Ի՞նչ է նամակագրությունը լրագրության մեջ. օրինակներ թերթերից. Գործարար նամակագրության տեսակները

Նամակագրությունը, որը մենք կքննարկենք սրանում դասընթացի աշխատանք, ձեռնարկությունում տեղեկատվության փոխանցման միջոց է։ Մի խոսքով, այս գլուխը բացահայտում է «գործարար նամակագրություն» կամ «պաշտոնական նամակագրություն» տերմինի ընդհանուր հասկացությունը:

Պաշտոնական նամակագրություն տարբեր տեսակներ, որը ուղարկվում է մի կազմակերպության, մեկ այլ կազմակերպության հիմնարկի, հիմնարկի անունից, թեև այն կարող է հասցեագրված լինել մեկ պաշտոնատար անձի և ստորագրված լինել մեկ պաշտոնատար անձի կողմից, սակայն ներկայացնում է գործնական նամակագրություն։

Գործարար նամակագրությունը կարող է ներառել հաշվետվություն, հաշվետվություն, վկայագիր, ամփոփագիր, պաշտոնական կամ ուղեկցող նամակ և այլն: Նրանց սորտերը.

· Հարցում

· Հիշեցման նամակ

· Հարցում

· Ծանուցում

· Telegram

· Հեռախոսային հաղորդագրություն

Գործնական նամակը տեղեկատվության փոխանակման և կազմակերպությունների և հիմնարկների գործունեության տարբեր գործընթացների գործառնական կառավարման միջոցներից մեկն է:

Գրավոր բիզնես հաղորդակցության ողջ բազմազանությամբ որոշում է դրա նախաձեռնողը բնորոշ առաջադրանքներ. Երկար տարիների պրակտիկայի ընթացքում գործարար նամակագրությունՄշակվեցին լեզվական մոդելներ, որոնք հնարավորություն տվեցին հստակ և հակիրճ արտահայտել պաշտոնական հաղորդագրության դրդապատճառները, պատճառներն ու նպատակները։

Նամակագրության տեսակներն ու բաժանումն ըստ դրանց գործառական ազդեցության ներկայացված են Աղյուսակ 1-ում:

Աղյուսակ 1. Գրագրության բաշխումն ըստ գործառության

Գործարար նամակագրության գործառույթ	Գործարար նամակագրության տեսակը
Տեղեկացնելով	Ш Ծառայության նշում Ш ուղեկցող նամակ Ш Նամակային հաղորդագրություն
Սադրանք	Ш Պատվեր Ш Նշում
Ինչ-որ բանի իրավական կարգավիճակ տալը	Ш Համաձայնագիր Ш Լիազորագիր
Հարաբերությունների նախաձեռնում և պահպանում	Ш Օգնություն Ш Երաշխիքային նամակ Ш Տեղեկագիր Ш Հրավերի նամակ
Նախազգուշացման, պահանջի, մերժման արտահայտություն	Ш Հիշեցման նամակ Ш Պատասխան նամակ

Գրագրության գրանցման և հաշվառման տեսակները

Ձեռնարկությունում մուտքային և ելքային նամակագրության գրանցման կազմակերպման ընթացքում այս գործընթացը փոխվեց, զարգացավ տեխնիկական առաջընթացին համապատասխան և, ի վերջո, ստացավ այն ձևը, որը հասանելի է համակարգչի յուրաքանչյուր օգտագործողի համար՝ տեղեկատու տեղեկատվական համակարգեր կամ փաստաթղթերի հոսքի ավտոմատացված մատյաններ: Բայց այս ավտոմատացված համակարգերի ուսումնասիրությունը սկսելու համար անհրաժեշտ է ծանոթանալ մուտքային և ելքային նամակագրության գրանցման և հաշվառման այլ մեթոդներին և հետևել այս գործընթացի էվոլյուցիայի փուլերին:

Մուտքային և ելքային նամակագրության գրանցման և հաշվառման եղանակները.

1. Թղթային մեթոդ.

Որպես կանոն, մուտքային և ելքային նամակագրության մասին բոլոր տեղեկությունները գրանցվում են ձեռքով թղթի վրա (հատուկ նշանակված ձևաթղթեր և ձևաթղթեր): Նշվում է ուղարկողի/ստացողի անվանումը (կազմակերպության անվանումը) և հասցեն, ամսաթիվը, անվանակարգը և հերթական համարները: Առավելություն այս մեթոդըկայանում է դրա էժանության և պարզության մեջ, բայց նույնիսկ եթե մեկ տարվա ընթացքում կա ավելի քան 20 գրանցում, ապա որոշակի գրանցման մասին անհրաժեշտ տեղեկատվության որոնումը շատ ավելի բարդ է դառնում: Պետք է նաև հաշվի առնել թղթի մաշվածությունը, դրա պահպանման ժամկետը և արխիվներում փաստաթղթերի գրառումների պահպանումը:

2. Էլեկտրոնային ձեռնարկ մեթոդ.

Թղթային մեթոդի անալոգը, միայն այն տարբերությամբ, որ թղթի փոխարեն օգտագործվում են Word փաստաթղթերկամ Excel. Լրացվում են աղյուսակներ և ձևաթղթեր, և կատարվում է հաշվետվություն: Այս մեթոդը նույնպես թանկ չէ, այն թեթև է և հեշտ օգտագործման համար, բայց ունի նաև իր թերությունները։ Հաշվետու աշխատողին անհրաժեշտ են համակարգչային տարրական գիտելիքներ: Այս մեթոդը չունի տվյալների կրկնօրինակում, և, կրկին, անհրաժեշտ տեղեկատվություն գտնելը կարող է դժվար լինել: Բացի այդ, եթե ԱՀ-ի կամ ծրագրաշարի խափանումը տեղի ունենա, տեղեկատվական արխիվները կարող են կորչել կամ վնասվել առանց վերանորոգման, կրկնօրինակները պետք է պարբերաբար թարմացվեն, և դա նույնպես ունի իր անհարմարությունները:

3. Էլեկտրոնային ավտոմատ մեթոդ.

Սրանք փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգեր են (EDMS), որոնք ուղղված են փաստաթղթերի (նամակագրության) մուտքագրմանը, պահպանմանն ու առբերմանը և ամբողջ տեխնիկական գործընթացի ցուցադրմանը: կյանքի ցիկլփաստաթուղթ։ Տեղեկատվական տեխնոլոգիաների այս համակարգերը կոչվում են նաև մուտքային և ելքային նամակագրությունների ավտոմատ գրանցման գրանցամատյաններ: Այս համակարգերը արմատապես պարզեցնում են ամբողջ ձեռնարկության կյանքը, քանի որ ամբողջ նամակագրության գրանցումն ու հաշվառումն իրականացվում է ամբողջությամբ ավտոմատ կերպով՝ առանց մարդկային ռեսուրսների միջամտության:

Մուտքային նամակների (և ընդհանրապես մուտքային նամակագրության) մշակումը սկսվում է այն պահից, երբ փաստաթուղթը հասնում է ձեր կազմակերպություն: Մենք պետք է սկսենք նկարագրել այս աշխատանքային գործընթացը դրա կազմակերպման վրա անմիջական ազդեցություն ունեցող գործոնների վերլուծությամբ: Իմ կարծիքով սրանք են.

• նամակագրության առաքման եղանակը;
• փաստաթղթի բովանդակությունը;
• փաստաթղթի հեղինակ;
• փաստաթղթերի կատարման համար սահմանված ժամկետներ.

Փոստի առաքման եղանակը

Նամակագրության առաքման մեթոդները նման են նամակագրություն ուղարկելու մեր տրամադրության տակ եղած մեթոդներին: Պարզ է, որ ինչպես ես ուղարկել եմ փաստաթուղթը, այնպես էլ ստացել եմ։

Նամակագրության առաքման ամենահին մեթոդն է սուրհանդակ. Տակում նա կարող է թաքնվել կա՛մ «պատվիրված տղայի», կա՛մ կապի հատուկ սպա:

Հատուկ կապի ծառայությունները սովորաբար օգտագործվում են պետական ​​կառույցների կողմից, որոնք ուղարկում են ազգային նշանակության «դիսպետչերներ»:

Օրինակ 1

Collapse Show

Այս կերպ փոստային նամակագրությունն իրականացվում է Ռուսաստանի արտաքին գործերի նախարարության և տարբեր երկրներում տեղակայված Ռուսաստանի Դաշնության դեսպանատների միջև. օտար երկրներ. Հիշեք, կար այսպիսի սովետական ​​ֆիլմ՝ «Դիվանագիտական ​​սուրհանդակ»։ Նույնիսկ այսօր, երբ ձեր հաստատության շեմին հայտնվում է կանաչ գլխարկով մարդը, հասարակ մահկանացուի սիրտը սկսում է ավելի արագ բաբախել. այո, ես մասնակցում եմ պետական ​​ամենակարևոր գործերի լուծմանը (ուղղակի կատակում եմ):

Բայց ամեն կատակում կա նաև ճշմարտության հատիկ, քանի որ ծրարը բացելով՝ կարող ես հեշտությամբ կարդալ նամականիշի թերթիկի վրա անմահ դասականի տեքստը՝ «Աուդիտորը գալիս է քեզ տեսնելու»։

Եթե ​​ձեր կազմակերպությունն ունի առաքման ծառայություն (սուրհանդակային ծառայություն), ապա հատկապես կարևոր և հրատապ փաստաթղթերի առաքում (շրջանակներում. հայրենի քաղաքը) դու միայն նրան կվստահես։ Միաժամանակ վստահ կլինեք, որ փաստաթղթերը հնարավորինս շուտ կհասնեն ու կփոխանցվեն, ինչպես ասում են, ձեռքից ձեռք։

Իսկ փաստաթղթերի առաքումն այլ քաղաք, որպես կանոն, վստահվում է մասնագիտացվածի փոստային ընկերություններ. Բարեբախտաբար, այսօր մենք ունենք ընտրություն. Ամեն ինչ կախված է ընկերության հեղինակությունից, ձեր դրամապանակի չափից և առաքման պահանջվող ժամանակից: Նաև փոստային ընկերություններին վստահվում է զանգվածային փոստերի կազմակերպումը, օրինակ՝ Ամանորյա տոների համար նվերներ։

Դասական առաքման մեթոդ պաշտոնական նամակներինչպես մեր երկրի տարածքում, այնպես էլ նրա սահմաններից դուրս, իրականացվում է փոստով FSUE Russian Postպարզ, պատվիրված նամակներ, ստացման տեղեկանքով նամակներ, արժեքավոր նամակներ և այլն: Պարզապես պետք է ափսոսանք, որ այս պետական ​​ձեռնարկության նման ընդարձակ ցանցը, այսօր չստեղծված նման բրենդը փոստային ծառայությունների շուկայում զիջում է երիտասարդ և հաճախ արևմտյան ընկերություններին։ Նա այսպես հետ է մնում կարևոր ցուցանիշներ, ինչպիսիք են սպասարկման մշակույթը և աշխատանքային տեխնոլոգիաները:

Ըստ էլԱռավել հաճախ առաքվում են տարբեր տեսակի տեղեկատվական նյութեր, հրավերներ, գովազդ և այլն։

Այնուամենայնիվ, այսօր շատ պետական ​​կառույցներ օգտագործում են էլեկտրոնային փոստը (հատուկ կապի ուղիները) պաշտոնական միջգերատեսչական հաղորդակցությունը կազմակերպելու համար: Օրինակ՝ նամակը կարող է տրվել էլեկտրոնային եղանակով, ստորագրվել էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ, գրանցվել EDMS-ում և կոճակի մեկ սեղմումով ուղարկել թղթակցին։ Գեղեցկություն.

Երբեմն էլփոստով դուք ստանում եք հրատապ փաստաթղթերի էլեկտրոնային պատճեններ, որոնց առաքումը թղթի վրա կիրականացվի ավելի ուշ սովորական փոստով (դրա համար ժամանակակից գրասենյակային աշխատանքում օգտագործվում է այնպիսի տերմին, ինչպիսին է «առաքում»):

Այսպիսով, մենք տեսնում ենք, որ ժամանակակից կազմակերպություննամակագրությունը կարող է ստացվել տարբեր ճանապարհներ. Իսկ ընտրված տարբերակն ուղղակիորեն կախված է փաստաթղթի բովանդակությունից, արդիականությունից/հրատապությունից, ինչը էականորեն ազդում է դրա հետագա մշակման վրա։

Այս գումարը ժամանակակից միջոցներնամակագրության առաքումը հարմար է միայն ուղարկող կողմի համար: Բայց դա կարող է «ծանրաբեռնել» նամակագրություն ստացող աշխատակիցներին։

Օրինակ 2

Collapse Show

Ենթադրենք, դուք աշխատում եք փոքր, բայց բավականին ակտիվ զարգացող ընկերությունում։ Նախադպրոցական ծառայությունում երկու, առավելագույնը երեք հոգի կա։ Եվ ամբողջ օրը դուք վազում եք ընդունարան, ընդունում եք նամակներ առաքիչներից, նայում Outlook-ը (նկատի ունեցեք, որ առաքիչները և էլ.փոստը չեն աշխատում ըստ ժամանակացույցի): Դուք դեռ չեք դասավորել տեղական փոստային բաժանմունքից ստացված նամակագրության լեռը (լավ է, որ առնվազն օրը մեկ անգամ ռուսական փոստը նամակագրություն է առաքում. միևնույն ժամանակ, շատ կազմակերպություններ ինքնուրույն նամակագրություն են ստանում փոստում՝ չվստահելով այդքան կարևոր ընթացակարգը փոստատարին, որը նույնպես մարդ է. կարող է հիվանդանալ, գնալ արձակուրդ կամ պարզապես չներկայանալ):

Եվ հետո շեմին հայտնվում է առաքիչ։ Դուք թողնում եք ամեն ինչ, և գնում եք նրա մոտ, որպեսզի ստանաք հատկապես կարևոր փաստաթուղթ, որով առաջադրվելու եք աշխատանքային օրվա մնացած ժամանակահատվածում...

Փաստաթղթի հեղինակ

Երկրորդ կարևոր գործոն, մուտքային նամակագրության մշակման գործընթացի վրա ազդելը փաստաթղթի հեղինակությունն է։ Իհարկե, ձեր արդյունաբերության նախարարի անունից ստացված փաստաթղթերը պետք է հրատապ ընթացք ստանան և անմիջապես փոխանցվեն ղեկավարին՝ վերանայման։

Գրասենյակային աշխատանքի ժամանակակից գործընթացները ներառում են որոշակի բովանդակության փաստաթղթերին բնորոշ փաստաթղթերի որոշակի խմբերի հատուկ երթուղիների մշակում:

Օրինակ 3

Collapse Show

Եթե ​​դուք օգտագործում եք փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ, ապա ստացված ստանդարտ փաստաթուղթը կարող է ուղարկվել համապատասխան երթուղիով բոլոր շահագրգիռ կողմերին միաժամանակ, կամ կարող եք կազմակերպել փաստաթղթի երթուղին այնպես, որ այն ավտոմատ կերպով փոխանցվի մեկից: աշխատողը հաջորդին:

Դուք կարող եք նաև մշակել «հակադարձ» երթուղիներ փաստաթղթերի առանձին խմբերի համար, այսինքն. ոչ թե առաջնորդից՝ կատարողներին, այլ կատարողներից՝ առաջնորդին:

• նամակներ, որոնք պարունակում են ցանկացած պահանջ, խնդրանք, առաջարկ, բողոք, այսինքն. հարցումների նամակներ, որոնք պահանջում են որևէ գործողություն կամ որոշում.
• Ձեր ուղարկած նախաձեռնության փաստաթղթերին պատասխան նամակներ.
• տեղեկատու և տեղեկատվական նամակներ.

Միայն անունով» հարցումների նամակներ«Պարզ է, որ այս տեսակըփաստաթղթերը պահանջում են մանրակրկիտ մշակում, և այս խմբի փաստաթղթի հետ աշխատանքը կարող է ներառել մուտքային նամակագրության մշակման բոլոր փուլերը՝ գրանցումից մինչև կատարման վերահսկում: Այս տեսակի տառերը ներառում են այսպես կոչված շրջանաձև, բարձրագույն կազմակերպություններից ուղարկվել են ենթականերին։ Այս նամակներում ձեր կազմակերպությանը տրվում է ցանկացած առաջադրանք, որը պահանջում է պարտադիր և երբեմն հրատապ կատարում: Ուստի պաշտոնական նամակների այս կատեգորիայի համար երկու գործոն է կարևոր՝ կատարման անհրաժեշտությունը և, որպես հետևանք, կատարման ժամկետները։

Պատասխան նամակներձեր հարցումներին, խնդրանքներին, առաջարկներին, պահանջներին և նախաձեռնող այլ նամակներին պատասխան փաստաթղթեր են, որոնք ուղարկվել են այլ կազմակերպություններին՝ ձեր ցանկացած խնդիր լուծելու համար: Շատ հաճախ պատասխան նամակներ չեն պահանջվում հետագա գործողությունները, բացառությամբ այս հարցի քննարկման նախաձեռնած աշխատակիցներին նրանց փոխանցման։

Տեղեկատվական նամակներիրենց էությամբ չեն պարունակում «կատարման անհրաժեշտության» տարրը և առավել հաճախ ենթակա չեն կատարման. կարճ կյանքԿարդացի, նկատեցի ու նետեցի աղբարկղը։

Կատարման ժամկետը

Ո՞ր պահից եք սկսում հաշվարկել կատարման ժամկետը (հրամանի տրման օրվանից կամ դրան հաջորդող օրվանից): Պե՞տք է այն հաշվել օրացուցային, թե՞ աշխատանքային օրերով: Ի՞նչ անել փաստաթղթերի հետ, որոնց վերջնաժամկետը լրանում է հանգստյան օրերին: Իսկ եթե վերջնաժամկետն ընդհանրապես նշված չէ: Այս հարցերի պատասխանները կգտնեք «Ինչպե՞ս որոշել ժամկետները. » էջ 12 ամսագրի No 8’ 2011 թ

Կատարման ժամկետները կարող են սահմանվել հաշվառման ստանդարտ հրահանգներով և երկարաձգվել մինչև 1 ամիս: Բայց համար առանձին տեսակներփաստաթղթերի կատարման ժամկետները սահմանվում են հատուկ կանոնակարգերը, ըստ որի՝ դրանք կարող են հաշվարկվել օրերով, օրինակ՝ կազմակերպության կողմից նամակը ստանալու պահից։ Ուստի տարբեր ժամկետներով փաստաթղթերի համար նպատակահարմար է մշակել դրանց մշակման տարբեր գործընթացներ։

Այս կարևոր թեման մանրամասն քննարկել ենք մեր ամսագրում վերջին վեց ամիսների ընթացքում՝ հրապարակելով մի քանի հոդվածներ։

Եվ հիմա մենք ցույց տվեցինք, թե ինչի վրա պետք է ուշադրություն դարձնել մուտքային նամակագրության հետ աշխատելու գործընթաց կառուցելիս: Խիստ ժամկետների և կանոնների, տեղեկատվության հսկայական հոսքի ժամանակակից աշխարհում անթույլատրելի է այս տեղեկատվական հոսքի շարժումն ուղղել մեկ ուղղությամբ, շատ հեշտ է խեղդվել այս արագ և մոլեգնող լեռնային գետում:

Մուտքային նամակագրության հետ աշխատելու գործընթացի փուլերը

Ներգնա նամակագրության հետ աշխատելու գործընթացը կարելի է բաժանել փուլերը:

• ընդունելություն;
• տեսակավորում;
• նամակագրության գրանցում;
• փաստաթղթերի ուղարկում ստացողներին կառավարման որոշումներ կայացնելու համար.
• փաստաթղթերի ուղարկում կատարման;
• փաստաթղթերի կատարում;
• փաստաթղթերի կատարման նկատմամբ վերահսկողության կազմակերպում.
• Կատարված փաստաթղթերի ձևավորում գործերով.

Մուտքային նամակագրության հետ աշխատելու գործընթացը, ինչպես ցանկացած այլ բիզնես գործընթաց, ի լրումն իր բաղկացուցիչ տարրերի, պարտադիր կերպով նկարագրում կամ կարգավորում է իր արտադրական գործունեությունը. մասնակիցներին. Գործընթացի յուրաքանչյուր մասնակից ունի որոշակի դեր: IN այս դեպքումդերերը կարելի է բաշխել այսպես.

• Վերահսկող- սա հիմնարկի կամ կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարն է: Վերանայում է իր անունով ստացված փաստաթղթերը, դրանց վերաբերյալ կառավարման որոշումներ է կայացնում և գնահատում կատարման արդյունքը:
• Պատասխանատու կատարող- հիմնարկի աշխատակից, որը նշված է ղեկավարի որոշման մեջ որպես «Պատասխանատու գործադիր»: Կառավարչի որոշման համաձայն ստանում է փաստաթուղթ դրա հետագա կատարման համար, կազմակերպում է համահեղինակների աշխատանքը և վերահսկիչին զեկուցում փաստաթղթի կատարման ընթացքի մասին:
• Կատարող- հիմնարկի աշխատակիցը, որը նշված է ղեկավարի որոշման մեջ որպես «Կատարող»: Կառավարչի որոշման համաձայն ստանում է փաստաթուղթ դրա հետագա կատարման համար, զեկուցում է կառավարչին կամ վերահսկիչին փաստաթղթով նախատեսված հրահանգների կատարման ընթացքի մասին: Եթե ​​կա Պատասխանատու կատարող, նա համակատարող է։
• Վերահսկիչ- հիմնարկի աշխատողը, որը նշված է ղեկավարի որոշման մեջ որպես «Վերահսկիչ» կամ ով այդպիսին է կազմակերպության ներքին կարգավորող փաստաթղթերի հիման վրա. Փաստաթղթերի կատարման ընթացքի մասին հաշվետվություններ է ստանում պատասխանատու կատարողից և համահեղինակներից: Որոշում է կայացնում ավարտել փաստաթղթի վրա աշխատանքը և հեռացնել այն վերահսկողությունից:
• քարտուղար- գլխավոր քարտուղար. Ստանում է փաստաթղթեր թղթի վրա՝ Կառավարիչին հետագա զեկուցման համար, նշումներ է անում գրանցման նյութերում փաստաթղթերի շարժի վերաբերյալ:
• Գործավարուհի- նախադպրոցական ուսումնական հաստատության աշխատակից. Պատասխանատու է ստանալու, տեսակավորելու, գրանցելու, փաստաթղթի մասին տեղեկությունները գրանցման նյութերում մուտքագրելու, փաստաթուղթը լուծման ուղարկելու, փաստաթուղթը կատարման ուղարկելու, փաստաթղթի առաջընթացին վերահսկելու համար: Կատարողներից ստանում է հաշվետվություններ փաստաթղթի կատարման աշխատանքների ավարտի վերաբերյալ և հաշվետվություններ է ուղարկում Վերահսկիչին: Վերահսկիչի անունից փաստաթղթերը վերադարձնում է վերանայման կամ հեռացնում դրանք վերահսկողությունից:

Նաև, իմ տեսանկյունից, անհրաժեշտ է ներմուծել այնպիսի հասկացություններ, ինչպիսիք են ծառայության նամակի կյանքի ցիկլի փուլըկամ փաստաթղթի կարգավիճակը, կախված նրանից, թե գործընթացի յուրաքանչյուր մասնակից կարող է ունենալ իր հստակ սահմանված դերերը/պարտականությունները (տես Աղյուսակ 1):

Ստանալով մուտքային նամակագրություն

Մենք կդիտարկենք կազմակերպությանը փաստաթղթերի ստացման երեք աղբյուր՝ «Ռուսական փոստ» դաշնային պետական ​​միասնական ձեռնարկության փոստային բաժանմունք, սուրհանդակ և էլ.

Նամակագրության առաքում փոստային բաժանմունքիցԱյն սովորաբար իրականացվում է օրը մեկ անգամ, առավել հաճախ՝ առավոտյան։

Փոստային բաժանմունքից ժամանող փաստաթղթերը կարող են ուղեկցվել փոստային գրանցամատյանով, որտեղ նշվում է ընդհանուրՁեր հասցեով առաքված փոստային ապրանքներ: Եթե ​​գրանցված նամակ է ստացվել ձեր կազմակերպության անունով, ապա նրանց համար կկազմվի առանձին փոստային մատյան: Որպես կանոն, այդ գրանցամատյանները ներառում են ոչ միայն այլ կազմակերպություններից ձեզ ուղարկված, այլ նաև ձեր կողմից ուղարկված, բայց ինչ-ինչ պատճառներով ձեր հասցեին վերադարձված նամակագրությունը: Վերադարձի պատճառները կարող են լինել սխալ նշված հասցեատիրոջ հասցեն, նամակը հասցեատիրոջը հանձնելու փոստային ծանուցումների առաքումը և այլն:

Եթե ​​դուք պատվիրված նամակներ եք ստանում, նկատի ունեցեք, որ ձեր թղթակիցն իրավունք և հնարավորություն ունի ստուգելու փաստաթուղթը ձեր կազմակերպությանը հանձնելու փաստը: Ուստի խորհուրդ եմ տալիս զգուշորեն համեմատել ստացված ծրարները գրանցամատյանի հետ՝ նախքան դրա վրա ստորագրություն, առաքման ամսաթիվը և ժամը դնելը։ Քանի որ նման աշխատանք պետք է կատարվի ամեն օր, դուք կարող եք պատրաստել հատուկ կնիք, որը կնվազեցնի նման փաստաթղթերը լրացնելու ժամանակը: Երբեմն փոստային գրանցամատյանում ձեր ստորագրությունը պետք է վավերացվի կնիքով: Եթե ​​դուք ունեք փաստաթղթերի վերահասցեավորման հատուկ կնիք, ապա ստիպված չեք լինի յուրաքանչյուր գրանցամատյանով պաշտոնական կնիք փնտրել: Որպես կանոն, սուրհանդակների և փոստային բաժանմունքների աշխատողների համար կնիքի դրոշմում բավարար է նամակագրություն ուղարկող/ընդունող կազմակերպության անվանումը։

Օրինակ 4

Էքսպեդիցիոն դրոշմանիշերի և կնիքների նմուշներ

Collapse Show

Եթե ​​դուք գործ ունեք սուրհանդակային առաքում, ապա դուք նույնպես պետք է ստորագրեք փաստաթուղթը ստանալու համար, իսկ որոշ դեպքերում (օրինակ, եթե փաստաթուղթը փոխանցվել է կապի հատուկ ծառայողի կողմից) և վավերացնել ձեր ստորագրությունը կնիքով:

Այսպիսով, նամակագրությունը ստացվել է։ Դուք ստուգել եք փոստային մատյանները ձեր տրամադրության տակ եղած փաստաթղթերով։ Եթե ​​գրանցամատյանի և փաստաթղթերի փաստացի առկայության միջև անհամապատասխանություններ հայտնաբերվեն, ապա այդ մասին պետք է անհապաղ տեղեկացվի նամակագրությունն առաքած կազմակերպությանը և կազմվի համապատասխան հաշվետվություն:

Ուշադրություն. Գրանցամատյանները կարող եք ստորագրել միայն այն դեպքում, երբ լիովին համոզված եք, որ դրանցում նշված բոլոր փաստաթղթերը հանձնվել են ողջ և առողջ։

Փորձեք ստուգել, ​​որ բոլոր ծրարները հասցեագրված են ձեր կազմակերպությանը: Սխալմամբ առաքված փոստային առաքաններն անմիջապես վերադարձվում են փոստային բաժանմունք կամ առաքող առաքիչին, որի մասին նույնպես համապատասխան գրառում է կատարվում գրանցամատյանում։ Օրինակ, «Թիվ 120320113516 գրանցված նամակը սխալ է ուղարկվել».

Փաստաթղթերի առաքում փոստովկարող է իրականացվել ինչպես միջգերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթաշրջանառության շրջանակներում, այնպես էլ տարբեր կազմակերպությունների և այս գործընթացին չմասնակցող քաղաքացիների միջև։

Էլեկտրոնային փոստով փաստաթղթեր ստանալը նույնպես սկսվում է նամակագրության ամբողջականության և ամբողջականության ստուգմամբ: Նախ պետք է ստուգել՝ արդյոք ստացողի անունը ճիշտ է։ Ի վերջո, միայն ծրարները չեն, որ կարող են սխալներ ունենալ: Եթե ​​դուք դա գտնեք էլԵթե ​​հաղորդագրությունն ուղարկվել է սխալ հասցեով կամ հաղորդագրության մեջ բավարար հավելվածներ չկան, ապա անմիջապես տեղեկացրեք թղթակցին այդ մասին:

Մուտքային նամակագրության առաջնային տեսակավորում

Մուտքային նամակագրության մշակման երկրորդ փուլը դրա սկզբնական տեսակավորումն է՝ ըստ հասցեատերերի, այնուհետև գրանցված և չգրանցված նամակագրության:

Ինչպես գիտենք, փաստաթղթերի գրանցումը կախված է կազմակերպությունում ընդունված գրասենյակային աշխատանքի ձևից։ Կենտրոնացված ձևով կազմակերպության կողմից ստացված բոլոր փաստաթղթերը գրանցվում են մեկ կառուցվածքային ստորաբաժանումում: Ապակենտրոնացված համակարգում յուրաքանչյուր բաժին ինքնուրույն գրանցում է «իր» փաստաթղթերը: Գրասենյակային աշխատանքի խառը ձևով հնարավոր են տարբեր տարբերակներ, օրինակ՝ գրանցման վայրը կարող է կախված լինել ոչ միայն այն բանից, թե ում անունով է ստացվել փաստաթուղթը, այլև դրա բովանդակությունից:

Այսպիսով, ուշադիր կարդացեք հասցեատիրոջ անունը ծրարների վրա և դրեք փոստը: Համար փոստի տեսակավորումդուք կարող եք օգտագործել հատուկ դարակաշարեր բջիջներով, թղթապանակներով, փոստարկղերով և այլն: Իհարկե, նման բան բնորոշ է սովորական փոստարկղերին: Սա տեսակավորման ամենահարմար տարբերակն է՝ կարող եք վստահ լինել, որ ոչ ոք բացի ստացողից չի կարդա կամ կհեռացնի նրա փոստը։ Եթե ​​դուք օգտագործում եք թղթապանակներ այդ նպատակով, համոզվեք, որ դրանք գտնվում են խիստ նշանակված տեղում, ինչը կխուսափի փաստաթղթերում շփոթությունից:

Փոստը դասավորված է, մնացել են միայն այն փաստաթղթերը, որոնք գրանցված են ձեր կառուցվածքային ստորաբաժանումում: Այժմ բացենք ծրարները և ծանոթանանք դրանց բովանդակությանը։ Իմիջայլոց, ծրարներ «Անձամբ» մակագրությամբ., որպես կանոն, ոչ մեկի կողմից չեն բացվում, այլ փոխանցվում են հասցեատիրոջը։

Յուրաքանչյուր կազմակերպություն, իհարկե, ունի գրանցման ենթակա փաստաթղթերի ցանկը. Իհարկե, գովազդային նյութերը, շնորհավորանքները և այլն գրանցման ենթակա չեն։ Ես ուզում էի այս ցանկին ավելացնել բաժանորդագրության հրապարակումները, բայց փորձը ցույց է տալիս, որ եթե ոչ գրանցում, ապա դրանց հաշվառումը դեռ անհրաժեշտ է։

Նույն կերպ գրանցման ենթակա չեն հաշվապահական փաստաթղթերը՝ հաշիվներ, ակտեր և այլն։ Բայց եթե դուք արդեն հանդիպել եք նման փաստաթղթերի, ապա պետք է իմանաք՝ այն ամենը, ինչ գրանցված չէ, հաստատ կկորչի։ Իսկ փաստաթղթերի կորուստը կարող է հանգեցնել տարբեր տեսակներտուգանքներ ձեր կազմակերպության դեմ: Հետևաբար, հաշվապահական փաստաթղթերը նույնպես կարելի է գրանցել, սակայն նպատակահարմար է դրանք առանձնացնել առանձին խմբի մեջ և, ինչպես մեզ թույլ է տալիս ժամանակակից EDMS-ը, մոդելավորել դրանց մշակման հատուկ երթուղիներ։

Ուստի, իմ խորին ափսոսանքով, չգրանցված փաստաթղթերի ցանկը չափազանց կարճ է։

Ավելին, առաջնորդվելով իմ փորձով, խորհուրդ կտամ ստացված փաստաթղթերի ընդհանուր զանգվածից ընտրելնրանք, որոնք ենթակա են անհապաղ հաշվետվությունների ղեկավարությանը: Դուք նախ դրանք կգրանցեք։ Այնուհետև ընտրեք փաստաթղթեր, որոնց վերջնաժամկետը սահմանվում է որոշ կարգավորող մարմինների կողմից իրավական ակտեւ շատ կարճ, օրինակ՝ 3 աշխատանքային օր։

Որպես կանոն, բարձրագույն կամ վերահսկող կազմակերպություններից ստացված փաստաթղթերը, որոնք պարունակում են ձեր կազմակերպության վերաբերյալ որևէ հրահանգ կամ պահանջ, ենթակա են անհապաղ հաշվետվության:

Մենք նաև նշում ենք, որ կնիք ունեցող փաստաթղթերը, օրինակ՝ «DSP», ամենից հաճախ գրանցվում են առանձին հաշվապահական գրանցամատյաններում:

Այսպիսով, դուք ուսումնասիրել եք բոլոր մուտքային նամակագրությունը և կատարել դրա նախնական տեսակավորումը։ Եվ հիմա մենք պատրաստ ենք սկսել այն գրանցել։

Մուտքային նամակագրության գրանցում

Ստացված փաստաթղթերի գրանցումը վստահվում է նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության աշխատակիցներին, իսկ գրասենյակային աշխատանքի ապակենտրոնացված ձևով` քարտուղարներին կամ գործավարներին: կառուցվածքային ստորաբաժանումներ.

Գրանցումը ներառում է գրանցման նյութերի մեջ որոշակի փաստաթղթի մետատվյալների մուտքագրում, որպեսզի գրանցվի այն փաստը, որ փաստաթուղթը ստացվել է կազմակերպության կողմից, ինչը ապագայում հնարավորություն կտա հետևել ոչ միայն փաստաթղթի տեղաշարժին կառուցվածքային ստորաբաժանումների և գտնվելու վայրի միջև: դրա պահպանումը, այլև դրա կատարման արդյունքը։

Գրանցումը կարող է իրականացվել՝

• ինչպես թղթի վրա (այս դեպքում վարվում է մուտքային փաստաթղթերի գրանցման ստանդարտ ամսագիր կամ տրվում են հսկիչ և գրանցման քարտեր (այսուհետ՝ ՌԿ),
• և էլեկտրոնային ձևով.
  • EDMS օգտագործողի համար տեսողականորեն սա կարող է թվալ նույն ամսագրում կամ առանձին գրանցման քարտում գրանցված փաստաթղթի մետատվյալների լրացմանը.
  • եթե EDMS-ի համար դեռ գումար չկա, ապա կարող եք օգտագործել լայնորեն կիրառվող գրասենյակային ծրագիրը՝ MS Excel՝ դրանում աղյուսակ պահելով՝ մեզ ծանոթ մատյանների տեսքով: Այնուհետև կարող եք արագ տեսակավորել, զտել և գտնել ձեզ հետաքրքրող տեղեկատվությունը:

Իհարկե, EDMS-ը հարմար է: Նախ, այն թույլ է տալիս օգտագործել տարբեր գրացուցակներ (օրինակ, թղթակիցների գրացուցակ, փոստային առաքման տեսակների տեղեկատու, կազմակերպության աշխատակիցների գրացուցակ և այլն): Երկրորդ, EDMS-ի օգնությամբ հեշտ է հետևել փաստաթղթի կյանքի ցիկլին, ձևավորել հաշվետվության ցանկացած ձև և, ամենակարևորը, կազմակերպել փաստաթղթերի հետ կոլեկտիվ աշխատանք:

Մուտքային նամակագրությունը գրանցելիս, որպես կանոն, օգտագործվում է մանրամասների ստանդարտ փաթեթ, որոնք մուտքագրվում են մուտքային նամակի մշակման առաջին փուլում գրանցման մատյանում կամ RC-ում.

• մուտքային փաստաթղթի գրանցման համարը.
• փաստաթղթի գրանցման (ստացման) ամսաթիվը.
• ստացված փաստաթղթի ամսաթիվը և գրանցման համարը.
• տեղեկություններ թղթակցի մասին (կազմակերպության անվանումը` փաստաթղթի հեղինակը, նամակը ստորագրած անձի պաշտոնը և լրիվ անվանումը).
• նամակի ամփոփում;
• առաքման եղանակը (եթե նամակը առաքվում է պատվիրված փոստով, գրանցման նյութերում կարող եք տեղադրել գրանցված փոստի համարը, ինչը հարմար է, երբ մի քանի փաստաթղթեր են ժամանել մեկ ծրարով);
• ստացված նամակի պատճենների քանակը.
• ստացված պատճենի համարը;
• տեղեկատվություն հասցեատիրոջ մասին (այն անձի լրիվ անվանումը և պաշտոնը, ում անունով ստացվել է նամակը, թեև այն կարող է հասցեագրվել հենց կազմակերպությանը՝ առանց կոնկրետ պաշտոնյայի նշելու).
• ում (լրիվ անվանումը և պաշտոնը) փոխանցվում է մուտքային փաստաթուղթը կառավարման որոշում կայացնելու, ծանոթանալու կամ կատարման համար:

Նաև ժամանակակից EDMS-ի միջոցով մուտքային նամակների գրանցման հիմնական տարրը փաստաթղթի էլեկտրոնային պատկերի կցումն է Ղազախստանի Հանրապետությանը: Եթե ​​փաստաթուղթը ստացվել է կազմակերպության կողմից թղթի վրա, ապա այն սկանավորվում է, և ստացված ֆայլը կցվում է Ղազախստանի Հանրապետությանը: Եթե ​​փաստաթուղթը ստացվել է էլեկտրոնային եղանակով, ապա դրա ֆայլը պարզապես կցվում է գրանցման քարտին։ Ժամանակակից EDMS-ը թույլ է տալիս ավտոմատ կերպով գրանցել ստացված փաստաթղթերը անմիջապես Էլկամ հենց բաց էլեկտրոնային փաստաթղթից։

Եթե ​​ձեր կազմակերպությունը միջգերատեսչական էլեկտրոնային փաստաթղթերի հոսքի մասնակից է կամ դուք և ձեր թղթակիցը օգտագործում եք նույն EDS-ը, գրանցումը (այսինքն՝ ձեր համակարգում RK դաշտերի նախնական լրացումը) կարող է իրականացվել ավտոմատ կերպով:

Ստացված նամակի մասին բոլոր տեղեկությունները գրանցման նյութերի մեջ մուտքագրելուց հետո եկեք դրան վերագրենք «Գրանցված» կարգավիճակը: Հաջորդը, մի մոռացեք գրանցման կնիք դնել թղթի վրա ստացված փաստաթղթերի վրա: Այն սովորաբար գտնվում է փաստաթղթի առաջին էջի ստորին աջ անկյունում և բաղկացած է հետևյալ տարրերից.

• կազմակերպության անվանումը;
• փաստաթղթի գրանցման ամսաթիվը (երբեմն ավելացվում է ստացման ժամանակը).
• մուտքային գրանցման համարը(չշփոթել փաստաթղթին դրա հեղինակի կողմից տրված համարի հետ):

Օրինակ 5

Collapse Show

Օրինակ 6

Collapse Show

Ինչպես տեսնում եք ստացված փաստաթղթի մանրամասներից (Օրինակ 6-ից) և գրանցման նյութերից (Օրինակ 5-ի ամսագիր), մենք ոչ միայն մուտքագրել ենք նոր ստացված փաստաթղթի վերաբերյալ մետատվյալներ, այլև նշել ենք, որ ստացված նամակը պատասխան է (տես սյունակ Ամսագրի 6):

Ցավոք, միայն էլեկտրոնային գրանցման ձևերը թույլ են տալիս առավելագույնս ամբողջությամբ գրանցել փաստաթղթի մասին անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:

Օրինակ, EDMS-ը թույլ կտա մեզ ոչ միայն նշել, որ ստացված նամակը պատասխան է, այլ նաև կապող համակարգի միջոցով միավորել երկու փաստաթղթերի RC-ն մեկ համալիրում:

Հիմա պատկերացրեք, որ պատասխան նամակն ի սկզբանե ուղարկվել է հարկային ոչ թե փոստով, այլ ձևով էլև արդեն գրանցվել է հարկայինում։ Եվ դուք կգնահատեք էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման առավելությունները, երբ համակարգն ինքն է վերլուծում նոր գրանցված փաստաթուղթը ըստ որոշակի պարամետրերի և գրանցողին տեղեկացնում, որ այս փաստաթուղթն արդեն գրանցված է և այժմ նորից գրանցվում է: Պատկերացրեք, թե որքան ժամանակ կպահանջվի ձեզ թերթել գրանցամատյանը և բացահայտել կրկնօրինակները։

Նաև EDMS-ը կօգնի գործավարին գրանցել մեկ թղթակիցից ստացված նմանատիպ նամակների որոշակի քանակ: Օրինակ՝ բանկը հարկայինից միաժամանակ 15 հարցում է ստացել տեղաշարժի մասին տեղեկությունների համար Փողբանկային հաճախորդների հաշիվների վրա: 15 միանման տառեր, որոնք միմյանցից տարբերվում են միայն բանկի հաճախորդի գրանցման համարով և անունով, ում մասին տեղեկատվություն է պահանջվում: EDMS-ը հեշտությամբ կստեղծի նորը արդեն գրանցված փաստաթղթի հիման վրա՝ կրկնօրինակելով տեղեկատվությունը Ղազախստանի Հանրապետության համապատասխան դաշտերում: Օգտագործողը պետք է մուտքագրի միայն անհատական ​​տվյալներ:

Մոտիվացիոն նամակների գրանցում. Ինչպես գիտեք, կարևոր փաստաթղթերը (պայմանագրային փաստաթղթեր, շրջաբերական նամակներ և այլն) ուղարկվում կամ ուղարկվում են ուղեկցող նամակների միջոցով։ Այս առնչությամբ գործավարները հաճախ մտածում են՝ ո՞ր փաստաթուղթը գրանցել՝ ուղեկցող նամակը, թե՞ այն, որին կից: Այս իրավիճակում դուք պետք է պատասխանեք այն հարցին, թե ինչ պարամետրեր եք օգտագործելու ապագայում փաստաթղթեր որոնելու համար: Ամենից հաճախ այն պետք է պահպանվի «ուղեկցվող» փաստաթղթի տվյալների համաձայն: Ուստի ավելի հարմար է «ուղեկցվող» փաստաթուղթը դիտարկել որպես հիմնական փաստաթուղթ, իսկ ուղեկցող նամակը կցել որպես կցված փաստաթուղթ: Օրինակ, մուտքային EDMS փաստաթղթի «ԲԻԶՆԵՍ» գրանցման քարտում կա այս նպատակով հատուկ ներդիր, որը կոչվում է «Ուղեկցող փաստաթուղթ»:

Փաստաթղթերի ուղարկում ղեկավարին վերանայման համար

Գրանցված մուտքային փաստաթղթերի բնօրինակները թղթի վրա փոխանցվում են քարտուղարին՝ կառավարչին հետագա զեկուցման համար: Խոշոր ընկերություններում, նախքան փաստաթղթերը կառավարչին փոխանցելը, օգնականը պատրաստում է որոշումների նախագծեր, որոնք կազմվում են հատուկ ձևաթղթերի վրա, այսպես կոչված, «վազորդներ»: «Վազորդը» կարող է պարունակել միայն ղեկավարի տվյալները՝ նրա պաշտոնը և ազգանունը, անունը, հայրանունը կամ ունենալ ստանդարտ ձև: Զարգացման ընթացքում ստանդարտ ձև«վազորդ» Հատուկ ուշադրությունպետք է տրվի որոշման բովանդակությանը, անհրաժեշտ է տեղ հատկացնել որոշման տեքստը գրելու համար, նշել այն պաշտոնատար անձի անունը, ում կվստահվի հսկողությունը սույն փաստաթղթի կատարման նկատմամբ, ինչպես նաև անունները. պատասխանատու կատարողի և համակատարողների. Ցանկալի է նաև տեղ հատկացնել փաստաթղթի հսկողության ներկայացման վրա նշան դնելու և փաստաթղթի կատարման վերջնաժամկետի համար (ավելի լավ է այն նշել ոչ թե օրերով, այլ որպես կոնկրետ ամսաթիվ): Տես օրինակ 7 հաջորդ էջում:

IN ՎերջերսԽոշոր կազմակերպություններում EDMS-ի ներդրմամբ թղթային փաստաթղթերը չեն փոխանցվում կառավարչին, նրան ուղարկվում է միայն էլեկտրոնային պատճենը: EDMS-ը հնարավորություն է տալիս հարցը լուծել որոշման նախագծի պատրաստմամբ, որը պատրաստում է նաև մենեջերի օգնականը էլեկտրոնային ձևով և ուղարկում կառավարչին՝ դրա հետագա ճշգրտման և հաստատման նպատակով:

Բայց վերադառնանք թղթաբանությանը:

Պահ փաստաթղթերի փոխանցումը գործավարից կառավարչի քարտուղարինշատ կարևոր է, քանի որ շատ հաճախ անհրաժեշտ է հայտարարել «բացակայող փաստաթղթերի որոնում», մինչդեռ նրանք հանգիստ պառկած են մենեջերի գրասենյակում: Հետևաբար, գործավարից քարտուղարին և հետադարձ փաստաթղթեր փոխանցելու փաստը պահանջում է ամենախիստ գրառումների պահպանում։

Դրա համար դեռ անհրաժեշտ է թողեք միայն մեկ երթուղի փաստաթղթերի կառավարիչից կատարող տեղափոխելու համարկառավարիչ - քարտուղար - գործավար - կատարող: Հակառակ դեպքում, կառավարիչը, ով փաստաթղթերն ուղղակիորեն «ձեռքից ձեռք» փոխանցում է կատարողներին, ինքն է նախադրյալներ ստեղծում փաստաթղթերի անվերահսկելի տեղաշարժի համար, ինչը հանգեցնում է ոչ միայն անժամանակ կատարման, այլև փաստաթղթերի կորստի։

Եթե ​​դուք կատարում եք միայն «թղթային» գրասենյակային աշխատանք, ապա կառավարչին (կամ նրա քարտուղարին) փաստաթղթերը փոխանցելու փաստը գրանցելու միակ տարբերակը կլինի փոխանցված փաստաթղթերի ցանկը (համարների ցանկը):

Եթե ​​դուք աշխատում եք EDMS-ում, ապա մուտքային նամակագրություն ստացող քարտուղարը կարող է միայն համակարգում գրանցված փաստաթղթերով ստուգել թղթի վրա փոխանցված փաստաթղթերի առկայությունը: Հարմար է նաև օգտագործել էլեկտրոնային փաստաթղթի կյանքի ցիկլի փուլերը։ Հիշում եք, որ գրանցումից հետո համակարգում գրանցված փաստաթղթերի համար սահմանեցինք «Գրանցված» փուլը։ Քարտուղարը, ստանալով փաստաթղթեր թղթի վրա և ստուգելով դրանք համակարգի տվյալների հետ, կարող է նրանց նոր կարգավիճակ տալ՝ «Դիտարկման համար»:

Կառավարիչը, ով ստացել է փաստաթուղթը և դրա վերաբերյալ կայացված կառավարման որոշումը, այն ձևակերպում է որոշման ձևով, որը գրված է հենց փաստաթղթի վրա (տե՛ս օրինակ 8-ում մուտքային նամակի մի հատվածի շեղատառով տեքստը) կամ կազմված է դրան կցված «սահիկի» վրա (Օրինակ 7): Կառավարչի որոշումը պարունակող «վազորդը» փաստաթղթի անբաժանելի մասն է և ենթակա է հետագա պահպանման:

Օրինակ 7

Collapse Show

Որոշման տեքստում պետք է հստակ նշվի, թե ով ինչ և երբ պետք է անի, ինչպես նաև պարունակի դրա կիրառման ամսաթիվը և ղեկավարի ստորագրությունը: Ի դեպ, եթե «վազորդի» նախագիծը պարունակում է տեղեկատվություն, որը պետք է տարբերվի վերջնական որոշման մեջ (օրինակ, կառավարիչը որոշել է կատարող նշանակել Իվանովին, և ոչ թե Պետրովային, որին օգնականն արդեն ներառել էր որոշման նախագծում. «վազող»), այնուհետև «վազորդը» վերատպելու փոխարեն, կամ եթե դրանում ձեռքով ուղղումներ եք անում, կարող եք որոշում կազմել հենց փաստաթղթի վերաբերյալ:

Օրինակ 8

Collapse Show

Ղեկավարի որոշմամբ թղթային փաստաթղթերը քարտուղարի կողմից փոխանցվում են նախադպրոցական ուսումնական հաստատության բաժին՝ հետագա կատարման համար, որի մասին համապատասխան գրառում է կատարվում քարտուղարության հաշվապահական փաստաթղթերում, կամ փաստաթղթերի վերադարձի փաստն արձանագրվում է՝ փոխելով փուլը։ փաստաթղթի կյանքի ցիկլը, որին տրվում է հետևյալ կարգավիճակը՝ «Կատարման համար»:

Փաստաթղթերի ուղարկում կատարման

Ներգնա նամակագրության հետ աշխատելու այս փուլում նախադպրոցական կրթության ծառայության աշխատակիցների առաջ երկու խնդիր է դրված.

• նախ՝ կառավարչի որոշումը փոխանցեք գրանցման նյութերին (որոշման տեքստը (այսինքն՝ կառավարչի ցուցումները), ինչպես նաև անունները. պաշտոնյաները, որին փաստաթուղթը կուղարկվի կատարման և վերահսկողության գործառույթն իրականացնելու համար.
• երկրորդ՝ փաստաթղթերը փոխանցել կառուցվածքային ստորաբաժանումներին՝ կատարման կամ վերանայման համար։

Մի մոռացեք, որ եթե ղեկավարի որոշման մեջ նշվում է փաստաթղթի կատարման վերջնաժամկետը կամ դրվում է «Վերահսկողության համար» / «Վերահսկողության» նշանը, ապա նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայությունը պետք է վերահսկի այս փաստաթղթի կատարումը: Գրանցման մատյանում հսկողության նշանը կարող է մուտքագրվել «Գրանցման համար» սյունակում (այն առաջինն է և անմիջապես տեսանելի է), կամ «Բանաձև» սյունակում (ինչպես օրինակ 9-ում) կամ հատուկ նշանակված սյունակում:

Ժամանակակից EDMS-ը թույլ է տալիս փաստաթղթերը ավտոմատ կերպով վերահսկել, երբ գրանցման նյութերում մուտքագրվում են որոշակի պարամետրեր, օրինակ՝ փաստաթղթի ծրագրված կատարման ամսաթիվը: Բացի այդ, այս իրավիճակում դուք կարող եք օգտագործել փաստաթղթի կյանքի ցիկլի փուլերը՝ այն նշանակելով «Վերահսկողության տակ» փուլ:

Թղթային կրիչների հետ աշխատելիս գործավարները պետք է ինչ-որ կերպ փաստաթղթերը փոխանցեն կատարողներին: Օրինակ, գործավարները դրանք դնում են կառուցվածքային ստորաբաժանումների նույն թղթապանակներում, բջիջներում կամ փոստարկղերում և սպասում, որ այդ ստորաբաժանումների աշխատակիցները գան փաստաթղթերը ստանալու համար: Որոշ կազմակերպություններ օգտագործում են ներքին սուրհանդակներ՝ փաստաթղթերը բաժանմունքների միջև առաքելու համար՝ փաստաթղթերը հանձնելով սահմանված ժամանակացույցի համաձայն:

Իսկ EDMS-ում աշխատելիս էլեկտրոնային փաստաթղթերը կատարողներին ավտոմատ կերպով ուղարկվում են կառավարչի որոշումը կայացնելուց անմիջապես հետո: Եվ փաստաթուղթը կապալառուին ուղարկվում է կախարդական «Ok» կոճակը սեղմելուց մի քանի վայրկյանում:

Այժմ եկեք ցույց տանք մուտքային նամակի նմուշ և նշենք, թե մշակման որ փուլերում, թե ինչ նշաններ են հայտնվում դրա վրա և, միևնույն ժամանակ, ինչ տեղեկատվություն է մուտքագրվում Գրանցման ամսագրում:

Օրինակ 8

Մուտքային փաստաթղթի մշակման փուլերի արտացոլումն իր վրա և Գրանցման ամսագրում

Collapse Show

Փաստաթղթերի կատարում

Փաստաթղթերի կատարման պատասխանատվությունը (մուտքային նամակները և դրանց համար հրահանգները) կրում են կազմակերպության աշխատակիցները, որոնք նշանակվել են որպես կատարողներ՝

• գլխի լուծում;
• աշխատանքային պարտականություններ;
• հաստատված բիզնես գործընթաց.

Ղեկավարվելով դասական գրասենյակային աշխատանքի կանոններով՝ փաստաթղթի հետ կատարողի աշխատանքի առաջընթացը և դրա արդյունքը արտացոլվում են գրանցման նյութերում (օրինակ՝ «Կատարման առաջընթաց» և «Կատարման հաշվետվություն» սյունակներում/դաշտերում): Փաստաթղթի վրա, որպես կանոն, միայն նշում է դրվում փաստաթղթի կատարման վրա՝ առանց կատարման ընթացքի մանրամասների (համապատասխան գրառումը կատարվում է փաստաթղթի ստորին դաշտում)

Գործավարի խնդիրն այս փուլում միայն կատարողների կողմից կատարված աշխատանքի վերաբերյալ հաշվետվություններ ընդունելն է և անհրաժեշտության դեպքում դրանք գրանցման ձևաթղթերին փոխանցելը: Փաստաթղթի կատարման ընթացքի վերաբերյալ գրառումներ կատարելու հիմքը պատասխանատու կատարողի գրավոր կամ բանավոր հաշվետվությունն է կատարված աշխատանքի վերաբերյալ:

«Կատարման առաջընթաց» սյունակում մուտքագրվում են փաստաթղթի հետ աշխատանքի հիմնական փուլերը կամ այն ​​պատճառները, որոնք հիմք են հանդիսացել փաստաթղթի կատարման ժամկետի երկարաձգման (հետաձգման) համար: Օրինակ, «Գործընկերոջ հետ կայացել է հանդիպում 25.08.2011թ., նախնական պայմանավորվածություն է ձեռք բերվել, փաստաթղթեր են ուղարկվել համագործակցության համաձայնագրի մշակման համար»կամ «Քանի որ լրացուցիչ ստուգում է պահանջվում, և վճարման փաստաթղթերի պատճենները պահանջվել են 11.08.2011թ., խնդրում եմ կատարման ժամկետը տեղափոխել 20.08.2011թ..

«Նշում կատարման մասին» սյունակում մուտքագրվում է փաստաթղթի ամբողջական կատարման մասին տեղեկատվությունը. «2011 թվականի օգոստոսի 15-ին «Ալաթիր» ԲԲԸ-ում գրասեղանային աուդիտ է իրականացվել: Ստուգման հաշվետվությունը տնօրինությանը ներկայացվել է 2011 թվականի օգոստոսի 18-ին»։. Եթե ​​փաստաթղթի կատարումը կատարվում է պատասխան նամակով, ապա նշվում է պատասխան փաստաթղթի ամսաթիվը և համարը, օրինակ. «Օրինակ. թիվ 1561/12 25.08.2011թ..

Եթե ​​դուք աշխատում եք EDMS-ում, ապա հատուկ ուշադրություն պետք է դարձնել, այսպես կոչված, «դատարկ» հաշվետվություններին. երբ կատարման համար փաստաթղթեր ստացած աշխատակիցները պարզապես նշում են «Կատարված է»՝ չմտածելով այն մասին, որ մեկ ստեղնահարումով զեկուցում են. փաստաթղթի կատարումը, այլ ոչ թե այն կարդալը: Կատարված է համարվում միայն այն փաստաթուղթը, որի վերաբերյալ լուծվել են դրանում բարձրացված բոլոր հարցերը։ Պատասխանատու կատարողի «դատարկ» հաշվետվությունը՝ «Լրացված» կամ «Կատարված» տեքստով, առանց գործավարի կատարման մասին կոնկրետ տեղեկություններ նշելու, չպետք է ընդունվի, և հրամանը պետք է ուղարկվի վերանայման:

Փաստաթուղթը կատարելուց հետո կատարողը պարտավոր է դրա վրա դնել կատարման նշան (փաստաթղթի ներքևի լուսանցքում): Եթե ​​կատարվել է որևէ գործողություն, կատարման հաշվետվության մեջ կատարողը նկարագրում է այդ գործողությունը, նշում է գործողության ամսաթիվը, անձնական ստորագրությունը և կատարողական նշանի գրանցման ամսաթիվը: Տես օրինակ 9. Ահա թե ինչ են նրանք անում թղթաբանության մեջ: EDMS-ում աշխատելիս նման տեղեկատվությունը կարող է անմիջապես մուտքագրվել համակարգ կամ կրկին կազմվել կապալառուի կողմից թղթային փաստաթղթի վրա՝ իր ստորագրությամբ, այնուհետև դրանք փոխանցվում են նաև EDMS իր կամ գործավարի կողմից: Այս պահին փաստաթուղթը տեղափոխվում է իր կյանքի ցիկլի հաջորդ փուլ՝ «Կատարման հաշվետվություն»:

Կատարման հսկողության կազմակերպում

Փաստաթղթերի կատարման նկատմամբ հսկողությունը, ըստ էության, ամբողջությամբ ընկնում է վերահսկիչի կողմից նշանակված աշխատողի ուսերին: Նախադպրոցական ուսումնական հաստատության ծառայության աշխատակիցներին վստահված է միայն վերահսկողության «տեխնիկական» կողմի պահպանումը` «կատարված/չավարտված» փաստաթղթի կատարման փաստի ստուգում, ինչպես նաև ժամկետների պահպանում:

Ցավոք, թեմաների գրանցման ամսագրի ձևը անհարմար է, ինչը թույլ չի տալիս փաստաթղթերի կատարման գործառնական վերահսկողություն իրականացնել: Ավտոմատ ռեժիմում վերահսկման գործառույթի պահպանումը EDMS-ի առավելություններից մեկն է, որը թույլ է տալիս տեղեկատվություն ստանալ հսկողության տակ գտնվող փաստաթղթերի մասին տարբեր ասպեկտներով. փաստաթղթեր, որոնց կատարման ժամկետը լրանում է որոշակի ամսաթվով և այլն:

Իհարկե, առավել հարմար է ընթացիկ հսկողություն իրականացնել՝ կենտրոնանալով ժամկետների վրա և համապատասխանաբար դասավորելով փաստաթղթերը: Մի մոռացեք միջանկյալ հսկողության մասին, որն իրականացվում է սահմանված հսկողության օրվանից մի քանի օր առաջ։ Այսօր միջանկյալ հսկողություն իրականացնելու համար նրանք օգտագործում են «հիշեցումների» համակարգ, որոնք ավտոմատ կերպով ուղարկվում են կատարողներին։

Մեկ փաստաթղթի համար կարող են ընդունվել մի քանի փաստաթղթեր կառավարման որոշումներ, որը տրվելու է մի քանի հրամանների տեսքով։ Ավելին, նրանք կարող են տեղադրել տարբեր տերմիններկատարում! Եվ յուրաքանչյուր հանձնարարական պետք է դրվի հսկողության տակ, ինչը հետագայում կհանգեցնի վերահսկողության ոչ միայն փաստաթղթի կատարման նկատմամբ որպես ամբողջություն, այլև յուրաքանչյուր հանձնարարականի առանձին։

Հետևաբար, այսօր տարանջատվում է «հրահանգ» և «բանաձև», սովորական «բանաձև» և «հսկողության որոշում», սովորական «հրահանգ» և «հսկողության հրաման» կամ «հսկողության փաստաթուղթ» հասկացությունները: Մեկ փաստաթուղթը կարող է միաժամանակ ունենալ մի քանի կանոնավոր և վերահսկիչ հրահանգներ: Այս դեպքում, օրինակ, եթե վերադաս կառավարչի որոշումը չունի մեկ հսկողության հրաման, ապա փաստաթուղթն ինքը որպես ամբողջություն չի համարվի վերահսկողություն:

Եթե ​​դուք չունեք փաստաթղթերի կառավարման էլեկտրոնային համակարգ, խորհուրդ ենք տալիս գրանցման գրանցամատյանը պահել ոչ թե թղթային ձևով, այլ առնվազն MS Excel-ում կամ MS Access-ի աղյուսակում: Եթե ​​Ձեզ անհրաժեշտ է վերահսկել մեկ փաստաթղթով տրված մի քանի հրամաններ, կարող եք դրանք մուտքագրել աղյուսակում՝ որպես առանձին տողեր.

• որոնցից առաջինում լրացնում եք բոլոր դաշտերը,
• և բոլոր հաջորդներում դուք կրկնում եք միայն փաստաթղթի ստացման մուտքային համարը և ամսաթիվը (այն նույնականացնելու համար), ինչպես նաև լրացնում եք այն սյունակները, որոնք պարունակում են անհատական ​​տեղեկատվություն տրված հրամանի և դրա կատարման մասին:

DOU ծառայության կողմից վերահսկողության գործառույթների իրականացումը ավելի քիչ ծանրաբեռնված կլինի, եթե պատվերների կատարման մասին տեղեկատվությունը ժամանակին մուտքագրվի, քանի որ մշակվում են ինչպես մուտքային, այնպես էլ ելքային փաստաթղթերը: Օրինակ, եթե գրանցում եք ելքային փաստաթուղթ, որը նաև պատասխան նամակ է մուտքային որևէ փաստաթղթի, ապա մի ծուլացեք և մուտքագրեք մուտքային նամակի գրանցման նյութերի մեջ և, հնարավորության դեպքում, հանեք այն վերահսկողությունից:

Փաստաթուղթը հսկողությունից հանվում է միայն վերահսկիչի կողմից: Կապալառուն, զեկուցելով փաստաթղթի կատարման մասին, միայն խնդրում է այն հեռացնել վերահսկողությունից (տե՛ս 9-րդ օրինակից ստացվող նամակի թիվ 3 նշանը): Մյուս աշխատակիցները նույնպես կարող են «խնդրել» դա անել, եթե «նկատեն» իրավիճակի փոփոխություն:

Փաստաթղթի հսկողությունից հանվելուց հետո գրանցման նյութերում հսկողության նշանը փոխարինվում է «հսկողությունից հանված» նշանով. էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերում նշանը կորցնում է իր վառ (հաճախ կարմիր) գույնը, իսկ գրանցման մատյանում՝ վառ տառը պարզապես կարելի է հատել: Փաստաթղթի վրա դրված հսկիչ նշանը չի փոխվել (մեր Օրինակ 9-ում սա «Վերահսկիչ» դրոշմակնիքն է, այն խաչված չէ):

Այս պահին փաստաթուղթը կարող է սահմանվել նոր կարգավիճակի՝ «Կատարված է. Հեռացվել է վերահսկողությունից»:

Փաստաթղթերի ձևավորում գործերով

Գրասենյակային աշխատանքում կատարված մուտքային նամակները ձևավորվում են գործերով հետևյալ չափանիշներով.

• ըստ փաստաթղթերի բովանդակության (առարկայի) (օրինակ, հաշվետվություններ ուղարկելու/ստանալու վերաբերյալ նամակագրությունը ձևավորվում է մեկ ֆայլում).
• աշխարհագրորեն (մեկ տարածաշրջանից ժամանող/ուղարկվող փաստաթղթերը ձևավորվում են մեկ ֆայլում);
• թղթակցային հիմունքներով (մեկ թղթակցի հետ նամակագրությունը ձևավորվում է մեկ ֆայլի մեջ) և այլն։

«Մուտքային» և «Ելքային» անվանումներով գործեր ստեղծելը թույլատրվում է միայն այն դեպքում, եթե դրանցում ստեղծվող փաստաթղթերի միջև տարբեր բաներ, սերտ կապ կհաստատվի։ Օրինակ, մուտքային փաստաթղթում պետք է նշվի պատասխան փաստաթղթի համարը և ամսաթիվը, ինչպես նաև այն գործի համարը, որով այն ներկայացվել է: Ճիշտ նույն տեղեկատվությունը պետք է պարունակվի գրանցման նյութերում: Հակառակ դեպքում ստիպված կլինեք երկար ժամանակ փնտրել կա՛մ հարցում, կա՛մ դրա պատասխանը:

Գործի համարը, ըստ անվանացանկի, որում փաստաթուղթը կներկայացվի կատարումից հետո, կարող է լինել դրա գրանցման համարի մաս: Սա հավասարապես վերաբերում է ինչպես փաստաթղթի հեղինակի կողմից նշանակված համարին, այնպես էլ նամակը ստացողի կողմից նշանակված մուտքային համարին:

Գործավարը փաստաթղթի վրա կատարում է համապատասխան մակագրություն՝ «Թիվ 01-15 ֆայլի համար», և նույն տեղեկատվությունը փոխանցվում է գրանցման նյութերին (տե՛ս Օրինակ 9-ում, Ամսագրի վերջին 15-րդ սյունակը և նշիր թիվ 4-ի վրա. մուտքային նամակ):

Մուտքային նամակագրության հետ աշխատելու համար հաճախ պատրաստվում են տարբեր տեսակի վերլուծական հաշվետվություններ.

• հաշվետվություն փաստաթղթերի կատարման նկատմամբ վերահսկողության վերաբերյալ (տրամադրվում են ինչպես քանակական, այնպես էլ որակական ցուցանիշներ).
• հաշվետվություններ ստացված փաստաթղթերի քանակի մասին ընդհանուր առմամբ և ըստ կառուցվածքային ստորաբաժանումների.
• հաշվետվություններ մուտքային փաստաթղթերի կամ շրջանների վերաբերյալ, որոնց հետ կատարվում է նամակագրություն և այլն:

Ուստի այսօր թղթի վրա փաստաթղթերի հետ աշխատելու հնացած ձևերը հետին պլան են մղվում՝ իրենց տեղը զիջելով փաստաթղթերի էլեկտրոնային կառավարմանը։ Ամսագրի գրանցման ձևը մնում է կենդանի միայն հատկապես գաղտնի հաստատություններում, և գրասենյակային գործընթացներում դրա տեղը վստահորեն զբաղեցնում են էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերը և MS Excel-ի «բոլոր արհեստների ջոկը»:

Ուղարկել ձեր լավ աշխատանքը գիտելիքների բազայում պարզ է: Օգտագործեք ստորև բերված ձևը

Լավ գործ էդեպի կայք">

Ուսանողները, ասպիրանտները, երիտասարդ գիտնականները, ովքեր օգտագործում են գիտելիքների բազան իրենց ուսումնառության և աշխատանքի մեջ, շատ շնորհակալ կլինեն ձեզ:

Նմանատիպ փաստաթղթեր

Գործնական նամակ՝ որպես պաշտոնական նամակագրության ձև: Օգտագործելով շնորհակալական նամակ՝ տեղի ունեցած փաստը, գործողությունը կամ իրավիճակը ճանաչելու համար: Բիզնես նամակների ամենատարածված տեսակները. Բողոքի օգտագործումը ծառայության վերաբերյալ բողոքներ արտահայտելու համար:

վերացական, ավելացվել է 03/11/2014


Մանրածախ առևտրում առևտրային գործունեության էությունը, հիմնական նպատակները և բովանդակությունը. Մանրածախ ձեռնարկության առևտրային գործունեությունը որպես կառավարման օբյեկտ. Ձեռնարկության առևտրային գործունեության կառավարման համակարգի արդյունավետության վերլուծության մեթոդիկա.

թեզ, ավելացվել է 19.03.2012թ


Վաճառքի ձեռնարկության առևտրային գործունեության էությունը. Ներքին և արտաքին միջավայրձեռնարկություններ։ KSUP "Teplichnoye"-ի առևտրային վաճառքի գործունեության վերլուծություն: Գյուղատնտեսական արտադրանքի իրացման առևտրային գործունեության ակտիվացմանն ուղղված միջոցառումներ.

թեզ, ավելացվել է 12/12/2007 թ


Առևտրային գործունեության էությունն ու նշանակությունը. Առևտրային ծառայություններ. Ժամանակակից միտումներձեռնարկության առևտրային ծառայությունների աշխատանքում. «Փրփրուն գինիներ» ԲԲԸ կոմերցիոն ծառայության գործունեության վերլուծություն. Առևտրային աշխատանքների կազմակերպման բարելավում.

դասընթացի աշխատանք, ավելացվել է 01/06/2004 թ


Առևտրային կառույցի ղեկավարի իմիջի հայեցակարգի և տեսակների դիտարկում. հոգեբանական մեխանիզմներդրա ձևավորումը՝ հալո էֆեկտ, գերիշխող կարիք, ընկալման կարծրատիպերի համապատասխանություն։ Առևտրային կառույցի իդեալական առաջնորդի կերպար.

դասընթացի աշխատանք, ավելացվել է 31.08.2013թ


Ձեռնարկության առևտրային գործունեության կանխատեսման հայեցակարգը և առանձնահատկությունները ժամանակակից պայմաններ. Ձեռնարկությունում առևտրային գործունեության կազմակերպման վերլուծություն խաղային արդյունաբերությունՎեգաս-Ազարտ ՍՊԸ, իր զարգացման ռազմավարությունը բարելավելու առաջարկություններ.

թեզ, ավելացվել է 20.06.2010թ


Ձեռնարկության առևտրային գործունեության հայեցակարգը, դրա առանձնահատկությունները և իրականացման առանձնահատկությունները ժամանակակից շուկայական տնտեսության մեջ: Բիզնես պլանի բովանդակությունը և կառուցվածքը, դրա պատրաստման պատճառներն ու նպատակը, մշակման փուլերը և հիմնական բաղադրիչները:

թեստ, ավելացվել է 04/15/2010


Առևտրային աշխատանքի էությունը և նպատակները: Սպառողների համագործակցության զարգացման հայեցակարգ Ռուսաստանի Դաշնություն. Էլեկտրոնային առևտուր, դրա հատկությունները և հեռանկարները հետագա զարգացում. Ձեռնարկությունում առևտրային աշխատանքի բարելավման հիմնական ուղիները.

դասընթացի աշխատանք, ավելացվել է 25.03.2011թ

Ընդհանրացված անվանում կառավարման փաստաթղթերի մեծ խմբի համար, որոնք ծառայում են որպես հաստատությունների և անհատների հետ կապի միջոց, ինչ-որ բան հաղորդելու, ինչ-որ բանի մասին ծանուցելու համար:

Պաշտոնական նամակներն օգտագործվում են բազմաթիվ գործառնական խնդիրների լուծման համար, որոնք ծագում են կառավարման գործունեության մեջ, հետևաբար նամակների բովանդակության բազմազանությունը՝ հարցումներ, ծանուցումներ, հրավերներ, պահանջներ, փոփոխություններ, պարզաբանումներ, առաջադրանքներ, հաղորդագրություններ, պարզաբանումներ, հիշեցումներ, հաստատումներ, առաջարկություններ, առաջարկներ, մեկնաբանություններ, հարցումներ, պահանջներ և այլն:

Քանի որ ծառայողական նամակները կապող օղակ են հանդիսանում ձեռնարկությունների, հիմնարկների և կազմակերպությունների միջև, դրանք զբաղեցնում են հաստատության մուտքային և ելքային փաստաթղթերի մինչև 80%-ը: Հետևաբար, փաստաթղթերի հոսքը նվազեցնելու համար նախևառաջ պետք է ուշադրություն դարձնել փաստաթղթերի այս խմբի կազմման վավերականությանը: Նամակ պետք է գրել միայն այն դեպքերում, երբ անհնար է խնդիրը լուծել բանավոր հաղորդակցության միջոցով (խնդիրը լուծել հեռախոսով կամ անձնական զրույցով): 79

Պաշտոնական նամակի տեքստը պետք է լինի պարզ, այսինքն. լուսաբանել մեկ հարց. Սա ոչ միայն կհեշտացնի նամակը ստացող հաստատությունում (հիմնականում գրանցում, հսկողություն, ներկայացում), այլև կարագացնի փաստաթղթի կատարումը, քանի որ եթե նամակում կան մի քանի հարցեր, ապա պատճենահանվում է. կամ սահմանվում է հարցերի կատարման կարգը. Ուստի, եթե մեկ հասցեատիրոջ հետ պետք է լուծել մի քանի խնդիր, յուրաքանչյուրի համար պետք է կազմվի առանձին փաստաթուղթ։ Մի քանի հարցեր նշվում են մեկ նամակում միայն այն դեպքում, եթե դրանք փոխկապակցված են:

Նամակի տեքստը, որպես կանոն, բաղկացած է երկու մասից, առաջին մասում նշվում են այն դրդապատճառները, որոնք դրդել են փաստաթղթի մշակմանը, ինչպես նաև հղումներ կարող են արվել բարձրագույն մարմինների որոշումներին, որոնք հիմք են հանդիսացել փաստաթղթի կազմման համար։ նամակ. Երկրորդ մասում նշվում է փաստաթղթի հիմնական մասը, որի համար կազմվել է այն՝ եզրակացություններ, հարցումներ, առաջարկություններ, դիտողություններ և այլն։ Հաշվի առնելով տեղեկատվության ծավալի մշտական ​​աճը, որին պետք է ծանոթանան ղեկավարության աշխատակիցները, նամակում պարունակվող տեղեկատվության ընկալումն ուժեղացնելու համար, կարելի է առաջարկել փոխել նամակի տեքստի ներկայացման ավանդական կարգը և սկսել այն հարցի էությունից՝ երկրորդ մասում տեղադրելով ապացույցներ և փաստարկներ։

Նախապես քննարկված պարզ հարցերի վերաբերյալ նամակները կարող են բաղկացած լինել մեկ հիմնական մասից՝ առանց բացատրության։

Օրինակ՝ «Խնդրում ենք 15 համակարգիչ հատկացնել համակարգչային օպերատորների մրցույթին»։

Ծառայողական նամակի հիմնական նպատակը խրախուսելն է Դեպիգործողություն, համոզել, ցույց տալ, բացատրել. Սա ձեռք է բերվում տեքստի պարզությամբ, հստակությամբ և հակիրճությամբ: Բառերը պետք է ճշգրիտ արտացոլեն իմաստը: Բազմախոսությունը դժվարացնում է փաստաթղթի էությունն ընդգծելը։

Ներկայացված փաստերը պետք է լինեն օբյեկտիվ, ստուգված, իսկ թվային տվյալները՝ ճշգրիտ։ Նամակի տոնայնությունը պետք է լինի չեզոք:

ԳՕՍՏ Ռ 6.30-97-ում նշվում է. «Տառերով օգտագործվում են ներկայացման հետևյալ ձևերը.

Առաջին դեմք հոգնակի («խնդրում եմ փոխանցել», «դիմել քննարկման»);

Առաջին դեմք եզակի(«Ես դա անհրաժեշտ եմ համարում», «խնդրում եմ ընդգծել»);

Երրորդ դեմքից եզակի («նախարարությունը չի առարկում», «ՎՆԻԻԴԱԴ-ը հնարավոր է համարում»)»*։

Հասցեատիրոջ նկատմամբ հարգանքը կարող է արտահայտվել մակդիրային արտահայտություններով, ինչպիսիք են.

«Ուշադիր քննելով ձեր առաջարկները...», «Ուշադիր ուսումնասիրելով ձեր մեկնաբանությունները...»:

Չնայած նամակներում արտացոլված հարցերի բազմազանությանը, սկզբնական և վերջնական արտահայտությունների և արտահայտությունների սահմանափակ հավաքածուն օգտագործվում է գործողությունները հիմնավորելու համար. «Որպես փոխանակում...», «Բացառության կարգով...», «Կապով...», «Համապատասխան...« և այլն։

Որոշումներ կայացնելու պատճառները ձևակերպվում են նաև մասնակցային արտահայտությունների միջոցով. «հաշվի առնելով», «հաշվի առնելով», «հաշվի առնելով», «հաշվի առնելով», «առաջնորդվելով»և այլն:

Քանի որ նամակը կազմված է ձևաթղթի վրա, դրա տեքստը չպետք է սկսվի հեղինակային հաստատության անունով, այն արդեն ներառված է հենց ձևաթղթում:

Նամակները տրվում են հատուկ բլանկի վրա: Բացի տեքստից, փաստաթղթի հեղինակը պետք է ձևակերպի նամակի վերնագիրը (A4 ձևաչափի համար), պատասխանելով «ինչի մասին» հարցին, նշի ստորագրողի հասցեատիրոջը, պաշտոնը, ազգանունը և սկզբնատառերը, նրա ազգանունը, անունը. , հայրանունը և հեռախոսահամարը (կազմողի տվյալները), ստուգեք հավելվածների առկայությունը (եթե դրանք կան): 80

Եթե ​​նամակն ուղարկվում է 4-ից ավելի հասցեներով, ապա դրա հեղինակը պարտավոր է ուղարկել ցուցակը:

Հաստատությունից ուղարկված նամակները բաժանվում են երկու խմբի. ակտիվԵվ արձագանք.Եթե ​​նամակը պատասխան է, ապա հեղինակը նշում է նախաձեռնող փաստաթղթի ամսաթիվը և համարը, որին նա պատասխանում է: Այս մանրամասները պատասխան նամակը վերջնական տեսքի բերելիս փոխանցվում են նախաձեռնող նամակից ձևաթղթին: Նամակ մուտքագրելիս մեքենագրուհին առաջնորդվում է ԳՕՍՏ-ի համապատասխան բաժինով:

Ըստ տեղեկատվության բնույթի՝ տառերը բաժանվում են մեծ թվով սորտերի։

Ուղեկցող նամակ- հաճախակի կազմված փաստաթուղթ, որը հասցեատիրոջը տեղեկացնում է, որ նամակին կից փաստաթղթերն ուղարկվել են իրեն. Ուղեկցող նամակ կազմելը թույլատրելի է, եթե անհրաժեշտ է պարզաբանել կամ ինչ-որ բան ավելացնել կից փաստաթղթերին՝ նշել վերջնաժամկետը, բացատրել ուշացման պատճառը, պարզաբանել դժվար կետերը և այլն։ Ուղեկցող նամակը կազմվում է նաև, եթե ուղարկվող փաստաթուղթը չունի հասցեական մաս (օրինակ՝ կազմակերպչական, կարգավորող, վարչական փաստաթղթեր ուղարկելիս), կամ եթե անհրաժեշտ է գրանցել ուղարկվող մի քանի փաստաթղթերի ցանկ։ Այս բազմազանության տառերը սկսվում են հետևյալ բառերով. «Ուղարկում ենք», «Ուղարկում ենք», «Վերադառնում ենք», «Կցվում է»և այլն, ապա նշվում են ուղարկվող փաստաթղթի վերնագրերը և որոնման բնութագրերը (ամսաթիվը և համարը): Որպես կանոն, ուղեկցող նամակի տեքստը շատ կարճ է, համապատասխանում է A5 ձևաչափին և չունի անկախ վերնագիր: Օրինակ:

Մնացած բոլոր դեպքերում, երբ ուղեկցող նամակը որևէ տեղեկություն չի պարունակում, այն ավելորդ կլինի և չպետք է կազմվի։

Հրավիրատոմսերը հասցեատիրոջը հրավիրում են մասնակցել ցանկացած ընթացիկ միջոցառման: Դրանք կարող են հասցեագրվել ինչպես կոնկրետ անձանց, այնպես էլ հաստատությունների: Հաճախ այդ տառերը սկսվում են բառերով «Մենք ձեզ հրավիրում ենք»կամ «Խնդրում ենք մասնակցել»։

Նրանք բացահայտում են միջոցառման բնույթը, նշում են դրան մասնակցելու ժամկետները և պայմանները:

Օրինակ: 81

Տեղեկատվական փոստ- տեղեկացնում է հասցեատիրոջը ցանկացած փաստի կամ իրադարձության մասին. Ամենից հաճախ տեղեկատվական նամակների միջոցով նրանք խթանում են ցանկացած կազմակերպությունների գործունեությունը, նրանց արտադրանքը կամ հրատարակված գրականությունը: Օրինակ:

Նամակների այս տեսակը լայն տարածում գտավ ինքնաաջակցող և համագործակցող կազմակերպությունների ստեղծմամբ։ Դրա նպատակն է խրախուսել ստացողին օգտվել առաջարկվող ծառայություններից: Նամակների տեքստը կոնկրետ է, պարզ և հագեցած: Նման նամակներում առանձին նշվում է հեղինակային կազմակերպության հասցեն կամ հեռախոսահամարը: Ստորև բերված է գովազդային նամակի ձևաչափման օրինակ: 82

Ծանուցման նամակնրա ոճը մոտ է հրավիրատոմսերին և տեղեկատվական նամակներին: Այն կազմվում է կոնկրետ հասցեատիրոջ համար և ամենից հաճախ պատասխան է խնդրանքին: Սկսվում է բառերով. «Մենք ձեզ կտեղեկացնենք»։ «Տեղեկացնում ենք», «Տեղեկացնում ենք ձեզ»և այլն, ապա նշվում են ցանկացած փաստ: Օրինակ:

Եթե ​​նման նամակը հասցեագրված է կոնկրետ անձի, ապա նշվում է այն անձի ազգանունը, անունը, հայրանունը, ում այն ​​ուղարկվել է:

Հաստատման նամակ- պարունակում է հաղորդագրություն ցանկացած առաքման (նամակ, հեռագիր, փոխանցում, ծանրոց, ապրանքներ, թանկարժեք իրեր և այլն) ստանալու մասին, որ նախկինում կազմված փաստաթուղթը մնում է ուժի մեջ (օրինակ, պայմանագիր, հրահանգներ և այլն): Նամակը կարող է հաստատել ցանկացած փաստ, գործողություն, հեռախոսազրույց։ Այս տեսակի գրությունը սկսվում է «հաստատել» բայից ստացված բառերով։ Օրինակ: 83

Նման նամակներ ուղարկելը պարտադիր մաս է գործարար հարաբերություններ. Դրանց ուղարկման ժամանակին լինելը թույլ է տալիս հասցեատիրոջը հեռացնել խնդիրը վերահսկողությունից և վերացնում է նրան հիշեցնող նամակներ ուղարկելը:

Հիշեցման նամակ- պարունակում է ցուցում ցանկացած պարտավորության կատարման կամ իրադարձության իրականացման վերջնաժամկետի մոտենալու կամ լրանալու մասին: Նման նամակը կարող է լինել հատկապես հակիրճ և պարունակել մեկ վերջնական մաս:

Այս տեսակի նամակը սովորաբար սկսվում է բառով «Հիշեցնել», օրինակ,

Երաշխիքային նամակ- դրանում ամրագրված պարտավորությունների կատարումն ապահովող փաստաթուղթ. Դրանում հասցեատիրոջը սովորաբար երաշխավորվում է ինչ-որ բանի վճարում կամ տրամադրում (աշխատանքի վայր, հետազոտություն և այլն): Այս տառերն ունեն ուժեղացված իրավական գործառույթ, ուստի տեքստի ներկայացումը պետք է լինի չափազանց պարզ և ճշգրիտ:

Օրինակ:

Երաշխիքային նամակները սովորաբար ունենում են երկու ստորագրություն (կառավարիչը և հաշվապահը) և կնքվում են կնիքով:

Նախաձեռնողական նամակներ -Սրանք նամակներ են, որոնք պատասխան են պահանջում։ Նման նամակների մեծ կատեգորիան խնդրանք (առաջարկ, խնդրանք) է հայտնում հասցեատիրոջը՝ ցանկացած հարց լուծելու համար։ Սա տառերի ամենատարածված տեսակն է, որի թեման սահմանափակված չէ։ Սակայն դրանց բնույթը ենթադրում է դրված հարցի դրական կամ բացասական լուծման հնարավորություն։ Օրինակ: 84

Պատասխան նամակներ- իրենց բովանդակությամբ կախված են նախաձեռնող նամակներից, քանի որ իրենց տեքստի թեման արդեն դրված է, և մնում է նշել նախաձեռնող նամակում դրված հարցի լուծման բնույթը՝ առաջարկի ընդունում կամ մերժում, կատարում. խնդրանքը։ Պատասխանը միշտ պետք է նշվի կոնկրետ և հստակ ձևով՝ արդյոք բոլոր խնդրանքները կարող են բավարարվել, որքանով, ինչ ժամկետներում: Եթե ​​նամակը պարունակում է մերժում, ապա այն պետք է հիմնավորված լինի: Օրինակ:

23. Անձնական փաստաթղթերի կազմում (ռեզյումե, ինքնակենսագրություն, հայտարարություններ, լիազորագիր, անդորրագիր)

Գործնական նամակների հիմնական առանձնահատկություններից մեկը նրանց գրելու ոճն ու լեզուն է:

Պաշտոնական բիզնես ոճ ոճ է, որը ծառայում է իրավական և վարչա-հանրային գործունեության ոլորտներին։ Այն օգտագործվում է փաստաթղթեր, բիզնես փաստաթղթեր և նամակներ գրելիս պետական ​​հաստատություններ, դատարան, ինչպես նաև ներս տարբեր տեսակներբիզնես բանավոր հաղորդակցություն. Այն առանձնանում է իր հարաբերական կայունությամբ և մեկուսացվածությամբ:Պաշտոնական բիզնես ոճը տարբեր ժանրերի փաստաթղթերի ոճն է՝ միջազգային պայմանագրեր, պետական ​​ակտեր, իրավական օրենքներ, կանոնակարգեր, կանոնադրություններ, հրահանգներ, պաշտոնական նամակագրություն, գործնական փաստաթղթեր և այլն:

Պաշտոնական փաստաթղթերի լեզվի և ոճի առանձնահատկությունը կայուն (կաղապար, ստանդարտացված) լեզվական արտահայտությունների օգտագործումն է, որը հնարավորություն է տալիս բարձր ճշգրտությամբ արտացոլել գործարար հաղորդակցության պարբերաբար կրկնվող իրավիճակները:

Փաստաթղթերի լեզվին և ոճին ներկայացվող պահանջները.

1. օգտագործված բառերի և տերմինների միանշանակությունը.

2. ներկայացման չեզոք երանգ;

3. բառապաշարի, քերականական, ոճական նորմերին համապատասխանելը, մատուցման ճշգրտությունն ու հստակությունն ապահովելը.

4. տեքստի իմաստային բավարարություն և հակիրճություն.

Հաղորդակցման նպատակների հիմնական խմբերը (ճանաչողական, գործնական և ճանաչողական-գործնական) հավասարապես բնորոշ են. կոմերցիոն նամակագրություն. Առևտրային նամակագրության մեջ հարցման նամակները կամ պատասխան նամակները համապատասխանում են ճանաչողական նպատակներին: Առևտրային նամակներից գործնական նպատակներվերաբերում է առաջարկի նամակին.

Առևտրային նամակագրությունը ձևակերպում, գրանցում է առևտրային գործարքի կնքումը և կատարումը, նախորդում է պայմանագրի կնքմանը և պարունակում է փաստաթղթեր, որոնք կարգավորում են դրա իրականացման ընթացքը:

Նամակի տոնայնությունը պետք է բնութագրվի քաղաքավարությամբ և ճշգրտությամբ՝ գործնական նամակագրությանը բնորոշ հատկություններ: Պետական ​​պաշտոնյաներին և պետական ​​պաշտոնյաներին ուղղված նամակները պետք է լինեն ավելի պաշտոնական և հարգալից, քան սովորական գործնական նամակները: Ծրարի հասցեն, հասցեն, ողջույնը և փակման արտահայտությունը (համապատասխան ողջույնի հետ) պետք է օգտագործեն ընդհանուր ընդունված պաշտոնական հասցեներ, որոնք հատուկ են յուրաքանչյուր երկրին և պաշտոնյայի յուրաքանչյուր դասին:

Պաշտոնական փաստաթղթերի լեզվի միավորման առանձնահատկություններըբաղկացած է ստանդարտ լեզվական մոդելների համակարգի ձևավորմամբ, որոնք արտացոլում են բիզնես հաղորդակցության բնորոշ իրավիճակները: Միևնույն ժամանակ, «մոդելը հասկացվում է որպես տրամաբանական և շարահյուսական կառուցվածք, որն ընդգրկում է կառավարման իրավիճակների առավելագույն քանակը»:

Հաղորդակցման իրավիճակների մուտքագրման տեսանկյունից ամենակարևոր գործոնը նպատակային գործոնն է, քանի որ խոսքի ակտի նպատակն է, որը որոշում է ստեղծվող փաստաթղթի տեսակը և ոճը:

Նպատակը, որ իր առջեւ դնում է բիզնես հաղորդակցության նախաձեռնողը, որոշվում է ոչ միայն լեզվական մոդելների ընտրությամբ, այլ, առաջին հերթին, բիզնես թերթի թեմատիկ և ֆունկցիոնալ տեսակով:

Թիրախ	Փաստաթղթի տեսակը	Լեզվի մոդելներ
Տեղեկացնելով	Ծառայության հուշագիր, ուղեկցող նամակ, հաղորդագրության նամակ և այլն:	Մենք ձեզ ուղարկում ենք ձեր խնդրանքը... Տեղեկացնում ենք, որ... Տեղեկացնում ենք, որ... Տեղեկացնում ենք, որ...
Սադրանք	Պատվեր, հրահանգ, հրահանգ և այլն:	Պատվիրել փաստի առթիվ քննություն... Գործի դնել... Լրացուցիչ հնարավորություններ գտնել...
Հարաբերությունների նախաձեռնում և պահպանում	Երաշխիքային նամակ	Մենք երաշխավորում ենք, որ... Ընկերությունը... երաշխավորում է...
Հարցման նամակ	Խնդրում ենք... Կոչ եմ անում լուծել հարցը... Ցանկանում ենք ներգրավել ձեզ... Խնդրում ենք տեղեկացնել մեզ...
Նախազգուշացման, պահանջի, մերժման արտահայտություն	Հրավեր նամակ	Ընդունեք մեր հրավերը... Թույլ տվեք հրավիրել ձեզ... Մենք շատ շնորհակալ կլինենք ձեր մասնակցության համար...
Հիշեցման նամակ	Հիշեցնում ենք, որ... Կրկին տեղեկացնում ենք...
Պահանջագիր	Մենք հայց ենք ներկայացնում ընդդեմ... Պաշտոնապես Ձեզ ենք ներկայացնում հայցադիմում...
Պատասխան նամակ	Ձեր առաջարկը մերժվել է, քանի որ հետեւյալ պատճառները... Ցավոք, մենք չենք կարող դրականորեն արձագանքել ձեր առաջարկին ...

Այսպիսով, փաստաթղթի բոլոր իմաստային ասպեկտներն իրականացվում են կայուն տրամաբանական ձևերի՝ մոդելների տեսքով: Արդյունքում պաշտոնական փաստաթուղթ կազմելու գործընթացը կրճատվում է ստանդարտ լեզվական մոդելների որոշակի տրամաբանական հաջորդականությամբ համակցելու վրա։