Գործարար էլեկտրոնային նամակագրության էթիկա. Գործարար նամակագրություն էլեկտրոնային փոստով

Ցանկացած կազմակերպության, առևտրային ֆիրմայի կամ ձեռնարկության գործունեության մեջ հաջողությունը անքակտելիորեն կապված է վարքի մշակույթի և վարվելակարգի հետ: Կառավարչի և աշխատակիցների բոլոր գործողությունները, անշուշտ, պետք է հաշվի առնեն լավ վարքագծի կանոնները և համապատասխանեն իրավիճակին:

Էթիկետի ամենակարևոր մասերից մեկը գործնական նամակագրությունն է:

Ենթադրվում է, որ աշխատավայրում ժամանակի գրեթե 50%-ը ծախսվում է թղթերի և փոստի հետ գործ ունենալով: Բայց դա անհրաժեշտ է, քանի որ իրավասու բիզնես նամակագրությունը կարող է զգալիորեն մեծացնել ընկերության շրջանառությունը և արագացնել տարբեր ծառայությունների և գերատեսչությունների փոխգործակցությունը:

Իհարկե, այստեղ կան որոշակի օրինաչափություններ, որոնց մասին մենք անպայման կխոսենք այս հոդվածում: Գործարար նամակագրության կանոնները վաղուց ստանդարտացված են: Գոյություն ունեցող ԳՕՍՏ Ռ.6.30-2003-ը կօգնի ձեզ ճիշտ տեղադրել տեքստը թերթիկի վրա, կասի, թե ինչ նահանջներ, լուսանցքներ և տառատեսակներ պետք է անել: Գործարար նամակագրությունը բնութագրվում է խոսքի օրինաչափությունների միատեսակությամբ և կրկնությամբ:

Այնուամենայնիվ, ցանկացած նամակ անհատական ​​է: Դրա վրա մեծ հետք է թողնում ուղարկողի ինքնությունը, նրա պաշտոնը, իրավիճակը և ստացողը։ Որոշ չափով գործնական նամակագրությունը ստեղծագործության և քրտնաջան աշխատանքի համադրություն է:

Գործարար նամակագրության տեսակները

Փաստաթղթերի շրջանառությունն իրականացվում է թղթի վրա և էլեկտրոնային փոստի միջոցով:

Ձեռնարկության ողջ նամակագրությունը կարելի է բաժանել հետևյալ խմբերի.

Պաշտոնական/ոչ պաշտոնական նամակագրություն;

Ներքին և արտաքին.

Պաշտոնական նամակագրությունը ներառում է առևտրային առաջարկներ, շնորհակալագրեր և երաշխիքներ, առևտրային պայմանագրեր, ձեռնարկության պատվերներ, աշխատանքային պարտականությունները, խնդրանքներ, պահանջներ, պահանջներ.

Ոչ պաշտոնական նամակագրությունը ներառում է տարբեր շնորհավորանքներ բիզնես գործընկերներից, հաճախորդներից և աշխատակիցներից. ցավակցություններ, ներողություն, հրավերներ և շնորհակալություն:

Ներքին փաստաթղթերը շրջանառվում են միայն մեկ ձեռնարկության ստորաբաժանումների միջև, մինչդեռ արտաքին փաստաթղթերը դուրս են գալիս դրա սահմաններից:

Գործարար նամակագրության կանոններ. ներքին բովանդակություն

Հիմնական պահանջը նամակի հակիրճությունն ու հստակությունն է։ Մի ձգեք տեքստը մի քանի էջերի վրա: Լավագույն տարբերակը- տեղավորվել մեկի մեջ:

Գործարար նամակագրության կանոնները ներառում են տեքստից բարդ, անհասկանալի, օտար և խիստ մասնագիտացված բառերի և արտահայտությունների բացառումը: Բոլոր նախադասությունները պետք է լինեն կարճ, հեղինակի հիմնական մտքերով և առանց «ջրի»:

Խուսափեք ձեր նամակում կրկնակի մեկնաբանություններից, այլապես եթե վեճեր ծագեն, ավելի դժվար կլինի պաշտպանել ձեր տեսակետը և ապացուցել, թե ինչ նկատի ունեիք որոշակի արտահայտությամբ։

Գործնական նամակագրություն գրելու կանոնները գրողին պարտավորեցնում են հասցեատիրոջը զանգահարել անունով և հայրանունով` նախորդելով «Հարգելի...» վերնագրով: Եվ համոզվեք, որ օգտագործեք «դու», նույնիսկ եթե լավ ընկերական հարաբերություններ ունեք նամակը ստացողի հետ:

Ներածությունում ազգանունն ու անունը նշելուց բացի նշվում է հաղորդագրության հիմնական նպատակը. Գործնական նամակագրության օրինակները բավականաչափ կաղապարներ և կլիշեներ գիտեն նման դեպքերի համար՝ «Նախորդ նամակի հետ կապված...», «Հիշեցնում ենք...», «Տեղեկացնենք...» և այլն։

Ստացողի համար անբարենպաստ պատասխանը (առաջարկից հրաժարվելը, համագործակցությունից հրաժարվելը) մեղմացրեք «Ցավոք, մենք չենք կարողանա օգտվել առաջարկվող պայմաններից...» կամ նման արտահայտություններով։

Արտաքին թղթային փաստաթղթեր

Ցանկացած գործնական նամակ պետք է գրված լինի ընկերության բլանկի վրա՝ ընկերության մանրամասներով և բոլոր կոնտակտային տվյալներով:

Անպայման նշեք ճշգրիտ ամսաթիվըփաստաթուղթ։

Թերթի վերին աջ անկյունը զբաղեցնում են հասցեատիրոջ սկզբնատառերը և ստացող ընկերության հասցեն:

Տեքստը բաժանեք իմաստալից պարբերությունների՝ ընթերցողի համար այն ավելի հեշտ հասկանալու և ընկալելու համար: 4-5 տողից ոչ ավելի:

Բոլոր բառերը մեծատառերով գրելը վատ ձև է:

Նամակին կարող են կցվել փաստաթղթեր: Այս դեպքում դրանք նշված են թերթի ստորին ձախ մասում առանձին տողով: Ըստ բիզնեսի վարվելակարգՆամակի պատասխանը պետք է ստացվի 10 օրվա ընթացքում։ Եթե ​​խնդիրը լուծելու համար ավելի շատ ժամանակ է պահանջում, հասցեատերը պետք է տեղեկացնի այդ մասին:

Գրելուց հետո դուք պետք է անպայման ուշադիր ստուգեք տեքստը և՛ ուղղագրական, և՛ քերականական սխալների համար: Եթե ​​ժամանակ ունեք, պետք է նամակը մի կողմ դնեք և ավելի ուշ նորից վերադառնաք դրան։ Որպես կանոն, կհայտնաբերվեն անճշտություններ, որոնք սկզբում չեն նկատվել։ Այս խորհուրդն ամենակարևորն է հաճախորդի բողոքին պատասխանելիս: Չպետք է մարդուն ավելի նյարդայնացնեք անգրագետ նամակով.

Երբ փաստաթուղթը գրվի և մի քանի անգամ ստուգվի, տպեք այն A4 թղթի վրա: Այս չափը ստանդարտ չափն է, որն օգտագործվում է ցանկացած նամակագրության համար, նույնիսկ եթե տեքստն ինքնին զբաղեցնում է ընդամենը կես թերթ:

Տպելուց առաջ փորձեք տպիչի թանաքը՝ մշուշոտ կամ անփույթ արդյունքից խուսափելու համար:

Որոշ դեպքերում, դուք կարող եք կցել ձեր այցեքարտը փաստաթղթին, իսկ տպագիր թերթիկը փակցնել թափանցիկ ֆայլի մեջ:

Ընկերության տարբերանշանով ֆիրմային ծրարը նույնպես լավ ձև է համարվում:

Ոչ ֆորմալ գործարար նամակագրություն վարելու կանոնները հաճախ ավելի էմոցիոնալ են, քան բիզնես թերթերում և ավելի քիչ կլիշե: Այստեղ տեղին են հապավումները և գունագեղ ածականների օգտագործումը, օրինակ, շնորհավորանքների ժամանակ՝ զարմանալի, արձագանքող, բարի։

Բիզնես նամակներ

Այն փաստը, որ դուք նամակագրություն չեք ուղարկում ծրարով փոստային ցանցի միջոցով, չպետք է հանգստացնող լինի: Այս դեպքերում գործում են նաև գործարար նամակագրության կանոնները։

Իրավասու և ճիշտ էլեկտրոնային բիզնես հաղորդագրությունները դրական պատկեր են ստեղծում ինչպես ձեռնարկության, այնպես էլ կոնկրետ անձի մասին: Բիզնեսում հեղինակությունը շատ բան արժե:

Էլեկտրոնային փոստով նամակագրության հիմնական կանոնները

Օգտագործեք ձեր աշխատանքային էլփոստի հասցեն միայն իր նպատակային նպատակների համար:

Ուշադրություն դարձրեք փոստարկղի անվանմանը. Աշխատելիս մի օգտագործեք սխալ անուններ, ինչպիսիք են «երեխա», «սուպերմարդ», նույնիսկ եթե դրանք նշված են անգլերեն տառադարձությամբ:

Միշտ լրացրեք «թեմա» սյունակը, հակառակ դեպքում ձեր նամակը կարող է հայտնվել սպամում: «պլան», «ցուցակ», «առևտրային առաջարկ», «հաշվետվություն» նկարագրությունները հարմար չեն: Ձեր ստացողի մուտքի արկղում կարող են լինել բավականին շատ նմանատիպ նամակներ: Եղեք հնարավորինս կոնկրետ այն մասին, թե ինչի մասին է ձեր ուղերձը: Մի օգտագործեք ավելի քան հինգ բառ: Մեծատառով գրեք ձեր թեման: Վերջում վերջակետ դնելու կարիք չկա։

Եթե ​​դուք պատասխանում եք նախկինում ստացված նամակին, համոզվեք, որ հեռացրեք «Re»-ը վերնագրի տողում:

Հաղորդակցման ոճը

Նամակը պահեք գործնական ձևաչափով: Հեռացրեք սպառնալից, աղաչական, հրամայական տոնը:

Էլեկտրոնային բիզնես նամակագրության կանոնները թույլ չեն տալիս տեքստում օգտագործել հուզապատկերներ կամ մեծ թվով հարցական կամ բացականչական նշաններ:

Լինել կոռեկտ. Սկզբում պարտադիր ողջույնը և վերջում զրուցակցին հրաժեշտ տալը լավ ձև է: Օրինակ՝ «Հարգանքներով...» կամ այսպես՝ «Հարգանքներով...»։

Գործարար էլեկտրոնային նամակագրությունը և դրա « Ոսկե կանոն«Մի հաղորդագրության մեջ մի խառնեք մի քանի տարբեր թեմաներ: Ավելի լավ է մի շարք նամակներ ուղարկել։

Նամակը պետք է լինի թղթային նամակի երկարության կեսը:

Կցորդների հետ աշխատելը

Եթե ​​չափազանց շատ տեղեկատվություն կա փոխանցելու համար, ապա այդ ամենը մի դրեք նամակի ներքևում, այլ կցեք այն որպես առանձին փաստաթղթեր, որպես հավելվածներ:

Ստացողի հարմարության համար վերանվանեք ձեր պատրաստած փաստաթղթերը նրա հասկանալի անուններով: Սա ցույց կտա ձեր հետաքրքրությունը և կշահի ձեզ: Մտածեք, թե ստացողը քանի աշխատանքային թղթապանակ ունի իր համակարգչում և ինչպես է նա փնտրելու ձեր նամակը դրանց մեջ:

Անպայման տեղեկացրեք ստացողին ձեր ուղարկած ֆայլերի մասին, որպեսզի նա դրանք պատահական վիրուս չհամարի։ Խոշոր փաստաթղթերի արխիվացում:

Ավելի լավ է ուղարկել չափազանց մեծ կցորդներ (ավելի քան 200 կբայթ) այլ եղանակներով, օրինակ՝ ftp սերվերի միջոցով:

Փոստի որոշ սերվերներ թույլ չեն տալիս COM, EXE, CMD, PIF և մի շարք այլ ձևաչափեր անցնել և արգելափակել դրանք:

Եթե ​​ձեր նամակը մի քանի հասցեատեր է եղել, ժամանակ հատկացրեք՝ ամեն անգամ ջնջելու զանգվածային վերահասցեավորման բոլոր ապացույցները: Հասցեատիրոջը նման հավելյալ տեղեկատվություն ընդհանրապես պետք չէ։ «bcc» հրամանը կօգնի ձեզ:

Գործարար նամակագրության վարման կանոններ էլներառում է նամակագրության ստացման մասին մյուս կողմին տեղեկացնելը: Եթե ​​միացված է այս պահինպատասխանելու հնարավորություն չկա, այս մասին տեղեկացրեք ձեր զրուցակցին։ Պահպանեք ձեր նամակագրության պատմությունը՝ հետագա հարցերից և վարույթներից խուսափելու համար:

Եթե ​​պատասխանը կարևոր է և անհետաձգելի, ապա թույլատրվում է լրացուցիչ ծանուցել հասցեատիրոջը հեռախոսով, Skype-ով կամ ICQ-ով։ Եթե ​​սրանից հետո դրական արդյունքչհաջողվեց հասնել, նորից հիշեցրեք ինքներդ ձեզ:

Հազվադեպ չէ, որ երբ փաստաթուղթ եք խնդրում, ի պատասխան ստանում եք դատարկ նամակ՝ կից ֆայլով: Դա անընդունելի է։ Գործարար նամակագրության օրինակները պահանջում են, որ համապատասխան տեղեկատվությունը տեղադրվի փաստաթղթի մարմնում: Օրինակ, սա. «Ես ուղարկում եմ անհրաժեշտ տվյալները ձեր հարցման համար»:

Չմոռանաք նամակի վերջում նշել կոորդինատները՝ բոլորը մատչելի մեթոդներկապեր, պաշտոն, ընկերության կայք, հղումներ դեպի սոցիալական ցանցեր:

Կազմակերպության կոնտակտներ գրելիս հնարավորինս շատ տեղեկատվություն տրամադրեք՝ հեռախոսահամարը տարածքային կոդով, հասցեն՝ փոստային ինդեքսով: Ի վերջո, ձեր շփումը տեղի է ունենում ոչ միայն ձեր տարածաշրջանի բնակիչների հետ: Եթե ​​դուք ունեք բոլոր տեղեկությունները, ավելի հեշտ կլինի կապվել ձեզ հետ:

ԵՎ վերջին կանոնըՈվ սկսել է նամակագրությունը, պետք է ավարտի էլեկտրոնային երկխոսությունը:

Եզրակացություն

Գործարար նամակագրություն-Նուրբ հարց է։ Երբեմն մեկ հայացքը բավական է որոշակի կարծիք կազմելու մարդու և այն կազմակերպության մասին, որը նա ներկայացնում է։ Բիզնես գրելու կանոնների իմացությունը կարող է մեծապես օգնել ձեր կարիերային:

Յուրաքանչյուր ոք, ով ձգտում է պատշաճ տեսք ունենալ գործարար շրջանակներում, միշտ օգտագործում է. Եվ նա միշտ հիշում է գլխավորը՝ նամակը չպետք է արատավորի ո՛չ հասցեատիրոջը, ո՛չ ընկերության համբավը, որի ներկայացուցիչն է, ո՛չ էլ բիզնեսի իմիջը։

Գործարար էլեկտրոնային նամակագրությունը ճիշտ և գրագետ վարելու ունակությունը ժամանակակից մենեջերի կերպարի հիմնական բաղադրիչն է: Սա և՛ ընդհանուր մշակութային մակարդակի, և՛ անձնական պրոֆեսիոնալիզմի ցուցիչ է։ Համաձայն այն բանի, թե ինչպես է մարդը կարողանում ձևակերպել և ձևակերպել իր մտքերը, կարելի է վստահորեն դատել նրա վերաբերմունքը ուրիշների և անձամբ իր նկատմամբ: Անզգույշ գրված նամակը կարող է հեշտությամբ փչացնել հեղինակի գործարար համբավը գործընկերների և գործընկերների աչքում:

Գործարար նամակագրության կանոններ էլեկտրոնային փոստով

1. Օգտագործեք ձեր աշխատանքային էլ. հասցեն միայն բիզնես նպատակներով: Եթե ​​աշխատանքի ընթացքում նամակ եք ուղարկում աշխատանքային սերվերից, այն կպահվի՝ ինչպես ելքային, այնպես էլ մուտքային փոստով: Ձեր գործատուն ցանկացած պահի կարող է կարդալ նամակը: Գործնական նամակագրություն վարեք միայն գրասենյակի պատերի ներսում:

2. Հստակ հասկացեք, թե ում է ուղղված ձեր ուղերձը և ում կարող է օգտակար լինել դրանում պարունակվող տեղեկատվությունը: Ո՞ւմ է ուղղված Ձեր նամակը։ Հաճախորդին? Գործընկերոջը. Կոլեգա? Ստորադասի՞ն։ Բոսի՞ն։ «դեպի» սյունակում նշվում է հասցեատերը, «պատճենում»՝ հետաքրքրվողները: Երբեք մի ուղարկեք լրացուցիչ պատճեններ, հատկապես ձեր ղեկավարին: Եթե ​​նամակում նշված են երրորդ կողմերը, ապա դրանք սովորաբար ներառվում են նաև «պատճեն» սյունակում:

3. Ձեզ համար ձեւակերպեք հաղորդագրության նպատակը: Ի՞նչ նպատակ եք դնում ձեր առջև՝ ինչի՞ եք ձգտում հասնել ձեր նամակն ընթերցողից: Ի՞նչ արձագանք եք ակնկալում: Ստացողը, կարդալով ձեր հաղորդագրությունը, պետք է անմիջապես հասկանա, թե ինչ է ձեզ անհրաժեշտ նրանից: Էլեկտրոնային նամակագրության վարման կանոններ.

Եթե ​​ցանկանում եք իրադարձություններին անհատական ​​տեսակետ բերել՝ առաջին դեմքից (մենք, ես)
Եթե ​​ձեր հաղորդագրությունը հարցական կամ ուսուցողական բնույթ ունի՝ 2-րդ անձից (դուք, դուք)
Եթե ​​դուք նամակ եք գրում որպես արտաքին դիտորդ և ցանկանում եք հասցեատիրոջը տեղեկացնել կատարված փաստերի կամ իրադարձությունների մասին՝ 3-րդ դեմքով (նրանք, նա, նա):

4. «subject» դաշտը դատարկ մի թողեք: Մարդկանց մեծ մասը, ովքեր նամակ են ստանում, սկսում են նամակագրությունը ուսումնասիրել՝ նայելով թեմայի դաշտը: Մարդը նամակ կարդալու որոշումը կայացնում է մի քանի վայրկյանում, ուստի նամակի բովանդակությունը պետք է արտացոլվի թեմայի տողում: Թեման պետք է լինի կարճ, կոնկրետ և տեղեկատվական:

5. Բովանդակությունը պարզ պահեք՝ հասցեն և ողջույնը, հիմնական մասը, ամփոփագիրը, ստորագրությունը, կոնտակտները: Ցանկացած նամակ պետք է պարունակի էլփոստի էթիկետը. Մի ծուլացեք և մի շրջանցեք ընդունված բովանդակության որևէ հատված, ճիշտ ձևաչափված նամակը ձեր պրոֆեսիոնալիզմի ցուցանիշն է:

6. Հասցեատիրոջը դիմելն ու ողջունելը նրա հանդեպ ունեցած հարգանքի ցուցիչ է: Եթե ​​հնարավոր է, սկսեք յուրաքանչյուր նամակ անձնական ուղերձով և ողջույնով: Քաղաքավարության նշան է զրուցակցին անունով դիմելը։ Հասցեից հետո ստորակետ դրեք, եթե ուզում եք հաղորդագրությանը առօրյա բնույթ տալ։ Իսկ եթե ցանկանում եք ընդգծել ձևականությունն ու նշանակությունը, օգտագործեք բացականչական նշան, նույնիսկ եթե այս նամակն ուղղված է գործընկերոջը, ում հետ հաճախ եք շփվում։

7. Հավատարիմ մնալ սկզբունքին՝ կարճ և պարզ (KY): Գործարար էլփոստի նամակագրության հիմնական կանոններից մեկը «նվազագույն բառերն են՝ առավելագույն տեղեկատվություն»: Ներկայացրե՛ք ձեր մտքերը հատուկ (հստակ), հետևողականորեն, հակիրճ և հեշտ հասկանալի ձևով: Նախադասությունները պետք է լինեն կարճ, դա հեշտացնում է հասցեատիրոջ համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Մեկը կա «Ոսկե կանոն նամակներ – բաժանված, մեկ թեմա – մեկ տառ: Ավելի լավ է ուղարկել մի քանի նամակներ (յուրաքանչյուրը մեկ թեմայով), քան մեկ մեծ հաղորդագրություն մի քանի անկապ գաղափարներով:

8. Ոչ պաշտոնական շփումը գործնական նամակագրության մի վերածեք։ Էլփոստում ոչ մի զգացմունք չկա: Եթե ​​ցանկանում եք էմոցիոնալ կերպով ընդգծել ձեր էլ. հաղորդագրության մեջ նշված կետերը, զգացմունքային ենթատեքստը պետք է թաքնված լինի չեզոք, արտաքինից հանգիստ և ճիշտ ներկայացման տոնով: Այն ձեռք է բերվում բովանդակությամբ, ոչ թե լեզվով։

9. Հետևե՛ք նամակի հիմնական տեքստի հստակ կառուցվածքին: Ամենից հաճախ նամակը բաղկացած է երեք մասից.

Նամակը գրելու պատճառը (պատճառը, հիմքերը). Սովորաբար այս հատվածը հնարավորինս կարճ է
Հարցի էության հետեւողական ներկայացում
Լուծումներ, խնդրանքներ, առաջարկություններ, եզրակացություններ

10. Արտաքին տեսքՈւղերձը պետք է լինի չափազանց հեշտ հասկանալի: Տեքստը բաժանեք պարբերությունների, որոնք պետք է պարունակեն ոչ ավելի, քան հինգից վեց տող: Ավելի լավ է պարբերությունները միմյանցից բաժանել դատարկ տողով։ Ընտրեք մեկ գույն և մեկ տառատեսակ, այնպես որ տեքստը ավելի լավ կընկալվի: Ավելի լավ է չօգտագործել բացականչական նշաններ, հուզապատկերներ, հապավումներ կամ շղարշ տարրեր, եթե խիստ անհրաժեշտ չէ:

11. Գրիր ճիշտ. Անգրագետ գրելը վկայում է այն մասին, որ հեղինակը բավականաչափ կրթված չէ։ Ձեր բիզնեսի համբավը վարկաբեկվում է տառասխալների և տեքստի սխալների պատճառով: Նամակ ուղարկելուց առաջ. էլփոստի էթիկետըխորհուրդ է տալիս ուշադիր վերընթերցել նամակը: Շատ էլփոստի ծրագրեր և տեքստային խմբագրիչներ կարող են ստուգել կետադրական և ուղղագրությունը, և եթե սխալներ հայտնաբերվեն, նրանք առաջարկում են ուղղման տարբերակներ: Այս ծառայությունը պահանջվում է նամակներ գրելու համար:

12. Մտածեք, թե ինչ փաստաթղթեր պետք է ներառվեն հավելվածներում: Դուք չպետք է ներառեք նամակի բովանդակության մեջ մանրամասն տեղեկություններ, ավելի լավ է ուղարկել առանձին ֆայլ։ Նամակի թեմայի տողում անպայման նշեք, թե որ ֆայլն եք տեղադրում, հակառակ դեպքում հասցեատերը կարող է այն դիտարկել որպես վիրուս: Բոլոր ֆայլերը ուղարկելուց առաջ պետք է սկանավորվեն հակավիրուսային ծրագրերով:

13. Միշտ գրեք կոնտակտային տվյալները և բաժանորդագրվեք: Սա ձեզ ցույց կտա լավ կողմը և ցույց կտա ձերը մասնագիտական ​​որակ. Ստորագրությունը չպետք է լինի հինգ կամ վեց տողից ավելի։ Այն պետք է բաղկացած լինի ընկերության անվանումից, ձեր անուն-ազգանունից և ձեր պաշտոնից: Որպես կանոն, արտաքին հասցեատերերի համար նշվում են նաև ձեր էլ.փոստի հասցեն, հեռախոսահամարը և ընկերության կայքի հասցեն:

14. Հետգրությունը չափազանց հազվադեպ է օգտագործվում գործնական նամակագրության մեջ: Եթե ​​ձեր հաղորդագրության մեջ օգտագործում եք հետգրություն, սա վկայում է այն մասին, որ դուք բավականաչափ չեք մտածել նամակի բովանդակության մասին:

15. Միայն ներս հատուկ դեպքերտրվում է ընթերցման անդորրագիր. Սովորաբար, ընթերցման անդորրագիրը պետք է սահմանվի միայն արտաքին հասցեատերերի համար և միայն այն դեպքում, երբ պատասխան է ակնկալվում ստացողից:

16. Օգտագործեք «բարձր կարևորության» վանդակը միայն այն դեպքում, երբ դա իսկապես անհրաժեշտ է: Եթե ​​էլփոստը պարունակում է կարևոր տեղեկություններ, որոնք շտապ ուշադրության կարիք ունեն, կարևորությունը դրեք «բարձր»: Սա կընդգծի ձեր էլփոստը ձեր մուտքի արկղում: Բայց խորհուրդ չի տրվում անտեղի չարաշահել այս գործառույթը։

17. Նամակն ուղարկելուց առաջ նորից կարդացեք: Արդյո՞ք ամեն ինչ հակիրճ, կոնկրետ, հասկանալի է, և կա՞ որևէ անհամապատասխան տեղեկատվություն կամ քերականական սխալ: Ստացողի տվյալները ճի՞շտ են: Ստուգեք ներկայացման հաջորդականությունը և տրամաբանությունը:

18. Անմիջապես պատասխանեք նամակներին: Նամակի ստացման մասին ծանուցումը գործընկերների կամ գործընկերների նկատմամբ հարգանքի նշան է, լավ վարքագծի նշան: Եթե ​​այս պահին չեք կարող պատասխանել նամակին, ապա պետք է տեղեկացնել հեղինակին և խոստանալ, որ առաջին իսկ հնարավորության դեպքում անմիջապես կպատասխանեք։ Հետևողականորեն պատասխանեք տրված բոլոր հարցերին: Ձեր պատասխանը մի սկսեք որպես նոր նամակ: Եթե ​​նամակին չպատասխանեն 48 ժամվա ընթացքում, ստացողը կարող է մտածել, որ իր նամակն անտեսվել է կամ կորել։

19. Նա, ով նախաձեռնել է նամակագրությունը, ավարտում է էլեկտրոնային երկխոսությունը։

20. Հիշիր դա Էլեկտրոնային նամակագրության կանոններ, ավելի ճիշտ՝ դրանց համապատասխանությունը ժամանակակից պրոֆեսիոնալ մենեջերի ցուցիչ է։

Պայմաններում ժամանակակից աշխարհգործնական շփումը հաճախ սկսվում է գործնական նամակագրությունից. գործարար փոխգործակցության գրավոր ձև, որը ներառում է ցանկացած պաշտոնատար անձի կողմից իր անունից և իր պաշտոնի ուժով ուղարկված ցանկացած տեսակի նամակագրություն (նամակ, հաղորդագրություն և այլն):

Կարևոր ասպեկտը էթիկետի որոշակի չափանիշներին համապատասխանությունն է: Հակառակ դեպքում, հաստատված կապերը կարող են խզվել, և հաճախորդը կամ բիզնես գործընկերը կարող է կորցնել: Լավ մշակված գործարար նամակագրությունը նպաստում է ձեր կամ ընկերության առավել բարենպաստ տպավորությունների ստեղծմանը:

Տառերի մոգությանը տիրապետելը կարևոր է յուրաքանչյուր մարդու համար։ Օրինակ՝ նոր աշխատանք փնտրելիս՝ ռեզյումե կազմել և ուղարկել, թեստային առաջադրանքներ, ուղեկցող նամակներ, ձեր մասին լրացուցիչ տեղեկություններ, հանդիպման ժամի համաձայնեցում:

Հետաքրքիր է, որ այսօր գոյություն ունեցող գործարար նամակագրության կանոնները մշակվել են մոտ 150 տարի առաջ Անգլիայում:

Գործնական նամակների տեսակները

Որոշելու համար, թե ինչպես գրել նամակ, դուք պետք է իմանաք դրա տեսակների տարբերությունները: Սա կօգնի ձեզ որոշել հաղորդագրության թեման և դրա ճիշտ ձևավորումը: Սա կօգնի խուսափել կարևոր հակառակորդի աչքերում հիմար երևալուց:

Ըստ նախագծման կառուցվածքի կան.

• Հաղորդակցության նամակներ

Սա ներառում է մերժման նամակներ, պահանջներ, արդարացումներ և խոստովանություններ: Այն ամենը, ինչ օգտագործում է աշխատողն իր մասնագիտական ​​գործունեության ընթացքում.

• Համաձայնագրի նամակներ

Գրության կարևոր տեսակ. Նրա շնորհիվ ամփոփվում են հանդիպման արդյունքները, ձևավորվում են պայմանավորվածություններ, որոշվում է առաջադրանքների կատարման ժամանակը, և երկու կողմերն էլ համոզված են պայմանագրի ճիշտ ըմբռնման մեջ։

Գործնական նամակների կանոններ

Այն, թե ինչպես բլոգերներն իրենց թույլ են տալիս արտահայտվել, քո ընտրությունը չէ: Սխալների և տառասխալների համար արդարացում չկա։ Դուք չեք կարող ձեզ մխիթարել մանկուց լեզու սովորելու դժվարություններով: Դուք պետք է հնարավորինս պահանջկոտ լինեք ձեր հանդեպ: Հակառակ դեպքում, դա ձեր անձի և կրթության անբարենպաստ պատկերն է ներկայացնում:

Գործարար նամակագրության առանձնահատկությունն այն է, որ մասնագիտական ​​բառերի ուղղագրության սխալները համարվում են ընտրված ոլորտում անձի ոչ կոմպետենտության ցուցիչ:

Հիմնական կանոններ.

1. Դադարեք բառեր օգտագործել ճշգրիտ սահմանումորը դուք չգիտեք. Որպես վերջին միջոց, ստուգեք դրանց իմաստները բառարաններում:
2. Խուսափեք կոնկրետ տերմինաբանությունից: Որոշ բառեր կարող են անծանոթ լինել զրուցակցին և սխալ մեկնաբանվել նրա կողմից: Գործարար նամակագրության վարվելակարգը ներառում է նման դեպքերում տերմինների և հապավումների բացատրություն:
3. Գրեք կարճ նախադասություններով: Կոնստրուկցիաների երկարությունն ու ծաղկունությունը տեղին են վեպ գրելիս, այլ ոչ թե գործնական բանակցությունների ժամանակ։
4. Նախ մուտքագրեք հաղորդագրությունը ոչ թե նամակի տեքստում, այլ ձեր համակարգչի կամ առցանց խմբագրի փաստաթղթում: Դրական կողմը տեքստի ուղղագրական և կետադրական ավտոմատ ստուգումն է: Սա նաև թույլ չի տալիս, որ նամակը պատահաբար չուղարկվի հասցեատիրոջը կամ կորչի բրաուզերի փակման կամ ինտերնետի կորստի պատճառով: Աշխատում է Microsoft Word, օգտագործեք նյութի ավտոմատ պահպանումը որոշակի պարբերականությամբ:
5. Դուք պետք է խուսափեք ձեր հեռախոսի կամ պլանշետի վրա հաղորդագրություն մուտքագրելուց: Անպատշաճ ավտոուղղման վտանգ կա:
6. Ուղարկելուց առաջ ստուգեք սխալների և տեքստի հետևողականությունը: Խորհուրդ է տրվում մեկ ժամ հետո նորից ստուգել մուտքագրված տեքստը՝ ժամանակավորապես անցնելով այլ բաների և մոռանալով այն գրելու մասին։ Սա կօգնի ձեզ նայել տեքստին այլ տեսանկյունից՝ տեսնելով բոլոր անճշտությունները:

Գործնական նամակի ձևավորում

Անհրաժեշտ է Հատուկ ուշադրությունմանրամասները նամակագրության պատրաստման և վարման ժամանակ: Այն նաև հարգանք է ցույց տալիս ձեր հակառակորդի նկատմամբ և թույլ է տալիս խնայել ժամանակը, որը կարող եք ծախսել նյութը վերամշակելու վրա:

Հետևյալ ասպեկտները չպետք է անտեսվեն.

• Նամակի վերնագրի ճիշտ լրացում

Եթե ​​սա առաջին հաղորդագրությունն է, ապա վերնագիրը կարող է վառ լինել: Այնուամենայնիվ, եթե հակառակորդի հետ շփումն արդեն կա, ապա նամակի թեման պետք է նշվի հակիրճ և հակիրճ: Սրանք հաղորդակցության հիմունքներն են: Նրանք օգնում են ձեզ որոշ ժամանակ անց գտնել հաղորդագրությունը, որպեսզի վերընթերցումը հեշտ լինի և՛ ուղարկողի, և՛ ստացողի համար:

• Մեջբերում

Ձեր ուղարկած հաղորդագրությունը կարող է պարունակել հարցեր, որոնց դուք պետք է պատասխանեք: Դրանց պատասխանելն իմաստ ունի՝ յուրաքանչյուրը առանձին մեջբերելով։ Մի քանի վերահասցեավորումներով նամակ ուղարկելիս արժե օգտագործել համարակալում և տեքստը պարբերությունների բաժանել: Այսպես զրուցակցին պարզ կլինի, թե ինչ հարցի եք պատասխանում։

Չակերտների չափազանց մեծ շղթաները հաղորդակցության մեջ քաոսի զգացում են ստեղծում: Այնուամենայնիվ, եթե անհրաժեշտություն կա վերադառնալ նախկինում ուղարկված հաղորդագրություններին կամ ինչ-որ բան հիշեցնել զրուցակցին, արժե անել։ Մասնավորապես, երբ խոսքը վերաբերում է բյուջեին, ծառայությունների փաթեթին և ժամանակին:

• Հաշվի առեք ստացված բոլոր տեղեկությունները

Նամակ կազմելիս դուք պետք է համառոտ մեկնաբանեք ձեր կամ ձեր զրուցակցի կողմից կցված բոլոր փաստաթղթերը: Այս կերպ ստացողին անմիջապես պարզ կլինի, թե ֆայլերի ինչ բովանդակություն է իրեն սպասում:

• Ձեր սեփական ստորագրությունը այցեքարտի անալոգիա է

Գործնական նամակագրության համար անհրաժեշտ է ստորագրություն: Այն կարելի է դարձնել ավտոմատ, հետո այն առկա կլինի յուրաքանչյուր ուղարկված նամակում։ Ինչպե՞ս ստեղծել տեղեկատվական ստորագրություն: Օգտագործեք ձեր անունը և ազգանունը, ընթացիկ պաշտոնը, աշխատանքային կոնտակտները և ընկերության պատկերանշանը:

Օրինակ՝ «Հարգանքներով՝ ձեր ծրագրի ղեկավար Իվան Իվանովը, հեռախոսահամարը կամ ցանկացած այլ մեսենջեր»: Կամ «Հարգանքներով՝ Իվան Իվանով...»։

Ստորագրությունը կարող է նաև գրավիչ և ստեղծագործական լինել՝ ցույց տալով ընկերության կամ գործի հետ հատուկ կապ: Օրինակ, գրքի արդյունաբերության ցանցի աշխատակիցները կարող են օգտագործել «Ես ներկայումս կարդում եմ...» արտահայտությունը ընթացիկ նոր ապրանքների անվանումը տեղադրելիս: Բայց ավելի լավ է նման բաները համաձայնեցնել վերադասի հետ։

• Փոստային ՀԱՍՑԵ

Գործարար նամակագրության կանոնները պահանջում են փոստային հասցեի ցուցադրում: Լավ կլիներ, որ նա զուտ բանվոր լիներ։ Այնտեղ կարող են ցուցադրվել ընկերության անվանումը, պաշտոնը, անունը կամ ազգանունը, բայց ոչ ծննդյան տարեթիվը կամ զվարճալի մականունները/բառերը: Ավելի լավ է երկար տարիներ մտածել հասցեի ճիշտ անվան մասին, եթե նախատեսում եք թողնել այն, նույնիսկ եթե փոխեք գործունեությունը կամ պաշտոնը:

• Տառատեսակ և տարածություն

Փաստաթղթերում ամենից հաճախ օգտագործվող տառատեսակը Times New Roman է, աղյուսակների համար՝ 12 կամ տեքստի համար՝ 14: 1,5-2 ընդմիջումներով: Սրանք չասված հիմունքներն են:

Բիզնեսի հաղորդակցման ոճը

Գործարար նամակագրությունը ներառում է նուրբ հավասարակշռող գործողություն: Ընկերական շփումն այստեղ տեղին չէ, բայց ընդգծված կոշտ շփումը նույնպես տեղին չէ։

Հաղորդակցության առանձնահատկությունները.

• Դիզայնի խստությունը

Նվազող բառեր, ժարգոնային արտահայտություններանտեղի կլինի:

• Օգտագործելով հուզապատկերներ

Զգուշորեն օգտագործեք էմոցիաները կամ խուսափեք դրանցից: Առաջին շփումը սկզբունքորեն թույլ չի տալիս նրանց ներկայությունը։ Ապագայում փակագծեր կարող են լինել, բայց միայն դրական՝ չափավոր քանակությամբ։ Հաճելիությունն ու հումորն անընդունելի են շփման այս ոճում։ Այս ձևն անընդունելի է, եթե դու ենթարկվում ես զրուցակցիդ։

• Ողջույններ անունով և հայրանունով

Գործնական նամակագրության վարման կանոնները ենթադրում են հարգալից վերաբերմունք զրուցակցի նկատմամբ, ուշադրություն և հետաքրքրություն նրա անձի նկատմամբ։ Սա մեծացնում է ձեր հակառակորդի հետաքրքրությունը ձեր հանդեպ և մեծացնում է նրա մեղմ լինելու հնարավորությունը: Ցանկալի է նախօրոք իմանալ այն անձի անունը, ում դիմում եք, ինչպես նաև նրա նախասիրությունները հասցեի նկատմամբ։

• Պատասխանեք երկու օրվա ընթացքում

Հաղորդագրության պատասխանը ճիշտ է ուղարկել մի քանի աշխատանքային օրվա ընթացքում: Հակառակ դեպքում դա համարվում է անհարգալից վերաբերմունք։ Եթե ​​նամակն ուղարկվել է մինչև հանգստյան օրերը կամ արձակուրդները, դուք ստիպված չեք լինի պատասխանել դրան, եթե դա հրատապ չէ: Հակառակ դեպքում, դուք պետք է նախազգուշացնեք ձեր զրուցակցին ձեր պատասխանի ժամանակավոր բացակայության մասին կամ կարճ ժամանակով դուրս գրեք նամակի բովանդակության բաժանորդագրությունից:

• Ներխուժման բացակայություն

Անընդհատ ինչ-որ բանի մասին հարցնելը, հաստատում խնդրելը ձեզ ցույց կտա սխալը ավելի լավ լույս. Եթե ​​զրուցակցից հաստատում է պահանջվում, կարող եք նրան հիշեցնել երեք օրից արձագանքելու անհրաժեշտության մասին։ Եթե ​​հարցը հրատապ է, ապա ավելի լավ է սկզբում նշեք այն ձեր առաջին հաղորդագրության մեջ:

• Հայելու կանոն

Գործնական նամակագրության էթիկետը հաճախ թույլ է տալիս հակառակորդին դիմել այնպես, ինչպես նա է անում: Սա մեծացնում է փոխըմբռնման և նույն մակարդակի շփման հնարավորությունը։ Հետևեք, թե ինչ տերմիններ, հաղորդակցման ոճ և հասցե է օգտագործում ձեր զրուցակիցը:

• Ուրախ արձակուրդ

Եթե ​​շփումը տեղի է ունենում պաշտոնական տոների շուրջ կամ ընթացքում, արժե շնորհավորել զրուցակցին։ Սրանք գործարար նամակագրության կանոններն են։ Օգտակար է նաև իմանալ, թե երբ է ձեր հակառակորդի ծննդյան օրը:

• Երախտագիտություն

Տարրական քաղաքավարությունը կլինի երախտագիտության խոսքեր՝ ի պատասխան շնորհավորանքի, հրավերի կամ բացատրության:

Հաշվի առնելով վերը նշված բոլոր հատկանիշները, դժվար չի լինի կապ հաստատել ձեր զրուցակցի հետ և բարենպաստ կարծիք կազմել ձեր մասին։

Բիզնես գրելու կանոնների կարևորությունը

Փաստորեն, ուղարկված ցանկացած նամակ, Բիզնես քարտ, ցուցադրելով մեր ընտրած բիզնես դիրքը: Որպեսզի նա պարկեշտ տեսք ունենա, հարգանք և վստահություն ներշնչի, և բանակցությունները ուղեկցվեն խնդիրների լուծման հարմարավետությամբ և արդյունավետությամբ, լավ վարքագծի կանոնների իմացությունը և դրանց մշտական ​​պահպանումը հաջողության անսասան երաշխիք է:

Ինտերնետում կամ նամակագրության ցանկացած նամակագրության դեպքում կիրառվում են նույն խիստ չափանիշները, ինչ հեռախոսով կամ անձնական բանակցությունների ժամանակ: Սկզբունքները, որոնց վրա կառուցված է փոխգործակցությունը.

• հակառակորդների միջև փոխադարձ հարգանք դիմացինի անձի և գործարար դիրքի համար.
• ուշադրություն հակառակորդի բիզնես շահերին.
• գաղտնիության պահպանում;
• ճշտապահություն կարևոր առաջադրանքները լուծելիս.

Գործնական նամակագրությունը անհրաժեշտ է, քանի որ.

• նամակ ուղարկելիս պատասխան չկա, նույնիսկ եթե դա ենթադրվում էր.
• նամակները կորչում են ավելորդ տեղեկատվության հոսքի մեջ, և աշխատակիցները անընդհատ զանգում են միմյանց՝ խնդրելով ստուգել իրենց փոստը.
• կարդալուց հետո էլլիովին անհասկանալի է, թե ինչ է ձեզանից անհրաժեշտ;
• Հաղորդագրություններում մանրամասների առատության և տեղեկատվության քաոսի պատճառով մտքերը շփոթվում են, և բարդ հարցը երբեք չի լուծվում:

Դուք կարող եք շատ ազատ ժամանակ խնայել, եթե իրականացնեք ընդհանուր կանոններգործարար նամակագրության վարում. Սա կօգնի խուսափել վերը նշված խնդիրներից:

Գործնական շփումն առանց նամակագրության հնարավոր չէ պատկերացնել, քանի որ համագործակցության հարցերը լուծելու համար անձնական հանդիպում միշտ չէ, որ հնարավոր է։ Առավել հրատապ խնդիրները գործարար նամակագրություն

Գործնական շփումն առանց նամակագրության հնարավոր չէ պատկերացնել, քանի որ համագործակցության հարցերը լուծելու համար անձնական հանդիպում միշտ չէ, որ հնարավոր է։ Գործարար նամակագրությունը օգնում է լուծել ամենահրատապ խնդիրները կարճ ժամանակ, սակայն էթիկետի կանոններին չպահպանելը կամ նամակի անտրամաբանական կառուցվածքը կարող է վնասել գործընկերությանը կամ օտարել պոտենցիալ հաճախորդին: Ինչպես պաշտոնական բանակցություններում, այնպես էլ կան որոշակի կանոններ՝ նամակի ձևաչափը և հաղորդակցման ոճը։

Գործարար նամակագրության վարման ընդհանուր կանոններ

1. Նամակ գրելուց առաջ որոշեք դրա բնութագրերը.

նամակի տեսակը (ծածկույթ, երաշխիք, պատվեր, հիշեցում, ծանուցում և այլն, ներկայացման նամակ կամ պատասխանի հրավերը);

հասցեատիրոջ համար մատչելիության աստիճանը (արդյոք դուք կարող եք նշել բոլոր անհրաժեշտ կետերը մեկ տառով, թե ձեզ անհրաժեշտ կլինի երկրորդ, պարզաբանող մեկը);

առաքման հրատապությունը (եթե նամակը հրատապ է, ավելի լավ է այն ուղարկել պատվիրված փոստով կամ էլ. փոստով):

2. Ստեղծեք նամակ՝ օգտագործելով առկա ձևանմուշները, հիմնվելով իր տեսակի վրա, ինչպես նաև ապավինել ԳՕՍՏ Ռ 6.30-2003: «Փաստաթղթավորման միասնական համակարգեր. Կազմակերպչական և վարչական փաստաթղթերի միասնական համակարգ. Փաստաթղթային պահանջներ»:

3. Ցանկացած բիզնես նամակ ունի հետևյալ ընդհանուր կառուցվածքը.

• ուղարկող կազմակերպության անվանումը.
• գրելու ամսաթիվը;
• ստացողի հասցեն, կոնկրետ թղթակցի նշում.
• բացման հասցե;
• նամակի թեմայի և նպատակի նշում.
• հիմնական տեքստ;
• եզրակացություն (քաղաքավարության բանաձև);
• ուղարկողի ստորագրությունը;
• հայտի և պատճենների բաշխման նշում (եթե այդպիսիք կան):

4. Գործնական նամակ պատրաստելիս օգտագործեք տեքստի խմբագիր Microsoft Word:

օգտագործել Times New Roman տառատեսակը, տառաչափը 12-14 միավոր, տողերի տարածությունը՝ 1-2 միավոր;

Տեղադրեք նամակի էջերի համարները ներքևի աջ կողմում;

A4 ձևաչափով տեքստ տպելիս օգտագործեք 1,5–2 տողերի տարածություն, A5 ձևաչափով կամ ավելի քիչ՝ մեկ տող: Մանրամասները միշտ մուտքագրվում են մեկ տողով:

5. Եթե ​​դուք խոսում եք կազմակերպության անունից և մտադիր եք տպագիր նամակ ուղարկել, համոզվեք, որ օգտագործեք ընկերության բլանկեր, քանի որ դրա առկայությունը կլինի ձեր ընկերության այցեքարտը։ Հատուկ զգույշ եղեք պաշտոնական ձևաթուղթ պատրաստելիս, այս հմտությունը պետք է պարտադիր լինի գրասենյակի ցանկացած աշխատակցի համար:

6. Միջազգային նամակագրության համար նամակը պետք է գրված լինի հասցեատիրոջ լեզվով կամ անգլերենով(որպես ամենատարածվածը գործնական հարաբերություններում):

7. Պահպանեք ճիշտ, գործնական տոն. Նամակը սկսեք հասցեով, որը, կախված թղթակցի հետ ձեր մտերմության աստիճանից, կարող է սկսվել կամ «Հարգելի + լրիվ անուն» կամ «Հարգելի + լրիվ անուն» բառերով։ Հիշեք, որ հասցեի կամ հասցեատիրոջ նշման բառերը ոչ մի դեպքում չպետք է կրճատվեն (օրինակ՝ «հարգվում է» որպես «uv» կամ «բաժնի պետին»՝ որպես «բաժնի վարիչ») - սրանք բիզնեսի վարվելակարգի կանոններն են: Միշտ ավարտեք ձեր նամակը համագործակցության համար շնորհակալություն հայտնելով: Ստորագրությունից առաջ պետք է լինի «Հարգանքներով…» կամ «Հարգանքներով ձեր…» արտահայտությունը: Պաշտոնական նամակագրության մեջ «ձեզ» դիմելն անընդունելի է, նույնիսկ եթե թղթակցի հետ ընկերական հարաբերություններ եք պահպանում։

8. Զգուշորեն ընտրեք ձեր բառապաշարը, խուսափեք անճշտություններից և երկիմաստ արտահայտություններից և պրոֆեսիոնալիզմի չափից դուրս օգտագործումից. Նամակը պետք է հասկանալի լինի։

9. Նամակի բովանդակությունը բաժանեք իմաստալից պարբերությունների, որպեսզի այն ծանր ու դժվար չհասկանա ստացողի համար. Հետևեք կանոնին՝ առաջին և վերջին պարբերությունները պետք է պարունակեն ոչ ավելի, քան չորս տպագիր տող, իսկ մնացածը՝ ոչ ավելի, քան ութ:

10. Պատասխանել բիզնես նամակներին ըստ ընդունված էթիկետի.գրավոր հարցման համար՝ ստանալուց հետո 10 օրվա ընթացքում. Ֆաքսով կամ էլեկտրոնային փոստով ուղարկված նամակների համար՝ 48 ժամվա ընթացքում, բացառությամբ հանգստյան օրերի:

Ներկազմակերպչական գործարար նամակագրություն

Ընկերության աշխատակիցների միջև գործարար նամակագրությունը ավելի պարզեցված է երրորդ կողմին ուղարկված նամակագրության համեմատ:

• լինել հակիրճ;
• լինել բիզնես բնույթ;
• նամակում պետք է նշվի ամսաթիվը.
• Նամակի վերջում կա քաղաքավարության բանաձև և ստորագրություն.

Ներկազմակերպչական բիզնես նամակագրության օրինակ կարող է լինել մենեջերի կամ թիմի անունից շնորհավորական նամակը՝ ուղղված օրվա հերոսին կամ առաջխաղացում ստացած աշխատակցին:

Նախագծերը գրավոր քննարկելիս սովորաբար օգտագործվում են բիզնես նամակի միայն մի քանի պարտադիր տարրեր՝ նշելով թեման, բողոքարկումը, ամփոփումհարցի էությունն ու քաղաքավարության բանաձեւը՝ տպագիր ստորագրությամբ.

Հիշեք, որ նամակի ձևը և պահանջվող ձևանմուշդուք պետք է ընտրեք՝ ելնելով գործարար նամակագրության մակարդակից և տեղեկատվության տեսակից, որը ցանկանում եք տրամադրել ստացողին:

Գործնական նամակը ուղարկողի, նրա այցեքարտի հոգեբանական դիմանկարն է, ինչպես նաև ընկերության իմիջի և հեղինակության մի մասը: Ինչպես պաշտպանվել այս ամենից հրաժարվելու հեռանկարից՝ մեր հոդվածում։

Տատյանա Նիկոլաևա,

Բիզնես էթիկետի առաջատար փորձագետ Մոսկվայի բանակցային ուսումնական կենտրոնում

Էլեկտրոնային նամակագրության կանոններՀամար Գործարար մարդիկ– սա մի տեսակ գործիք է, որը թույլ է տալիս «բռնել ընկերության դեմքը» և արտացոլել նրա կերպարը գործընկերների հետ շփման մեջ: Ինչ հիմնական կանոններըԱրդյո՞ք բիզնես էլեկտրոնային նամակագրությունը պետք է հաշվի առնվի առևտրականների կողմից: Եկեք մանրամասն նայենք, քանի որ սա իսկապես հսկայական դեր է խաղում:

Կանոն 1. Նշեք նամակի թեման

Հենց այս չափանիշով է, որ զբաղված մարդն է որոշում, թե որ նամակը բացել առաջինը։ Բացի այդ, էլեկտրոնային նամակագրության այս կանոնը զրուցակցին հնարավորություն է տալիս նամակագրության հոսքերի մեջ գտնել ցանկալի տառը։ Օրինակ, հարմար է ստանալ նամակներ, որոնց թեմայի տողերը արտացոլում են նույն գործընթացի տարբեր կազմակերպչական կողմերը:

Օրինակ՝ «Մասնակցային փաստաթղթերի փաթեթ», «Ցուցահանդեսին մասնակցության վճարման հաշիվ», «Հուշագիր ցուցահանդեսի մասնակցին», «Ցուցահանդեսային տաղավարների դասավորության դիագրամ» և այլն։ Եթե ամբողջ նամակագրությունը կատարվել է «Մասնակցություն» թեմայով։ ցուցահանդեսը», գտնել պահանջվող նամակը ընդարձակ նամակագրության մեջ, շատ ավելի դժվար կլիներ:

Կանոն 2. Մի մոռացեք հասցեի և ողջույնի մասին

Այստեղից պետք է սկսվի նամակը: Ավելի լավ է դա անել հետևյալ ձևով. «Բարի լույս, հասցեատիրոջ անուն (հայրանուն)»: «Բարի օր» -ի խոշոր դիզայնը: Ավելի լավ է չօգտագործել այն։ Ճիշտ չէ նաև նշել հետևյալ ձևակերպումը. «Բարև, պարոն Իվանով»։ Գործարար միջավայրում առողջության մասին չեն խոսում։ Եթե ​​նամակն ուղղված է մի խումբ մարդկանց, կարող եք օգտագործել հավաքական բառ՝ «Հարգելի պարոնայք»: կամ «Գործընկերներ»: Առանց կապի կարող եք անել միայն ինտենսիվ նամակագրության դեպքում հարցուպատասխանի ռեժիմում, ինչպես Skype-ով շփվելիս։

Արտահայտություններ, որոնք չպետք է օգտագործվեն նամակագրության մեջ

Եթե ​​էլփոստը ձեր կազմակերպության համար առաջատար առաջացնող ալիք է, ահա 11 արտահայտություն, որից «Commercial Director» ամսագրի խմբագիրները խորհուրդ են տալիս շտապ ազատվել։

Կանոն 3. Հիշեք, որ կարճությունը տաղանդի քույրն է

Եթե ​​նամակի թեման պահանջում է բացատրություն և մանրամասնություն, խնդրում ենք նշել պահանջվող պարամետրերը. Այնուամենայնիվ, դրա վրա շատ ջուր մի լցրեք, գրեք հատուկ: Իդեալական տարբերակը կլինի փոքրիկ նամակը, որում համաձայն եք հասցեատիրոջ հետ հեռախոսազրույցկամ հանդիպում, որտեղ դուք կարող եք քննարկել բոլոր մանրամասները:

Կանոն 4. Գրելու ոճը՝ բիզնես, տոնը՝ չեզոք

Ի տարբերություն դեմ առ դեմ շփման և հեռախոսային խոսակցությունների, որտեղ դուք ունեք սցենար, ձեր հասցեատերը ոչ միայն ձեզ չի տեսնում, այլև չի լսում։ Դուք չեք կարող լրացնել ձեր խոսքերը դեմքի արտահայտություններով, ինտոնացիայով կամ այլ ոչ խոսքային ազդանշաններով: Հետևաբար, խստորեն պահպանեք բիզնես էլեկտրոնային նամակագրության այս կանոնը: Օրինակ, զրույցի ընթացքում որոշակի ինտոնացիայով արտասանված «էլ ինչ է քեզ պետք ինձնից» արտահայտությունը ցանկություն կհայտնի իմանալու պարտականությունների կամ գործողությունների ամբողջ ցանկը: Իսկ գրավոր ձեւով կարելի է կարդալ այսպես. «Ինչքա՞ն կարող ես ինձ բեռնել. Խիղճ ունեցե՛ք»։

Հետևաբար, եթե պատրաստ եք հետագա գործողությունները, ավելի լավ է միշտ օգտագործել այս կանոնը էլեկտրոնային նամակագրության համար։ Գրեք այսպես. «այլ ինչպե՞ս կարող եմ օգտակար/օգտակար լինել»: Եթե ​​դուք ցանկություն չունեք մասնակցելու հետագա գործընթացին, ապա պետք է դա ճիշտ ասեք։ Օրինակ, այսպես. «Գործընկերներ, հաշվի առնելով մեկ այլ նախագծում իմ մեծ ծանրաբեռնվածությունը, ես շնորհակալ կլինեմ, եթե դուք ...», ապա նկարագրեք ձեր ցանկությունները. «ազատեք ինձ այս նախագծի հետագա աշխատանքից», «նկարագրեք ինձ»: պարտականությունների ամբողջ շրջանակը, որպեսզի կարողանամ պլանավորել իմ աշխատանքը»: Միևնույն ժամանակ, կարևոր է հաշվի առնել ենթակայությունը. եթե դուք նամակագրում եք ձեր մենեջերի հետ, ստուգեք նրա հետ այս աշխատանքի առաջնահերթությունը:

Կանոն 5. Տեքստում դրոշմեք էմոցիոնների քանակը

Սա գործարար մարդկանց միջև էլեկտրոնային նամակագրության հիմնարար կանոնն է: Որոշ ընկերություններ խստիվ արգելում են էմոցիոնների օգտագործումը։ Եթե ​​ձեր կազմակերպությունը դրանցից չէ, օգտագործեք այս պատկերակները, բայց շատ ուշադիր: Ի վերջո, «էմոտիկոնները» հույզերի խորհրդանիշներ են, որոնք պետք է չափաբաժին լինեն բիզնես միջավայրում: Նամակում մեկ պատկերակը բավական է, որպեսզի զրուցակիցը հասկանա ձեր զգացմունքները: Էլեկտրոնային նամակագրության այս կանոնը նույնպես կիրառվում է բիզնես հաղորդակցություն Skype-ում և ICQ-ում:

Կանոն 6. Մի մոռացեք էլեկտրոնային ստորագրության մասին

Ցանկացած (ոչ միայն առաջին) նամակի վերջում պետք է լինի ստորագրություն, որը պարունակում է ուղարկողի անունը և պաշտոնը, նրա աշխատանքային կոնտակտները և ընկերության լոգոն: Սա լավ ձև է և կորպորատիվ մշակույթի առկայության ցուցանիշ:

Կանոն 7. Նամակն ուղարկելուց առաջ նորից կարդացեք: Ուղղեք սխալներն ու տառասխալները

Անփութությունը չէ լավագույն որակգործարարի համար.

Կանոն 8. Նամակագրությանը պատասխանեք 24 ժամվա ընթացքում

Եթե ​​ձեզ ավելի շատ ժամանակ է պետք, ապա պետք է գրեք այդ մասին 24 ժամվա ընթացքում։ Ուղարկելուց հետո լավ կլինի կապ հաստատել նամակը ստացողի հետ և համոզվել, որ նա ստացել է այն և երբ սպասել նրանից պատասխան։

Կանոն 9. Հաստատեք նամակների ստացումը հավելվածներով

Ստուգեք, արդյոք դրանք ճիշտ են բացվում: Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ ընկերության ղեկավարները չպետք է որևէ գովազդային առաջարկ կամ հղում ուղարկեն իրենց (եթե դրանք քննարկման առարկա չեն):

Ավելի լավ է նման նամակներ ուղարկել վաճառքի մենեջերի անունից՝ նամակի մարմնում համապատասխան ծանուցմամբ։

Կանոն 10. Նամակագրությունն ավարտվում է նրանով, ով սկսել է այն

Վերջին նամակն ուղարկվում է նամակագրության նախաձեռնողի կողմից։ Նույնիսկ եթե բոլոր հարցերն արդեն քննարկվել են, գրեք ձեր գործընկերոջը երախտագիտության խոսքեր արդյունավետ համագործակցության և օպերատիվ արձագանքների համար: Վերջում դուք կարող եք ցանկանալ Լավ տրամադրություն ունեցեքև արդյունավետ շաբաթ: Այնուամենայնիվ, միայն այն դեպքում, եթե դուք ունեք սերտ և երկարաժամկետ հարաբերություններ ստացողի հետ: Մնացած բոլոր դեպքերում ավելի լավ է նշել. «Լավագույն ցանկություններով»: