У дома Обложен език Как да пишем правилно бизнес писма? Видове и структура на бизнес писмо. Кореспонденция на страните

Обложен език

Как да пишем правилно бизнес писма? Видове и структура на бизнес писмо. Кореспонденция на страните

Гражданският кодекс на Руската федерация задължава данъчните инспектори да проверяват автентичността на информацията, съдържаща се в документите, подадени за регистрация на LLC. Освен всичко друго, те трябва да проверят юридическия адрес на създаваната организация. За да опростят тази задача, служителите на регистриращия орган изискват гаранционно писмо от заявителя до юридическия адрес.

Гаранционно писмо за регистрация на LLC

С текста на такова писмо и подпис юридическо или физическо лице гарантира, че е готово да отдаде под наем имота, който притежава. законнозона веднага щом LLC премине държавна регистрация. Наемодателят също така гарантира, че помещението му принадлежи по закон и със сключването на договор за наем не нарушава интересите на трети лица. Към писмото е приложено копие на удостоверение от държавна регистрациясобственост.

Едно офис пространство не трябва да бъде офис пространство. Допуска се използването на адреса на производствените помещения (склад, работилница) като юридически адрес, ако единственият изпълнителна агенция LLC наистина може да бъде разположено там, ако гарантира безпрепятствено получаване на кореспонденцията, изпратена до LLC. Ако кандидатът се опита да регистрира LLC в гараж, регистриращият орган може да има претенции - реалността на офис споразумението ще трябва да бъде доказана.

В случай на „закупуване“ на юридически адрес трябва да внимавате. Разчитайте само на компания с добра репутация, в противен случай рискувате да ви откажат регистрация. Вашият „офис“ може да се окаже място за масова регистрация на фирми, руини или сграда в строеж, военна частили клиника. Случва се адресът да не съществува като такъв. Би било добра идея да проверите отново всичко.

Ако адресът в сертификата за собственост и гаранционното писмо е малко по-различен, в документите за регистрация на LLC посочете този в писмото, тъй като той ще фигурира в договора за наем.

Гаранционното писмо не е сред необходимите документи за регистрация на LLC, но липсата му може да доведе до отказ за регистрация. Неуспешен собственик собствен бизнесможе да защити делото си в съда, където данъчните власти ще докажат, че не са имали възможност да проверят верността на юридическия адрес. Пленумът на Върховния съд наистина не счита липсата на гаранционно писмо като доказателство за ненадеждността на юридическия адрес. Всяко съдебно производство обаче е неприятна процедура, още повече при първата стъпка към собствения ви бизнес. Затова препоръчваме да изтеглите примерно гаранционно писмо на юридическия адрес, да подготвите документа и да го изпратите заедно със заявлението за регистрация на LLC.

Актуален образец на гаранционно писмо за предоставяне на юридически адрес можете да намерите на нашия уебсайт.

Не се изисква нотариална заверка на гаранционното писмо. Достатъчно е собственикът да потвърди факта на съществуващото споразумение в телефонен разговорсъс служител на органа по регистрацията.

Гаранционно писмо от юридическо лице

Що се отнася до съдържанието на писмото, няма единен образец на гаранционно писмо за предоставяне на адрес. Можете да използвате нашата извадка, като запазите логиката на документа и не забравяте да посочите необходимата информация, като например:

в „заглавката“ - данните за лизингодателя и името на Федералната данъчна служба, където се предполага, че компанията е регистрирана;
подробен адрес, площ на наеманото помещение и неговите характеристики - както ще бъдат посочени в договора за наем;
името на ръководителя на създаденото LLC и името на неговата фирма;
потвърждение за готовност за прехвърляне на помещенията за ползване по договор за наем.

Не е необходимо да посочвате датата в гаранционното писмо за регистрация на LLC. Можете да го посочите, но няма значение - гаранционното писмо няма срок на валидност.

Моля, обърнете внимание: в гаранционното писмо собственикът заявява, че ще сключи договор за наем с ръководителя на LLC, когато LLC бъде регистриран, но той не е длъжен да направи това. С гаранционно писмо той удостоверява, че няма нищо против на адреса на притежавания от него недвижим имот да бъде регистрирано конкретно юридическо лице. В крайна сметка дали да сключи споразумение или да се откаже от тази идея е свободен избор на собственика и гаранционното писмо не е указ за него. Затова, ако искате да сте сигурни, че квадратните метри ще останат ваши, сключете предварителен договор с наемодателя.

Всичко това работи в обратна страна: ръководителят на LLC не е длъжен въз основа на регистрацията на компанията да наема офис от лицето, което е предоставило гаранционно писмо за наема при регистрация на LLC. Ако откажете предварителни споразумения, ще трябва да уведомите данъчния орган за промяната на юридическия адрес. Това се прави във формата P13001 или P14001. Първият се използва, ако юридическият адрес е посочен в хартата, което означава, че с неговата промяна текстът на хартата ще трябва да бъде коригиран. Втората форма е подходяща за онези LLCs, чийто устав не губи значение след промяна на юридическия адрес.

Гаранционно писмо до юридически адрес от физическо лице

Ако регистрирате LLC на домашния адрес на управителя, тогава няма да имате нужда от гаранционно писмо, за да регистрирате юридическия адрес. В този случай ще се изисква съгласие от собственика на помещението и евентуално от други лица, регистрирани в него. Проверете изискванията в службата за проверка, където планирате да се регистрирате.

Гаранционно писмо до юридическия адрес от физическо лице е необходимо в ситуация, в която собственикът на помещението, отдадено под наем на организация, е физическо лице. Той е форматиран подобно на писмо от юридическо лице. Тук повече няма да се показват само данните за компанията. Само фамилията, името, бащиното име на гражданина, неговото съгласие да регистрира такова и такова LLC на такъв и такъв адрес, уверение, че той е собственик, че не нарушава интересите на държавата и трети страни чрез сключване на договор за наем и др.

Интересно е, че собственикът на нежилищно помещение има право да издаде гаранционно писмо за себе си, ако действа като учредител на LLC и желае да използва притежаваните от него помещения като юридически адрес. Такова писмо се изготвя като гаранция за лизинг, дадена на юридическо лице от физическо лице. Регистриращият орган няма да бъде объркан от факта, че името на ръководителя на LLC и лизингодателя съвпадат.

Всеки, който действа като лизингодател, трябва да има готовност да се свърже с него от служител на регистриращия орган на посочения в гаранционното писмо номер за контакт. Това нормална процедура, тъй като служителят, приел документите за регистрация на LLC, трябва да се увери, че предоставената информация е вярна. Ако наемодателят не е на разположение или не отговори, има шанс LLC да не бъде регистрирано, считайки гаранционното писмо за невалидно.

Гаранционно писмо за плащане (образец) защо е необходим документът, как да го съставите правилно, образци за писане на гаранционно писмо за плащане на дълг и изпълнение на работа

Какво е гаранционно писмо, как да го напишете правилно, образци за писане на гаранционно писмо. Гаранционното писмо е документ, който потвърждава намеренията на едната страна да извърши определени действия в полза на другата страна или, като пример, намерението да се придържа към някакви условия по отношение на другата страна. Компетентно написано гаранционно писмо е ключът към вашата увереност в неговото изпълнение.

(щракнете за отваряне)

Гаранционно писмо - какво е това?

Гаранционно писмо за плащане (образец)- това е преди всичко документ, съдържащ гаранция за изпълнение на задълженията, поети от едната страна по отношение на другата. Такива задължения могат да бъдат предоставянето на всякакви услуги, изпълнение различни видоверабота, плащане на дълг и т.н.

Най-често срещаният тип гаранционно писмо е гаранционно писмо за плащане на дълг.

Правилно съставеният документ е гаранция за неговото изпълнение

За да бъде изготвено правилно и коректно гаранционното писмо, трябва да се придържате към следните препоръки:

Подходящ стил на писане – когато пишете писмо, трябва да се придържате към него бизнес стил, все пак гаранционното писмо е преди всичко документ.
Целесъобразност и краткост – не бива да пишете твърде много, достатъчно е да посочите накратко и стегнато каквото е необходимо.
Специфичност - изключете думите, които носят несигурност; струва си да формулирате ясно изреченията, като използвате думи като, например, ние гарантираме, ние се ангажираме.
Сигурност и яснота – текстът на гаранционното писмо трябва да е ясен и прост.
Правопис и пунктуационни грешкив писмо.

Гаранционните писма от името на юридическо лице винаги трябва да съдържат необходимите данни и подпис на управителя.

Задължителни данни за юридическо лице:

Име на организацията и нейните данни
Необходими данни за контакт
Същността на призива в писмото
дата на подписване
Печат на организацията, както и подпис на отговорното лице

Подробности за физически лица:

Паспортни данни и адрес на пребиваване
Същността на призива в писмото
Подпис

Подготовка на документи

Тъй като законът не предвижда ясно формуляр за писане на гаранционно писмо за плащане на дълг, потвърждение за завършване на услуги и работа, за заетост и други видове това писмо, писането му е доста просто.

Когато пишете гаранционно писмо, струва си да се има предвид само, че ако писмото е съставено от името на, то трябва да бъде съставено на бланка на юридическо лице и да съдържа необходимите подробности. От физическо лице може да се напише гаранционно писмо във всякаква писмена форма.

Образци за писане на гаранционни документи

Гаранционно писмо за плащане на дълг (документът трябва да бъде изготвен на бланката на организацията, да бъде подписан от главния счетоводител, както и от управителя, и трябва да бъде подпечатан с фирмен печат).

В търговските и гражданските дейности често е необходимо да се свържете с длъжностни лица.

Всяко искане трябва да бъде в писмен вид. Официални писма се изпращат по най-различни поводи. Това може да бъде: изискване за извършване на плащане, искане за предоставяне на продукти без плащане, иск за погасяване на дълга и т.н.

На официални призиви специални формине се прилага. Законодателство Руска федерацияпредполага свободно писане. Но освен това има общоприети норми. Използването им прави възможно прилагането на правен статут на писмата. Отсъствие необходими условияи атрибути не позволява да се разглеждат като официална кореспонденция.

Ето защо, преди да се свържете официално с получателя, трябва да се запознаете с безплатни мостри и примери. Те могат да бъдат получени чрез връзките под тази публикация. Тази обяснителна статия може да послужи като добра помощ при писане.

Структура и атрибути на служебните писма

Официалната кореспонденция се води на листове А4. Освен това за фирми (юридически лица) се използва фирмена бланка. Той вече предполага наличието на информация, идентифицираща регистрацията.

Това изискване не премахва необходимостта от "капачка". Пише се в горния десен сектор на листа. Посочва името на организацията получател и длъжностното лице. В него може да се напише и името на предприятието, отдела, ръководителя, подателя.

Отсреща вляво има място за маркиране на изходящи/входящи. Те съдържат номер, дата и град. Съответно изходящият се задава от подателя, а входящият - от получателя. За получателя необходимо изискванее указание за длъжността и лицето, което регистрира документа.

Следва (отдолу) е самият текст. За някои букви е възможно да се напише заглавие (по желание). Под текста трябва да посочите пълното наименование на длъжността на упълномощеното лице, неговото фамилно име, собствено име, отчество, телефонен номер за връзка, данни за изпълнителя (ако се очаква такъв). Срещу тези данни се поставя подпис на упълномощеното лице. Този подпис се заверява с печата на изпращащата организация.

Реч и начин на писане на писма

Тъй като се разглежда официална кореспонденция, речта се приема за делова. Тоест текстът не трябва да съдържа никакви литературни изрази (сравнения, метафори, алегории). Трябва да се разбере, че човекът, получил съобщението, най-вероятно няма достатъчно време да чете ненужни литературни фрази.

Текстова структура официално писмоОбщоприето е следното: информационната част се дава в началото. Той описва връзката между подателя и получателя. По-нататък в текста е необходимо да се опише същността на проблема.

Описанието трябва да бъде кратко и подкрепено с крайни дати, цифри и доказателства.

След това е необходимо да се предложи желаното развитие на събитията, насочени към разрешаване на проблема.

По-долу е даден стандартен формуляр и образец на официално писмо, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.

GOST 7.0.8-2013 „Система от стандарти за информация, библиотека и издателство. Деловодство и архивиране. Термини и дефиниции” консолидира основните значения на понятията, които ще използваме по-нататък:

дестинация- подробности, съдържащи информация за получателя на документа;
подробности за документа– елемент от дизайна на документа.

Освен това трябва да обърнете внимание на новия термин атрибут, който се използва активно при работа с електронна научна и техническа документация и се счита за задължителен компонентреквизитдокумент. Правилата за регистриране на данните за „адресата“, установени от GOST R 6.30-2003, предвиждат различни опциинеговият дизайн - в тях основните атрибути на реквизита "адресат" са формализирани или не са формализирани по различен начин.

И накрая, терминът дестинациятрябва да се разграничава от остарялата концепция адресат, което въпреки това е посочено в приложението към Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи (одобрено с Указ на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477) по смисъла автор, т.е. подател на документа(и най-вече писма).

Тъй като кореспонденцията обикновено заема повече от 80% от документния поток на организациите, ще разгледаме правилата за регистриране на данните за „адресата“, като използваме примера на официални официални писма, които се изготвят на хартиен носител и се изпращат до получателя главно от поща.

В процеса на водене на кореспонденция мениджърите, служителите и службата за управление на архивите на организацията трябва да вземат предвид следните фактори:

технологичен, което означава, че организацията ще изпрати писмото си чрез пощенски клонове или използвайки услугите на компании, които доставят кореспонденция. Тези компании и Russian Post действат като независими трети страни по време на процеса на доставка. Когато съставяте писмо, трябва да вземете предвид как ще бъде изпратено, опаковано, че редът и последователността на регистрация на атрибутите на пощенския адрес са установени от Правилата за предоставяне на пощенски услуги, които са одобрени с резолюции на правителството на Руската федерация и периодично се актуализират;
управленски, защото Писмото може да съдържа:
- специфичен управленско решение, предложение, доклад или иск - може да бъде отправено към по-горестояща организация или равноправен партньор, клиент;
- задължителен ред или норматив правен акт, който се изпраща на подчинени организации за изпълнение или информация.
  Тоест целта на създаване и съдържанието на документа, мястото на авторската организация в системата за управление и връзката с получателя на писмото влияят върху дизайна на реквизита „адресат“. Освен това писмото трябва да бъде изпратено до мястото (организация, длъжностно лице, специалист, структурно звено), където има правомощие да разреши проблема, изложен в документа, окончателно и по същество. Ако имате няколко въпроса/предложения към тази организация, които не са свързани помежду си и чието разрешаване е от компетенциите различни лица, тогава е по-добре да напишете отделно писмо до всеки „краен получател“. И ако не знаете кой ще бъде назначен да работи по вашите въпроси, можете да ги поставите в писмо, адресирано до Генералният директорили да го адресирате като цяло до организацията;
фактор на етикета– необходимостта от спазване на приетите правила за учтивост, съобразени с конкретната ситуация бизнес комуникация, статус и длъжност на адресата (юридическо или физическо лице, висша или подчинена организация, писмото се изпраща за първи път или до постоянен кореспондент и др.).

Формуляр на писмо от организацията

За да води кореспонденция, почти всяка организация разработва и одобрява свой собствен формуляр за писмо. Съставът на неговите детайли и примери за дизайн могат да бъдат намерени:

в GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система за организационна и разпоредителна документация. Изисквания за изготвяне на документи“ (Фигури B.2 - B.4) и
Методически препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, одобрени. със заповед на Росархив от 23 декември 2009 г. № 76 (клауза 3.3.1 с приложения).
Организациите плащат голямо вниманиеразработване на формуляр за писмо и дори включването му в книга за „корпоративен“ стил, което е абсолютно справедливо, защото той е „лицето” на юридическо лице, формира образа на автора на писмото и впечатлението за него. Но не става въпрос само за качеството на хартията и цветовете на боята, използвани за направата на формата. Във формуляра се посочва пълното и съкратеното наименование на организацията, организационната и правна форма и подчинение. Най-важното е да се гарантира, че информацията за автора, която е посочена в него, е правилно форматирана, изброявайки всички начини за връзка с автора. в външна средатова предава признаци на стабилност, желание за контакт, откритост и „добра воля“ на организацията.

Местоположението на детайлите във формуляра може да бъде:

надлъжно(както в пример 1) или
ъгъл:
- центриран(както в пример 2) или
- знаме(атрибутите са разположени в същата странична зона, но текстът на всеки ред започва от лявата граница на полето).

Надлъжните и ъглови форми имат различно местоположение за атрибута „адресат“ и е обозначено с оранжево запълване (сравнете Примери 1 и 2).

Атрибути на атрибута „адресат”.

Освен това отговорът на въпроса „Къде?“, т.е. регистрацията на атрибута „пощенски адрес“ се счита за незадължителна от GOST. Ако се вписва, тогава неговите елементи се изписват в последователността, предвидена от Правилата за предоставяне на пощенски услуги (това се установява Методически препоръкиотносно разработването на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, Приложение № 11). Посочването на пощенския адрес върху самото писмо става удобно при използване на плик с прозорец, в който ще се виждат всички данни за адресата (на кого и къде трябва да се достави писмото), тогава тази информация не е задължително дублира се върху плика ръчно или чрез залепване на „етикет“. При големи обеми кореспонденция този подход значително спестява време и пари.

Ако писмото е адресирано държавна агенция, орган местно управление, висша власт, висша организация, тогава атрибутът „пощенски адрес“ все още не е издаден (посочен е само на плика). Вижте примери 3 и 4.

Ако писмото е изпратено до първия ръководителят на тази „висша организация“, тогава името на организацията е включено в позицията, вижте примери 5 и 6. Както длъжността, така и пълното име се изписват в дателен падеж.

Пример 1

Свиване на шоуто

Пример 2

Свиване на шоуто

Пример 3

Свиване на шоуто

Пример 4

Свиване на шоуто

Пример 5

Свиване на шоуто

Пример 6

Свиване на шоуто

Ако писмото адресирани до партньорска или низходяща организация на трета страна, тогава „адресатът“ на писмото може да включва пощенски адрес, който е най-добре отделен от името на организацията с разстояние 1,5–2 реда и започва с малка буква, както е предписано от GOST R 6.30-2003 (например „ улица“ или „пр.“):

Пример 7

Свиване на шоуто

Ако писмото е адресирано на управителяорганизация, тогава позицията включва пълното име на организацията, посочващо организационната и правната форма:

Пример 8

Свиване на шоуто

Ако писмото е адресирано до ръководителя на организация, с която комуникацията не се осъществява за първи път, тогава е по-добре да не посочвате пощенския адрес.

Ако писмото е адресирано заместник-управител или др официален(и не първият мениджър), тогава са разрешени опции (със или без добавяне на пощенски адрес), като трябва да обърнете внимание на малки и големи букви и разстояние между редовете. Обръщането към длъжностно лице винаги се прави в дателен падеж; ако името на организацията е отделено от нейната длъжност, то се изписва в именителен падеж:

Пример 9

Свиване на шоуто

Пример 10

Свиване на шоуто

Ако писмото е адресирано структурна единица на организацията, след това в атрибута „адресат“ първо посочете името на организацията (разрешени са установени съкращения) и едва след това - тази структурна единица в именителния случай.

Препоръчително е да се направи разредка в примери 7, 10 и 11, за да се разделят атрибутите на атрибута „адресат“, за да се ускори възприемането и изолирането на информация от получателя, но това не е строго изискване.

Пример 11

Свиване на шоуто

Пример 12

Свиване на шоуто

Ако писмото е адресирано до ръководителя на структурно звено, тогава името на организацията (в именителния падеж) се включва в атрибута „адресат“, а името на звеното се включва в пълното име на длъжността в дателен падеж:

Пример 13

Свиване на шоуто

GOST R 6.30-2003 установява метод за обобщено проектиране на адресати при изпращане на писма до няколко хомогенни организацииили няколко структурни подразделения една организация. Този метод осигурява:

върху самото писмо, дизайнът на обобщеното име на адресатите;
допълнително съставяне на отделен списък за изпращане на писма, който включва техните конкретни имена и пощенски адреси.

Пример 14

Свиване на шоуто

Пример 15

Свиване на шоуто

Вижте статията „Създаване на пликове в MS Word“, за да научите как да персонализирате адреса на подателя си, бързо да създавате много пликове според даден шаблон и пощенски списък, да ги украсявате с фон или дизайн (идеи за декориране на плик за 23 февруари и март 8 са предложени

Пощенски списък или пощенски списъксе генерира от изпълнителя на писмото въз основа на класификатора на организациите и техните адреси, който обикновено се натрупва в услугата за управление на офиса в резултат на операции за регистрация на документи (в EDMS или в Word, Excel таблици). На всеки плик, в който е запечатано всяко копие на писмото, е посочено конкретното име и адрес на организацията в съответствие с пощенския списък. Въз основа на този списък отпечатването на информация върху пликове може да се конфигурира автоматично дори чрез Word.

Необходимо е да се отбележи, че този метод обикновено се използва от по-висока организация при изпращане на писма до нейните подчинени органи.

въпреки това ако има не повече от 4 получатели на едно писмо, тогава всички получатели са регистрирани в самия документ, тогава можете да правите без пощенски списък (думата „Копиране“ не се появява преди 2-ри, 3-ти и 4-ти получатели). Това ограничение за броя на адресатите в едно писмо е установено от GOST R 6.30-2003 и здравия разум. В този случай адресирането се изготвя в горния десен ъгъл като списък с данните за „адресат“ за всеки орган/организация, но всички копия на такова писмо се подписват като оригинали и всяко копие се запечатва в отделен плик на който е издаден съответният конкретен пощенски адрес.

Този метод на адресиране е удобен за използване, когато трябва да уведомите за нарушения или значими събития, предимно на по-високо ниво, надзорни и регулаторни органи. По този начин всички получатели ще видят до кого още е изпратено това писмо.

Пример 16

Свиване на шоуто

Ако писмо с еднакво съдържание (например писмо с оферта) трябва да бъде изпратено до няколко „независими“ организации, тогава е по-добре да издадете всяко писмо като оригинал, т.е. На всеки посочете отделен адресат. При което регистрационни номератези букви ще бъдат различни.

Регистриране на данните за „адресат” при поддържане кореспонденция с лица има свои собствени характеристики. Първият атрибут е фамилното име в дателен падеж, след това инициалите и след това пощенският адрес:

Пример 17

Свиване на шоуто

При адресиране на писмо до длъжностно лице с посочване на длъжността му се изписват инициалите предифамилно име (вижте примери 9, 10, 13), тъй като основната идентификация на получателя е по длъжност. При адресиране на писмо до частно лице се посочват неговите инициали отзадфамилно име (Пример 17), тъй като нашата идентификация като граждани се осъществява предимно по фамилия. При регистриране на фамилия и инициали те се разделят с интервал, инициалите не се разделят с интервал, т.е. „I.I. Иванов”, но не и „И. И. Иванов."

Как правилно да делова кореспонденциясъкратете двойни имена и двойни бащини имена на адресата, написани с тире, например Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна? Вижте отговора на въпроса „Как е правилно да се съкращават двойните имена и двойните бащи имена на адресата, написани с тире, в служебна кореспонденция? »

За да не правите грешки при адресиране, на уебсайтовете на организациите е необходимо да разберете точните пощенски адреси, пълните имена и длъжности на мениджърите и друга информация, която ще помогне за най-доброто установяване на комуникация на първия етап от възприемането на документа . Можете да опитате да получите подобна информация от секретаря или да я извлечете от документи, получени от тази организация.

Обърнете специално внимание на използването на главни и малки букви в имената на организации и длъжности. Нормите на руския език предполагат писане на позиция с малка (малка) буква, но специфична висок постможе да се пише и с Главна буква, ако е предвидено учредителни документии местни регламентиорганизация получател. Обърнете внимание на тези тънкости.

Етикет фактор

Обжалване– конвенционална етикетна фраза, речева формула, която изразява уважение и приятелско, учтиво отношение към адресата. Препоръчително е да го прекратите удивителен знак, подчертавайки значимостта както на въпроса, така и на обръщението към това лице.

Най-често се свързват по име и бащино име(Пример 18), много по-рядко - по длъжност(Пример 20). Вторият вариант има строго делови характер и се използва при обръщение към лице, заемащо висока длъжност в държавни и общински органи или голяма организация. Още по-рядко контактуват по фамилия без инициали(Пример 19) - това подчертава "дистанцията", формалността на отношенията между автор и адресат, по-скоро типична за кореспонденция с частно лице.

Пример 18

Обръщение по име и бащино име

Свиване 20

Друг начин на особено уважително отношение към адресата се проявява в „етикетната рамка“: „Скъпи...“ – "С дълбоко уважение", който се използва при обръщение към лице с по-висок ранг (председател на съвета на директорите, ръководител на висш орган или управителен орган и т.н.), както и в случай на издаване на поздравления, например за годишнина.

Обжалване "Скъпо..."дори в случай на поздравления към адресата, трябва да се използва с повишено внимание, т.к В официалните отношения все пак трябва да се поддържа известна управленска дистанция.

Обжалване "скъпи"в момента се счита за остаряла, излишна - не отговаряща на нормите на съвременния руски бизнес стил книжовен език.

Постепенно се появиха специални правила за работа при работа с жалби на граждани. В отговор на техните писма "най-добри практики" правителствени агенциии местните власти препоръчват следните речеви формули:

Пример 22

Свиване на шоуто

Но независимо от въпроса, повдигнат в жалбата на гражданина, независимо от ситуацията (конфликт, жалба или жалба по личен проблем, за първи път или повторно и т.н.), все още е универсална формулапризиви към гражданитесе обръща по име и отчество (както в пример 18).

Търговските организации, когато кореспондират с клиенти и разглеждат техните оплаквания, могат да се ръководят от същите препоръки.

Как да напишем бизнес писмо, което няма да се изгуби в „информационния боклук“ и ще бъде прочетено? Правила, препоръки, примери

Думата е достъпен бизнес инструмент. В света на бизнеса е невъзможно да се намери човек, който да не използва думи в работата си.

Съвременният бизнес постепенно се превръща в кореспондентски. С помощта на писма - електронни или традиционни - се осъществява комуникация с клиенти, бизнес партньори и работодатели. Писмото позиционира автора или като професионалист, или като човек, с когото не трябва да продължавате връзка.

Един професионалист трябва да може да пише

Ясно е
ефективно
сериозно
интересно

И никога не е късно да научите това. Нека започнем с основите: разберете разликата между бизнес и обикновено писане.

Как служебното писмо се различава от обикновеното писмо? Специфика на бизнес писмото

Писмото е кратък текст от една или две страници, чиято цел е да предаде информация за нещо на адресата.

Естеството на информацията и връзката между подателя и получателя на писмото разделят кореспонденцията на

бизнес (официален)
личен (неофициален)

За бизнес писмоХарактеристика:

краткост
точност
разсъждения и логика
информационно съдържание
оценъчна и емоционална неутралност
стандартизация:
се използват официални формуляри
използват се устойчиви фигури на речта, специални канцеларски термини и конструкции
брой теми - 1-2
насочване
ясно дефинирана командна верига (ако е необходимо)

Какви видове бизнес писма има?

Видът на бизнес писмото определя

1. Целта на написването му

Търговски цели

Искате да сключите сделка и да предложите нейните конкретни условия - съставете писмо с оферта (оферта) за адресата

Ако не сте решили приемливите за вас условия на сделката, изпратете писмо с искане
Искате ли да информирате своя получател за нарушение на договорни задължения от негова страна? Напишете искова молба (жалба)

С нестопанска цел

Благодарете в благодарствено писмо
Потвърдете задълженията си с гаранционно писмо и вашето съгласие с писмо за потвърждение
Пишете бюлетини, ако смятате, че вашата информация ще представлява интерес за получателя
Напомняйте за важни споразумения, задължения, неустойки с напомнителни писма
Поздравете в поздравителни писма, попитайте в молби, съболезнувайте в съболезнователни писма
Ако трябва да изпратите важни документи или материални активи, не забравяйте да подготвите мотивационно писмо за вашия товар

2. Получател

Ако адресирате писмо до няколко получатели наведнъж, тогава пишете циркулярно писмо

Вашето писмо може да засяга няколко теми едновременно, което автоматично го прави многостранно

4. Структура

Регулираните писма включват съставяне на текстовата част на писмото според определен модел, докато нерегулираните писма имат свободна форма на представяне

5. Форма на заминаване

в плик
електронен
по факс

Структура на бизнес писмо: въведение, основна част, заключение

Структурата на стандартното бизнес писмо изисква по-внимателно разглеждане.

Правилно форматирано писмо трябва да отговаря на изискванията следната диаграма:

Нека разгледаме по-отблизо някои точки от схемата:

1. Заглавие

Обикновено това е резюметеми за писма.

Важно: Напишете заглавието правилно, ако искате получателят да прочете вашето писмо.

Няма заглавки делова кореспонденциятипичен за начинаещи, които нямат основни умения за бизнес кореспонденция.

2. Обжалване

има традиционната форма "скъпи"
с главни букви в средата на реда

Важно: Използването на съкращения е забранено!

3. Преамбюл

въвежда адресата в основната идея на писмото
подготвя адресата за правилното възприемане на последващата информация, съдържаща се в писмото

4. Основната част на текста обосновава основната идея, заложена в преамбюла

В тази част на писмото

ясно посочвате същността на предложението/жалбата
дават аргументи: факти, цифри, друга конкретика по темата на писмото. експертно мнение, собствен положителен/отрицателен опит

За по-лесно обосноваване можете да използвате следната диаграма:

Важно: Последният параграф трябва да съдържа фраза, указваща конкретна стъпка или очакван резултат и насърчаваща адресата да предприеме действия

5. В заключение:

6. В прозореца „Подпис“ трябва да се посочи информация за адресата:

длъжност

Как да не направите грешка при избора на стил на писане?

В бизнес кореспонденцията постоянно трябва да правите избор по отношение на стила на писане и тона на комуникация с адресата. Колко сухо, официално или, обратно, колко живо, топло и човешко трябва да бъде вашето послание?

Личният стил в деловата кореспонденция подчертава индивидуалните качества на лицето, което пише писмото
При използването на официален стил се представят факти и въз основа на тях се правят подходящи заключения.
Личният стил включва комуникация между автора на писмото и адресата при равни условия
Официалният стил демонстрира ясна командна верига и сила, с която читателят на писмото е принуден да се съобразява.

За да изберете правилния стил на комуникация в бизнес писмо, помислете за:

в какви тегловни категории сте вие и вашият получател?
искате да преговаряте приятелски или да упражните натиск от позиция на силата

Как да се придържате към избрания стил?

Личен стил

Наличие на лични местоимения: аз, ние, ти
Например: Извинявам ви се и искрено се надявам подобни грешки да не се повтарят.
Преки призиви и искания
Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
Използване на емоционални оценъчни изрази: звездна младост, оглушителен провал

Официален стил

Замяна на личните местоимения с абстрактни съществителни
Например: Администрацията на киното се извинява искрено за промяната на графика на вечерните представления
Замяна на лични жалби и молби с изявления
Например: Моля, не оставяйте лични вещи без надзор
Използване на обикновена бюрокрация: Предлагам на вашето внимание, поради факта, че

Официалният стил абсолютно не е подходящ, ако пишете благодарствено писмо или съболезнователно писмо, тоест онези бизнес писма, в които трябва да изразите чувства. В ситуация, в която пишете писмо с молба или писмо с оферта, също е по-добре да се придържате към личен стил.

Какво е оплакване и как се пише? С какво се различава от другите видове писма?

Важно: Когато съставяте писмо, фокусирайте вниманието на адресата върху това какви действия очаквате от него. Посочете и конкретни срокове за изпълнение на вашите задачи.

Шаблонът за писмо за оплакване ще ви помогне да го съставите правилно:

Какво е писмо с отговор и как се пише?

Има два вида съвети:

писмо за отказ
писмо с положителен отговор

Съставянето на двата вида писма има две Общи правила(при условие, че инициативното писмо е съставено правилно):
1. Писмото-отговор запазва лексиката и говорните модели на инициативното писмо
2. Текстът на писмото-отговор не трябва да съдържа информация за

дата на съставяне на инициативното писмо
неговия регистрационен номер

Пример за приятелско и правилно писмо за отказ е даден по-долу:

Отказът обаче не винаги трябва да бъде мек. Има ситуации, в които е необходим твърд и строг стил на общуване. По-долу е даден шаблон на писма за отказ за всички случаи, от твърди до меки:

Информационно писмо: разликата му от писмата с отговори и писмата с оплаквания

Информационното писмо е многофункционално:

доклади (например за промени в цените в ценови листи)
уведомява (за преизбиране на членове на съвета на директорите)
уведомява (за изпращането на стоки)
заявява (намерения)
потвърждава (получаване на стоки)
напомня (за изпълнението на задълженията, поети по договора)
рекламира и информира (за компанията като цяло, за стоки/услуги в частност)

Може би най-много актуален въпросДнес въпросът е как правилно да съставите рекламно и информационно писмо.

1. Липса на структура
2. Наличие на жаргон или неофициален език в текста на писмото
3. Небрежен дизайн
4. Изобилие от правописни, синтактични, стилистични грешки
5. Липса на достоверни факти и обективна информация в писмото
6. Нарушаване на основните правила за учтивост (особено в писма с оплаквания)
7. Използване на тромави и неясни изречения в текста
8. Липса на логика в поднасянето на материала
9. Липса на обяснения на съкращенията
10. Обща замъгленост на текста, ако е компилиран безцелно

Какво още трябва да знаете за бизнес писмата?

1. За съвременната бизнес кореспонденция се използва методът на блокова структура за съставяне на текст.
Този метод спестява време и поддържа цялостния стил на цялата бизнес документация. Характеристикаметод - отворена пунктуация или липса на точки/запетая (например при създаване на списъци)

2. За заглавието на писмото може да се използва безсерифен шрифт (например Arial). Такъв шрифт се възприема на подсъзнателно ниво като стабилен и солиден.

3. В основния текст трябва да се използват серифни шрифтове (Times News Roman). Серифите улесняват очите ви да преминават от буква към буква, което прави четенето по-бързо.