ثالثا. هيكل محادثة الأعمال

محادثة تجارية –نوع من الاتصالات الرسمية بين الأشخاص التي تنطوي على تبادل المعلومات ووجهات النظر والآراء التي تهدف إلى حل بناء لمشكلة معينة.

حسب الهيكل والمدة والوظائف يتم تمييزها:

1. محادثة العمل الفعلية عبارة عن اتصال قصير الأمد، يدور بشكل أساسي حول موضوع واحد.

2. محادثة عمل - تبادل طويل للمعلومات ووجهات النظر، وغالبًا ما يكون مصحوبًا باتخاذ القرار.

3. المفاوضات – المناقشة بهدف التوصل إلى اتفاق بشأن أي قضية.

4. مقابلة – محادثة مع صحفي مخصص للطباعة والإذاعة والتلفزيون.

اعتمادا على توفر الوسائل التي تتوسط الاتصال يمكننا أن نميز:

1. محادثة عمل الاتصال - حوار مباشر "مباشر".

2. المحادثة الهاتفية (البعيدة) باستثناء التواصل غير اللفظي.

تحت محادثة عمليشير إلى التواصل اللفظي بين الأشخاص، والذي يتضمن تبادل وجهات النظر ووجهات النظر والآراء والمعلومات التي تهدف إلى حل مشكلة معينة. يتم تحديد طبيعة المحادثة التجارية، وخصائص مسارها، وموضوعات القضايا التي تمت مناقشتها من خلال المصالح المهنية والتجارية للمشاركين فيها، وكذلك نوع العلاقة بين المحاورين - عموديًا أو أفقيًا.

تهدف المحادثات التجارية إلى تنفيذ الوظائف التالية:

البحث عن اتجاهات جديدة وبدء أحداث واعدة؛

تبادل المعلومات؛

السيطرة على الأنشطة التي بدأت؛

التواصل المتبادل بين العاملين من نفس بيئة العمل؛

البحث والتطوير الفوري لأفكار وخطط العمل؛

الحفاظ على الاتصالات التجارية على مستوى المؤسسات والشركات والصناعات والبلدان.

تصنيف المحادثات

حسب مجال الاستخدام، يتم تقسيم المحادثات (المحادثات) بشكل تقليدي للمنزل والأعمال. ترتبط المحادثات اليومية بحياتنا اليومية، بالحياة اليومية، بحل القضايا المنزلية والاقتصادية.

ترتبط محادثات العمل بالتواصل في العمل وأداء الواجبات الرسمية وحل مشاكل الإنتاج.

وفقا لطبيعة البيئة التي تتم فيها مناقشة بعض القضايا، يمكن إجراء محادثات عمل الرسمية وغير الرسمية، أولئك. مع أو بدون الامتثال لقواعد وإجراءات معينة. يمكن إجراء محادثات العمل في المكتب، في مكان العمل، في غرفة الطعام، في المطعم، أثناء المشي، وليمة ودية، وما إلى ذلك.

بناءً على طبيعة القضايا التي تمت مناقشتها، تعتبر الأنواع التالية من محادثات الأعمال هي الأكثر شيوعًا:

- شؤون الموظفين (التوظيف، الفصل، إعادة التعيين)؛

- تأديبي، المتعلقة بانتهاك انضباط العمل، والتهرب من الواجبات الرسمية، وما إلى ذلك؛

- التنظيمية, تحديد التكنولوجيا اللازمة لإكمال المهمة؛

- مبدع، مكرس لتطوير مفهوم مشروع معين أو مهمة أو ما إلى ذلك.

وينبغي إيلاء اهتمام خاص للمحادثات أثناء استقبال الزوار.

دعونا نلقي نظرة فاحصة على بعض هذه الأنواع من المحادثات التجارية.

محادثات الموظفين

هذه المحادثات لها أهمية خاصة عند التقدم للحصول على وظيفة. وتسمى هذه عادة المقابلات. هناك تقنيات معينة لإجراء مثل هذه المقابلات. على سبيل المثال، كتب A. A. Romanov في كتاب "قواعد المحادثات التجارية": "في جوهرها، تتلخص أي مقابلة عمل في 8 أسئلة أساسية والإجابات المقابلة لها." ما هي هذه الأسئلة؟

1. اي نوع من الاشخاص انت؟

يطلب القائم بإجراء المقابلة من مقدم الطلب أن يتحدث عن نفسه، فهو يريد أن يعرف أكبر قدر ممكن عن مقدم الطلب

2. لماذا تبحث عن وظيفة؟

من المهم للمدير أن يفهم أسباب البحث عن وظيفة جديدة والمنطق الكامن وراءها.

3. كيف يمكنك المساعدة؟

يكتشف المدير مدى تحديث مقدم الطلب لشؤون المنظمة التي يريد العمل فيها.

4. ما هي نقاط قوتك؟

ومن الضروري أن يؤكد المتقدم وجود هذه الصفات بأمثلة من أنشطته العملية وحياته اليومية. من المستحسن دعوته لوصف سلوكه في أحد حالات الصراعفي مؤسستك.

5. ما هي الخاصة بك الجوانب الضعيفة?

يتيح لك هذا السؤال معرفة مدى صراحة المرشح وصدقه وتوازنه النفسي لشغل منصب شاغر، وكيفية التعلم من أخطائه.

6. ما هو نوع الرئيس الذي تعتقد أنه يجب أن يكون عليه الرئيس؟

يجب أن تكون حذرًا من الإجابات التي يسعى فيها مقدم الطلب إلى إظهار مرونته وعدم التعارض.

7. ما هي أعظم إنجازاتك؟

إذا لم يكن المرشح قادرا على تسمية نجاح كبير واحد على الأقل، فمن غير المرجح أن يكون جاهزا للعمل الجاد والمسؤول.

8. ما الراتب الذي يمكن أن تتوقعه؟إذا قلل مقدم الطلب من مقدار أجره، فإن ذلك غالباً ما يشير إلى عدم ثقته في مؤهلاته. يقترحه مقدم الطلب مستوى عالقد يشير الدفع إلى تقديره العالي لذاته وافتقاره إلى الإحساس بالواقع. عادة ما يحدد المرشح الجاد الحدود الدنيا والعليا للدفع.

لا تتعلق هذه الأسئلة بشكل أساسي بمحتوى العمل المستقبلي، لذلك عند الانتهاء من المحادثة مع مقدم الطلب، من المستحسن أن تسأله شيئًا كهذا: “هل ترغب في مناقشة أي شيء لم نذكره في المحادثة؟ " ستظهر الإجابة على هذا السؤال موقف المرشح تجاه العمل المستقبلي.

لكي تكون المقابلة فعالة، يجب أن يكون لدى المدير وصف لمكان العمل في متناول اليد، المسمى الوظيفيمع الإشارة إلى متطلبات هذه الوظيفة. قبل المقابلة، قد يُطلب من مقدم الطلب كتابة نموذج طلب مكتوب.

يعتمد نجاح المقابلة إلى حد كبير على امتثال المشاركين لقواعد سلوك أخلاقية معينة. وهنا بعض منها:

· يجب أن تبدأ المقابلة في وقت محدد بدقة. يجب إخطار مقدم الطلب مسبقًا بمكان وتاريخ ووقت الاجتماع؛

· أولئك الذين يأتون لإجراء مقابلة يجب أن تتاح لهم الفرصة لترتيب أنفسهم.

· ينبغي لصاحب المكتب أن ينهض لتحية الداخل، ويبتسم ترحيباً، ويمد يده للمصافحة، ويعرض عليه الجلوس، ويريح نفسه؛

· يجب أن تفكر في الترتيب المكاني للمدير ومقدم الطلب في المكتب؛

· من المهم أن تكسب محاورك، لتساعده في التغلب على الصلابة والحرج في بيئة جديدة؛

· يجب على المدير أن يخاطب المرشح لوظيفة شاغرة باسمه الأول وكنيته.

المحادثة عند مغادرة العمل.في أغلب الأحيان، يتعين على المرء في أنشطة الإنتاج التعامل مع حالتين نموذجيتين:

1. يتخذ الموظف بنفسه قرار مغادرة مكان العمل هذا؛

2. تقرر إدارة المنظمة فصل الموظف لديها.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن طرد الشخص من العمل، بغض النظر عن الوضع، يرتبط دائمًا بالمخاوف والهموم والمتاعب والصراعات في كثير من الأحيان.

تحدد هذه المواقف إلى حد كبير طبيعة مقابلة الفصل.

في الحالة الأولى، من المهم معرفة أسباب الفصل ودوافعه. وبناءً على ذلك، قم ببناء محادثة مع الشخص الذي قدم خطاب الاستقالة. إنه شيء واحد عندما يستقيل شخص لأسباب موضوعية: لأسباب عائلية، لأسباب صحية، بسبب تغيير مكان الإقامة، الانتقال إلى وظيفة أخرى تتعلق النمو المهنيإلخ. كلمات الشكر الدافئة على العمل الجيد، وكلمات الفراق الطيبة، وتمنيات النجاح في المجال الجديد ستكون ممتعة للشخص المستقيل وسوف يغادر انطباع جيدعن المنظمة.

إنها مسألة أخرى عندما يقدم شخص ما خطاب استقالة في حالة من الإثارة العاطفية، تحت تأثير عوامل ذاتية مثل الاستياء تجاه المدير أو الزملاء بسبب المعاملة غير العادلة المزعومة، والتذمر، وما إلى ذلك. بالنسبة لمعظم الناس، لا يعد هذا الفصل نتيجة مرغوبة، على الرغم من أنه غالبًا ما يصبح كذلك. لذلك يحتاج المدير إلى تحديد موقفه فيما يتعلق بحقيقة الفصل ويقرر بنفسه ما إذا كان سيقنع الموظف بالبقاء أم لا. من المهم خلق جو ملائم وودود لإجراء محادثة عمل بناءة، ومحاولة حل الخلافات القائمة، وكذلك استخدام المحادثة لمناقشة الظروف نشاط العملطبيعة العلاقات في الفريق. قبل الاجتماع مع المدير، من المستحسن دعوة أصدقاء عمله، الأشخاص الذين يتمتعون بثقته وسلطته، للتحدث مع الشخص المغادر.

الفصل بقرار من الإدارة.الوضع الأكثر شيوعًا في هذه الحالة هو تقليل عدد الموظفين في المنظمة. ينظر إلى هذا الوضع بشكل مؤلم للغاية من قبل جميع المشاركين في هذا الحدث، وخاصة أولئك الذين يخضعون بشكل مباشر لتسريح العمال. عند التحدث مع مثل هذا الشخص، من المهم ليس فقط طمأنته والقول إن الإدارة ليست هي المسؤولة، ولكن محاولة حل المشكلة للموظف ومناقشتها معه الخيارات الممكنة مزيد من الإجراءات، تقديم عروض عمل محددة.

يجب أيضًا طرد الأشخاص بسبب تقاعد الشخص، بسبب الانتهاكات الجسيمة للانضباط التي يرتكبها الموظف، وكذلك بسبب ظروف أخرى. في كل هذه المواقف، لا يُنصح بالإدارة أن تتخذ موقف تقديم الأعذار والشعور بالذنب والندم، ولا ينبغي لها التلفظ بعبارات مثل "نحن بالطبع كنا سنتركها لك، ولكن..."، إلخ. وهذا يعطي الأمل للانهزامي، ويحاول أن يجد أنواع مختلفةأسباب البقاء. وقد يجد المدير نفسه في موقف حرج.

عند إجراء مناقشات تجارية عند الفصل، يوصى باتباع عدد من القواعد الأخلاقية.

1. لا ينبغي عليك دعوة الموظف المفصول إلى محادثة عشية عطلات نهاية الأسبوع أو العطلات.

2. من الأفضل إجراء المحادثة في مكتب المدير، وليس في مكان العمل بحضور موظفين آخرين.

3. لا ينبغي أن تكون هذه المحادثة طويلة. يعتقد الخبراء أنه لا يمكن أن يستمر أكثر من 20 دقيقة.

4. إن نغمة المحادثة المقيدة والصحيحة والودية في نفس الوقت ستسمح للمشاركين بتجنب تفاقم العلاقات وتخفيف التوتر وتخفيف التوتر.

يشمل الموظفين المحادثات المتعلقة بتغيير المنصب الرسمي للموظف.يمكن أن تكون الحركات داخل الموضع عموديًا وأفقيًا. عادةً ما تجعل الترقية الموظف سعيدًا، ويزعجه تخفيض رتبته، وغالبًا ما يتعامل الشخص بهدوء مع الانتقال إلى وظيفة أخرى مرتبطة بالوظيفة السابقة. ومع أخذ ذلك في الاعتبار، يجب على القائد بناء استراتيجية وتكتيكات لسلوكه أثناء المحادثة. الأشخاص الذين يتم إعفاؤهم من منصب قيادي، ولكنهم يظلون يعملون في فريق، يحتاجون إلى اهتمام خاص. كقاعدة عامة، يواجه المديرون السابقون صعوبة بالغة في التعامل مع التغيير في وضعهم. لذلك، علينا أن نحافظ على كبرياء الشخص، ونؤكد على موقف محترم تجاهه، وإذا أمكن، يجب أن يحتفظ، على الأقل لأول مرة، ببعض المزايا وحتى سمات سلطته السابقة (مكتب، مكتب منفصل، الهاتف، الخ.).

محادثة تأديبية

إن إجراء مثل هذه المحادثات يتطلب من القائد أن يتمتع بقدر كبير من ضبط النفس واللباقة والشعور بالتناسب، فضلاً عن الحزم والثقة والنزاهة.

عند التحضير للاجتماع، يجب أن تفهم الموقف تمامًا، وأن تجمع المعلومات الضرورية وتحللها. في بداية المحادثة، يجب عليك إعطاء الموظف الفرصة لشرح سبب تصرفه. ومن المرجح أنه سيجلب حقائق جديدة. فإذا كانت الأسباب صحيحة فلا بد من بعض الإجراءات، وإذا كانت إهمالاً وخيانة الأمانة فأخرى.

عند إجراء محادثات تأديبية، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه من الضروري إدانة تصرفات وتصرفات الموظفين، وانتقاد الأخطاء وسوء التقدير، وليس صفاتهم الشخصية. إن "الضرب" و"التفريق" والهجمات المسيئة والشتائم وإهانة شعور العمال بالكرامة هي أمور غير مقبولة. يُنصح بإجراء مثل هذه المحادثات وجهاً لوجه في جو سري. ينصح الخبراء، عندما يكون ذلك مناسبًا، باستخدام مثال "الساندويتش" أثناء المحادثة - مع الإدلاء بملاحظات انتقادية بين المجاملات - وإذا أمكن، إنهاء المحادثة بملاحظة ودية.

شرط مهمإجراء محادثات تأديبية - لا تتحدث مع الموظف على الفور، "في أعقاب"، في حرارة العواطف، في حالة متحمس. رغم أنه لا ينصح بتأجيل المحادثة لأكثر من 48 ساعة.

محادثات المشكلة

يمكن وصف المحادثات الناجمة عن الحاجة إلى حل حالات الصراع المختلفة التي تنشأ في المنظمة بأنها إشكالية. الميزة الأكثر أهميةمحادثات المشكلة هي تحليل عميق وشامل للصراع وتوضيح أسباب وظروف حدوثه والنظر فيه الممارسة الاجتماعيةحل مثل هذه الصراعات والبحث عن حل متوازن ومستنير.

المحادثات التنظيمية

هذا هو اسم المحادثات التي تتم خلالها مناقشة تقنية أداء مهمة إنتاج معينة، وتحليل النتائج التي تم الحصول عليها، والتعبير عن الاعتبارات الحاسمة فيما يتعلق بحل المهام المعينة.

عند إجراء مثل هذه المحادثة، من المهم أن نأخذ في الاعتبار أن رد فعل المحاور على المطالب المقدمة قد يكون مختلفا. بعض الموظفين، الذين يهتمون بمستقبلهم وآفاق المنظمة، مستعدون لسماع وقبول النقد ومحاولة تغيير أنفسهم أو الوضع الذي يتحملون المسؤولية عنه. يحاول البعض الآخر تحويل المسؤولية بالكامل إلى الآخرين. لا يزال البعض الآخر لا يقبل النقد على الإطلاق، وهم واثقون من أنهم على حق ويحاولون ترك كل شيء دون تغيير. لهذا سلوك الكلامسيكون القائد مختلفًا أيضًا.

1. المدير، الذي يشعر بردود فعل إيجابية من الموظف، يشرح بهدوء ما يجب القيام به. يجدون التفاهم المتبادل ويتوصلون إلى اتفاق.

2. إدراك أن الموظف يتهرب ببساطة من المسؤولية، يجب على المدير أن يدرج على وجه التحديد تصرفات الموظف لإكمال المهمة، الأمر الذي لن يسمح بنقل المسؤولية إلى الآخرين في المستقبل.

3. إذا كان الموظف لا يقبل النقد البناء ويدافع بعناد عن حقه، فلا ينبغي للمدير أن يحاول تغيير أي شيء، ولكن ببساطة يقدم خيارًا جديدًا تمامًا.

المحادثات الإبداعية

تتضمن مثل هذه المحادثات تطوير مفهوم عام لعمل المنظمة، ومناقشة مبادئ تنفيذ البرامج والمشاريع والمهام المختلفة وما إلى ذلك. إنها تسمح لنا بتحديد آفاق تطوير هذا الهيكل والمساعدة في تحسين جودة العمل. في المحادثات الإبداعية، يتم تقدير بشكل خاص أصالة التفكير، وأصالة التعبير عن الأفكار، والقدرة على إيجاد حجج مقنعة والدفاع عن موقفهم، وإنشاء بنك للأفكار، وهروب خيال المحاورين.

المحادثات مع الزوار

التواصل مع الزوار له خصائصه الخاصة التي يجب مراعاتها في الأنشطة العملية.

بادئ ذي بدء، من الضروري معرفة الغرض من الزيارة، وفهم سبب الزيارة، وفهم جوهر المشكلة المقترحة، الطلب، الاقتراح. وللقيام بذلك، يجب عليك الاستماع بعناية إلى محاورك، وتحديد قدراتك في حل هذه المشكلة واتخاذ موقف محدد.

في أغلب الأحيان تواجه الخيارات التالية:

1) يقوم المدير خلال المناقشة بحل مشكلة الزائر بشكل إيجابي؛

2) يقوم المدير بتفويض حل المشكلة للآخرين المسؤولين;

3) عدم قدرة المدير على حل المشكلة هذه اللحظةويحدد الوقت اجتماع جديد;

4) اضطر المدير إلى رفض طلب الزائر؛

5) لا يستطيع المدير حل مشكلة الزائر على الإطلاق، بالرجوع، على سبيل المثال، إلى التشريع الحالي؛

6) لا يرغب المدير في مقابلة الزائر في منتصف الطريق لسبب أو لآخر.

وبغض النظر عن حل المشكلة، يجب على المدير إظهار أقصى قدر من الاحترام للزائر، وترك انطباع جيد عنه، وإظهار الرغبة في مساعدته.

من الصعب بشكل خاص الحوار مع شخص معادٍ، لا يريد الاستماع إلى أي حجج، والذي يمنعه استيائه أو انزعاجه من إدراك الحقائق والأحداث بشكل واقعي.

هيكل محادثة العمل:

1. التحضير لمحادثة عمل.

2. تحديد مكان وزمان الاجتماع.

3. بدء محادثة: إجراء اتصال.

4. بيان المشكلة ونقل المعلومات.

5. الجدال.

6. تفنيد حجج المحاور.

7. تحليل البدائل، والبحث عن الخيار الأمثل أو الحل الوسط، أو المواجهة بين المشاركين.

8. اتخاذ القرار.

9. تثبيت الاتفاقية.

10. اترك الاتصال.

11. تحليل نتائج المحادثة وأساليب الاتصال الخاصة بك.

التحضير للمحادثة.يتضمن الإعداد للمحادثة وضع خطة للمحادثة تعتمد على تحديد الأهداف الرئيسية للمحادثة، وإيجاد الطرق المناسبة لحل هذه المشكلات، وتحليل الإمكانيات الخارجية والداخلية لتنفيذ خطة المحادثة، والتنبؤ النتيجة المحتملةالمحادثة، وجمع المعلومات اللازمة عن المحاور المستقبلي، واختيار الحجج الأكثر إقناعا للدفاع عن موقفك، واختيار استراتيجية وتكتيكات الاتصال الأكثر ملاءمة.

تحديد مكان وزمان الاجتماعيمكن إجراء محادثة عمل بشكل مختلف اعتمادًا على مواقف المشاركين. يتم تنفيذ الموضع "العلوي" بشيء من هذا القبيل: " أنا في انتظاركم في الساعة 16:00 في مكتبي"، ولكن في "الأراضي الأجنبية" فإن تنفيذ مثل هذا الموقف أمر صعب. يتم تنفيذ الموقف "من الأسفل" كطلب: " أود التشاور معك حول متى وأين يجب أن أذهب؟الموقف "على قدم المساواة" يبدو كالتالي: " يجب ان نتحدث. دعونا نتفق على مكان وزمان لاجتماعنا."

ستزداد فرص تحقيق نتيجة ناجحة لاجتماع العمل إذا التزمت بالتوصيات التالية:

1. قم بإعداد سؤالك الأول بحيث يكون قصيرًا ومثيرًا للاهتمام ولكن ليس مثيرًا للجدل (إذا كنت بحاجة إلى الحصول على الضوء الأخضر للعديد من المقترحات والطلبات، فمن الأفضل أن تبدأ بالأكثر جدوى).

2. تحقيق الإيجاز الأمثل في عرض الأفكار، حتى لو كنت بحاجة إلى البدء من بعيد.

3. تبرير أحكامك. كلما كانت الأدلة أكثر إقناعا، كلما وافق خصمك عليك بشكل أسرع. لا تستخدم كلمات ذات معاني مزدوجة، وخاصة العبارات التي يمكن أن يساء تفسيرها.

يتضمن بدء المحادثة الاجتماع وإجراء اتصالات. نوع الاتصال "من الأعلى"، "من الأسفل"، "على قدم المساواة"، ودود، محايد، عدواني يتم تحديده حتى قبل الكلمات الأولى، اعتمادًا على كيفية دخول الشخص، وما هو موقفه ونظرته ونغمة صوته. العبارات الأولى هي. وبناء على ذلك، يمكن إجراء "لقاء الضيف" بطرق مختلفة.

"البداية الانتحارية للمحادثة" غير مقبولة، والتي يمكن أن تكون من الأنواع التالية:

1) عدم اليقين وكثرة الاعتذارات ("آسف إذا أزعجتك..."، "من فضلك، إذا كان لديك الوقت للاستماع إلي...");

2) عدم الاحترام والتجاهل إلى شريك ("دعونا نلقي نظرة سريعة عليك..."، "لقد مررت بالصدفة وحضرت لرؤيتك...");

3) عبارات "الهجوم". ("ما يجري بحق الجحيم؟")مما يجبر المحاور على اتخاذ موقف دفاعي أو عدواني.

لبدء محادثة، يتم استخدام 4 تقنيات رئيسية في أغلب الأحيان:

طريقة تخفيف التوترهدفه:

- إقامة اتصال وثيق، ويتضمن عدة عبارات لطيفة ذات طبيعة شخصية، وربما مزحة خفيفة؛

طريقة هوك:يمكن أن يكون سؤالًا غير عادي، أو مقارنات، أو انطباعات شخصية، ملخصمشاكل؛

طريقة تحفيز الخيال:طرح عدد من الأسئلة التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار في المحادثة، والهدف هو إثارة الاهتمام بالمحادثة؛

طريقة الاقتراب المباشر(الدخول مباشرة في صلب الموضوع، دون مقدمة)، ولكنه مناسب لجهات الاتصال التجارية قصيرة المدى وغير المهمة جدًا.

بيان المشكلة ونقل المعلومات.يمكن أن يكون تحديد الغرض من المحادثة مختلفًا:

يمكن ذكر الهدف كمشكلة (مناقشة المشكلة، الدعوة لتطوير حلها)، في هذه الحالة تتوزع مسؤولية حل المشكلة على كلا المتحاورين؛

يمكن أيضًا تحديد الغرض من المحادثة كمهمة أو مهمة (يتم تقديم حل جاهز يصف الموقف نفسه بإيجاز) ؛

إذا تم تعيين هدف المحادثة كمهمة، فإن الشخص مسؤول فقط عن إكمال المهمة، وما إذا كانت المشكلة نفسها سيتم حلها، فقد لا يهمه؛

في بعض الأحيان، عن قصد أو عن غير قصد، يتم التلاعب بالمحاور في المحادثة، على سبيل المثال، يتم ذكر هدف المحادثة خارجيًا على أنه مشكلة، ولكن يتم وصف موقف المشكلة نفسه بطريقة تدفع الشخص الآخر إلى حل واحد معين، أي. ويبدو أن شخصين يتقاسمان مسؤولية حل المشكلة، على الرغم من أن طريقة الحل تم تحديدها من قبل شخص واحد فقط.

هناك أيضًا "بيان هستيري للمشكلة" ("افعل ما تريد، لكن لا تدعني أسمع المزيد من الشكاوى!")، أي. الهدف هو تحويل القرار والمسؤولية عن حل المشكلة إلى شخص آخر.

فيما يتعلق بمشاكل نقل المعلومات إلى المحاور أثناء المحادثة، يمكن تقديم التوصيات التالية:

استخدم "لغة" المحاور عند نقل المعلومات إليه؛

أن تكون طريقة نقل المعلومات متوافقة مع دوافع ومستوى معلومات المحاور، ومستوى كفاءته المهنية؛

يسعى جاهدا للانتقال من المونولوج إلى الحوار، لإعطاء المحاور الفرصة لإظهار ما يعرفه، والجمع بين أنواع الأسئلة؛

لاحظ ردود أفعال المحاور خاصة ردود الفعل غير اللفظية، وبالتالي قم بتغيير سلوك البومة الخاص بك بمرونة.

لتحقيق الحجة من المهم:

· العمل بمفاهيم واضحة ودقيقة ومقنعة، ويجب أن تكون الحجج موثوقة بالنسبة للمحاور؛

· يجب أن تتوافق طريقة ووتيرة الجدال مع خصائص مزاج المحاور.

· تجنب مجرد سرد الحقائق، بل اذكر بدلاً من ذلك الفوائد أو العواقب الناشئة عن هذه الحقائق التي تهم محاورك.

إذا قوبلت حججك باعتراضات من خصومك، فعندئذ:

أ) الاستماع إلى عدة اعتراضات في وقت واحد، فإن المحاور منزعج إذا تمت مقاطعته، وحتى على أهم شيء؛

ب) لا تتسرع في الإجابة حتى تفهم جوهر الاعتراض؛

ج) اكتشف ما إذا كانت الاعتراضات ناجمة بالفعل عن وجهات نظر مختلفة أو ربما قمت بصياغة جوهر المشكلة بشكل غير دقيق؛

د) اطرح الأسئلة بطريقة تجعل المحاور يواجه الحاجة إلى الاختيار بين خيارين للإجابة.

مراحل البحث عن الحل المقبول أو الأمثل،ومن ثم القبول قرار نهائييمكن أن يتم ذلك بأسلوب التعاون والمساواة والمسؤولية المتبادلة، أو في شكل اتخاذ قرار استبدادي من قبل أحد الشركاء والموافقة الطوعية أو القسرية. لا تظهر عدم اليقين أثناء مرحلة اتخاذ القرار. إذا ترددت، فلا تتفاجأ إذا بدأ محاورك بالتردد. حافظ على هدوئك، وتمتع بالقدرة على التحليل بناءً على مواقفك. اترك دائمًا حجة واحدة قوية لدعم أطروحتك.

إصلاح الاتفاقية وترك الاتصال -المرحلة النهائية من المحادثة. يجب تلخيص نتائج المحادثة، بل من المفيد تدوين ملاحظات حول جوهر القرار في دفتر عمل بحضور شريك، أو حتى وضع بروتوكول رسمي للقرار. من المفيد تحديد مواعيد نهائية محددة وطريقة لإبلاغ بعضكم البعض بنتائج الإجراءات المخطط لها. أشكر محاورك وأهنئه على الحل الذي تم التوصل إليه. يتم الخروج من الاتصال بشكل غير لفظي في البداية - يتغير الوضع، ويحول الشخص عينيه، ويقف - وينتهي بالوداع اللفظي.

في بعض الأحيان يكون من الضروري أن نوضح للمحاور أن المحادثة قد انتهت ولا فائدة من مواصلتها. هناك تقنيات تُستخدم لتقصير المحادثة المطولة. يعتمد اختيارهم على أهمية المحادثة وحالة المحاور.

1. حذر الزائر قبل المحادثة أو قبل أن تنتهي من أن وقتك محدود وأن الزوار الآخرين في انتظارك.

2. اتفق مع سكرتيرتك على مقاطعة المحادثة وتذكيرك بالاجتماع القادم.

3. انظر إلى ساعة يدك.

التقييم الذاتي للنتائجويتيح لك مسار الاجتماع إدراك الأخطاء التي ارتكبت وتراكمها تجربة مفيدةللمستقبل، خطة مزيد من التكتيكاتتواصل. ومن المفيد أن تسأل نفسك الأسئلة التالية:

· هل حافظت على اتساق الخط الرئيسي للمحادثة؟ هل كنت قادرًا على توقع الحجج المضادة من محاورك؟

· هل فرضت حججك على محاورك عند وضع الحلول؟

· هل كانت تعليقاتك واعتراضاتك مبررة؟ لن تكون ذاتية؟

· هل كنت قادرًا على أن تكون لبقًا طوال المحادثة؟

· هل كنت قادرا على تحقيق أقصى فائدة للعمل؟ هل تمكنت من تحقيق أهدافك؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، لماذا حدث هذا؟

· كيف ينبغي عليك بناء التفاعلات المستقبلية مع هذا الشريك؟

محادثة العمل هي العنصر الرئيسي والأكثر أهمية في نشاط الإدارة. في الواقع، المحادثة هي أسرع وأرخص أشكال تبادل المعلومات. يتم تضمين عنصر "القدرة على التحدث مع الناس" (مع الزملاء والمديرين وممثلي الشركات الشريكة) في أي قائمة من الصفات التجارية الرئيسية للمدير.

وظائف محادثة الأعمالهناك مختلفة:

• بداية الأنشطة والعمليات الواعدة؛
• مراقبة وتنسيق الأنشطة والعمليات التي بدأت بالفعل؛
• تبادل المعلومات؛
• التواصل المتبادل بين العاملين من نفس بيئة العمل؛
• الحفاظ على الاتصالات التجارية على مستوى المنظمات والجمعيات والصناعات والدول بأكملها (المشاريع المشتركة، وما إلى ذلك)؛ البحث والترويج والتطوير السريع لأفكار وخطط العمل؛
• تحفيز حركة الفكر الإنساني في اتجاهات جديدة.

يمكن ويجب تعلم فن محادثة العمل. في الغرب، هناك مهنة "المتحدثين" المتخصصين الذين يعتقدون أن الاستقبال الخاص لإجراء محادثات الأعمال يسمح في 7 حالات من أصل 10 بتحقيق النجاح الكامل، وفي الباقي - نتيجة جيدة إلى حد ما.

دعنا نذكر ثلاثة شروط لمحادثة عمل ناجحة:

• القدرة على إثارة اهتمام محاورك وإقناعه بأن محادثة العمل هذه مفيدة لكليهما؛
• خلق جو من الثقة المتبادلة خلال الاجتماع؛
• الاستخدام الماهر لأساليب الاقتراح والإقناع عند نقل المعلومات.

من غير المرجح أن تسير المحادثة بشكل جيد إذا لم تكن مستعدة. أولاً، يجب عليك التفكير في الأهداف والغايات والتكتيكات وعلم النفس لجهة الاتصال التجارية القادمة، ثم تحديد المواد المساعدة الضرورية التي قد تكون مفيدة أثناء المحادثة.

قبل بدء المحادثة، عليك أن تقرر ما هي الأسئلة وبأي تسلسل تطرحه على محاورك. ويُنصح بإعداد قائمة بها كتابيًا ووضعها أمامك أثناء المحادثة. يتيح لك طرح الأسئلة على قطعة من الورق تحديد مجال المحادثة، وبالتالي الوقت المناسب، وتعزيز منطق المحادثة وهدفها؛ توفير الثقة النفسية الخاصة بك.

ينصح خبراء الاتصالات التجارية، أثناء التحضير للمحادثة، بالتفكير في كيفية التصرف إذا كان المحاور: يتفق معك في كل شيء أو يختلف بشدة؛ سوف يصبح صوته أعلى أو لن يستجيب لحججك؛ سيظهر عدم الثقة في كلامك، أفكارأو سيحاول إخفاء عدم ثقته.

• الدخول في محادثة حول موضوع عمل أثناء المشي في الممر؛
• ابدأ المحادثة بعبارات مثل "اسمع، أريد أن أتحدث معك"، "هل لديك بضع دقائق؟ "لدي عمل معك،" "من الجيد أننا التقينا. لقد كنت أنوي التحدث معك لفترة طويلة،" وما إلى ذلك؛
• التصرف بحيث يفهم المحاور أنه لم يكن متوقعا؛
• الجمع بين المحادثة وأشكال العمل الأخرى (التحدث عبر الهاتف، النظر في الأوراق، التحضير لبعض المهام الأخرى، وما إلى ذلك).

يقولون أن مصير محادثة العمل يتم تحديده في الدقائق العشر الأولى. ينصح الخبراء بإعداد السؤال الأول بعناية: يجب أن يكون قصيرًا ومثيرًا للاهتمام ولكنه ليس مثيرًا للجدل. سيحدد هذا النغمة العاطفية الإيجابية للمحاورين.

صوت

من المهم جدًا تطوير صوت جميل ومعبر. يجب على الشخص الذي يتلعثم في كلامه باستمرار أن يُسأل مرة أخرى، وهذا دائمًا يسبب الانزعاج.

في التواصل اللفظي، ما يقرب من 40٪ من النجاح يأتي من الصوت. لذلك، فإن إتقان تقنيات الكلام مع التنفس الصحيح للكلام والصوت، مع الإلقاء الواضح والصحيح (النطق) هو الخطوة الأولى للتحدث الناجح، وبالتالي للتأثير على الناس. يمكن للصوت غير السار أن ينفي كل مزايا المتحدث، وعلى العكس من ذلك، فإن الصوت الجميل رائع ويصرف الانتباه عن أوجه القصور.

لغة الأعمال

الآن راسخة في مجال الاتصالات التجارية لغة ميتا، أي. لغة النص الفرعي. الكلمات في حد ذاتها لا تحمل محتوى عاطفيًا، ويمكنك فهم ما يعنيه المحاور فعليًا من خلال التفكير في النص الفرعي وظروف المحادثة والطريقة التي يستخدم بها المحاور الكلمات الفردية. على سبيل المثال، تشير كلمة "my" إلى المشاركة العاطفية للمتحدث. قارن بين "رئيسي" و"رئيسي" فقط: التعبير الأول يوضح العلاقة العاطفية بين الموظف والمدير، وكلمة "رئيسي" على العكس من ذلك، توضح المسافة بينهما. ومن العبارتين "لقد أخبرني" أو "تحدث معي"، تشير الأولى إلى أنه كان هناك مجرد محادثة محايدة، وربما حتى مع بعض الدلالة السلبية، والثانية تشير إلى أنه كان هناك محادثة متبادلة، والتي على الأرجح كان له تأثير إيجابي على هذا الشخص وسيعطيه النتائج التي يحتاجها. وهذا يعني أن عبارة "أريد أن أخبرك بشيء ما" تقيم على الفور حاجزًا بين المحاورين، كما أن عبارة "أريد أن أتحدث معك" تدعو إلى التعاون.

إذا لاحظت مثل هذه العبارات "الواضحة" في لغة محاورك، فانتقل أيضًا إلى هذه اللغة. لذا، في أحد الأيام، كادت المفاوضات في الشركة أن تنهار لأن أحد المشاركين قال بجفاف: "يبدو أن مساراتنا قد تباعدت". مثل هذه العبارة ليست من عالم الأعمال على الإطلاق (يمكن للعشاق أو الأصدقاء أن يقولوا ذلك)، لكن المفاوضين أدركوا في الوقت المناسب أن مؤلف هذه العبارة كان منخرطًا عاطفيًا وشخصيًا في عملية التفاوض. ثم تحدث أحد المشاركين في المناقشة بلغته المعدنية: فبدلاً من النهج المالي المجهول الهوية (لغة الحقائق والأرقام)، اختار التكتيكات الصحيحة لمحادثة شخصية سرية. ونتيجة لذلك، كانت نتائج المفاوضات مرضية للطرفين.

غالبًا ما تشير الكلمات الاستعارية الفردية إلى أن المحاور يحاول إخفاء الحقيقة أو توجيه المحادثة في الاتجاه الخاطئ: "بصراحة"، "في الحقيقة"، "في الحقيقة"، "أن أكون صادقًا"، "بلا شك"، وما إلى ذلك. إذا أخبروك بذلك، فمن المحتمل أنهم يحاولون خداعك. على سبيل المثال، يجب فهم العبارة "هذا المنتج هو في الواقع أفضل ما يمكنني تقديمه لك في المجموعة بأكملها" على أنها: "هذا المنتج ليس أفضل عرض، ولكن أتمنى أن تظل تصدقني".

ومع ذلك، يستخدم الكثيرون هذه الكلمات بالمعنى الحرفي، وليس على الإطلاق الرغبة في خداع المحاور، ولكن على العكس من ذلك، حتى يعتقد بسرعة أنهم صادقون ومخلصون معه. هذا - عادة سيئةل علاقات عمللأن هذه الكلمات ينظر إليها المحاورون دون وعي على أنها إشارة إلى الخداع.

إذا قمت في نهاية العبارة أو السؤال بإدخال كلمات مثل "حقًا؟"، "هل هذا صحيح؟"، "نعم؟"، "أليس كذلك؟"، فسوف تظهر للمحاور أنك تسيء فهم موضوع المحادثة. قد لا يكون هذا صحيحا، ولكن هذه هي الطريقة التي سيتم بها فهم كلماتك. تحتاج إلى التحكم في كلامك.

الكلمات "فقط"، "فقط" يقولها شخص يسعى إلى التقليل من أهمية كلامه أو يخشى إظهار مشاعره الحقيقية، أو يريد الخداع عمدًا ("أسعار منخفضة بشكل مذهل: 999 روبل فقط!")، أو يحاول إعفاء نفسه من المسؤولية ("أنا مجرد إنسان"."

الكلمات "سأحاول"، "سأبذل قصارى جهدي" هي سمة لأولئك الذين اعتادوا على الفشل. ويتوقعون مسبقاً أنهم لن ينجحوا في المهمة الموكلة إليهم، كما حدث لهم أكثر من مرة، وكلامهم المترجم من اللغة الفوقية يعني: “أشك في أنني أستطيع القيام بذلك”.

"أردت فقط المساعدة" هي عبارة يطلقها الثرثارون وعمومًا أولئك الذين يحبون التدخل في شؤون الآخرين. وهنا يتم استخدام كلمة "ببساطة" لإضعاف قصدية التدخل. عبارات أخرى مماثلة: "لا تفهموني خطأ" (بمعنى "لن يعجبك ما أقوله، لكنني لا أهتم")، "الأمر لا يتعلق بالمال، بل يتعلق بالمبادئ" (على الرغم من أن "الأمر لا يتعلق إلا حول النقود"). "سنحاول"، "سنبذل قصارى جهدنا"، "سنرى ما يمكن فعله" - هذه هي العبارات التي يستخدمها قادة المنظمات والمسؤولون الحكوميون لإبعاد زوارهم.

الكلمات "بالطبع" و"بالطبع" متبوعة بجملة تبدو طبيعية تمامًا. تُستخدم هذه التقنية في المفاوضات لإجبار الشريك على الموافقة على الاقتراح قيد المناقشة: "بالطبع، لن نجبرك على الالتزام بهذه المواعيد النهائية"، لكنهم بالتأكيد سيجبرونك على القيام بذلك.

عبارة "هل سمعت عن..." تفترض الإجابة المبتذلة المعتادة من المحاور: "لا". من المحتمل أن تتبع عبارات أخرى: "هل تعرف ماذا قال لي؟" - "لا، ماذا في ذلك؟"؛ "تخيل ماذا حدث بعد ذلك..." - "ماذا؟" إذا أجبت على مثل هذا السؤال ليس بعبارة مبتذلة، ولكن بما يلي: "لا، وأنا لست مهتما"، فهناك احتمال كبير جدا أنه لن ينتبه لهذه الكلمات وسيواصل قصته.

إذا أراد المتحدث أن يبدو ذكيًا، فلن يسأل الجمهور أبدًا: "هل سمعت هذه النكتة..." بدلاً من ذلك، يستخدم أسلوب المتحدثين المحترفين: "هذا يذكرني الحالة القادمة..." وسوف يروي نكتة قديمة، والتي في النهاية سوف يُنظر إليها على أنها جديدة جدًا.

إن عبارة "ما رأيك في..." تهدف دائمًا إلى الحصول على موافقة المستمع مع وجهة نظر المتحدث. إذا اتخذنا خطوة مضادة هنا: "يا له من سؤال مثير للاهتمام. ما رأيك في هذا؟"، فهذا لن يسمح لك فقط بتجنب الصراع المحتمل (إذا تم التعبير عن وجهة النظر المعاكسة "الصحيحة")، ولكنه سيجذب أيضًا تعاطف محاورك.

بدلًا من قول: "لماذا لا..." و"ماذا لو..."، اقترح: "دعونا نذهب إلى الشاطئ (دعونا نذهب إلى الجبال، نذهب إلى مقهى...)" ثم لن يكون هناك وقت للمحاور للتوصل إلى سبب لرفض السؤال "لماذا لا" ( العقل البشريتم تصميمه بحيث يبدأ في البحث عن إجابة مباشرة لسؤال مباشر).

عادة ما تكون الكلمات "لا أريد أن أبدو..." مصحوبة بوصف للمشاعر الحقيقية للمتحدث. على سبيل المثال: "لا أريد أن أبدو وقحًا" - وهذا يعني أن المحاور سوف يتبين أنه وقح.

إذا قال أحد المعارضين أثناء جدال (أو مناقشة عمل أكثر تحضرا): "كل شيء، الموضوع مغلق"، "دعونا نترك هذه المحادثة عديمة الفائدة!"، "انسوا الأمر!"، "لقد سمعت بالفعل كفى!"، ثم كل هذه العبارات نفسها "يصرخون": "لم أعد أسيطر على الوضع". وسوف يخسر الخصم الحجة قريبًا (الجدول 7.1).

الجدول 7.1. العبارات الأكثر شيوعا في لغة الميتا

العبارة في اللغة المعدنية	ترجمة
لا أعتقد أنك يجب أن تفعل هذا، ولكن...	افعلها!
العمل هو العمل	هذه هي الطريقة التي أبرر بها أفعالي (الأشخاص الآخرين) غير الأخلاقية
لدي نهج تجاري	سأعصر كل العصير منك
دعونا لا نتغلب على الأدغال	الآن سأعطيك مهمة صعبة وغير معقولة بشكل واضح.
قد تكون مهتمًا بمعرفة...	أنا أكثر ذكاءً وحكمة وأفضل اطلاعًا منك
دعونا ننظر إلى الأمر من الجانب الآخر	أنتم تشوهون الحقائق
لماذا لا نتناول الغداء في وقت ما؟	دعونا نكون مهذبين بشكل متبادل - نتفق؛ ولكن من غير المرجح أن نجتمع معًا لتناول العشاء في هذا القرن
بطريقة ما	آمل أبدا

فيما يلي حوار نموذجي بين المدير ومرؤوسه:

المرؤوس: أيها الرئيس، لا أريدك أن تظن أنني أشتكي (شكوى)، ولكن (تأكيد التناقض)، كما تعلم (sn Origin)، لم أحصل على زيادة في الراتب منذ عامين. مع كامل احترامي لك (ليس لدي أي احترام لك على الإطلاق)، أود أن أطلب منك أن تفكر في سؤالي.

المدير: قد يهمك أن تعرف (أنا أذكى) أنني قد فكرت بالفعل في هذه المسألة (زمن الماضي) وبشكل عام (لن نخوض في التفاصيل) عملك يناسبني جيدًا (زمن الماضي)، ولكن (تناقض) يجب عليك (تفعل ما أقول لك) أن تنتظر (تأجيل القرار). سأخبرك (لا!) بما سأفكر فيه (مشكلتك لا تستحق التفكير فيها) وأخبرك كيف تجعلك أكثر إنتاجية (إذا لم تتمكن من القيام بذلك بنفسك).

ونتيجة لذلك يغادر الموظف مطمئنا نفسه أنه قام بالمحاولة رغم أنه لم يتوقع النجاح، فيقول المدير في نفسه: "العمل هو العمل!"

يجب أن يؤخذ في الاعتبار وجود لغة ما وراء التواصل عند بناء العبارات القياسية الخاصة بك واستخدام الكليشيهات واستبدالها بعبارات من شأنها تسهيل التواصل الفعال. في هذه الحالة، تحتاج إلى تطوير القدرة على تفسير كلمات محاورك بشكل صحيح. على سبيل المثال، كيف تفسر العبارة التالية: "أعلم أنك تعتقد أنك تفهم ما قلته. لكنني لست متأكدًا من أنك تدرك أن ما قلته ليس ما أقصده ..."

إرسال عملك الجيد في قاعدة المعرفة أمر بسيط. استخدم النموذج أدناه

سيكون الطلاب وطلاب الدراسات العليا والعلماء الشباب الذين يستخدمون قاعدة المعرفة في دراساتهم وعملهم ممتنين جدًا لك.

تم النشر على http://www.allbest.ru/

محادثة تجارية

محاور خطاب محادثة الأعمال

محادثة العمل هي رغبة ذات معنى لدى شخص واحد أو مجموعة من الأشخاص، من خلال كلمة واحدة، لإثارة رغبة لدى شخص آخر أو مجموعة من الأشخاص في اتخاذ إجراء من شأنه أن يغير على الأقل أحد أطراف الموقف أو ينشئ علاقات جديدة بين بعضهم البعض. المشاركين في المحادثة. في التفسير الحديث، تعني المحادثات التجارية الاتصال الشفهي بين الشركاء (المحاورين) الذين لديهم السلطة اللازمة من منظماتهم لإجرائها وحل مشاكل محددة. الوظائف الرئيسية لمحادثة العمل:

1. البدء بالأنشطة والعمليات الواعدة

2. مراقبة وتنسيق الأنشطة والعمليات التي بدأت بالفعل

3. تبادل المعلومات

4. التواصل المتبادل بين العاملين من نفس مجال النشاط

5. الحفاظ على الاتصالات التجارية

6. البحث والترويج والتطوير السريع لأفكار وخطط العمل

7. تحفيز حركة الفكر الإبداعي في اتجاهات جديدة.

التحضير للمحادثة يشمل:

1. التخطيط: - التحليل الأولي للمشاركين والوضع؛ - المبادرة بإجراء محادثة وتحديد أهدافها؛ - تحديد الاستراتيجية والتكتيكات؛ - خطة تفصيلية للتحضير للمحادثة.

2. الإعداد التشغيلي: - جمع المواد. - اختيار وتنظيم المواد؛ - التفكير وترتيب المواد. - خطة عمل؛ - تطوير الجزء الرئيسي من المحادثة؛ - بداية ونهاية المحادثة.

3. التحرير: - التحكم (أي التحقق من العمل المنجز)؛ - إعطاء الشكل النهائي للمحادثة.

4. التدريب: - التدريب الذهني. - بروفة شفهية؛ - بروفة المحادثة على شكل حوار مع المحاور. التخطيط للمحادثة يأتي إلى الخطوات التالية: - إعداد وفحص توقعات محادثة العمل؛ - تحديد الأهداف الرئيسية طويلة المدى للمحادثة؛ - البحث عن الطرق المناسبة لحل هذه المشاكل (الاستراتيجيات)؛ - تحليل الفرص الخارجية والداخلية لتنفيذ خطة المحادثة؛ - تحديد وتطوير أهداف المحادثة متوسطة وقصيرة المدى وعلاقتها وأولوياتها؛ - تطوير تدابير لتنفيذ هذه المهام (تطوير برنامج عمل، خطة للعناصر الفردية للمحادثة)، إلخ.

يتكون هيكل محادثة العمل من 5 مراحل:

1. بدء محادثة.

2. نقل المعلومات.

3. الجدال.

4. تفنيد حجج المحاور.

5. اتخاذ القرار.

لأي خطاب، لأي محادثة، هناك 10 قواعد عامة، الالتزام بها سيجعل خطابك، إن لم يكن مثاليًا، فهو على الأقل صحيح:

1. المعرفة المهنية.

2. الوضوح.

3. الموثوقية.

4. التركيز المستمر.

6. التكرار.

7. عنصر المفاجأة.

8. "تشبع" الاستدلال.

9. إطار لنقل المعلومات.

10. جرعة معينة من الفكاهة وحتى السخرية إلى حد ما.

إلى القواعد المدرجة، يمكنك إضافة الميزات الرئيسية التالية للكلام المباشر:

في أي محادثة عمل، يعتبر المحتوى وتقنية العرض التقديمي ذات قيمة كبيرة؛

يجب أن تقصر محادثتك على الحقائق والتفاصيل على المناقشات حول الموضوع؛

من الأفضل التخطيط للمحادثة بمختلف الخيارات الممكنة؛

من الضروري في بعض الأحيان تكرار ما قيل واستخلاص النتائج منه؛

يجب عليك مخاطبة محاورك مباشرة، نظرا لأن التأثير الشخصي في علاقات العمل له أهمية كبيرة.

المرحلة الأولى: مهام بدء المحادثة:

إقامة اتصال مع المحاور؛

خلق جو لطيف للمحادثة؛

لجذب الانتباه؛

تحفيز الاهتمام بالمحادثة؛

- "اعتراض" المبادرة.

تقنيات بدء المحادثة:

1. طريقة تخفيف التوتر - تسمح لك بإقامة اتصال وثيق مع محاورك.

2. طريقة "الربط" - تتيح لك عرض موقف أو مشكلة بشكل موجز، وربطها بمحتوى المحادثة، واستخدام هذا "الربط" نقطة البدايةللمحادثة المجدولة.

3. أسلوب تحفيز لعبة الخيال – يتضمن طرح العديد من الأسئلة في بداية المحادثة حول عدد من المشكلات التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار فيه.

4. أسلوب المقاربة المباشرة – يعني الذهاب مباشرة إلى صلب الموضوع، دون التحدث. تتضمن البداية الصحيحة للمحادثة ما يلي:

وصف دقيق للغرض من المحادثة؛

التقديم المتبادل للمحاورين؛

عنوان الموضوع؛

مقدمة عن الشخص الذي يجري المحادثة؛

إعلان تسلسل نظر المسائل.

ما تحتاج إلى الانتباه إليه عند إقامة اتصال شخصي مع محاورك:

عبارات وتفسيرات تمهيدية واضحة وموجزة وذات مغزى؛

مخاطبة المحاورين بالاسم والعائل؛

مُتَجَانِس مظهر(الملابس، الذكاء، تعابير الوجه)؛

إظهار احترام شخصية المحاور، والاهتمام بآرائه واهتماماته؛ - طلب إجابة، الخ.

المرحلة الثانية. نقل المعلومات.

الغرض من هذا الجزء من المحادثة هو حل المهام التالية: - التجميع معلومات خاصةعلى مشاكل وطلبات ورغبات المحاور؛ - تحديد دوافع وأهداف المحاور؛ - نقل المعلومات المخطط لها؛ - التحليل والتحقق من موقف المحاور. 5 مجموعات رئيسية من الأسئلة:

1. الأسئلة المغلقة هي الأسئلة التي من المتوقع أن تكون الإجابة عليها بـ "نعم" أو "لا". ما هو الهدف من هذا النوع من الأسئلة؟ احصل من المحاور على الحجج المعقولة للإجابة المتوقعة منه.

2. الأسئلة المفتوحة هي أسئلة لا يمكن الإجابة عليها بـ "نعم" أو "لا" فهي تتطلب نوعًا من الشرح ("ما رأيك في هذه المسألة؟"، "لماذا تعتقد أن التدابير المتخذة غير كافية؟").

3. الأسئلة البلاغية - لا تعطى هذه الأسئلة إجابة مباشرة، لأن والغرض منها هو إثارة أسئلة جديدة والإشارة إلى مشاكل لم يتم حلهاوضمان دعم موقفنا من المشاركين في المحادثة من خلال الموافقة الضمنية ("نحن نتفق في الرأي بشأن هذه القضية، أليس كذلك؟").

4. نقاط التحول - حافظ على المحادثة في اتجاه محدد بدقة أو اطرح مجموعة كاملة من المشكلات الجديدة. ("كيف تتخيل البنية والتوزيع...؟").

5. أسئلة للتفكير - أجبر المحاور على التفكير والنظر بعناية في ما قيل والتعليق عليه ("هل فهمت رسالتك بشكل صحيح...؟"، "هل تعتقد ذلك...؟").

المرحلة الثالثة. الجدال أشياء صغيرة تكون حاسمة في بعض الأحيان:

1. استخدم مفاهيم بسيطة وواضحة ودقيقة ومقنعة.

2. يجب أن تتوافق طريقة ووتيرة الجدال مع الخصائص المزاجية للمحاور.

3. إجراء الحجة بشكل صحيح فيما يتعلق بالمحاور، لأن سيكون هذا أكثر فائدة بالنسبة لك، خاصة أثناء الاتصالات طويلة الأمد: - اعترف دائمًا صراحةً بأن محاورك على حق عندما يكون على حق، حتى لو كان لذلك عواقب غير مواتية بالنسبة لك؛ - لا يمكنك الاستمرار في العمل إلا بالحجج التي يقبلها المحاورون؛ - تجنب العبارات الفارغة.

4. قم بتكييف الحجج مع شخصية محاورك:

* توجيه الحجة إلى أهداف ودوافع المحاور؛

* تجنب مجرد سرد الحقائق؛

* استخدم مصطلحات مفهومة لمحاورك.

5. تجنب العبارات والصيغ غير التجارية التي تجعل الجدال والفهم صعباً.

6. حاول تقديم أدلتك وأفكارك واعتباراتك إلى محاورك بأكبر قدر ممكن من الوضوح. في يوم بناء الحجة، لدينا 12 طريقة للحجة البلاغية في ترسانتنا:

1. الطريقة الأساسية. يمثل عنوانًا مباشرًا للمحاور.

2. طريقة التناقض. استنادا إلى تحديد التناقضات في الحجج ضد.

3. طريقة استخلاص النتائج. إنه يعتمد على حجج دقيقة، والتي ستقودك تدريجيًا، من خلال الاستنتاجات المتكررة، إلى النتيجة المرجوة.

4. طريقة المقارنة.

5. طريقة "نعم...ولكن".

6. طريقة "القطع". وهو يتألف من تقسيم الخطاب بطريقة تجعل الأجزاء الفردية قابلة للتمييز بوضوح: "هذا دقيق"، "هناك وجهات نظر مختلفة حول هذا الأمر".

7. طريقة "البوميرانج".

8. طريقة التجاهل.

9. طريقة التقوية. يقوم المحاور، وفقا لمصالحه، بتغيير التركيز ويبرز ما يناسبه في المقدمة.

10. طريقة "الإزالة". بناءً على تغيير ذاتي تدريجي في جوهر الأمر.

11. طريقة المسح. بناءً على حقيقة أن الأسئلة يتم طرحها مسبقًا.

12. طريقة الدعم المرئية.

اثنتا عشرة طريقة للحجج التأملية:

1. تقنية المبالغة.

2. تقنية الحكاية.

4. أسلوب تشويه سمعة المحاور. إنه يعتمد على القاعدة: إذا لم أتمكن من دحض جوهر السؤال، فأنا بحاجة على الأقل إلى التشكيك في هوية المحاور.

5. تقوم تقنية العزل على “استخراج” العبارات الفردية من الكلام وعزلها وتقديمها في صورة مبتورة بحيث يكون لها معنى مخالف للمعنى الأصلي.

6. أسلوب تغيير الاتجاه هو أن المحاور لا يهاجم حججك، بل ينتقل إلى قضية أخرى لا علاقة لها في الأساس بموضوع المناقشة.

7. تقنية الإزاحة - لا ينتقل المحاور فعليًا إلى أي مشكلة محددة بدقة، ويبالغ في المشكلات الثانوية المأخوذة من خطابك.

8. يعتمد أسلوب التضليل على إيصال المعلومات المربكة، الكلمات التي يقصفك بها المحاور.

9. تقنية التأخير. والغرض منه هو خلق عقبات أمام المناقشة أو تأخيرها.

10. تقنية الاستئناف. يمثل خاص شكل خطير"إزاحة" عملية التفكير (يطلب المحاور التعاطف).

11. تقنية التشويه.

12. تقنية فخ الأسئلة.

يتضمن 4 مجموعات: - التكرار. - الابتزاز؛ - بديل؛ - الأسئلة المضادة.

المرحلة الرابعة. تفنيد حجج المحاور (تحييد تعليقات المحاور)

الأهداف: - العرض المقنع. - موثوقية العرض. - تبديد الشكوك؛ - دوافع المقاومة ووجهة النظر. لماذا تنشأ التعليقات؟ - رد فعل دفاعي؛ - لعب الأدوار؛ - مقاربة مختلفة؛ - الخلاف؛ - أفكار تكتيكية. ما هو البناء المنطقي لدحض التعليقات؟ - تحليل التعليقات. - الكشف عن السبب الحقيقي. - اختيار التكتيكات؛ - اختيار الطريقة؛ - التفنيد الفوري للتعليقات. ما هي التقنيات المستخدمة لتحييد (دحض)؟ - الروابط، ونقلت. - "يرتد"؛ - الموافقة + التوضيح؛ - إعادة الصياغة؛ - الموافقة على الهدف؛ - "الدفاع المرن"؛ - طريقة المسح؛ - "نعم...ولكن...؟" - تحذير؛ - إثبات اللامعنى؛ - التأجيل.

كيفية التعامل مع التعليقات أثناء التحييد؟ - الموقع؛ - لهجة الاستجابة؛ - التناقض المفتوح؛ - احترام؛ - الاعتراف بالحق؛ - ضبط النفس في التقييمات الشخصية؛ - إيجاز الإجابة؛ - تجنب التفوق.

المرحلة الخامسة. أهداف اتخاذ القرار: - تلخيص الحجج التي طلبها ووافق عليها محاورك؛ - تحييد الجوانب السلبية في السجن؛ - تعزيز وتأكيد ما تم تحقيقه؛ - بناء الجسور للمحادثة القادمة. بعض نصيحة عامةفيما يتعلق بنهاية المحادثة: لا تتردد في سؤال محاورك عما إذا كان يوافق على هدفك. لا تظهر عدم اليقين خلال مرحلة اتخاذ القرار. إذا كنت مترددا في وقت اتخاذ القرار، فلا تتفاجأ إذا بدأ محاورك في التردد. اترك دائمًا حجة قوية واحدة احتياطيًا لدعم أطروحتك، في حالة بدأ المحاور في التردد في لحظة اتخاذ القرار. استخدم حججًا موثوقة، فمن الأفضل أن يتخذ المحاور قرارًا الآن وليس لاحقًا. لا تتراجع حتى يكرر الشخص الآخر بوضوح "لا" عدة مرات. لا تتخلى عن رحمة محاورك حتى تجرب كل أساليب الإجبار المعروفة. راقب سلوك محاورك لكي تفهم في الوقت المناسب أن المحادثة تقترب من نهايتها. قم بإنهاء المحادثة في الوقت المناسب. بعد أن وصلت إلى هدفك، قل وداعا لمحاورك. بمجرد اتخاذ القرار، أشكر المحاور وتهنئته على قرار معقول.

عند التحضير الواعي للمحادثة، قبل وضع استراتيجية وخطة مفصلة للمحادثة، يتم إجراء تحليل أولي لشخصية محاورنا وموقفه الرسمي؛ وتوقع عواقب رسالتنا. لن نأخذ في الاعتبار الجوانب الرسمية للتحليل، ولكننا سنضع الخطوط العريضة لخطة محتملة لتحليل أولي للمحادثة. يمكن تقديم هذه الخطة في شكل ست مجموعات من الأسئلة التي يجب أن تطرحها على نفسك قبل البدء بأي منها محادثة عمل. تتيح لنا الإجابة على الأسئلة تخيل الوضع التشغيلي المتوقع، والذي يمكن استخدامه لتطوير استراتيجية وخطة مفصلة وخطة عمل لمحادثة عمل. من خلال التحليل الأولي، يجب تحديد نوع المحادثة التي نتحدث عنها: هل ستكون محادثة نريد فيها تسريع اتخاذ بعض القرارات (المحادثة القسرية)، أم أن الغرض الرئيسي من المحادثة هو نقل المعلومات إلى المحاور لإثارة اهتمامه بها مشكلة جديدة(محادثة إعلامية)؛ ربما نتحدث عن إلغاء خيارات الآخرين وتنفيذ قرارنا (محادثة الإلغاء)؛ ربما تكون هذه محادثة حيث نقدم للمحاور موضوعًا جديدًا (محادثة-محاضرة). تطوير استراتيجيات المحادثة. ما هي استراتيجية المحادثة؟ مما تتكون؟ كيفية تطوير استراتيجية لمحادثة أعمالنا؟ بشكل مشروط ومبسط للغاية، يمكننا أن نفترض أن استراتيجية المحادثة هي عملية المخطط العاميؤدي إلى حل المهام التي حددناها لهذه المحادثة. على أية حال، يتم تحديد اختيار الإستراتيجية حسب موضوع المحادثة. إنه يعتمد على مجموعة من المبادئ التي نحددها بمساعدة نظرية الاتصال وعلم النفس والتي يجب أن تقودنا إلى الهدف المنشود. وبطبيعة الحال، تتغير الاستراتيجية من محادثة إلى محادثة ومن محاور إلى محاور. ولكن بغض النظر عن مدى غموض كلمة "استراتيجية"، سنظل نحاول تحديد المبادئ والاتجاهات العامة لعملنا على الأقل في إعداد المحادثة وإدارتها.

المبادئ العامة للتحضير لمحادثة عمل: تخيل ووصف محاورك المستقبلي ورد فعله المتوقع بأكبر قدر ممكن من الإقناع. حاول التعمق في أهدافه ودوافعه لفهم موقفه الأولي ومنطقه واستراتيجيته. فكر في كيفية خلق جو مناسب للمحادثة، واكتساب الثقة، وتجنب التوتر، وتقليل الشكليات والروتين في التواصل، وإظهار التعاطف، والانتباه لجميع الحاضرين.

إذا شارك كل من المحاورين المألوفين وغير المألوفين في المحادثة، فعندئذ، كقاعدة عامة، يجب أن تكون أكثر تقييدًا تجاه المحاورين المألوفين، وأكثر انتباهاً تجاه المحاورين الجدد. إن الطبيعة البشرية هي الرغبة في اللجوء إلى المعارف في أي محادثة، وهذا يمكن أن يضع محاورين جدد في وضع غير متكافئ ومعزول، مما يعيق بشكل كبير نجاح محادثة العمل. راقب واستمع وقم بتقييم ردود أفعال محاوريك، واستخدم الاستنتاجات لمواصلة محادثة العمل وربما تغيير خطتها.

استخدم طريقة إيجابية ومتفائلة للتعبير عن أفكارك ومشاعرك. اطرح أكبر عدد ممكن من الأسئلة حتى يتبلور الموقف في أقرب وقت ممكن.

تجنب التحولات المفاجئة في المحادثة. بالطبع، الجميع غير سارة إذا قاموا بشكل غير متوقع "بالماء البارد"؛ الأمر نفسه ينطبق على محاورنا. يطور الطريقة العامةالحجج في هذه المحادثة: خطة مفصلة للحجج، الحجج المضادة المحتملة. فكر في الأدوات التي يمكنك استخدامها لتوجيه المحادثة في الاتجاه المطلوب ومنع الانحرافات المحتملة.

حتى نموذج بسيطإن توجيه المحادثة، على الرغم من أن المثال المبتكر والحالة المحددة يختلفان دائمًا عن بعضهما البعض، يعني خطوة كبيرة إلى الأمام - لقد قمنا بإعداد التقنية، وكل ما يتعين علينا فعله هو تكييفها مع الحالة المحددة. حدد الأهداف البديلة (الاحتياطية) والخيارات الأقل ملاءمة وقم بإعداد حلول وسط في حالة عدم قدرتك على التحكم في تدفق المحادثة. إذا أمكن، قم بتطوير المهام خطوة بخطوة وقم بإدراجها تدريجيًا في تصميم المحادثة. وظيفتها هي أن تكون سلمًا، فبدلاً من القفز المحفوف بالمخاطر، سنجعل التسلق سهلًا نسبيًا. وبطبيعة الحال، يجب علينا توفير عملية لتحييد التعليقات إذا اتخذت اتجاهًا غير مرغوب فيه على الإطلاق بالنسبة لنا.

وأخيرا، ضمان مزيد من الاتصال مع المحاور والانتباه إلى إمكانية أنشطة جديدة. يمكن استخدام هذه الإستراتيجية العامة للتحضير للمحادثة وإجرائها كليًا أو جزئيًا في أي محادثة عمل تقريبًا. علينا الآن وضع استراتيجية محددة لكل محادثة عمل محددة، والتي نحددها نحن، شخصية الشريك، الموقف، الظروف والأهداف المباشرة.

التحقق من استعدادك للمحادثة قبل بدء المحادثة، من المفيد إلقاء نظرة على المواد مرة أخرى، وتحليل العمل المنجز وتوضيح بعض التفاصيل. للقيام بذلك، نقدم قائمة مرجعية من الأسئلة التي يمكنك إضافتها والتكيف مع احتياجاتك اليومية. قبل بدء المحادثة، أجب عن الأسئلة التالية بنفسك: 1. هل فكرت في كل شيء بعناية؟ 2. هل أنا مستعد تمامًا للإجابة بشكل صحيح على الأسئلة المحتملة للمحاور؟ 3. هل حاولت أن أتخيل نفسي مكان محاوري وأفهمه؟ 4. هل خطة المحادثة الخاصة بي دقيقة وواضحة وصحيحة؟ 5. هل ستثير خطة المحادثة الخاصة بي أسئلة لا أستطيع الإجابة عليها؟ 6. هل تبدو لغتي طبيعية ومقنعة؟ 7. هل تم وضع خطة المحادثة بشكل صحيح وهل بناءها منطقي؟ 8. هل تم التعبير عن كل أفكاري بدقة ووضوح؟ 9. هل تم اختيار نغمة العرض بشكل صحيح؟ 10. لو دار معي هذا الحديث هل كنت سأكتفي به؟ أسلوب العرض أما بالنسبة لاختيار الكلمات، فيجب عليك دائمًا محاولة استخدام كلمات بسيطة ومعروفة ومقبولة بشكل عام والتي يفهمها الجميع. وهذا يتناقض أحيانًا مع حقيقة أن المصطلح المستخدم يجب أن يكون في نفس الوقت هو الأكثر دقة. يجب على الإنسان أن يدرك أن طبقة من المصطلحات الغامضة وغير المفهومة وغير المفهومة يمكن أن تجعل الكلام بأكمله بلا معنى، مهما كانت أفكار المتحدث واضحة وبسيطة. بعد كل شيء، عند التحدث، غالبا ما يحاول الشخص إظهار "تعلمه" وبلاغته. والحقيقة أن الكلام غير المفهوم لا يؤدي إلا إلى إثارة البلبلة في أذهان المتحاورين، ويسبب لهم التعب وسوء الفهم، ويحرمهم من الاهتمام. لذلك، عليك أن تبذل بعض الجهد للعثور على الكلمة الصحيحة، المفهوم الصحيح، ينبغي تجنب الكلمات البديلة التي تقلل بشكل كبير من وضوح التعبير.

تحدث مارك توين ذات مرة عن هذا: "الفرق بين بالكلمة الصحيحةوكلمة قريبة منه في المعنى مثل الفرق بين وميض البرق وميض اليراعة الصغيرة. من المهم التأكد من أن الكلمات والأقوال المفضلة لديك لا تحول حديثنا إلى مجموعة من العبارات الفارغة. دعونا نتذكر أن الاختصارات غير المناسبة للأسماء يمكن أن تؤدي إلى شخص طبيعيجاهل في مجال تخصصي معين، إلى درجة اليأس الحقيقي. انتباه خاصيجب أن تنتبه إلى إزالة الكلمات والتعبيرات وتراكيب الجمل الشائعة من خطابك. كلمات اجنبيةوالتعبيرات المنقولة إلى لغتنا عادة ما تغير معناها الأصلي بشكل كبير، ومن هنا ينشأ عدد من حالات سوء الفهم.

إن فهم هذه الكلمات من قبل الأشخاص الذين يعرفون هذه اللغة ومن قبل الأشخاص الذين وصل وعيهم إلى معناها المعدل والمبسط يختلف كثيرًا بحيث يصعب تخيله. ولذلك ينصح باختيار كلمات بسيطة ومفهومة وأكثر ملائمة ومعبرة ويمكن استبدالها بسهولة إذا لزم الأمر. مع بناء الجمل، الوضع هو نفسه في الأساس.

الشيء الرئيسي هو أن تكون واضحًا، وأن تقول بالضبط ما تريد قوله، حتى يتمكن المستمع والمحاور من فهم ما يُقال له بأفضل شكل ممكن. دعونا نتذكر الحقيقة القديمة: أولئك الذين يفكرون بوضوح يتحدثون بوضوح. في الواقع، ليس من الصعب أن نرى كيف أن الأشخاص ذوي المستوى التعليمي المنخفض لا يشتكون فقط من أنهم غير قادرين على فهم الكثير مما نجده في الصحافة، وفي المحاضرات، وفي الراديو والتلفزيون. يحدث هذا لأن المتحدث يحاول بشكل أساسي التأكيد على علمه وتعليمه، لكنه في الواقع، برسالة غير مفهومة، يخلق البلبلة ويسبب العداء من جانب محاوريه ومستمعيه. لذلك، دعونا نستخدم في خطاباتنا عبارات مفهومة للجميع. ولا ينبغي أن تكون في شكل رسالة تلغرافية، ولكن لا ينبغي أن تكون طويلة أيضًا.

يمكن التعبير عن كل فكرة جديدة بجمل جديدة بضمير مرتاح. يجب أن ينتهي العرض موقف نشط; تحتاج إلى بذل جهد وربط جميع الجمل في كل طبيعي ومنطقي. الصحة النحوية لبناء الجملة لها أهمية استثنائية. القواعد العامة للحفظ. من خلال تلخيص تجربة الممارسة اليومية لمحادثات الأعمال ومقارنتها باستنتاجات وأفكار السلطات المعترف بها في هذا المجال (المنظرين والممارسين)، توصلنا إلى تحليل قدرتنا الأكثر ضعفًا - القدرة على التذكر السريع والكامل. إذا حاولنا أن نتذكر محتوى العديد من المناقشات، فلن تكون هناك حاجة للتأكيد بشكل خاص على دور "قدرات الذاكرة لدينا".

لحسن الحظ، يمكنك زيادة حجم ودقة الحفظ بشكل كبير ودون صعوبة كبيرة. تحتاج فقط إلى تطبيق بعض المبادئ الأساسية التي اكتشفها الباحثون منذ فترة طويلة. نحن لا ننوي الخوض في الطبيعة البيولوجية للذاكرة أو البحث عن تعريفات مختلفة لهذه العملية الكيميائية والبيولوجية الغامضة. دعونا نترك هذا للمتخصصين وعلماء الأحياء وعلماء النفس والكيميائيين. سنقتصر على التعليمات العملية التي يمكن أن تخفف جزئيًا من عذاباتنا اليومية. لا ينبغي لنا تحت أي ظرف من الظروف أن نحاول أن نتذكر كل ما يمر عبر آذاننا. من المحتمل أن تنتهي هذه المحاولة بالفشل.

لذلك، يجب علينا دائمًا اختيار المواد التي سنقوم بتخزينها في الذاكرة بعناية. في الوقت نفسه، يجب أن يخضع الحفظ للأهداف طويلة المدى التالية: زيادة كفاءة أنشطة عملنا؛ خلق المتطلبات الأساسية لتكثيف النشاط العقلي. اكتشف العديد من الباحثين وطوروا العشرات توصيات عمليةوالمبادئ التي سيساعد تطبيقها على تطوير الذاكرة. لكن تذكر كل هذه التوصيات سيكون أمرًا صعبًا وغير عقلاني. لذلك سوف نختار أربعة أو خمسة المبادئ العامة، والتي ينبغي أن تكون واسعة بما فيه الكفاية وتشمل النقاط الرئيسية للمبادئ المتبقية.

هؤلاء قواعد عامة(المبادئ) ينبغي تطبيقها بوعي حتى تصبح لحمنا ودمنا، لأن الذاكرة الجيدة شرط أساسي التنفيذ الفعالأي محادثة عمل. ما هي القواعد العامة للحفظ؟

1. يجب أن تهدف أفكارنا فقط إلى تذكر المعلومات التي يتم توصيلها بدقة، أي. ما نحتاجه هو الإرادة والجهد، وليس موقف الانتظار.

2. يجب أن نستجيب بنشاط للحدث الذي يجب أن نتذكره؛ تحتاج إلى الاستماع والمناقشة والتفكير في الأمر فور حدوثه.

3. تذكر هذا الحدث لاحقًا في لحظة مناسبة حتى يتم دمجه ولا يتلاشى ولا يتم محوه من الذاكرة.

4. اغرس في نفسك أهمية ما تريد أن تتذكره بشكل واعي، لكي تربط هذا الحدث زماناً ومكاناً مع الآخرين، وبالتالي تشكل نقاطاً مرجعية للتذكر.

5. الطريقة الأكثر موثوقية وأسرع لتحسين الذاكرة هي تطوير أنظمة حفظ السجلات وتسجيل كل ما نعتبره ضروريًا بعناية. إذا كان ذلك ممكنا، يجب تعظيم المبلغ المطلوب. ومن الأفضل تطبيق كل هذه القواعد بشكل متسق، وهو الشرط الأساسي لزيادة فعالية محادثاتنا التجارية. دعونا نذكرك أنه يجب تطبيق القواعد الأربع الأولى فقط بعد تعلم القاعدة الخامسة.

تشير الأدلة إلى أن معظم الأشخاص الذين حققوا النجاح استخدموا القاعدة الخامسة. تدوين الملاحظات هل يمكن لأي شخص أن يتذكر كل ما يحتاج إلى تذكره، أو كل ما يود أن يتذكره؟ يقول علماء النفس، وتؤكد التجارب، أنه حتى الأفراد الأكثر موهبة ينسون أكثر مما يتذكرون عندما يتعلق الأمر بمواد العمل. ونصف ما بقي في الذاكرة غير دقيق أيضًا. وبالتالي، فإن إجمالي المبلغ المحتفظ به في الذاكرة يتم تقليله في أفضل الأحوال إلى 15-20% مما تم الإبلاغ عنه. هذه القيود الطبيعية الصارمة تجبرنا حتماً على اكتساب مهارات خاصة في العمل وتمنعنا من المحاولة الحمقاء للاحتفاظ بكل الحقائق في ذاكرتنا.

وهذا يقودنا إلى القاعدة الأخيرة من الفقرة السابقة - الاحتفاظ بشكل منهجي بالسجلات ذات الصلة، وهو أمر مهم بشكل خاص للأشخاص الذين يشغلون مناصب مسؤولة ولديهم مجموعة واسعة من المسؤوليات، لأن هذه هي الطريقة الوحيدة لتوسيع حدود ذاكرتنا. هناك تعبير مشهور: "دفتر ملاحظات يحتوي على ملاحظات لـ رجل اعمال- مثل شبكة الصياد." في هذا الصدد، يمكننا تقديم المشورة: - قم بتدوين الملاحظات بشكل منهجي في دفتر الملاحظات؛ - القيام بها بشكل متسق وبنفس الأسلوب؛ - لا تهدر الورق أبدًا.

وينبغي تزويد السجلات، إن أمكن، بتعليقات مفصلة، ​​لأن الحقائق المجردة غالبا ما تكون عديمة الفائدة تقريبا، لأنه من الصعب جدا فك رموزها. السؤال الذي يطرح نفسه: ما الذي يجب كتابته؟ من المفيد أن نحدد لأنفسنا المبادئ التي من خلالها نختار المواد وفقًا لها الاتجاهات التالية: ما يجب كتابته، وما يجب تذكره، وما يجب نسيانه. يجب علينا أيضًا أن ندرك دائمًا أن هناك خطر المبالغة في تقدير قدراتنا، لأن الجميع يميل إلى حفظ مادة معينة حتى لا يكتبها. والسؤال الأخير. لأي أغراض يمكن استخدام السجلات؟ يوصي بعض المؤلفين بتقسيم جميع المواد (أو الملفات) إلى أربع مجموعات من السجلات لمزيد من الوضوح وسهولة الصيانة. وتشمل هذه المجموعات: معلومات عن الالتزامات المستقبلية مع الإشارة إلى الوقت.

يجب استكمال الأشياء التي يجب القيام بها في الشهر التالي بتذكيرات بما سيأتي (محادثات العمل والاجتماعات)؛ المهام والشؤون الخاصة التي لا تتعلق بأنشطتنا اليومية، ولكنها تذكرنا بأنفسنا حتى نكملها (الرسائل، المعلومات التي نحتاجها، تحديد المشكلات للمناقشة)؛ البيانات التي قد نحتاجها في المستقبل، والتي قد تحدث عندما تكون قد تلاشت بالفعل في الذاكرة، وتصل أهميتها إلى درجة أنه سيتعين علينا إيصالها إلى شخص ما أو استخدامها دون أخطاء أو سهو؛ الإدخالات التي تنعش الذاكرة أو تساهم في حفظ أكثر اكتمالاً ودقة (الصيغ، الأسماء مع وصف الشخص، المواصفات، البنية، المصطلحات مع تعريفات المعنى).

التواصل التجاري هو في المقام الأول التواصل، أي. تبادل المعلومات المهمة للمشاركين في الاتصال. لكي تنجح في المفاوضات، عليك أن تتقن موضوعها بشكل مثالي.

وعلى الرغم من أن المفاوضات عادة ما تشمل متخصصين من مختلف المهن، إلا أن الكفاءة العالية مطلوبة من الجميع. لتحقيق النجاح خلال الاجتماع، من الضروري تشجيع المحاور على التواصل، لإنشاء أقصى مجال من الفرص لمزيد من مناقشة الأعمال واتخاذ القرارات. للقيام بذلك تحتاج إلى: التنقل في الموقف؛ التفكير في الأسئلة المقترحة للمناقشة؛ تحديد موقفك لاتخاذ قرار معين؛ تعرف على مخرجات الاتصال التي يمكن استخدامها. دور مهمفي عملية الاتصال، تلعب لغة السلوك غير اللفظي دورًا. يتم تحديدها من خلال نبضات عقلنا الباطن، وغياب القدرة على تزييف هذه الدوافع يتيح لنا أن نثق بهذه اللغة أكثر من اللغة اللفظية العادية. يجب إيلاء اهتمام خاص لطريقة المحاور ووضعيته وتعبيرات وجهه.

إن صداقتك وانفتاحك يساعدان على التواصل، والذي يتحقق من خلال ابتسامة ناعمة، وإمالة طفيفة للرأس نحو المحاور، والتعبير في العيون، وما إلى ذلك.

السلوك غير اللفظي يتم لعب الدور الأساسي في نقل المعلومات من خلال تعبيرات الوجه (حركات عضلات الوجه). أظهرت الدراسات أنه عندما يظل وجه المتحدث بلا حراك، يتم فقدان ما يصل إلى 10-15٪ من المعلومات. وترتبط النظرة ارتباطًا وثيقًا بتعابير الوجه، أي: الاتصال البصري. عند التواصل، يسعى الناس إلى المعاملة بالمثل ويشعرون بعدم الراحة في حالة غيابها. يجب أن نتذكر أنه عندما يكون الشخص مجرد فكرة، فإنه غالبا ما ينظر إلى الجانب عندما يكون الفكر جاهزا تماما - إلى المحاور.

عندما يتعلق الأمر بالأشياء الصعبة، فإنهم ينظرون إلى المحاور بشكل أقل، وعندما يتم التغلب على الصعوبة، فإنهم ينظرون أكثر. نادراً ما يتمتع المحاور المقيد بالثقة. أثناء المفاوضات والمحادثات التجارية، لا ينبغي عليك أبدًا ارتداء نظارات داكنة، لأن شريكك يشعر بأنه يتم النظر إليه من مسافة قريبة. يمكننا أن نستنتج: إذا نظروا إلينا قليلاً أثناء المحادثة، فلدينا كل الأسباب للاعتقاد بأنهم يعاملوننا أو ما نقوله بشكل سيء، وإذا نظر شخص ما في أعيننا لفترة طويلة جدًا، فهذا تحدي أو حذر .

إذا قام المحاور بخفض جفنيه أثناء المحادثة، فهذه لفتة لاشعورية "لإزالتك" من مجال رؤيته، لأنك أصبحت غير مهتم به. عندما يتم الجمع بين الجفون نصف المغلقة والرأس المائل والنظرة الطويلة، المعروفة باسم "النظرة إلى الأسفل"، فإن شريكك يؤكد تفوقه عليك. وأخيرا، الموقف - الموقف جسم الإنسان، نموذجي لثقافة معينة. ونظرًا للتقاليد الثقافية لكل دولة، فإن بعض الأوضاع محظورة، والبعض الآخر ثابت. الوضع (الذراعين مفتوحتين والكفين لأعلى) يتوافق مع العبارة: "نحن سعداء جدًا برؤيتك!" - لا يمكنك نطقها باستخدام الوضعية النابليونية (الذراعان متقاطعتان على الصدر والرأس للأسفل). الخلاصة: إذا كان الشخص مهتما بالتواصل، فسوف يميل نحو المحاور (ينظر إليه على أنه مجاملة، اهتماما)، إذا لم يكن الأمر كذلك، فسوف يميل أو ينهار في كرسيه)؛

عليك أن تعلم أن الإيماء برأس الشخص المستمع يساعد في المحادثة، على الرغم من أن ذلك لا يعني دائمًا الموافقة. إن الإيماء برأسك له تأثير استحسان على المتحدث في المحادثة الجماعية، لذلك عادة ما يوجه المتحدث حديثه مباشرة إلى الشخص الذي يومئ برأسه باستمرار. ترتبط الإيماءات ارتباطًا وثيقًا بالوضعية - حركات مختلفة لليدين والرأس، ومعناها واضح للأطراف المتصلة.

لذلك، تم إنشاء الاتصال غير اللفظي. والآن لا داعي للاستعجال في السلام حتى لا يتعارض مع بداية اللفظ أي: التواصل اللفظي. مطلوب وقفة. من الضروري تمكين الشخص من الاستجابة والمشاركة في التواصل. إذا لم تتمكن من تحمل هذا الإيقاف المؤقت، وبعد التحية، فقم بإسقاط جميع المعلومات المعدة، فسيتم تدمير جهة الاتصال. إنه نوع من قلة الأدب. ولعل المرء يتذكر كلمات إيمرسون الذي قال: "الحياة ليست قصيرة لدرجة أن الرجال ليس لديهم الوقت ليكونوا مهذبين".

هذا الخطأ ملحوظ بشكل خاص في المحادثات الهاتفية، عندما يلجأون إلى المحاور، لكنهم غير مهتمين برد فعله. من الضروري الانتظار لفترة مؤقتة ليس فقط للتأكد من إنشاء جهة اتصال، ولكن أيضًا لمعرفة كيفية استجابة شريكك لسلوكك واستئنافك. التواصل اللفظي - لا يجب التواصل عندما يكون المحاور مشغولاً بأمور معينة. - عليك أن تبدأ المحادثة بكلمات "ألا تعتقد..." أو "هل يمكنك..."، وليس بكلمات "أنا"، "أنا". - الكلام السريع والمطول للغاية يخلق انطباعًا بأن الشخص ليس موثوقًا به أو دقيقًا بدرجة كافية. - الكلام البطيء جداً يسبب الانزعاج ويجعلك تفكر في بطء ردود أفعال هذا الشخص وقلة كفاءته في علاقات العمل.

إن إشراك محاورك في مناقشة نشطة حول قضية ما عندما لا تكون لديه رغبة خاصة هو خلق جو مريح من التواصل. وبطبيعة الحال، هذا نوع من الفن. يمكنك استخدام نكتة بشكل مناسب (ولكن يجب أن نتذكر أن ملاحظة فكاهية واحدة يمكن أن تدمر تمامًا حتى حجة مبنية بعناية)، أو الإشارة إلى السلطة (يكفي ذكر اسم مشهور واحد). - لزيادة النبرة العاطفية للمحاور يعني تخصيص الجودة المطلوبة للمحاور: "معرفة اجتهادك..."، "أنت مثابر للغاية..."، "تجربتك مثيرة للاهتمام للغاية بالنسبة لنا في حل هذه المشكلة ". ممكن استخدامه " التقيمات": "لقد فهمت بشكل صحيح أن..."، "لذلك تعتقد أن..." مثل هذه العبارات تمكن المحاور من صياغة أفكاره بشكل أكثر وضوحًا ووضوحًا. - عند اختيار الكلمات عليك أن تحاول استخدام كلمات بسيطة ومعروفة ومفهومة. ولكن في الوقت نفسه، يجب أن تعبر هذه الكلمات بدقة عن فكرتك. - عند مخاطبة محاورك، حاول أن تتذكر اسمه وعائلته بشكل صحيح.

من خلال تذكر الاسم واستخدامه بشكل عرضي، فإنك تمنح الشخص مجاملة خفية. لكن إن نسيت اسمه أو تهجئته بشكل خاطئ، فسوف تضع نفسك في وضع غير مؤاتٍ للغاية. - أثناء المفاوضات وفي الاتصالات التجارية، يجب عليك استخدام الاسم الذي تم تقديمه إليك به. - كن منتبهًا ومراعيًا لمحاورك، وقدّر حججه حتى لو كانت ضعيفة. لا شيء يؤثر على أجواء محادثة العمل بشكل سلبي أكثر من لفتة الازدراء، والتي تعني أن أحد الطرفين يرفض حجج الطرف الآخر دون أدنى جهد لفهم محتواها. - كن مهذبًا وودودًا ودبلوماسيًا ولبقًا. وبطبيعة الحال، لا ينبغي أن تتطور المداراة إلى الإطراء الرخيص. القياس ضروري في كل شيء. ولا تنس أيضًا أنه لا يمكن أبدًا أن تجرد المرأة من سلاحها بمجاملة، ولكن يمكن دائمًا أن يجرد الرجل من سلاحه.

من يفكر بوضوح يتكلم بوضوح. كلما كان محاورك أكثر وضوحًا وفهمًا، زادت احتمالية العثور عليه لغة متبادلة. القدرة على الاستماع والتحدث تجعل عملية التواصل أسهل. مهارات الاستماع [فقط الأعضاء المسجلين والمفعلين يمكنهم رؤية الوصلات] "تعلم الاستماع، وسوف تكون قادرا على الاستفادة حتى من أولئك الذين يقولون أشياء غبية" (بلوتارخ). إذا كان الناس غافلين أو لا يفهمون نوايا ورغبات محاورهم، فلن يخسروا فقط وقت فراغولكن أيضًا يجعل الشريك متوترًا، مما يعقد عملية التواصل. ثم يتحول النقاش إلى محادثة غاضبة.

هناك قواعد للاستماع: أ) إذا خاطبك شخص ما بخطاب، عليك أن تتوقف وتستمع إلى ما يقوله. تتمثل آداب الاستماع في إعطاء الأولوية لجميع الأنشطة؛ ب) التحلي باللباقة والصبر للاستماع بعناية حتى النهاية. كحل أخير، قم بإعادة جدولة المحادثة بلباقة أو اطلب منه الاتصال بموظف آخر؛ ج) لا تقاطع محاورك أبدًا، حتى لو كان لديك حل رائع لسؤال أو فكرة رائعة، لا تقاطع أو تشتت انتباهك إذا استمر المونولوج؛ د) إذا لم يعبر المتحدث عن أفكاره بوضوح كافٍ، فيمكنك أن تقول: "ماذا تقصد؟" "للأسف لم أفهمك." "هل يمكنك تكرار ذلك"؛ ه) يتم التأكيد على الاهتمام من خلال النظرة وتعبيرات الوجه والإيماءات؛ و) أثناء جلسة الاستماع، يجب عليك أن تقرر (ما إذا كنت توافق أم لا) وأن تكون مستعدًا لتقديم إجابة. أخطاء المستمعين: يستغلون فترات الكلام لأفكار جانبية ويفقدون خيط العرض؛ يركزون كل جهودهم على تذكر النقاط الأولى، وترك المعلومات اللاحقة دون مراقبة (إذا كان هناك الكثير من النقاط، فسيتم تسجيلها في دفتر ملاحظات)؛ إنهم "ينطفئون" عندما يتحدث المحاور "بشكل غامض". القدرة على التحدث المحادثة هي مسرح ممثلين، وبالإضافة إلى المحادثة، يجب أن تكون نشطة، أي. من الضروري أن تشعر بالتيارات الحيوية للمحاور.

هناك قواعد للمتحدث: تجنب التقييمات السلبية المباشرة لشخصية المحاور؛ إزالة القطعية في الكلام. لا تضع "أنا" الخاص بك في المركز، ولا تفرض آرائك وتقييماتك؛ تكون قادرًا على أخذ وجهة نظر شريكك؛ النظر إلى المستمع، مما يزيد من مستوى اهتمامه؛ ابدأ محادثة مع موضوع خفيفعند إنشاء جهة الاتصال المرغوبة، فكر في الانتقال إلى القضية الرئيسية؛ اتبع المنطق. ليس عبثًا أن يقول الناس: "لقد بدأت من أجل الصحة، وانتهت من أجل السلام"؛ استخدام توقفات، لأن تركيز الانتباه: من 45 ثانية إلى 1.5 دقيقة؛ انطلق من حقيقة أن المحاور ليس خصمًا في النزاع، وليس خصمًا، بل شريكًا.

عند اتخاذ القرار، في مرحلة المناقشة واتخاذ القرار، من المهم جداً التركيز على الشريك، وإدراجه في المناقشة، لذلك يجب إظهار “القدرة على الاستماع والقدرة على التحدث” بشكل كامل. لتحقيق النجاح في مناقشة الأعمال، من المهم العثور على نقاط الدعم وتطوير وحدة المواقف. حتى أصعب المحادثات يتم تسليط الضوء عليها نتيجة ايجابيةإذا كان صادقًا ولا يسبب الشعور بالإحراج. يقول الحكماء: مع الاتفاق تنمو الأشياء الصغيرة، ومع الخلاف تهلك أعظمها (جايوس سالوست كريسي). إذا اكتشفت أسلوب ونوع سلوك شريكك قبل بدء المفاوضات، فسيسهل ذلك إلى حد كبير تطوير تكتيكات الاتصال.

أنماط وأنواع المحاورين: واقعي: مع الحفاظ على الحياد، يعرف الأشخاص من هذا النمط كل تفاصيل المفاوضات. شعارهم: الحقائق تتحدث عن نفسها. عند العمل مع أشخاص من هذا النمط، كن دقيقًا في عرض الحقائق، وراجع المراحل التي مرت بها. "ما الذي تم إنجازه..."، "ما تظهره التجربة..."، إلخ. توثيق كل ما قيل. حدسي: ينظر الناس إلى المشكلة ككل ويستخدمون الإبداع في عملهم. عند التواصل مع هؤلاء الأشخاص، شجع شريكك على الإبداع، والقفز من فكرة إلى أخرى، ومراقبة رد فعله، والتخطيط للمستقبل بجرأة.

المعياري: يميل الأشخاص من هذا النوع إلى تقييم الحقائق باستخدام فئات مثل "صحيح" و"خاطئ" و"مربح" و"غير مربح". مبدأهم هو البحث عن الصفقات. معهم، تحتاج إلى إنشاء مواقف واضحة للأطراف المتعاقدة وإظهار الاهتمام بما يعبر عنه شريك حياتك. التحليلي: يبني الأشخاص من هذا النمط الأسباب، ويتوصلون إلى استنتاجات واستنتاجات منطقية، ولا يتوصلون إلا على أساس النهج التحليلي إلى حل أي مشكلة. عند العمل معهم، ابحث عن الأسباب والعواقب، واستخدم المنطق، وحلل العلاقات، وكن صبورًا بشكل خاص. وبطبيعة الحال، نادرا ما تظهر هذه الأنواع في شكلها النقي. كقاعدة عامة، أثناء المحادثة، يتم الكشف عن بعض الجوانب الفردية للأنماط السلوكية المسماة، ولكن على أي حال، من المنطقي معرفة النمط الذي يهيمن على التكيف نفسيا مع المحاور.

من الضروري أن تفكر في نوع المحاور الذي يمثله شريكك. يعتقد الخبراء أن هناك: - شخص مشاكس، عدمي - غير صبور، غير مقيد، وفي أغلب الأحيان متحمس. ويحدد موقفه بطريقة لا يتفق معها الناس.

عليك أن تتصرف معه على النحو التالي: مناقشة وتبرير القضايا المثيرة للجدل، إذا كانت معروفة قبل بدء المحادثة؛ البقاء هادئًا وكفؤًا في جميع الأوقات؛ تأكد من أن القرارات المتخذةصيغ في كلامه؛ إذا أمكن، اسمح للمشاركين الآخرين في المحادثة بدحض تصريحاته، ثم رفضهم؛ بكل الوسائل لجذبه إلى جانبك؛ دون انتظار قرار سلبي، انقل المحادثة إلى موضوع آخر أو أصر على تعليق محادثة العمل، ثم، أثناء الاستراحة، اكتشف وجهاً لوجه الأسباب الحقيقية لموقفه السلبي؛ - الشخص الإيجابي هو النوع الأكثر متعة، وحسن الطباع، ومجتهد، فهو يسمح لكما بتلخيص النتائج معًا وإجراء مناقشة هادئة. أفضل ما يمكنك فعله معه هو: اكتشاف الحالات الفردية واستكمال النظر فيها معًا؛ في الحالات الصعبة والمسدودة، اطلب الدعم والمساعدة من محاور من هذا النوع؛ - معرفة كل شيء - يعتقد هذا المحاور أنه يعرف كل شيء أو كل شيء تقريبًا أفضل من الآخرين. فيما يتعلق به، عليك القيام بذلك: أجلسه بجانب الشخص الذي يجري المحادثة؛ ذكّره بأن الآخرين يريدون أيضًا التحدث علنًا؛ ادعوه لصياغة استنتاجات وسيطة؛ في بعض الأحيان نطرح عليه أسئلة خاصة معقدة، والتي يمكن، إذا لزم الأمر، الإجابة على المحادثة؛ - الثرثرة - تطغى عليه المعرفة، لكن سوء الخلق وعدم ضبط النفس يعيق سير الحديث، لأنه في كثير من الأحيان سبب واضحيقاطعها.

عليك أن تفعل ذلك معه: ضعه بالقرب من الشخص الذي يقود المحادثة أو من شخص آخر موثوق به؛ عندما يقاطع أو يبدأ في الانحراف عن الموضوع، يجب أن يتوقف بأقصى قدر من اللباقة؛ تأكد من أنه لا يقلب المشاكل "رأسًا على عقب" ؛ - الجبان - يتميز هذا النوع بانعدام الثقة بالنفس؛ فهو غالباً ما يكون صامتاً، ويخشى أن يبدو مضحكاً أو غبياً. مع هؤلاء الأشخاص، تحتاج إلى التعامل بدقة شديدة: اسأله أسئلة سهلة للغاية أولا؛ مساعدته في صياغة الأفكار. تشجيعه بعد الإدلاء ببيان أو ملاحظة؛ لا تسمح بالسخرية أو السخرية تجاهه؛ أشكره على أي مساهمة في المحادثة؛ - محاور بدم بارد لا يمكن الاقتراب منه - منغلق. عند التواصل معه تحتاج إلى: تحديد اهتماماته؛ صياغة الأسئلة التي تؤثر على خبرته في العمل؛ اسأل: "يبدو أنك لا توافق تمامًا على ما قيل؟" "نحن جميعًا مهتمون بمعرفة السبب"؛ - "طائر مهم" - هذا المحاور لا يتحمل النقد - لا بشكل مباشر ولا غير مباشر.

عند إجراء محادثة معه، تحتاج إلى: أ) إنشاء بيئة لا يشعر فيها بأنه سيد، بل شريك على قدم المساواة؛ ب) لا تسمح له بالانتقاد؛ ج) ابدأ إجابتك بالكلمات: "نعم...ولكن...". ترك جهة اتصال [فقط الأعضاء المسجلين والمفعلين يمكنهم رؤية الوصلات] مرحلة إكمال المحادثة مهمة جدًا لنجاح المحادثة. يجب أن يكون الجزء الأخير حيويًا ومعقولًا ومحددًا. يجب حل جميع حالات سوء الفهم من خلال المناقشة. يجب أن يكون لجميع الأسئلة إجابات محددة. أشكال الرفض المهذب تبدو كالتالي: "سنعود بالتأكيد إلى هذه القضية"؛ "أحتاج إلى التفكير في كل شيء بدقة مرة أخرى"؛ "سوف ننظر إلى هذه القضية من منظورها الصحيح."

يوصى بكتابة أو تعلم بعض الجمل الختامية، ولكن في بعض الأحيان يتعين عليك تعديل أشكال "المنزل" لإنهاء المحادثة. يصل الاجتماع إلى مرحلته النهائية إذا: تم توجيه المحادثة نحو الهدف المنشود؛ يتم تقديم الحجج الرئيسية لصالح المقترحات المطروحة؛ تم إنشاء اتصال جيد؛ تم خلق جو مناسب لاستكمال المحادثة. في هذه الحالة، يتم استخدام كل من التسارع المباشر وغير المباشر: أ) مباشر: "لذا، دعونا نتخذ قرارًا..." أو "دعونا نلخص الأمر..." ب) غير مباشر - يتم توجيه المحاور إلى الحل المقترح تدريجيًا . الحل المشروط: "في حالة..." "لنفترض أن..." "إذا كنت مهتمًا بمقترحاتنا..." وبالتالي، يواجه المحاور الحاجة إلى اتخاذ قرار، ولكن بطريقة أكثر شكل ناعممن مع التسارع المباشر. حلول خطوة بخطوة (حسب المواعيد النهائية). الحلول البديلة: "ما هو أكثر ملاءمة لك؟ (الدفع النقدي أو غير النقدي). "ملاحظة عالية" للوداع: ملاحظة رئيسية، بغض النظر عن نتائج المحادثة ومسارها. مرافقة شريك حياتك إلى الخروج. إذا لم تأت إلى القرار العامما زال يقول: "أعتقد أن الكثير قد تم إنجازه بالفعل". "أعلم أنني أفهمك وأنت تفهمني أيضًا، فليكن هذا أساس محادثتنا القادمة." "أنا متأكد...سنجد طريقة..."

تم النشر على موقع Allbest.ru

وثائق مماثلة

محادثة العمل هي اتصال شفهي بين الأشخاص المرتبطين بعلاقات العمل ومزاياهم وإجراءاتهم ووظائفهم الرئيسية. طرق الإعداد والتخطيط لمحادثة العمل. مراحل وتقنيات المحادثة وأهمية إتمامها لنجاح العمل.

الملخص، أضيف في 10/09/2009


ميزات محادثة العمل والتحضير لها. السمات المميزةمراحل ما قبل التواصل، ومراحل التواصل، وما بعد التواصل. تقنيات الكلام المستخدمة أثناء المحادثة. طريقة إقامة الاتصال. مراجعة تقنيات الاستماع الفعال إلى محاورك.

تمت إضافة الاختبار في 21/10/2013


محادثة العمل هي اتصال شفهي بين الأشخاص المشاركين في علاقة عمل. مهمتها ووظائفها الرئيسية. تقنية عن طريق الفم خطاب الأعمال. متطلباته: الصحة، الإيجاز، الدقة، الوضوح. عوائق النطق الأكثر شيوعا.

تمت إضافة العرض بتاريخ 27/10/2014


محادثة العمل كمحادثة بين محاورين: النظر في الميزات. مقدمة للأهداف الرئيسية. الخصائص العامةمزايا محادثة العمل مقارنة بأنواع التواصل اللفظي الأخرى. تحليل المشكلة والمحادثات التأديبية.

تمت إضافة العرض بتاريخ 16/04/2013


مميزات قواعد المحادثات الهاتفية مع العملاء والشركاء للمكالمات الواردة والصادرة. أمثلة على عبارات الآداب المستخدمة. تفاصيل الرسالة الهاتفية الإلزامية. المحادثات الهاتفية كحالة محددة لمحادثة العمل.

الملخص، تمت إضافته في 28/11/2014


الخطابة التجارية: المفاهيم الأساسية. الأنماط الوظيفيةلغة. التحدث أمام الجمهور، انتباه الجمهور. عملية إعداد المحادثة. إجراءات المحادثات الهاتفية. تشخيص خصمك في المفاوضات الصعبة. القواعد الأساسية لمبدأ التعاون.

تمت إضافة الاختبار في 14/11/2014


السمات اللغوية المميزة لأسلوب المحادثة التجاري والمتطلبات الأساسية لتنظيمها وسلوكها. معنى الإيجاز، وعلامات الإسهاب. العيوب الرئيسية لخطاب العمل الشفهي للروس: عدم اكتمال البيان، وعدم الاستعداد للمحادثة.

تمت إضافة الاختبار في 03/03/2013


الملخص، أضيف في 10/06/2011


خصائص القواعد الأساسية لمحادثة العمل. تعريف جوهر الاتصال كشكل التفاعل الاجتماعيمن الناس. من العامة. قواعد الاتصالات التجارية هي الأفكار الأولية والمبادئ التوجيهية والمتطلبات الأساسية لبناءها. علامات الخداع في كلام المحاور.

تمت إضافة الاختبار في 11/10/2010


السمات والسمات الرئيسية لأسلوب العمل الرسمي. الهيكل والمثال خطاب عملوالأوامر. العلاقة بين الأشكال الشفهية والمكتوبة. محادثة عمل على الهاتف. التلاعب بالوعي ولغة الإعلان. أنواع الاستماع: التأملي وغير التأملي.

محادثة تجارية- هذا اتصال شفهي بين الأشخاص المرتبطين بعلاقة عمل. وفي تفسير حديث أضيق، محادثة عملفهم التواصل اللفظي بين المحاورين الذين لديهم السلطة اللازمة من منظماتهم وشركاتهم للتأسيس علاقات عملأو حل مشاكل العمل أو تطوير نهج بناء لحلها.

تتمتع محادثات العمل بالعديد من المزايا التي تفتقر إليها الاجتماعات وتبادل المعلومات المكتوبة والمحادثات الهاتفية. أولاً، يتم تنفيذها على اتصال وثيق، مما يسمح لك بالتركيز على محاور واحد أو مجموعة محدودة جدًا من الأشخاص. ثانيا، أنها تنطوي على التواصل المباشر. ثالثا، يقومون بإنشاء شروط لإقامة علاقات شخصية، والتي يمكن أن تصبح لاحقا أساس الاتصالات غير الرسمية، أي أنها تسمح للمحاورين بالتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل، مما يسهل تواصلهم في المستقبل وغالباً ما تكون الفرصة الوحيدة لإقناع محاورك بصحة موقفك حتى يوافق عليه ويؤيده. وبالتالي، فإن إحدى المهام الرئيسية للمحادثة هي إقناع المحاور بقبول اقتراح محدد.

تفي محادثة العمل بعدد من الأمور المهمة جدًا المهام، مثل:

1) التواصل المتبادل بين العاملين من نفس بيئة العمل؛

2) البحث المشترك والترويج والتطوير السريع لأفكار وخطط العمل؛

3) مراقبة وتنسيق الأنشطة التجارية التي بدأت بالفعل؛

4) الحفاظ على الاتصالات التجارية؛

5) تحفيز النشاط التجاري.

ولكن ليس فقط التأثير العملي البحت لمحادثة العمل هو المهم. أثناء المحادثة، يتلقى المتصلون معلومات عمل فورية. فهو يساعد على توسيع القدرات الفكرية وتنشيط العقل الجماعي للمشاركين عند اتخاذ القرارات الإدارية الهامة.

2. أنواع المحادثات التجارية

استنادا إلى طبيعة القضايا التي تمت مناقشتها، تعتبر الأنواع التالية من محادثات الأعمال هي الأكثر شيوعا: محادثات الموظفين (التوظيف والفصل ونقل العمل)؛ التأديبية المتعلقة بانتهاك انضباط العمل، والتهرب من الواجبات الرسمية، وما إلى ذلك؛ التنظيميةتحديد التكنولوجيا اللازمة لإكمال المهمة؛ مبدع، مكرس لتطوير مفهوم مشروع أو مهمة معينة، وما إلى ذلك. وينبغي إيلاء اهتمام خاص لمحادثات العمل أثناء استقبال الزوار.

دعونا نلقي نظرة على بعض هذه الأنواع.

محادثات الموظفين.

كما تعلمون، فإن الاختيار الصحيح وتعيين الموظفين له تأثير حاسم على كفاءة أي هيكل تنظيمي. يتم إعطاء مكان مهم في حل مشكلات الموظفين لمحادثات العمل، التي تسمح للمدير بفهم وتقييم الموظف أو المتقدم لوظيفة ما بشكل أفضل، والمساعدة في تكوين رأي عنه، وتحديد نقاط القوة والضعف لديه، وصياغة موقفه الخاص اتخاذ قرار.

هذه المحادثات لها أهمية خاصة عند التقدم للحصول على وظيفة.وتسمى هذه عادة المقابلات. هناك تقنيات معينة لإجراء مثل هذه المقابلات. في أغلب الأحيان، يطلب مدير المقابلة من مقدم الطلب التحدث عن نفسه، ومعرفة أسباب بحث مقدم الطلب عن وظيفة جديدة، ومعرفة مدى مواكبة مقدم الطلب لشؤون المنظمة التي يريد العمل فيها . من الضروري أن يؤكد مقدم الطلب وجود الصفات الشخصية والمهنية بأمثلة من أنشطته العملية وحياته اليومية. يُنصح بدعوته لوصف سلوكه في إحدى حالات الصراع في مؤسستك، والسؤال عن الراتب الذي يريد التقدم للحصول عليه، وما إلى ذلك.

لكي تسير المقابلة بشكل فعال، يجب أن يكون لدى المدير وصف لمكان العمل، ووصف وظيفي يشير إلى متطلبات هذا المنصب. كما يوصى برسم “صورة لفظية” للموظف المطلوب لوظيفة معينة، تحتوي على قائمة بالخصائص الأساسية: الجنس، العمر، التعليم، الحالة الاجتماعية، مدة الخدمة، الخبرة في هذا المجال، إلخ قبل التعيين. المقابلة، يمكن أن يطلب من مقدم الطلب كتابة نموذج طلب مكتوب وما إذا كان السيرة الذاتية. سيسمح هذا للقائم بالمقابلة بتكوين انطباع عن مقدم الطلب والقضاء على المرشحين غير المناسبين على الفور.

يقوم بعض المديرين بإنشاء قائمة بالمؤشرات الرئيسية التي يسجلون بها المتقدمين. على سبيل المثال: المظهر، وثقافة الكلام، ومهارات الاتصال، والصفات التجارية، والمعرفة المهنية، وما إلى ذلك. هذه الطريقة ملائمة بشكل خاص عندما يتم إجراء المقابلة بالاشتراك مع الزملاء. ستسمح لك مقارنة التقييمات الموضوعية لكل منها باتخاذ القرار الصحيح.

يعتمد نجاح المقابلة إلى حد كبير على امتثال المشاركين لقواعد سلوك أخلاقية معينة.

المحادثة عند مغادرة العمل.تصبح محادثات العمل بنفس القدر من الأهمية عند مغادرة العمل. في أغلب الأحيان، يتعين على المرء في أنشطة الإنتاج التعامل مع حالتين نموذجيتين:

1) يتخذ الموظف بنفسه قرار مغادرة مكان العمل هذا؛

2) قررت إدارة المنظمة فصل موظفها. يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن طرد الشخص من العمل، بغض النظر عن الوضع، يرتبط دائمًا بالمخاوف والهموم والمتاعب والصراعات في كثير من الأحيان.

عادة ما يجذب سلوك ممثلي الإدارة والشخص المستقيل/المفصول انتباه الموظفين ويحظى باستجابة عامة واسعة النطاق. ومن المهم جدًا أن يحفظ الجانبان ماء وجههما ويخرجان من الوضع الصعب بكرامة. لا ينبغي أن يُعرف الموظف بأنه شجاع. تحتاج الإدارة إلى خلق صورة للمالك العادل والإنساني، مما يوفر للمنظمة سمعة راسخة لا تشوبها شائبة.

تحدد هذه المواقف إلى حد كبير طبيعة مقابلة الفصل.

في الحالة الأولى، من المهم معرفة أسباب الفصل ودوافعه. وبناءً على ذلك، قم ببناء محادثة مع الشخص الذي قدم خطاب الاستقالة. إنه شيء واحد عندما يستقيل الشخص لأسباب موضوعية: لأسباب عائلية، لأسباب صحية، فيما يتعلق بالتسجيل في الدراسات، بسبب تغيير الإقامة، والانتقال إلى وظيفة أخرى تتعلق بنموه المهني، وتحسين الوضع المالي، وما إلى ذلك. هـ - كلمات الشكر الدافئة على العمل الجيد، وكلمات الفراق الطيبة، وتمنيات النجاح في المجال الجديد ستكون ممتعة للشخص المغادر، وستدعمه، وستترك انطباعًا جيدًا عن المنظمة.

إنها مسألة أخرى عندما يقدم شخص ما خطاب استقالة في حالة من الإثارة العاطفية، تحت تأثير عوامل ذاتية مثل الاستياء من المدير أو الزملاء بسبب المعاملة غير العادلة المزعومة، والتذمر، وما إلى ذلك؛ الشعور بالذنب لبعض الأخطاء وسوء التقدير في العمل، وعدم اليقين في تصرفاتهم، وما إلى ذلك. بالنسبة لمعظم الناس، فإن هذا الفصل ليس هو النتيجة المرجوة، على الرغم من أنه في كثير من الأحيان يصبح كذلك. وهذا عادة ما يكون غير مربح للمنظمة، ولكن في بعض الأحيان يمكن أن يصبح سببا مناسبا للتخلص من موظف غير مرغوب فيه. لذلك يحتاج المدير إلى تحديد موقفه فيما يتعلق بحقيقة الفصل ويقرر بنفسه ما إذا كان سيقنع الموظف بالبقاء أم لا.

من المهم خلق جو ملائم وودود لمحادثة عمل بناءة، ومحاولة القضاء على الخلافات القائمة، وكذلك استخدام المحادثة لمناقشة ظروف العمل، وطبيعة العلاقات في الفريق، والمهام التي تواجه المنظمة.

عندما يستقيل شخص ما، يتعرض للإهانة بسبب بعض الظروف، فقد لا تكون محادثة واحدة كافية لتخفيف التوتر وتغيير القرار الذي اتخذه الموظف. قبل الاجتماع مع المدير، من المستحسن إشراك أصدقاء عمله، والأشخاص الذين يتمتعون بثقته وسلطته، والقادة غير الرسميين لإجراء محادثة.

يجب أيضًا فصل الأشخاص من العمل بسبب تقاعد الشخص، بسبب الانتهاكات الجسيمة لانضباط العمل التي يرتكبها الموظف، وكذلك بسبب ظروف أخرى. في كل هذه المواقف، لا يُنصح بالإدارة باتخاذ موقف تقديم الأعذار، والشعور بالذنب والندم، ولا ينبغي لها التلفظ بعبارات مثل "نحن بالطبع سوف نتركك، ولكن ..."، "نود حقاً أن نتركك". لمواصلة العمل معك، ولكن..." وغيرها. وهذا يعطي الأمل للشخص المغادر، فيحاول إيجاد أنواع مختلفة من الأسباب للبقاء.. وقد يجد المدير نفسه نفسه في موقف حرج.

محادثة تأديبية

ترتبط أسباب هذه المحادثات بانتهاكات انضباط العمل، والانحرافات عن اللوائح الداخلية، والإهمال أو إكمال المهام في الوقت المناسب، وما إلى ذلك. وهذا يؤدي حتماً إلى ضرورة إجراء ما يسمى بالمحادثات التأديبية مع الموظفين، والتي في كثير من الحالات يمكن أن تمنع العقوبات الإدارية (التوبيخ، التوبيخ، التوبيخ الشديد، التحذير من عدم اكتمال الأداء، الفصل). يتطلب إجراء مثل هذه المحادثات قدرًا كبيرًا من ضبط النفس واللباقة والشعور بالتناسب، فضلاً عن الحزم والثقة والنزاهة من القائد.

عند التحضير للاجتماع، تحتاج إلى فهم الوضع بدقة، وجمع وتحليل المعلومات اللازمة. في بداية المحادثة، يجب عليك إعطاء الموظف الفرصة لشرح سبب تصرفه. ومن المرجح أنه سيجلب بعض الحقائق الجديدة. فإذا كانت الأسباب صحيحة فلا بد من بعض التدابير، وإذا كان إهمالاً أو عدم أمانة أو إهمالاً في الواجبات الرسمية فأخرى.

عند إجراء محادثات تأديبية، يجب أن يؤخذ في الاعتبار أنه من الضروري إدانة تصرفات وتصرفات الموظفين، وانتقاد الأخطاء وسوء التقدير، وليس صفاتهم الشخصية.

محادثات المشكلة. يمكن وصف المحادثات الناجمة عن الحاجة إلى حل حالات الصراع المختلفة التي تنشأ في المنظمة بأنها إشكالية. إن أهم ما يميز محادثة المشكلة هو التحليل العميق والشامل للصراع، وتوضيح أسباب وظروف حدوثه، ومراعاة الممارسات الاجتماعية لحل مثل هذه الصراعات، وأخيرا البحث عن حل متوازن ومبرر.

المحادثات التنظيمية. هذا هو اسم المحادثات التي تتم خلالها مناقشة تقنية أداء مهمة إنتاج معينة، وتحليل النتائج التي تم الحصول عليها، والتعبير عن الاعتبارات الحاسمة فيما يتعلق بحل المهام المعينة.

عند إجراء مثل هذه المحادثة، من المهم أن نأخذ في الاعتبار أن رد فعل المحاور على المطالب المقدمة قد يكون مختلفا. بعض الموظفين، الذين يهتمون بمستقبلهم وآفاق المنظمة، مستعدون لسماع وقبول النقد ومحاولة تغيير أنفسهم أو الوضع الذي يتحملون المسؤولية عنه. ويحاول آخرون تحويل المسؤولية إلى الآخرين. لا يزال البعض الآخر لا يقبل النقد على الإطلاق، وهم واثقون من أنهم على حق ويحاولون ترك كل شيء دون تغيير. وبطبيعة الحال، سيكون سلوك خطاب القائد مختلفًا أيضًا.

غالبًا ما تعتمد نتائج العلاقات التجارية على المفاوضات والحوارات الشخصية. يتم تطوير الاتصالات التجارية التي يتم إنشاؤها كتابيًا أو عبر الهاتف في المحادثات الشخصية. يستخدم المشاركون في المقابلة مجموعة واسعة من وسائل الاتصال: فهم لا يستخدمون الكلام فحسب، بل يستخدمون أيضًا الإيماءات وتعبيرات الوجه والتأثير الشخصي.

فالاتصال الرسمي، الذي له منطقه وتقاليده الخاصة، يتطلب نهجا خاصا. وتنظمه المبادئ واللوائح الأخلاقية وتملي الحاجة إلى ما لا غنى عنه العمل التحضيري. مفاهيمها الهيكلية واضحة جدا.

الخصائص والوظائف

عادة ما تكون محادثة العمل محادثة بين اثنين من المحاورين، ولهذا السبب يجب أن يأخذوا في الاعتبار الخصائص الشخصية للخصم، ودوافعه، ميزات الكلام، تطبيق الآداب. يتضمن التواصل بين الأشخاص مجموعة متنوعة من أساليب التأثير على المحاور.

تنظر نظرية الإدارة إلى المحادثة كنوع من المحادثة الموضوعية التي تم ترتيبها خصيصًا لتنظيم الأغراض الإدارية. تتم المحادثات في إطار رسمي، وخصائصها واضحة للغاية.

غالبًا ما يتم إجراء محادثة عمل لها موضوع محدد وموجهة نحو الشخص داخل نفس المؤسسة بين الموظفين. الغرض من المحادثة هو رغبة أحد المشاركين في التواصل في استخدام الكلمات للتأثير على شخص آخر أو مجموعة كاملة من الموظفين من أجل الدفع نحو النشاط والتغييرات في بيئة العمل أو العلاقات الحالية وتحسين جودتها.

الهدف الآخر لمحادثة العمل هو حاجة الإدارة إلى تكوين استنتاجات وقرارات بناءً على آراء الموظفين ومنطقهم.

ميزة محادثات العمل على الأنواع الأخرى من التواصل اللفظي هي:

• وفي سرعة الرد على ملاحظات المحاورين، مما يساعد على الحصول على النتيجة المرجوة؛
• في زيادة وعي المسؤول من خلال مراعاة ومراقبة ورصد وجهات النظر والأحكام والأفكار والحجج والتصريحات المتشككة التي سمعت أثناء المقابلة؛
• في استصواب مجموعة أساليب مرنة ومعقولة للبحث في الموضوع قيد المناقشة، وهو نتيجة لحل المشكلة ومطالبات جميع الأطراف.

في محادثة عمل، يستطيع المدير الرد مباشرة على الملاحظات المقدمة ومراعاة وجهة نظر واهتمامات الموظفين بسبب تأثير ردود الفعل.

تركز محادثة العمل على تنفيذ وظائف معينة:

• إيجاد اتجاهات جديدة؛
• إطلاق مشاريع واعدة؛
• تبادل البيانات؛
• تنظيم الأنشطة التي بدأت؛
• التواصل المتبادل بين موظفي مؤسسة واحدة؛
• تعزيز الاتصالات التجارية بين المؤسسات والشركات والصناعات.

تؤدي محادثة الأعمال المدروسة والمنظمة إلى نتائج ممتازة لتحسين أداء المنظمة.

القواعد الاساسية

لا يتم تحديد نتائج محادثات واجتماعات العمل من خلال الاستعداد لها فحسب، بل يتم تحديدها أيضًا من خلال بنية المحادثة نفسها. تسمح لك تقنيات إجراء المقابلات الراسخة والالتزام بمبادئها بتجنب الأخطاء التي لا يمكن إنكارها. يجب أن يكون هناك دائمًا جو من حسن النية - فالتصريحات القاسية غير مقبولة.

يفترض مبدأ العقلانية ضبط النفس في السلوك، خاصة إذا أظهر الشريك عاطفية. عادةً ما يؤثر عدم السيطرة على العواطف سلبًا على القرار المتخذ. لا يمكن أن يسمى هذا الحل الأمثل.

إن مبدأ التفاهم ضروري حتى يتمكن المتحاورون من إيجاد أرضية مشتركة في الحوار وتحقيق النتيجة المرجوة.

ومع استمرار المحادثة، يتقلب تركيز انتباه المتحدثين حتى في غياب العوامل المشتتة. مع الأخذ في الاعتبار وملاحظة هذه الفروق الدقيقة، من الضروري في هذا الوقت الانتباه إلى نفسك مرة أخرى واستئناف الاتصال المتقطع.

إن مبدأ الموثوقية يفرض الالتزام باحترام صحة معلومات المحاور – حتى لو قدم معلومات كاذبة. مما يفيد الحوار ويحقق الأهداف المرجوة.

أحد المبادئ النفسية المهمة هو التمييز بين موضوع المحادثة مع المحاور.يمكن أن يؤثر الموقف الشخصي تجاه الخصم على موضوعية تقييم المؤشرات. الحوار البناء يقوم على تمييز الأحداث من وجهات النظر، والآراء من التجارب.

تتجسد هذه المبادئ العامة لإجراء محادثات الأعمال من خلال قواعد تنفيذها، مما يساهم في سلامة وفعالية المفاوضات.

قاعدة المصلحة المزدوجة هي أن كل من المتحدثين لديه مصلحة مزدوجة: ليس فقط جوهر ومحتوى موضوع المحادثة، ولكن أيضًا التعاون مع الشريك. إن الحفاظ على علاقة مثمرة لا يقل أهمية في المحادثة عن تبادل المعلومات.

• لا تتسرع في التوصل إلى استنتاجات حول دوافع ونوايا محاوريك، بناءً على افتراضاتك الخاصة؛
• استمع إلى خصمك بتركيز وأظهر أنه مفهوم؛
• عبر عن اهتمامك وأهدافك بدلاً من الجدال حول الماضي، ويجب التعبير عن أفكارك بوضوح ووضوح؛
• مناقشة الإجراءات الواعدة.

يعتبر التركيز على الاهتمام بالشريك أيضًا قاعدة مهمة ستساعد بشكل كبير في تسهيل مهام كلا المحاورين. العبارات: "مفهوم"، "مثير للاهتمام"، "من الجيد أن نعرف"، والتي يتم إدراجها بشكل طبيعي في المحادثة، ستخلق جوًا مريحًا وتساعد في التعبير عن الاتفاق والتفاهم المتبادل. يمكن حل نفس المشكلة إذا خاطبت المحاور من خلال الاتصال به بالاسم والعائلة وعدم إظهار القلق والتهيج.

إن الرغبة في توضيح المعلومات الإضافية أو المساعدة ستساعد أيضًا في الحفاظ على الاهتمام.

يجب ألا تعطل العلاقة من خلال مناقشة نقاط معينة في تصريحات شريكك. يمكن إظهار خطأه بشكل غير لفظي: من خلال نظرة أو نبرة أو إيماءة.

كل محادثة هي وسيلة لإيجاد أرضية مشتركة. لكي ينجح الحوار، لا ينصح أن يبدأ بالتناقضات.عادة ما يبدأون بالموضوعات التي تتطابق فيها الآراء، على سبيل المثال، حول الطقس. يتم ذلك حتى لا تكون هناك إجابة سلبية منذ البداية ولا تضطر إلى إضاعة الجهد في إقناع المحاور. يوصي الخبراء دائمًا بوجود العديد من العبارات المعدة مسبقًا، والتي يمكن أن تكون الإجابات عليها إيجابية فقط.

تحضير

يبدأ التحضير لمحادثة عمل بالمرحلة الأكثر أهمية - التخطيط، والتي تتمثل في صياغة مشاكل وأهداف الاجتماع، وكذلك إنشاء خطة التفاوض وطرق تنفيذها. ينصح المحترفون:

• فكر في العملية المتوقعة للمحادثة المخططة ووزنها، وقم بإعداد برنامجها؛
• جمع كل المعلومات اللازمة عن المحاور المحتمل؛
• اختبر فعالية حججك المطلوبة لإثبات معتقداتك وخططك؛
• التحقق من اتساق تعريفاتك وأفكارك؛
• فكر في الخيارات المتاحة لكيفية رد فعل محاورك أو خصمك على الحجج المطروحة.

يعتمد تحديد وقت ومكان المحادثة المستقبلية على موقف المشاركين وموقفهم. ويمكن تنفيذها على أرضها أو على أرض شخص آخر أو على أرض محايدة. بعد الإعداد التشغيلي، من الضروري مراقبة وتحرير المواد التي تم جمعها وإعدادها وإعطاء خطة المقابلة المستقبلية شكلها النهائي.

ستزداد احتمالات إكمال حوار الأعمال بنجاح مع الإعداد الدقيق له.

بناء

يتكون هيكل محادثة العمل من 5 مراحل:

• بدء محادثة؛
• تقديم المعلومات؛
• الحجج.
• وتقويض حجج الخصم؛
• الموافقة على المقترحات.

وتعتمد كل خطوة من هذه الخطوات على المعرفة المهنيةوالوضوح والمنطق الذي يضاف إليه الجودة الشخصيةالحديث، وجود معنى جدي في المحادثة. يجب بناء خطة المحادثة بناءً على النتائج المحتملة المختلفة.في بعض الأحيان عليك أن تكرر بعض الحجج.

تعتبر البداية الصحيحة للمحادثة مقدمة، وصياغة دقيقة لأهدافها وغاياتها، وترشيح الموضوع، وإيصال قواعد النظر في القضايا.

في مرحلة تقديم المعلومات، يجب معرفة طلبات الشريك وآرائه، ودوافعه وحججه ورغباته، وتقديم المعلومات المخطط لها، وتحليل موقف المحاور.

في عملية الجدال، يجب ألا تتجاهل أي أشياء صغيرة يمكن أن تلعب في بعض الأحيان دورا حاسما. من الضروري أن نتذكر بساطة المفاهيم ووضوحها وإقناعها.

في مرحلة تفنيد أحكام خصمك عليك تحييد تعليقاته. للقيام بذلك، من الضروري تقديم حججك بشكل مقنع، دون أدنى شك، دون السماح بإمكانية دحض رأيك. يتكون منطق الإنكار من تحليل المعلومات المشكوك فيها، وإيجاد السبب الحقيقي، واختيار المفهوم والمنهجية. في هذه الحالة، يتم استخدام التقنيات والحيل المختلفة.

في مرحلة صنع القرار، يتم تلخيص نتائج الحجج التي تم قبولها والموافقة عليها من قبل المحاور، ويتم حذف الفروق الدقيقة والاستنتاجات السلبية، ويتم توحيد النتيجة التي تم تحقيقها وتأكيدها، ويتم اقتراح موضوعات لمزيد من التعاون. في هذه المرحلة، لا يمكنك إظهار عدم اليقين حتى لا يبدأ شريكك أيضًا في الشك في القرار المتخذ.

من الضروري أن يكون لديك دائمًا حجة إضافية لتأكيد أطروحتك في حالة تردد خصمك. يوصى بمراقبة سلوك شريكك لتوقع تصرفاته اللاحقة.

أصناف

تتميز الأنواع المستقلة من محادثات الأعمال بالتصنيف التالي:

• عند التقدم للحصول على وظيفة؛
• عند الفصل من المنصب؛
• فيما يتعلق بالمشكلة التي نشأت؛
• الطبيعة التأديبية.

النوع الأول هو نوع تمهيدي، وتتمثل مهمته الرئيسية في تحديد وتقييم الصفات التجارية للمتقدم للوظيفة. يحتاج المدير أن يسأل مقدم الطلب فقط بعض الأسئلة الأساسية التي تحتوي على معلومات حول الشخص: مستوى التعليم، والخبرة العملية، والمهارات والقدرات الحالية، وأسباب البحث عن عمل، ومستوى المطالبات بالدفع. في بعض الأحيان يكون من الضروري أيضًا توضيح الصفات الشخصية.

يمكن أن تكون المقابلة المتعلقة باستقالة الموظف من نوعين: طوعية أو قسرية. في الحالة الأولى، يجب على المسؤول معرفة أسباب الفصل - ويرجع ذلك إلى الاهتمام بتحسين إدارة المنظمة. عادة في مثل هذه الحالات يكون من الممكن معرفة ذلك معلومات مفيدةمما يسمح لنا بحل بعض المشاكل.

النوع الثالث هو محادثة مع موظف تضطر إلى الانفصال عنه. كقاعدة عامة، من الصعب للغاية بالنسبة للقائد. خلال مثل هذه المحادثة، يجب مراعاة الحساسية، ولكن في الوقت نفسه يجب ذكر الادعاءات ضده بشكل صحيح وعادل. هناك قواعد ونصائح خاصة حول كيفية إجراء مثل هذه المحادثة.

عند إجراء محادثات إشكالية وتأديبية، يجب عليك أيضًا الانتباه إلى الظروف التي نشأت؛