आधिकारिक पत्रों को सही ढंग से लिखना कैसे सीखें। व्यवसाय लेखन कौशल

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>>> व्यवसाय और मनोविज्ञान: किताब के पन्ने पलटना।
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>>> अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार। प्रबंधकों के लिए कार्यशाला.

विदेशी साझेदारों के साथ पत्राचार करते समय व्यावसायिक शिष्टाचार के नियम क्या हैं? लिखित संपर्क को सही ढंग से कैसे स्थापित करें और अनुकूल प्रभाव कैसे डालें? अपना अनुरोध कैसे तैयार करें? आवश्यक जानकारी कैसे प्राप्त करें और प्रसारित करें? शिकायत को सही ढंग से कैसे दर्ज करें और शिकायत का जवाब कैसे दें? सेमिनार में बिल्कुल इसी पर चर्चा होगी। सेमिनार में भाग लेने वाले प्रतिभागी अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार में व्यावहारिक कौशल हासिल करेंगे और अगले ही दिन उन्हें अपने काम में लागू कर सकेंगे। सेमिनार को छात्रों के भाषा प्रशिक्षण के संभावित विभिन्न स्तरों को ध्यान में रखते हुए डिज़ाइन किया गया है।

>>> श्रोता:विभिन्न स्तरों पर प्रबंधक और अधिकारी विदेशी साझेदारों के साथ काम करते हैं और उनके साथ अंग्रेजी में पत्राचार करते हैं।
सेमिनार उन लोगों के लिए भी उपयोगी होगा जो व्यावसायिक ज्ञान के लिए प्रमाणन परीक्षा देने की योजना बना रहे हैं। अंग्रेजी में(बीईसी प्रारंभिक, बीईसी सहूलियत, बीईसी उच्चतर)।

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1. व्यावसायिक पत्र के डिजाइन और संरचना की विशेषताएं।

• मौखिक और लिखित संचार. व्यावसायिक संचार में लिखित संचार का महत्व. छवि और लिखित संचार. AIDCA अवधारणा और आधुनिक प्रबंधन।
• डाक लिफाफे के डिजाइन की विशेषताएं।
• अंग्रेजी लेखन की संरचना.
• एक पत्र प्रपत्र का चयन करना. किसी पत्र के प्राप्तकर्ता को सही ढंग से कैसे इंगित करें। प्रेषक और प्राप्तकर्ता का पता.
• अंग्रेजी में रूसी नामों और शीर्षकों का प्रसारण।
• लेटरहेड पर तारीख दर्शाने की विशेषताएं।
• पंजीकरण संख्या और पत्र का विषय: इसे कहां रखें और ध्यान कैसे आकर्षित करें?
• अंग्रेजी लिखित शिष्टाचार में विनम्र अभिवादन और विदाई के रूप।
• मुख्य पाठ की संरचना और प्रस्तुति का तर्क।
• हस्ताक्षर: कैसे और किस भाषा में लिखें?
• एप्लिकेशन कैसे निर्दिष्ट करें?
• लिखित संचार में विराम चिह्न.
• व्यावहारिक अभ्यास.

2. व्यावसायिक पत्र की भाषा, शैली और रचना।

• आधिकारिक (औपचारिक) पत्र. अभिभाषक को संबोधित करने के व्यक्तिगत और अवैयक्तिक रूप। प्रस्तुति की भाषा की विशेषताएँ. निष्क्रिय आवाज का प्रयोग. शब्दों को जोड़ना और प्रस्तुति का तर्क। आधिकारिक पत्राचार में संक्षिप्ताक्षर. किसी पत्र को समाप्त करने के व्यक्तिगत और अवैयक्तिक रूप।
• अनौपचारिक (अनौपचारिक) पत्र. अभिभाषक से अपील का प्रपत्र. सक्रिय आवाज का प्रयोग. संयोजन, मुहावरे और वाक्यांश क्रियाएक अनौपचारिक पत्र में. अनौपचारिक लेखन में संक्षिप्ताक्षर. किसी पत्र को समाप्त करने के लिए प्रपत्र.
• अर्ध-औपचारिक पत्र. प्राप्तकर्ता को पते का प्रपत्र. भाषा की विशेषताएँ. संक्षिप्ताक्षर, वाक्यांश क्रियाएँ, मुहावरे और सहसंयोजन। पत्र प्रपत्र का अंत.
• लिखित संचार में अमेरिकी व्यावसायिक भाषा की विशिष्ट विशेषताएं। अमेरिकी और ब्रिटिश अंग्रेजी.
• व्यावहारिक अभ्यास.

3. व्यावसायिक पत्रों के मूल प्रकार। साथ काम करने के सिद्धांत अलग - अलग प्रकारपत्र.

• जानकारी अनुरोध। सामान्य सिद्धांतों. शैली और भाषा का चयन.
• अनुरोध का जवाब. सामान्य सिद्धांतों। शैली और भाषा का चयन.
• सूचना की दिशा. सामान्य सिद्धांतों। भाषा एवं शैली का चयन.
• लिखित निमंत्रण. शैली का चयन. किसी आमंत्रण का जवाब कैसे दें.
• लिखित दावों और शिकायतों के साथ काम करें। स्वयं शिकायत कैसे करें? ठीक से माफ़ी कैसे मांगें? असंतोष की डिग्री व्यक्त करना.
• अफसोस की अभिव्यक्ति और भागीदारी. शैली का चयन.
• आतंकवादी हमले के अवसर पर भागीदारी की अभिव्यक्ति.
• रोजमर्रा के पत्राचार के अन्य रूप।
• व्यावहारिक अभ्यास.

4. ईमेल

• इलेक्ट्रॉनिक संदेशों का उपयोग करने के फायदे और नुकसान।
• व्यावसायिक वातावरण में इलेक्ट्रॉनिक संदेशों के उपयोग की विशेषताएं।
• संरचना ईमेल.
• इलेक्ट्रॉनिक संचार में शैली, रचना और भाषा के मुद्दे।
• व्यावहारिक अभ्यास.

स्रोत:
व्यवसाय लेखन कौशल
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व्यावसायिक पत्राचार पर अभ्यास: व्यावसायिक पत्रों के प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार, पाठ की संरचना और संरचना, प्रस्तुति का रूप, शैलियाँ, विश्लेषण सामान्य गलतियाँऔपचारिक व्यवसाय लेखन

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सेमिनार में बड़ी संख्या का विश्लेषण शामिल है व्यावहारिक उदाहरणइसका उद्देश्य व्यावसायिक पत्राचार कौशल को विकसित करना और सुधारना है। विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञों द्वारा अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान लिखे गए वास्तविक पत्रों का उपयोग शिक्षण सहायक सामग्री के रूप में किया जाता है।

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लक्षित दर्शक:

• व्यवसायी लोग जो रिपोर्ट तैयार करते हैं, मेमो लिखते हैं, व्यावसायिक पत्र भेजते हैं, जिनकी व्यावसायिक गतिविधियाँ व्यावसायिक पत्रों की दुनिया से जुड़ी होती हैं;
• खाता प्रबंधक जो व्यापक पत्राचार करते हैं;
• मध्य प्रबंधक, क्षेत्रीय शाखाओं के प्रमुख;
• पीआर सेवा कर्मचारी जो प्रेस प्रतिनिधियों के साथ पत्र-व्यवहार करते हैं और प्रकाशनों के लिए सूचना सामग्री विकसित करते हैं;
• ग्राहक के लिए विपणन सामग्री विकसित करने वाले विशेषज्ञ (पुस्तिकाएँ, सूचना पत्र, मेमो और निर्देश, आदि)
• सचिव, आदि

तुम कर सकते हो:

• विभिन्न व्यावसायिक पत्र जल्दी और कुशलता से लिखें;
• प्रदान करना आवश्यक प्रभावलिखित संचार के माध्यम से प्राप्तकर्ता को;
• ऐसी ग़लतियाँ करने से बचें जिन्हें लिखित संपादक ठीक नहीं करता;
• प्राप्तकर्ता को ठेस पहुँचाए बिना नकारात्मक जानकारी, इनकार और यहाँ तक कि धमकी को सही ढंग से संप्रेषित करना;
• व्यावसायिक पाठ संपादित करें और दूसरों की गलतियों से सीखें;
• लिखित बातचीत की प्रक्रिया में सहकर्मियों और भागीदारों के बीच आत्मविश्वास महसूस करें;
• व्यावसायिक पत्र लिखने पर दूसरों को सलाह देना;
• मालिक नवीनतम तकनीकेंभाषण संचार के सिद्धांत, उदाहरण के लिए, QSCR, DAGOR, ADI, आदि;
• व्यवसाय लेखन के अमेरिकी, महाद्वीपीय और रूसी मॉडल का विश्लेषण करें।

आपको मिलेगा:

• व्यावसायिक कागजात का विवरण;
• विभिन्न व्यावसायिक दस्तावेज़ बनाने के लिए विस्तृत तकनीक और तर्क;
• एक पूर्ण व्यावसायिक पत्र बनाने की विधियाँ;
• एल्गोरिदम जो पाठ लिखने और किसी भी प्रकार के व्यावसायिक पत्र लिखने की सुविधा प्रदान करते हैं;
• विशिष्ट परिणामों की ओर ले जाने वाले एल्गोरिदम;
• किसी भी व्यावसायिक स्थिति के लिए व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए आवश्यक डिज़ाइन और टेम्पलेट का एक सेट;
• पूर्ण किए गए मामलों का एक पैकेज जो अर्जित कौशल को मजबूत करने में मदद करेगा;
• एक सुविधाजनक प्रस्तुति में व्याकरण और शैली पर संदर्भ सामग्री;
• व्यावसायिक पत्राचार पर व्यक्तिगत परामर्श।

सेमिनार में व्यावसायिक पत्राचार कौशल को विकसित करने और सुधारने के उद्देश्य से बड़ी संख्या में व्यावहारिक उदाहरणों का विश्लेषण शामिल है।

विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञों द्वारा अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान लिखे गए वास्तविक पत्रों का उपयोग शिक्षण सहायक सामग्री के रूप में किया जाता है।

विशेषज्ञता:व्यावसायिक पत्राचार, आधुनिक सचिवों के लिए पाठ्यक्रम, सफल वार्ताएँ, प्रभावी विज्ञापन, बुनियादी कॉपी राइटिंग कौशल, कार्मिक प्रेरणा, व्यवसाय क्षेत्र में संघर्ष और तनाव, अंतरसांस्कृतिक संचार की विशिष्टताएं, अंतर्राष्ट्रीय प्रोटोकॉल की विशेषताएं, संगीत प्रबंधन, आदि।

कार्यक्रम:

पहला दिन

1. व्यावसायिक पत्र: शैली, मानक, सिद्धांत।

• सही कागजी कार्रवाई. दस्तावेज़ विवरण फ़ॉर्मेट करने के नियम. दस्तावेज़ों को कानूनी बल देना।
• व्यावसायिक पत्रों की भाषा की शैलीगत विशेषताएँ।
• भाषण की आधिकारिक-व्यावसायिक और पत्रकारिता शैलियों की विशेषताएं।
• व्यावसायिक पत्र लिखने के सिद्धांत.
• व्यावसायिक पत्र की संरचना.
• दस्तावेज़ का परिचय.
• प्रक्रिया।
• एल्गोरिदम DAGOR, QSCR, ADI, आदि।
• संकलन करते समय सामान्य गलतियाँ व्यावसायिक पत्राचार, व्यावसायिक पत्र के लिए वर्तमान आवश्यकताएँ।
• व्यावसायिक पत्राचार में स्वीकृत वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों के मानक।
• किसी अनुरोध, गारंटी, प्रस्ताव, निमंत्रण आदि को व्यक्त करने के लिए क्लिच का उपयोग करना।
• गोपनीय जानकारी वाले दस्तावेज़ तैयार करने की विशेषताएं।

व्यावसायिक पत्र लिखने पर व्यावहारिक कार्य और अभ्यास।

स्थिति का विश्लेषण - मामला "विशिष्ट उद्घाटन और समापन वाक्यांश।"

"व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए एक मार्गदर्शिका।"

2. पाठ की रचना पर कार्य कर रहा हूँ।

• किसी भी व्यावसायिक दस्तावेज़ का प्रारूप तैयार करने पर व्यावसायिक मार्गदर्शन।
• "तर्क का चक्र"
• मुख्य विचार, विषय, समस्या का स्थान।
• तार्किक तनाव के लिए नियम.
• पाठ में वाक्यों का संयोजन.
• सार्वभौमिक भाषण संरचनाओं का उपयोग.
• एक वाक्य में शब्द क्रम की सूचनात्मक भूमिका।
• जानकारी और तर्क प्रस्तुत करने की तकनीकें।
• पाठ की नियोजित सामग्री और वास्तविक जानकारी के प्रसारण के बीच संबंध।

व्यावसायिक पत्र लेखन अभ्यास. जोड़-तोड़, तर्क-वितर्क तकनीकों सहित विभिन्न का उपयोग करने का एक अभ्यास।

भाषण युक्तियों, विरामों और अशाब्दिक जानकारी का उपयोग करने की उपयुक्तता। व्यवसायिक खेल.

दूसरा दिन

3. विभिन्न प्रकार के व्यावसायिक पत्र लिखने की तकनीक।

• शिष्टाचार।
• प्रेस विज्ञप्ति।
• सूचना मेल.
• सेवा नोट.
• घुमावदार पत्र।
• निबंध।
• सारांश (तीन मॉडल: अमेरिकी, महाद्वीपीय और रूसी)।
• मांग - पत्र।
• रिपोर्ट पत्र.
• शिकायत।
• शिकायत का जवाब.
• आभार पत्र.
• पुष्टिकरण पत्र।
• निमंत्रण पत्र।
• बधाई पत्र.
• लदान बिल।
• नीति विकास या परियोजना कार्यान्वयन के लिए प्रस्ताव।
• सूचना, चेतावनी.
  और दूसरे।

व्यावसायिक पत्रों की संरचना का विश्लेषण करने और प्रशिक्षक द्वारा सुझाई गई स्थितियों के आधार पर अपने स्वयं के पत्र लिखने का अभ्यास।

लिखने के लिए तैयार टेम्पलेट तैयार करना विभिन्न प्रकार केव्यावसायिक पत्र।

अंग्रेजी और रूसी में उदाहरणात्मक लिखित सामग्री का विश्लेषण।

4. पत्राचार में व्यावसायिक शिष्टाचार.

• पत्राचार में व्यावसायिक शिष्टाचार की अवधारणा। व्यक्तिगत और व्यावसायिक पत्राचार.
• कृतज्ञता पत्र, बधाई, निमंत्रण, संवेदना।
• अंतर्राष्ट्रीय व्यापार पत्राचार में अमेरिकी और यूरोपीय संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग किया जाता है।
• वे पत्र जो हमेशा हाथ से लिखे या हस्ताक्षरित होते हैं।
• पत्रों का उत्तर देने की प्रक्रिया.

• अभिभाषक के लिए "भावनात्मक समायोजन" की अवधारणा।
• निवेदन। विनम्रता का अंतिम सूत्र. व्यावसायिक पत्र पूरा करने के सिद्धांत. सार्वभौमिक सूत्र.
• नकारात्मक सामग्री (इनकार, शिकायतें) के साथ पत्र लिखने की विशेषताएं।
• बैंक पत्राचार.

व्यावसायिक पत्रों के विभिन्न मॉडलों का प्रारूप तैयार करना। टेम्प्लेट तैयार करना.

नकारात्मक सामग्री वाले ग्रंथों में मनोवैज्ञानिक तनाव को कम करने का एक अभ्यास।

भाषण कार्य.

अंग्रेजी, जर्मन और रूसी में वास्तविक व्यावसायिक पत्रों के नमूनों का विश्लेषण।

5. सिद्धांत और तकनीक इ— मेल पत्र-व्यवहार। फैक्स संदेश और ईमेल.

• ई-मेल पत्र की संरचना. आभासी संचार की सुविधाओं का अधिकतम उपयोग।
• ईमेल के मुख्य कार्यों को हल करना: खोलना, पढ़ना, समझना, कार्यान्वित करना।
• "टेलीग्राफ शैली" का परिस्थितिजन्य उपयोग।
• अनुलग्नकों और फैक्स हस्ताक्षर का गठन.
• "नेटवर्क" की अवधारणा.
• दस्तावेज़ों का संपादन.
• व्यावसायिक कागजात के व्यवस्थितकरण, भंडारण, संग्रह और विनाश में विश्व अनुभव।

प्रतिभागियों के लिए व्यक्तिगत अभ्यास.

काम के तरीके और रूप

प्रस्तुतकर्ता और छात्रों के बीच गहन बातचीत के तरीके से कक्षाएं संचालित की जाती हैं।

उनमें से ज्यादातर हैं व्यावहारिक पाठऔर परामर्श, जिसमें ग्रंथों के प्रारूपण और दस्तावेजों के निष्पादन में त्रुटियों का विश्लेषण, साथ ही एक ज्ञापन, पत्र और अन्य दस्तावेजों के पाठ को संपादित करना शामिल है।

कीमत में कॉफ़ी ब्रेक, हैंडआउट्स, प्रमाणपत्र, अतिरिक्त जानकारी वाली सीडी शामिल हैं। जानकारी, आदि। हम अनिवासी प्रतिभागियों के लिए नि:शुल्क होटल बुकिंग में सहायता करते हैं।

स्रोत:
व्यावसायिक पत्राचार पर अभ्यास: व्यावसायिक पत्रों के प्रकार, इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार, पाठ की संरचना और संरचना, प्रस्तुति का रूप, शैलियाँ, औपचारिक व्यावसायिक लेखन में विशिष्ट गलतियों का विश्लेषण
सेमिनार में व्यावसायिक पत्राचार कौशल को विकसित करने और सुधारने के उद्देश्य से बड़ी संख्या में व्यावहारिक उदाहरणों का विश्लेषण शामिल है, व्यावसायिक गतिविधि की प्रक्रिया में विभिन्न क्षेत्रों के विशेषज्ञों द्वारा लिखे गए वास्तविक पत्रों का उपयोग शिक्षण सहायता के रूप में किया जाता है।
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एक तकनीकी विश्वविद्यालय में जर्मन पढ़ाने की प्रक्रिया में व्यावसायिक पत्राचार कौशल का निर्माण

जर्मन में व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताएं। एक नमूना पत्र जो DIN 5008 (DIN - डॉयचे इंडस्ट्रीनोर्म - जर्मन औद्योगिक मानक) की आवश्यकताओं का अनुपालन करता है। प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम से पहले का पता. लिफाफे पर प्राप्तकर्ता का पता लिखना।

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व्यावसायिक पत्राचार की मुख्य विशेषताओं का संक्षिप्त विवरण। ईमेल लिखने के नियम. आधिकारिक और व्यक्तिगत पत्राचार. ई-मेल टाइपोग्राफी, पाठ स्वरूपण के लिए बुनियादी नियम। किसी दस्तावेज़ में सर्वनाम, डैश और हाइफ़न का अर्थपूर्ण अर्थ।

सार, 11/22/2014 जोड़ा गया

एक मानक पत्र का प्रारूपण. पता, दिनांक, पता, अंत, हस्ताक्षर, अनुलग्नक। विशेष मेल आइटम. पत्र का उद्देश्य. पत्र का पाठ. सामान्य नियम। व्यावसायिक पत्राचार के कुछ उदाहरण. अनुबंध के लिए कवरिंग लेटर.

सार, 04/05/2003 को जोड़ा गया

व्यावसायिक शिष्टाचार की अवधारणा और प्रकार। बातचीत और बातचीत की नैतिकता और मनोविज्ञान। बिजनेस नाश्ता, दोपहर का भोजन और रात का खाना। दुभाषिया के माध्यम से संचार की विशेषताएं। कार्यालय कार्य में शासकीय पत्राचार का स्थान। सेवा अनुरोध पत्र की संरचना. व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार.

परीक्षण, 10/07/2013 जोड़ा गया

व्यावसायिक शिष्टाचार की विशेषताएं और महत्व, इसके मूल सिद्धांत: समय की पाबंदी, चातुर्य, सम्मान, ड्रेस कोड। से परिचय अंतरराष्ट्रीय मानकआधिकारिक पत्र का मसौदा तैयार करना और प्रारूपित करना: फ़ील्ड की चौड़ाई, व्याकरण, दस्तावेज़ संरचना।

परीक्षण, 01/09/2011 जोड़ा गया

शिष्टाचार और चातुर्य बिजनेस मैन. बातचीत के दौरान अनुकूल मनोवैज्ञानिक माहौल बनाना। तनाव की मनोवैज्ञानिक विशेषताएं. व्यावसायिक पत्राचार के नियम. व्यावसायिक पत्रों में मानक वाक्यांश और अभिव्यक्तियाँ। मानक निर्देशऑफिस के काम पर.

सार, 11/12/2010 को जोड़ा गया

विभिन्न उद्यमों (संगठनों, संस्थानों) के बीच किए जाने वाले आधिकारिक और व्यावसायिक पत्राचार के मुख्य साधन के रूप में पत्र। शैली एवं उद्देश्य के आधार पर पत्रों का वर्गीकरण। व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए सामान्य अनुशंसाएँ। आधिकारिक संचार का शिष्टाचार.

सार, 01/24/2012 जोड़ा गया

व्यावसायिक संबंधों में प्रोटोकॉल तकनीकों की विशेषताएं। दिन के समय की विशिष्ट विशेषताएं शाम का स्वागत, कॉकटेल और बुफ़े। व्यवसाय कार्ड और उनके उपयोग के नियम। सरकारी पत्राचार का शिष्टाचार. संचार साधनों का उपयोग करके बातचीत करना।

परीक्षण, 03/10/2011 को जोड़ा गया

बच्चों और किशोरों के लिए इंटरनेट सुरक्षा नियम और इंटरनेट शिष्टाचार। ईमेल के माध्यम से व्यावसायिक पत्राचार का संचालन करना। स्थानीय कंप्यूटर नेटवर्क के उपयोगकर्ता के व्यवहार की नैतिकता। में कंप्यूटर का उपयोग करना शैक्षिक प्रक्रिया. चैट रूम में नेटवर्क नैतिकता.

पाठ्यक्रम कार्य, 09/04/2011 को जोड़ा गया

व्यावसायिक शिष्टाचार के एक महत्वपूर्ण भाग के रूप में आधिकारिक पत्राचार। सामान्य आवश्यकताएँएक व्यावसायिक पत्र के लिए. अंतर्राष्ट्रीय पत्राचार के नियम. व्यावसायिक पत्र की आवश्यक विशेषताएँ. व्यावसायिक पत्रों के विशिष्ट प्रकार. अंतर-संगठनात्मक पत्राचार, बधाई पत्र।

सार, 06/19/2010 जोड़ा गया

व्यावसायिक संचार नैतिकता का सैद्धांतिक विश्लेषण। व्यापार शिष्टाचार के एबीसी के तत्वों की विशेषताएं: स्मृति चिन्ह, मनोरंजन, पूर्वी व्यंजन. व्यावसायिक पत्राचार के नियम. व्यावसायिक पत्रों में मानक वाक्यांश और अभिव्यक्तियाँ। पत्र संयुक्त सहयोग का प्रस्ताव है.

परीक्षण, 06/17/2010 जोड़ा गया

स्रोत:
एक तकनीकी विश्वविद्यालय में जर्मन पढ़ाने की प्रक्रिया में व्यावसायिक पत्राचार कौशल का निर्माण
जर्मन में व्यावसायिक पत्राचार की विशेषताएं। एक नमूना पत्र जो DIN 5008 (DIN - डॉयचे इंडस्ट्रीनोर्म - जर्मन औद्योगिक मानक) की आवश्यकताओं का अनुपालन करता है। प्राप्तकर्ता के अंतिम नाम से पहले का पता. लिफाफे पर प्राप्तकर्ता का पता लिखना। व्यापार शिष्टाचार, लेख
http://revolution.allbest.ru/ethics/00726106.html

व्यावसायिक पत्राचार की भाषा

• व्यावसायिक पत्राचार के प्रकार, वर्गीकरण 5 केबी।
• व्यावसायिक पत्राचार की मूल बातें 62 केबी।
• व्यावसायिक संचार में संचार का लिखित रूप 14 केबी।
• टेलीफोन पर बातचीत की नैतिकता, व्यावसायिक पत्राचार 19 केबी।
• अंग्रेजी भाषा 3 21 केबी.
• एम. गोल्डनकोव से व्यावसायिक अंग्रेजी - सावधान रहें। हॉट डॉग। 55 केबी.
• बिजनेस रूसी 30 केबी।

व्यावसायिक पत्राचार की भाषा

विज्ञान, कार्यालय कार्य और कानून निर्माण के क्षेत्र में, साधनों में संचार मीडियाऔर राजनीति में भाषा का प्रयोग अलग-अलग तरीकों से किया जाता है। सार्वजनिक जीवन के सूचीबद्ध क्षेत्रों में से प्रत्येक का रूसी का अपना उपप्रकार है साहित्यिक भाषा, एक शृंखला होना विशिष्ट सुविधाएंभाषा के सभी स्तरों पर - शाब्दिक, रूपात्मक, वाक्य-विन्यास और पाठात्मक। ये विशेषताएँ एक वाक् प्रणाली बनाती हैं जिसमें प्रत्येक तत्व दूसरों से जुड़ा होता है। साहित्यिक भाषा के इस उपप्रकार को प्रयोजनात्मक शैली कहा जाता है।

यह कार्य प्रशासनिक और पर दस्तावेज़ों का वर्णन करता है सामान्य मुद्दे, उद्यमों और संस्थानों में काम करने वाले लगभग सभी लोगों को, उनकी स्थिति की परवाह किए बिना, सामना करना पड़ता है, और आधिकारिक व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण की भाषा और शैली पर भी विचार किया जाता है।

I. एक आधिकारिक व्यावसायिक शैली का गठन।

"रस्कया प्रावदा" के बाद, सबसे पुराना दस्तावेज़ "1130 का ग्रैंड ड्यूक मस्टीस्लाव वोलोडिमिरोविच और उनके बेटे वसेवोलॉड का चार्टर" माना जाता है। इस अक्षर का प्रारंभिक सूत्र "से अज़" है। ("यहां मैं हूं") उस समय से प्राचीन रूसी पत्रों का एक अनिवार्य तत्व (अपेक्षित) बन गया: "देखो, महान राजकुमार वसेवोलॉड ने सेंट जॉर्ज (यूरीव मठ) को ल्याखोविची का टेरपग चर्चयार्ड भूमि और लोगों के साथ दिया, और घोड़ों, और जंगल, और तख्तों के साथ, और लवती पर पकड़। "(" ग्रैंड ड्यूक वसेवोलॉड मस्टीस्लावॉविच के प्रमाण पत्र से यूरीव मठ 1125-1137 तक")। पत्र एक विशेष सूत्र के साथ समाप्त होते थे, जो बताता था कि लेन-देन का गवाह कौन था और किसने पत्र को अपने हस्ताक्षर से सील किया था।

और पीटर के कॉलेजियम के "सामान्य विनियम" में दस्तावेज़ीकरण मानकों की एक पूरी प्रणाली दी गई थी। "सामान्य रूप", अर्थात्। डिज़ाइन मानकों, प्राप्तकर्ता को संबोधित करने के लिए शिष्टाचार मानकों के लिए प्रदान किए गए दस्तावेज़ प्रपत्र, रैंक, शीर्षक, रैंक, नामकरण और स्व-पदनाम के लिए समान मानकों का संकेत देते हैं। शब्दावली व्यापारिक भाषाबोलचाल, जीवंत वाणी से अधिकाधिक दूर होता जाता है, उसमें घुसता जाता है बड़ी राशिविदेशी शब्द (प्रांत, अधिनियम, संचालन, अपील, आदि) और शर्तें।

20 वीं सदी में दस्तावेज़ों का एकीकरण अपरिवर्तनीय हो जाता है। आधिकारिक दस्तावेज़ीकरण बनाए रखने के लिए नए नियम विकसित किए गए: 1918 में, व्यावसायिक पत्र प्रपत्रों का एक एकीकृत रूप पेश किया गया था। बीसवीं सदी के 20 के दशक में। व्यावसायिक लेखन के लिए नए मानक बनाने पर काम शुरू हुआ, स्टैंसिल पाठ सामने आए

द्वितीय. आधिकारिक व्यवसाय शैली.

आधिकारिक व्यावसायिक शैली कानून निर्माण, अर्थशास्त्र, प्रबंधन और राजनयिक गतिविधियों में लागू सामाजिक और कानूनी संबंधों के क्षेत्र को सौंपी गई है। व्यवसाय शैली की परिधि में सूचनात्मक विज्ञापन, पेटेंट शैली और रोजमर्रा के व्यावसायिक भाषण (विवरण, व्याख्यात्मक नोट, रसीदें, आदि) शामिल हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण (ओआरडी) एक प्रकार का व्यावसायिक लेखन है जो पूरी तरह से इसकी विशिष्टताओं का प्रतिनिधित्व करता है। विभिन्न प्रकार के विधायी भाषण (लाइसेंस, नियम, चार्टर, डिक्री, आदि) के साथ, ओआरडी व्यवसाय लेखन के केंद्र, आधिकारिक व्यावसायिक शैली के मूल का प्रतिनिधित्व करता है।

दस्तावेज़ एक पाठ है जो लोगों के कार्यों को नियंत्रित करता है और इसका कानूनी महत्व है। इसलिए दस्तावेज़ों के पाठ में सटीकता की बढ़ती आवश्यकता, गलत व्याख्या की अनुमति नहीं दी गई। केवल तैयार और संपादित लिखित भाषण ही इस आवश्यकता को पूरा कर सकता है। में मौखिक भाषणइसकी तैयारी, सहजता और परिवर्तनशीलता की कमी के कारण इतनी सटीकता हासिल करना लगभग असंभव है। सांकेतिक सटीकता की आवश्यकता के अलावा (संकेत हमारे आस-पास की वास्तविकता की एक वस्तु या घटना है, जिसके साथ एक दी गई भाषाई इकाई सहसंबद्ध होती है), दस्तावेजों की भाषा संचार सटीकता की आवश्यकता के अधीन है - वास्तविकता का पर्याप्त प्रतिबिंब, भाषण अंश (वाक्य, पाठ) में लेखक के विचारों का प्रतिबिंब।

इसलिए दस्तावेज़ घिसे-पिटे मानक वाक्यांशों का उपयोग करते हैं:

"समझौता हस्ताक्षर करने की तारीख से लागू होता है।"

“आदेश संख्या के अनुसरण में। »

व्यावसायिक पत्रों की भाषा का मानकीकरण संप्रेषणीय परिशुद्धता की उस डिग्री को सुनिश्चित करता है जो दस्तावेज़ को कानूनी बल प्रदान करती है। किसी भी वाक्यांश, किसी भी वाक्य का एक ही अर्थ और व्याख्या होनी चाहिए। पाठ में इतनी सटीकता प्राप्त करने के लिए, आपको वही शब्द, नाम, शर्तें दोहरानी होंगी: अग्रिम भुगतान के मामले में, ग्राहक भुगतान की तारीख से तीन दिनों के भीतर, ठेकेदार को सौंपने के लिए बाध्य है। बैंक द्वारा प्रमाणित भुगतान दस्तावेज़ की प्रति या उसे टेलीग्राम द्वारा सूचित करें। यदि ग्राहक इस पैराग्राफ की आवश्यकताओं का पालन करने में विफल रहता है, तो ठेकेदार को अनुबंध पर हस्ताक्षर करने की तारीख से दस दिनों के बाद सामान बेचने का अधिकार है।

विवरण में औपचारिक व्यवसाय शैलीमौखिक संज्ञा के रूप में क्रियाओं और प्रक्रियाओं की विश्लेषणात्मक अभिव्यक्ति के साथ संयुक्त:

जोड़ना - जोड़ना

निर्देश देना - निर्देश देना

जवाब देने के लिए नहीं, बल्कि जिम्मेदारी उठाने के लिए

निर्णय लेना - निर्णय लेना

स्पष्ट करना - स्पष्टीकरण देना

भुगतान करें - भुगतान करें

कागज के एक टुकड़े पर पाठ्य सामग्री की एक मानक व्यवस्था के साथ ज़ोरदार तर्क और भावहीन प्रस्तुति भी लिखित व्यावसायिक भाषण को मौखिक भाषण से बहुत महत्वपूर्ण रूप से अलग करती है। पाठ्य संगठन के सिद्धांत के अनुसार मौखिक भाषण अक्सर भावनात्मक रूप से आवेशित, असममित होता है। मौखिक भाषण का ज़ोरदार तर्क संचार वातावरण की औपचारिकता को इंगित करता है। व्यावसायिक मौखिक संचार सकारात्मक भावनाओं - विश्वास, सहानुभूति, सद्भावना, सम्मान की पृष्ठभूमि के खिलाफ आगे बढ़ना चाहिए।

किसी दस्तावेज़ में जानकारी न केवल पाठ के टुकड़ों द्वारा, बल्कि पाठ डिज़ाइन के सभी तत्वों द्वारा भी ली जाती है जो अनिवार्य हैं - विवरण। प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए विवरण का अपना सेट उपलब्ध कराया गया है राज्य मानक- गोस्ट।

विवरण किसी दस्तावेज़ का एक अनिवार्य सूचना तत्व है, जो किसी प्रपत्र या शीट पर एक विशिष्ट स्थान पर सख्ती से निर्दिष्ट होता है। नाम, दिनांक, पंजीकरण संख्या, संकलक के बारे में जानकारी, आदि। लगातार एक ही स्थान पर स्थित हैं - पहले तीन शीर्ष पर हैं, और अंतिम हस्ताक्षर के बाद शीट के नीचे है।

विवरणों की संख्या भिन्न-भिन्न होती है और दस्तावेज़ों के प्रकार और सामग्री पर निर्भर करती है। नमूना प्रपत्र विवरण की अधिकतम संरचना और उनकी व्यवस्था का क्रम स्थापित करता है। इसमे शामिल है:

- रूसी संघ का राज्य प्रतीक।

— संगठन और उद्यम का प्रतीक.

— सरकारी पुरस्कारों की छवि।

— उद्यमों और संगठनों के अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेपीओ) के अनुसार किसी उद्यम, संस्थान या संगठन का कोड।

— प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेयूडी) के अनुसार दस्तावेज़ प्रपत्र कोड।

- मंत्रालय या विभाग का नाम.

— संस्था, संगठन या उद्यम का नाम.

- संरचनात्मक इकाई का नाम.

- डाकघर सूचकांक, डाक और टेलीग्राफ पता, टेलेटाइप, टेलीफोन, फैक्स नंबर, बैंक खाता नंबर।

-संकलन एवं प्रकाशन का स्थान।

- दस्तावेज़ तक पहुंच का ग्रिड प्रतिबंध।

- पाठ का शीर्षक.

- नियंत्रण चिह्न.

-आवेदन की उपस्थिति पर निशान लगाएं।

- प्रतियों के प्रमाणीकरण पर टिप्पणी।

- कलाकार का नाम और फ़ोन नंबर.

- दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट।

- मशीन मीडिया में डेटा ट्रांसफर पर निशान लगाएं।

- प्रवेश पर निशान लगाएं।

इस प्रकार, उच्च स्तर का एकीकरण, वाक्यविन्यास की प्रमुख विशेषता के रूप में मानकीकरण, शब्दावली की उच्च स्तर की शब्दावली, तर्क, भावनात्मकता, पाठ के प्रत्येक तत्व की सूचना भार, विवरण पर ध्यान दस्तावेजों की भाषा की विशेषता है और इसे अलग करती है। मौखिक सहज व्यावसायिक संवाद भाषण से।

तृतीय. आधिकारिक पत्राचार की तैयारी.

किसी विशेष देश की भाषा और परंपराओं के आधार पर, आधिकारिक पत्राचार की शैली भिन्न हो सकती है, लेकिन अंतरराष्ट्रीय अभ्यास और सम्मेलनों द्वारा निर्धारित सामान्य नियम हैं।

किसी भी दस्तावेज़ में कई अनिवार्य पद होते हैं:

शीर्षक - अभिभाषक की आधिकारिक और मानद उपाधि को इंगित करता है (उदाहरण के लिए, श्रीमान, महोदय, महामहिम, आदि)।

प्रशंसा विनम्रता की एक अभिव्यक्ति है जो एक पत्र को समाप्त करती है (उदाहरण के लिए, गहरे सम्मान के साथ, ईमानदारी से, आदि)।

हस्ताक्षर - इस दस्तावेज़ को प्रमाणित करता है.

दिनांक - इसमें वह दिन, महीना, वर्ष और वह स्थान शामिल होना चाहिए जहां पत्र लिखा गया था। डेटा को कभी भी संक्षिप्त रूप में नहीं लिखा जाता है।

पता - पूरा नाम, शीर्षक और पता पहले पृष्ठ के ऊपर या नीचे रखा गया है।

साथ ही, आधिकारिक और व्यावसायिक पत्राचार तैयार करते समय, आपको कुछ आम तौर पर स्वीकृत नियमों का पालन करना चाहिए:

1. सेवा पत्र किसी कोरे फॉर्म या कागज के पन्ने पर केवल उसके सामने की तरफ लिखा जाता है।

2. लंबे पत्र लिखने की प्रथा नहीं है, लेकिन यदि पत्र एक पृष्ठ से अधिक है, तो पृष्ठ के अंत में आपको "जारी रखें" लिखना होगा।

3. पहले को छोड़कर प्रत्येक पृष्ठ को अरबी अंकों से क्रमांकित किया गया है।

4. पत्र टाइपराइटर या कंप्यूटर पर टाइप किये जाते हैं, बायीं ओर मार्जिन चौड़ाई कम से कम 2 सेमी, अंतर 2 या 1.5 होता है।

5. पाठ में मिटाने और सुधार की अनुमति नहीं है।

6. पत्र अंदर पाठ के साथ मुड़ा हुआ है। यह सलाह दी जाती है कि सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक पत्रों को मोड़ें नहीं, बल्कि उन्हें बड़े, मोटे लिफाफे में भेजें।

7. यदि आप भेजते हैं शुभकामना कार्ड, यह याद रखना चाहिए कि केवल एक हस्ताक्षर करने की प्रथा है आधिकारिक बधाई. एक व्यक्तिगत कार्ड में कम से कम कुछ पंक्तियाँ अवश्य होनी चाहिए।

विभिन्न प्रकार के आधिकारिक पत्राचार, जो एक संगठन, दूसरे संगठन, संस्थान की ओर से भेजे जाते हैं, हालाँकि यह किसी एक को संबोधित हो सकता है अधिकारीऔर एक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित, व्यावसायिक पत्राचार बनता है।

व्यावसायिक पत्र एक विशेष प्रकार का दस्तावेज़ है, जो अनुबंध या संकल्प की तुलना में कम सख्ती से विनियमित होता है, लेकिन इसका कानूनी महत्व होता है। व्यावसायिक पत्राचार को आउटगोइंग और इनकमिंग दस्तावेज़ीकरण के रूप में दोनों संगठनों में पंजीकृत और संग्रहीत किया जाता है।

पत्राचार के आधुनिक रूप, जिन्हें अंतर्राष्ट्रीय संचार में स्वीकार किया जाता है, लगभग 150 वर्ष पहले इंग्लैंड में विकसित हुए थे।

यह याद रखना चाहिए कि विदेशों में पत्राचार के औपचारिक पहलुओं पर यहाँ की तुलना में अधिक ध्यान दिया जाता है।

संगठन के लेटरहेड पर पत्र लिखने की प्रथा है, जिसमें भेजने वाली संस्था या कंपनी का विवरण पहले से ही होता है। उपस्थितिरूप एक प्रकार का है बिज़नेस कार्ड, इसलिए इसे बहुत गंभीरता से लिया जाना चाहिए।

कोई भी पत्र लिफाफे पर लिखे पते से शुरू होता है। दुनिया भर में वे पहले "किससे" और फिर "कहाँ" लिखते हैं।

प्राप्तकर्ता का पता दो बार लिखा जाता है: लिफाफे पर नीचे दाईं ओर और पत्र के ऊपरी बाएँ कोने में।

फिर प्राप्तकर्ता का उपनाम आद्याक्षर के साथ लिखा जाता है: पहले आद्याक्षर लिखे जाते हैं, फिर उपनाम। विनम्रता के लिए प्रारंभिक शब्दों में "श्रीमान," "श्रीमती," या "जी-डैम" ("सज्जनों") में से किसी एक को उपसर्ग करने की आवश्यकता होती है।

अरब पूर्व के देशों में, पूर्वजों के नामों की एक लंबी श्रृंखला सूचीबद्ध है - अहमद इब्न (पुत्र) मुहम्मद इब्न हसन इब्न हुसैन या फातिमा बिन्त (बेटी) हसन, आदि।

अधिकांश देशों में पहले पहला नाम, फिर अंतिम नाम लिखने की प्रथा है। हालाँकि, कुछ अपवाद भी हैं। उदाहरण के लिए, चीन में, उपनाम पहले आता है, और फिर दिया गया नाम - देंग जियाओपिंग।

प्राप्तकर्ता के पास एक उपाधि या पद हो सकता है - गिनती, डॉक्टर, मास्टर, आदि। इस मामले में, "श्रीमान" संबोधित करने के बजाय, आप उसका शीर्षक और रैंक बता सकते हैं। "श्रीमान + उपाधि या पद + उपनाम" लिखना और कहना केवल जर्मनी में स्वीकार किया जाता है।

"मिस्टर" और "मैडम" शब्द हमेशा "मिस्टर" और "सुश्री" के संक्षिप्त रूप हैं। इनका प्रयोग कभी भी बिना उपनाम के स्वतंत्र रूप से नहीं किया जाता। विशेष रूप से पत्र के लिफाफे पर जनरल, कर्नल, प्रोफेसर या राष्ट्रपति जैसे रैंक और उपाधियाँ पूरी तरह लिखना बेहतर होता है।

इंग्लैंड में, विनम्र संबोधन "एस्क्वायर", जिसे संक्षिप्त रूप में "एस्क" कहा जाता है। ("एस्क्वियर - एस्क")। "एस्क्वायर" संबोधन का प्रयोग कभी भी "मिस्टर" शब्द के साथ नहीं किया जाता है।

संयुक्त राज्य अमेरिका में, विवाहित महिलाएँ अपने पति का पहला और अंतिम नाम लिखती हैं। अविवाहित महिलाओं को लिखे पत्रों में हमेशा उनका नाम शामिल होना चाहिए।

यदि आप संवाददाता को व्यक्तिगत रूप से पत्र भेजना चाहते हैं, तो अंतिम नाम के बाद आपको "व्यक्तिगत" ("निजी" - इंग्लैंड, "व्यक्तिगत" - यूएसए, "गोपनीय" - इंग्लैंड, यूएसए) डालना चाहिए।

इसके बाद उस कंपनी का नाम लिखें जहां प्राप्तकर्ता काम करता है, फिर डाक पता: घर का नंबर, सड़क का नाम। पते में शहर, राज्य, काउंटी, कैंटन आदि का नाम शामिल है। (अंग्रेजी काउंटियों के नाम और राज्यों के नाम संक्षिप्ताक्षरों के साथ यहां पाए जा सकते हैं), पोस्टकोड और देश।

लिफाफे में छोटे ब्रोशर या पुस्तिकाएं भेजते समय "मुद्रित" लिखें

दाईं ओर और भेजने वाली कंपनी के विवरण के ठीक नीचे, प्रस्थान की तारीख को अक्षरों में महीने का संकेत देते हुए दर्शाया गया है (उदाहरण के लिए, 14 जून, 1997)। 14 जून 1997 को हमारे द्वारा अपनाए गए संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग अंतर्राष्ट्रीय व्यवहार में नहीं किया जाता है। संयुक्त राज्य अमेरिका में पहले महीना और फिर तारीख बताने की प्रथा है।

पत्र की शुरुआत लिफाफे पर लिखे पते के ऊपरी बाएँ कोने में सटीक दोहराव से होती है।

नीचे, बिना पैराग्राफ के, बाईं ओर एक विनम्र संबोधन लिखें (उदाहरण के लिए, "प्रिय श्रीमान (या श्रीमती)" या "सज्जनों," "प्रिय महोदय," आदि)। परिचयात्मक शब्द के बाद अल्पविराम होता है, विस्मयादिबोधक चिह्न नहीं।

अगली पंक्ति में आपको पत्र का विषय बताना होगा। ऐसा करने के लिए, बस रे ("संदर्भ") डालें, रूसी समकक्ष "संबंधित" है।

पत्र आमतौर पर प्रशंसा के साथ समाप्त होता है। यदि पत्र आधिकारिक है, तो आमतौर पर "बहुत सही मायने में आपका" प्रशंसा का उपयोग किया जाता है। अन्य मामलों में, "ईमानदारी से आपका" प्रशंसा का उपयोग किया जाता है। आप खुद को सीमित कर सकते हैं मंगलकलश"शुभकामनाएँ", "कृपया मेरी शुभकामनाएँ स्वीकार करें", आदि।

प्रशंसा के साथ आपके अंतिम नाम और स्थिति को दर्शाने वाला एक हस्ताक्षर भी शामिल है। अधिकांश देशों में, अंतिम शिष्टाचार सूत्र के तहत, हस्ताक्षर शीट के दाईं ओर रखा जाता है। यदि अंतिम प्रशंसा बाईं ओर स्थित है (उदाहरण के लिए जर्मनी में), तो हस्ताक्षर बाईं ओर रखा जाता है, वह भी अंतिम विनम्रता सूत्र के तहत। उपनाम हस्तलिखित हस्ताक्षर के तहत टाइपराइटर या कंप्यूटर पर टाइप किया जाता है।

यदि पत्र लिखने के बाद बाद में घटित किसी भी घटना की तत्काल सूचना देना आवश्यक हो तो पत्र के अंत में एक पी.एस. और आवश्यक जानकारी जोड़ी जाती है, पोस्टस्क्रिप्ट के अंत में एक हस्ताक्षर रखा जाता है।

यदि कोई सामग्री या दस्तावेज़ पत्र के साथ संलग्न हैं, तो उन्हें आमतौर पर पत्र के निचले बाएँ भाग में "संलग्नक" शब्द के बाद एक अलग पंक्ति में सूचीबद्ध किया जाता है।

अक्षरों में समझदार आदमीये उन लोगों के चरित्र को दर्शाते हैं जिन्हें ये संबोधित हैं।

[लिचटेनबर्ग जॉर्ज क्रिस्टोफ़]

उस प्रकार के पत्र लिखें जिन्हें आप प्राप्त करना चाहते हैं।

[प्राचीन सूक्ति]

व्यवसाय की दुनिया में पत्र एक शक्तिशाली तर्क है।

[बेखटेरेवा विक्टोरिया]

1. व्यावसायिक पत्राचार में एक समान कॉर्पोरेट मानक क्यों हैं?

इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार एक अनिवार्य विशेषता है व्यापार संचारकोई भी कंपनी. व्यावहारिक रूप से ऐसी कोई कंपनी नहीं है जो ईमेल का उपयोग न करती हो। लेकिन अपने आप से निम्नलिखित प्रश्न पूछें:

• क्या आपके साथ कभी ऐसा हुआ है कि जब आप किसी सहकर्मी को ईमेल भेजते हैं, तो ऐसा महसूस होता है कि आप किसी ब्लैक होल में पत्र भेज रहे हैं, और हो सकता है कि वे आपको जवाब न दें?
• जब कर्मचारी एक-दूसरे को कॉल करते हैं और एक-दूसरे को तुरंत ईमेल पढ़ने के लिए कहते हैं, और ऐसा पूरे दिन होता है
• जब आप बिल्कुल नहीं समझ पाते कि आख़िर वे आपसे क्या चाहते हैं ईमेल
• जब जटिल और कठिन मुद्दों पर चर्चा की जाती है ईमेलजानकारी, विवरण के समुद्र में डूबना और समस्या का समाधान कभी नहीं होता

यदि ये मुद्दे आपके लिए प्रासंगिक हैं, तो आप इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए समान नियम लागू करके हर दिन बहुत समय प्राप्त कर सकते हैं। इस लेख में हम व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार के बारे में बात करेंगे।

2. व्यावसायिक पत्राचार नैतिकता के सात मुख्य नियम

आइए हम व्यावसायिक पत्राचार के नियमों को सशर्त रूप से विभाजित करें नैतिकता के नियमों परऔर संचार और सूचना विनिमय के नियम।

संचार नियम व्यावसायिक प्रक्रियाओं और परियोजनाओं के भीतर सूचनाओं के आदान-प्रदान के नियमों द्वारा शासित होते हैं। हम उन्हें एक अलग लेख समर्पित करेंगे। नैतिकता के नियम कंपनी के कर्मचारियों के बीच आंतरिक संबंधों की शैली को आकार देते हैं और भागीदारों के बीच आपकी कंपनी की छवि के निर्माण को अनिवार्य रूप से प्रभावित करते हैं। उदाहरण के लिए, मुझे हाल ही में हमारे एक साथी से एक पत्र मिला जो इन शब्दों से शुरू हुआ, "शुभ दोपहर, बेख्तेरेव।" क्या आपको लगता है कि हमारा सहयोग काम आया?

व्यावसायिक पत्राचार करते समय कंपनी का "अपना चेहरा न खोएं" इसके लिए, व्यावसायिक पत्राचार नैतिकता के "सुनहरे नियमों" का पालन करना आवश्यक है:

1. हम हमेशा एक अपील के साथ एक पत्र शुरू करते हैं
2. पत्र का विषय होना चाहिए
3. भेजने से पहले, आपको वर्तनी, विराम चिह्न और भाषण त्रुटियों की जांच करनी चाहिए।
4. पत्र संरचित होना चाहिए (पानी नहीं!)
5. पत्र में सही शब्द होने चाहिए
6. यदि हम किसी पत्र में अनुलग्नक भेजते हैं, तो यह लिखना सुनिश्चित करें कि संलग्न फ़ाइलें हैं (यह कदम उन स्थितियों से बचने में मदद करेगा जब आप एक पत्र भेजते हैं और फ़ाइल संलग्न नहीं होती है; प्राप्तकर्ता, पत्र पढ़ने के बाद भी संलग्न दस्तावेज़ नहीं ढूंढ पाता है) , तुरंत जवाब दे सकता है और आपको लिख सकता है कि आपके द्वारा पत्र में बताए गए संलग्न दस्तावेज़ गायब हैं)।
7. हम पत्राचार कभी नहीं मिटाते. सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं में से एक. संदेश का इतिहास कभी नहीं हटाया जाना चाहिए, क्योंकि पत्र एक दस्तावेज़ है। यदि आवश्यक हो, तो आपको हमेशा अपना पत्राचार इतिहास बढ़ाने में सक्षम होना चाहिए। उदाहरण के लिए, रैदिस्लाव गंडापास ने अपने हस्ताक्षर में पत्राचार के इतिहास को न हटाने का अनुरोध भी शामिल किया।

3. पत्रों के प्रकार

वहां कई हैं विभिन्न वर्गीकरण, हम अक्षरों को उनकी डिज़ाइन संरचना के अनुसार अलग करने का प्रस्ताव करते हैं:

1. संचार पत्र (इनकार पत्र, दावा पत्र, मान्यता पत्र, औचित्य पत्र, आदि)
2. समझौते के पत्र

पत्र संचार

इस प्रकार के पत्र में हम उन सभी प्रकार के पत्रों को शामिल करते हैं जिनका उपयोग एक कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान करता है।

पत्र संरचना

पत्र को एक ही पाठ में प्रारूपित नहीं किया जाना चाहिए। इसे स्पष्ट रूप से संरचित और अच्छी तरह से डिज़ाइन किया जाना चाहिए ताकि प्राप्तकर्ता की नज़र न हटे महत्वपूर्ण सूचना. पत्र की संरचना में स्पष्ट घटक शामिल हैं:

पत्र विषय

पत्र के विषय में वह विशिष्ट कार्रवाई शामिल होनी चाहिए जिसकी आप प्रतिवादी से अपेक्षा करते हैं: "एक समझौते पर सहमत हों," "विचार के लिए मुद्दों का सुझाव दें," "एक रिपोर्ट भेजें," आदि।

यदि आप दस्तावेज़ भेज रहे हैं, तो विषय पंक्ति में पत्र के संलग्नक में मौजूद दस्तावेज़ों का स्पष्ट विवरण होना चाहिए।

अपने ईमेल विषय को सही ढंग से प्रारूपित करना क्यों महत्वपूर्ण है?

पत्र के विषय के आधार पर सूचना के दैनिक प्रवाह में आवश्यक पत्र ढूंढना बहुत आसान है। एक भी अक्षर नष्ट नहीं होगा.

ध्यान दें: यदि आप किसी कंपनी के भीतर पत्र भेजते हैं, तो पत्र का विषय दिए गए मानक के अनुसार प्रारूपित किया जाता है; यदि आप कंपनी के बाहर पत्र भेजते हैं, तो विषय को टेम्पलेट के अनुसार प्रारूपित करना उचित है: कंपनी का नाम: पत्र का उद्देश्य.

पत्र का मुख्य भाग जितना अधिक रचनात्मक होगा, उतना अच्छा होगा! प्रमुख व्यावसायिक लेखन कौशलों में से एक जो आपको अपने कर्मचारियों में विकसित करना चाहिए, वह है अपने विचारों को स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से तैयार करने की क्षमता।

पी.एस. यदि, पत्र लिखते समय, हम वार्ताकार के पत्र से किसी तथ्य का उल्लेख करते हैं, तो उसे रंग या फ़ॉन्ट से अलग करके उद्धृत किया जाना चाहिए।

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर

कॉर्पोरेट हस्ताक्षर टेम्पलेट कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए समान होना चाहिए।

हस्ताक्षर में प्राप्तकर्ता के सभी मुख्य विवरण शामिल होने चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो, तो पत्र प्राप्तकर्ता आपसे आसानी से संपर्क कर सके।

ईमानदारी से,

पूरा नाम, पद.

पी.एस. यदि हम किसी भागीदार/ग्राहक के साथ मधुर संबंध चाहते हैं, तो व्यक्तिगत हस्ताक्षर जारी करना सार्थक है। कोई भी व्यक्ति औपचारिक पत्राचार में भी, व्यक्तिगत दृष्टिकोण वाला पत्र पाकर प्रसन्न होता है।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर हमेशा पत्र के मुख्य भाग को संदर्भित करता है। उदाहरण: आपका दिन शुभ हो/ धन्यवाद / आज आपसे बात करके खुशी हुई / इतने महत्वपूर्ण मुद्दे पर अपना समय देने के लिए धन्यवाद / नमस्ते परिवार और बच्चों, आदि।

प्रतिलिपि बनाने के लिए

हम अंत में "प्रति" और "सीसी" फ़ील्ड भरते हैं, ताकि गलती से कोई पत्र तब न भेजा जाए जब वह अभी तक तैयार न हो।

To और Cc फ़ील्ड के बीच क्या अंतर है?

"टू" फ़ील्ड में हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिससे हमें कुछ कार्रवाई करने की आवश्यकता होती है।

"कॉपी" फ़ील्ड में हम उस व्यक्ति का पता डालते हैं जिसे पत्र की सामग्री पढ़ने से लाभ होगा।

पी.एस. हमारे अनुभव ने साबित कर दिया है कि सीसी फ़ील्ड बहुत उपयोगी है। यदि हम किसी सामान्य कर्मचारी से बातचीत कर रहे हैं तो हम चर्चा करते हैं महत्वपूर्ण प्रश्न, लेकिन हमें योग्यता के आधार पर और स्थापित समय सीमा के भीतर उत्तर नहीं मिलते हैं, तो यह निदेशक या उच्च प्रबंधक के पत्र की एक प्रति डालने के लायक है, और पत्राचार तुरंत रचनात्मक तरीके से शुरू हो जाएगा।

दुर्भाग्य से, कई कंपनियों में कॉर्पोरेट संस्कृति का स्तर उचित स्तर पर नहीं है, जिसके परिणामस्वरूप ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं, जब किसी कर्मचारी को अपना काम अच्छी तरह से करने के लिए प्रबंधन टीम द्वारा सख्त नियंत्रण आवश्यक होता है।

आउटलुक में "बीसीसी" जैसा एक फ़ंक्शन भी है - एक महत्वपूर्ण उपकरण जो आपको इच्छुक पक्षों को पत्र के बारे में सूचित करने की अनुमति देता है, लेकिन साथ ही प्राप्तकर्ता को भ्रमित नहीं करता है कि पत्र अकेले उसे संबोधित नहीं है!

समझौते के पत्र

एक महत्वपूर्ण प्रकार का पत्र जो आपको बैठक को सारांशित करने, लिखित रूप में समझौते तैयार करने, समापन समय इंगित करने और स्पष्ट करने की अनुमति देता है: क्या दोनों पक्षों ने सही ढंग से समझा कि उन्हें क्या करना चाहिए?

बैठकों, बातचीत और सम्मेलनों के बाद ऐसे पत्र तैयार करना उपयोगी होता है ताकि लिखित समझौते और उनके कार्यान्वयन की एक आम दृष्टि हो।

पत्र संरचना:

1. चर्चा प्रतिभागियों को नमस्कार, संबोधन और धन्यवाद।
2. उस बैठक के उद्देश्य को दोहराना जिसमें समझौते बने थे।
3. उन सभी मुद्दों की सूची जिन पर चर्चा की गई, उन पर लिए गए निर्णयों और कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति के संबंध में।
4. ऐसे विचारों को रिकॉर्ड करना जिन्हें इतिहास के लिए तत्काल कार्यान्वयन की आवश्यकता नहीं है।
5. अभिभाषकों से प्रश्न: क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है? कोई टिप्पणी या परिवर्धन?

उदाहरण के लिए:

एक पत्र का प्रारूपण

फ़ॉन्ट

पत्र का फ़ॉन्ट एक समान होना चाहिए; मुख्य बिंदुओं और शीर्षकों को इटैलिक में हाइलाइट किया जा सकता है, लेकिन एक ही डिज़ाइन शैली का पालन करना अनिवार्य है।

पी.एस. यह हमेशा याद रखना चाहिए कि जो शब्द लिखे गए हैं बड़े अक्षर में, स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है। इनसे बचना चाहिए.

अनुच्छेद

पाठ को समझने में आसान बनाने के लिए प्रत्येक व्यक्तिगत विचार को एक अलग पैराग्राफ में तैयार करने की सलाह दी जाती है।

इंडेंटेशन

अनुच्छेदों का आपस में विलय नहीं होना चाहिए. पत्र को अधिक पठनीय बनाने के लिए, इंडेंटेशन अभिवादन के बाद, प्रत्येक पैराग्राफ से पहले और हस्ताक्षर से पहले होना चाहिए:

पत्र को दृश्य रूप से अधिक आकर्षक बनाने के लिए, पत्र के मुख्य भाग में लिंक को हाइपरलिंक के रूप में प्रारूपित करना बेहतर है:

लेखन शैली

हम आपको सर्गेई बेख्तेरेव की मास्टर क्लास में आमंत्रित करते हैं।

इस प्रशिक्षण के साथ प्रतिदिन कम से कम 1 घंटे का खाली समय जीतें!

मास्टर क्लास में आप सीखेंगे:
✓ कार्यों का प्रबंधन कैसे करें ताकि सभी कार्य 100% और समय पर पूरे हों
✓ प्रभावी ढंग से बैठकें कैसे तैयार करें और संचालित करें
✓ एक कार्यालय में कर्मचारियों के उत्पादक कार्य को कैसे व्यवस्थित करें

हर दिन, सिविल सेवक नागरिकों से प्राप्त कई अनुरोधों का जवाब देते हैं। आधिकारिक पत्र लिखना आसान नहीं है; इसके लिए अतिरिक्त ज्ञान की आवश्यकता होती है। सुलभ और का उपयोग करके इसे सक्षमता से, शीघ्रता से करना कैसे सीखें स्पष्ट भाषा? मॉस्को सरकार का एमएसयूयू नुस्खा जानता है और दो साल से राजधानी के अधिकारियों को व्यावसायिक पत्राचार की मूल बातें सिखा रहा है। 2015 में, लोकप्रिय उन्नत प्रशिक्षण कार्यक्रमों में से एक में बदलाव आया। वह बेहतर और अधिक दिलचस्प हो गयी है.

लैपटॉप और अध्ययन गाइडों से लैस, सिविल सेवक लगन से कार्य करते हैं। वे नागरिकों के अनुरोधों का विश्लेषण करना, लिखित प्रतिक्रिया तैयार करना, जटिल व्याकरणिक संरचनाओं को सरल बनाना, सकारात्मक कथन तैयार करना और यहां तक ​​कि निराधार शिकायतों को भी सही ढंग से पढ़ना सीखते हैं।

"पर्याप्त देने के लिए प्रतिक्रिया, शिकायत का विश्लेषण करें और भावनाओं को तथ्यों से अलग करें, मास्को सरकार के एमएसयूयू के प्रशिक्षकों को सिखाएं। - भावनाएँ अनुरोध के सार को समझने में बाधा डालती हैं। उन तथ्यों को उजागर करें जो व्यक्ति के असंतोष और उसकी विशिष्ट माँगों का कारण बने।

परिचय, संक्षिप्त उत्तर, सकारात्मक निष्कर्ष। किसी निराधार शिकायत के जवाब की संरचना सरल और अन्य औपचारिक पत्रों से भिन्न होती है। यह अपील के प्रति आभार व्यक्त किए बिना संक्षिप्त, तटस्थ होना चाहिए। हालाँकि, निष्कर्ष संक्षिप्त और हमेशा सकारात्मक होना चाहिए। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि स्थिति कानून के अनुरूप है या सकारात्मक परिवर्तनों का परिणाम है। यह मॉस्को सरकार की गतिविधियों के परिणामों का हवाला देने लायक है, जो विभागों, प्रान्तों और प्रशासनों की वेबसाइटों पर नियमों और स्रोतों के लिंक बनाते हैं। आप पत्र लेखक को परियोजनाओं में भाग लेने और उस स्थिति को सुधारने में मदद करने के लिए भी आमंत्रित कर सकते हैं जिससे वह असंतुष्ट है।

"पत्र का विश्लेषण करें।" किस लिए?

अधिकारियों को हमेशा कार्यों के एकल एल्गोरिदम का उपयोग करने की सलाह दी जाती है: प्राप्तकर्ता का विश्लेषण करें और उसके अनुरोध का उद्देश्य निर्धारित करें, पत्र की संरचना बनाएं, इसे प्रारूपित करें (शैली, भाषा), भेजने से पहले इसकी जांच करें।
मानवीय आवश्यकताएँ क्या हैं? उसके हित क्या हैं? वह जिस उत्तर की अपेक्षा करता है उसमें क्या शामिल होना चाहिए? आपको क्या लगता है कि उसके लिए क्या ठोस होगा - विशिष्ट संख्याएँ और तथ्य या सरकार के कार्यों का वर्णन करने वाली विस्तृत जानकारी? सही विश्लेषण करके, आप तुरंत यह निर्धारित कर सकते हैं कि क्या उत्तर देना है। यह निर्धारित करता है कि आपका लक्ष्य - प्राप्तकर्ता के अनुरोध को संतुष्ट करना - प्राप्त किया जाएगा या नहीं।

नियम 4पी

यदि आप 4पी नियम का उपयोग करते हैं तो आप शीघ्रता से उत्तर लिखना सीख सकते हैं: “सारांश। समाधान। स्पष्टीकरण। सिफ़ारिशें"। पत्र की संरचना में शामिल होना चाहिए:

व्यक्ति द्वारा संबोधित समस्या का संक्षिप्त विवरण;

कार्यकारी प्राधिकारी का विशिष्ट निर्णय;

विनियमों, कानूनों और विनियमों के संदर्भ में निर्णय इस तरह क्यों है, इसकी संक्षिप्त व्याख्या;

एक आदर्श पत्र का अंतिम राग प्राप्तकर्ता के लिए सिफारिशें (निष्कर्ष, सुझाव) है कि उसे क्या और कब करना चाहिए; संस्थानों के संपर्क नंबर, पते और संचालन के घंटे बताएं।

टेक्स्ट को सरल कैसे बनाएं?

राज्य और नगरपालिका कर्मचारियों के प्रशिक्षण विभाग के उप प्रमुख कहते हैं, "हम हमेशा खुद को प्राप्तकर्ता के स्थान पर रखने की सलाह देते हैं।" नताल्या ग्रिज़ुनोवा. - तब यह स्पष्ट हो जाएगा कि पाठ पढ़ना आसान है या नहीं। यदि किसी वाक्य में 20-25 से अधिक शब्द हों तो उसे दो या दो से अधिक भागों में बाँटना बेहतर होता है सरल वाक्य. आपको जटिल शब्दों और अस्पष्ट संक्षिप्ताक्षरों से बचना चाहिए। हमें अभिभाषक तक महत्वपूर्ण जानकारी सुलभ भाषा में पहुंचाने का प्रयास करना चाहिए।''

18 घंटे का प्रशिक्षण एक प्रशिक्षण प्रारूप में होता है। आधिकारिक प्रतिक्रियाएँ तैयार करने में विशिष्ट गलतियों का विश्लेषण अधिकारियों के अभ्यास के उदाहरणों पर आधारित है। विस्तार से चर्चा की कठिन मामलेवर्तनी और विराम चिह्न.
ताकि श्रोता बेहतर ढंग से समझ सकें शैक्षिक सामग्रीइस वर्ष समूह का आकार कम करने का निर्णय लिया गया। पहले 40 लोग थे, अब 20 हैं और वे चार-चार में नहीं, जोड़ियों में काम करते हैं। इससे व्यावहारिक अभ्यासों के माध्यम से अधिक प्रभावी ढंग से काम करने में मदद मिलती है। में प्रशिक्षण पाठ्यक्रमऐसे और भी मामले हैं - आधिकारिक पत्रों के उदाहरण जिनमें त्रुटियों को ठीक करना या पाठ में सुधार करना आवश्यक है।

शर्तों में आधुनिक दुनियाव्यावसायिक संपर्क अक्सर व्यावसायिक पत्राचार से शुरू होता है - व्यावसायिक बातचीत का एक लिखित रूप, जिसमें किसी भी अधिकारी द्वारा उसकी ओर से और उसके पद के आधार पर भेजा गया किसी भी प्रकार का पत्राचार (पत्र, संदेश, आदि) शामिल होता है।

एक महत्वपूर्ण पहलू कुछ शिष्टाचार मानकों का अनुपालन है। अन्यथा, स्थापित कनेक्शन टूट सकते हैं और एक ग्राहक या व्यावसायिक भागीदार खो सकता है। अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया व्यावसायिक पत्राचार आपके या कंपनी के बारे में सबसे अनुकूल प्रभाव डालने में योगदान देता है।

अक्षरों के जादू में महारत हासिल करना हर व्यक्ति के लिए महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, नई नौकरी की तलाश में: बायोडाटा संकलित करना और भेजना, परीक्षण कार्य, कवर लेटर, अपने बारे में अतिरिक्त जानकारी, मीटिंग के समय पर सहमति।

दिलचस्प बात यह है कि व्यावसायिक पत्राचार के जो नियम आज मौजूद हैं, वे लगभग 150 साल पहले इंग्लैंड में विकसित किए गए थे।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

यह तय करने के लिए कि पत्र कैसे लिखा जाए, आपको इसके प्रकारों के बीच अंतर जानना होगा। इससे आपको संदेश के विषय और उसके सही डिज़ाइन पर निर्णय लेने में मदद मिलेगी। इससे आपको एक महत्वपूर्ण प्रतिद्वंद्वी की नज़र में बेवकूफ़ दिखने से बचने में मदद मिलेगी।

डिज़ाइन संरचना के अनुसार हैं:

• संचार पत्र

इसमें इनकार पत्र, दावे, बहाने और स्वीकारोक्ति पत्र शामिल हैं। वह सब कुछ जो एक कर्मचारी अपनी व्यावसायिक गतिविधियों के दौरान उपयोग करता है।

• सहमति पत्र

लेखन का एक महत्वपूर्ण प्रकार. उसके लिए धन्यवाद, बैठक के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है, समझौते बनाए जाते हैं, कार्यों को पूरा करने का समय निर्धारित किया जाता है, और दोनों पक्ष अनुबंध की सही समझ के बारे में आश्वस्त होते हैं।

व्यावसायिक पत्र नियम

जिस तरह से ब्लॉगर स्वयं को अभिव्यक्त करने की अनुमति देते हैं वह आपकी पसंद नहीं है। गलतियों और टाइपो के लिए कोई बहाना नहीं है। आप बचपन से ही भाषा सीखने की कठिनाइयों से खुद को सांत्वना नहीं दे सकते। आपको अपने प्रति जितना संभव हो सके उतना दृढ़ रहने की आवश्यकता है। अन्यथा, यह आपके व्यक्तित्व और शिक्षा की प्रतिकूल तस्वीर पेश करता है।

व्यावसायिक पत्राचार की ख़ासियत यह है कि पेशेवर शब्दों की वर्तनी में त्रुटियाँ चुने हुए क्षेत्र में किसी व्यक्ति की अक्षमता का संकेतक मानी जाती हैं।

बुनियादी नियम:

1. शब्दों का प्रयोग बंद करो सटीक परिभाषाजो आप नहीं जानते. अंतिम उपाय के रूप में, शब्दकोशों में उनके अर्थ की जाँच करें।
2. विशिष्ट शब्दावली के प्रयोग से बचें. कुछ शब्द वार्ताकार के लिए अपरिचित हो सकते हैं और उसके द्वारा गलत अर्थ निकाले जा सकते हैं। व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार में ऐसे मामलों में नियमों और संक्षिप्ताक्षरों की व्याख्या प्रदान करना शामिल है।
3. छोटे वाक्यों में लिखें. उपन्यास लिखते समय निर्माणों की लंबाई और फ़्लोरिडनेस उपयुक्त होती है, न कि व्यावसायिक वार्ता के दौरान।
4. सबसे पहले संदेश को पत्र के मुख्य भाग में नहीं, बल्कि अपने कंप्यूटर या ऑनलाइन संपादक पर किसी दस्तावेज़ में टाइप करें। एक सकारात्मक पहलू पाठ की स्वचालित वर्तनी और विराम चिह्न जांच है। यह पत्र को गलती से प्राप्तकर्ता को समय से पहले भेजे जाने या ब्राउज़र बंद होने या इंटरनेट खो जाने के कारण खो जाने से भी बचाता है। इसमें काम कर रहे हैं माइक्रोसॉफ्ट वर्ड, निश्चित अंतराल पर सामग्री की स्वतः बचत का उपयोग करें।
5. आपको अपने फ़ोन या टैबलेट पर कोई संदेश टाइप करने से बचना चाहिए. अनुचित स्वतः सुधार का जोखिम है।
6. भेजने से पहले, त्रुटियों और पाठ की एकरूपता की जाँच करें। एक घंटे के बाद टाइप किए गए पाठ को दोबारा जांचने, अस्थायी रूप से अन्य चीजों पर स्विच करने और इसे लिखने के बारे में भूलने की सिफारिश की जाती है। इससे आपको सभी अशुद्धियों को देखते हुए पाठ को एक अलग दृष्टिकोण से देखने में मदद मिलेगी।

व्यावसायिक पत्र का प्रारूपण

ज़रूरी विशेष ध्यानपत्राचार तैयार करने और बनाए रखने के दौरान विवरण के लिए। यह आपके प्रतिद्वंद्वी के प्रति सम्मान भी दर्शाता है और आपको उस समय को बचाने की अनुमति देता है जो सामग्री को फिर से तैयार करने पर खर्च किया जा सकता है।

निम्नलिखित पहलुओं की उपेक्षा नहीं की जानी चाहिए:

• पत्र की विषय पंक्ति को सही ढंग से भरना

यदि यह पहला संदेश है, तो शीर्षक उज्ज्वल हो सकता है। हालाँकि, यदि प्रतिद्वंद्वी के साथ संचार पहले से मौजूद है, तो पत्र का विषय संक्षेप में और संक्षिप्त रूप से बताया जाना चाहिए। ये संचार की मूल बातें हैं. वे आपको थोड़ी देर बाद संदेश ढूंढने में मदद करते हैं ताकि प्रेषक और प्राप्तकर्ता दोनों के लिए दोबारा पढ़ना आसान हो जाएगा।

• उद्धरण

आपके द्वारा भेजे गए संदेश में ऐसे प्रश्न हो सकते हैं जिनका आपको उत्तर देना होगा। प्रत्येक को अलग-अलग उद्धृत करके उनका उत्तर देना समझ में आता है। कई अग्रेषणों के साथ एक पत्र भेजते समय, नंबरिंग का उपयोग करना और पाठ को पैराग्राफ में तोड़ना उचित है। इस तरह वार्ताकार को यह स्पष्ट हो जाएगा कि आप किस प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं।

अत्यधिक उद्धरण श्रृंखलाएं संचार में अराजकता की भावना पैदा करती हैं। हालाँकि, यदि पहले भेजे गए संदेशों पर वापस लौटने या वार्ताकार को कुछ याद दिलाने की आवश्यकता है, तो यह करने योग्य है। विशेष रूप से, जब बजट, सेवा पैकेज और समय की बात आती है।

• प्राप्त सभी सूचनाओं को ध्यान में रखें

पत्र लिखते समय, आपको अपने या अपने वार्ताकार द्वारा संलग्न किए गए सभी दस्तावेजों पर संक्षेप में टिप्पणी करनी चाहिए। इस तरह प्राप्तकर्ता को यह तुरंत स्पष्ट हो जाएगा कि फाइलों की कौन सी सामग्री उसका इंतजार कर रही है।

• आपका स्वयं का हस्ताक्षर एक व्यवसाय कार्ड का एक उदाहरण है

व्यावसायिक पत्राचार के लिए हस्ताक्षर की आवश्यकता होती है। इसे स्वचालित बनाया जा सकता है, फिर यह भेजे गए हर पत्र में मौजूद रहेगा. सूचनात्मक हस्ताक्षर कैसे बनाएं? अपना पहला और अंतिम नाम, वर्तमान स्थिति, कार्य संपर्क और कंपनी लोगो का उपयोग करें।

उदाहरण के लिए: "सम्मान के साथ, इवान इवानोव, आपका प्रोजेक्ट मैनेजर, फ़ोन नंबर या कोई अन्य संदेशवाहक।" या "सादर, इवान इवानोव..."।

हस्ताक्षर आकर्षक और रचनात्मक भी हो सकता है, जो कंपनी या उद्देश्य के साथ एक विशेष संबंध का संकेत देता है। उदाहरण के लिए, किसी पुस्तक उद्योग नेटवर्क के कर्मचारी मौजूदा नए उत्पादों का नाम डालते समय "मैं अभी पढ़ रहा हूं..." वाक्यांश का उपयोग कर सकते हैं। लेकिन ऐसी चीजों को अपने वरिष्ठों के साथ समन्वयित करना बेहतर है।

• डाक पता

व्यावसायिक पत्राचार के नियमों के अनुसार डाक पता प्रदर्शित करना आवश्यक है। यदि वह विशुद्ध रूप से कार्यकर्ता होता तो बेहतर होता। कंपनी का नाम, पद, पहला या अंतिम नाम वहां प्रदर्शित किया जा सकता है, लेकिन जन्म का वर्ष या चंचल उपनाम/शब्द नहीं। यदि आप गतिविधियों या पदों को बदलने पर भी इसे छोड़ने की योजना बना रहे हैं तो पते के सही नाम के बारे में कई वर्षों तक सोचना बेहतर है।

• फ़ॉन्ट और रिक्ति

दस्तावेज़ीकरण में, सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन है, तालिकाओं के लिए आकार 12 या पाठ के लिए 14। 1.5-2 अंतराल. ये अनकही मूल बातें हैं.

व्यावसायिक संचार शैली

व्यावसायिक पत्राचार में एक नाजुक संतुलन कार्य शामिल होता है। यहां मैत्रीपूर्ण संचार अनुचित है, लेकिन सशक्त रूप से कठोर संचार भी उचित नहीं है।

संचार की विशेषताएं:

• डिज़ाइन की गंभीरता

छोटे शब्द, कठबोली अभिव्यक्तियाँअनुचित होगा.

• इमोटिकॉन्स का उपयोग करना

इमोटिकॉन्स का उपयोग सावधानी से करें या उनसे बचें। पहला संपर्क सैद्धांतिक रूप से उनकी उपस्थिति की अनुमति नहीं देता है। भविष्य में, कोष्ठक मौजूद हो सकते हैं, लेकिन केवल सकारात्मक, मध्यम मात्रा में। संचार की इस शैली में अच्छाई और हास्य अस्वीकार्य है। यदि आप अपने वार्ताकार के अधीन हैं तो यह फॉर्म अस्वीकार्य है।

• नाम और संरक्षक नाम से अभिवादन

व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के नियम वार्ताकार के प्रति सम्मानजनक रवैया, उसके व्यक्ति में ध्यान और रुचि दर्शाते हैं। इससे प्रतिद्वंद्वी की रुचि आपमें बढ़ जाती है और उसके उदार होने की संभावना बढ़ जाती है। यह सलाह दी जाती है कि आप जिस व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं उसका नाम और पते के लिए उसकी प्राथमिकताएं पहले से जान लें।

• दो दिन के अंदर जवाब दें

कुछ व्यावसायिक दिनों के भीतर संदेश का उत्तर भेजना सही है। अन्यथा इसे अपमानजनक माना जाता है. यदि पत्र सप्ताहांत या छुट्टी से पहले भेजा गया था, तो अत्यावश्यक न होने पर आपको इसका उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है। अन्यथा, आपको अपने वार्ताकार को आपकी प्रतिक्रिया की अस्थायी अनुपस्थिति के बारे में चेतावनी देनी होगी या पत्र की सामग्री के बारे में संक्षेप में सदस्यता समाप्त करनी होगी।

• घुसपैठ का अभाव

किसी चीज़ के बारे में लगातार पूछना, पुष्टि माँगना आपको सर्वोत्तम रूप में प्रदर्शित नहीं करेगा। यदि वार्ताकार से पुष्टि की आवश्यकता है, तो आप उसे तीन दिनों में जवाब देने की आवश्यकता की याद दिला सकते हैं। यदि मामला अत्यावश्यक है, तो बेहतर होगा कि आप शुरुआत में अपने पहले संदेश में इसका उल्लेख करें।

• दर्पण नियम

व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार अक्सर आपको अपने प्रतिद्वंद्वी को उसी तरह संबोधित करने की अनुमति देता है जैसे वह करता है। इससे समान स्तर पर आपसी समझ और संचार की संभावना बढ़ जाती है। इस बात पर नज़र रखें कि आपका वार्ताकार किन शब्दों, संचार की शैली और पते का उपयोग करता है।

• छुट्टियों की शुभकामनाएं

यदि संचार आधिकारिक छुट्टियों के आसपास या उसके दौरान होता है, तो वार्ताकार को बधाई देना उचित है। ये व्यावसायिक पत्राचार के नियम हैं। यह जानना भी उपयोगी है कि आपके प्रतिद्वंद्वी का जन्मदिन कब है।

• कृतज्ञता

प्राथमिक विनम्रता किसी बधाई, निमंत्रण या स्पष्टीकरण के जवाब में कृतज्ञता के शब्द होंगे।

उपरोक्त सभी विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, अपने वार्ताकार के साथ संपर्क स्थापित करना और अपने बारे में अनुकूल राय बनाना मुश्किल नहीं होगा।

व्यवसाय लेखन नियमों का महत्व

वास्तव में, भेजा गया कोई भी पत्र एक व्यवसाय कार्ड है, जो हमारी चुनी हुई व्यावसायिक स्थिति का प्रतिबिंब है। ताकि वह सभ्य दिखे, सम्मान और विश्वास को प्रेरित करे, और बातचीत के साथ-साथ समस्याओं को सुलझाने में आराम और दक्षता आए, अच्छे शिष्टाचार के नियमों का ज्ञान और उनका निरंतर पालन सफलता की एक अटल गारंटी है।

किसी भी पत्राचार के संबंध में, इंटरनेट पर या पत्रों में, वही सख्त मानक लागू होते हैं जो फोन या व्यक्तिगत बातचीत द्वारा संचार करते समय लागू होते हैं। वे सिद्धांत जिन पर अंतःक्रिया निर्मित होती है:

• दूसरे व्यक्ति के व्यक्तित्व और व्यावसायिक स्थिति के लिए विरोधियों के बीच पारस्परिक सम्मान;
• प्रतिद्वंद्वी के व्यावसायिक हितों पर ध्यान;
• गोपनीयता बनाए रखना;
• महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने में समय की पाबंदी.

व्यावसायिक पत्राचार आवश्यक है क्योंकि:

• पत्र भेजते समय कोई उत्तर नहीं मिलता, भले ही वह निहित हो;
• पत्र अनावश्यक जानकारी के प्रवाह में खो जाते हैं और कर्मचारी लगातार एक-दूसरे को फोन करके अपना मेल जांचने के लिए कहते रहते हैं;
• ईमेल पढ़ने के बाद यह पूरी तरह से स्पष्ट नहीं है कि आपसे क्या चाहिए;
• संदेशों में विवरणों की अधिकता और जानकारी की अव्यवस्था के कारण विचार भ्रमित हो जाते हैं और एक जटिल मुद्दा कभी हल नहीं हो पाता है।

यदि आप व्यावसायिक पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम लागू करते हैं तो आप बहुत सारा खाली समय बचा सकते हैं। इससे उपरोक्त समस्याओं से बचने में मदद मिलेगी।

संभवतः हर किसी को कम से कम एक बार व्यावसायिक पत्र लिखने की आवश्यकता से जूझना पड़ा है। इसे संकलित करते समय, आप अनजाने में इस निष्कर्ष पर पहुँचते हैं कि यह बिल्कुल भी आसान नहीं है। व्यावसायिक पत्र लेखन के कई नियम और विनियम हैं जिन्हें आपको जानना आवश्यक है। लेख दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया का विस्तार से वर्णन करता है, व्यावसायिक पत्रों के नमूने प्रदान करता है, और उनके प्रकार और डिज़ाइन पर चर्चा करता है।

रूप

तैयार फॉर्म मजबूती प्रदान करेंगे और कंपनी की विश्वसनीयता का संकेत देंगे। उनमें संगठन के बारे में आवश्यक जानकारी शामिल है, जैसे:

• नाम।
• पता।
• संपर्क फ़ोन नंबर.
• वेबसाइट।
• ईमेल।
• प्रतीक चिन्ह।
• अन्य संपर्क विवरण.

फॉर्म को लेकर कोई सख्त नियम नहीं हैं. इसलिए, प्रत्येक संगठन स्वतंत्र रूप से निर्णय लेता है कि उनमें कौन सी जानकारी शामिल की जाए।

व्यावसायिक पत्र सही ढंग से कैसे लिखें? तैयारी

व्यावसायिक पत्र उनके अंतर्निहित नियमों और आवश्यकताओं के अधीन एक निश्चित तरीके से लिखे और प्रारूपित किए जाते हैं। लक्ष्य के आधार पर, लेखक जिस परिणाम की गणना कर रहा है उसे प्राप्त करने के लिए सामग्री पर विस्तार से सोचता है। उसे स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि पत्र के विषय के बारे में प्राप्तकर्ता को पहले से कौन सी जानकारी पता है, इसका आधार क्या होगा और इसमें क्या नया होगा। तर्क इस बात पर निर्भर करते हैं कि लेखक किस लक्ष्य का पीछा कर रहा है। व्यावसायिक पत्र तैयार करने की प्रक्रिया को निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

• मुद्दे का अध्ययन कर रहे हैं.
• एक मसौदा पत्र लिखना.
• इसकी मंजूरी.
• हस्ताक्षर करना.
• पंजीकरण।
• प्राप्तकर्ता को भेजा जा रहा है.

व्यावसायिक पत्रों की संरचना

पत्र लिखते समय उसे जानकारी से परिपूर्ण करना आवश्यक है, अर्थात उसमें सभी आवश्यक जानकारी डालें। यह सरल या जटिल हो सकता है. एक साधारण पत्र में, सामग्री स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से जानकारी देती है जिसके लिए आम तौर पर प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है। एक जटिल में कई खंड, बिंदु और पैराग्राफ शामिल हो सकते हैं। प्रत्येक अनुच्छेद जानकारी का एक पहलू प्रस्तुत करता है। इस प्रकार के व्यावसायिक पत्र नमूनों में आम तौर पर एक परिचयात्मक, मुख्य भाग और समापन अनुभाग शामिल होता है।

नीचे एक व्यावसायिक पत्र लिखने का एक उदाहरण दिया गया है - इसका प्रारंभिक भाग।

मुख्य भाग स्थितियों और घटनाओं का वर्णन करता है, उनका विश्लेषण और साक्ष्य प्रदान करता है। यह इस भाग में है कि वे आश्वस्त करते हैं कि उन्हें एक या दूसरे तरीके से कार्य करने की आवश्यकता है, साबित करें कि चीजें कैसी थीं और विभिन्न तर्क देकर किसी भी कार्यक्रम में भाग लेने की आवश्यकता के बारे में सूचित करें।

निष्कर्ष में ऐसे निष्कर्ष शामिल होते हैं जो सुझाव, अनुरोध, अनुस्मारक, इनकार आदि के रूप में बनाए जाते हैं।

व्यावसायिक पत्र लिखने का एक उदाहरण - इसका अंतिम भाग - नीचे प्रस्तुत किया गया है। यह मुख्य में बताई गई आवश्यकता का सारांश प्रस्तुत करता है।

प्रदान की गई सभी जानकारी सर्वोत्तम रूप से सुसंगत और समझने योग्य होनी चाहिए।

प्रत्येक अक्षर एक केन्द्रित पते से शुरू होता है। ये छोटा सा हिस्सा बेहद महत्वपूर्ण है. इसे चुनते समय, लेखक को इस पर विचार करना चाहिए:

• अभिभाषक की स्थिति.
• रिश्ते की प्रकृति.
• औपचारिकता।
• शिष्टाचार।

पत्र के अंत में विनम्र भाव होना चाहिए। उदाहरण के लिए: "...मैं आगे सहयोग की आशा व्यक्त करता हूं (निमंत्रण के लिए आभार)..." इन वाक्यांशों के बाद लेखक के हस्ताक्षर होते हैं।

शैली

सभी पत्र आधिकारिक व्यावसायिक शैली में लिखे जाने चाहिए, जिसका अर्थ है औपचारिक भाषा का उपयोग करना व्यापार संबंध. ऐसी भाषा की विशेषताएँ निम्नलिखित परिस्थितियों में बनती हैं:

• व्यावसायिक संबंधों में मुख्य भागीदार कानूनी संस्थाएँ हैं, जिनके प्रबंधकों और अधिकारियों की ओर से पत्र लिखे जाते हैं।
• संगठनों में संबंधों को सख्ती से विनियमित किया जाता है।
• संचार का विषय कंपनी की गतिविधियाँ हैं।
• प्रबंधन दस्तावेजों में आम तौर पर एक विशिष्ट पताकर्ता होता है।
• अक्सर किसी संगठन की गतिविधियों के दौरान समान स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं।

इस संबंध में, व्यावसायिक पत्र में निहित जानकारी इस प्रकार होनी चाहिए:

• आधिकारिक, अवैयक्तिक, संचार में प्रतिभागियों के बीच की दूरी पर जोर देना।
• संबोधित, किसी विशिष्ट अभिभाषक के लिए अभिप्रेत।
• लेखन के समय वर्तमान।
• विश्वसनीय और निष्पक्ष.
• प्राप्तकर्ता को कोई भी कार्य करने के लिए प्रेरित करने का तर्क।
• निर्णय लेने के लिए पूर्ण.

आवश्यकताएं

एक व्यावसायिक पत्र को निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए:

• भाषण को सभी स्तरों पर मानकीकृत किया जाता है - शाब्दिक, रूपात्मक और वाक्यात्मक। इसमें कई वाक्यांश, पद और सूत्र शामिल हैं।
• भावनात्मक और अभिव्यंजक भाषा के प्रयोग के बिना, लेखन का लहजा तटस्थ, संयमित और सख्त है।
• पाठ की सटीकता और स्पष्टता, तार्किक त्रुटियों के बिना, शब्दों की स्पष्टता और विचारशीलता।
• संक्षिप्तता और संक्षिप्तता - अतिरिक्त अर्थ वाले अभिव्यक्तियों का उपयोग किए बिना।
• बार-बार स्थितियों के परिणामस्वरूप गठित भाषा सूत्रों का उपयोग।
• शब्दों का उपयोग, अर्थात् ऐसे शब्द या वाक्यांश जिनमें विशेष अवधारणाएँ होती हैं।
• संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग, जो शाब्दिक हो सकता है (अर्थात, शब्दों के कुछ हिस्सों से अक्षरों को हटाकर बनाए गए यौगिक शब्द: एलएलसी, गोस्ट, और इसी तरह) और ग्राफिक (अर्थात, संक्षिप्त रूप में शब्द पदनाम: जीआरएन, जेएच-डी, वगैरह।)।
• जेनिटिव और इंस्ट्रुमेंटल मामलों में निर्माणों का उपयोग।
• मौखिक संज्ञा वाले वाक्यांश ("समर्थन" के बजाय "समर्थन प्रदान करें")।
• सरल सामान्य वाक्यों का प्रयोग।

उपरोक्त व्यावसायिक पत्र के नमूने नीचे दिखाए गए हैं पूर्ण संस्करण(मुख्य भाग के साथ). जानकारी आधिकारिक व्यावसायिक शैली की सभी आवश्यकताओं को पूरा करती है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

किसी एक विशिष्ट मुद्दे पर व्यावसायिक पत्र लिखना सबसे अच्छा है। यदि एक साथ कई मुद्दों को हल करना आवश्यक है, तो कई अलग-अलग विकल्प तैयार करने की अनुशंसा की जाती है।

व्यावसायिक पत्रों में निम्नलिखित सामग्री हो सकती है:

• साथ में। ऐसे पत्रों की आवश्यकता आमतौर पर आपको यह सूचित करने के लिए होती है कि दस्तावेज़ कहाँ भेजने हैं।
  (व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें? एक नमूना कवर पत्र उन लोगों की मदद करेगा जिन्हें इस प्रकार का दस्तावेज़ लिखने की आवश्यकता है।)

• गारंटीशुदा. वे किसी वादे या शर्तों की पुष्टि के लिए लिखे जाते हैं। उदाहरण के लिए, काम के भुगतान, किराया, डिलीवरी समय आदि की गारंटी दी जा सकती है।
• धन्यवाद। इनका उपयोग हाल ही में विशेष रूप से अक्सर किया जाने लगा है। ऐसे पत्र अच्छी साझेदारी के स्वर को प्रदर्शित करते हैं। उन्हें नियमित लेटरहेड पर या सुंदर प्रिंट के साथ रंगीन कागज पर जारी किया जा सकता है।
  (व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें? एक नमूना धन्यवाद पत्र निःशुल्क रूप में संकलित किया जाता है, यह उन कार्यों पर निर्भर करता है जिन्हें यह हल करता है। इस मामले मेंपत्र में संक्षिप्त रूपअपना सार व्यक्त करता है. रंगीन कागज पर आभूषण के साथ बनाया गया ऐसा नमूना कंपनी परिसर में किसी सम्मानजनक स्थान पर दीवार पर लटकाया जा सकता है।)

• सूचनात्मक.
• शिक्षाप्रद.
• बधाई हो।
• विज्ञापन देना।

ये भी हैं पत्र:

• सहयोग के लिए प्रस्ताव. हाल के दिनों में संगठनों को भेजे जाने वाले संदेश अक्सर विज्ञापन प्रकृति के होते हैं, उदाहरण के लिए, इस नमूने की तरह। व्यावसायिक पत्र लिखना काफी कठिन है; ध्यान आकर्षित करने के लिए, और इससे भी अधिक, दिलचस्पी लेने के लिए आपको कई बारीकियों को ध्यान में रखना होगा। लेकिन यदि आप इसे नीचे दिए गए नमूने के अनुसार बनाते हैं, तो इसके सफल होने की पूरी संभावना है।

• निमंत्रण. उन्हें विभिन्न कार्यक्रमों में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हुए भेजा जाता है। वे आम तौर पर एक प्रबंधक या अधिकारी को संबोधित होते हैं, लेकिन उन्हें पूरी टीम को भी संबोधित किया जा सकता है।
• अनुरोध.
• नोटिस.
• अनुरोध और कई अन्य।

किसी पत्र का उत्तर कैसे लिखें. उदाहरण

उत्तर पहले पत्र में बताए गए अनुरोध को दोहराते हुए शुरू होना चाहिए। फिर उसके विचार का परिणाम दिया जाता है और अनुमोदन या इनकार का कारण व्यक्त किया जाता है। एक व्यावसायिक प्रतिक्रिया पत्र में अपेक्षित जानकारी का वैकल्पिक समाधान हो सकता है। आमतौर पर यह निम्नलिखित सिद्धांतों को पूरा करता है:

• पहले अक्षर और उसकी सामग्री के लिंक की उपलब्धता।
• तत्सम भाषा का अर्थ है.
• तुलनीय दायरा और सामग्री पहलू।
• एक निश्चित क्रम का अनुपालन।

असबाब

व्यावसायिक पत्रों के लिए कॉर्पोरेट लेटरहेड का उपयोग करने के अलावा, उन्हें डिज़ाइन करते समय अन्य सूक्ष्मताओं को भी ध्यान में रखना आवश्यक है। ये विवरण हैं, संक्षिप्ताक्षरों के नियम, लेखन पते, शीर्षक, पाठ की लंबाई, फ़ील्ड की चौड़ाई और बहुत कुछ।

एक व्यावसायिक पत्र के नमूने आपको सभी सूक्ष्मताओं और बारीकियों को ध्यान में रखते हुए इसे लिखने में मदद करते हैं। इनका उपयोग शुरुआती कार्यालय कर्मचारियों और अनुभवी कर्मचारियों दोनों द्वारा किया जाता है। नमूनों के लिए धन्यवाद, वे सही ढंग से पत्र लिखना सीखते हैं और बहुत समय बचाते हैं।