கப்பட்டது
ஒரு விற்பனை நிறுவனத்தின் வணிக நடவடிக்கையின் சாராம்சம். உள் மற்றும் வெளிப்புற சூழல்நிறுவனங்கள். KSUP "Teplichnoye" இன் வணிக விற்பனை நடவடிக்கைகளின் பகுப்பாய்வு. விவசாய பொருட்களை விற்பனை செய்வதற்கான வணிக நடவடிக்கைகளை தீவிரப்படுத்துவதற்கான நடவடிக்கைகள்.
ஆய்வறிக்கை, 12/12/2007 சேர்க்கப்பட்டது
வணிக நடவடிக்கைகளின் சாராம்சம் மற்றும் முக்கியத்துவம். வணிக சேவைகள். தற்போதைய போக்குகள்நிறுவனத்தின் வணிக சேவைகளின் வேலையில். ஜேஎஸ்சி "ஸ்பார்க்லிங் ஒயின்கள்" இன் வணிக சேவையின் செயல்பாடுகளின் பகுப்பாய்வு. வணிகப் பணிகளின் அமைப்பை மேம்படுத்துதல்.
பாடநெறி வேலை, 01/06/2004 சேர்க்கப்பட்டது
ஒரு வணிக கட்டமைப்பின் தலைவரின் உருவத்தின் கருத்து மற்றும் வகைகளை கருத்தில் கொள்ளுதல்; உளவியல் வழிமுறைகள்அதன் உருவாக்கம்: ஒளிவட்ட விளைவு, மேலாதிக்கத் தேவை, உணர்தல் ஸ்டீரியோடைப்களுடன் இணக்கம். ஒரு வணிகக் கட்டமைப்பின் சிறந்த தலைவரின் படம்.
பாடநெறி வேலை, 08/31/2013 சேர்க்கப்பட்டது
ஒரு நிறுவனத்தின் வணிக நடவடிக்கைகளை முன்னறிவிப்பதற்கான கருத்து மற்றும் அம்சங்கள் நவீன நிலைமைகள். நிறுவனத்தில் வணிக நடவடிக்கைகளின் அமைப்பின் பகுப்பாய்வு விளையாட்டு தொழில் Vegas-Azart LLC, அதன் வளர்ச்சி உத்தியை மேம்படுத்துவதற்கான பரிந்துரைகள்.
ஆய்வறிக்கை, 06/20/2010 சேர்க்கப்பட்டது
ஒரு நிறுவனத்தின் வணிகச் செயல்பாட்டின் கருத்து, நவீன சந்தைப் பொருளாதாரத்தில் அதன் பிரத்தியேகங்கள் மற்றும் செயல்படுத்தும் அம்சங்கள். வணிகத் திட்டத்தின் உள்ளடக்கம் மற்றும் கட்டமைப்பு, அதன் தயாரிப்பின் காரணங்கள் மற்றும் நோக்கம், வளர்ச்சியின் நிலைகள் மற்றும் முக்கிய கூறுகள்.
சோதனை, 04/15/2010 சேர்க்கப்பட்டது
வணிகப் பணியின் சாராம்சம் மற்றும் நோக்கங்கள். நுகர்வோர் ஒத்துழைப்பின் வளர்ச்சிக்கான கருத்து ரஷ்ய கூட்டமைப்பு. ஈ-காமர்ஸ், அதன் பண்புகள் மற்றும் வாய்ப்புகள் மேலும் வளர்ச்சி. ஒரு நிறுவனத்தில் வணிகப் பணிகளை மேம்படுத்துவதற்கான முக்கிய வழிகள்.
பாடநெறி வேலை, 03/25/2011 சேர்க்கப்பட்டது
நிறுவனங்கள் மற்றும் தனிநபர்களுடன் தொடர்புகொள்வதற்கும், எதையாவது தொடர்புகொள்வதற்கும், எதையாவது பற்றி அறிவிப்பதற்கும் ஒரு பெரிய குழு மேலாண்மை ஆவணங்களுக்கான பொதுவான பெயர்.
நிர்வாக நடவடிக்கைகளில் எழும் பல செயல்பாட்டு சிக்கல்களைத் தீர்க்க அதிகாரப்பூர்வ கடிதங்கள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன, எனவே கடிதங்களின் உள்ளடக்கத்தின் பன்முகத்தன்மை: கோரிக்கைகள், அறிவிப்புகள், அழைப்புகள், கோரிக்கைகள், மாற்றங்கள், தெளிவுபடுத்தல்கள், பணிகள், செய்திகள், தெளிவுபடுத்தல்கள், நினைவூட்டல்கள், உறுதிப்படுத்தல்கள், பரிந்துரைகள், முன்மொழிவுகள், கருத்துகள் , கோரிக்கைகள், தேவைகள் போன்றவை.
சேவை கடிதங்கள் நிறுவனங்கள், நிறுவனங்கள் மற்றும் நிறுவனங்களுக்கு இடையே இணைக்கும் இணைப்பாக செயல்படுவதால், அவை நிறுவனத்தின் உள்வரும் மற்றும் வெளிச்செல்லும் ஆவணங்களில் 80% வரை ஆக்கிரமித்துள்ளன. எனவே, ஆவண ஓட்டத்தை குறைக்கும் முயற்சியில், இந்த ஆவணங்களின் குழுவை வரைவதன் செல்லுபடியாகும் தன்மைக்கு நீங்கள் முதலில் கவனம் செலுத்த வேண்டும். வாய்வழி தொடர்பு மூலம் (தொலைபேசியில் அல்லது தனிப்பட்ட உரையாடலில் சிக்கலைத் தீர்ப்பது) சிக்கலைத் தீர்க்க இயலாத சந்தர்ப்பங்களில் மட்டுமே ஒரு கடிதம் எழுதப்பட வேண்டும். 79
அதிகாரப்பூர்வ கடிதத்தின் உரை எளிமையாக இருக்க வேண்டும், அதாவது. ஒரு பிரச்சினையை மறைக்கவும். இது பெறுநர் நிறுவனத்தில் (முதன்மையாக பதிவு, கட்டுப்பாடு, தாக்கல்) கடிதத்தை செயலாக்குவதற்கான தொழில்நுட்ப செயல்பாடுகளை எளிதாக்குவது மட்டுமல்லாமல், கடிதத்தில் பல கேள்விகள் இருந்தால், ஒரு நகல் தயாரிக்கப்படும் என்பதால், ஆவணத்தை செயல்படுத்துவதை துரிதப்படுத்தும். அல்லது கேள்விகளை நிறைவேற்றுவதற்கான வரிசை நிறுவப்பட்டுள்ளது. எனவே, ஒரு முகவரியுடன் பல சிக்கல்களைத் தீர்க்க வேண்டும் என்றால், ஒவ்வொன்றிற்கும் ஒரு தனி ஆவணம் வரையப்பட வேண்டும். பல பிரச்சினைகள் ஒன்றோடொன்று தொடர்புடையதாக இருந்தால் மட்டுமே ஒரு கடிதத்தில் கூறப்படுகின்றன.
கடிதத்தின் உரை, ஒரு விதியாக, இரண்டு பகுதிகளைக் கொண்டுள்ளது, இது ஆவணத்தை உருவாக்கத் தூண்டிய நோக்கங்களை அமைக்கிறது, மேலும் வரைவதற்கு அடிப்படையாக செயல்பட்ட உயர் அதிகாரிகளின் முடிவுகளையும் குறிப்பிடலாம். கடிதம். இரண்டாவது பகுதி அது வரையப்பட்ட ஆவணத்தின் முக்கிய பகுதியை அமைக்கிறது: முடிவுகள், கோரிக்கைகள், முன்மொழிவுகள், கருத்துகள் போன்றவை. நிர்வாக ஊழியர்கள் நன்கு அறிந்திருக்க வேண்டிய தகவலின் அளவின் நிலையான வளர்ச்சியைக் கருத்தில் கொண்டு, கடிதத்தில் உள்ள தகவல்களின் உணர்வை மேம்படுத்துவதற்காக, கடிதத்தின் உரையை வழங்குவதற்கான பாரம்பரிய வரிசையை மாற்ற பரிந்துரைக்கலாம். சிக்கலின் சாராம்சத்துடன் அதைத் தொடங்குங்கள், ஆதாரங்களையும் வாதங்களையும் இரண்டாவது பகுதியில் வைக்கவும்.
முன்கூட்டியே விவாதிக்கப்பட்ட எளிய பிரச்சினைகள் குறித்த கடிதங்கள் விளக்கம் இல்லாமல் ஒரு முக்கிய பகுதியைக் கொண்டிருக்கலாம்.
எடுத்துக்காட்டாக: "கணினி ஆபரேட்டர்களின் போட்டிக்காக 15 கணினிகளை ஒதுக்குமாறு கேட்டுக்கொள்கிறோம்."
ஒரு சேவை கடிதத்தின் முக்கிய நோக்கம் ஊக்குவிப்பதாகும் செய்யசெயல், சமாதானம், காட்ட, விளக்க. உரையின் தெளிவு, தெளிவு மற்றும் சுருக்கம் ஆகியவற்றால் இது அடையப்படுகிறது. வார்த்தைகள் அர்த்தத்தை துல்லியமாக பிரதிபலிக்க வேண்டும். சொற்பொழிவு ஆவணத்தின் சாரத்தை முன்னிலைப்படுத்துவதை கடினமாக்குகிறது.
வழங்கப்பட்ட உண்மைகள் புறநிலையாகவும், சரிபார்க்கப்பட்டதாகவும், டிஜிட்டல் தரவு துல்லியமாகவும் இருக்க வேண்டும். கடிதத்தின் தொனி நடுநிலையாக இருக்க வேண்டும்.
GOST R 6.30-97 கூறுகிறது: "பின்வரும் விளக்கக்காட்சி வடிவங்கள் கடிதங்களில் பயன்படுத்தப்படுகின்றன:
முதல் நபர் பன்மை ("தயவுசெய்து முன்னோக்கி", "கருத்தில் பார்க்கவும்");
முதல் நபர் ஒருமை("இது அவசியம் என்று நான் கருதுகிறேன்", "தயவுசெய்து முன்னிலைப்படுத்தவும்");
மூன்றாம் நபர் ஒருமையில் இருந்து ("அமைச்சகம் எதிர்க்கவில்லை", "VNIIDAD இது சாத்தியம் என்று கருதுகிறது")*
முகவரிக்கான மரியாதையை வினையுரிச்சொற்களால் வெளிப்படுத்தலாம்:
"உங்கள் முன்மொழிவுகளை கவனமாக பரிசீலித்தேன்...", "உங்கள் கருத்துகளை கவனமாக ஆய்வு செய்தேன்...".
கடிதங்களில் பல்வேறு சிக்கல்கள் தோன்றினாலும், செயல்களை நியாயப்படுத்த வரையறுக்கப்பட்ட ஆரம்ப மற்றும் இறுதி சொற்றொடர்கள் மற்றும் வெளிப்பாடுகள் பயன்படுத்தப்படுகின்றன: "பரிமாற்றமாக...", "விதிவிலக்காக...", "தொடர்பில்...", "இதன்படி..."முதலியன
முடிவுகளை எடுப்பதற்கான காரணங்களும் இதைப் பயன்படுத்தி வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளன பங்கேற்பு சொற்றொடர்கள்: "கருத்தில்", "கருத்தில்", "கணக்கில் எடுத்து", "கருத்தில்", "வழிகாட்டுதல்"முதலியன
கடிதம் ஒரு படிவத்தில் வரையப்பட்டிருப்பதால், அதன் உரையை ஆசிரியர் நிறுவனத்தின் பெயருடன் தொடங்கக்கூடாது;
கடிதங்கள் ஒரு சிறப்பு லெட்டர்ஹெட்டில் வழங்கப்படுகின்றன. உரைக்கு கூடுதலாக, ஆவணத்தின் ஆசிரியர் கடிதத்தின் தலைப்பை (A4 வடிவத்திற்கு) உருவாக்க வேண்டும், "என்ன பற்றி" என்ற கேள்விக்கு பதிலளிக்க வேண்டும், முகவரி, நிலை, குடும்பப்பெயர் மற்றும் கையொப்பமிட்டவரின் முதலெழுத்துக்கள், அவரது குடும்பப்பெயர், முதல் பெயர் ஆகியவற்றைக் குறிக்க வேண்டும். , புரவலர் மற்றும் தொலைபேசி எண் (தொகுப்பாளரின் விவரங்கள்), இணைப்புகளின் இருப்பை சரிபார்க்கவும் (அவை இருந்தால்). 80
ஒரு கடிதம் 4 க்கும் மேற்பட்ட முகவரிகளுக்கு அனுப்பப்பட்டால், அதன் தோற்றுவிப்பாளர் அஞ்சல் அனுப்புவதற்கான பட்டியலை சமர்ப்பிக்க கடமைப்பட்டுள்ளார்.
நிறுவனத்திலிருந்து அனுப்பப்படும் கடிதங்கள் இரண்டு குழுக்களாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளன - செயலூக்கமுள்ளமற்றும் பதில்கடிதம் பதில் என்றால், அவர் பதிலளிக்கும் முன்முயற்சி ஆவணத்தின் தேதி மற்றும் எண்ணைக் குறிப்பிடுகிறார். பதில் கடிதத்தை இறுதி செய்யும் போது இந்த விவரங்கள் முன்முயற்சி கடிதத்திலிருந்து படிவத்திற்கு மாற்றப்படும். ஒரு கடிதத்தை தட்டச்சு செய்யும் போது, தட்டச்சு செய்பவர் GOST இன் தொடர்புடைய பிரிவால் வழிநடத்தப்படுகிறார்.
தகவலின் தன்மைக்கு ஏற்ப, கடிதங்கள் அதிக எண்ணிக்கையிலான வகைகளாகப் பிரிக்கப்படுகின்றன.
கவர் கடிதம்- கடிதத்துடன் இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்கள் முகவரிக்கு அனுப்பப்பட்டதாக அடிக்கடி வரையப்பட்ட ஆவணம். இணைக்கப்பட்ட ஆவணங்களில் எதையாவது தெளிவுபடுத்தவோ அல்லது சேர்க்கவோ தேவைப்பட்டால், ஒரு கவர் கடிதத்தை வரைவது ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது: காலக்கெடுவைக் குறிப்பிடவும், தாமதத்திற்கான காரணத்தை விளக்கவும், கடினமான புள்ளிகளை தெளிவுபடுத்தவும். அனுப்பப்பட்ட ஆவணத்தில் முகவரிப் பகுதி இல்லை என்றால் (உதாரணமாக, நிறுவன, ஒழுங்குமுறை, நிர்வாக ஆவணங்களை அனுப்பும் போது) அல்லது அனுப்பப்படும் பல ஆவணங்களின் பட்டியலை பதிவு செய்ய வேண்டிய அவசியம் ஏற்பட்டால், ஒரு கவர் கடிதம் வரையப்படுகிறது. இந்த வகையின் கடிதங்கள் வார்த்தைகளுடன் தொடங்குகின்றன: "நாங்கள் அனுப்புகிறோம்", "நாங்கள் வழிநடத்துகிறோம்", "நாங்கள் திரும்புகிறோம்", "இணைக்கப்பட்டுள்ளது""முதலியன, பின்னர் அனுப்பப்படும் ஆவணத்தின் தலைப்புகள் மற்றும் தேடல் பண்புகள் (தேதி மற்றும் எண்) குறிக்கப்படுகின்றன. பொதுவாக, ஒரு கவர் கடிதத்தின் உரை மிகவும் சிறியது, A5 வடிவத்தில் பொருந்துகிறது மற்றும் ஒரு சுயாதீனமான தலைப்பு இல்லை. உதாரணமாக:
மற்ற எல்லா நிகழ்வுகளிலும், கவர் கடிதத்தில் எந்த தகவலும் இல்லை என்றால், அது மிதமிஞ்சியதாக இருக்கும் மற்றும் வரையப்படக்கூடாது.
அழைப்பிதழ்கள் முகவரியாளரை எந்தவொரு நிகழ்விலும் பங்கேற்க அழைக்கின்றன. அவர்கள் குறிப்பிட்ட தனிநபர்கள் மற்றும் நிறுவனங்களுக்கு உரையாற்றலாம். பெரும்பாலும் இந்த எழுத்துக்கள் வார்த்தைகளுடன் தொடங்குகின்றன "உங்களை அழைக்கிறோம்"அல்லது "நீங்கள் பங்கேற்கும்படி கேட்டுக்கொள்கிறோம்."
அவை நிகழ்வின் தன்மையை வெளிப்படுத்துகின்றன, அதில் பங்கேற்பதற்கான நேரத்தையும் நிபந்தனைகளையும் குறிக்கின்றன.
உதாரணமாக: 81
தகவல் கடிதம்- ஏதேனும் உண்மை அல்லது நிகழ்வைப் பற்றி முகவரிக்கு தெரிவிக்கிறது. பெரும்பாலும், தகவல் கடிதங்களின் உதவியுடன், அவை எந்தவொரு நிறுவனங்களின் செயல்பாடுகள், அவற்றின் தயாரிப்புகள் அல்லது வெளியிடப்பட்ட இலக்கியங்களை ஊக்குவிக்கின்றன. உதாரணமாக:
சுய ஆதரவு மற்றும் கூட்டுறவு அமைப்புகளை உருவாக்குவதன் மூலம் இந்த வகை கடிதம் பரவலாகியது. வழங்கப்படும் சேவைகளைப் பயன்படுத்திக் கொள்ள பெறுநரை ஊக்குவிப்பதே இதன் நோக்கம். கடிதங்களின் உரை குறிப்பிட்டது, தெளிவானது மற்றும் தகவல்கள் நிறைந்தது. அத்தகைய கடிதங்களில், ஆசிரியர் அமைப்பின் முகவரி அல்லது தொலைபேசி எண் தனித்தனியாக குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. விளம்பரக் கடிதத்தை எவ்வாறு வடிவமைப்பது என்பதற்கான எடுத்துக்காட்டு கீழே உள்ளது. 82
அறிவிப்பு கடிதம்அதன் பாணி அழைப்பு கடிதங்கள் மற்றும் தகவல் கடிதங்களுக்கு அருகில் உள்ளது. இது ஒரு குறிப்பிட்ட முகவரிக்காக தொகுக்கப்பட்டுள்ளது மற்றும் பெரும்பாலும் கோரிக்கைக்கான பதில். வார்த்தைகளுடன் தொடங்குகிறது: "நாங்கள் உங்களுக்கு அறிவிப்போம்." “நாங்கள் தெரிவிக்கிறோம்”, “உங்களுக்குத் தெரிவிக்கிறோம்”முதலியன, பின்னர் ஏதேனும் உண்மைகள் கூறப்படுகின்றன. உதாரணமாக:
அத்தகைய கடிதம் ஒரு குறிப்பிட்ட நபருக்கு அனுப்பப்பட்டால், அது அனுப்பப்பட்ட நபரின் கடைசி பெயர், முதல் பெயர் மற்றும் புரவலன் ஆகியவற்றைக் குறிக்கிறது.
உறுதிப்படுத்தல் கடிதம்- எந்தவொரு கப்பலின் ரசீது (கடிதம், தந்தி, பரிமாற்றம், பார்சல், பொருட்கள், மதிப்புமிக்க பொருட்கள் போன்றவை) பற்றிய செய்தியைக் கொண்டுள்ளது, முன்பு வரையப்பட்ட ஆவணம் நடைமுறையில் உள்ளது (எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு ஒப்பந்தம், அறிவுறுத்தல்கள் போன்றவை) . ஒரு கடிதம் எந்த உண்மை, நடவடிக்கை, தொலைபேசி உரையாடல் ஆகியவற்றை உறுதிப்படுத்த முடியும். இந்த வகை எழுத்து "உறுதிப்படுத்த" என்ற வினைச்சொல்லில் இருந்து பெறப்பட்ட வார்த்தைகளுடன் தொடங்குகிறது. உதாரணமாக: 83
அத்தகைய கடிதங்களை அனுப்புவது ஒரு கட்டாய பகுதியாகும் வணிக உறவுகள். அவற்றை அனுப்புவதற்கான நேரமின்மை, முகவரியாளரை கட்டுப்பாட்டிலிருந்து சிக்கலை அகற்ற அனுமதிக்கிறது மற்றும் அவர்களுக்கு நினைவூட்டல் கடிதங்களை அனுப்புவதை நீக்குகிறது.
நினைவூட்டல் கடிதம்- எந்தவொரு கடமையையும் நிறைவேற்றுவதற்கு அல்லது ஒரு நிகழ்வை நிறைவேற்றுவதற்கான காலக்கெடுவை நெருங்குவது அல்லது முடிவடைவதைக் குறிக்கிறது. அத்தகைய கடிதம் குறிப்பாக சுருக்கமாகவும் ஒரு இறுதி பகுதியைக் கொண்டிருக்கும்.
இந்த வகை எழுத்து பொதுவாக வார்த்தையுடன் தொடங்குகிறது "நினைவூட்டு", எடுத்துக்காட்டாக,
உத்தரவாதக் கடிதம்- அதில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ள கடமைகளை நிறைவேற்றுவதை உறுதி செய்யும் ஆவணம். அதில், முகவரிதாரருக்கு வழக்கமாக பணம் செலுத்துதல் அல்லது ஏதாவது வழங்குதல் (வேலை செய்யும் இடம், ஆராய்ச்சி போன்றவை) உத்தரவாதம் அளிக்கப்படும். இந்த கடிதங்கள் ஒரு உயர்ந்த சட்ட செயல்பாட்டைக் கொண்டுள்ளன, எனவே உரையின் விளக்கக்காட்சி மிகவும் தெளிவாகவும் துல்லியமாகவும் இருக்க வேண்டும்.
உதாரணமாக:
உத்தரவாதக் கடிதங்களில் பொதுவாக இரண்டு கையொப்பங்கள் (மேலாளர் மற்றும் கணக்காளர்) மற்றும் முத்திரையிடப்படுகின்றன.
முன்முயற்சி கடிதங்கள் -இவை பதில் தேவைப்படும் கடிதங்கள். அத்தகைய கடிதங்களின் ஒரு பெரிய வகை ஏதேனும் சிக்கல்களைத் தீர்க்க முகவரியாளருக்கு ஒரு கோரிக்கையை (பரிந்துரை, கோரிக்கை) வெளிப்படுத்துகிறது. இது மிகவும் பொதுவான வகை கடிதங்கள், இதன் பொருள் வரையறுக்கப்படவில்லை. இருப்பினும், அவர்களின் இயல்பு முன்வைக்கப்பட்ட கேள்விக்கு நேர்மறையான அல்லது எதிர்மறையான தீர்வின் சாத்தியத்தை முன்வைக்கிறது. உதாரணமாக: 84
பதில் கடிதங்கள்- அவர்களின் உள்ளடக்கத்தில் அவை முன்முயற்சி கடிதங்களைச் சார்ந்துள்ளன, ஏனெனில் அவர்களின் உரையின் தலைப்பு ஏற்கனவே அமைக்கப்பட்டு, முன்முயற்சி கடிதத்தில் முன்வைக்கப்பட்ட கேள்விக்கான தீர்வின் தன்மையைக் குறிப்பிட வேண்டும்: முன்மொழிவை ஏற்றுக்கொள்வது அல்லது மறுப்பது, நிறைவேற்றுவது கோரிக்கை. பதில் எப்பொழுதும் ஒரு குறிப்பிட்ட மற்றும் தெளிவான வடிவத்தில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்: அனைத்து கோரிக்கைகளும் எந்த அளவிற்கு, எந்த காலத்திற்குள் திருப்தி செய்ய முடியுமா. கடிதத்தில் ஒரு மறுப்பு இருந்தால், அது நன்கு நியாயப்படுத்தப்பட வேண்டும். உதாரணமாக:
23. தனிப்பட்ட ஆவணங்களை வரைதல் (தேவைப்பட்டியல், சுயசரிதை, அறிக்கைகள், வழக்கறிஞரின் அதிகாரம், ரசீது)
வணிகக் கடிதத்தின் முக்கிய அம்சங்களில் ஒன்று அவர்களின் எழுத்து நடை மற்றும் மொழி.
முறையான வணிக பாணி சட்ட மற்றும் நிர்வாக-பொது செயல்பாடுகளுக்கு சேவை செய்யும் ஒரு பாணியாகும். ஆவணங்கள், வணிக ஆவணங்கள் மற்றும் கடிதங்களை எழுதும் போது இது பயன்படுத்தப்படுகிறது அரசு நிறுவனங்கள், நீதிமன்றம், அத்துடன் உள்ளே பல்வேறு வகையானவணிக வாய்வழி தொடர்பு. இது அதன் ஒப்பீட்டு நிலைத்தன்மை மற்றும் தனிமைப்படுத்தல் மூலம் வேறுபடுகிறது: சர்வதேச ஒப்பந்தங்கள், மாநிலச் சட்டங்கள், சட்டங்கள், சட்டங்கள், சாசனங்கள், அறிவுறுத்தல்கள், உத்தியோகபூர்வ கடிதங்கள், வணிக ஆவணங்கள் போன்றவை.
உத்தியோகபூர்வ ஆவணங்களின் மொழி மற்றும் பாணியின் ஒரு அம்சம் நிலையான (வார்ப்புரு, தரப்படுத்தப்பட்ட) மொழி வெளிப்பாடுகளைப் பயன்படுத்துவதாகும், இது வணிகத் தொடர்புகளின் தொடர்ச்சியான தொடர்ச்சியான சூழ்நிலைகளை அதிக அளவு துல்லியத்துடன் பிரதிபலிக்க உதவுகிறது.
ஆவணங்களின் மொழி மற்றும் பாணிக்கான தேவைகள்:
1. பயன்படுத்தப்படும் சொற்கள் மற்றும் சொற்களின் தெளிவின்மை;
2. விளக்கக்காட்சியின் நடுநிலை தொனி;
3. லெக்சிகல், இலக்கண, ஸ்டைலிஸ்டிக் விதிமுறைகளுடன் இணக்கம், விளக்கக்காட்சியின் துல்லியம் மற்றும் தெளிவு ஆகியவற்றை உறுதி செய்தல்;
4. சொற்பொருள் போதுமான தன்மை மற்றும் உரையின் சுருக்கம்.
தகவல்தொடர்பு இலக்குகளின் முக்கிய குழுக்கள் (அறிவாற்றல், நடைமுறை மற்றும் அறிவாற்றல்-நடைமுறை) சமமாக உள்ளார்ந்தவை வணிக கடித. வணிக கடிதத்தில், விசாரணைக் கடிதங்கள் அல்லது பதில் கடிதங்கள் அறிவாற்றல் நோக்கங்களுக்கு ஒத்திருக்கும். வணிக கடிதங்களுக்கு நடைமுறை நோக்கங்கள்சலுகை கடிதத்தை குறிக்கிறது.
வணிக கடிதப் பரிமாற்றம் முறைப்படுத்துகிறது, ஒரு வணிக பரிவர்த்தனையின் முடிவையும் செயல்படுத்தலையும் பதிவு செய்கிறது, ஒரு ஒப்பந்தத்தை வரைவதற்கு முந்தையது மற்றும் அதன் செயல்பாட்டின் முன்னேற்றத்தை ஒழுங்குபடுத்தும் ஆவணங்களைக் கொண்டுள்ளது.
கடிதத்தின் தொனி பணிவு மற்றும் துல்லியத்தால் வகைப்படுத்தப்பட வேண்டும் - வணிக கடிதத்தில் உள்ளார்ந்த குணங்கள். கடிதங்கள் அனுப்பப்பட்டன அரசியல்வாதிகள்மற்றும் அதிகாரிகள் வழக்கமான வணிக கடிதங்களை விட முறையான மற்றும் மரியாதைக்குரிய தொனியைக் கொண்டிருக்க வேண்டும். உறையில் உள்ள முகவரி, முகவரி, வணக்கம் மற்றும் இறுதி சொற்றொடர் (வணக்கத்திற்கு இணங்க) ஆகியவை பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட அதிகாரப்பூர்வ முகவரிகளைப் பயன்படுத்த வேண்டும்.
மொழி ஒருங்கிணைப்பின் அம்சம் அதிகாரப்பூர்வ ஆவணங்கள் வணிகத் தொடர்புகளின் பொதுவான சூழ்நிலைகளைப் பிரதிபலிக்கும் நிலையான மொழி மாதிரிகளின் அமைப்பை உருவாக்குவதில் உள்ளது. அதே நேரத்தில், "ஒரு மாதிரியானது தர்க்கரீதியான மற்றும் தொடரியல் கட்டுமானமாக புரிந்து கொள்ளப்படுகிறது, இது அதிகபட்ச மேலாண்மை சூழ்நிலைகளை உள்ளடக்கியது."
தகவல்தொடர்பு சூழ்நிலைகளைத் தட்டச்சு செய்வதன் பார்வையில் மிக முக்கியமான காரணி இலக்கு காரணியாகும், ஏனெனில் இது ஒரு பேச்சுச் செயலைச் செய்வதன் குறிக்கோள், இது உருவாக்கப்பட்ட ஆவணத்தின் வகை மற்றும் பாணியை தீர்மானிக்கிறது.
வணிகத் தொடர்பைத் தொடங்குபவர் தனக்காக அமைக்கும் குறிக்கோள், மொழி மாதிரிகளைத் தேர்ந்தெடுப்பதன் மூலம் மட்டுமல்ல, எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, வணிகத் தாள்களின் கருப்பொருள் மற்றும் செயல்பாட்டு வகையால் தீர்மானிக்கப்படுகிறது.
| இலக்கு | ஆவண வகை | மொழி மாதிரிகள் |
| தெரிவிக்கிறது | சேவை மெமோ, கவர் கடிதம், செய்தி கடிதம் போன்றவை. | உங்கள் கோரிக்கையை நாங்கள் உங்களுக்கு அனுப்புகிறோம்... அதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்கிறோம்... அதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்கிறோம்... அதை உங்களுக்குத் தெரிவிக்கிறோம்... |
| தூண்டுதல் | ஒழுங்கு, அறிவுறுத்தல், அறிவுறுத்தல் போன்றவை. | உண்மை குறித்து விசாரணைக்கு உத்தரவிடுங்கள்... செயல்பாட்டில் வைக்கவும்... கூடுதல் வாய்ப்புகளைத் தேடுங்கள்... |
| உறவுகளைத் தொடங்குதல் மற்றும் பராமரித்தல் | உத்தரவாதக் கடிதம் | நாங்கள் உத்தரவாதம் அளிக்கிறோம்... நிறுவனம்... உத்தரவாதம் அளிக்கிறது... |
| கோரிக்கை கடிதம் | நாங்கள் உங்களிடம் கேட்கிறோம்... சிக்கலைத் தீர்க்குமாறு கேட்டுக்கொள்கிறேன்... உங்களை ஈடுபடுத்த விரும்புகிறோம்... தயவுசெய்து எங்களுக்குத் தெரியப்படுத்துங்கள்... | |
| எச்சரிக்கை, கோரிக்கை, மறுப்பு ஆகியவற்றின் வெளிப்பாடு | அழைப்பு கடிதம் | எங்களின் அழைப்பை ஏற்று... உங்களை அழைக்கிறேன்... நீங்கள் பங்கேற்பதற்கு நாங்கள் மிகவும் நன்றியுள்ளவர்களாக இருப்போம்... |
| நினைவூட்டல் கடிதம் | என்பதை நினைவூட்டுகிறோம்... மீண்டும் தெரிவிக்கிறோம்... | |
| கோரிக்கை கடிதம் | இதற்கு எதிராக நாங்கள் உரிமை கோருகிறோம்... இதற்கான உரிமைகோரலை அதிகாரப்பூர்வமாக உங்களிடம் தாக்கல் செய்கிறோம்... | |
| பதில் கடிதம் | இதன் காரணமாக உங்கள் சலுகை நிராகரிக்கப்பட்டது பின்வரும் காரணங்கள்... துரதிர்ஷ்டவசமாக, உங்கள் முன்மொழிவுக்கு எங்களால் சாதகமாக பதிலளிக்க முடியவில்லை ... |
எனவே, ஆவணத்தின் அனைத்து சொற்பொருள் அம்சங்களும் நிலையான தருக்க வடிவங்களின் வடிவத்தில் செயல்படுத்தப்படுகின்றன - மாதிரிகள். இதன் விளைவாக, ஒரு உத்தியோகபூர்வ காகிதத்தை வரைவதற்கான செயல்முறையானது ஒரு குறிப்பிட்ட தருக்க வரிசையில் நிலையான மொழி மாதிரிகளை இணைப்பதில் குறைக்கப்படுகிறது.
