На будь-якому підприємстві є співробітники, робота яких пов'язана із постійними поїздками. Залежно від сфери діяльності підприємства це може бути як поодинокі посади, і більшість найманого персоналу. Керівництво фірми має самостійно вирішити чи уніфікувати окремим локальним нормативним актом все, що пов'язано з характером роз'їзної роботи та її оплатою.
Положення про роз'їзний характер роботи: чи потрібно його оформлювати
Називається така робота, коли більшу частину трудового дня працівник проводить поза підприємством, а іноді й населеним пунктом, де знаходиться компанія. Як правило, це водії вантажних автомобілів, експедитори, кур'єри, монтажники тощо.
Такий характер виконуваних службових обов'язків повинен бути закріплений з працівником, йому не обов'язково виділяти стаціонарне робоче місцебіля компанії.
На відміну від відряджень, роз'їзна робота передбачає постійні, а не періодичні поїздки. Водночас такого співробітника можна відправити у відрядження.
Наприклад, співробітник займається монтажем обладнання, що поставляється на території компаній-покупців. Його можна направити на курси підвищення кваліфікації та оформити таку поїздку як відрядження.
За наявності на підприємстві великої кількості співробітників, чия робота носить роз'їзний характер, а службові обов'язки є різноплановими, можна скласти положення про роз'їзний характер роботи.
Його можна оформити як окремий ЛНА компанії, так і внести додатковим розділом до інших документів, що нормують оплату праці найманого персоналу.
Зміст документа про роз'їзний характер роботи
У положенні про роз'їзний характер роботи повинні міститися всі необхідні відомості про такий вид службових обов'язків, особливості оплати праці роз'їзних співробітників, а також процедура відшкодування витрат, пов'язаних із поїздками.
Основні розділи цього документа можуть бути такими:
Крім зазначених розділів у положенні можуть бути різні додатки, які мають істотне значення для регулювання роз'їзної роботи.
Підготовкою цього документа займаються юридичні та кадрові служби, а пропозиції вносять начальники заінтересованих підрозділів. Стверджується положення як окремий документ наказом керівника чи власника підприємства.
Загальні відомості
До цього розділу вносять загальні відомостіпро підприємство, на якому діятиме нормативний акт. Тут описуються цілі та завдання складання та дії положення.
Сюди також можна внести коротке визначенняслужбових обов'язків, виконання яких регламентується становищем. Наприклад, роз'їзний характер роботи, виконання посадових обов'язківв дорозі чи вахтовим методом.
Цією частиною документа регламентується і порядок віднесення тих чи інших працівників до тих, хто має роз'їзний характер роботи. Як правило, перелік конкретних посад затверджується наказом керівника компанії, але його можна зробити і окремим додатком до положення про роз'їзну роботу.
Службові обов'язки працівників
У розділі документа описують усе, що пов'язані з виконанням такого роду роботи. Тут регламентують порядок постановки окремих завдань у межах виконання службових обов'язків працівником, і навіть документи, які підтверджують закінчення кожного завдання.
Наприклад, керівник структурного підрозділунаприкінці кожного звітного періоду складає графік виконання окремих доручень своїх працівників. Потім співробітникам видається документ (маршрутний лист), де вказані всі завдання і є можливість фіксації їх виконання.
Після закінчення звітного періоду такий документ обов'язково здаватиме в бухгалтерію компанії для нарахування оплати.
Крім того, можна також вказати територіальне виконання службових обов'язків, закріпивши за кожним із співробітників свою ділянку роботи. Наприклад, служба доставки може розподілити кур'єрів, закріпивши окремі райони міста та розробивши універсальні маршрути.
Також цим розділом встановлюються строки складання звітності та передачі її до бухгалтерської та кадрової служби. Як правило, вони аналогічні до звіту за відрядження і складають не більше 5 робочих днів.
Оплата праці
Співробітникам компанії, робота яких пов'язана з постійними поїздками, крім встановлених для аналогічних посад, окладів і премій, рішенням наймача може бути встановлена надбавка. З її допомогою таким працівникам компенсуються окремі витрати на здійснення службової діяльності. Доцільно збільшувати розмір оплати праці, щоб уникнути зайвого документообігу.
Наприклад, якщо співробітник постійно переміщається по одних і тих самих маршрутах, його щомісячні транспортні витрати приблизно однакові, то замість відшкодування цих витрат на кожну поїздку можна встановити надбавку до посадового окладу.
Крім того, в окремих випадках, наймач зобов'язаний виплачувати зарплату роз'їзним працівникам через внутрішньогалузеві угоди. Якщо підприємство бере участь у такій угоді, то мінімальний розмір надбавок має відповідати положенням галузевого документа.
Роботодавець може встановлювати надбавку й у розмірі, що перевищує галузеві норми.
Відшкодування витрат
У процесі виконання своїх службових обов'язків співробітник, у якого робота має роз'їзний характер, заповнює певний документ, де фіксує кожну поїздку. Крім того, він, по можливості, збирає документи, що підтверджують витрати, пов'язані з роботою.
Після закінчення звітного періоду, ці документи передаються до бухгалтерської служби компанії для перевірки та подальшої оплати.
Частина витрат може бути відшкодована, за аналогією, без надання підтверджуючої документації.
Наприклад, співробітнику може бути виділено фіксовану суму на харчування в поїздці.
Як правило, відшкодовують такі види витрат:
Якщо приблизна сума майбутніх витрат відома заздалегідь, то співробітнику може видаватися аванс на службові витрати. У такому разі необхідно вимагати від нього авансовий звіт.
У розділі «Прикінцеві положення» визначають порядок зміни чи скасування дії положення про роз'їзний характер роботи. Можна також встановити термін дії та зберігання цього документа.
Додатки до положення
Ця частина положення про роз'їзний характер роботи не є обов'язковою, але багато компаній додатками встановлюють типові форминеобхідні первинні документи.
Форми окремих документів можуть бути в обліковій політиці підприємства.
У додатки до положення можна внести зразкові форми службового завдання, маршрутних листів тощо.
Також окремим додатком доцільно перерахувати ті професії та посади, чиї службові обов'язки можна зарахувати до роз'їзної роботи. Якщо структура персоналу компанії встояла й у найближчому майбутньому істотних змін у ній не передбачається, замість наказу керівника перелік посад, робота у яких регламентується положенням можна встановити у додатку.
За наявності у компанії великої кількості посад, чия робоча діяльність пов'язана з постійними поїздками, можна уніфікувати порядок звіту про виконану роботу, відшкодування витрат під час здійснення такими працівниками службової діяльності та оплату їхньої праці. Для цього розробляють положення про роз'їзну роботу. Його можна зробити як окремим документом, так і внести у вигляді підрозділу локальний акт, що регулює всю систему оплати праці в компанії.
Напевно, кожна людина чула про роз'їзний характер роботи. Майже в кожній організації значиться людина, діяльність якої є такою. Вона специфічна і в Трудовому кодексі їй присвячено кілька статей. Їхні положення, а також усі нюанси, що стосуються цієї теми, хотілося б відзначити увагою.
ТК РФ
Що насамперед варто сказати про роз'їзний характер роботи? ТК РФ говорить, що умови в необхідних випадкахйого визначальні, обов'язково повинні бути позначені в трудовому договорі. Це прописано у статті №57.
Ще варто звернутись до ст. 166 ТК України. Згідно з нею, всі службові поїздки співробітників, постійна діяльність яких або має роз'їзний характер або здійснюється в дорозі, не є відрядженнями.
Також у ТК РФ є стаття № 168. У першому її пункті йдеться про горезвісні компенсації, які належить людям, чия робота несе експедиційний, польовий чи роз'їзний характер. Відшкодуванню підлягають витрати, що пішли на:
- Оплату проїзду.
- Оренда житлового приміщення.
- Все, що пов'язане з проживанням (польове забезпечення, добові тощо).
- Інші витрати, вироблені співробітником з відома або дозволу його керівництва.
Порядок відшкодування всього перерахованого вище, а також розміри визначаються колективним договором, локальними нормативними актами та угодами.
Робота в дорозі
Її хотілося б відзначити особливою увагою. Роз'їзний характер роботи в першу чергу носить та діяльність, яка здійснюється під час руху того чи іншого транспортного засобу. Це було зазначено ще у постанові Радміну РРФСР від 12.12.1978, становище якого залишається актуальним досі.
Йдеться про працівників автомобільного та річкового транспорту. Це капітани-наставники, лоцмани, контролери та кондуктори (автобусів, тролейбусів, трамваїв, електричок), водії тощо.
У таких випадках підтвердити роз'їзний характер роботи дуже просто. Для цього надаються дорожні листи, накази або звіти про рейси.
Польові та експедиційні співробітники
Вони також стосуються обговорюваної теми. За топографо-геодезичні та геологорозвідувальні роботи в польових умовах покладено компенсацію. Оскільки діяльність у разі здійснюється за умов необлаштованим побутом. До того ж далеко за межами населених пунктів міського типу.
Також компенсації належать і експедиторам. Діяльність цих працівників полягає у наданні транспортно-експедиційних послуг. Вона також має роз'їзний характер, оскільки експедитор супроводжує вантаж до місця призначення, щоб забезпечити його збереження і після вручення оформити приймально-здавальну документацію.
Специфіка оформлення
Вище було трохи розказано про роз'їзний характер роботи. Що це означає зрозуміти можна. Тепер варто поговорити про специфіку оформлення цієї діяльності.
Представники фондів та ІФНС ретельно перевіряють документи, які надаються як підтвердження правомірності відшкодування «роз'їзним» співробітникам горезвісних витрат. Чому? Тому що компенсація враховується під час здійснення розрахунку податку на прибуток. А ще вона звільнена від ПДФО та страхових внесків, оскільки є виплатою, пов'язаною з виконанням людиною своїх обов'язків. Це не стосується надбавок! Вони є особливу стимулюючу виплату виконання роботи у специфічних умовах. Вони оподатковуються всіма податками. Втім, трохи згодом на прикладах це буде продемонстровано.
Отже, щоб у податкових представників не виникало питань до керівництва та співробітників, необхідно відобразити у колективному договорі умови, що визначають роз'їзний характер роботи. Також вони мають бути позначені в локальних нормативні актита угодах. У цих документах необхідне зазначення розміру компенсацій.
Дані вимоги позначені листом ФНП РФ від 06.08.2010 та положенням Міністерства охорони здоров'я та соціального розвиткувід 27.02.2010.
Про документацію
Незважаючи на все перераховане вище, тим організаціям, які виплачують співробітникам компенсації, не завадить зберігати документи, здатні підтвердити роз'їзний характер роботи. Що це означає? Те, що бувають форс-мажори та непередбачені перевірки, під час яких дані папери можуть стати в нагоді. До них належать такі документи:
- Плани поїздок, затверджені керівництвом.
- Журнали обліку службових відряджень.
- Маршрутні листи.
- Менеджерські звіти про зустрічі.
Судова практика показує, що й у момент здійснення перевірки в організації немає в наявності цих документів, то перевіряльники з податкової служби цілком зможуть виключити кошти, які пішли компенсації, з розрахунку прибуток. А це означає додаткове нарахування внесків та ПДФО.
Суми та розміри компенсації
Положення про роз'їзний характер роботи свідчить, що суми, повернені співробітнику за понесені ним фінансові втрати, він зобов'язується підтвердити. Якщо, наприклад, він вирушає у відрядження на інший кінець країни, то йому знадобиться подати звіт з додатком авіаквитків, рахунку та броні з готелю, чеки на бензин, проїзд у таксі тощо. за весь час і відшкодує її до копійки.
Щоправда, у деяких організаціях такий підхід не практикується. Керівництво просто здійснює щомісячне нарахування коштів на рахунок працівника у певному обсязі (фіксованому, як правило). Щоправда, у цьому випадку є ймовірність, що представники фондів та ІФНС вважають виплати даного характеру надбавкою за особливі умови праці, а не компенсацією.
В інших випадках співробітнику видається карта (з лімітом або без), і за вчиненими з нею операціях керівництву приходить банківський звіт.
Добові виплати
Про них теж хотілося б розповісти. Добові при роз'їзному характері роботи залежить від фактичних витрат співробітника, та його потрібно підтверджувати документально.
Відповідно до статті 168.1 ТК РФ, підприємства мають право оплачувати спеціалістам додаткові витрати, пов'язані з проживанням за межами постійного місця проживання. Компенсації цього роду теж не обкладаються внесками та ПДФО.
Однак у колективному договорі має позначатися розмір таких виплат, порядок їх нарахування та випадки, за яких це допускається. Цей факт підтверджено в листах Мінфіну РФ від 04.09.2009, а також від 07.06.2011 та 07.06.2011.
Наочний приклад (надбавки)
Припустимо, на підприємстві вийшов наказ, відповідно до якого водій-експедитор отримає надбавку в розмірі 15 000 рублів за роз'їзний характер його роботи. Наступного місяця її включили до його зарплати, але втримали внески та податки. 1950 рублів пішло як ПДФО (13%) і 3300 (22%) - в Пенсійний фонд. Також було віднято 765 р. (5,1%) як внесок у ФФОМС, ще 435 грн. (2,9%) за збір до ФСС та ще 105 грн. (0,7%) - податок за нещасні випадки з виробництва. Разом від 15 000 рублів залишилося 8445 р. Надбавки, на відміну компенсацій, обкладаються всіма перерахованими податками, і це невигідно.
Наочний приклад (компенсація)
А ось інша ситуація. Припустимо, працівник організації, середньодобовий заробіток якого дорівнює 1200 р., повинен був протягом семи днів виконувати роботу, перебуваючи у роз'їзних умовах праці. Потім, після завершення обов'язків, він надав до бухгалтерії докази, що підтверджують його витрати за цей період. Він доклав автобусні квитки в обидва кінці, що коштували загалом 4 000 р., та чек зі службового готелю на 8 000 р.
Економічні служби нарахували працівникові компенсацію у розмірі 20 400 грн. Ця сума вийшла в результаті складання компенсації горезвісних витрат (12 000 руб.) І добових (1200 х 7 = 8400). Він одержує ці гроші «чистими». Адже йдеться про компенсацію, а вона не оподатковується податками.
Робота протягом доби
На особливу увагу заслуговує трудова діяльність тих людей, які протягом усього дня працюють у русі. По суті, це і є роз'їзний характер роботи (у трудовому договорі це також зазначається). Йдеться зараз про водіїв громадського транспортута пересувних відділень зв'язку, а також шоферах, зайнятих на перевезенні пошти. Крім перелічених фахівців, до цього переліку входять співробітники підприємств, діяльність яких полягає у здійсненні будівельних, налагоджувальних та монтажних робіт. Природно, до списку включені всі особи, пов'язані із залізничним транспортом – кондуктори, провідники, машиністи.
Але це ще не все, що стосується такої теми як роз'їзний характер роботи. Робочий час має бути нормований, але в даному випадкуце не завжди можливо. Тому якщо тривалість цієї діяльності перевищує 12 днів на місяць, але співробітники все одно щодня повертаються додому, їм виплачується 20-відсоткова надбавка. Тобто, якщо місячна ставка дорівнює 25 000 р., то як компенсацію до цієї суми додається ще 5 000 грн.
У випадках, коли роз'їзна діяльність займає менше 12 днів на місяць, людині покладено компенсацію до 15%.
На відміну від відряджень
Його важливо брати до уваги. Не всі вміють розмежовувати роз'їзну роботу від службового відрядження. Тому дуже важливо, щоб роботодавець спочатку прописав, які саме посади на його підприємстві передбачають цей характер трудової діяльності. Це значно полегшить процес вирішення конфліктів із співробітниками, які зазвичай стосуються питань оплати праці під час роз'їздів.
Дехто може вважати, що робочий часу таких випадках оплачується за правилами, які наказані для службових відряджень. По середньому заробітку, тобто який визначається досить просто - середня денна зарплатня множиться на кількість проведених людиною днів у відрядженні. Так виходить підсумкова виплата. І в цьому випадку середній заробіток виявляється вищим за оклад, тому що до нього включені стимулюючі, надбавки, премії, понаднормові і т. д. Не дивно, що багато співробітників з роз'їзною діяльністю нерідко наполягають, щоб їхня праця оплачувалася саме таким чином.
Але тут набирає чинності 167-та стаття ТК РФ. Там зазначено, що збереження середньої зарплатні поширюється лише на службові відрядження.
Незамінна компенсація
Її також включає положення про роз'їзний характер роботи. Незамінна компенсація – це надбавка до заробітної плати. Вона нараховується працівнику постійно, у певному розмірі. Такий хід компаніям вигідний, оскільки він виключає донарахування внесків та ПДФО.
Адже ці надбавки входять до системи оплати праці, про що сказано у 129-й та 135-й статтях ТК РФ. Їхня виплата і все, що з ними пов'язано, не залежить від того, яка кількість грошей витрачається працівником через часті роз'їзди. Така компенсація є надбавкою за те, що людина працює в більш незручних умовах, на відміну від інших.
Але й тут є певний нюанс. Дані виплати є складову частинузарплати І тому їх враховують при розрахунку прибуток. А це означає, що вони оподатковуються страховими внесками, а також ПДФО. Це мінус, але натомість у фондів та ІФНС ніколи не виникне жодних питань до виплати надбавок такого роду.
Розрахунок фіксованої надбавки
Не буде зайвим згадати і те, як розраховується дана компенсація за роз'їзний характер роботи та у яких випадках вона застосовується. Отже, фіксована надбавка має місце, якщо працівник:
- Цілий день або більшу його частину перебуває в роз'їздах.
- За робочими зобов'язаннями пересувається не більше обмеженої місцевості.
- Не витрачає грошей на проживання та проїзд за кордоном чи в інших регіонах у межах своєї трудової діяльності.
- Витрачає суму передбачуваних розмірів.
Важливо, щоб роботодавець наголосив на дії цієї системи компенсацій на його підприємстві в договорі. Ця вимога зазначена у 168-й статті. Дозволено використання такого формулювання: «Співробітникам з роз'їзним характером роботи належить щомісячна надбавка, яка покриває витрати на проїзд. Її розмір – 12% від окладу».
Приблизні цифри. Розмір компенсації завжди визначається роботодавцем. Він може вказати її або у відсотках від окладу, або у конкретному грошах, вказавши точну суму.
Що ж, можна ще багато розповісти про те, як вираховується надбавка за роз'їзний характер роботи і яких принципів повинен дотримуватись роботодавець. Але й усе вищезгадане дає зрозуміти, які саме фахівці можуть розраховувати на компенсації і що потрібно робити керівництву, щоб уникнути проблем, пов'язаних із представниками ІФНС та фондів.
У трудовому законодавстві немає чіткого визначення роз'їзної роботи. Як визначити, чи носить робота роз'їзний характер? Роботодавець має право самостійно ухвалити рішення про визначення деяких видів роботи до роз'їзної. Насправді під роз'їзним характером роботи мають на увазі роботу, до виконання якої необхідне постійне чи дуже часте переміщення працівника між населеними пунктами, територіями організацій. Наприклад, логічно встановити роз'їзний характер роботи для водіїв чи кур'єрів. Так, до діяльності з роз'їзним характером робіт відносять роботи, які:
- здійснюються у дорозі;
- експедиційного характеру;
- здійснюються у польових умовах;
- припускають дуже часті чи постійні роз'їзди.
Характер роботи – які бувають?
У трудовому законодавстві згадуються наступні характерироботи: рухомий, роз'їзний, у дорозі, інший характер роботи.
Якщо роботодавець вирішив встановити працівникові особливий характер роботи, то умову про це необхідно включити до трудового договору. Однак роботодавцям варто пам'ятати, що необхідно не тільки включити до трудового договору умову про таку специфіку виконання робочих обов'язків, а й затвердити список працівників із даним характером роботи, а також умови відшкодування витрат на робочі поїздки.
Перелік робіт, професій, посад співробітників із роз'їзним характером роботи можна зробити додатком до Правил внутрішнього трудового розпорядку, колективного договору або затвердити наказом роботодавця.
Зразок наказу про роз'їзний характер роботи
Якщо у роботодавця працює чимало людей, мають роз'їзний характер роботи, зручно розробити спеціальний документ – положення про роз'їзний характер роботи, у якому передбачити питання, пов'язані з виконанням цього виду роботи. Уніфікована форма положення про роз'їзний характер роботи не затверджено, тому організація має право розробити цей документ самостійно.
Чому доцільно розробити цей документ? У Положенні роботодавець може прописати основні засади та порядок виконання трудових обов'язківпрацівниками з роз'їзним характером роботи:
- список професій, посад працівників, які мають роз'їзний характер роботи;
- список документів, які мають бути оформлені за роз'їзного характеру роботи;
- розмір доплат та компенсацій за особливий характер роботи;
- інші питання, пов'язані з роз'їзним характером роботи.
Зразок положення про роз'їзний характер роботи, актуальний для 2017 року, можна завантажити нижче.
Чимало роботодавців цікавить питання – що вказувати у графі «характер роботи» в особистій картці Т-2 ? Однак не варто плутати, в особистій картці не вказують роз'їзний характер роботи: під час укладання з працівником трудового договору на невизначений термін характер роботи в особистій картці Т-2 потрібно вказати «постійно», під час укладання термінового трудового договору – «тимчасово».
Доплата за роз'їзний характер роботи
Працівникам, які більшу частину часу перебувають у роз'їздах, роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками витрати, а саме:
- витрати на проїзд;
- витрати на оренду приміщення для проживання;
- інші витрати, вчинені працівниками та погоджені з роботодавцем.
Для нарахування компенсації є підставою такі документи:
- Документ організації, у якому перераховано перелік працівників, яким призначено особливий характер роботи. Наприклад, наказ;
- Трудовий договір з працівником або додаткову угоду до договору, в якому прописано характер роботи працівника;
- Документи, в яких зазначено розмір компенсації працівникові (він може бути встановлений, наприклад, у трудовому договорі);
- Документи, що підтверджують витрати працівника, а також його перебування у роз'їздах. Це можуть бути звіти про виконану роботу, авансові документи та документи, що підтверджують понесені витрати.
Роз'їзний характер роботи для водіїв
Робота водія передбачає постійні роз'їзди та перебування поза територією організації. Незважаючи на те, що постійні роз'їзди навіть необхідні для роботи водія, характер роботи необхідно вказати в трудовому договорі.
У трудовому договорі з водієм не варто вказувати певний регіон, у якого він виконує свою роботу. Якщо роботодавець вкаже певний регіон, наприклад, м. Санкт-Петербург, то у разі, якщо працівнику доведеться поїхати по роботі в інший регіон, наприклад, до Московської області, роботодавцю потрібно буде оформити відрядження.
Найчастіше працівники тих чи інших організацій змушені виїжджати у справах у зв'язку з виконанням трудових обов'язків. Це стосується торгових представників, сервісних інженерів, кур'єрів, водіїв та інших співробітників.
У рамках Трудового кодексупередбачається два визначеннятаких поїздок – відрядження та роз'їзний характер роботи. Йтиметьсясаме про друге поняття.
Законодавчі акти на 2018 рік
Для вивчення законодавства щодо роз'їзного характеру роботи (далі — РХР) слід звернутися до певним документам.
- Постанова з боку державного комітету праці «Про затвердження положення, пов'язаного з виплатою надбавок особам, які мають роз'їзну роботу»;
- Наказ «Про організацію та оформлення відряджень»;
- Наказ МВС РФ «Про організацію відряджень співробітників МВС».
Згідно загальному визначенню, до таких працівників можуть бути віднесені особи, які регулярно вирушають у поїздки в межах території обслуговування, а також співробітники, які виконують робочі обов'язки на великій відстані від офісу компанії.
Про те, які саме професії належать до цього терміну, у законодавстві обмежень НЕ мається.
Визначення та характеристика
Роз'їзний характер роботи – це такий тип зайнятості, який має на увазі регулярні поїздки в інші населені пункти. Щоб розуміти його відмінності від простих відряджень, слід розглянути кілька аспектів.
- У разі відрядження поїздки мають епізодичний характер, тоді як за РХР робота пов'язані з постійними відрядженнями.
- Якщо розглядати характер роботи, то в РХР йдеться про виконання трудових функцій, а вирушаючи у відрядження, фахівець лише виконує розпорядження свого роботодавця.
- Що стосується оплати, то в даній ситуації вона забезпечується на підставі трудового договору щодо окладу, тарифної ставки та інших особливостей. У разі відрядження сплачується сума середнього заробітку.
- Документообіг при роз'їзному характері може бути встановлений строго за розпорядженням роботодавця. Якщо ж йдеться про відрядження, обов'язковим пунктом виступає складання наказу.
- Способи оплати також різняться. При РХР їх повернення провадиться за наданими документами та за допомогою встановленої надбавки. А при відрядженнях – лише на підставі наданої документації.
Якщо в організації працюють співробітники, які постійно кудись виїжджають, роботодавець зазвичай ставить перед собою кілька завдань:
- закріплення такого типу трудових відносину межах трудового договору;
- компенсація працівникам витрат відповідно до законодавчих норм.
Таким чином, існує кілька відмінностейміж поняттями, що розглядаються, і важливо обов'язково брати їх до уваги.
Як правильно укласти трудовий договір
Відповідно до ст. 168 Трудового кодексу РФ , визначаються порядки повернення витрат, пов'язані зі службовими поїздками, і навіть переліки посад, встановлюються рамках колективного договору.
Щоб перевіряючі органи не ставили зайвих питань щодо обліку витрат, рекомендується передбачити кілька нюансів:
- відобразити ті чи інші умови, пов'язані з роз'їзним характером роботи, зробити це потрібно у трудовому договорі (про що свідчать положення ст. 57 ТК РФ);
- затвердити список робочих процесів, а також професій, що належать до роз'їзного характеру, зробивши це у рамках колективного договору;
- встановити суворий порядок, у межах якого відбувається документальне підтвердження поїздок;
- описати розміри та порядки виплат надбавок.
Усього в рамках робочого процесу існує кілька кроківз боку працівника та роботодавця.
- Розробка та затвердження положень, пов'язаних з роз'їзним характером роботи.
- Закріплення РХР у межах договору з трудових відносин.
- Видання відповідного наказу встановлення РХР.
При цьому роботодавець самостійно вирішує, який працівник працюватиме за цією схемою, а який виконуватиме свої посадові обов'язки в рамках стаціонарних умов.
Плюси та мінуси для працівника та роботодавця
Для працівника є безліч плюсівтакого режиму роботи:
- можливість подорожувати різними містами та країнами;
- збереження розміру заробітної плати та преміальних нарахувань;
- покриття всіх витрат, пов'язаних із виконанням професійних завдань;
- зміцнення фізичної форми та моральної стійкості.
Також є ряд мінусів, які обов'язково беруться до уваги:
- певні навантаження фізичного характеру, пов'язані з постійними поїздками;
- відсутність особистого життя та часу на створення сім'ї та побуту;
- неможливість розпоряджатися особистим часом.
Для роботодавця РХР також супроводжується певними позитивними та негативними моментами. До плюсамможна віднести такі особливості:
- можливість делегувати повноваження на працівників;
- розширення географії діяльності.
Якщо вивчати мінуси, то вони полягають у наступних аспектах:
- неможливість повноцінного контролю робочого процесу;
- великі витрати на здійснення працівником посадових обов'язків.
Для обох сторін є певні позитивні та негативні моменти. Тому перш ніж влаштовуватися на таку посаду (або влаштовувати співробітника), необхідно ґрунтовно зважити всі «за» та «проти».
Відшкодування витрат та надбавки
Відповідно до ст. 168 Трудового кодексу РФ, співробітникам, які працюють на такій посаді, відшкодовуються всі витрати, пов'язані з поїздками. Щоб спростити документообіг, роботодавцем не відшкодовується частина витрат, підтверджених документально, а видається фіксована надбавка, розмір якої зазначається у локальних нормативних актах (ЛНА).
Для ухвалення рішення про те, який спосіб варто використати, роботодавцю необхідно врахувати додатковий документообігщо призводить до збільшення витрат.
Варіанти компенсації витрат:
- Повернення за документами. Даний варіант передбачає відшкодування працівникам витрат, які були фактично понесені ними. Найчастіше такий варіант взаємодії є актуальним у разі тривалих поїздок по службі.
- Встановлення відповідної надбавки. Даний варіант використовується тоді, коли співробітник відправляється у відрядження в межах однієї місцевості та стикається з витратами, які можна передбачити та спрогнозувати. У законодавстві цей документ немає чітко встановлених розмірів, тому розгляд його відбувається у рамках ЛНА.
- Комбінований спосіб повернення витратної частини. Як вважають багато експертів, найбільш вірним способомповернення витрат є комбінований варіант. Тобто мається на увазі компенсація частини витрат на основі підтверджуючих документів, а решта відшкодовується за допомогою надбавки для добових витрат. Як показує практика, саме цей варіант відшкодування має повну відповідність до положень статті 168.
Кожен роботодавець самостійнообирає порядок, у якого відбуватиметься відшкодування всіх витрат.
Зразок положення та наказу
Для спрощення регулювання процесів праці, пов'язаних із роз'їзним характером роботи, передбачено спеціальне Положення, що встановлено у законодавчому порядку. Воно містить у собі кілька обов'язкових пунктів:
- Найменування, дата, місто (фактичне місце ув'язнення). Тут немає нічого складного, так і пишеться «Положення про…».
- У першому пункті слідує набір загальних положень. Вони стосуються таких аспектів, як перелік посад, що належать до РХР, функції співробітників та інші нюанси.
- Далі йдеться про працівників, які постійно зайняті на посаді роз'їзного характеру. Тут йдеться про положення, на підставі яких визначаються співробітники РХР, про інші моменти, пов'язані з ними.
- У третьому пункті йде інформація про службові поїздки таких працівників. Вона містить порядки пунктів та маршрутів, а також зазначення детальних даних про процес виконання трудових зобов'язань.
- Далі слідує розділ, який містить гарантії та компенсації для всіх працівників. У ньому відображаються умови та підстави, на основі яких відбувається повернення коштів.
- Після цього визначаються розміри та порядки, на підставі яких відшкодовуються витрати. Йдеться про вибір варіанта повернення грошей та про порядки.
- Заключні положення, що містять певні висновки та підсумки.
- Перелік професій, що працюють за РХР. Далі йде інформація про укладача положення та його підпис.
Положення є універсальнимдля багатьох підприємств та коригується роботодавцями за потреби.
Який висновок можна зробити
Отже, РХР є такий процес організації праці, у якого співробітник змушений постійно їздити між містами та країнами для безпосереднього виконання своїх обов'язків.
Не варто плутати це поняття зі звичайним відрядженням, оскільки між ними немає майже нічого спільного (різні цілі, завдання, заходи, що виконуються). Регулювання РХР дозволяє роботодавцям та працівникам створити тривалі надійні відносини на всіх рівнях взаємодії.
Повна інформація про роз'їзний характер роботи представлена в цьому відео.
Питання
Якщо у працівника по посадової інструкціїробота, пов'язана з роз'їзним характером, витрати на відрядження у нього не збільшуються?
Відповідь
Умови, що визначають роз'їзний характер роботи, підлягають включенню до трудового договору співробітника (ст. 57 ТК РФ).
Відповідно до ст. 166 ТК РФ, службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер, не визнаються службовими відрядженнями. Відповідно до ст. 168.1 ТК РФ, працівникам з роз'їзним характером роботи роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками:
витрати на проїзд
витрати на найм житлового приміщення
інші витрати, вироблені працівниками з дозволу чи відома роботодавця.
Розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками співробітників з роз'їзним характером роботи, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором.
Таким чином, службові поїздки співробітника з роз'їзним характером роботи не є відрядженнями, а отже, роботодавець не повинен відшкодовувати за роз'їзди таких співробітників витрати на відрядження, і збільшення витрат на відрядження при цьому не відбувається. За службові поїздки співробітників з роз'їзним характером роботи роботодавець компенсує витрати, перелічені вище (ст. 168.1 ТК РФ) у порядку та розмірах, встановлених відповідним колективним договором, локальним актом або трудовим договором.
Подробиці у матеріалах Системи:
Відповідь: Як оформити прийом співробітника на роботу
Чи потрібно включати до трудового договору умови про роз'їзний характер роботи або про відрядження співробітника
Якщо робота співробітника постійно буде пов'язана з роз'їздами, застереження про роз'їзний характер роботи є обов'язковою умовоютрудового договору (абз. 8 год. 2 ст. 57 ТК РФ).
При оформленні трудового договору слід розмежовувати поняття відрядження та роз'їзний (рухомий) характер роботи.
Відрядженням визнається поїздка співробітника за розпорядженням організації на певний термін, у якій він виконує службове доручення поза місцем постійної роботи. Про це йдеться у статті 166 Трудового кодексу РФ. Включати до трудового договору умову про відрядження співробітника необов'язково.
Роз'їзний характер мають роботи, при яких:
у співробітника немає нерухомого робочого місця (водії)
частина робочого дня проходить у поїздках від місця розміщення організації до місця роботи (співробітник будівельних організацій).
До робіт з рухомим характером відносяться роботи, які:
виробляються в дорозі (провідник, стюардеса і т.д.)
передбачають часту передислокацію організації (переміщення співробітників) (співробітники рухливих будівельних організацій).
У цих випадках поїздки працівників відрядження не визнаються. Це випливає із положень статті 168.1 та частини 1 статті 166 Трудового кодексу РФ.
У колективному договорі чи локальному нормативному акті, наприклад наказі, роботодавець може передбачити конкретний перелік посад з роз'їзним (рухомим) характером роботи (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). До нього можна включити співробітників, до посадових обов'язків яких входять періодичні поїздки та переміщення. Наприклад, фахівців з налагодження обладнання, менеджерів із продажу, страхових агентів тощо.
Документально оформити роз'їзну (рухливу) роботу простіше, ніж відрядження. Одноразово в колективному договорі або локальному акті потрібно визначити:
Список роз'їзних (рухливих) робіт (ст. 168.1 ТК РФ)
розмір відшкодовуваних витрат (ст. 168.1 ТК РФ)
порядок підтвердження виробничого характеру подорожей (переміщень).
Розміри та порядок відшкодування витрат можна також прописати у трудових договорах із конкретними співробітниками.
Як документи, що підтверджують виробничий характер поїздок, переміщень (пункти призначення, цілі), можна використовувати журнали обліку поїздок, маршрутні листи тощо.
На відміну від відряджень оформляти персональні документи (наказ про відрядження, службове завдання, посвідчення про відрядження) по кожній поїздці (переміщенню) співробітників з роз'їзним (рухомим) характером роботи не потрібно. Крім того, для співробітників з роз'їзним (рухомим) характером роботи організація може передбачити спрощений порядок подання звітності щодо поїздок, переміщень (наприклад, раз на тиждень чи місяць).
Ніна Ковязіна,
заступник директора департаменту освіти та кадрових ресурсів МОЗ Росії
Відповідь: Які документи потрібно оформити при направленні співробітника у відрядження
Який документ є підставою для направлення співробітника у службову поїздку при роз'їзному характері роботи
Службові поїздки співробітника, робота якого має роз'їзний характер, не визнаються службовими відрядженнями (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). Тому документи на відрядження (службове завдання, наказ про направлення у відрядження, посвідчення про відрядження) в аналізованої ситуації не оформлюють.
У локальному нормативному акті (колективному договорі, угоді) роботодавець має встановити перелік робіт, професій, посад співробітників, стала робота яких має роз'їзний характер (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ). Крім цього роботодавець повинен вести облік часу, відпрацьованого кожним співробітником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). У зв'язку з чим у роботодавця виникає необхідність документального оформлення направлення працівника у службову поїздку.
Єдиного документа для оформлення направлення співробітника у службову поїздку за роз'їзного характеру робіт трудове законодавство не містить. В окремих категорій співробітників (наприклад, водіїв) такими документами є дорожні листи. затверджені постановою Держкомстату Росії від 28 листопада 1997 р. № 78. Щодо співробітників інших професій за аналогією може бути також застосований колійний (маршрутний) лист, денне (шляхове) завдання тощо. Конкретний вид (форму) зазначеного документа з дотриманням вимог про наявність обов'язкових реквізитів слід закріпити у локальному акті організації (п. 2 ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 р. № 402-ФЗ. п. 3 Обов'язкових реквізитів, затверджених постановою Мінтрансу Росії від 18 вересня 2008 р. № 152).
Сергій Розгулін,
дійсний державний радник РФ 3-го класу
Як правильно оформити положення про роз'їзний характер роботи в частині відшкодування витрат на бензин та мобільний зв'язок?
Питання
Добридень! Підкажіть, пож-та. Ми в організації хочемо встановити водієві роз'їзний характер роботи (РХР). Але при розробці положення про РХР зіткнулися з питанням щодо відшкодування витрат на бензин і мобільний зв'язок. У нас цьому водієві видається картка із встановленим лімітом на бензин та стільниковий телефон також із лімітом. На ці картки із зазначенням усіх лімітів укладається договір про мат.відповідальності з водієм. І вийде, що відшкодовуються лише витрати на найм житлового приміщення та добові за потреби на підставі авансового звіту. Відповідно як правильніше вказати в Положенні про РХР: вказати саме що укладається договір про мат.відповідальності та видаються картка та телефон з лімітами або стандартно витрати на бензин відшкодовуються на підставі дорожніх листів, касових чеків тощо. Заздалегідь дякую!
Відповідь
Роботодавець може укладати договори про повну матеріальну відповідальність лише з працівниками певних категорій. Перелік посад та робіт, що заміщуються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за нестачу довіреного майна, затверджено Постановою Мінпраці України від 31.12.2002 № 85.
Також зазначимо, що відповідно до статті 244 ТК РФ, а також листом Роструда від 19.10.2006 № 1746-6-1, роботодавець не має права укладати письмові договори про матеріальну відповідальність, якщо посада працівника або конкретна робота, що доручається йому, не передбачена зазначеним Переліком.
Отже, з водієм автомобіля Ви не маєте права укласти договір про повну матеріальну відповідальність, якщо тільки до трудових обов'язків водія не входять, наприклад, інкасаторські або експедиторські функції. Управління транспортним засобом не передбачено переліками посад або робіт, при виконанні яких із працівниками можуть бути укладені договори про повну індивідуальну чи колективну (бригадну) відповідальність.
Таким чином, можна сказати, що Ви не маєте права укладати письмовий договір про матеріальну відповідальність з цим співробітником (тобто з водієм).
У всіх випадках будь-яка умова трудового договору, що погіршує становище працівника порівняно з трудовим законодавством, визнається недійсним. Отже, недійсність такого договору буде очевидна з усіма наслідками, що звідси випливають.
Неправомірне укладання договору про повну матеріальну відповідальність визнається порушенням законодавства про працю, за яке організація може бути притягнута до адміністративної відповідальності за ст. 5.27 КпАП РФ.
Водночас не слід забувати, що притягнення співробітника до повної матеріальної відповідальності можливе і без оформлення договору про повну матеріальну відповідальність. Перелік таких випадків наведено у статті 243 Трудового кодексу РФ, виходячи з якого випливає, що у разі доведеної провини (навмисна форма вини) співробітника у завданні шкоди майну роботодавця, зазначена шкода може бути стягнута зі співробітника в повному обсязі, навіть якщо зі співробітником за його посади укладання договору про повну матеріальну відповідальність не передбачається. Отже, у випадках, передбачених ст. 243 ТК РФ, водій автомобіля може бути притягнутий до повної матеріальної відповідальності (тобто з працівника можна стягнути збитки у повному розмірі незалежно від розміру його заробітної плати).
Щодо питання про встановлення роз'їзної роботи.
Як правило, під роз'їзною розуміють роботу, виконання якої безпосередньо пов'язане з переміщеннями по одному чи кільком населеним пунктам або від одного населеного пункту до іншого.
Відповідно до частини 2 ст. 57 ТК РФ, якщо робота носить особливий характер, то визначальні його умови вказуються в трудовому договорі як обов'язкові (наприклад, до договору включається умова про роз'їзний характер роботи, якщо до посадових обов'язків водія входять постійні поїздки з головної організації до філій з метою супроводу посадових осібабо передачі документів).
При цьому, статтею 168.1 ТК РФ встановлено, що розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників, зазначених у частині першій цієї статті, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. Розміри та порядок відшкодування зазначених витрат можуть також встановлюватись трудовим договором.
Отже, умова про те, що робота окремих співробітників пов'язана зі службовими поїздками (тобто є роз'їзною), необхідно закріпити у таких документах:
у розділі колективного договору або у локальному нормативному акті (наприклад, у Положення про роз'їзний характер роботи)
у трудовому договорі співробітника
у посадовій інструкції співробітника
у звітах про службові поїздки з додатком документів, що підтверджують роз'їзні витрати.
Отже, у Положенні про роз'їзний характер Вам необхідно прописати:
Перелік працівників, які мають роз'їзний характер робіт
Порядок документального оформлення службових поїздок
Норми та порядок відшкодування витрат працівникам зі службових поїздок на підприємстві, враховуючи вимоги Трудового законодавства та специфіку роботи організації.
При цьому відзначимо, що розробка Положення про роз'їзний характер робіт проводиться також з урахуванням вимог бухгалтерського облікута податкового законодавства, для цілей віднесення витрат за службовими поїздками працівників до складу витрат з податку на прибуток у кожній конкретній ситуації.
Зразок оформлення Положення про роз'їзний характер наведено нижче за текстом.
Таким чином, у Положенні про роз'їзний характер Вам не потрібно зазначати, що з працівником укладається договір про матеріальну відповідальність. При цьому, в даному положенні Ви можете докладно прописати розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими поїздками. Зверніть увагу, що згідно зі ст. 168.1 Трудового Кодексу відшкодуванню підлягають лише фактично понесені витрати. Якщо працівник не несе витрат на проїзд (переміщається на службовому транспорті з оплатою витрат за ПММ роботодавцем). то нічого по цій підставіпрацівнику відшкодовувати не потрібно. Аналогічно вирішується питання щодо відшкодування витрат на проживання.
Зразок заповнення Положення про роз'їзний характер роботи
Товариство з обмеженою відповідальністю Альфа
(ТОВ Меркурій)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
ЗАТ "Альфа"
А.В. Львів
ПОЛОЖЕННЯ
про роз'їзний характер роботи
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Положення про роз'їзний характер роботи (далі - Положення) є локальним нормативним актом Товариства з обмеженою відповідальністю Альфа (далі - Суспільство або Роботодавець), розробленим та прийнятим відповідно до чинного трудового законодавства (ст. ст. 8, 166, 168.1 Трудового кодексу РФ) .
1.2. Це Положення визначає перелік посад та професій працівників Товариства, постійна робота яких носить роз'їзний характер, а також регламентує порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників, постійна робота яких носить роз'їзний характер.
1.3. Для цілей цього Положення під роботою, що має роз'їзний характер, розуміється робота, пов'язана з постійними службовими поїздками працівника по Москві або від одного населеного пункту до іншого в межах обумовленої трудовим договором території, що здійснюються працівником у процесі виконання трудових обов'язків.
1.4. Це Положення поширюється на всіх працівників Товариства (як основних, так і сумісників), постійна робота яких має роз'їзний характер.
1.5. Це Положення набирає чинності з моменту його затвердження Генеральним директоромта діє до введення нового Положення про роз'їзний характер роботи.
1.6. Внесення змін до чинного Положення провадиться з урахуванням думки профспілки наказом Генерального директора.
2. РОБОТНИКИ, ПОСТОЯНА РОБОТА ЯКИХ
МАЄ РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР
2.1. Перелік посад та професій працівників Товариства, постійна робота яких має роз'їзний характер, визначено Додатком N 1 до цього Положення.
2.2. Роз'їзний характер роботи може бути встановлений працівнику як при його прийомі на роботу на посаду (за професією), зазначену в Додатку N 1 до цього Положення, так і в процесі роботи у Роботодавця при переведенні працівника на посаду (професію), зазначену у Додатку N 1 .
2.3. Умови, що визначають роз'їзний характер роботи конкретного працівника, підлягають обов'язковому включенню до трудового договору.
2.4. Якщо при укладенні (зміні) трудового договору з працівником, який обіймає передбачену Додатком N 1 до цього Положення посаду (професію), до трудового договору не були включені умови про роз'їзний характер роботи, то його зміст має бути доповнено необхідними умовамиугодою сторін, що укладається у письмовій формі та є невід'ємною частиною трудового договору.
2.5. Відсутність у трудовому договорі з працівником, який обіймає посаду (виконує роботу за професією), зазначену у Додатку N 1 до цього Положення, не звільняє роботодавця від надання працівнику гарантій та компенсацій, передбачених цим Положенням, при направленні працівника на службову поїздку.
2.6. На роботу, передбачену Додатком N 1 до цього Положення, не можуть бути прийняті (перекладені) особи, яким роз'їзний характер роботи протипоказаний відповідно до медичного висновку.
2.7. У разі виявлення у працівника, постійна робота якого має роз'їзний характер, відповідно до медичного висновку протипоказань для виконання зазначеної роботи, працівник підлягає відстороненню від роботи, зумовленої трудовим договором, та переведення на іншу роботу, не протипоказану йому за станом здоров'я. При відмові працівника від переведення або відсутності у Роботодавця відповідної роботи трудовий договір із працівником підлягає припиненню відповідно до п. 8 частини першої ст. 77 ТК РФ.
3. Службові поїздки працівників,
ПОСТОЯНА РОБОТА ЯКИХ МАЄ РОЗ'ЇЗНИЙ ХАРАКТЕР
3.1. Службовими поїздками з метою цього Положення визнаються поїздки (чи інші переміщення) працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер, здійснювані ними за дорученням роботодавця до виконання роботи, обумовленої трудовим договором. Зазначені службові поїздки не є службовими відрядженнями.
3.2. Підставою для направлення працівника у службову поїздку є оформлене письмово доручення Роботодавця (уповноваженої ним особи):
Компенсації працівникам з роз'їзним характером роботи
старший консультант ДК «ЗовнішекономАудит»
Є окремі категорії працівників, постійна робота яких має роз'їзний характер або здійснюється у дорозі. Відповідно до норм Трудового кодексу, роботодавець зобов'язаний відшкодовувати їм витрати, пов'язані зі службовими поїздками. коментованому листі зазначено, що суми компенсацій працівникам, постійна робота яких має роз'їзний характер, не оподатковуються ПДФО в межах сум, встановлених колективним договором або локальними нормативними актами. Такі витрати можна врахувати і з оподаткування прибутку. (ЛИСТ МІНІСТЕРСТВА ФІНАНСІВ РФ від 25.10.13 № 03-04-06/45182)
Роз'їзний характер роботи: правове регулювання
Трудовий кодекс оперує таким поняттям, як роз'їзний характер роботи, проте не містить конкретного визначення. Яку саме роботу тоді вважати роз'їзною?
Суди неодноразово зазначали, що це робота, яка передбачає постійні службові поїздки. Тобто співробітник виконує роботу поза офісом. Такого висновку дійшов, наприклад, ФАС Північно-Західного округу в постанові від 06.12.04 № А26-8850/03-21. Так, роз'їзною визнається робота водія чи кур'єра.
Фахівці МОЗ соціального розвитку Росії у листі від 18.09.09 № 22-2-3644 вказали, що, оскільки в чинному законодавстві поняття роз'їзний характер роботи відсутнє, вирішення питання про віднесення тієї чи іншої роботи до роз'їзної приймається організацією самостійно.
Для деяких галузей, наприклад, для будівництва, визначення роз'їзного характеру роботи закріплено в галузевих угодах.
У Федеральній галузевій угоді* дано таке визначення: роз'їзний характер робіт у будівництві передбачає виконання їх на об'єктах, розташованих на значній відстані від місця розміщення організації, у зв'язку з чим працівники здійснюють поїздки у неробочий час від місцезнаходження роботодавця (пункту збору) до місця роботи на об'єкт і назад.
* Федеральна галузева угода з будівництва та промисловості будівельних матеріалів Російської Федераціїна 2011–2013 роки.
Звертаємо увагу, що не слід плутати роз'їзний характер роботи зі службовими відрядженнями - поїздками працівника за розпорядженням роботодавця на конкретний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.
У статті 166 ТК РФ прямо сказано, що службові поїздки осіб, стала робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.
Таким чином, роз'їзний характер роботи передбачає виконання посадових обов'язків поза офісом. Більш чіткого формулювання законодавство не містить. Організація самостійно (з урахуванням специфіки діяльності) встановлює перелік співробітників, чия робота має роз'їзний характер.
У тому випадку, якщо роботодавець утруднюється з відповіддю на питання, чи є діяльність працівників, які обіймають певні посади, роботою, що має роз'їзний характер, фахівці головного фінансового відомства рекомендують звертатися із запитом до Міністерства праці та соціального захистуРФ.
Гарантії та компенсації при роз'їздах
Для персоналу з роз'їзним характером роботи Трудовий кодекс передбачає низку додаткових гарантій та компенсацій.
Так, якщо робота носить роз'їзний характер, то на підставі трудового договору локального нормативного акта може виплачуватись надбавка.
При встановленні розміру такої надбавки слід керуватися:
Якщо зазначені документи не поширюються на роботодавця, він має право встановити надбавку за роз'їзний характер роботи у локальному нормативному акті.
Крім того, відповідно до статті 168.1 ТК РФ роботодавець зобов'язаний відшкодовувати таким працівникам такі витрати:
Тобто, організації можуть компенсувати будь-які витрати співробітника, пов'язані з роз'їзною роботою.
Перелік витрат та суми, які організація готова компенсувати співробітникам за роз'їзний характер роботи, треба прописати у локальному нормативному акті, колективному чи трудовому договорі.
Документальне оформлення
Розглянемо, які документи потрібно оформити роботодавцю, щоб виплата компенсацій тим особам, чия робота носить роз'їзний характер, були визнані обґрунтованими.
1. Трудовий договір. Відповідно до статті 57 ТК РФ умова про роз'їзний характер роботи має бути зазначено у трудовому договорі. Крім того, роз'їзний характер роботи також потрібно закріпити у посадовій інструкції працівника.
2. Положення про роз'їзний характер роботи. Відповідно до статті 168.1 ТК РФ, перелік професій, посад із роз'їзним характером роботи встановлюється колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, такими як Положення про роз'їзний характер роботи. У ньому наводиться перелік робіт, професій та посад роз'їзного характеру, регламентуються порядок та розміри відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками, а також порядок оформлення поїздок та форми документів. Положення затверджується та вводиться у дію наказом роботодавця.
3. Посадові вказівки. У посадових інструкціях тих фахівців, яким організація компенсує витрати, пов'язані зі службовими поїздками, необхідно зазначити, що їхня постійна робота має роз'їзний характер. І в цьому випадку оплата проїзду, проживання та добових буде вважатися обґрунтованою витратою.
4. Документи, що підтверджують витрати. Вартість проїзду та проживання має підтверджуватись квитками на транспорт та рахунками готелів. Добові видаються за кожен день службової поїздки, тому слід скласти наказ, прописавши у ньому, скільки днів триватиме службова поїздка.
ПДФО: порядок оподаткування компенсації витрат
Відповідно до пункту 3 статті 217 НК РФ не підлягають оподаткуванню ПДФО всі види компенсаційних виплат, встановлених законодавством, що пов'язані з виконанням платником податків трудових обов'язків До цієї категорії неоподатковуваних виплат потрапляють і суми відшкодування витрат персоналу з роз'їзним характером роботи.
Як зазначалося вище, стаття 168.1 ТК РФ містить перелік витрат, які роботодавець зобов'язаний компенсувати працівникові. Нагадаємо, що у колективному чи трудовому договорі, іншому локальному нормативному акті роботодавець встановлює конкретний перелік відшкодованих витрат, а також суми відшкодування.
Таким чином, як повідомляє головне фінансове відомство у коментованому листі, виплати, спрямовані на відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками співробітників, чия робота носить роз'їзний характер, не підлягають оподаткуванню на доходи фізичних осібу розмірах, встановлених угодами, трудовим чи колективним договором чи іншими локальними актамиорганізації.
Податок на прибуток: можливість визнання у витратах сум відшкодування витрат
На питання можливості визнання у витратах, врахованих з метою оподаткування прибутку, сум відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками, Мінфін Росії дає позитивну відповідь. І знову ж таки вказує на те, що у витратах можуть бути враховані лише компенсації, передбачені угодами чи локальними нормативними актами.
Суми компенсацій, на думку чиновників головного фінансового відомства, підлягають включенню до складу інших видатків на підставі підпункту 49 пункту 1 статті 264 НК РФ.
Працівник у дорозі день за днем
Нерідко в штаті організації є співробітники, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер. Як правило, фірми компенсують таким працівникам витрати, пов'язані зі службовими поїздками. Щоб зважити на ці витрати при розрахунку податку на прибуток, потрібно правильно оформити всю необхідну документацію. Про те, як це зробити, а також про особливості бухобліку та оподаткування подібних витрат розповімо у статті.
Популярне на тему
Порядок та розміри відшкодування витрат, що виникають, якщо постійна робота здійснюється в дорозі або має роз'їзний (рухливий) характер, регламентуються Трудовим кодексом.
Роботодавець повинен відшкодувати такі види витрат (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ):
Компенсація за роз'їзний характер роботи
Крім норм, що регулюють відшкодування роз'їзних витрат, можна встановити надбавку (доплату) до заробітної плати за особливий, наприклад роз'їзний характер роботи (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Це може бути фіксована сума, або відсоток до посадового окладу, або величина, яка залежить від виробітку співробітника. Надбавку можна встановити у положенні з оплати праці. у колективному чи трудовому договорі.
Незалежно від виду робіт (в дорозі, при роз'їзному або рухомому характері) витрати, пов'язані з їх здійсненням, у податковому та бухгалтерському обліку відображаються у єдиному порядку. Характер виконуваних робіт впливає оформлення внутрішніх документів, які регламентують порядок відшкодування витрат. Роботодавець або сторони колективного договору визначають конкретний перелік витрат, а також розміри та порядок їх відшкодування (ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ).
Характер роботи визначає перелік відшкодованих витрат
Для визначення переліку витрат у зв'язку з роботою в дорозі, роз'їзним та рухомим характером роботи розберемося, у чому відмінності між ними.
Як правило, під роз'їзною розуміють роботу, виконання якої безпосередньо пов'язане з переміщеннями по одному чи кільком населеним пунктам або від одного населеного пункту до іншого. До співробітників, чия робота має роз'їзний характер, належать кур'єри, майстри, які працюють за викликом (наладчики), рекламні та торгові агенти. Очевидно, що ці категорії працівників можуть мати витрати на проїзд.
Роз'їзну роботу слід відрізняти від роботи, що виконується в дорозі, тому що в першому випадку працівник має можливість щодня повертатися до місця свого проживання, а в другому – ні. Зауважимо, що робота в дорозі виконується під час руху будь-якого транспортного засобу. Дорогою працюють, наприклад, провідники пасажирських поїздів, стюардеси, експедитори, водії-дальнобійники. Такі роботи вимагають виплати добових і оплати проживання.
Рухлива робота пов'язана з частою зміною робочого місця (місця виконання трудової функції), яким є якась територія. До рухомої відноситься, наприклад, робота будівельників, лісозаготівельників, охоронців (ЧОП, відомчої та позавідомчої охорони) і т. п. У цьому випадку склад витрат може включати повний перелік: на проїзд, добові, на оплату проживання та ін.
Щоб мати можливість проводити такі витрати, враховувати їх при розрахунку податку на прибуток, роботодавець зобов'язаний правильно оформити ряд документів (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Оформлення документації про роз'їзний характер роботи
Умову про те, що робота окремих співробітників пов'язана зі службовими поїздками, необхідно закріпити у таких документах:
Розділ колективного договору чи окреме положення
про службові поїздки
Насамперед необхідно визначити та зафіксувати перелік робіт, професій чи посад співробітників, постійна робота яких пов'язана зі службовими поїздками. Цей перелік краще оформити як додаток до основного нормативному документу(оскільки може доповнюватися чи скорочуватися частіше, ніж змінюється становище).
У положенні (розділі колективного договору) встановлюють перелік відшкодованих витрат залежно від характеру роботи та посадових обов'язків працівників. Частина 1 статті 168.1 Трудового кодексу дозволяє розширити цей перелік без обмежень. Однак необхідно, щоб витрати, що відшкодовуються, були економічно виправданими (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Також у положенні слід визначити порядок відшкодування витрат працівника та встановити у разі потреби їх розмір.
Зверніть увагу, що при визначенні оподатковуваної бази з податку на прибуток розмір витрат, що відшкодовуються співробітникам, постійна робота яких пов'язана зі службовими поїздками, не обмежується. Тобто роботодавець або сторони колективного договору можуть встановити будь-який порядок відшкодування та розмір видатків для цих цілей.
У положенні (розділі колективного договору) обов'язково має міститися опис порядку подання звітів про здійснення та підтвердження працівником витрат, пов'язаних із службовими поїздками.
Приклад 1
ТОВ Аргус надає послуги з доставки та супроводу вантажів, тому у частини співробітників (кур'єрів, експедиторів, менеджерів по роботі з клієнтами, водіїв) організації робота пов'язана з роз'їздами. Необхідно скласти положення про відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками.
РІШЕННЯ. Положення та перелік робіт, професій чи посад співробітників, постійна робота яких пов'язана зі службовими поїздками, наведено на с. 51 та 53.
Трудовий договір про роз'їзний характер роботи
Для того щоб співробітник мав право на відшкодування витрат, пов'язаних зі службовими поїздками, а також на отримання відповідної надбавки, у трудовому договорі має бути зазначено, що його робота має особливий, наприклад, роз'їзний характер (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Такий самий пункт повинен утримуватися у посадовій інструкції. Крім того, у трудовому договорі роблять посилання на положення чи розділ колективного договору, де описано порядок, розміри та умови відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками, сказано про призначення надбавки до зарплати.
Зразок Положення про роз'їзний характер робіт
Становище
про порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими
поїздками працівників ТОВ Аргус, постійна робота
яких має роз'їзний характер
м Москва
1. Цим Положенням регулюється порядок відшкодування витрат працівникам, чия робота визначена як роз'їзна.
2. Положення поширюється усім співробітників ТОВ Аргус, постійна робота яких має роз'їзний характер.
4. Перелік робіт, професій та посад працівників, зазначених у пункті 2 Положення, наведено у додатку № 1 до Положення.
5. Для виконання службових обов'язків працівникам, робота яких має роз'їзний характер, за рішенням керівника видається аванс у рахунок майбутніх витрат на службові поїздки. У наказі вказується сума авансу, що видається працівникові, а також дата, коли працівник повинен звітувати за використання авансу.
6. Роботодавець оплачує:
1) добові за кожен день службової поїздки, включаючи вихідні та святкові дні, У розмірі 900 руб. на день - експедиторам, менеджерам по роботі з клієнтами та водіям. У разі службових поїздок у такі населені пункти, звідки працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові не виплачуються.
2) витрати по найму житлового приміщення (за фактичними документально підтвердженими витратами, але не більше 2500 руб. на добу) – експедиторам, менеджерам по роботі з клієнтами та водіям
3) канцелярські витрати (за фактичними документально підтвердженими витратами) – менеджерам по роботі з клієнтами.
4) витрати на проїзд:
7. Працівники, перелічені у пункті 2 Положення, раз на місяць зобов'язані складати авансовий звіт за формою № АТ-1 Авансовий звіт, затвердженої постановою Держкомстату Росії від 01.08.2001 № 55, про витрати на службові поїздки. До звіту мають бути додані всі документи, що підтверджують витрати. Витрати, виконані працівниками у зв'язку зі службовими роз'їздами, оплачуються після затвердження звіту керівником ТОВ «Аргус».
Генеральний директор
ТОВ Аргус Варфоломєєв В.Г. Варфоломєєв
Чи оформляти кожен виїзд?
Службові поїздки працівників, постійна робота яких має роз'їзний (рухомий) характер або здійснюється в дорозі, службовими відрядженнями не визнаються (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). А раз так, видавати наказ про направлення працівника у відрядження за формою № Т-9 або Т-9а, оформлювати посвідчення на відрядження за формою № Т-10 і службове завдання организации2 на кожну поїздку не потрібно.
Наказ потрібний. Якщо співробітника направляють у багатоденну службову поїздку, наказ складають у довільній формі, вказавши кількість днів поїздки. Якщо роз'їзди співробітника тривають більше одного дня, то незайвим буде оформити і службове завдання, вказавши в ньому, куди і з якою метою працівник їде. Текст службового завдання може бути частиною наказу чи його додатком. Воно знадобиться для визнання у податковому обліку суми добових. Скласти його можна у довільній формі.
Наказ не потрібний. Якщо працівник, який направляється у службову поїздку, має можливість щодня повертатися до місця свого проживання, наприклад кур'єр або експедитор, немає необхідності оформлювати кожен його виїзд окремим наказом та службовим завданням. Досить описати зміст його роботи у посадовій інструкції, а порядок звіту про витрати, пов'язані зі службовими поїздками, - у положенні чи розділі колективного договору.
Зразок форми додатка № 1 до Положення про роз'їзний характер робіт
Додаток №1
Перелік робіт, професій та посад працівників
ТОВ Аргус, постійна робота яких
має роз'їзний характер
Витрати на відрядження та представницькі витрати
Глава 8 Особливі умови чи характер праці 8.1. Роз'їзний характер роботи
Роз'їзний характер роботи завжди пов'язані з певними витратами, які роботодавці зобов'язані компенсувати. У цьому відшкодування може проводитися у вигляді надбавки до зарплати чи формі компенсації витрат.
Розглянемо ці виплати з метою оподаткування та порядок їх відображення у бухгалтерському обліку, а також відповідальність роботодавця у разі невиплати.
Статтею 168.1 ТК РФ встановлено, що працівникам, стала робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, роботодавець відшкодовує пов'язані зі службовими поїздками:
Витрати на проїзд
Витрати найму житлового приміщення
Додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові, польове забезпечення)
Інші витрати, вироблені працівниками з дозволу чи відома роботодавця.
Розміри та порядок відшкодування витрат, пов'язаних із службовими поїздками працівників, а також перелік робіт, професій, посад цих працівників встановлюються колективним договором, угодами, локальними нормативними актами. Розміри та порядок відшкодування зазначених витрат можуть також встановлюватись трудовим договором.
Таким чином, ТК РФ гарантує відшкодування (компенсацію) витрат працівникам, діяльність яких пов'язана з постійними роз'їздами.
У ст. 57 ТК РФ встановлено, що при прийомі на роботу співробітника, постійна робота якого носить роз'їзний характер, роботодавець зобов'язаний включити ця умовау трудовий договір.
При цьому, незважаючи на те, що в ТК РФ не міститься згадки про посадову інструкцію, вона є важливим документом, змістом якого визначається не тільки трудова функція працівника, коло посадових обов'язків, межі відповідальності, а й кваліфікаційні вимоги, які пред'являються до займаної посади.
Оскільки порядок складання посадових інструкцій нормативними правовими актами не врегульовано, роботодавець самостійно вирішує, як вона оформляється. Посадова інструкція може бути додатком до трудового договору, а може затверджуватись як самостійний документ.
Як сказано у Листі УФНС Росії по м. Москві від 30 червня 2008 р. N 20-12/061153, роботодавець має право закріпити порядок та розміри відшкодування витрат на проїзд працівника, постійна робота якого має роз'їзний характер, у додатку до трудового договору, який буде його невід'ємною частиною, без затвердження відповідної посадової інструкції як самостійного документа.
В даний час трудовим законодавством не розкрито поняття "роз'їзний характер роботи", проте можна сказати, що це службові поїздки працівників на постійній основі. До таких працівників належать водії, кур'єри, експедитори, торгові представники, провідники пасажирських поїздів, стюардеси тощо.
У цьому ст. 166 ТК РФ уточнюється, що службові поїздки працівників, постійна робота яких здійснюється у дорозі або має роз'їзний характер, службовими відрядженнями не визнаються.
Звідси випливає, що компенсація витрат працівників не може бути зроблена на підставі посвідчення про відрядження (Лист Мінфіну Росії від 19 квітня 2007 р. N 03-03-06/1/250).
У Листі Мінфіну Росії від 18 серпня 2008 р. N 03-03-05/87 зазначено, що ТК РФ виділяє два види компенсаційних виплат. Один з них поєднує компенсаційні виплати, пов'язані з особливими умовамипраці. Такі компенсації згідно зі ст. 129 розд. 6 "Оплата та нормування праці" ТК РФ, є елементами оплати праці.
Другий вид компенсацій визначено у ст. 164 ТК РФ, згідно з якою під компенсаціями розуміються грошові виплати, встановлені з метою відшкодування працівникам витрат, пов'язаних із виконанням ними трудових обов'язків або інших передбачених федеральним законом обов'язків. Зазначені виплати не входять до системи оплати праці, є компенсацією витрат працівника, що з виконанням трудових обов'язків.
Враховуючи викладене, відшкодування працівникам витрат відповідно до ст. 168.1 ТК РФ, належить до компенсації витрат, пов'язаних із виконанням трудових обов'язків.
І як сказано у Листі Мінфіну Росії від 7 травня 2008 р. N 03-03-06/1/302, ці витрати можуть бути включені до складу витрат на оплату праці у розмірі та відповідно до порядку, встановленого трудовим та (або) колективним договором, угодами, локальними нормативними актами.
Таким чином, якщо для добових, які виплачуються відповідно до ст. 168.1 ТК РФ, податковим законодавством не встановлено будь-яких обмежень, то добові також включаються до складу витрат на оплату праці в повному обсязі, встановленому трудовим договором, та нормування з метою оподаткування прибутку не підлягають.
Аналогічна точка зору висловлена в Листах УФНС Росії у м. Москві від 18 грудня 2007 р. N 19-11/120975, Мінфіну Росії від 25 жовтня 2007 р. N 03-03-06/1/735.
Однак для того, щоб врахувати ці витрати з податку на прибуток, платник податків зобов'язаний економічно обґрунтувати та документально підтвердити вироблені витрати.
Відповідно до ст. 252 Податкового кодексу Російської Федерації (далі – НК РФ) під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені:
Документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації
Або документами, оформленими відповідно до звичаїв ділового обороту, що застосовуються в іноземній державі, на території якої було здійснено відповідні витрати
І (або) документами, що побічно підтверджують виконані витрати (у тому числі митною декларацією, наказом про відрядження, проїзними документами, звітом про виконану роботу відповідно до договору).
Витратами визнаються будь-які витрати за умови, що вони виконані для здійснення діяльності, спрямованої на отримання доходу.
На підставі п. 1 ст. 9 Федерального законувід 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" всі господарські операції, які проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Ці документи є первинними обліковими документами, виходячи з яких ведеться бухгалтерський облік.
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена у цих альбомах, повинні містити такі обов'язкові реквізити:
Назва документу
Дату складання документа
Найменування організації, від імені якої складено документ
Вимірники господарської операції в натуральному та грошовому вираженні
Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення
Особисті підписи вказаних осіб.
Таким чином, самостійно затверджені організацією форми первинних облікових документів, типові форми яких не передбачені в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, що містять вищезгадані обов'язкові реквізити, можуть бути документальним підтвердженням витрат, пов'язаних з роз'їзним характером (Лист Мінфіну Росії від 5 червня 2008 року. 03-03-06/1/346).
Щодо оподаткування ЄСП, то згідно з п. 1 ст. 236 НК РФ об'єктом оподаткування ЄСП для платників податків - організацій визнаються виплати та інші винагороди, що нараховуються на користь фізичних осіб за трудовими та цивільно-правовими договорами, предметом яких є виконання робіт, надання послуг (за винятком винагород, що виплачуються індивідуальним підприємцям, адвокатам, нотаріусам, які займаються приватною практикою), а також за авторськими договорами.
Відповідно до пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не підлягають оподаткуванню всі види встановлених законодавством Російської Федерації, законодавчими актами суб'єктів Російської Федерації, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядуваннякомпенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації), пов'язаних, у тому числі, із виконанням фізичною особою трудових обов'язків.
Таким чином, якщо в колективному договорі, угоді, локальних нормативних актах або трудовому договорі встановлено, що робота фізичних осіб по посаді має роз'їзний характер, то компенсаційні виплати, спрямовані на відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних із службовими поїздками цих осіб, не оподатковуються ЄСП. В інших випадках вони підлягають оподаткуванню в установленому порядку (Лист Мінфіну Росії від 14 лютого 2008 р. N 03-04-06-02/10).
Аналогічної думки дотримуються суди. Так, у Постанові ФАС Волго-Вятського округу від 9 квітня 2007 р. у справі N А17-3311-3312/5/2006 суд зазначив, що надбавки за роз'їзний характер роботи замість добових за своєю суттю спрямовані на компенсацію витрат працівників, тому також не підлягають оподаткуванню ЄСП. Такі ж висновки зроблено судами у Ухвалі Вищого Арбітражного Суду Російської Федерації від 14 лютого 2008 р. N 1421/08, Постановою ФАС Далекосхідного округу від 17 жовтня 2007 р. у справі N Ф03-А51/07-2/3349, Постановою ФАС Уральського округувід 12 лютого 2008 р. у справі N Ф09-4807/07-С2.
Проте Мінфін Росії з цього питання висловлює протилежну думку.
Якщо організація виплачує працівникам надбавки за роз'їзний характер роботи (найм житлового приміщення, витрати на проїзд), то ні ТК РФ, ні інші нормативні правові актиРосійської Федерації не розглядають оплату праці у частині перевищення тарифних ставок (окладів) як компенсаційну виплату.
Відповідно до ст. 129 ТК РФ доплати та надбавки розглядаються як частина заробітної плати працівника. Отже, вони не можуть розглядатися як компенсації, а включаються склад витрат на оплату праці. Як сказано у Листі УФНС Росії по м. Москві від 17 жовтня 2007 р. N 21-11/099218@, надбавки до заробітної плати працівників за рухомий характер роботи не можуть розглядатися як компенсації. Вони підвищують розмір оплати праці цієї категорії працівників. Відповідно, дія пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ на такі доплати не поширюється, і вони підлягають оподаткуванню ЄСП.
Відповідно до ст. 10 Федерального закону від 15 грудня 2001 р. N 167-ФЗ "Про обов'язкове пенсійне страхування в Російській Федерації" об'єктом оподаткування страховими внесками та базою для нарахування страхових внесків є об'єкт оподаткування та податкова база по ЄСП, встановлені гол. 24 "Єдиний соціальний податок" НК РФ.
Отже, на такі компенсаційні виплати внески на обов'язкове пенсійне страхування не сплачуються, але при цьому вони нараховуються на надбавки за рухомий та роз'їзний характер роботи у загальновстановленому порядку.
Щодо податку на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО), відповідно до п. 3 ст. 217 НК РФ оподаткуванню ПДФО не підлягають усі види компенсаційних виплат (у межах норм, встановлених відповідно до законодавства Російської Федерації), встановлених законодавством Російської Федерації, законодавчими актами суб'єктів Російської Федерації, рішеннями представницьких органів місцевого самоврядування, пов'язаних у тому числі і з виконанням фізичним особою своїх трудових обов'язків.
У зв'язку з цим, якщо у колективному договорі, угоді, локальних нормативних актах або трудовому договорі встановлено, що робота фізичних осіб відповідно до посади має роз'їзний характер, то компенсаційні виплати, спрямовані на відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних із службовими поїздками цих осіб, не оподатковуються ПДФО (Лист Мінфіну Росії від 27 серпня 2007 р. N 03-03-06/3/14).
Якщо замість добових працівникам виплачуються надбавки до заробітної плати за рухомий характер роботи, то вони не можуть розглядатися як компенсації, оскільки підвищують розмір оплати праці працівників, робота яких носить рухомий та роз'їзний характер. Відповідно, п. 3 ст. 217 НК РФ на такі доплати не поширюється, і зазначені надбавки підлягають оподаткуванню ПДФО у загальновстановленому порядку.
Таким чином, на підставі Листів Мінфіну Росії та УФНС Росії по Москві можна зробити висновок, що сума компенсаційних виплат, спрямована на відшкодування роботодавцем витрат, пов'язаних зі службовими поїздками працівників, постійна робота яких здійснюється в дорозі або має роз'їзний характер, не оподатковується ЄСП та ПДФО. А надбавки за роз'їзний характер роботи підлягають оподаткуванню ЄСП та ПДФО у загальновстановленому порядку, оскільки не можуть бути визначені витратами працівників.
У бухгалтерському обліку організації відшкодування витрат за роз'їзний характер роботи є витратою за звичайними видами діяльності на підставі п. п. 5, 7 Положення з бухгалтерського обліку "Витрати організації" ПБО 10/99, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 6 травня 1999 N 33н "Про затвердження Положення з бухгалтерського обліку "Витрати організації" ПБО 10/99".
Відповідно до Наказу Мінфіну Росії від 31 жовтня 2000 р. N 94н "Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та Інструкції щодо його застосування" надбавка за роз'їзний характер роботи відображається на рахунку 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці", відшкодування (компенсація) витрат працівників за роз'їзний характер роботи - на рахунку 73 "Розрахунки з персоналом з інших операцій".
Нарахування надбавки відображається за кредитом рахунка 70 "Розрахунки з персоналом з оплати праці", у кореспонденції з дебетом рахунків обліку витрат на виробництво 20 "Основне виробництво", 25 "Загальновиробничі витрати", 26 "Загальногосподарські витрати", 44 "Витрати на продаж" інші.
Нарахування виплати (компенсації) відображається за кредитом рахунку 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" у кореспонденції з дебетом рахунків обліку витрат на виробництво 20 "Основне виробництво", 25 "Загальновиробничі витрати", 26 "Загальногосподарські витрати", 44 " та інші.
Виплата відшкодування (компенсації) відображається за дебетом рахунка 73 "Розрахунки з персоналом з інших операцій" у кореспонденції з кредитом рахунка 50 "Каса".
;
