Նամակագրության փաստաթղթեր. Գործարար նամակագրության էթիկա

Վերջին տասնամյակների ընթացքում էլեկտրոնային փոստով գործարար նամակագրությունը հսկայական ժողովրդականություն է ձեռք բերել և դարձել բիզնես հաղորդակցության հիմնական մեթոդներից մեկը: Այսօր դժվար է գտնել մի մարդ, ով չօգտագործի էլեկտրոնային փոստը միջանձնային հաղորդակցության պրակտիկայում։ Չնայած դրան, այսօր շատերն են հարցնում. որպեսզի պահպանվեն բոլոր կանոնները: Ինչպես օգտագործել գրագետ նամակ՝ հասցեատիրոջը ձևավորելու համար լավ տպավորությունուղարկողի մասին?

Այս հոդվածը նկարագրում է կանոնակարգերը գործարար նամակագրությունԸստ էլ, Ա գործնական խորհուրդներՀոդվածում ներկայացված հոդվածը կօգնի ձեզ սովորել ճիշտ բիզնես հաղորդակցություն կազմելիս նամակներ.

Շատ մարդիկ սկսում են իրենց աշխատանքային օրը՝ ստուգելով իրենց փոստարկղը նոր հաղորդագրությունների համար: Բայց, ցավոք, չնայած տեղեկատվության փոխանակման այս մեթոդի տարածվածությանը, շատերը չգիտեն, թե ինչպես ճիշտ օգտագործել բիզնես նամակագրության լեզուն՝ սխալելով էլ.

Առաքման արագության շնորհիվ այն հեշտացնում է կարևորի փոխանակումը պաշտոնական փաստաթղթեր, ձևաթղթեր, հայտարարություններ, բայց նույնիսկ այստեղ մարդիկ սխալվում են նամակներ ուղարկելիս։ Շատ հաճախ է պատահում, որ ցանկացած ֆայլ փոխանակելիս նամակ գրելիս հասցեատերերը ինչ-ինչ պատճառներով չեն գրում ուղեկցող էսսեներ և չեն մտնում թեմաներ, ինչը կարող է բարդացնել հասցեատերերի աշխատանքը: Այս հոդվածի նպատակն է պատասխանել հարցին՝ ինչպե՞ս նամակ ուղարկել էլեկտրոնային փոստով և պահպանել բիզնես գրավոր հաղորդակցման բոլոր կանոնները էլեկտրոնային փոստով:

Նամակներ կազմելիս պետք է լրացվեն բոլոր տրամադրված դաշտերը

Էլեկտրոնային փոստով գործնական նամակագրության կանոնները պարտավորեցնում են նամակ ուղարկողին լրացնել էլեկտրոնային փոստում նշված բոլոր դաշտերը, ինչպիսիք են նամակը ստացողի և ուղարկողի հասցեն և անունը: Պետք է նկարագրվի մի թեմա, որը հակիրճ նկարագրում է ուղարկվող նամակի էությունը: Շատ հաճախ ուղարկված նամակի ճակատագիրը և դրանում նշված խնդրի լուծման արագությունը կախված են ճիշտ նկարագրված թեմայից։ Բիզնես նամակը պետք է սկսվի ողջույնով. հասցեատիրոջ հանդեպ հարգանքի այս պարզ դրսեւորումը շատ կարևոր է նամակագրության ժամանակ: Ողջույնից հետո պետք է լինի տեքստ, որը կոչվում է «նամակի մարմին», իսկ վերջում պետք է թողնել ստորագրություն, օրինակ՝ «Հարգանքներով՝ Պետր Իվանովիչ Բրիսով»։

Ողջույններ գործնական նամակագրության մեջ

Արժե ձեր ուշադրությունը կենտրոնացնել այս կետի վրա, քանի որ հարգանքի ժեստը շատ կարևոր է ցանկացած առումով բիզնես հաղորդակցություններ. Օպտիմալ ողջույնի արտահայտությունն է «Բարի լույս» կամ «Բարև»: Էլեկտրոնային փոստով գործնական նամակագրություն վարելը սահմանափակում է ուղարկողին օգտագործելու արտահայտությունները « Բարի երեկո" կամ " Բարի առավոտ», քանի որ ստացողը կարող է նամակը կարդալ այն ստանալուց երկար ժամանակ անց: Ճիշտ չէ նաև ողջույնի մեջ օգտագործվող խոսակցական արտահայտություններ օգտագործելը։

Ողջույնի բառից կամ արտահայտությունից հետո դուք պետք է դիմեք հասցեատիրոջը անունով և հայրանունով, իսկ եթե անունը անհայտ է ուղարկողին, ապա այս պահը կարելի է բաց թողնել: Այնուհետև կարող եք անցնել նամակի նպատակը նշելուն:

Կցված ֆայլեր բիզնես նամակներում

Եթե ​​նամակի հիմնական նպատակը ոչ միայն գրավոր շարադրումն ու հարցի էության ներկայացումն է, այլ նաև ֆայլ ուղարկելը, ապա ավելի լավ է նախ կցել ուղարկված օբյեկտը։ Հաճախ է պատահում, որ շատ ուղարկողներ, անուշադրության պատճառով, նամակի տեքստում նշելով հարցի էությունը, մոռանում են կցել անհրաժեշտ հավելվածը։ Նման անփութությունը կարող է բացասաբար ազդել գործնական նամակ ուղարկողի գործարար համբավի վրա:

Էլփոստի հասցեն պետք է լինի ճանաչելի և հակիրճ

Էլեկտրոնային փոստով գործարար նամակագրության կանոնները պահանջում են, որ ուղարկողը ունենա ճանաչելի էլեկտրոնային անուն, որը պետք է պարունակի իրական տեղեկատվություն ուղարկողի անվան մասին: Նրանք շատ անհասկանալի և հիմար տեսք ունեն պաշտոնական նամակներև խնդրում է, երբ էլփոստի հասցեն պարունակում է ոչ պաշտոնական արտահայտություններ կամ բառեր, օրինակ՝ «limon_petya» էլ. Սա շատ անվայել տեսք ունի մեծահասակների համար: Գործնական նամակագրություն վարելու համար ավելի լավ է ստեղծել առանձին էլ.փոստ և պահպանել բիզնես էլ.

Օգտագործելով արագ պատասխան (պատասխան) ​​գործառույթը՝ նախկինում ստացված նամակներին պատասխանելու համար

Reply կամ Response ֆունկցիան (իր կրճատ տարբերակում կարծես Re:) օգնում է օգտագործողին. արագ ճանապարհովՊատասխանեք ուղարկողի կողմից նախկինում ուղարկված հաղորդագրություններին: Այս ֆունկցիան ունի նաև տվյալ թեմայով զրուցակցի հետ նախորդ նամակագրությունը կարդալու համընդհանուր հնարավորություն: Բայց էլեկտրոնային փոստով գործնական նամակագրության կանոնները պարտավորեցնում են ուղարկողին վերանվանել գործնական նամակի թեման, եթե նամակագրության ընթացքում քննարկման էությունը փոխվի։

Գործնական նամակ ուղարկելուց առաջ դուք պետք է սրբագրեք ուղղագրական սխալները և կետադրական նշանները:

Էլեկտրոնային փոստը հեշտացնում է տեղեկատվության փոխանակումը, բայց գործնական նամակագրության ընթացքում չպետք է անտեսել ռուսաց լեզվի կանոնները, քանի որ անզգույշ թույլ տրված սխալը կարող է ազդել ուղարկողի հեղինակության վրա: Նախքան նամակ ուղարկելը, դուք պետք է մի քանի անգամ վերանայեք տեքստը և ուշադիր ստուգեք այն ուղղագրության համար և կետադրական սխալներ. Էլփոստի շատ հաճախորդներ ունեն ուղղագրության ստուգման հատկություն, ուստի պետք է ուշադրություն դարձնել կարմիրով ընդգծված բառերին: Եթե ​​կասկածներ ունեք ճիշտ ուղղագրության վերաբերյալ, ապա պետք է օգնություն փնտրեք ինտերնետում կամ ստուգեք ուղղագրությունը՝ օգտագործելով ուղղագրական բառարան:

Հասցեատիրոջ դաշտը պետք է լրացվի վերջում:

Անավարտ կամ չխմբագրված նամակներ ուղարկելուց խուսափելու համար գործնական նամակը ստացողի հասցեն պետք է մուտքագրվի ուղարկելուց ամենավերջին պահին: Այս կանոնը ներառված է նաև բիզնես էլեկտրոնային նամակագրության հիմունքներում: Պատահում է, որ հասցեատիրոջ դաշտը լրացնելիս էլփոստը կարող է առաջարկել նախկինում օգտագործված ստացողների ցուցակը, այստեղ դուք պետք է նաև կենտրոնացնեք ձեր ուշադրությունը, որպեսզի սխալմամբ կազմված բիզնես նամակ չուղարկեք երրորդ կողմի հասցեատիրոջը:

Բիզնես նամակի ձևավորում

Տեքստի կառուցվածքի կանոնները վերաբերում են ոչ միայն թղթային լրատվամիջոցներին, այլև էլեկտրոնային փոստով գործարար նամակագրության կանոններին: Ստացողի համար միշտ չէ, որ հարմար է մոնիտորի էկրանին կարդալ տառերի մեծ ծավալի տեքստ: Այս կետը պարզեցնելու համար դուք պետք է տեքստը բաժանեք տրամաբանորեն կազմված փոքր պարբերությունների և խուսափեք բարդ նախադասություններից բիզնես նամակների տեքստ գրելիս: Գործնական նամակում մեկ նախադասության օպտիմալ երկարությունը պետք է լինի ոչ ավելի, քան տասնհինգ բառ:

Գործնական նամակի էությունը պետք է արտահայտվի ըստ էության

Բացի գործնական նամակի նշված թեմայից, ստացողին պետք է հետաքրքրի նաև հիմնական տեքստի հստակ ձևակերպված առաջին և երկրորդ նախադասությունները: Ուղարկողի խնդիրն է նամակի սկզբում նշել խնդրի կամ խնդրի էությունը, որի համար նա դիմում է հասցեատիրոջը: Առաջին նախադասությունը պետք է նշի, թե ինչ նպատակով է ուղարկվում գործարար նամակը: Նմուշ՝ «Տեղեկացնում ենք, որ ավարտվում են 01.02.2017թ. «Սորուն նյութերի մատակարարման մասին» թիվ 45 պայմանագրով նախատեսված պարտավորության ժամկետները։ Պայմանագիրը երկարաձգելու համար պետք է փաստաթղթերի երկրորդ փաթեթը ներկայացնեք»։ Նշանակված նպատակի շնորհիվ ստացողը հնարավորություն ունի խորանալու մեջ Գլխավոր միտքգործնական նամակ. Եթե ​​նամակի տեքստը չափազանց մեծ է, ապա ավելի լավ է օգտագործել առարկան կցելու գործառույթը որպես հավելված ձևի մեջ. տեքստային փաստաթուղթ, բայց միևնույն ժամանակ, ուղեկցող շարադրությունը, որն ընդգծում է բիզնես նամակը, պետք է թողնել տեքստային տուփով։ Նմուշ. «Մենք ձեզ ուղարկում ենք «Մակ-Ստրոյ» ՍՊԸ ընկերության նամակի էլեկտրոնային պատճենը՝ ձեր վերանայման համար»: Խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ Ձեր որոշման մասին՝ 02.01.2017թ.-ի «Սորուն նյութերի մատակարարման մասին» թիվ 45 պայմանագրի երկարաձգման հարցի վերաբերյալ՝ մինչև նամակում նշված ժամկետը»։

Յուրաքանչյուր բիզնես նամակ պետք է պատասխան ունենա:

Գոյություն ունենալ բացասական օրինակներգործնական նամակագրություն, երբ ստացողը ինչ-ինչ պատճառներով անտեսում է գործնական նամակը։ Երբեմն իսկապես կարող են լինել դեպքեր, երբ պատասխանը հնարավոր չէ տալ դրա պատճառով որոշակի իրավիճակներՕրինակ՝ խնդրի լուծման համար կարող է պահանջվել մի քանի օր, կամ ստացողը մտքի մեջ է և չի կարող անմիջապես պատասխանել տրված հարցին։ Այս դեպքում այս հարցում պետք է հակիրճ մեկնաբանություն տալ, օրինակ՝ «Բարև, Պյոտր Իվանովիչ։ Ես ստացել եմ ձեր նամակը, բայց այսօր դժվարանում եմ պատասխանել, քանի որ պետք է խորհրդակցեմ բարձր ղեկավարության հետ: Ես ձեր խնդրի մասին կզեկուցեմ մեր ընկերության գլխավոր տնօրենին և պաշտոնական պատասխան կտամ մինչև շաբաթվա վերջ։ Հարգանքներով՝ վաճառքի բաժնի մենեջեր Բելով Իվան Գենադիևիչ»։

Հարկ է հիշել, որ եթե երեք աշխատանքային օրվա ընթացքում պատասխան չի տրվել, ապա այն փաստը, որ աշխատանքային նամակ ստացողը լռում է, կարելի է գնահատել որպես անտեսում և հրաժարվում է շփվել ուղարկողի հետ։

Պատասխան նամակներ գրելիս պետք է պատասխանեք տրված բոլոր հարցերին։

Եթե ​​ստացողին ուղարկված նամակը կրում է հարցական բնույթ, ապա նամակը կազմելիս պետք է հարցերի պատասխանները տալ այն հերթականությամբ, որն առկա է գործնական նամակի ստացված տեքստում։ Եթե ​​հարցեր են տրվել, ապա ուղարկողը հույս ունի ստանալ դրանց կոնկրետ պատասխաններ: Նամակ կազմելիս չպետք է համարակալեք ձեր պատասխանները, պարզապես անհրաժեշտ է ձեր մտքերը հերթականությամբ արտահայտել։ Տրված բոլոր հարցերին պատասխանելու համար նախ անհրաժեշտ է մի քանի անգամ վերընթերցել ստացված աշխատանքային նամակը, իսկ եթե հարցերը շատ են, ապա ավելի լավ է դրանք գրել առանձին՝ բաց չթողնելու համար: Եթե ​​անհնար է պատասխանել առաջադրված որոշ հարցերի, ապա արժե նշել, որ այս պահինինչ-ինչ պատճառներով պատասխանը չի կարող տրվել.

Մի չափազանցեք հապավումները, զգացմունքային ձևավորումը և մեծատառերը

Բիզնես նամակագրության բացասական օրինակներ կան, երբ ուղարկողները այն նոսրացնում են՝ օգտագործելով ոչ ֆորմալ նշաններ՝ էմոցիոնների տեսքով: Նրանց օգտագործումը տարածված է հաղորդակցության ժամանակ սոցիալական ցանցերումԱյնուամենայնիվ, գործարար նամակագրության կանոնները չեն ողջունում զգացմունքների նման դրսևորումները, քանի որ ստացողը կարող է չգիտի դրանց իրական նշանակությունը և դրանք ընդունել որպես կետադրական սխալների անհասկանալի շարք:

Պետք է խուսափել նաև մեծատառով տեքստ գրելուց։ Համացանցում մեծատառերով գրված բառերի մի շարք կոչվում են «թարթիչ արտահայտություններ», և ավելի հաճախ նման արտահայտությունները բացասական ենթատեքստ ունեն: Ստացողը էլեկտրոնային բիզնես նամակ կարդալիս կարող է բացասական գնահատել նման տառատեսակը, ինչը վնասակար ազդեցություն կունենա իմաստի ընկալման վրա: Եթե ​​գործնական նամակում անհրաժեշտ է ընդգծել որևէ կետի կարևորությունը, ապա ավելի լավ է օգտագործել ներածական արտահայտություններ, օրինակ. կամ «Նկատի ունեցեք, որ պայմանագրի երկարաձգման փաստաթղթերը պետք է ներկայացվեն մինչև 10.02.2017թ.»:

Մի փոխանցեք զգայուն տեղեկատվություն էլփոստի միջոցով

Անձնական կամ գաղտնի տեղեկատվություն փոխանցելիս ավելի լավ է հրաժարվել էլեկտրոնային փոստարկղերից, քանի որ կա հարձակվողների կողմից տեղեկատվության գաղտնալսման սպառնալիք՝ սեփական եսասիրական նպատակների համար օգտագործելու համար: Նման տեղեկատվությունը կարող է ներառել՝ հեռախոսահամարներ, գաղտնաբառեր բանկային քարտեր, անձնական բանկային հաշիվներ և այլն: Կարևոր է հիշել, որ տեղեկատվությունը պահվում է փոստային գործակալի սերվերում և կարող է գողացվել, եթե կոտրվի:

Նամակի վերջում պետք է լինի ուղարկողի ստորագրությունը:

Ինչպես արդեն նշվեց, յուրաքանչյուր ուղարկված նամակ պետք է պարունակի որոշակի ստորագրություն: Հաճախ փոստարկղի մշակողները ներկայացնում են ստորագրության արգելափակման գործառույթ, որում կարող եք մուտքագրել ձեր աշխատանքի անվանումը, անունը և կոնտակտային հեռախոսահամարը: Հետագայում այս բլոկը ավտոմատ կերպով կհայտնվի յուրաքանչյուր տառի վերջում, ինչը կհեշտացնի մուտքագրումը: Կարևոր է ճիշտ գրել ստորագրությունը, որպեսզի ստացողը նամակին պատասխանելիս հնարավորություն ունենա ճիշտ դիմել ուղարկողին։ Ստորագրության օրինակը կարող է այսպիսի տեսք ունենալ. «Հարգանքներով՝ Նիկոլայ Ալեքսանդրովիչ Պետրով, +79810000000»:

Եզրակացություններ անելով՝ կարելի է նշել, որ հասկանալու համար, թե ինչպես վարել բիզնես նամակագրությունը էլեկտրոնային փոստով, ձեզ հարկավոր չէ տիրապետել լրացուցիչ և բարդ հիմունքներին: Պարզապես պետք է պահպանել էթիկետի տարրական կանոնները և պահպանել ռուսաց լեզվի նորմերը։

Գործնական զրույցԱռանց նամակագրության անհնար է պատկերացնել, քանի որ համագործակցության հարցերը լուծելու համար անձնական հանդիպում միշտ չէ, որ հնարավոր է։ Առավել հրատապ խնդիրները բիզնես նամակագրություն

Գործնական շփումն առանց նամակագրության հնարավոր չէ պատկերացնել, քանի որ համագործակցության հարցերը լուծելու համար անձնական հանդիպում միշտ չէ, որ հնարավոր է։ Գործարար նամակագրությունը օգնում է լուծել ամենահրատապ խնդիրները կարճ ժամանակ, սակայն էթիկետի կանոններին չպահպանելը կամ նամակի անտրամաբանական կառուցվածքը կարող է վնասել գործընկերությանը կամ օտարել պոտենցիալ հաճախորդին: Ինչպես պաշտոնական բանակցություններում, այնպես էլ կան որոշակի կանոններ՝ նամակի ձևաչափը և հաղորդակցման ոճը։

Գործարար նամակագրության վարման ընդհանուր կանոններ

1. Նամակ գրելուց առաջ որոշեք դրա բնութագրերը.

նամակի տեսակը (ծածկույթ, երաշխիք, պատվեր, հիշեցում, ծանուցում և այլն, ներկայացման նամակ կամ պատասխանի հրավերը);

հասցեատիրոջ համար մատչելիության աստիճանը (արդյոք դուք կարող եք նշել բոլոր անհրաժեշտ կետերը մեկ տառով, թե ձեզ անհրաժեշտ կլինի երկրորդ, պարզաբանող մեկը);

առաքման հրատապությունը (եթե նամակը հրատապ է, ավելի լավ է այն ուղարկել պատվիրված փոստով կամ էլ. փոստով):

2. Ստեղծեք նամակ՝ օգտագործելով առկա ձևանմուշները, հիմնվելով իր տեսակի վրա, ինչպես նաև ապավինել ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003: «Փաստաթղթավորման միասնական համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթային պահանջներ»:

3. Ցանկացած բիզնես նամակ ունի հետևյալ ընդհանուր կառուցվածքը.

• ուղարկող կազմակերպության անվանումը.
• գրելու ամսաթիվը;
• ստացողի հասցեն, կոնկրետ թղթակցի նշում.
• բացման հասցե;
• նամակի թեմայի և նպատակի նշում.
• հիմնական տեքստ;
• եզրակացություն (քաղաքավարության բանաձև);
• ուղարկողի ստորագրությունը;
• հայտի և պատճենների բաշխման նշում (եթե այդպիսիք կան):

4. Գործնական նամակ պատրաստելիս օգտագործեք Microsoft Word տեքստային խմբագրիչը:

օգտագործել Times New Roman տառատեսակը, տառաչափը 12-14 միավոր, տողերի տարածությունը՝ 1-2 միավոր;

Տեղադրեք նամակի էջերի համարները ներքևի աջ կողմում;

A4 ձևաչափով տեքստ տպելիս օգտագործեք 1,5–2 տողերի տարածություն, A5 ձևաչափով կամ ավելի քիչ՝ մեկ տող: Մանրամասները միշտ մուտքագրվում են մեկ տողով:

5. Եթե ​​դուք խոսում եք կազմակերպության անունից և մտադիր եք տպագիր նամակ ուղարկել, համոզվեք, որ օգտագործեք ընկերության բլանկեր, քանի որ նրա ներկայությունը կլինի Բիզնես քարտքո կազմակերպությունը. Հատուկ զգույշ եղեք պաշտոնական ձևաթուղթ պատրաստելիս, այս հմտությունը պետք է պարտադիր լինի գրասենյակի ցանկացած աշխատակցի համար:

6. Միջազգային նամակագրության համար նամակը պետք է գրված լինի հասցեատիրոջ լեզվով կամ անգլերենով(որպես ամենատարածվածը գործնական հարաբերություններում):

7. Պահպանեք ճիշտ, գործնական տոն. Նամակը սկսեք հասցեով, որը, կախված թղթակցի հետ ձեր մտերմության աստիճանից, կարող է սկսվել կամ «Հարգելի + լրիվ անուն» կամ «Հարգելի + լրիվ անուն» բառերով։ Հիշեք, որ հասցեում կամ հասցեատիրոջ նշումով բառերը ոչ մի դեպքում չպետք է կրճատվեն (օրինակ՝ «հարգվում է» որպես «uv» կամ «բաժնի վարիչ»՝ որպես «բաժնի վարիչ») - սրանք կանոններն են։ բիզնեսի վարվելակարգ. Միշտ ավարտեք ձեր նամակը համագործակցության համար շնորհակալություն հայտնելով: Ստորագրությունից առաջ պետք է լինի «Հարգանքներով…» կամ «Հարգանքներով ձեր…» արտահայտությունը: Պաշտոնական նամակագրության մեջ «ձեզ» դիմելն անընդունելի է, նույնիսկ եթե թղթակցի հետ ընկերական հարաբերություններ եք պահպանում։

8. Զգուշորեն ընտրեք ձեր բառապաշարը, խուսափեք անճշտություններից և երկիմաստ արտահայտություններից և պրոֆեսիոնալիզմի չափից դուրս օգտագործումից. Նամակը պետք է հասկանալի լինի։

9. Նամակի բովանդակությունը բաժանեք իմաստալից պարբերությունների, որպեսզի այն ծանր ու դժվար չհասկանա ստացողի համար. Հետևեք կանոնին՝ առաջին և վերջին պարբերությունները պետք է պարունակեն ոչ ավելի, քան չորս տպագիր տող, իսկ մնացածը՝ ոչ ավելի, քան ութ:

10. Պատասխանել բիզնես նամակներին ըստ ընդունված էթիկետի.գրավոր հարցման համար՝ ստանալուց հետո 10 օրվա ընթացքում. Ֆաքսով կամ էլեկտրոնային փոստով ուղարկված նամակների համար՝ 48 ժամվա ընթացքում, բացառությամբ հանգստյան օրերի:

Ներկազմակերպչական գործարար նամակագրություն

Ընկերության աշխատակիցների միջև գործարար նամակագրությունը ավելի պարզեցված է երրորդ կողմին ուղարկված նամակագրության համեմատ:

• լինել հակիրճ;
• լինել բիզնես բնույթ;
• նամակում պետք է նշվի ամսաթիվը.
• Նամակի վերջում կա քաղաքավարության բանաձև և ստորագրություն.

Ներկազմակերպչական բիզնես նամակագրության օրինակ կարող է լինել մենեջերի կամ թիմի անունից շնորհավորական նամակը՝ ուղղված օրվա հերոսին կամ առաջխաղացում ստացած աշխատակցին:

Նախագծերը գրավոր քննարկելիս սովորաբար օգտագործվում են բիզնես նամակի միայն մի քանի պարտադիր տարրեր՝ նշելով թեման, բողոքարկումը, ամփոփումհարցի էությունն ու քաղաքավարության բանաձեւը՝ տպագիր ստորագրությամբ.

Հիշեք, որ նամակի ձևը և պահանջվող ձևանմուշդուք պետք է ընտրեք՝ ելնելով գործարար նամակագրության մակարդակից և տեղեկատվության տեսակից, որը ցանկանում եք տրամադրել ստացողին:

1 448 0 Քսանմեկերորդ դարի գալուստով և համակարգիչների լայնածավալ կիրառմամբ, թղթի վրա գործնական նամակագրությունը գործնականում մարել է. այն օգտագործվում է միայն այնտեղ, որտեղ անհրաժեշտ է ձևականության չափազանց մեծ մակարդակ: Բայց դա ամենևին չի նշանակում, որ մարել են նաև գործարար նամակագրության կանոնները։ Նույնիսկ նամակներում դրանք պետք է հետևել:

Գործարար նամակագրություն գրելու կանոններ

Երբ առաջին անգամ նստում եք գործնական նամակ գրելու, հավանաբար շփոթված կզգաք: Ի վերջո, սա ամենևին էլ նույնը չէ, ինչ ընկերոջը կամ հարազատին հաղորդագրություն գցելը։ Ինչպե՞ս կապվել ձեր զրուցակցի հետ: Պե՞տք է օգտագործել էմոցիոններ, թե՞ ոչ: Ինչպե՞ս լրացնել այս բազմաթիվ դաշտերը:

Պետք է սկսել հերթականությամբ և հիշել սկսել ընդհանուր կանոններաշխատանքից ստացված նամակների մշակում.

• Փորձաքննություն. Եթե ​​գործնական նամակագրությունը ձեր գործունեության հիմնական ոլորտը չէ, կարող եք փոստը ստուգել երկու անգամ՝ առավոտյան, երբ գալիս եք աշխատանքի և ճաշից հետո։ Եթե ​​հաճախորդների և բիզնես գործընկերների հետ շփումը ձեր ամենօրյա գործունեության մի մասն է, ապա ավելի հեշտ կլինի տեղադրել էլփոստի հաճախորդ, որը կցուցադրի նամակների մասին ծանուցումներ ձեր աշխատասեղանին:
• Պատասխանել. Չասված էթիկետը պահանջում է, որ նամակի պատասխանը գրվի հնարավորինս արագ, հետևաբար տառերը կարող եք անտեսել միայն այն դեպքում, եթե կա մի բան, որը չի կարող հանդուրժել ուշադրությունը շեղելը: Պաշտոնական կանոնները նշում են, որ նամակին փոստով ստանալու դեպքում պետք է պատասխանել տասն օր առաջ, իսկ ֆաքսով ստացվելու դեպքում՝ երկու օր առաջ։
• Պահպանում. Դուք պետք է համոզվեք, որ նամակները չեն հայտնվում սպամի թղթապանակում: Բացի այդ, դրանք չեն կարող ջնջվել. հակառակ դեպքում, եթե կոնֆլիկտային իրավիճակ, հնարավոր չի լինի ուղղակի դիմել նամակագրությանը և տեսնել, թե ով է ճիշտ։
• Օգտագործումը. Դուք կարող եք օգտագործել ընկերության էլեկտրոնային փոստի հասցեն միայն նրա անունից նամակագրության ժամանակ: Եթե ​​ինչ-ինչ պատճառներով նամակագրության համար անհրաժեշտ է օգտագործել անձնական էլ.
  Մենք դասավորեցինք պահեստը, պարզեցինք արձագանքման ժամանակները և որ էլ. փոստն օգտագործենք: Այս ամենը հեշտ է հիշել, և կարող եք շարունակել հաջորդ քայլըԳործնական նամակ է եկել։ Ինչպե՞ս պատասխանել դրան՝ չվիրավորելով ձեր զրուցակցին։
• Ճիշտ է. «Բարև Վասյա, ես ստացա ձեր նամակը և մտածեցի...» նման նամակները պետք է վերապահվեն անձնական նամակագրության համար: Գործնական նամակագրություն վարելը կոռեկտություն և քաղաքավարություն է պահանջում։ Դուք չեք կարող օգտագործել ժարգոնային, արտահայտիչ կամ կոպիտ արտահայտություններ: Դուք չեք կարող օգտագործել էմոցիաներ, նույնիսկ եթե մի քանի տարի աշխատել եք ձեր զրուցակցի հետ։ Դուք չեք կարող ձեզ դիմել որպես «դու» և ծանոթ լինել. նամակը պետք է լինի քաղաքավարի և չոր:
• Իրավասու կերպով. Գրագիտությունը մշակութային զարգացման, ինտելեկտուալ մակարդակի ցուցիչ է, ընկերության հեղինակությունը պահպանելու և ոճով նամակ գրելու միջոց: Եթե ​​դուք լավ չեք տիրապետում ռուսերեն գրավոր լեզվին, որը հաճախ այդպես է լինում և ամենևին էլ ամոթի պատճառ չէ, օգտագործեք հատուկ ծառայություններ՝ ստուգելու քերականությունը, ուղղագրությունը և կետադրությունը:
• Համարժեքորեն. Նույնիսկ ամենագրագետ ու ճիշտ պատասխանը կարող է վատնել, եթե զրուցակիցը պարզապես չի հասկանում, թե ինչի մասին եք խոսում։ Ուստի կամ պետք է ձեռնպահ մնալ մասնագիտական ​​տերմիններ օգտագործելուց, կամ դրանց բացատրություն տալ։ Նաև չպետք է օգտագործեք չափազանց բարդ կամ ոչ սովորական բառեր, որոնք կարող են շփոթեցնել ձեր զրուցակցին: Եվ, իհարկե, չպետք է մտցնել բառեր, որոնց իմաստին կասկածում եք։
• Տրամաբանական. Եթե ​​չգիտեք պատասխանը, խնդրեք ձեր զրուցակցին սպասել, պարզել և գրել մեկ այլ նամակ: Եթե ​​հայտնի է, ստուգեք, որ նամակում այն ​​ներկայացված է հետևողականորեն, տրամաբանորեն և հստակ, և միայն այնուհետև ուղարկեք:
• Գեղեցիկ. Դիզայնը ոչ պակաս կարևոր է, քան բովանդակությունը։ Դուք պետք է օգտագործեք պարբերություններ, մեջբերեք հարցը և միայն դրանից հետո պատասխանեք, օգտագործեք համարակալված և կետավոր ցուցակներ:

Մուտքային նամակին պատասխանելու համար բավական է դա անել գրագետ, ճիշտ, համարժեք և տրամաբանորեն։ Բայց ինչպե՞ս նախ նամակ գրել:

Նախ, դուք պետք է այն ճիշտ ձևաչափեք.

• Առարկա . Չի կարելի անտեսել նամակի տեքստի «Թեմա» դաշտը, քանի որ այն կարդալով է, որ զրուցակիցն առաջին տպավորությունը կստեղծի այն մասին, թե ինչ է իրենից պահանջվում: Իդեալում, այն պետք է նման լինի. «Ձեռնարկության անվանումը, խնդրի էությունը» - «Ռոմաշկա» ԲԲԸ: Ապակու պաշարներ»։
• Ստորագրություն . Էլփոստի ծառայություններից շատերը թույլ են տալիս ստեղծել ավտոմատ ստորագրություն, որը պետք է ներառի. Այս ձևը թույլ կտա ստացողին հեշտությամբ պարզել, թե ում է նա դիմում և ինչպես սկսել իր պատասխանը:
• Ողջույններ . Ողջույնը չպետք է ծանոթ լինի՝ ոչ «բարև», «բարի օր», «ալոհա» կամ այլ նմանատիպ տարբերակներ: Չեզոք «Բարև» կամ «Բարի կեսօր» լավագույնը կլինի:
• Բողոքարկում . Անունով հասցեները՝ «Անյա», լրիվ անվան փոխարեն՝ «Աննա Դմիտրիևնա» ծանոթ է թվում և կարող է փչացնել նամակի ողջ տպավորությունը: Հետեւաբար, ավելի լավ է ընտրել հասցե անունով եւ հայրանունով:
• Երկարություն . Շատ երկար տառերը ժամանակատար են և դժվար է կարդալ: Հետեւաբար, օպտիմալ ծավալը համարվում է այն, որը տեղավորվում է տեքստային խմբագրիչի ստանդարտ էջի մեջ:

Նամակների, պատասխանների և նոր տառերի հետ աշխատելու ընդհանուր կանոններ՝ այս ամենը գրել սովորելը դժվար չէ։ Բայց կան ևս մի քանի նրբերանգներ, որոնք պետք է հիշել.

• Բովանդակություն . Նամակը պետք է պարունակի դրա գրման պատճառը, դրա հետևողական նկարագրությունը, այնուհետև հարցեր և առաջարկություններ:
• Կարևորություն . Էլփոստի ծառայություններից շատերն ունեն «Կարևոր է» վանդակը, որը կարող եք ստուգել գրելիս: Այնուհետև նման նամակը կնշվի ստացողի թղթապանակում:

ԿԱՐԵՎՈՐ!Դուք չեք կարող պարզապես օգտագործել վանդակը, հակառակ դեպքում իսկապես հրատապ նամակը պարզապես կխեղդվի անմտորեն ընդգծվածների առատության մեջ:

• Երկխոսության ավարտ . Համաձայն չասված էթիկետի կանոնների՝ այն սկսողը ավարտում է նամակագրությունը։
• Ժամանակը. Աշխատանքային օրվա վերջում և ուրբաթ կեսօրին նամակներ ուղարկելը ոչ միայն վատ ձև է, այլև ապարդյուն գաղափար. ամեն դեպքում, պատասխանը կգա միայն հաջորդ առավոտյան կամ նույնիսկ երկուշաբթի:
• Քաղաքավարություն . Պետք է շնորհավորել ձեզ գալիք տոնի կապակցությամբ։ Շնորհակալություն ձեր պատասխանի համար: Եթե ​​հրատապ նամակին հնարավոր չէ անհապաղ պատասխանել, այդ մասին պետք է տեղեկացվի հասցեատիրոջը:
• Կցորդներ . Ցանկացած հավելված պետք է արխիվացվի, և ստացողը պետք է ծանուցվի դրա մասին առանձին՝ նամակի տեքստում:

ԿԱՐԵՎՈՐ!Էլեկտրոնային բիզնես նամակագրության կանոնները պահանջում են ուշադիր լինել զրուցակցին. պետք է թույլ տալ նրան խոսել, հարցեր տալ և վերջնագրի տեսքով ոչինչ չպահանջել:

Էլեկտրոնային նամակագրության տեսակները

Նամակագրությունը կարգավորող կանոնները կարող են մի փոքր տարբերվել՝ կախված նամակի ուղարկման վայրից:

• Ներքին նամակագրությունենթադրում է, որ ցանկալի է նամակներին պատասխանել նույն օրը, որպեսզի չխոչընդոտեք ձեր սեփական ձեռնարկության աշխատանքին, ինչպես նաև, որ նամակի տոնայնությունը կարող է որոշ չափով ավելի ծանոթ լինել, քան այլ դեպքերում:

ԿԱՐԵՎՈՐ!Լավ կլինի մշակել ներքին նամակագրության մեկ ձևանմուշ, ըստ որի աշխատակիցները կարող են արագ նամակներ գրել՝ առանց կառուցվածքի վրա իրենց ուղեղը խառնելու:

• Արտաքին նամակագրությունենթադրում է պաշտոնականության ավելի մեծ աստիճան, ինչպես նաև մասնագիտական ​​ժարգոնը զտելու անհրաժեշտություն. հաճախ այլ ընկերության զրուցակիցը պարզապես չի հասկանա կոնկրետ բառեր:
• Միջազգային նամակագրությունենթադրում է ավելի մեծ ձևականություն, ինչպես նաև ժամանակային գոտիները հաշվի առնելու անհրաժեշտություն։ Այսպիսով, պետք չէ առավոտյան նամակ ուղարկել Նյու Յորք և ակնկալել, որ պատասխանը կգա մոտ ապագայում՝ անհանգստանալով և շտապելով, քանի որ այն աշխատակիցը, ով պետք է պատասխանի նամակին, ամենայն հավանականությամբ դեռ անկողնում է:

Այնուամենայնիվ, մեծ տարբերություններ չկան: Ամենուր գնահատվում է քաղաքավարությունը, գրագիտությունը և խնդրանքը հստակ ձևակերպելու կարողությունը։

Ինչպես գրել բիզնես նամակ

Փաստաթուղթը պատրաստելու համար օգտագործեք Microsoft Wordև հետևյալ կանոնները.

• կազմակերպության բլանկեր;
• Times New Roman տառատեսակ;
• լայն դաշտեր;
• չափը 12-14 p.;
• տողերի տարածություն - 1-2 p.;
• Տեղադրեք նամակի էջերի համարները ներքևի աջ կողմում:

Եթե ​​սա միջազգային նամակագրություն է, ապա նամակը գրված է հասցեատիրոջ լեզվով։

Գործարար նամակի կառուցվածքը.

1. Բողոքարկում;
2. Նախաբան;
3. Հիմնական տեքստ;
4. Եզրակացություն;
5. Ստորագրություն;
6. Դիմում.

Էլ ինչ կարևոր է հիշել.

• Դիմեք ձեր զրուցակցին «դու»-ով։
• Եթե ​​պատասխան եք գրում ստացված նամակին, ապա հենց սկզբում նշեք այս մասին, օրինակ՝ «Ձեր խնդրանքով՝ 01.01.2020թ․․․»։
• Եթե ​​նամակն ընդունվել է ագրեսիվությամբ, մի նմանվեք ձեր հակառակորդին և նամակագրության մեջ մի օգտագործեք ագրեսիվ, աղերսական արտահայտություններ կամ հրամայական տոն:
• Յուրաքանչյուր նոր միտք գրեք նոր տողի վրա, որպեսզի տեղեկատվությունը ավելի լավ ընկալվի: Երկար պարբերություններ մի արեք։ Առավելագույնը 5-7 նախադասություն։
• Խուսափեք Caps Lock գրված բառերից ( մեծատառերով) - նման տեքստը ընկալվում է որպես սպառնալիք:
• Մի մոռացեք ներառել ուղարկողի կոնտակտային տվյալները և նամակի ուղարկման ամսաթիվը:
• Գործնական նամակագրության մեջ մի օգտագործեք էմոցիոններ կամ չակերտներ:
• Չեն օգտագործում օտար բառեր, ընտրել ռուսերեն հոմանիշ:
• Գրեք մեկ տառատեսակով։ Մի օգտագործեք գունավոր տեքստ կամ ավելորդ ընդգծում, համարձակություն և այլն:
• Զրուցակցի հետ եղեք քաղաքավարի և հաղորդակցության մեջ բաց: Հստակեցրեք նրա կարծիքը և հարցրեք, թե ինչ է նա մտածում այս մասին: Ցույց տվեք կարեկցանք և հարգանք:
• Դիտեք, թե ինչպես է ձեր հակառակորդը արձագանքում ձեզ:

Օգտագործման համար ընդունելի ստանդարտ արտահայտություններ

Որպեսզի ամեն անգամ չմտածեք, թե ինչ ձևով դնել ձեր մտքերը, կարող եք օգտագործել բիզնես նամակագրության համար ընդունված ստանդարտ արտահայտություններ.

• Բողոքարկում. «Բարև, հարգելի Իգոր Պետրովիչ»- եթե դուք անձամբ ճանաչում եք ստացողին: «Բարև, պարոն Սմիրնով».- եթե կյանքումդ առաջին անգամ գրես նրան։ Սովորաբար դիմում են զինվորականներին «Բարև, ընկեր գնդապետ Սմիրնով»..
• Ծանուցում. Ստանդարտ օրինակարտահայտություններ: «Տեղեկացնում ենք, որ...». Այն կարող է փոխվել «Խնդրում եմ տեղեկացված լինել», «տեղեկացնում ենք ձեզ», «տեղեկացնում ենք ձեզ».
• Բացատրություն. Հասցեատիրոջը նամակի նպատակի մասին հենց սկզբից տեղեկացնելու համար կարող եք օգտագործել հետևյալ կոնստրուկցիաները. «Ձեր խնդրանքին ի պատասխան...», «Աշխատանք իրականացնելու նպատակով...», «Աջակցություն ցուցաբերելու նպատակով...», «Ձեր ցանկությանը համապատասխան...».
• Հայց. Նամակում հարցումը պետք է լինի ըստ բանաձևի «Մենք ձեզ խնդրում ենք…».
• Առաջարկ. «Մենք կարող ենք ձեզ առաջարկել...», «Խորհուրդ ենք տալիս...».
• Հաստատում. «Հաստատում ենք…», «Ստացել ենք…».
• Մերժում. «Ձեր առաջարկը մերժված է...», «Ստորև նկարագրված պատճառներով մենք չենք կարող համաձայնել...», «Ձեր առաջարկը վերանայվել է և ճանաչվել է ոչ կառուցողական»:.

Ձևականությունը գործնական նամակագրության լավագույն ուղեկիցն է, բայց կարևոր է, որ իմաստը չկորչի պաշտոնական արտահայտությունների հետևում: Լավ օրինակԳործնական նամակը կունենա հետևյալ տեսքը.

Բարև, Իգոր Պետրովիչ:

Ընդլայնման կապակցությամբ «Ռոմաշկա» ԲԲԸ-ին անհրաժեշտ է 25%-ով ավելացնել սարքավորումների արտադրության հումքի խմբաքանակները: «Մարգարիտկա» ընկերության հետ մեր համագործակցությունը տեւել է 5 տարի, եւ մինչ օրս դժգոհությունների պատճառներ չենք ունեցել։ Ուստի առաջարկում ենք քննարկել մատակարարումների ավելացման հնարավորություններն ու առաջացող դժվարությունները։

Ակնկալելով արդյունավետ համագործակցություն, գործադիր տնօրենԲԲԸ «Ռոմաշկա», Սմիրնով Գ.Վ.

******************************************************************************

Երբ մենք նամակ ենք գրում ընկերոջը կամ հարազատին, կարող ենք անտեսել սխալներն ու կետադրական նշանները, բառերը կրճատել այնպես, ինչպես ցանկանում ենք, և օգտագործել ժարգոն: Հիմնական բանը հասկանալն է, թե ինչի մասին է խոսքը։ Բայց եթե մենք գրում ենք անծանոթ կամ անծանոթ մարդու և ցանկանում ենք պատասխան ստանալ նրանից, ապա պետք է հաշվի առնել որոշ կանոններ.

Հաղորդակցության կանոններ

1 . Միշտ նշեք նամակի թեման:

«Թեմա» դաշտը պետք է լրացվի ցանկացած դեպքում, և ցանկալի է, որ այն համապատասխանի հաղորդագրության բովանդակությանը:

Օրինակ, եթե ցանկանում եք պայմանավորվել մարտի 5-ին խորհրդակցության համար, գրեք. «Գրանցվեք խորհրդատվության համար (03/05)»:

2. Նամակին պատասխանելիս պահպանեք նամակագրության պատմությունը:

Երբ ինչ-որ մեկից նամակ եք ստանում, կարող եք դրան պատասխանել երեք եղանակով.

1. Պատճենեք ուղարկողի հասցեն և գրեք նրան նոր նամակ:
2. Կտտացրեք հաղորդագրության ներքևում գտնվող հատուկ պատասխան դաշտը:
3. Օգտագործեք «Պատասխանել» կոճակը:

Գործնական նամակագրության համար դուք պետք է պատասխանեք երրորդ եղանակով, այսինքն՝ սեղմեք «Պատասխանել» կոճակը: Նոր նամակ կբացվի՝ կրկնելով ձեր ստացածը: Թեման նույնն է, միայն «Re:» նախածանցով, բնագիր տեքստն ամբողջությամբ մեջբերված է։

Սա պատասխանի ստանդարտ ձևն է, և դուք չպետք է որևէ բան փոխեք դրա վերաբերյալ: Ձեր պատասխանը պետք է տպվի մեջբերված տեքստից առաջ: Դա արվում է, որպեսզի զրույցի յուրաքանչյուր մասնակից ցանկացած պահի կարողանա հիշել, թե ինչ է քննարկվել:

3. Միշտ բարևեք և զրուցակցին դիմեք «դուք»-ով։

Ցանկացած հաղորդագրություն պետք է սկսվի ողջույնով: Եվ ավելի լավ է, եթե դա անհատական ​​է: Անհրաժեշտության դեպքում զանգահարեք զրուցակցին անունով, հակառակ դեպքում՝ անուն-ազգանունով և հայրանունով:

Ցանկալի է նամակն ավարտել հետևյալ կառուցվածքով. Հարգանքներով՝ ... (անուն/ազգանուն կամ անուն/հայրանուն):

Օրինակ՝ Բարև Ալեքսեյ Պետրովիչ։ Խնդրում եմ պայմանագիրն ուղարկել Իվան Միխայլովիչին։ Հարգանքներով՝ Իլյա Կրիվոշեև

4 . Պատասխանեք հնարավորինս արագ:

Որքան շուտ արձագանքեք հաղորդագրությանը, այնքան լավ: Իդեալական է մի քանի ժամվա ընթացքում: Բայց դա հնարավոր է նաև մի քանի օրվա ընթացքում։ Որքան երկար եք սպասում արձագանքելուն, այնքան դա ավելի վատ է ազդում ձեր հեղինակության վրա:

Ինչ վերաբերում է հաղորդագրության տեքստին, ապա այն գրելիս պետք է պահպանել նաև որոշ կանոններ.

Գրեք կոնկրետ, բայց մանրամասն

Մի ստիպեք դիմացինին գուշակել, թե ինչ նկատի ունեիք։ Եթե ​​խնդիրն ակնհայտ չէ, հնարավորինս մանրամասն նկարագրեք այն՝ ինչպես եք ստացել ձեր ունեցած արդյունքը, կոնկրետ ինչի եք ուզում հասնել և ինչ է պահանջվում ձեր զրուցակցից։

Բայց դա չի նշանակում, որ դուք պետք է մանրամասնորեն նշեք բոլոր մանրամասները: Բաց թողեք ավելորդ բաները՝ գնահատեք դիմացինի ժամանակը:

Փորձեք գրել հակիրճ և ճիշտ

Կարիք չկա, օրինակ, խոսել այն մասին, թե ինչպես են ձեր կինը, սկեսուրը և մյուս հարազատները։

Ինչ վերաբերում է չափին, ապա իդեալականորեն մեկ «էկրան» (առանց ոլորման): Առավելագույն - տեքստի չափը, որը տեղավորվում է A4 թերթիկի վրա:

Օգտագործեք ողջախոհություն և ընդհանուր պարկեշտություն

Եղեք քաղաքավարի, ուշադիր, շնորհակալություն նամակների և ժամանակի համար։

Այն, ինչ դուք բացարձակապես ՉԵՔ կարող անել

1 . Չարաշահել կետադրական նշանները.

Բավական է մեկ բացականչություն կամ հարցական. Նրանք չպետք է կրկնօրինակվեն: Բացի այդ, մի չափազանցեք էլիպսները:

«Վատ» տառի օրինակ.

2. Օգտագործեք տարբեր տառատեսակներ, տառերի չափսեր և գույներ:

Փոստի կայքերն ու ծրագրերը թույլ են տալիս փոխել այս կարգավորումները: Դուք կարող եք ընտրել անսովոր տառատեսակ, տառերը մեծացնել կամ փոքրացնել, գունավորել տեքստը տարբեր գույներ. Բայց սա անտեղի է գործնական նամակագրության մեջ:

Ավելի լավ է ընդհանրապես ոչինչ չփոխել և թողնել ամեն ինչ այնպես, ինչպես լռելյայն է: Միակ բանը, որ ընդունելի է, որոշ բառեր թավ կամ շեղ տառերով ընդգծելն է։ Բայց միայն անհրաժեշտության դեպքում:

«Վատ» տառի օրինակ.

3. Տեղադրեք սմայլի նկարներ:

Թողեք ուրախ և տխուր դեմքեր, ծաղիկներ և սրտեր անձնական նամակագրության համար: IN բիզնես նամակներԱվելի լավ է չօգտագործել էմոցիոններ՝ ոչ տեքստ, ոչ նկար:

«Վատ» տառի օրինակ.

4 . Տպել տեքստը մեծատառերով:

Ինտերնետում մեծատառով տեքստ հավաքելը վատ բարքեր են համարվում։ Դա վերաբերում է ինչպես գործնական, այնպես էլ անձնական նամակագրությանը, ինչպես նաև սոցիալական ցանցերում, Skype-ում, ֆորումներում և այլ վայրերում հաղորդակցությանը: Ընդ որում, դա վերաբերում է ինչպես ամբողջ տեքստին, այնպես էլ առանձին բառերին։

Caps Lock ստեղնաշարի ստեղնը պատասխանատու է մեծատառերի համար: Այսինքն, եթե ձեր բոլոր տառերը մուտքագրված են մեծատառով, պարզապես պետք է մեկ անգամ սեղմել այն և բաց թողնել:

Ավելին, մի տպեք նամակի «թեման» մեծատառերով. սա անհարգալից վերաբերմունքի բարձրակետ է:

Մի նոտայի վրա. Առանձին բառեր և ամբողջ տեքստը մեծատառերով մուտքագրելը նման է բղավելու: Իսկ գոռալը ագրեսիա է, որը դուրս է գալիս մշակութային նամակագրությունից։

Եթե ​​դուք իսկապես կարիք ունեք տեքստում ինչ-որ բան ընդգծելու, ավելի լավ է դա անել՝ օգտագործելով թավ կամ շեղ տառեր:

Եվ նաև շատ նպատակահարմար է խուսափել նամակի թեմայի տողում «Շտապ», «Կարևոր» և այլ բառերից, որոնք անհամբերություն են արտահայտում։

Գրագիտություն

Չպետք է չափազանց խիստ լինել այս հարցում, այլ աշխատեք ճիշտ գրել նամակներում։ Մի քանի պարզ խորհուրդ.

• Յուրաքանչյուր նախադասություն պետք է սկսվի մեծատառով: Այն մուտքագրելու համար սեղմած պահեք Shift ստեղնը:
• Յուրաքանչյուր նախադասության վերջում պետք է լինի կետ: Ռուսական ստեղնաշարի դասավորության մեջ այն գտնվում է աջ կողմում գտնվող ներքևի շարքում (նախքան Shift-ը):
• Ստորակետ մուտքագրելու համար պահեք Shift-ը և սեղմեք կետի ստեղնը:
• Ստորակետից կամ կետից առաջ բաց մի դրեք: Նրանցից հետո պետք է բացատ լինի։

Եվ ևս մեկ խորհուրդ նրանց համար, ովքեր գոնե մի քիչ գիտեն, թե ինչպես օգտագործել Word տեքստային խմբագրիչը (Writer): Նախ մուտքագրեք տառը այս ծրագրում: Այն կարմիր գծով կնշի սխալները և աջ սեղմելով նման բառի վրա՝ կարող եք ուղղել այն։

Պատճենեք և տեղադրեք պատրաստի տեքստը տառի դաշտում: Բայց նախքան տեղադրումը, դուք պետք է անջատեք ֆորմատավորումը, որպեսզի այն ավելացվի առանց ֆորմատավորման Word ծրագրեր(Գրող):

mail.ru-ում դա անելու համար կտտացրեք վերևում գտնվող «Հեռացնել դիզայնը» մակագրությունը:

Yandex.Mail-ում - «Անջատել դիզայնը» կոճակը աջ կողմում:

Կպցնելուց հետո արտաքին տեսքը կարելի է նորից միացնել։

Յուրաքանչյուր ոք, ով ձգտում է պատշաճ տեսք ունենալ գործարար շրջանակներում, միշտ օգտագործում է. Եվ նա միշտ հիշում է գլխավորը՝ նամակը չպետք է արատավորի ո՛չ հասցեատիրոջը, ո՛չ ընկերության համբավը, որի ներկայացուցիչն է, ո՛չ էլ բիզնեսի իմիջը։

Գործարար էլեկտրոնային նամակագրությունը ճիշտ և գրագետ վարելու ունակությունը ժամանակակից մենեջերի կերպարի հիմնական բաղադրիչն է: Սա և՛ ընդհանուր մշակութային մակարդակի, և՛ անձնական պրոֆեսիոնալիզմի ցուցիչ է։ Համաձայն այն բանի, թե ինչպես է մարդը կարողանում ձևակերպել և ձևակերպել իր մտքերը, կարելի է վստահորեն դատել նրա վերաբերմունքը ուրիշների և անձամբ իր նկատմամբ: Անզգույշ գրված նամակը կարող է հեշտությամբ փչացնել հեղինակի գործարար համբավը գործընկերների և գործընկերների աչքում:

Գործարար նամակագրության կանոններ էլեկտրոնային փոստով

1. Օգտագործեք ձեր աշխատանքային էլ. հասցեն միայն բիզնես նպատակներով: Եթե ​​աշխատանքի ընթացքում նամակ եք ուղարկում աշխատանքային սերվերից, այն կպահվի՝ ինչպես ելքային, այնպես էլ մուտքային փոստով: Ձեր գործատուն ցանկացած ժամանակ կարող է կարդալ նամակը: Գործնական նամակագրություն վարեք միայն գրասենյակի պատերի ներսում:

2. Հստակ հասկացեք, թե ում է ուղղված ձեր ուղերձը և ում կարող է օգտակար լինել դրանում պարունակվող տեղեկատվությունը: Ո՞ւմ է ուղղված Ձեր նամակը։ Հաճախորդին? Գործընկերոջը. Կոլեգա? Ստորադասի՞ն։ Բոսի՞ն։ «դեպի» սյունակում նշվում է հասցեատերը, «պատճենում»՝ հետաքրքրվողները: Երբեք մի ուղարկեք լրացուցիչ պատճեններ, հատկապես ձեր ղեկավարին: Եթե ​​նամակում նշված են երրորդ կողմերը, ապա դրանք սովորաբար ներառվում են նաև «պատճեն» սյունակում:

3. Ձեզ համար ձեւակերպեք հաղորդագրության նպատակը: Ի՞նչ նպատակ եք դնում ձեր առջև՝ ինչի՞ եք ձգտում հասնել ձեր նամակն ընթերցողից: Ի՞նչ արձագանք եք ակնկալում: Ստացողը, կարդալով ձեր հաղորդագրությունը, պետք է անմիջապես հասկանա, թե ինչ է ձեզ անհրաժեշտ նրանից: Էլեկտրոնային նամակագրության վարման կանոններ.

Եթե ​​ցանկանում եք իրադարձություններին անհատական ​​տեսակետ բերել՝ առաջին դեմքից (մենք, ես)
Եթե ​​ձեր հաղորդագրությունը հարցական կամ ուսուցողական բնույթ ունի՝ 2-րդ անձից (դուք, դուք)
Եթե ​​դուք նամակ եք գրում որպես արտաքին դիտորդ և ցանկանում եք հասցեատիրոջը տեղեկացնել կատարված փաստերի կամ իրադարձությունների մասին՝ 3-րդ դեմքով (նրանք, նա, նա):

4. «subject» դաշտը դատարկ մի թողեք: Մարդկանց մեծ մասը, ովքեր նամակ են ստանում, սկսում են նամակագրությունը ուսումնասիրել՝ նայելով թեմայի դաշտը: Մարդը նամակ կարդալու որոշումը կայացնում է մի քանի վայրկյանում, ուստի նամակի բովանդակությունը պետք է արտացոլվի թեմայի տողում: Թեման պետք է լինի կարճ, կոնկրետ և տեղեկատվական:

5. Բովանդակությունը պարզ պահեք՝ հասցեն և ողջույնը, հիմնական մասը, ամփոփագիրը, ստորագրությունը, կոնտակտները: Ցանկացած նամակ պետք է պարունակի էլփոստի էթիկետը. Մի ծուլացեք և մի շրջանցեք ընդունված բովանդակության որևէ հատված, ճիշտ ձևաչափված նամակը ձեր պրոֆեսիոնալիզմի ցուցանիշն է:

6. Հասցեատիրոջը դիմելն ու ողջունելը նրա հանդեպ ունեցած հարգանքի ցուցիչ է: Եթե ​​հնարավոր է, սկսեք յուրաքանչյուր նամակ անձնական ուղերձով և ողջույնով: Քաղաքավարության նշան է զրուցակցին անունով դիմելը։ Հասցեից հետո ստորակետ դրեք, եթե ուզում եք հաղորդագրությանը առօրյա բնույթ տալ։ Իսկ եթե ցանկանում եք ընդգծել ձևականությունն ու նշանակությունը, օգտագործեք բացականչական նշան, նույնիսկ եթե այս նամակն ուղղված է գործընկերոջը, ում հետ հաճախ եք շփվում։

7. Հավատարիմ մնալ սկզբունքին՝ կարճ և պարզ (KY): Գործարար էլփոստի նամակագրության հիմնական կանոններից մեկը «նվազագույն բառերն են՝ առավելագույն տեղեկատվություն»: Ներկայացրե՛ք ձեր մտքերը հատուկ (հստակ), հետևողականորեն, հակիրճ և հեշտ հասկանալի ձևով: Նախադասությունները պետք է լինեն կարճ, դա հեշտացնում է հասցեատիրոջ համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Մեկը կա Էլփոստի ոսկե կանոնը– բաժանված, մեկ թեմա – մեկ տառ: Ավելի լավ է ուղարկել մի քանի նամակներ (յուրաքանչյուրը մեկ թեմայով), քան մեկ մեծ հաղորդագրություն մի քանի անկապ գաղափարներով:

8. Ոչ պաշտոնական շփումը գործնական նամակագրության մի վերածեք։ Էլփոստում ոչ մի զգացմունք չկա: Եթե ​​դուք դրույթները սահմանված ձեր էլԵթե ​​ցանկանում եք էմոցիոնալ շեշտադրումներ կատարել, ապա զգացմունքային ենթատեքստը պետք է թաքնված լինի չեզոք, արտաքին, հանգիստ և ճիշտ մատուցման տոնի հետևում: Այն ձեռք է բերվում բովանդակությամբ, ոչ թե լեզվով:

9. Հետևե՛ք նամակի հիմնական տեքստի հստակ կառուցվածքին: Ամենից հաճախ նամակը բաղկացած է երեք մասից.

Նամակը գրելու պատճառը (պատճառը, հիմքերը). Սովորաբար այս հատվածը հնարավորինս կարճ է
Հարցի էության հետեւողական ներկայացում
Լուծումներ, խնդրանքներ, առաջարկություններ, եզրակացություններ

10. Արտաքին տեսքՈւղերձը պետք է լինի չափազանց հեշտ հասկանալի: Տեքստը բաժանեք պարբերությունների, որոնք պետք է պարունակեն ոչ ավելի, քան հինգից վեց տող: Ավելի լավ է պարբերությունները միմյանցից բաժանել դատարկ տողով։ Ընտրեք մեկ գույն և մեկ տառատեսակ, այնպես որ տեքստը ավելի լավ կընկալվի: Ավելի լավ է չօգտագործել բացականչական նշաններ, հուզապատկերներ, հապավումներ կամ շղարշ տարրեր, եթե խիստ անհրաժեշտ չէ:

11. Գրիր ճիշտ. Անգրագետ գրելը վկայում է այն մասին, որ հեղինակը բավականաչափ կրթված չէ։ Ձեր բիզնեսի համբավը վարկաբեկվում է տառասխալների և տեքստի սխալների պատճառով: Նամակ ուղարկելուց առաջ. էլփոստի էթիկետըխորհուրդ է տալիս ուշադիր վերընթերցել նամակը: Շատ էլփոստի ծրագրեր և տեքստային խմբագրիչներ կարող են ստուգել կետադրական և ուղղագրությունը, և եթե սխալներ հայտնաբերվեն, նրանք առաջարկում են ուղղման տարբերակներ: Այս ծառայությունը պահանջվում է նամակներ գրելու համար:

12. Մտածեք, թե ինչ փաստաթղթեր պետք է ներառվեն հավելվածներում: Դուք չպետք է ներառեք նամակի բովանդակության մեջ մանրամասն տեղեկություններ, ավելի լավ է ուղարկել առանձին ֆայլ։ Նամակի թեմայի տողում անպայման նշեք, թե որ ֆայլն եք տեղադրում, հակառակ դեպքում հասցեատերը կարող է այն դիտարկել որպես վիրուս: Բոլոր ֆայլերը ուղարկելուց առաջ պետք է սկանավորվեն հակավիրուսային ծրագրերով:

13. Միշտ գրեք կոնտակտային տվյալները և բաժանորդագրվեք: Սա ձեզ ցույց կտա լավ կողմը և ցույց կտա ձերը մասնագիտական ​​որակ. Ստորագրությունը չպետք է լինի հինգ կամ վեց տողից ավելի։ Այն պետք է բաղկացած լինի ընկերության անվանումից, ձեր անուն-ազգանունից և ձեր պաշտոնից: Որպես կանոն, արտաքին հասցեատերերի համար նշվում են նաև ձեր էլ.փոստի հասցեն, հեռախոսահամարը և ընկերության կայքի հասցեն:

14. Հետգրությունը չափազանց հազվադեպ է օգտագործվում գործնական նամակագրության մեջ: Եթե ​​ձեր հաղորդագրության մեջ օգտագործում եք հետգրություն, սա վկայում է այն մասին, որ դուք բավականաչափ չեք մտածել նամակի բովանդակության մասին:

15. Միայն ներս հատուկ դեպքերտրվում է ընթերցման անդորրագիր. Սովորաբար, ընթերցման անդորրագիրը պետք է սահմանվի միայն արտաքին հասցեատերերի համար և միայն այն դեպքում, երբ պատասխան է ակնկալվում ստացողից:

16. Օգտագործեք «բարձր կարևորության» վանդակը միայն այն դեպքում, երբ դա իսկապես անհրաժեշտ է: Եթե ​​էլփոստը պարունակում է կարևոր տեղեկություններ, որոնք շտապ ուշադրության կարիք ունեն, կարևորությունը դրեք «բարձր»: Սա կընդգծի ձեր էլփոստը ձեր մուտքի արկղում: Բայց խորհուրդ չի տրվում անտեղի չարաշահել այս գործառույթը։

17. Նամակն ուղարկելուց առաջ նորից կարդացեք: Արդյո՞ք ամեն ինչ հակիրճ, կոնկրետ, հասկանալի է, և կա՞ որևէ անհամապատասխան տեղեկատվություն կամ քերականական սխալ: Ստացողի տվյալները ճի՞շտ են: Ստուգեք ներկայացման հաջորդականությունը և տրամաբանությունը:

18. Անմիջապես պատասխանեք նամակներին: Նամակի ստացման մասին ծանուցումը գործընկերների կամ գործընկերների նկատմամբ հարգանքի նշան է, լավ վարքագծի նշան: Եթե ​​այս պահին չեք կարող պատասխանել նամակին, ապա պետք է տեղեկացնել հեղինակին և խոստանալ, որ առաջին իսկ հնարավորության դեպքում անմիջապես կպատասխանեք։ Հետևողականորեն պատասխանեք տրված բոլոր հարցերին: Ձեր պատասխանը մի սկսեք որպես նոր նամակ: Եթե ​​նամակին չպատասխանեն 48 ժամվա ընթացքում, ստացողը կարող է մտածել, որ իր նամակն անտեսվել է կամ կորել։

19. Նա, ով նախաձեռնել է նամակագրությունը, ավարտում է էլեկտրոնային երկխոսությունը։

20. Հիշիր դա Էլեկտրոնային նամակագրության կանոններ, ավելի ճիշտ՝ դրանց համապատասխանությունը ժամանակակից պրոֆեսիոնալ մենեջերի ցուցիչ է։