दस्तावेज़ वर्गीकरण

यह एक संगठन द्वारा तैयार किए गए सभी प्रकार के दस्तावेजों को समूहीकृत करने के लिए प्रथागत है, अर्थात्, समेकित लेखांकन दस्तावेजों को संकलित करने के लिए, जिन्हें सजातीय विशेषताओं के अनुसार वर्गीकृत किया गया है: उद्देश्य, तैयारी का क्रम, व्यावसायिक लेनदेन की सामग्री, लेनदेन को रिकॉर्ड करने की विधि, स्थान तैयारी और पूरा करने का क्रम.

प्रशासनिकजिन दस्तावेज़ों में व्यावसायिक लेनदेन करने का आदेश या निर्देश होता है, उन पर विचार किया जाता है। वे ऑपरेशन करने की अनुमति देते हैं, लेकिन इसके पूरा होने को प्रमाणित नहीं करते हैं। उदाहरण के लिए, आदेश, पावर ऑफ अटॉर्नी, चालान, कार्य आदेश, चालू या विदेशी मुद्रा खाते से नकद प्राप्त करने के लिए चेक, हस्तांतरण के लिए बैंक को भुगतान आदेश धन की रकमआपूर्तिकर्ता को, आदि। प्रशासनिक दस्तावेजों पर संगठन के कर्मचारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं जिन्हें दस्तावेजों में परिलक्षित संचालन के निष्पादन पर निर्देश देने का अधिकार है।

निष्पादक (मुक्तिदाता)दस्तावेज़ केवल लेन-देन के तथ्य की पुष्टि करते हैं, लेखांकन रिकॉर्ड के लिए औचित्य के रूप में कार्य करते हैं और सामग्री और मौद्रिक संसाधनों की प्राप्ति, जारी करने और व्यय का संकेत देते हैं। उदाहरण के लिए, अचल संपत्तियों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य, रसीदें, उत्पादन व्यय की पुष्टि करने वाले चालान, वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों की रिपोर्ट, बेचे गए उत्पादों के चालान, नकद रसीदें और व्यय आदि।

प्रलेखन लेखांकन पंजीकरणलेखांकन कर्मचारियों द्वारा ऐसे मामलों में संकलित किया जाता है जहां व्यावसायिक लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए या लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए प्रशासनिक और पुष्टिकारक दस्तावेज़ तैयार करने के उद्देश्य से कोई अन्य दस्तावेज़ नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, सामान्य उत्पादन और सामान्य व्यावसायिक व्यय के वितरण के विवरण, मूल्यह्रास शुल्क के संचय और वितरण के विवरण, संचयी विवरण, वास्तविक उत्पादन लागत की गणना, मानक लागत से विचलन की गणना, अलग - अलग प्रकारलेखा विभाग द्वारा तैयार किए गए प्रमाण पत्र और गणनाएँ, आदि।

संयुक्तदस्तावेज़ एक साथ प्रशासनिक, न्यायसंगत और लेखांकन दस्तावेज़ों के कार्य करते हैं। उदाहरण के लिए, पहले भाग में एक व्यय नकद आदेश में धन जारी करने का आदेश होता है, और दूसरे में धन जारी करने को औपचारिक रूप दिया जाता है, प्राप्तकर्ता और कैशियर के हस्ताक्षर द्वारा इसकी पुष्टि की जाती है; भौतिक संपत्तियों की रिहाई के चालान में गोदाम से कार्यशाला तक सामग्री जारी करने का आदेश, साथ ही वास्तविक मुद्दे का पंजीकरण आदि शामिल है।

क्रम मेंदस्तावेज़ों का संकलन प्राथमिक और सारांश हो सकता है।

प्राथमिकप्रत्येक व्यक्तिगत लेनदेन के पूरा होने के समय उसके लिए दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक इनकमिंग कैश ऑर्डर, एक आउटगोइंग कैश ऑर्डर, सामग्री जारी करने की आवश्यकताएं, चालान, भुगतान अनुरोध, अचल संपत्तियों की स्वीकृति और हस्तांतरण के कार्य, अचल संपत्तियों के बट्टे खाते में डालने के कार्य आदि।

सारांशदस्तावेज़ पहले संकलित प्राथमिक दस्तावेज़ों के आधार पर तैयार किए जाते हैं। उनका उपयोग सजातीय संचालन के नियंत्रण की सुविधा प्रदान करता है। वे कार्यकारी, लेखा या संयुक्त हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, अग्रिम रिपोर्ट, नकद रिपोर्ट, बैंक विवरण, समूहीकरण और संचयी विवरण। विशेष रूप से, अग्रिम रिपोर्ट, संयुक्त होने के कारण, एक सहायक और लेखांकन दस्तावेज़ के कार्य करती है। यह जवाबदेह व्यक्ति के साथ निपटान का पूरा विवरण प्रदान करता है: पिछले अग्रिम का शेष या अधिक व्यय, इस अग्रिम का आकार, खर्च की गई राशि, शेष राशि और नकदी रजिस्टर में इसकी प्रविष्टि की तारीख या अधिक व्यय और की तारीख उद्यम द्वारा इसकी प्रतिपूर्ति। इसके अलावा, अग्रिम रिपोर्ट रिपोर्ट के सत्यापन और अनुमोदन के बाद उत्पादन व्यय को खातों में डालने का प्रावधान करती है। रिपोर्ट के पीछे की तरफ व्यक्तिगत खर्चों और उनके सहायक दस्तावेजों की एक सूची है।

सामग्रीदस्तावेज़ धन और श्रम की वस्तुओं की उपलब्धता और संचलन को दर्शाते हैं। इनमें अचल संपत्तियां, अमूर्त संपत्तियां और अन्य दीर्घकालिक निवेश, सूची और लागत शामिल हैं। उदाहरण के लिए, अचल संपत्तियों की स्वीकृति और हस्तांतरण और बट्टे खाते में डालने के कार्य, भौतिक संपत्तियों की पोस्टिंग और बट्टे खाते में डालने के लिए दस्तावेज, उत्पादन लागत खातों, चालानों के लिए लेखांकन रजिस्टर भरने के लिए आवश्यक तालिकाओं, प्रमाणपत्रों, गणनाओं और विवरणों की एक सूची। , चालान, आदि

नकददस्तावेज़ नकदी प्रवाह दिखाते हैं; उनकी मदद से नकद और बैंकिंग लेनदेन को ध्यान में रखा जाता है। मौद्रिक दस्तावेजों में चेक, बैंक स्टेटमेंट, नकद रसीदें और डेबिट ऑर्डर आदि शामिल हैं।

परिकलितदस्तावेज़ कानूनी व्यक्तियों के साथ उद्यम के निपटान को दर्शाते हैं: भुगतान आदेश, निपटान चेक, भुगतान अनुरोध, पेरोल विवरण, अग्रिम रिपोर्ट, आदि।

लेन-देन रिकार्ड करने के माध्यम सेदस्तावेज़ एकमुश्त और संचयी में विभाजित हैं।

वन टाइमदस्तावेज़ों का उपयोग एक बार एक अलग लेनदेन या एक साथ किए गए कई लेनदेन को दर्शाने के लिए किया जाता है। पंजीकरण के बाद, एकमुश्त दस्तावेज़ लेखा विभाग में जाता है और लेखांकन में प्रतिबिंब के आधार के रूप में कार्य करता है। उदाहरण के लिए, नकद प्राप्तियाँ और व्यय, चालान, वेतन पर्ची, आदि।

संचयीदस्तावेज़ एक निर्दिष्ट अवधि (सप्ताह, दशक, महीने) के लिए तैयार किए जाते हैं ताकि सजातीय दोहराव वाले कार्यों को प्रतिबिंबित किया जा सके जो कि घटित होने पर उनमें दर्ज किए जाते हैं। अवधि के अंत में, लेखांकन रिकॉर्ड के लिए उपयोग किए गए संकेतकों के लिए कुल योग की गणना की जाती है। संचयी दस्तावेज़ सारांश दस्तावेज़ों से भिन्न होते हैं, जिसमें सारांश दस्तावेज़ धीरे-धीरे लेनदेन को जमा करके संकलित किया जाता है। संचय दस्तावेजों में सीमा कार्ड, दो-सप्ताह या मासिक ऑर्डर आदि शामिल हैं।

संकलन के स्थान सेदस्तावेज़ आंतरिक या बाह्य हो सकते हैं.

घरेलूवर्तमान परिचालन को प्रतिबिंबित करने के लिए संगठन में दस्तावेज़ संकलित किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, नकद प्राप्तियाँ और व्यय आदेश, चालान, अधिनियम, आदेश, वेतन पर्ची, आदि।

बाहरीदस्तावेज़ इस संगठन की सीमाओं के बाहर भरे जाते हैं और औपचारिक रूप में प्राप्त होते हैं। उदाहरण के लिए, चालान, बैंक स्टेटमेंट, वेबिल आदि।

भरने के क्रम मेंदस्तावेज़ों को मैन्युअल रूप से संकलित और कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके वर्गीकृत किया जा सकता है। मैन्युअल रूप से संकलित दस्तावेज़ हाथ से या टाइपराइटर पर भरे जाते हैं। कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके पूरे किए गए दस्तावेज़ पूरा होने पर स्वचालित रूप से उत्पादन कार्यों के बारे में जानकारी दर्ज करते हैं।

लेखांकन रजिस्टरों में प्रविष्टियों का आधार प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ हैं जो व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य को रिकॉर्ड करते हैं। इसलिए, दस्तावेजों की तैयारी पर विशेष आवश्यकताएं लगाई जाती हैं।

दस्तावेजों का समय पर निष्पादन. लेन-देन के समय प्राथमिक दस्तावेज़ तैयार किए जाने चाहिए, और यदि यह संभव नहीं है, तो लेन-देन पूरा होने के तुरंत बाद। नकदी रजिस्टर का उपयोग करके सामान, उत्पाद, कार्य और सेवाएं बेचते समय, नकद प्राप्तियों के आधार पर कार्य दिवस के अंत में कम से कम एक बार प्राथमिक लेखा दस्तावेज़ तैयार करने की अनुमति होती है। इस आवश्यकता का अनुपालन करने में विफलता से लेखांकन में उपेक्षा हो सकती है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों का निर्माण, लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए उनके स्थानांतरण की प्रक्रिया और समय संगठन द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची के अनुसार किया जाता है। प्राथमिक दस्तावेजों को संकलित और हस्ताक्षरित करने वाले व्यक्ति समय पर और उच्च गुणवत्ता वाले निष्पादन सुनिश्चित करते हैं, और फिर उन्हें लेखांकन में प्रतिबिंब के लिए स्थापित समय सीमा के भीतर स्थानांतरित करते हैं, साथ ही उनमें निहित डेटा की विश्वसनीयता भी सुनिश्चित करते हैं।

दस्तावेज़ द्वारा प्रलेखित लेन-देन की सामग्री की सटीकता, स्पष्टता और पूर्णता। प्रत्येक दस्तावेज़ में, ऑपरेशन का वर्णन करने वाला पाठ विशिष्ट होना चाहिए ताकि पूरा होने के बाद कोई अस्पष्टता न रहे। दस्तावेज़ प्रपत्र पर सभी संकेतक भरे जाने चाहिए, और खाली कॉलम और पंक्तियों को काट दिया जाना चाहिए।

दस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से भरें. दस्तावेज़ प्रपत्र को टाइपराइटर पर, स्याही से या पेंसिल से, सावधानीपूर्वक और सुपाठ्य रूप से भरना चाहिए। दस्तावेज़ों में अनधिकृत सुधार की अनुमति नहीं है। त्रुटि के सुधार की पुष्टि दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के हस्ताक्षर से की जानी चाहिए, जिसमें सुधार की तारीख का संकेत दिया गया है। नकद और बैंक दस्तावेज़ों में सुधार की अनुमति नहीं है। स्थापित आवश्यकताओं के उल्लंघन में तैयार किए गए दस्तावेज़ों में कोई कानूनी बल नहीं है; वे लेन-देन के साक्ष्य या लेखांकन प्रविष्टियों की शुद्धता के रूप में काम नहीं कर सकते। दोष वाले दस्तावेज़ उनकी तैयारी के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को लौटा दिए जाते हैं; मिटाए गए दस्तावेज़ वापस नहीं किए जाते हैं, और उनके लिए ज़िम्मेदार लोगों को न्याय के कटघरे में लाया जाता है।

व्यावसायिक लेनदेन पर डेटा के प्रसंस्करण को नियंत्रित और सुव्यवस्थित करने के लिए, समेकित लेखांकन दस्तावेजों को प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के आधार पर संकलित किया जा सकता है। प्राथमिक और समेकित लेखांकन दस्तावेज़ कागज़ और कंप्यूटर मीडिया पर हो सकते हैं।

प्राथमिक दस्तावेज़ों को लेखांकन के लिए स्वीकार किया जाता है यदि वे प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों के एल्बम में निहित प्रपत्र में तैयार किए गए हैं, और जिन दस्तावेज़ों का प्रपत्र प्रदान नहीं किया गया है उनमें निम्नलिखित अनिवार्य विवरण होने चाहिए:

· दस्तावेज़ का शीर्षक;

· प्रपत्र कोड;

दस्तावेज़ तैयार करने की तारीख;

· उस संगठन का नाम जिसकी ओर से दस्तावेज़ तैयार किया गया था;

· व्यापार लेनदेन के मीटर (मात्रा, राशि);

· व्यावसायिक लेनदेन करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की स्थिति, और इसके निष्पादन की शुद्धता, व्यक्तिगत हस्ताक्षर और उनकी डिकोडिंग, जिसमें कंप्यूटर प्रौद्योगिकी का उपयोग करके दस्तावेज़ बनाने का मामला भी शामिल है।

यदि आवश्यक हो, तो अतिरिक्त विवरण शामिल किए जा सकते हैं।

कंप्यूटर भंडारण मीडिया पर दस्तावेज़ अनिवार्यरोकना:

· कंपनी का नाम;

दस्तावेज़ रिकॉर्डिंग की तारीख;

· संगठन का स्थान;

· उस ऑपरेटर का कोड जिसने दस्तावेज़ को चुंबकीय टेप पर रिकॉर्ड किया है।

मशीनोग्राम पर दस्तावेजों में शामिल होना चाहिए:

· संगठन का नाम और स्थान;

· संकलन की तिथि.

लेखा विभाग द्वारा प्राप्त दस्तावेज़ लेखांकन प्रसंस्करण के अधीन हैं, जो लेखांकन रजिस्टरों में दर्ज होने या मशीन-लेखा स्थापना में स्थानांतरित होने से पहले, तीन चरणों में किया जाता है। पहले तो, दस्तावेज़ों की जाँच उनकी योग्यता के आधार पर की जाती है, अर्थात। दस्तावेज़ में निर्दिष्ट संचालन की व्यवहार्यता और वैधता स्थापित करें; यह निर्धारित किया जाता है कि क्या यह कार्रवाई बिल्कुल और दस्तावेज़ में निर्दिष्ट सीमा तक हुई थी। इस मामले में, दस्तावेजों की प्रति-जाँच की विधि का उपयोग किया जाता है। उदाहरण के लिए, उत्पादों के निर्माण के ऑर्डर और इन उत्पादों की प्राप्ति के लिए चालान, उत्पादों के शिपमेंट के लिए चालान और इन उत्पादों की प्राप्ति के लिए ग्राहक रसीदों की तुलना आदि। दूसरे, दस्तावेज़ की एक औपचारिक जाँच की जाती है, अर्थात यह स्थापित किया जाता है कि क्या दस्तावेज़ स्थापित प्रपत्र पर लिखा गया है, क्या सभी विवरण सही ढंग से भरे गए हैं, क्या लेनदेन और दस्तावेज़ों के निष्पादन में शामिल अधिकारियों के आवश्यक हस्ताक्षर हैं। तीसरा, सत्यापित और स्वीकृत दस्तावेज़ समूहीकरण, अंकगणितीय सत्यापन, कराधान और खाता असाइनमेंट के अधीन हैं।

समूहन- यह न केवल नामों से, बल्कि उनसे संबंधित दस्तावेजों द्वारा भी सजातीय समूहों में दस्तावेजों का चयन है. यह आपको सजातीय दस्तावेज़ों के लिए सामान्य परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करने की अनुमति देता है, जो समूहीकृत डेटा के लेखांकन प्रसंस्करण को बहुत सुविधाजनक बनाता है और एक लेखांकन प्रविष्टि में प्रविष्टियाँ करना संभव बनाता है।

अंकगणितीय जाँचदस्तावेज़ आपको परिणामों की अंकगणितीय गणना, मात्रात्मक और लागत संकेतकों के प्रतिबिंब की शुद्धता को नियंत्रित करने की अनुमति देते हैं।

दस्तावेजों का कराधान- मौद्रिक संदर्भ में प्राकृतिक संकेतकों की अभिव्यक्ति और राशि की गणना।

अंतर्गत खाता असाइनमेंट दस्तावेज़ उन खातों के स्पष्टीकरण को समझते हैं जिनमें संलग्न दस्तावेज़ों में किए गए व्यावसायिक लेनदेन को डेबिट और क्रेडिट में दर्ज किया जाना चाहिए।

लेखांकन रजिस्टरों में दस्तावेजों को दर्ज करने के बाद, उन्हें भुनाया जाता है, जिसे प्रत्येक दस्तावेज़ पर "प्राप्त" या "चुकाया गया" स्टांप संलग्न करके दस्तावेज किया जाता है। पहले से रिकॉर्ड किए गए दस्तावेज़ों का पुन: उपयोग करके दुरुपयोग को रोकने के लिए दस्तावेज़ों को इस तरह रद्द किया जाना चाहिए।

अंतिम लेखांकन प्रसंस्करण के बाद, सभी दस्तावेज़ फ़ोल्डरों में दर्ज किए जाते हैं और भंडारण के लिए वर्तमान संग्रह में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं, जो उनकी सुरक्षा और भंडारण में आसानी सुनिश्चित करता है; दस्तावेज़ों को महीने के अनुसार जर्नल लेखों की संख्या के क्रम में क्रमिक रूप से फ़ोल्डरों में बांधा जाता है। फ़ोल्डर के कवर पर संगठन का नाम, नाम और क्रम संख्या, वर्ष, महीना और फ़ोल्डर में शीट की संख्या इंगित करें। जब दस्तावेज़ों को संग्रह में स्थानांतरित किया जाता है और जब वे नष्ट हो जाते हैं, तो अधिनियम तैयार किए जाते हैं और संग्रह में संग्रहीत किए जाते हैं। भंडारण को सुव्यवस्थित करने के लिए, अभिलेखीय फ़ाइलों का एक लॉग रखा जाता है, जिसका निम्न रूप होता है:

पुरालेख से मामले मुख्य लेखाकार के लिखित आदेश पर जारी किए जाते हैं। दस्तावेजों की जब्ती केवल जांच निकायों द्वारा ही की जा सकती है, प्राथमिक जांचऔर अभियोजक के कार्यालय, अदालतें, कर निरीक्षक और रूसी संघ के कानून के अनुसार उनके निर्णयों के आधार पर। संगठन के मुख्य लेखाकार या अन्य अधिकारी को अनुमति के साथ, दस्तावेजों को जब्त करने वाले अधिकारियों के प्रतिनिधियों की उपस्थिति में, जब्ती के कारण और तारीख को इंगित करते हुए उनकी प्रतियां बनाने का अधिकार है।

संगठन में दस्तावेजों के भंडारण की सूची और शर्तें, साथ ही राज्य अभिलेखागार में उनके स्थानांतरण की प्रक्रिया को मुख्य अभिलेखीय विभाग (1989) द्वारा अनुमोदित किया गया था। रूसी संघ की संघीय कर सेवा और रूसी संघ की संघीय पुरालेख सेवा ने रूस की राज्य कर सेवा के केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के निर्णय "लेखांकन दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि बदलने पर" दिनांक 27 जून, 1996 और विनियमों को मंजूरी दे दी। 27 अगस्त 1998 के लेखांकन और रिपोर्टिंग पर, कुछ दस्तावेजों के न्यूनतम भंडारण की शर्तों को पांच साल तक बढ़ा दिया गया है (तालिका 7.2)।

तालिका 7.2

लेखांकन और रिपोर्टिंग पर मानक दस्तावेजों की सूची और भंडारण अवधि

दस्तावेज़ का प्रकार	दस्तावेज़ भंडारण अवधि
	संस्थानों, संगठनों, उद्यमों में जिनके दस्तावेज़ राज्य अभिलेखागार में प्राप्त होते हैं, वर्ष	संस्थानों, संगठनों, उद्यमों में जिनके दस्तावेज़ राज्य अभिलेखागार, वर्षों में प्राप्त नहीं होते हैं
1. संगठन की लेखांकन रिपोर्ट और बैलेंस शीट और उनके लिए व्याख्यात्मक नोट्स:
ए) समेकित वार्षिक	निरंतर	-
बी) वार्षिक	निरंतर
ग) त्रैमासिक
2. वित्तीय रिपोर्ट:
ए) समेकित वार्षिक	निरंतर	-
बी) वार्षिक	निरंतर
ग) त्रैमासिक
घ) मासिक धर्म
3. स्थानांतरण, पृथक्करण, परिसमापन बैलेंस शीट और अनुबंध, उनके लिए व्याख्यात्मक नोट्स	निरंतर
4. रिपोर्टों और शेषों पर विचार और अनुमोदन के लिए आयोगों की बैठकों का कार्यवृत्त	निरंतर
ए) प्रति वर्ष	निरंतर
बी) त्रैमासिक
5. वार्षिक रिपोर्ट और बैलेंस शीट के विकास और विश्लेषण के लिए विश्लेषणात्मक तालिकाएँ	निरंतर
6. शेष राशि और रिपोर्ट के अनुमोदन और स्पष्टीकरण के बारे में पत्राचार
7. लेखांकन और वित्तीय विवरण प्रस्तुत करने की समय सीमा के संबंध में पत्राचार	जब तक जरूरत न गुजर जाए	जब तक जरूरत न गुजर जाए
8. प्राथमिक दस्तावेज़ और उनके परिशिष्ट, जो एक व्यावसायिक लेनदेन के तथ्य को दर्ज करते थे और लेखांकन रिकॉर्ड (नकद, बैंक दस्तावेज़, बैंक नोटिस और स्थानांतरण अनुरोध, बैंक विवरण, कार्य आदेश, समय पत्रक, स्वीकृति के कार्य) के आधार के रूप में कार्य करते थे। संपत्ति और सामग्रियों की डिलीवरी और बट्टे खाते में डालना, इन्वेंट्री लेखांकन के लिए रसीदें और चालान, अग्रिम रिपोर्ट, आदि)
9. व्यक्तिगत खाते:
ए) श्रमिक और कर्मचारी
बी) पेंशन और राज्य लाभ प्राप्तकर्ता
10. निपटान (निपटान और भुगतान) विवरण
11 इन्वेंटरी कार्ड और अचल संपत्ति लेखांकन पुस्तकें
12. धनराशि और इन्वेंट्री आइटम प्राप्त करने के लिए अटॉर्नी की शक्तियां, जिसमें निरस्त की गई पावर ऑफ अटॉर्नी भी शामिल है
13. गारंटी पत्र
14. लेखांकन रजिस्टर (सामान्य खाता बही, ऑर्डर जर्नल, विकास तालिकाएँ, आदि)
15. सहायक और नियंत्रण पुस्तकें, जर्नल, कार्ड फ़ाइलें, कैश बुक, टर्नओवर शीट
16. जमा की गई मजदूरी के लेखांकन की पुस्तक, निष्पादन की रिट के पंजीकरण के लॉग
17. जर्नल, खातों के पंजीकरण की किताबें, नकद आदेश, वकील की शक्तियां, भुगतान आदेश, आदि।
18. रिपोर्ट, प्राप्तियों, व्यय और शेष पर जानकारी बहुमूल्य सामग्री, हीरे और उनसे बने उत्पाद
19. क्रेडिट खर्च करने की जानकारी
ए) वार्षिक
बी) त्रैमासिक
20. धन, सीमा, वेतन और उनके वितरण पर नियंत्रण, अधिक व्यय और वेतन बकाया की गणना, वेतन से कटौती, धन से कटौती पर जानकारी सामाजिक बीमा, छुट्टी और विच्छेद वेतन आदि के भुगतान पर।
21. इन्वेंटरी दस्तावेज़ (इन्वेंट्री आयोगों की बैठकों के मिनट, इन्वेंट्री, अधिनियम, मिलान विवरण)
22. राज्य बीमा के तहत लाभ, पेंशन, काम के लिए अक्षमता के प्रमाण पत्र के भुगतान पर दस्तावेज (रिपोर्ट की प्रतियां, निष्कर्ष रिपोर्ट से उद्धरण)
23. निष्पादन की रिट
24. उधार पर प्राप्त माल के लिए निर्देश-दायित्व। निर्देशों एवं दायित्वों के क्रियान्वयन के संबंध में पत्राचार
25. शैक्षिक अवकाश के भुगतान, कर लाभ की प्राप्ति आदि के लिए लेखा विभाग को प्रस्तुत प्रमाण पत्र।	जब तक जरूरत न गुजर जाए	जब तक जरूरत न गुजर जाए
26. प्राप्य खातों, कमी, गबन, चोरी (प्रमाणपत्र, अधिनियम, दायित्व, पत्राचार) पर दस्तावेज़
27. अचल संपत्तियों के पुनर्मूल्यांकन पर दस्तावेज़ (मिनट, अधिनियम, रिपोर्ट)	निरंतर	पुनर्मूल्यांकन से पहले
28. अधिनियम, पुनर्मूल्यांकन के विवरण और अचल संपत्तियों के मूल्यह्रास का निर्धारण	निरंतर	पुनर्मूल्यांकन से पहले
29. इमारतों, संरचनाओं और उपकरणों के पासपोर्ट
30. भवनों एवं संरचनाओं के प्रमाणीकरण के संबंध में पत्राचार
31. दस्तावेजी लेखापरीक्षा और नियंत्रण और लेखापरीक्षा कार्य के संचालन पर दस्तावेज़ (योजनाएं, रिपोर्ट, पत्राचार)
32. संगठनों की वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के दस्तावेजी ऑडिट के कार्य, उन्हें दस्तावेज (प्रमाणपत्र, सूचना, मेमो)
33. वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों के बारे में पत्राचार (धन के लेखांकन के बारे में, जुर्माना लगाने, जुर्माना लगाने, स्वीकृति, वितरण, भौतिक संपत्तियों को बट्टे खाते में डालने आदि के बारे में)
34. रोकड़ रजिस्टर की जाँच, करों का सही संग्रहण आदि के कार्य।
35. अनुबंध, समझौते (आर्थिक, परिचालन, श्रम, आदि)
36. अनुबंधों के रजिस्टर
37. दायित्व पर समझौता
38. नमूना हस्ताक्षर (भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति)	जब तक जरूरत न गुजर जाए	जब तक जरूरत न गुजर जाए
39. खातों का कार्य चार्ट, अन्य लेखांकन नीति दस्तावेज़, कोडिंग प्रक्रियाएं, कंप्यूटर डेटा प्रोसेसिंग प्रोग्राम (उनके उपयोग की शर्तों का संकेत)
40. विदेश में व्यापारिक यात्राओं पर विदेशी मुद्रा के व्यय पर रिपोर्ट
41. मूल व्यक्तिगत दस्तावेज़ (डिप्लोमा, प्रमाण पत्र, कार्य पुस्तकें)।	सामान्य डिलीवरी	सामान्य डिलीवरी
लावारिस
42. व्यक्तिगत फ़ाइलें (आवेदन, प्रश्नावली, आत्मकथाएँ, प्रतियां और प्रवेश, स्थानांतरण, दूसरी नियुक्ति, बर्खास्तगी, कृतज्ञता की घोषणा, व्यक्तिगत दस्तावेजों की प्रतियां, विशेषताओं, श्रमिकों, कर्मचारियों, इंजीनियरों, वैज्ञानिकों के कार्मिक रिकॉर्ड के लिए शीट) के आदेशों के उद्धरण

नियंत्रण प्रश्न

1. "लेखा दस्तावेज़" की अवधारणा क्या है?

2. लेखांकन एवं प्रबंधन प्रणाली में प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ों का क्या स्थान है?

3. दस्तावेज़ीकरण क्या है?

4. "एकीकरण", "मानकीकरण", "प्राथमिक जानकारी" की अवधारणाएँ क्या हैं?

5. "दस्तावेज़ प्रवाह" की अवधारणा को परिभाषित करें। इसकी तैयारी संगठन के लिए क्यों आवश्यक है?

6. प्राथमिक दस्तावेजों को समग्र रूप से किस मानदंड से वर्गीकृत किया जाता है?

7. दस्तावेजों के वर्गीकरण का वर्णन करें:

एक। नियोजन द्वारा;

बी। संकलन का क्रम;

डी। लेन-देन रिकार्ड करने की विधि;

इ। संकलन का स्थान;

एफ। भरने का क्रम.

8. लेखांकन दस्तावेज़ तैयार करने के लिए बुनियादी आवश्यकताओं की सूची बनाएं।

9. लेखा विभाग द्वारा प्राप्त दस्तावेजों की जाँच या प्रसंस्करण का क्रम क्या है?

10. कराधान और दस्तावेजों के लेखा समनुदेशन से क्या तात्पर्य है?

11. दस्तावेज़ों का विवरण क्या है?

12. संगठन और संग्रह से दस्तावेज़ों को हटाने का अधिकार किसे है?

मानक- उत्पादों की विशेषताओं, कार्यान्वयन के नियमों और उत्पादन, संचालन, भंडारण, परिवहन, बिक्री और निपटान की प्रक्रियाओं की विशेषताओं, कार्य के प्रदर्शन या बार-बार उपयोग के उद्देश्य से सेवाओं के प्रावधान को स्थापित करने वाला एक दस्तावेज़।

दस्तावेज़ विवरण- शिलालेख जो आधिकारिक दस्तावेजों के अनिवार्य तत्व हैं।

प्रत्येक दस्तावेज़ में विवरणों का एक अलग सेट होता है जो इसकी विशेषताओं और उद्देश्य को दर्शाता है।

दस्तावेज़ प्रपत्र- एक आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के विवरण का एक सेट, एक निश्चित क्रम में व्यवस्थित।

दस्तावेज़ प्रपत्र- आधिकारिक लिखित दस्तावेज़ के लेखक की पहचान करने वाले विवरणों का एक सेट।

शीर्षलेख भाग(विवरण: 01 से 17 और 19 तक) इसमें संगठन के बारे में जानकारी और दस्तावेज़ के बारे में प्राथमिक डेटा शामिल है।

डिज़ाइन भाग(22 से 30 तक विवरण) में दस्तावेज़ की प्रामाणिकता और उसमें मौजूद जानकारी की विश्वसनीयता की पुष्टि करने वाले विवरण शामिल हैं।

याद करना!

विवरण दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति को प्रभावित करते हैं, इसलिए इसे वर्तमान नियमों के अनुसार सही ढंग से तैयार करना महत्वपूर्ण है।

अनिवार्य विवरणों में स्थायी विवरण और विवरण होते हैं जो पूरी तरह से बदल जाते हैं या बदल जाते हैं।

दस्तावेज़ का विवरण कागज़ की शीट के सामने की ओर स्थित है।

कम भंडारण अवधि वाले दस्तावेज़ तैयार करते समय दस्तावेज़ों के दो तरफा प्रसंस्करण की अनुमति है।

ऐसे दस्तावेजों को तैयार करना अधिक उचित है जो कागज के अधिक से अधिक संरक्षण को सुनिश्चित करने के लिए शीट के एक तरफ दीर्घकालिक, दीर्घकालिक भंडारण के अधीन हैं।

GOST R 6.30-2003 की धारा 2 के अनुसार "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ तैयार करने के लिए आवश्यकताएँ” दस्तावेज़ विवरण में 30 तत्व शामिल हैं।

01 - रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

02 - रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट;

03 - संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न);

04 - संगठन कोड;

05-मुख्य राज्य पंजीकरण संख्याउद्यम;

06 - व्यक्तिगत करदाता संख्या/पंजीकरण के लिए कारण कोड (टीआईएन/केपीपी);

07 - दस्तावेज़ प्रपत्र कोड;

08 - संगठन का नाम;

09 - संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी;

10 - दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

11 - दस्तावेज़ की तारीख;

12 - दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या;

14 - दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान;

15 - प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी;

16 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

17 - संकल्प;

18 - पाठ का शीर्षक;

19 - नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ जमा करने पर निशान;

20 - दस्तावेज़ का पाठ;

21 - आवेदनों की उपस्थिति पर निशान;

22 - हस्ताक्षर;

23 - दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट;

24 - वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन;

25 - संगठन की मुहर की छाप;

26 - दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर निशान;

27 - दस्तावेज़ के निष्पादक के बारे में नोट;

28 - दस्तावेज़ के निष्पादन और फ़ाइल में भेजने पर निशान;

29 - संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति पर निशान;

30 - दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता।

योजना 1. ए4 प्रारूप के कोने पर विवरण और क्षेत्र की सीमाओं का स्थान (आयाम मिमी में दर्शाए गए हैं)।

आरेख 2. ए4 प्रारूप के अनुदैर्ध्य रूप पर विवरण और क्षेत्र की सीमाओं का स्थान।

योजना 3. विवरण के कोणीय स्थान के साथ नमूना पत्र प्रपत्र।

योजना 4. विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था के साथ नमूना पत्र प्रपत्र।

सहारा 01. रूसी संघ का राज्य प्रतीक

30 नवंबर, 1993 नंबर 2050 के रूसी संघ के राष्ट्रपति के डिक्री द्वारा अनुमोदित राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार, राज्य प्रतीक को निम्नलिखित रूपों पर दर्शाया गया है:

रूसी संघ के राष्ट्रपति;

संघीय सभा के कक्ष;

रूसी संघ की सरकार;

रूसी संघ का संवैधानिक न्यायालय;

रूसी संघ का सर्वोच्च न्यायालय;

रूसी संघ का सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय;

संघीय के केंद्रीय निकाय कार्यकारिणी शक्ति(मंत्रालय, विभाग);

संघीय अदालतें;

रूसी संघ के अभियोजक कार्यालय;

रूसी संघ का सेंट्रल बैंक;

मानवाधिकार आयुक्त;

लेखा चैंबर;

राजनयिक मिशन, कांसुलर कार्यालय और विदेशों में रूसी संघ के अन्य आधिकारिक प्रतिनिधित्व।

हथियारों के कोट की छवि दस्तावेज़ के शीर्ष क्षेत्र पर स्थित है, जो संगठन के नाम के सापेक्ष केंद्रित है।

याद करना!

गैर-सरकारी संगठनों द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ों में हथियारों के कोट को दर्शाया नहीं गया है।

सहारा 02. रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट

रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट दस्तावेज़ प्रपत्रों के अनुसार रखा गया है कानूनी कार्यरूसी संघ के घटक संस्थाओं के अधिकारी। एक नियम के रूप में, रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट प्रतिनिधि और पर दर्शाया गया है कार्यकारी निकायगणराज्यों, क्षेत्रों, क्षेत्रों, स्वायत्त संस्थाओं और संघीय अधीनता के शहरों के अधिकारियों और प्रशासन - मॉस्को और सेंट पीटर्सबर्ग, साथ ही उनके अधीनस्थ संगठनों के लेटरहेड पर। यही बात लेटरहेड पर नगर पालिकाओं (शहरों, ग्रामीण बस्तियों) के हथियारों के कोट की छवि पर भी लागू होती है।

सहारा 03. संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न)

संगठन के प्रतीक या ट्रेडमार्क (अन्य सेवा चिह्न) का उपयोग 23 सितंबर 1992 एन 3520-I के रूसी संघ के कानून के अनुसार किया जाता है "ट्रेडमार्क, सेवा चिह्न और माल की उत्पत्ति के स्थानों के नाम पर" (संशोधित और पूरक के रूप में) 27 दिसंबर, 2000 तक, 30 दिसंबर, 2001, 11 दिसंबर, 24, 2002)।

कंपनी का लोगोएक ग्राफिक पदनाम है जो आपको कुछ कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों की वस्तुओं और सेवाओं को दूसरों के समान सामानों से अलग करने की अनुमति देता है।

याद करना!

आप किसी उद्यम या संस्था के नाम को प्रतीक से नहीं बदल सकते।

प्रतीक को आधिकारिक तौर पर पंजीकृत किया जाना चाहिए।

ट्रेडमार्क का उपयोग अन्य व्यक्तियों द्वारा नहीं किया जा सकता है।

यदि फॉर्म पर हथियारों का एक कोट दर्शाया गया है, तो प्रतीक को पुन: प्रस्तुत नहीं किया जाता है।

ट्रेडमार्क (प्रतीक) को दस्तावेज़ के शीर्ष हाशिये पर रखा जाता है, जो संगठन के नाम के सापेक्ष केंद्रित होता है।

इसे "संगठन का नाम" संपत्ति के कब्जे वाले क्षेत्र के हिस्से पर प्रतीक लगाने की अनुमति है।

सहारा 04. संगठन कोड

सभी पंजीकृत संस्थानों का एक संगठन कोड होता है। संगठन कोड उद्यमों और संस्थानों के अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेपीओ) के अनुसार दर्ज किया गया है।

संगठन का कोड - दस्तावेज़ का लेखकइलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से प्रलेखित जानकारी के हस्तांतरण में तेजी लाने और संगठनों के लंबे और समझने में कठिन नामों को प्रसारित करते समय होने वाली त्रुटियों की संख्या को कम करने का कार्य करता है।

अपेक्षित 05. उद्यम (कानूनी इकाई) की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) विवरण 06. पंजीकरण के लिए व्यक्तिगत करदाता संख्या/कारण कोड (टीआईएन/केपीपी)

कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार दर्शाया गया है। ओकेपीओ के अनुसार विवरण फॉर्म में दाईं ओर या विवरण 04 के नीचे स्थित हैं।

विवरण लागू करने का एक उदाहरण: 04, 05 और 06 चित्र 3 और 4 में दिखाए गए हैं।

सहारा 07. दस्तावेज़ प्रपत्र कोड

यदि ऑल-रशियन क्लासिफायर ऑफ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी), क्लास 0200000 के अनुसार संबंधित प्रकार के दस्तावेज़ को क्लासिफायर में शामिल किया गया है, तो फॉर्म कोड चिपका दिया जाता है। यह विवरण एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ को बनाते समय मुद्रित किया जाता है और इसमें शामिल किया जाता है। पत्र प्रपत्रों में संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी, अन्य मामलों में इसे दस्तावेज़ प्रकार के नाम के आगे चिपका दिया जाता है।

दस्तावेज़ प्रपत्र कोड के डिज़ाइन और स्थान का एक उदाहरण

प्रस्ताव 08. संगठन का नाम

याद करना!

संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त नाम और उसके अभाव में मूल संगठन का पूरा नाम दर्शाया गया है।

रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, जिनके पास रूसी संघ की राज्य भाषा (रूसी) के साथ, रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषा है, दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं।

रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा या किसी अन्य भाषा में संगठन का नाम रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के नीचे या दाईं ओर स्थित है।

संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे रखा गया है।

शाखा, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय का नाम इंगित किया गया है यदि यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे स्थित है।

प्रस्ताव 09. संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी

इस विवरण का उपयोग केवल पत्राचार के लिए किया जाता है और इसे आंतरिक दस्तावेज़ों में शामिल नहीं किया जाता है।

संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी में शामिल हैं: डाक पता; संगठन के विवेक पर टेलीफोन नंबर और अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, पता)। ईमेलऔर आदि।)।

डाक पता डाक सेवाओं के प्रावधान के नियमों की आवश्यकताओं के अनुसार जारी किया जाता है।

याद करना!

डाक पते में संक्षिप्त नाम या प्रतीक नहीं होने चाहिए।

प्राप्तकर्ता का पता लिखने का क्रम:

1) प्राप्तकर्ता का नाम (व्यक्तियों के लिए - अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक);

2) सड़क का नाम, मकान नंबर, अपार्टमेंट नंबर;

3) इलाके का नाम (शहर, गांव);

4) क्षेत्र, क्षेत्र, स्वायत्त जिला, गणतंत्र का नाम;

5) देश (अंतर्राष्ट्रीय डाक वस्तुओं के लिए);

6) डाक कोड;

7) टेलीफोन, फैक्स, ईमेल और वेबसाइट नंबर;

8) बैंक विवरण(निपटान और मौद्रिक लेनदेन के मुद्दों पर पत्र)।

अपेक्षित 10. दस्तावेज़ प्रकार का नाम

लिखित दस्तावेज़ का प्रकार- यह सामग्री और उद्देश्य के आधार पर दस्तावेज़ीकरण प्रणाली से संबंधित है।

किसी संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित किए गए दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन के विनियम) द्वारा विनियमित होता है और ओकेयूडी (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए।

याद करना!

पत्र दस्तावेज़ के प्रकार का संकेत नहीं देता है.

विवरण 11. दस्तावेज़ दिनांक

दिनांक मुख्य विवरणों में से एक है जो किसी दस्तावेज़ की कानूनी वैधता सुनिश्चित करता है।

दस्तावेज़ की तारीख अरबी अंकों में इस क्रम में लिखी गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने का दिन और महीना एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंकों में।

तिथियों का क्रम अलग-अलग हो सकता है अंतरराष्ट्रीय मानक: साल महीना दिन:

2005.29.12

इसे मौखिक-संख्यात्मक तिथि डिज़ाइन करने की अनुमति है:

याद करना!

दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, प्रोटोकॉल के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने की तारीख), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख।

दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक ही (एकल) तारीख होनी चाहिए।

दिनांक लिखने के बाद वर्ष शब्द नहीं रखा जाता है।

रोमन अंकों के प्रयोग की अनुमति नहीं है।

दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर या अनुमोदन के तुरंत बाद अधिकारी द्वारा दिनांक अंकित कर दिया जाता है।

तारीख हाथ से दर्ज की जा सकती है।

विवरण 12. दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या

किसी दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या (सूचकांक) एक डिजिटल या अल्फ़ान्यूमेरिक पदनाम है जो पंजीकरण पर प्रत्येक आउटगोइंग (भेजा गया), आंतरिक और आने वाले (प्राप्त) दस्तावेज़ को सौंपा गया है। दस्तावेजों का पंजीकरण संगठन द्वारा अपनाई गई अनुक्रमण प्रणाली के अनुसार किया जाता है, जिसका आधार दस्तावेज़ की क्रम संख्या है।

दस्तावेजों के प्रकार, संगठन में लागू कार्यालय प्रबंधन प्रणाली के प्रकार, क्लासिफायर की उपस्थिति आदि के आधार पर, अन्य घटकों को क्रम संख्या में जोड़ा जा सकता है, उदाहरण के लिए, आधिकारिक पत्रों को पंजीकृत करते समय, केस इंडेक्स के अनुसार मामलों का नामकरण क्रम संख्या में जोड़ा जाता है, और, यदि आवश्यक हो, विषयगत वर्गीकरणकर्ता, संवाददाता कोड इत्यादि द्वारा दस्तावेज़ कोड।

कई संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेजों पर, लेखकों की पंजीकरण संख्या को एक स्लैश के माध्यम से उसी क्रम में दर्शाया जाता है जिस क्रम में लेखकों को दस्तावेज़ में दर्शाया गया है। किसी दस्तावेज़ पर पंजीकरण संख्या की उपस्थिति इंगित करती है कि यह संगठन की सूचना श्रृंखला में शामिल है और इसके नियंत्रण और जिम्मेदारी के अधीन है।

प्रॉप्स में एक स्टैंसिल भाग "_________№_______" होता है, जो दिनांक और पंजीकरण संख्या के साथ हाथ से भरा जाता है।

अपेक्षित 13. दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख का लिंक

विवरण केवल आउटगोइंग उत्तर पत्रों पर दर्शाया गया है और इसमें उस दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख शामिल है जिसका उत्तर दिया गया है:

क्रमांक 03-15/45 दिनांक 12/29/2005 को

अपेक्षित 14. दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थान

विवरण का उपयोग केवल सामान्य रूपों और विशिष्ट प्रकार के दस्तावेजों के रूपों (पत्रों को छोड़कर) में किया जाता है। इस विवरण को पंजीकृत करते समय, आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करके देश के प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखा जाता है। उदाहरण के लिए:

मोस्कवाग. बालाकोवो, सेराटोव क्षेत्र।

जॉर्जीव्स्क, स्टावरोपोल क्षेत्र। इवानोव्का, मायतिशी जिला, मॉस्को क्षेत्र।

यदि संगठन के नाम में क्षेत्र का नाम शामिल है तो दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित नहीं किया जा सकता है:

समारा संस्कृति और कला अकादमी

याद करना!

प्रशासनिक क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखना आवश्यक है, क्योंकि कुछ बस्तियों के नाम विभिन्न क्षेत्रों में दोहराए जा सकते हैं।

संक्षिप्तीकरण "जी।" "मॉस्को" नाम के साथ और "ग्रैड" और "बर्ग" में समाप्त होने वाले शहरों के नाम के साथ इसका उपयोग नहीं किया जाता है।

प्रस्ताव 15. प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी

गंतव्य- यह वह संगठन, संरचनात्मक इकाई, अधिकारी या व्यक्ति है जिसे दस्तावेज़ संबोधित किया गया है।

विवरण का उपयोग प्रबंधन द्वारा विचार के लिए इच्छित पत्रों और आंतरिक दस्तावेजों (बयानों, रिपोर्टों, व्याख्यात्मक नोट्स, आदि) में किया जाता है। "पता प्राप्तकर्ता" विवरण में एक डाक पता शामिल हो सकता है।

संगठन का नाम और उसका संरचनात्मक इकाईनामांकित मामले में संकेत दिया गया है।

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट", लेकिन नहीं

"संयुक्त स्टॉक कंपनी "बिजनेसकंसल्ट" के लिए

दस्तावेज़ को संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जा सकता है; इस मामले में, मूल मामले में पद का शीर्षक, संगठन का नाम और प्रमुख के प्रारंभिक और उपनाम सहित इंगित करें। उपनाम से पहले आद्याक्षर लगाए जाते हैं:

सीईओ को

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट"

ए. पी. इग्नाटिव

किसी दस्तावेज़ को किसी संरचनात्मक इकाई के प्रमुखों या विशेषज्ञों को संबोधित करते समय, संबोधन की शुरुआत नाममात्र मामले में संगठन के नाम के संकेत से होती है:

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट"

मुख्य लेखाकार

आई.पी. कार्पोवा

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट"

जनसंपर्क विभाग के प्रमुख

एस.बी. में निशान लगाये

किसी अधिकारी को संबोधित करते समय शीर्षक शब्द का प्रयोग किया जाता है (शिक्षाविद, सज्जन, प्रोफेसर):

एकेबी के अध्यक्ष को

"रोसिन्वेस्ट"

श्री पैन्युकिन ए.के.

इसे "पताकर्ता" विशेषता की प्रत्येक पंक्ति को सबसे लंबी पंक्ति के संबंध में केन्द्रित करने की अनुमति है:

बागवानी संघ के अध्यक्ष को

"ट्रांस-वोल्गा दूरियाँ"

क्रुकिन ओ.पी.

यदि पत्र किसी विशिष्ट व्यक्ति के बजाय किसी संगठन को संबोधित है, तो नाम और डाक पता बताएं:

दस्तावेज़ीकरण और अभिलेखीय विज्ञान के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान

प्रोसोयुज़्नया स्ट्रीट, 82,

मॉस्को, 117393

कभी-कभी एक दस्तावेज़ को एक साथ कई समान संगठनों को भेजना पड़ता है। ऐसे दस्तावेज़ों को सामान्य रूप से संबोधित किया जाता है:

गैस उद्योग उद्यमों के सामान्य निदेशक

किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित करते समय, पहले डाक पता, फिर प्राप्तकर्ता के प्रारंभिक और उपनाम बताएं:

अनुसूचित जनजाति। तुलुपनया, 10, उपयुक्त। 32

गाँव अलेक्सेव्का,

समारा क्षेत्र, 419108

है। कानाफूसी करने वाले को

आंतरिक दस्तावेज़ों को संबोधित करते समय, आप केवल विभाग या पद का नाम, उसके प्रमुख के आद्याक्षर और उपनाम का संकेत दे सकते हैं।

याद करना!

यदि दस्तावेज़ राज्य सत्ता और प्रशासन के सर्वोच्च निकायों, किसी उच्च संगठन, अधीनस्थ संगठनों या स्थायी संवाददाताओं को भेजा जाता है तो डाक पता इंगित नहीं किया जाता है।

विवरण दस्तावेज़ के प्रपत्र में दाईं ओर दर्ज किया गया है।

दस्तावेज़ को किसी विशिष्ट व्यक्ति को भेजने का प्रयास करें।

किसी दस्तावेज़ पर अधिकतम चार पते दर्शाए जा सकते हैं।

अपेक्षित 16. दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट

अनुमोदन स्टाम्प एक आधिकारिक दस्तावेज़ की एक आवश्यकता है जो इसकी सामग्री को एक मानक या कानूनी चरित्र प्रदान करता है।

प्रबंधन दस्तावेजों में अनुमोदन मोहर की आवश्यकता होती है।

अधिनियम, असाइनमेंट, निर्देश, मानक, सूचियाँ, रिपोर्ट, योजनाएँ, कार्यक्रम, विनियम, अनुमान, टैरिफ दरें, एकीकृत दस्तावेज़ों के रूप, स्टाफिंग शेड्यूल, नौकरी विवरण, कार्य या सेवाओं के लिए कीमतें।

दस्तावेज़ स्वीकृत है:

एक अधिकारी (प्रबंधक);

प्रासंगिक प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी करना;

एक कॉलेजियम निकाय.

किसी दस्तावेज़ को मंजूरी देते समय, स्टांप में स्वीकृत शब्द, दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन की तारीख शामिल होती है:

मैंने अनुमोदित कर दिया

सीईओ

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट"

हस्ताक्षर ए. पी. इग्नाटिव

29.12.2005

यदि किसी दस्तावेज़ को किसी प्रशासनिक दस्तावेज़ या कॉलेजियम निकाय द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट में दस्तावेज़ का नाम, संख्या और तारीख शामिल होनी चाहिए जिसमें अनुमोदन पर निर्णय दर्ज किया गया है।

अनुमत

आदेश से

महानिदेशक

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट"

दिनांक 29 दिसम्बर 2005 क्रमांक 178

यदि किसी दस्तावेज़ पर कई अनुमोदन चिह्न हैं, तो वे समान स्तर पर समानांतर (बाएँ और दाएँ) स्थित होते हैं।

याद करना!

अनुमोदन टिकट में उद्धरण चिह्नों के बिना स्वीकृत शब्द शामिल होना चाहिए।

किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित करते समय, अनुमोदन दस्तावेज़ का नाम वाद्य मामले में दिया जाता है।

जब किसी दस्तावेज़ को कई व्यक्तियों द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो उनके हस्ताक्षर एक ही स्तर पर सूचीबद्ध होते हैं।

सहारा 17. संकल्प

संकल्प- यह एक दस्तावेज़ पर एक शिलालेख है जो एक अधिकारी द्वारा चिपकाया गया है और इसमें उसके द्वारा लिया गया निर्णय शामिल है।

दस्तावेज़ के निष्पादन के निर्देशों में शामिल होना चाहिए: निष्पादक का उपनाम और आद्याक्षर, आदेश की सामग्री और निष्पादन की समय सीमा।

रिज़ॉल्यूशन को दस्तावेज़ के हेडर भाग में किसी भी टेक्स्ट-मुक्त स्थान पर हाथ से लिखा जाता है। जिस दस्तावेज़ से संकल्प संबंधित है, उसकी पंजीकरण संख्या और तारीख को दर्शाते हुए कागज की अलग-अलग शीटों पर एक संकल्प तैयार करने की अनुमति है।

है। बोटकिन

12/26/2005 के लिए एक मसौदा अनुबंध तैयार करें

हस्ताक्षर 12/12/2005

यदि दस्तावेज़ में कई निष्पादकों को दर्शाया गया है, तो पहले को जिम्मेदार नियुक्त किया जाता है, लेकिन कोई अतिरिक्त नोट नहीं बनाया जाता है।

सहारा 18. पाठ का शीर्षक

पाठ का शीर्षक- यह दस्तावेज़ का सारांश है.

शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के साथ व्याकरणिक रूप से सुसंगत है:

नियुक्ति आदेश, शेयरधारकों की बैठक के कार्यवृत्त, नौकरी का विवरणइंजीनियर-प्रौद्योगिकीविद्, बाहरी संपर्क विभाग पर नियम, आंतरिक श्रम नियम, किसी कर्मचारी को छुट्टी देने के आदेश।

याद करना!

शीर्षक दस्तावेज़ पाठ के ऊपर बाईं ओर स्थित है।

A5 दस्तावेज़ों पर पाठ का शीर्षक इंगित नहीं किया गया है।

शीर्षक प्रपत्र विवरण के अंतर्गत उद्धरण चिह्नों के बिना मुद्रित किया गया है और रेखांकित नहीं किया गया है।

शीर्षक के अंत में कोई अवधि नहीं है.

वॉल्यूम 5 पंक्तियों से अधिक नहीं होना चाहिए, प्रत्येक में 28-30 से अधिक अक्षर नहीं होने चाहिए।

अपेक्षित 19. नियंत्रण के लिए दस्तावेज़ प्रस्तुत करने पर निशान लगाएं

नियंत्रण चिह्न का अर्थ है कि दस्तावेज़ को उसके निष्पादन के दौरान नियंत्रण में रखा गया है ताकि समाधान या मानक निष्पादन समय सीमा में निर्दिष्ट स्थापित समय सीमा सुनिश्चित की जा सके।

दस्तावेज़ निष्पादन की समय सीमा दो प्रकार की होती है:

1) दस्तावेज़ निष्पादन के लिए सामान्य समय सीमा- दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा, मानक दस्तावेजों के समूह के लिए (उदाहरण के लिए, नागरिकों के अनुरोधों के लिए) मानक अनुरोधों के निष्पादन की समय सीमा, आदि;

2) व्यक्तिगत दस्तावेज़ निष्पादन की समय सीमा- प्राप्त दस्तावेज़, निर्देश या संकल्प में निर्दिष्ट द्वारा स्थापित दस्तावेज़ के निष्पादन की समय सीमा। निष्पादन की आवश्यकता वाले सभी दस्तावेज़ नियंत्रण के अधीन हैं।

GOST के अनुसार, निष्पादन पर नियंत्रण पर एक चिह्न सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों पर चिपका दिया जाता है और इसे "K", शब्द या स्टांप "नियंत्रण" द्वारा दर्शाया जाता है। स्पष्टता के लिए, इस संपत्ति को रंग में हाइलाइट किया जा सकता है।

सहारा 20. दस्तावेज़ का पाठ

दस्तावेज़ पाठ- यह एक दस्तावेज़ का मुख्य विवरण है जिसमें वस्तुनिष्ठ और विश्वसनीय जानकारी होती है, जिसे संक्षेप में, सटीक, स्पष्ट और कानूनी रूप से त्रुटिहीन रूप से प्रस्तुत किया जाता है।

रूसी संघ के कानून और राज्य भाषाओं पर रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार, दस्तावेज़ का पाठ रूसी या राष्ट्रीय भाषा में तैयार किया गया है।

दस्तावेज़ को प्रश्नावली, तालिका या पाठ के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

बड़े ग्रंथों को पैराग्राफ, पैराग्राफ, उपपैराग्राफ, अनुभागों में विभाजित किया गया है, जिन्हें अरबी अंकों में क्रमांकित किया गया है:

1.1.उपधारा

1.1.1.खंड

1.1.1.1.उपखंड

संबंधित पाठ बड़े आकार, एक नियम के रूप में, इसमें दो भाग होते हैं। पहला भाग दस्तावेज़ तैयार करने का कारण, आधार और उद्देश्य बताता है।

दूसरा भाग निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, सुझाव और सिफारिशें निर्धारित करता है।

आदेश की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के दस्तावेजों (आदेश, निर्देश, आदि) के साथ-साथ संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति एकवचन ("मैं आदेश देता हूं", "मैं" में प्रस्तुत किया जाता है। प्रस्ताव”, “मैं पूछता हूँ”)।

कॉलेजियम निकायों के दस्तावेजों में, पाठ को तीसरे व्यक्ति एकवचन ("संकल्प", "निर्णय") में प्रस्तुत किया जाता है।

संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश देते हैं", "निर्णय लिया") में प्रस्तुत किया जाता है।

प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बोला", "निर्णय लिया", "निर्णय") में प्रस्तुत किया गया है।

संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही विवरण, तथ्यों या निष्कर्षों का मूल्यांकन (अधिनियम, प्रमाण पत्र), तीसरे व्यक्ति एकवचन में पाठ की प्रस्तुति का रूप या बहुवचन का प्रयोग किया जाता है ("विभाग कार्य करता है", "एसोसिएशन शामिल है")।

प्रश्नावली के रूप में पाठ में कई संकेतकों के अनुसार एक वस्तु के बारे में निरंतर जानकारी होती है। प्रोफ़ाइल टेक्स्ट का उपयोग अक्सर कार्मिक और विपणन दस्तावेज़ों में किया जाता है।

तालिका के रूप में पाठ में कई विशेषताओं के आधार पर कई वस्तुओं के बारे में जानकारी होती है। तालिकाओं का व्यापक रूप से रिपोर्टिंग, योजना, वित्तीय और अन्य दस्तावेजों में उपयोग किया जाता है।

यदि तालिका को कई पृष्ठों पर रखा गया है, तो स्तंभों को क्रमांकित किया जाता है, और केवल स्तंभ संख्याएँ निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित की जाती हैं। यदि दस्तावेज़ में कई तालिकाएँ हैं, तो "तालिका" शब्द दाईं ओर तालिका के ऊपर लिखा गया है और इसकी क्रम संख्या बिना किसी चिह्न के इंगित की गई है

कनेक्टेड टेक्स्ट को मनमाने ढंग से या निरंतर जानकारी वाले स्टेंसिल और परिवर्तनीय जानकारी दर्ज करने के लिए रिक्त स्थान के आधार पर बनाया जा सकता है:

स्टैंसिल टेक्स्ट के उपयोग से टेक्स्ट संपादन और पुनर्मुद्रण के चरणों को समाप्त करते हुए दस्तावेज़ तैयार करने की गति में काफी वृद्धि हो सकती है। कंप्यूटर पर दस्तावेज़ बनाते समय स्टेंसिल का उपयोग विशेष रूप से प्रभावी होता है।

याद करना!

दस्तावेज़ के पाठ रूसी में लिखे गए हैं जब उन्हें भेजा जाता है:

1) संघीय सरकारी निकाय;

2) रूसी संघ के घटक संस्थाओं के राज्य अधिकारियों को;

3) संगठनों और उद्यमों में जो इस इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं;

4) रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित संगठनों और उद्यमों में।

अपेक्षित 21. आवेदनों की उपस्थिति पर निशान लगाएं

प्रशासनिक दस्तावेजों में, आवेदनों की उपलब्धता के बारे में जानकारी पाठ में इंगित की गई है।

पत्रों, प्रमाणपत्रों, योजनाओं, रिपोर्टों आदि के अनुलग्नकों की उपलब्धता की जानकारी निम्नलिखित क्रम में तैयार की जाती है।

यदि पाठ में आवेदन का पूरा नाम है, तो आवेदन की उपस्थिति संक्षिप्त रूप में इंगित की जाती है।

आवेदन: 3 एल के लिए. 3 प्रतियों में.

यदि किसी दस्तावेज़ में एक परिशिष्ट है जो पाठ में इंगित नहीं किया गया है, तो इसमें शामिल दस्तावेज़ों का पूरा नाम उसकी उपस्थिति के बारे में नोट में इंगित किया जाना चाहिए।

परिशिष्ट 1। मानक निर्देशकार्यालय कार्य के लिए - 2 लीटर। 2 प्रतियों में.

2. भंडारण अवधि दर्शाने वाले दस्तावेजों की सूची - 4 शीट। 2 प्रतियों में.

यदि कोई दस्तावेज़ जिसमें पहले से ही एक अनुलग्नक है, पत्र के साथ संलग्न है, तो अनुलग्नकों की उपस्थिति का संकेत देने वाला एक नोट निम्नानुसार तैयार किया जाता है।

परिशिष्ट: पट्टा समझौता दिनांक 04/03/2003 संख्या 07/23 और उसके अनुलग्नक, कुल 12 पृष्ठ।

बाध्य आवेदनों पर शीटों की संख्या अंकित नहीं है।

यदि कोई दस्तावेज़ कई पतों पर भेजा जाता है, लेकिन उसके साथ संलग्नक सभी पतों पर नहीं भेजा जाता है, तो यह अनुलग्नक की उपस्थिति में परिलक्षित होता है।

आवेदन: 3 एल के लिए. 2 प्रतियों में. केवल पहले पते पर

स्वयं आवेदनों पर, ऊपरी दाएं कोने में एक निशान होता है जहां शब्द "परिशिष्ट" लिखा होता है, अरबी अंकों में आवेदन संख्या (यदि कई हैं), नाम, तिथि और मुख्य दस्तावेज़ की संख्या होती है।

परिशिष्ट 1

दिनांक 26 दिसंबर 2005 क्रमांक 76

इसे "परिशिष्ट संख्या" अभिव्यक्ति मुद्रित करने की अनुमति है। बड़े अक्षर में, उदाहरण के लिए, इस अभिव्यक्ति, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और सबसे लंबी लाइन के सापेक्ष पंजीकरण संख्या को भी केंद्र में रखें:

परिशिष्ट 1

जेएससी अटलांट के निदेशक के आदेश पर

दिनांक 26 दिसंबर 2005 क्रमांक 76

सहारा 22. हस्ताक्षर

हस्ताक्षर- यह किसी भी दस्तावेज़, आधिकारिक और व्यक्तिगत दोनों के लिए एक अनिवार्य आवश्यकता है। "हस्ताक्षर" आवश्यकताओं में शामिल हैं:

1) दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम (संगठन के नाम के साथ, यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर तैयार नहीं किया गया है, और संगठन के नाम के बिना, यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर तैयार किया गया है);

2) व्यक्तिगत हस्ताक्षर;

3) हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक और उपनाम)।

ZAO बिजनेसकंसल्ट सिग्नेचर के जनरल डायरेक्टर ए.पी. इग्नाटिव

कई अधिकारियों द्वारा किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर उनकी स्थिति के अनुसार एक के नीचे एक रखे जाते हैं:

ZAO बिजनेसकंसल्ट सिग्नेचर के जनरल डायरेक्टर ए. पी. इग्नाटिव

ZAO बिजनेसकंसल्ट सिग्नेचर के मुख्य लेखाकार I.P. कार्पोवा

उदाहरण के लिए, यदि किसी दस्तावेज़ पर समान पद वाले कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर स्थित होते हैं।

उद्यम के मामलों में शेष दस्तावेजों की सभी प्रतियां शामिल होनी चाहिए प्रामाणिकअधिकारियों के हस्ताक्षर और वीज़ा अनुमोदन। एकमात्र अपवाद आउटगोइंग पत्रों की प्रतियां हैं, जिसमें हस्ताक्षर के बजाय, प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण को इंगित करने वाला एक चिह्न लगाया जाता है।

यदि मसौदा दस्तावेज़ पर जिस अधिकारी के हस्ताक्षर की आवश्यकता थी, वह अनुपस्थित है, तो दस्तावेज़ पर उसके डिप्टी या उसके कर्तव्यों का पालन करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। इस मामले में, दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की वास्तविक स्थिति और उपनाम को इंगित करना आवश्यक है। सुधार "डिप्टी" या "आई.ओ." हाथ से या टाइप करके दर्ज किया गया, पद के शीर्षक से पहले स्लैश या "के लिए" पूर्वसर्ग लगाने की अनुमति नहीं है।

एक कॉलेजियम निकाय के दस्तावेज़ (जेएससी प्रतिभागियों, निदेशक मंडल, आदि की सामान्य बैठक) पर इस निकाय के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ संकलित करने वाले व्यक्तियों की वास्तविक स्थिति को नहीं दर्शाते हैं, बल्कि आयोग (अध्यक्ष, आयोग के सदस्य) के भीतर जिम्मेदारियों के वितरण को दर्शाते हैं।

"हस्ताक्षर" विशेषता को "पाठ" विशेषता के अंतर्गत रखा गया है और इसे निम्नानुसार मुद्रित किया गया है: स्थिति - बाएं फ़ील्ड की सीमा से; हस्ताक्षर डिकोडिंग - बाएं मार्जिन बॉर्डर से 48 मुद्रित अक्षरों के बाद

सहारा 23. अनुमोदन मोहर

समन्वय- यह दस्तावेज़ के पाठ में निहित मुद्दों पर प्रारंभिक विचार है, जो सही करने के लिए आवश्यक है प्रबंधन निर्णय. समन्वय संगठन के भीतर के अधिकारियों (आंतरिक समन्वय) और अन्य संगठनों के अधिकारियों (बाहरी समन्वय) दोनों के साथ किया जा सकता है। बाहरी अनुमोदन में दस्तावेज़ का समझौता भी शामिल है सार्वजनिक संघ(श्रमिक समूहों की परिषदें, ट्रेड यूनियन निकाय, आदि)।

आंतरिक अनुमोदन के लिए, दस्तावेज़ों का समर्थन किया जाता है; बाहरी अनुमोदन के लिए, एक अनुमोदन टिकट का उपयोग किया जाता है।

अनुमोदन टिकट में उद्धरण चिह्नों के बिना "सहमत" शब्द, उस व्यक्ति की स्थिति का नाम जिसके साथ दस्तावेज़ को मंजूरी दी जा रही है (संगठन के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और तारीख शामिल है।

मान गया

जनसंपर्क विभाग के प्रमुख

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट"

हस्ताक्षर एस.बी. में निशान लगाये

29.12.2005

कॉलेजियम निकाय के साथ किसी दस्तावेज़ पर सहमति होने पर, अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ का नाम (नाममात्र मामले में), उसकी तिथि और संख्या इंगित करता है

मान गया

शेयरधारकों की बैठक का कार्यवृत्त

26.12.2005 № 6

यदि किसी दस्तावेज़ का अनुमोदन किसी अन्य दस्तावेज़ को जारी करके किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट दस्तावेज़ के प्रकार, उसके लेखक (संगठन का नाम), दस्तावेज़ की तिथि और सूचकांक को इंगित करता है:

मान गया

रूसी विज्ञान अकादमी के प्रेसिडियम का पत्र

दिनांक 26/12/05 क्रमांक 08-124

याद करना!

"अनुमोदन चिह्न" विशेषता "हस्ताक्षर" विशेषता के नीचे स्थित है, और यदि कई अनुमोदन चिह्न हैं, तो उन्हें आमतौर पर एक अलग अनुमोदन पत्रक पर रखा जाता है।

अपेक्षित 24. वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन

वीज़ा दस्तावेज़ अनुमोदन- संगठन के अधिकारी - दस्तावेज़ के लेखक की सामग्री के साथ सहमति या असहमति दर्शाने वाले दस्तावेज़ का विवरण।

दस्तावेज़ -निष्पादक, इच्छुक अधिकारियों, कानूनी, वित्तीय और आर्थिक सेवाओं के जिम्मेदार व्यक्तियों, इस मुद्दे के प्रभारी संगठन के उप प्रमुख, कार्यालय प्रबंधन सेवा के प्रमुख द्वारा दस्तावेज़ की प्रकृति और सामग्री के आधार पर इसका समर्थन किया जाता है।

वीज़ा में टोपी पहनने वाले के हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलिपि (प्रारंभिक, उपनाम) और तारीख शामिल है; यदि आवश्यक हो, तो वीज़ा धारक की स्थिति:

हस्ताक्षर ए.एस. एंटोनेंको

29.12.2005

यदि दस्तावेज़ पर टिप्पणियाँ हैं, तो उनकी उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाया जाता है:

टिप्पणियाँ संलग्न हैं

क्रास्नाया ज़रिया संयंत्र के निदेशक

हस्ताक्षर ए.एस. एंटोनेंको

29.12.2005

वीज़ा मूल प्रशासनिक दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे, भेजे जा रहे दस्तावेज़ (पत्र) की एक प्रति पर चिपकाया जाता है।

यदि अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान मसौदा दस्तावेज़ में महत्वपूर्ण परिवर्तन किए जाते हैं, तो यह पुन: समर्थन के अधीन है। यदि मसौदा दस्तावेज़ को अंतिम रूप देते समय ऐसे स्पष्टीकरण दिए जाते हैं जो इसके सार को नहीं बदलते हैं तो पुन: समर्थन की आवश्यकता नहीं है।

सहारा 25. संगठन की मुहर छाप

रूसी संघ के राज्य प्रतीक, रूसी संघ के एक विषय के हथियारों का कोट, एक शहर, रूसी संघ के क्षेत्र के हथियारों का कोट, साथ ही संगठनों की मुहर (संगठनों के नाम के साथ) को दर्शाने वाली मुहर छापें ) जिनके पास राज्य के प्रतीकों (बाद में मुहर के रूप में संदर्भित) को चित्रित करने का अधिकार नहीं है, उन्हें उन दस्तावेजों पर रखा जाता है जिनके लिए संगठन के लागू कानूनों या विनियमों के अनुसार हस्ताक्षर के प्रमाणीकरण की आवश्यकता होती है। दस्तावेजों की एक अनुमानित सूची जिस पर मुहर लगाई जाती है: अधिनियम, अनुबंध, वकील की शक्तियां, गारंटी पत्र, आदेश, अनुमान, प्रमाण पत्र, चार्टर और संगठनों पर नियम, स्टाफिंग कार्यक्रम, मानदंड, आदि)।

मुहरें आधिकारिक या साधारण हो सकती हैं।

आधिकारिक सीलगोल, केंद्र में हथियारों के कोट की एक छवि है, और संस्था का पूरा नाम परिधि के चारों ओर दर्शाया गया है।

साधारण टिकटआकार हो सकते हैं: गोल, चौकोर, त्रिकोणीय और आयताकार। ऐसी मुहरों पर हथियारों के कोट की कोई छवि नहीं होती है, बल्कि केवल संस्था या उसकी संरचनात्मक इकाई का नाम होता है।

याद करना!

मुहर की छाप इस प्रकार लगाई जानी चाहिए कि लगाई जाने वाली मुहर की छाप और व्यक्तिगत हस्ताक्षर स्पष्ट रूप से पढ़ने योग्य हों।

लेटरहेड पर लिखे गए पत्रों को स्टांप की आवश्यकता नहीं होती है।

उन दस्तावेज़ों की सूची जिन पर आधिकारिक मुहर लगी हुई है:

1) नागरिक समझौते या अनुबंध (आपूर्ति, अनुबंध, संयुक्त गतिविधियों, परिसर के किराये, कार्य, आदि पर);

2) रोजगार संपर्क, दायित्व पर अनुबंध;

3) अटॉर्नी की शक्तियां (इन्वेंट्री प्राप्त करने, मध्यस्थता में व्यवसाय संचालित करने आदि के लिए);

4) वस्तुओं, उपकरणों, किए गए कार्य, बट्टे खाते में डालना, परीक्षा, आदि की स्वीकृति के कार्य;

5) गारंटी पत्र और वाणिज्यिक पत्र (कार्य, सेवाओं आदि के लिए);

6) कानूनी तथ्य की पुष्टि करने वाले प्रमाण पत्र;

7) आधिकारिक और व्यक्तिगत दस्तावेज़ (शैक्षिक डिप्लोमा, कार्य रिकॉर्ड, विवाह प्रमाणपत्र, आदि);

8) लेखांकन दस्तावेज़ (कार्य आदेश, आदि);

9) साख पत्र के लिए आवेदन, स्वीकृति से इनकार, आदि;

10) बजटीय, बैंकिंग, पेंशन, भुगतान आदेश (मुद्रा प्राप्त करने और स्थानांतरित करने, आयात आदि के लिए समेकित आदेश);

11) बैंकों को सौंपे गए चेक, बजट आदेशों के रजिस्टर

12) बीमा राशि, कटौती और देय वेतन आदि के भुगतान का प्रमाण पत्र;

13) लागत अनुमान (पूंजी निर्माण के लिए नए उत्पादों के उत्पादन, अनुबंध की लागत आदि के लिए);

14) उपकरण आदि के लिए आवेदन;

15) यात्रा प्रमाणपत्र;

16) वित्तीय और व्यावसायिक लेनदेन करने का अधिकार रखने वाले कर्मचारियों की मुहर छापों और हस्ताक्षरों के नमूने;

17) विशिष्टताएँ (उत्पाद, उत्पाद, आदि);

18) स्टाफिंग कार्यक्रम और उनमें परिवर्तन।

अपेक्षित 26.दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर टिप्पणी

प्रतिलिपि को कानूनी बल देने के लिए यह विवरण शामिल किया गया है। दस्तावेज़ की एक प्रति के प्रमाणीकरण पर चिह्न में "सत्य" शब्द, प्रतिलिपि को प्रमाणित करने वाले कर्मचारी की स्थिति का नाम, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और प्रमाणीकरण की तारीख शामिल है।

सही

जनसंपर्क विभाग के प्रमुख

जेएससी "बिजनेसकंसल्ट" सिग्नेचर एस.बी. में निशान लगाये

29.12.2005

याद करना!

यदि दस्तावेज़ की एक प्रति किसी अन्य संस्थान को भेजी जाती है या सौंपी जाती है, तो प्रमाणीकरण चिह्न को मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

फैक्स द्वारा भेजे गए दस्तावेज़ में कानूनी बल नहीं होता है, इसलिए प्रमाणित प्रतियां मेल द्वारा भेजी जाती हैं।

प्रस्ताव 27.दस्तावेज़ के निष्पादक के बारे में नोट

विवरण किसी भी मुद्दे को स्पष्ट करने और स्पष्ट करने के लिए दस्तावेज़ को संकलित करने वाले व्यक्ति के साथ त्वरित संचार प्रदान करता है।

निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक का उपनाम (या उपनाम, प्रथम नाम, संरक्षक) और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है।

विवरण दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने या पीछे निचले बाएँ कोने में स्थित हैं।

हां। कोंद्रतिएवा

248 75 39

यूलिया पावलोवना कोंद्रतीवा 248 75 39

यदि दस्तावेज़ को पुन: प्रस्तुत किया जाना है, तो निष्पादक के बारे में एक चिह्न सामने की ओर लगाया जाता है।

अपेक्षित 28. दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे फ़ाइल में भेजने पर निशान लगाएं

विवरण केवल निष्पादित दस्तावेज़ों पर इंगित किए जाते हैं, जिन्हें बाद में भंडारण और संदर्भ उद्देश्यों के लिए उपयोग के लिए फ़ाइल में दर्ज किया जाता है।

विवरण दस्तावेज़ के पहले पृष्ठ पर निचले हाशिये में भरे गए हैं।

याद करना!

प्रॉप्स में शामिल हैं:

शब्द "कार्रवाई में";

केस नंबर जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाएगा (वर्ष का संकेत हो सकता है);

दस्तावेज़ के निष्पादक के हस्ताक्षर;

अंकन की तिथि.

निष्पादन चिह्न या तो कलाकार द्वारा स्वयं या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा चिपकाया और दिनांकित किया जाता है।

2005 के मामले 13-45 में

हस्ताक्षर 01/24/2005

पत्र भेजा गया

23.12.2005 № 01–11/201

फ़ाइल 7-1 में हस्ताक्षर 12/24/2005

ओ.ए. एंटोनोवा को 12/23/2005 को फ़ोन द्वारा रिपोर्ट किया गया

केस 02-7 में

हस्ताक्षर 12/24/2005

अपेक्षित 29. संगठन द्वारा दस्तावेज़ प्राप्त होने पर निशान लगाएं

संगठन द्वारा किसी दस्तावेज़ की प्राप्ति का संकेत देने वाला एक चिह्न आने वाले दस्तावेज़ों पर हाथ से या एक विशेष पंजीकरण टिकट का उपयोग करके लगाया जाता है।

विवरण में क्रम संख्या, दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख और, यदि आवश्यक हो, घंटे और मिनट शामिल हैं।

यह चिह्न दस्तावेज़ की पहली शीट के सामने की ओर निचले दाएं कोने में स्थित है।

विवरण 30. दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति का पहचानकर्ता

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रति की आईडीएक चिह्न है जो दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा जाता है और इसमें कंप्यूटर मीडिया पर फ़ाइल का नाम, ऑपरेटर कोड, तिथि, निर्माण का स्थान और संगठन में स्वीकृत अन्य खोज डेटा शामिल होता है।

इंगित करना उचित है पूरा रास्तादायर करना:

प्रेषक: \कर्मियों पर आदेश\ इस्माइलोव

GOST R6.30-2003 में उन प्रपत्रों के लिए आवश्यकताएँ शामिल हैं जिन पर उद्यम दस्तावेज़ तैयार किए जाते हैं। GOST आवश्यकताओं के अनुसार, A4 (210x297 मिमी) या A5 (148x210) प्रारूप प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है।

तालिका 1. उपभोक्ता कागज प्रारूपों की आयामी विशेषताएं (मिमी)

प्रपत्रों के निर्माण के लिए उपयोग किया जाने वाला कागज सफेद होना चाहिए या, असाधारण मामलों में, हल्के क्रीम या पीले रंग में रंगा होना चाहिए। स्थायी भंडारण दस्तावेजों के लिए फॉर्म प्रीमियम ग्रेड पेपर पर तैयार किए जाने चाहिए।

दस्तावेज़ प्रपत्रों पर, बायाँ मार्जिन कम से कम 20 मिमी होना चाहिए, दायाँ मार्जिन कम से कम 10 मिमी होना चाहिए, शीर्ष मार्जिन (विवरण 01,02,03,16,19 के लिए फ़ील्ड सहित) कम से कम 20 मिमी होना चाहिए। और निचला मार्जिन कम से कम 20 मिमी होना चाहिए।

दस्तावेज़ प्रपत्र मुख्य रूप से मुद्रण द्वारा तैयार किए जाने चाहिए। अस्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों के लिए, ऑनलाइन प्रिंटिंग (फोटोकॉपी) का उपयोग करके प्राप्त फॉर्म का उपयोग करने की अनुमति है, साथ ही व्यक्तिगत कंप्यूटर पर एक विशिष्ट दस्तावेज़ बनाते समय फॉर्म के सभी आवश्यक विवरणों को सीधे पुन: पेश करने की अनुमति है।

जिन प्रपत्रों में रूसी संघ का राज्य प्रतीक या फेडरेशन के किसी विषय के हथियारों का कोट आवश्यक होता है, वे विशेष रूप से टाइपोग्राफ़िकल तरीकों से तैयार किए जाते हैं और सख्त रिपोर्टिंग का विषय होते हैं। संगठनों के लेटरहेड तैयार करते समय और संगठन के पंजीकृत लोगो को चित्रित करते समय भी इसी नियम का पालन किया जाना चाहिए।

GOST किसी संगठन, उसकी संरचनात्मक इकाई और आधिकारिक के लिए संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के निम्नलिखित प्रकार स्थापित करता है:

1) किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ (पत्रों को छोड़कर) तैयार करने के लिए एक सामान्य प्रपत्र;

2) पत्र प्रपत्र;

3) एक विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ के लिए एक प्रपत्र (एक पत्र को छोड़कर)।

सभी प्रकार के फॉर्म दस्तावेजों की कोणीय और अनुदैर्ध्य दोनों व्यवस्था के आधार पर तैयार किए जा सकते हैं। जब विवरणों को अनुदैर्ध्य रूप से व्यवस्थित किया जाता है, तो उनकी सीमाएं प्रपत्र के सही क्षेत्र की सीमा तक विस्तारित हो जाती हैं।

ऐसे मामलों में जहां राष्ट्रीय और रूसी भाषाओं में मुद्रित विवरण कोने के संस्करण के लिए आवंटित क्षेत्र के भीतर रखे गए हैं, एक कोने में स्थित विवरण के साथ फॉर्म तैयार करने की सलाह दी जाती है। इसके अलावा, प्रत्येक विवरण ऊपर राष्ट्रीय भाषा में और नीचे रूसी में दर्शाया गया है।

1.2. व्यवसाय दस्तावेज़ीकरण की शैली

भाषा- लोगों के बीच मौखिक बातचीत के साधनों का एक सेट। साहित्यिक भाषा- एक प्रकार का भाषण जो ऐतिहासिक रूप से रूसी लेखन और साहित्य के आधार पर विकसित हुआ। यह साहित्य और कला, विज्ञान, सरकारी एजेंसियों, स्कूलों, प्रिंट, रेडियो और टेलीविजन की भाषा है। किसी राष्ट्र या राज्य के पैमाने पर संचार के साधन के रूप में, साहित्यिक भाषा एक ओर बोलियों (स्थानीय, क्षेत्रीय रूप से सीमित बोलियों की ख़ासियतें) का विरोध करती है, दूसरी ओर, शब्दजाल (संकीर्ण सामाजिक भाषण की ख़ासियतें) का विरोध करती है। स्तर और समूह)।

औपचारिक व्यवसाय शैली- ये आधिकारिक, मुख्य रूप से संगठनात्मक और प्रशासनिक (अधिनियम, रिपोर्ट, आधिकारिक पत्र, संकल्प, आदेश, आदि), साथ ही राजनयिक दस्तावेजों की भाषा की विशेषताएं हैं।

आधिकारिक व्यावसायिक शैली की विशेषता केवल उन अर्थों में शब्दों का उपयोग है जो सामान्य साहित्यिक उपयोग के मानक के रूप में पहचाने जाते हैं, साथ ही विशेष रूप से पारंपरिक अर्थों में भी। व्यावसायिक दस्तावेज़, जो उनकी शैलीगत एकरूपता का उल्लंघन नहीं करते हैं और व्यावसायिक भाषा के मानकीकरण की सामान्य प्रवृत्ति के अनुरूप हैं।

शब्दावली का चयन शामिल है चौकस रवैयाशब्दों के शाब्दिक अर्थ के लिए. व्यक्तिगत शब्दों के शाब्दिक अर्थ की अज्ञानता से त्रुटियाँ होती हैं जैसे: "पशुधन खेती के लिए जूटेक्निकल और पशु चिकित्सा सेवाओं में सुधार करना आवश्यक है" (आप पशुधन की सेवा में सुधार कर सकते हैं, लेकिन पशुधन खेती में नहीं), "उत्पादन की लागत कम करें" (आप वस्तुओं, उत्पादों की कीमत कम कर सकते हैं, लेकिन लागत नहीं; संभव संस्करण: "लागत कम करें")।

सरकारी दस्तावेज़ों की भाषा में कुछ विशिष्टताएँ होती हैं।

1. दस्तावेजों के आवश्यक गुण हैं सूचना की पूर्णता और समयबद्धता, सटीकता, शब्दों की संक्षिप्तता।दस्तावेज़ संकलनकर्ता का मुख्य कार्य उस जानकारी को स्पष्ट रूप से प्रतिबिंबित करना है जो कानूनी बल प्राप्त करती है।

प्रस्तुति का तटस्थ स्वर व्यावसायिक शिष्टाचार का आदर्श है। व्यक्तिगत, व्यक्तिपरक तत्व को न्यूनतम रखा जाना चाहिए। इसलिए बाहर व्यापार भाषणउदाहरण के लिए, ऐसे रूप हैं जिनमें भावनात्मक रूप से अभिव्यंजक रंग होता है (प्रत्यय के साथ संज्ञा और विशेषण व्यक्तिपरक मूल्यांकन, प्रक्षेप)। व्यावसायिक भाषण में बोलचाल, बोलचाल, बोली आदि शब्दों और वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयों का उपयोग अस्वीकार्य है।

2. व्यावसायिक ग्रंथों में उपयोग की जाने वाली भाषा इकाइयों के प्रकार पर सीमाएं और दस्तावेजों के रूप का सामान्य विनियमन दूसरे को निर्धारित करता है सबसे महत्वपूर्ण विशेषताव्यावसायिक भाषण, दस्तावेज़ पाठ के कुछ अनुभागों में व्यक्तिगत भाषा रूपों की उच्च आवृत्ति। एक सरल उदाहरण के रूप में, हम दस्तावेज़ डिज़ाइन के तत्वों में, प्रश्नावली या तालिकाओं के सिद्धांत पर निर्मित ग्रंथों में नाममात्र केस रूपों की पूर्ण प्रबलता को इंगित कर सकते हैं।

शब्द भाषा की प्रमुख इकाई है। शब्द वस्तुओं, संकेतों, क्रियाओं को दर्शाते हैं। वाक्य शब्दों से बनते हैं - विचार व्यक्त करने का मुख्य साधन।

सर्वनाम वाणी में बड़ी भूमिका निभाते हैं। सर्वनाम एक विशेष भूमिका निभाते हैं। उनका कोई शाब्दिक अर्थ नहीं है, लेकिन भाषण में वे एक बहुत ही विशिष्ट अर्थ प्राप्त करते हैं, क्योंकि वे पूर्ण-अर्थ वाले शब्दों को प्रतिस्थापित करते हैं या उन्हें इंगित करते हैं। कण, पूर्वसर्ग, संयोजन सेवा कार्य करते हैं - वे शब्दों के जटिल रूपों के निर्माण में भाग लेते हैं, शब्दों या वाक्यों को अतिरिक्त अर्थपूर्ण रंग देते हैं, शब्दों या पाठ के कुछ हिस्सों के बीच संचार के साधन के रूप में कार्य करते हैं, आदि। अंतःक्षेप भाषण के संकेत हैं जो संकेत देते हैं किसी विशेष या अन्य जीवन या भाषण स्थिति के बारे में वक्ता की भावनात्मक धारणा।

याद करना!

व्यावसायिक भाषण में विशेषणों के प्रयोग की अनुमति नहीं है।

किसी शब्द के अर्थ की अज्ञानता से जुड़ी वाक् त्रुटियाँ।

भाषण की शब्दार्थ सटीकता- मुख्य शर्तों में से एक जो व्यावसायिक पाठ के व्यावहारिक और अक्सर कानूनी मूल्य को सुनिश्चित करती है। गलत तरीके से चुना गया शब्द संदेश के अर्थ को विकृत कर देगा, इस या उस वाक्यांश की दो तरह से व्याख्या करने की संभावना पैदा करेगा और पाठ को एक अवांछनीय स्वर देगा, इसलिए व्यक्तिगत शब्दों और वाक्यांशों का सही ढंग से उपयोग करना महत्वपूर्ण है।

समानार्थक शब्द- ये समान मूल वाले समान-ध्वनि वाले शब्द हैं, अर्थ में भिन्न: गारंटी - गारंटी, स्थान - स्थान, श्वास - आह। समानार्थी शब्दों का मिश्रण साहित्यिक भाषण के मानदंडों का सबसे बड़ा उल्लंघन है।

समानार्थी शब्द- ये समान या बहुत समान अर्थ वाले शब्द हैं: भविष्य - आ रहा है, जल्दी करो - जल्दी करो, निर्माण करो - निर्माण करो। पर्यायवाची शब्दों के अर्थ के प्रति असावधानी और शाब्दिक संगतता के पारंपरिक मानदंडों की अनदेखी से अर्थ संबंधी त्रुटियां हो सकती हैं।

प्लोनास्म (ग्रीक से - अधिकता)- यह वाक्यांश बनाने वाले शब्दों के अर्थों का आंशिक संयोग है: एक यादगार स्मारिका (स्मारिका - एक उपहार), संयुक्त सहयोग (सहयोग - संयुक्त समस्या समाधान, संयुक्त कार्य)। किसी पाठ में फुफ्फुसावरण की उपस्थिति को आमतौर पर भाषण दोष माना जाता है, किसी विचार को सटीक और संक्षिप्त रूप से व्यक्त करने में असमर्थता।

साहित्यिक शुद्धता और भाषण की संस्कृति के मानदंडों का उल्लंघन भी टॉटोलॉजी है - शब्दार्थ दोहराव जो उन मामलों में उत्पन्न होता है जहां एक ही मूल के शब्द एक वाक्य में आसन्न होते हैं: घुड़सवार इकाइयों का उपयोग करने के लाभ ...; निम्नलिखित तथ्यों पर विचार किया जाना चाहिए...; यह परिघटना परिस्थितियों में पूर्ण रूप से प्रकट होती है। तात्विक दोहराव वाक्यांश को असंगत बना देता है। इसके अलावा, उन्हें समझना मुश्किल हो जाता है, क्योंकि वे अपनी ओर विशेष ध्यान आकर्षित करते हैं।

पदबंधों- ये ऐसे शब्द हैं जिनकी ध्वनि समान है, लेकिन अर्थ में भिन्न हैं: प्याज - "हथियार" और प्याज - "पौधा"; विवाह "विवाह" है और विवाह "दोष, दोष, कमी" है।

शब्दावली का प्रयोग मौखिक भाषण.

मौखिक भाषण की शब्दावली में शब्दों के विभिन्न समूह शामिल हैं, जो मात्रा और भाषा में उनके स्थान दोनों में असमान हैं। बोलचाल और बोलचाल के शब्द हैं।

को बोल-चाल काबातूनी, अहंकारी, कुशल, उपद्रवी, डराने वाला, मनोरंजन करने वाला, दयालु, मजबूत जैसे शब्द शामिल करें। उनका उपयोग आकस्मिक, अनौपचारिक संचार के क्षेत्र तक ही सीमित है। ये शब्द अक्सर बातचीत और मैत्रीपूर्ण पत्राचार में उपयोग किए जाते हैं, लेकिन आधिकारिक ग्रंथों में ये अनुपयुक्त हो जाते हैं।

को मातृभाषाइसमें बाबा, महिला, स्नॉट, ब्लिस, ब्लैथर, स्क्वैबल जैसे शब्दों को शामिल करने की प्रथा है। ऐसे शब्दों को अश्लील माना जाता है।

स्थानीय भाषा के निकट कठबोली शब्द हैं - कुछ संकीर्ण सामाजिक स्तरों में निहित शब्दावली: पैरा - "दो", प्रेरणा - "पालना" - छात्रों के शब्दजाल से; भालू - "अग्निरोधक कैबिनेट", चुभन - "चोरी" - अपराधियों के शब्दजाल से, आदि।

पेशेवर कठबोली के करीब - कठबोली शब्दावली: स्टीयरिंग व्हील - ड्राइवरों के लिए "स्टीयरिंग व्हील", और एथलीटों और प्रशंसकों के लिए "शून्य अंक"; बस्ट जूते - मछुआरों के बीच "बड़े पर्च"; झटका बनने के लिए - पायलटों के पास "विमान की खराब लैंडिंग" होती है। आम तौर पर ज्ञात होने के बाद, कठबोली और पेशेवर कठबोली शब्द बोलचाल की भाषा बन जाते हैं।

मौखिक भाषण की शब्दावली में एक विशेष स्थान पर कब्जा है द्वन्द्ववाद- स्थानीय लोक बोलियों में निहित शब्द: ज़ोर्की - "स्पष्ट, धूप, लेकिन ठंडी हवा वाला दिन"; नाल्यो - "झील के तल पर एक चट्टानी चोटी", साथ ही शब्दों के ऐसे रूप जैसे आते हैं (आने के बजाय), बायविलिचा (बीगो के बजाय), आदि।

यदि आधिकारिक ग्रंथों को छोड़कर, किसी भी स्थिति में बोलचाल के शब्दों का उपयोग संभव है, तो बोलचाल के शब्दों, शब्दजाल और द्वंद्ववाद का उपयोग केवल विशेष शैलीगत साधनों के रूप में स्वीकार्य है (उदाहरण के लिए, कलात्मक और पत्रकारिता कार्यों में, जब पुनरुत्पादन आवश्यक हो) पर्यावरण की भाषाई विशेषताएं, पात्रों की भाषण विशेषताएँ देने के लिए)।

अन्य स्थितियों में, आधुनिक साहित्यिक भाषा के मानदंडों के दृष्टिकोण से, मौखिक शब्दावली का उपयोग, गवारा नहीं.

तकनीकी और आर्थिक जानकारी और अन्य नियामक और तकनीकी दस्तावेजों के अखिल-संघ वर्गीकरणकर्ता मानकीकृत शब्दावली का उपयोग करते हैं।

विशेष शब्दावली भी शामिल है व्यावसायिकता. व्यावसायिकता मुख्यतः दो मामलों में उत्पन्न होती है:

1) जब विशेषता या गतिविधि के प्रकार की अपनी विकसित शब्दावली नहीं होती है (उदाहरण के लिए, शिकार, मछली पकड़ना, खेल, आदि);

2) शब्दों के बोलचाल, अनौपचारिक विकल्प के रूप में; उदाहरण के लिए, वास्तविक जीवन में आधिकारिक तौर पर स्वीकृत शब्दावली संयोजनों को अक्सर सरल बनाया जाता है: कार्डन डिवाइस - कार्डन, ट्रांसमिशन तंत्र - ट्रांसमिशन, आदि; उधार ली गई शर्तों के रूसी संस्करण अक्सर सामने आते हैं: नेत्र रोग विशेषज्ञ - नेत्र रोग विशेषज्ञ, प्रत्यारोपण - प्रत्यारोपण, आदि।

व्यावसायिकता आमतौर पर आम तौर पर समझी जाती है और किसी विशेष विशेषता के भीतर आम उपयोग में होती है। हालाँकि, आधिकारिक ग्रंथों में उनका उपयोग अवांछनीय.

शब्दावली में एक ओर, पुरानी शब्दावली और दूसरी ओर, नए शब्द (तथाकथित नवविज्ञान) शामिल हैं। नए शब्दों का उद्भव और भाषा द्वारा अप्रचलित शब्दों का लुप्त होना एक स्वाभाविक घटना है: नई अवधारणाओं के लिए उनके भाषाई अवतार की आवश्यकता होती है; इसके विपरीत, कई घटनाएं अतीत की बात बनती जा रही हैं, कुछ अवधारणाएं अपनी प्रासंगिकता, अपना सामाजिक महत्व खो रही हैं।

बुनियादी शर्त सही उपयोगनवविज्ञान और अप्रचलित शब्द - इस संदर्भ में उनके उपयोग का औचित्य। आधिकारिक व्यावसायिक ग्रंथों में, आप अपने विवेक से पुरातन नौकरशाही का उपयोग नहीं कर सकते हैं, मैं उपर्युक्त उल्लंघनकर्ता को उनके प्राप्त होने पर संलग्न करता हूं। कई नई व्यावसायिकताएँ भी उनमें अनुपयुक्त हैं, विशेषकर ऐसे मामलों में जहाँ विचार को सामान्य साहित्यिक उपयोग के शब्दों में या "वैध" शब्दों का उपयोग करके व्यक्त किया जा सकता है।

उधारवे ऐसे शब्द कहते हैं जो अन्य भाषाओं से रूसी भाषा में आए। सभी भाषाओं में निहित शब्दों का उधार लोगों के बीच व्यापार, वैज्ञानिक, तकनीकी और सांस्कृतिक संचार के कारण होता है। नई अवधारणाओं की महारत अक्सर उनके विदेशी नामों और पदनामों को आत्मसात करने के साथ होती है।

कुछ मामलों में उधार लिए गए शब्दों का सही प्रयोग कुछ कठिनाइयाँ प्रस्तुत करता है। इनमें मुख्य है भाषा की किसी विशेष शैली में, किसी विशेष संदर्भ में उधार लिए गए शब्दों का प्रयोग।

वाक्यांशविज्ञान- यह स्थिर, संरचना में समग्र और शब्दों और अभिव्यक्तियों के अर्थ संयोजनों का एक सेट है जैसे कि बादलों में एक का सिर, एच्लीस की एड़ी, विशिष्ट गुरुत्व, सिसिफ़ियन श्रम।

याद करना!

आधिकारिक दस्तावेज़ों में वाक्यांशविज्ञान का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। हालाँकि, किसी नेता का भाषण तैयार करते समय यह संभव है सही आवेदनवाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयाँ.

व्यावसायिक दस्तावेज़ तैयार करते समय और भाषण और रिपोर्ट तैयार करते समय गलतियों से बचने के लिए, सचिव को रूसी भाषा और व्यावहारिक शैली विज्ञान पर शब्दकोशों और संदर्भ पुस्तकों को नेविगेट करने में सक्षम होना चाहिए।

व्याख्यात्मक शब्दकोश.रूसी भाषा का व्याख्यात्मक शब्दकोश शब्दों की व्याख्या प्रदान करता है, अर्थात यह बताता है कि शब्द का उपयोग किस अर्थ में किया गया है, यह किन अर्थों को व्यक्त कर सकता है।

व्याख्यात्मक शब्दकोश शब्द की वर्तनी को भी इंगित करता है, व्याकरणिक रूपों के निर्माण की ख़ासियत को नोट करता है, इस शब्द के साथ वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयाँ प्रदान करता है, आदि। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि कई व्याख्यात्मक शब्दकोशों में शब्दों के शैलीगत रंग को नोट किया जाता है, यह इंगित किया जाता है शब्द का प्रयोग मुख्य रूप से कब और किस प्रकार किया जाता है अभिव्यंजक संभावनाएँके पास।

डी. एन. उषाकोव द्वारा संपादित "रूसी भाषा का व्याख्यात्मक शब्दकोश"।यह व्याख्यात्मक शब्दकोश प्रामाणिक है: यह आधुनिक साहित्यिक उपयोग को दर्शाता है। शब्दकोश की प्रामाणिक प्रकृति शब्दों के सख्त चयन में प्रकट होती है, और मुख्य रूप से शैलीगत चिह्नों की प्रणाली में यह दर्शाती है कि किसी विशेष शब्द का उपयोग कैसे और कब किया जा सकता है। उषाकोव द्वारा संपादित व्याख्यात्मक शब्दकोश आज भी अपना महत्व बरकरार रखता है। आपको बस यह याद रखने की आवश्यकता है कि शब्दकोश के प्रकाशन के बाद से कुछ शब्दों की वर्तनी और अर्थ बदल गए हैं; कई शब्दों की शैलीगत संबद्धता का भी अलग-अलग आकलन किया जाता है।

"रूसी भाषा के शब्दकोश" में एस.आई. ओज़ेगोवाशब्दों के मुख्य अर्थों पर बल दिया गया है। व्याख्याएँ बहुत संक्षेप में तैयार की गई हैं। चित्रात्मक सामग्री अत्यंत कम कर दी गई है।

वी. दल “जीवित महान रूसी भाषा का व्याख्यात्मक शब्दकोश(4 खंडों में)। साथ ही पूर्वार्ध की साहित्यिक भाषा की शब्दावली भी। 19 वीं सदी क्षेत्रीय शब्द, विभिन्न व्यवसायों और शिल्पों की शब्दावली, लगभग 30 हजार कहावतें और कहावतें यहां प्रस्तुत हैं।

रूसी भाषा के व्याख्यात्मक शब्दकोशों में शामिल हैं विदेशी शब्दों के शब्दकोश. उनका मुख्य उद्देश्य शब्दों और पदों की व्याख्या प्रदान करना है विदेशी भाषा की उत्पत्तिसाहित्य (वैज्ञानिक, तकनीकी, सामाजिक-राजनीतिक, आदि) में पाया जाता है।

विदेशी शब्दों का शब्दकोशइसमें विदेशी शब्द और शब्दावली संयोजन शामिल हैं अलग समयरूसी भाषा में. यह ज्ञान के विभिन्न क्षेत्रों में आमतौर पर इस्तेमाल की जाने वाली शब्दावली और शब्द हैं। इसके मूल में, यह एक व्याख्यात्मक शब्दकोश है। हालाँकि, रूसी भाषा के व्याख्यात्मक शब्दकोशों के विपरीत, इसमें इस या उस शब्द के उपयोग के विस्तृत उदाहरण हैं। अर्थों की व्याख्या करते समय अक्सर विश्वकोशीय प्रकृति की जानकारी दी जाती है। शब्द की उत्पत्ति अवश्य बताई जानी चाहिए।

आधुनिक शब्द प्रयोग की शुद्धता के लिए शब्दकोश-संदर्भ पुस्तकें। वर्तनी और वर्तनी शब्दकोश.

सही शब्द प्रयोग की शब्दकोश-निर्देशिकाएँ शब्दों के चयन से जुड़ी विभिन्न कठिनाइयों पर चर्चा करती हैं। ऐसी संदर्भ पुस्तकों का मुख्य उद्देश्य लेखक को भाषा में मौजूद संदर्भ पुस्तकों में से चयन करने में मदद करना है विभिन्न तरीकों सेकिसी विशेष भाषण स्थिति में अभिव्यक्तियाँ सबसे सही, सबसे उपयुक्त होती हैं।

शब्दकोश-संदर्भ पुस्तक "रूसी भाषण की शुद्धता" एल.पी. क्रिसिन और एल.आई. स्कोवर्त्सोवा. इस पुस्तक की मुख्य सामग्री हाल के दशकों में पत्रिकाओं, कथा साहित्य, लोकप्रिय विज्ञान प्रकाशनों और बोलचाल की भाषा में शब्द के उपयोग का अवलोकन था।

“रूसी भाषा की कठिनाइयाँ। पत्रकारों के लिए शब्दकोश-संदर्भ पुस्तक”, एड। एल.आई. राखमनोवा।इस शब्दकोश में ऐसे शब्द हैं जिनका उपयोग करने पर विभिन्न कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं। इसे समाचार पत्रों, सामाजिक-राजनीतिक और लोकप्रिय विज्ञान पत्रिकाओं, रेडियो और टेलीविजन कार्यक्रमों की सामग्री के आधार पर संकलित किया गया है।

शब्दकोश-संदर्भ पुस्तक "रूसी भाषा के सजातीय शब्दों के उपयोग के कठिन मामले" यू.ए. बेलचिकोवा और एम.एस. पनुशेवा। यह समान मूल वाले उन शब्दों के मानक उपयोग की एक निर्देशिका है, जो लिखित और मौखिक भाषण में इन शब्दों की समानता के कारण कठिनाइयों का कारण बनती है: उग्रवादी - उग्रवादी, भुगतान - भुगतान - भुगतान, आदि। शब्दकोश मुख्य रूप से सामान्य शब्द प्रस्तुत करता है ; विशेष शब्दों, साथ ही द्वंद्वात्मक, बोलचाल और अप्रचलित शब्दों पर, एक नियम के रूप में, विचार नहीं किया जाता है। प्रत्येक शब्दकोश प्रविष्टि शब्द के सही और गलत उपयोग के उदाहरण प्रदान करती है।

डी. ई. रोसेन्थल और एम. ए. टेलेंकोवा द्वारा "रूसी भाषा की कठिनाइयों का शब्दकोश"।. शब्दकोश न केवल लेखन, उच्चारण और शब्द उपयोग के कठिन मामलों को रिकॉर्ड करता है, बल्कि मानक प्रकृति की सिफारिशें भी प्रदान करता है। कई मामलों में, कंपाइलर शब्दों, वाक्यांशों, विभिन्न रूपों और निर्माणों, उच्चारण विकल्पों की शैलीगत विशेषताएं प्रदान करते हैं और वितरण के दायरे को इंगित करने वाले चिह्न शामिल करते हैं।

"रूसी भाषा की व्याकरणिक कठिनाइयों का शब्दकोश" टी.एफ. द्वारा। एफ़्रेमोवा और वी.जी. कोस्टोमारोवादो भागों से मिलकर बना है। पहला संज्ञा, विशेषण और क्रिया की व्याकरणिक श्रेणियों को व्यवस्थित करता है। दूसरे भाग में उन शब्दों पर लेख हैं जिनका उपयोग करना कठिन है।

ऑर्थोएपिक शब्दकोश शब्दों के साहित्यिक उच्चारण के मानदंडों को दर्शाते हैं। इस प्रकार, वे शब्द में तनाव के स्थान, ध्वनियों के कुछ संयोजनों की उच्चारण विशेषताओं, शिक्षा और उच्चारण की विशेषताओं पर ध्यान देते हैं। अलग-अलग फॉर्मशब्द, आदि

"रेडियो और टेलीविजन कर्मियों के लिए उच्चारण का शब्दकोश" एफ.एल. एजेंको और एम.वी. ज़रवा।इस प्रकार के अन्य प्रकाशनों के विपरीत, इस शब्दकोश में कई उचित नामों के उच्चारण की जानकारी शामिल है।

"रूसी भाषा का वर्तनी शब्दकोश" संस्करण। आर.आई. अवनेसोवाइसमें न केवल उच्चारण और तनाव के बारे में जानकारी है, बल्कि 63,500 शब्दों के व्याकरणिक रूपों के बारे में भी जानकारी है।

वर्तनी शब्दकोश का उपयोग करके शब्दों की सही वर्तनी की जाँच की जाती है। आधुनिक वर्तनी शब्दकोशों में सबसे पूर्ण है "रूसी भाषा का वर्तनी शब्दकोश"एस. जी. बरखुदारोव, आई. एफ. प्रोतचेंको, एल. आई. स्कोवर्त्सोव द्वारा संपादित।

शब्दकोश उपयोगी हो सकते हैं “एक साथ या अलग-अलग?” बी.3. बुक्चिना और एल.पी. कलाकुत्सकाया, "पूंजी या लोअरकेस?" डी. ई. रोसेन्थल।

"रूसी भाषा का वाक्यांशवैज्ञानिक शब्दकोश" ए.आई. द्वारा संपादित। मोलोत्कोव।शब्दकोश वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयों के अर्थों की व्याख्या प्रदान करता है, उनके उपयोग के विभिन्न रूप, उनके पर्यायवाची और विलोम शब्द प्रदान करता है, और कुछ मामलों में - वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयों की उत्पत्ति के बारे में जानकारी प्रदान करता है। शास्त्रीय और आधुनिक रूसी साहित्य के उदाहरणों का उपयोग करते हुए, यह दिखाया गया है कि भाषण में वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयों का उपयोग कैसे किया जाता है।

अन्य शब्दकोश.

अलेक्जेंड्रोवा जेड.ई. "रूसी भाषा के पर्यायवाची शब्दों का शब्दकोश।"शब्दकोश में शब्दों के पर्यायवाची और पर्यायवाची संयोजन शामिल हैं, यानी ऐसे शब्द और शब्दों के संयोजन जो अर्थ में समान और समान हैं। वे एक श्रृंखला बनाते हैं जिसमें शब्दावली इकाइयों को मूल शीर्षक के अर्थ से निकटता की डिग्री के आधार पर व्यवस्थित किया जाता है।

अखमनोवा ओ.एस. "रूसी भाषा के समानार्थी शब्दों का शब्दकोश।"शब्दकोश में 2000 से अधिक शब्दकोष प्रविष्टियाँ शामिल हैं जिनमें समानार्थी शब्दों के जोड़े या समूह शामिल हैं (वे शब्द जिनकी विभिन्न भाषाई प्रक्रियाओं के परिणामस्वरूप एक ही ध्वनि होती है, उदाहरण के लिए, स्किथ - "बाल", स्किथ - "घास काटने का उपकरण" और स्किथ - "शोल") ). शब्दकोश प्रविष्टि में समानार्थी शब्दों के निर्माण के प्रकार के साथ-साथ व्याकरणिक, शैलीगत और समानार्थी शब्दों के विरोध पर जोर देने वाली अन्य जानकारी पर निर्देश शामिल हैं। शब्दकोश के लिए अनुक्रमणिकाएँ और परिशिष्ट उपलब्ध कराए गए हैं।

लवोव एम.आर. "रूसी भाषा के एंटोनिम्स का शब्दकोश।"शब्दकोश में आधुनिक रूसी भाषा में व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले एंटोनिम्स शामिल हैं, जो जोड़े में संयुक्त हैं। शब्दकोश प्रविष्टियाँ एंटोनिम्स के अर्थों को प्रकट करती हैं, एंटोनिमिक पर्यायवाची, एंटोनिम्स के घोंसले के बारे में जानकारी प्रदान करती हैं, और एंटोनिम्स के उपयोग को दर्शाते हुए काल्पनिक कार्यों से उदाहरण देती हैं।

उद्धरण नियम.

अक्सर, किसी नेता का भाषण तैयार करते समय, उद्धरण चिह्नों का उपयोग किया जाता है, जिसके डिज़ाइन में निम्नलिखित आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए:

1) उद्धरण पूर्ण होना चाहिए। उद्धरणों को छोटा करना अस्वीकार्य है, उनमें लेखक के लिए आवश्यक तर्क और दलीलों का केवल कुछ हिस्सा ही छोड़ा गया है;

2) उद्धृत पाठ को बिना किसी बदलाव के उद्धृत किया जाना चाहिए। यह इंगित किए बिना शब्दों, वाक्यों या पैराग्राफों को छोड़ना अस्वीकार्य है कि ऐसी चूक की जा रही है (ऐसी चूक आमतौर पर दीर्घवृत्त द्वारा इंगित की जाती है)। शब्दों के प्रतिस्थापन की अनुमति नहीं है. लेखक के लेखन की सभी विशेषताओं को संरक्षित किया जाना चाहिए;

3) आप उद्धृत स्रोत में विभिन्न स्थानों से लिए गए कई अंशों को एक उद्धरण में संयोजित नहीं कर सकते हैं (हालाँकि ये अंश तार्किक रूप से संबंधित और सामग्री में सजातीय हो सकते हैं;

4) सभी उद्धरणों के साथ स्रोत का संकेत अवश्य होना चाहिए।

संक्षिप्ताक्षर।

दस्तावेज़ पाठ का उपयोग करें विभिन्न प्रकारसंक्षिप्ताक्षर, जो "रूसी भाषा के संक्षिप्ताक्षरों के शब्दकोश" में दिए गए हैं:

1) डाक संबंधी जानकारी:

शहर = शहर, क्षेत्र = क्षेत्र, जिला = जिला,

पीओ बॉक्स = पोस्ट ऑफिस बॉक्स, पीआर-डी = ड्राइववे, पीआर-टी = एवेन्यू;

2) भौगोलिक अवधारणाएँ:

झील = झील, नदी = नदी;

3)पदों और उपाधियों के नाम:

प्रो = प्रोफेसर, सदस्य. - ठीक है. = संगत सदस्य, i. ओ = अभिनय;

4) शब्द "वर्ष": 2005 में, 2002-2004 में, 2003/2004 रिपोर्टिंग वर्ष में;

5) मौद्रिक इकाइयाँ: 300 रूबल, 70 कोप्पेक, 30 रूबल। 75 कोपेक, छह हजार रूबल, 18 मिलियन डॉलर;

6) पाठ प्रतीक:

7) माप की इकाइयाँ:

किग्रा = किलोग्राम, किमी = किलोमीटर, हेक्टेयर = हेक्टेयर, 0C = डिग्री सेल्सियस, डब्ल्यू = वाट।

संस्थानों और संगठनों के कई संक्षिप्त नामों को आधिकारिक तौर पर वैध कर दिया गया है। उनमें से कुछ पूरे नाम के पहले अक्षर (अक्षर संक्षिप्ताक्षर) पर आधारित हैं, उदाहरण के लिए, एमएसयू (मॉस्को स्टेट यूनिवर्सिटी) स्टेट यूनिवर्सिटी); सिलेबिक सिद्धांत के अनुसार, उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय (स्वास्थ्य और सामाजिक विकास मंत्रालय); मिश्रित सिद्धांत पर, उदाहरण के लिए गिप्रोखोलोड (रेफ्रिजरेटर, आइसक्रीम कारखानों, सूखी और पानी की बर्फ और तरल कार्बन डाइऑक्साइड कारखानों के डिजाइन के लिए राज्य संस्थान)। इस मामले में, अक्षर संक्षिप्तीकरण, शब्दांश द्वारा पढ़ा जाता है, सामान्य शब्दों की तरह अस्वीकार कर दिया जाता है। अपवाद पनबिजली स्टेशन और इसी तरह का शब्द है, जिसका झुकाव नहीं है।

शब्दों का संक्षिप्त अंकन पाठ की न्यूनतम मात्रा में अधिकतम मात्रा में जानकारी फिट करने की इच्छा को पूरी तरह से पूरा करता है। लेकिन संक्षिप्त वर्तनी पाठक को समझ में आनी चाहिए, उदाहरण के लिए, संक्षिप्ताक्षर "बुक", "बुख"। केवल विशेषज्ञों के लिए जाना जाता है ("बुख।" - टग, "बुख।" - बे)। हालाँकि, एक दस्तावेज़ जिसमें शब्द संक्षिप्त रूप में उपयोग किया जाता है, बहुत व्यापक श्रेणी के लोगों के लिए अभिप्रेत हो सकता है। इस मामले में, संक्षिप्तीकरण को पूर्ण वर्तनी से प्रतिस्थापित किया जाना चाहिए। यह भी ध्यान में रखना आवश्यक है कि संक्षिप्ताक्षरों के साथ पाठ की संतृप्ति दस्तावेज़ के आधिकारिक स्वर को कम करती प्रतीत होती है।

संक्षिप्ताक्षरों का लेखन एकीकृत होना चाहिए। उदाहरण के लिए, एक पाठ में "जिला" और "जिला" और "जिला" शब्द को संक्षिप्त करना अस्वीकार्य है। यदि भौतिक मात्राओं की इकाइयों का उपयोग संख्याओं के बिना किया जाता है तो आप उनके पदनामों को संक्षिप्त नहीं कर सकते। अपवाद तालिकाओं में भौतिक मात्राओं की इकाइयाँ और सूत्रों में शामिल अक्षर पदनामों की डिकोडिंग है।

आधिकारिक ग्रंथों में नामों, भौगोलिक नामों, पदों, पदों, संस्थानों आदि की वर्तनी में कोई विसंगतियां नहीं होनी चाहिए। इसलिए, यदि एक बार उपनाम दो प्रारंभिक अक्षरों के साथ लिखा जाता है, उदाहरण के लिए, "इवानोव वी.वी.", या "वी.वी. इवानोव" , इसे इसी प्रकार लिखा जाता रहना चाहिए।

राज्य के मुखिया का पद बड़े अक्षर से लिखा जाता है:

रूसी संघ के राष्ट्रपति.

रूसी संघ के राष्ट्रपति के अधीन निकायों के नामों में, पहला शब्द और उचित नाम बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं:

रूसी संघ के राष्ट्रपति के प्रशासन के प्रमुख;

रूसी संघ के राष्ट्रपति के सलाहकार;

रूसी संघ की सरकार के अध्यक्ष;

बड़े अक्षर वाले सभी शब्द निम्नलिखित नामों में लिखे गए हैं:

रूसी संघ की सरकार;

रूसी संघ की सरकार का कॉलेजियम;

बश्कोर्तोस्तान गणराज्य के मंत्रिपरिषद, आदि।

रूसी संघ और उसके घटक गणराज्यों के मंत्रालयों, राज्य समितियों और अन्य केंद्रीय सरकारी निकायों के नाम में, पहला शब्द बड़े अक्षर से लिखा जाता है। यदि किसी वाक्यांश में उचित नाम या अन्य संस्थानों के नाम शामिल हैं, तो ये उचित नाम और नाम उसी तरह लिखे जाते हैं जैसे स्वतंत्र रूप से उपयोग किए जाने पर। में बहुवचनया उचित नाम के रूप में नहीं, निर्दिष्ट प्रकार के नाम छोटे अक्षर से लिखे जाते हैं: "सरकार", "मंत्रालय", "रिपब्लिकन मंत्रालय", "राज्य समिति", "राज्य समितियाँ"।

न्यायिक अधिकारियों के नाम आमतौर पर इस प्रकार लिखे जाते हैं:

रूसी संघ का संवैधानिक न्यायालय;

रूसी संघ का सर्वोच्च न्यायालय;

रूसी संघ का सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय।

रूसी संघ के भीतर गणराज्यों में संबंधित निकायों और पदों के नाम इसी तरह लिखे गए हैं:

बश्कोर्तोस्तान गणराज्य का सर्वोच्च न्यायालय;

उदमुर्ड गणराज्य का सर्वोच्च मध्यस्थता न्यायालय।

अन्य सभी मामलों में, शब्द "न्यायालय", "न्यायाधीश", "राज्य मध्यस्थ" को छोटे अक्षर से लिखा जाता है।

राज्य सत्ता और प्रशासन के सर्वोच्च निकायों के कृत्यों के शीर्षकों मेंरूसी संघ में, बड़े अक्षरों का उपयोग इस प्रकार किया जाता है:

रूसी संघ का संविधान (मूल कानून);

मनुष्य और नागरिक के अधिकारों और स्वतंत्रता की घोषणा;

संघीय संधि;

रूसी संघ के कानून के मूल सिद्धांत;

रूसी संघ का कानून "रूसी संघ के अभियोजक कार्यालय पर";

प्रशासनिक अपराधों पर रूसी संघ का कोड;

रूसी संघ के राष्ट्रपति का फरमान;

रूसी संघ की सरकार का आदेश।

बड़े अक्षर से लिखा हुआरूसी संघ की राज्य सत्ता और प्रबंधन प्रणाली में पदों के नाम:

निम्नलिखित नौकरी के शीर्षक छोटे अक्षर से लिखे गए हैं:

रूसी संघ के राष्ट्रपति के राज्य कानूनी विभाग के प्रमुख;

रूसी संघ के राष्ट्रपति के प्रशासन के नियंत्रण निदेशालय के प्रमुख;

रूसी संघ के आंतरिक मामलों के प्रथम उप मंत्री;

रूसी संघ के उप स्वास्थ्य मंत्री;

क्रास्नोयार्स्क क्षेत्र के प्रशासन प्रमुख;

सखालिन क्षेत्र के राज्यपाल;

सेंट पीटर्सबर्ग के मेयर.

सार्वजनिक संगठनों के प्रमुखों के पदनाम छोटे अक्षर से लिखे जाते हैं:

रूस के स्वतंत्र व्यापार संघों के संघ के अध्यक्ष;

रूस के किरायेदारों और उद्यमियों के संघ के अध्यक्ष।

रूसी संघ के हीरो जैसे शीर्षक बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं। रूसी संघ की मानद उपाधियाँ उद्धरण चिह्नों में और बड़े अक्षर के साथ लिखी जाती हैं; अन्य मामलों में, मानद उपाधियाँ उद्धरण चिह्नों के बिना और छोटे अक्षर के साथ लिखी जाती हैं। उदाहरण के लिए: "मानद उपाधि "रूसी संघ के पीपुल्स आर्टिस्ट" स्थापित करने के लिए", "मानद उपाधि "रूसी फेडरेशन के पीपुल्स आर्टिस्ट" प्रदान करने के लिए" (लेकिन: "रूसी फेडरेशन के पीपुल्स आर्टिस्ट को पुरस्कार देने के लिए")।

सैन्य रैंक, शैक्षणिक डिग्री (sऔर शीर्षक छोटे अक्षर से लिखे गए हैं:

मार्शल ऑफ आर्टिलरी;

आर्मी जनरल;

एडमिरल;

शिक्षाविद;

रूसी विज्ञान अकादमी के पूर्ण सदस्य;

तकनीकी विज्ञान के डॉक्टर;

तथाकथित पारंपरिक उचित नाम हैं। एक विशेष शैलीगत प्रयोग में, "मातृभूमि", "पितृभूमि", "मनुष्य" आदि शब्द बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं।

निम्नलिखित वाक्यांशों में पहला शब्द छोटे अक्षर से लिखा गया है:

रूसी संघ की राज्य सीमा;

रूसी संघ का राज्य पुरस्कार।

निम्नलिखित वाक्यांशों में "राज्य" शब्द को बड़े अक्षर से लिखा गया है:

रूसी संघ का राज्य प्रतीक;

रूसी संघ का राज्य गान;

रूसी संघ का राज्य ध्वज;

सरकारी कार्यक्रम...

छुट्टियों और यादगार दिनों के नाम.

छुट्टियों, यादगार दिनों और महत्वपूर्ण तिथियों के नाम में, पहला शब्द और उचित नाम या उचित नाम के रूप में कार्य करने वाले शब्द बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं: रूसी संघ का संविधान दिवस, आठ मार्च, नया साल, रूसी विज्ञान दिवस, विजय दिवस, पितृभूमि दिवस के रक्षक।

शब्द "अवकाश" को छोटे अक्षर से लिखा जाता है यदि यह अवकाश के आधिकारिक नाम में शामिल नहीं है।

नियमित रूप से आयोजित छुट्टियों और अन्य सार्वजनिक कार्यक्रमों के नाम उद्धरण चिह्नों के बिना छोटे अक्षर से लिखे जाते हैं: ओपन हाउस दिवस, पूर्व छात्र पुनर्मिलन दिवस; यातायात सुरक्षा माह.

यदि शब्द "दिन" किसी विशेष अवकाश के नाम का पहला शब्द नहीं है, तो इसे छोटे अक्षर से लिखा जाता है:

विश्व पर्यावरण दिवस;

विश्व बाल दिवस;

अंतर्राष्ट्रीय शिक्षक दिवस;

अंतर्राष्ट्रीय शांति दिवस.

धर्मनिरपेक्ष साहित्य में धार्मिक छुट्टियों और उपवासों के नाम हाल ही में बड़े अक्षर से लिखे गए हैं: लेंट, ईस्टर, पवित्र सप्ताह।

आधिकारिक दस्तावेजों में, धार्मिक छुट्टियों के नाम में, पहला शब्द और उचित नाम बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं: ईसा मसीह का जन्म।

भौगोलिक नाम.

भौगोलिक नामों में शामिल सभी शब्द बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं, सामान्य भौगोलिक शब्दों (द्वीप, समुद्र, पर्वत, झील, आदि) को छोड़कर, जिनका उपयोग उनके शाब्दिक अर्थ, सेवा शब्दों, साथ ही "नाम" शब्दों में किया जाता है। "स्मृति" ", "वर्ष", "वर्ष"।

उदाहरण के लिए: उरल्स, पश्चिमी साइबेरिया, नई दुनिया, मध्य एशिया, विक्टोरिया जलप्रपात, तमाश्लिक घाटी, पश्चिम करेलियन अपलैंड, ब्लागोपोलुचिया खाड़ी, केप ऑफ गुड होप, नोवाया ज़ेमल्या द्वीप, सहारा, मुख्य काकेशस रेंज, मॉस्को, सेराटोव।

विश्व के देश, विश्व के भाग।

दुनिया के देशों के नाम (सरल और मिश्रित) बड़े अक्षर से लिखे जाते हैं जब उनका उपयोग भौगोलिक नामों के बजाय किया जाता है: पूर्व के लोग (यानी पूर्वी देश), सुदूर पूर्व, पश्चिमी देश, सुदूर उत्तर।

अन्य मामलों में, दुनिया के देशों के नाम छोटे अक्षर से लिखे जाते हैं: पश्चिम, दक्षिणपूर्व।

दुनिया के कुछ हिस्सों को बड़े अक्षर से लिखा जाता है: यूरोप, एशिया, अमेरिका, अंटार्कटिका, अफ्रीका, ऑस्ट्रेलिया।

भौगोलिक क्षेत्र और जोन.

छोटे अक्षर से लिखा गया: वन-स्टेप ज़ोन, वन-टुंड्रा ज़ोन।

नदी के प्रवाह और पहुंच के क्षेत्र.

यदि वे जटिल उचित नामों का हिस्सा नहीं हैं तो उन्हें छोटे अक्षर से लिखा जाता है: ऊपरी पिपरियात, निचला बेरेज़िना, वोल्गा की मध्य पहुंच, लेकिन: ऊपरी तुरा, निचला तुंगुस्का।

भूवैज्ञानिक बेसिन, खनिज भंडार, नदी बेसिन।

सामान्य शब्दों को छोड़कर, बड़े अक्षर से लिखा गया है: वोल्गा बेसिन, वोल्गा-यूराल तेल और गैस बेसिन, व्यात्स्को-कामा फॉस्फोराइट जमा, भूमध्यसागरीय बेसिन।

समुद्री मार्ग.

पहला शब्द बड़े अक्षर से लिखा गया है: उत्तरी समुद्री मार्ग।

जटिल रूसी और विदेशी भौगोलिक नामों के बीच में कार्यात्मक शब्द।

एक छोटे अक्षर के साथ लिखा गया है और दो हाइफ़न द्वारा जुड़ा हुआ है: ऐन एल-हेजेल, कोम्सोमोल्स्क-ऑन-अमूर, पिनार डेल रियो, प्यूर्टो डी चोरेरा, सांता मारिया डि लेउका, फ्रैंकफर्ट एम मेन, चैटिलॉन-सुर-इंद्रे, चॉइसी-ले-रोई .

एक सामान्य अवधारणा वाले भौगोलिक नाम जो अपना सीधा अर्थ खो चुके हैं।

संज्ञाएं (जैसे जंगल, समाशोधन, सींग, चर्च) बड़े अक्षर से लिखी जाती हैं यदि उनका शाब्दिक अर्थ में उपयोग नहीं किया जाता है और पारंपरिक रूप से वस्तु का नाम दिया जाता है: गोल्डन गेट (स्ट्रेट), सोवेत्सकाया गवन (शहर), टिएरा डेल फुएगो (द्वीप) ), चेक वन (पहाड़), ज़ोलोटॉय रोग (खाड़ी), व्यात्स्की उवल (पहाड़ी), बिला त्सेरकवा (शहर)।

भौगोलिक नामों के भाग के रूप में सामान्य विदेशी शब्द।

यदि वे रूसी भाषा में सामान्य संज्ञा (फजॉर्ड, कैन्यन, आदि) के रूप में दर्ज होते हैं तो उन्हें लोअरकेस अक्षर से लिखा जाता है: वरंगेरफजॉर्ड।

अन्य मामलों में, बड़े अक्षरों का उपयोग किया जाता है: योश्कर-ओला (ओला - शहर), सिएरा नेवादा (सिएरा - पर्वत श्रृंखला)।

राज्य के नाम

राज्यों के आधिकारिक नामों में, सभी शब्द बड़े अक्षर से लिखे गए हैं: रूसी संघ - रूस, ऑस्ट्रेलिया का राष्ट्रमंडल, जॉर्डन का हाशमाइट साम्राज्य, इज़राइल राज्य।

राज्यों के नाम एक हाइफ़न के साथ लिखे गए हैं: गिनी-बिसाऊ, केप वर्डे, कोस्टा रिका, कोटे डी आइवर, सैन मैरिनो, साओ टोम और प्रिंसिपे, सिएरा लियोन।

विदेशी देशों और उनके हिस्सों के अनौपचारिक आम तौर पर स्वीकृत नामों में सामान्य (तट, तट, मुख्य भूमि, महाद्वीप, केंद्र, क्षेत्र, आदि) को छोड़कर सभी शब्द बड़े अक्षर से लिखे गए हैं: एल्बियन, इंग्लैंड, आंतरिक और बाहरी मंगोलिया, उत्तरी इटली, यूनाइटेड किंगडम।

विदेशों के आलंकारिक नामों में या तो पहला शब्द या रेखांकित शब्द बड़े अक्षर से लिखा जाता है। अभिलक्षणिक विशेषतानामित वस्तु: उगते सूरज की भूमि (जापान), सुबह की ताजगी की भूमि (कोरिया)।

सर्वनाम का प्रयोग.

आधिकारिक संबंधों में एक व्यक्ति को विनम्र संबोधन के रूप में सर्वनाम बड़े अक्षरों में लिखे जाते हैं, व्यक्तिगत पत्र: मैं आपसे पूछता हूं... हम आपको सूचित करते हैं...

कई व्यक्तियों को संबोधित करते समय, ये सर्वनाम छोटे अक्षर से लिखे जाते हैं: प्रिय महोदय, आपका पत्र...

आवेदन पत्र में संकेतित सर्वनाम भी बड़े अक्षरों में लिखे गए हैं: आप पहले कहाँ रहते थे? आपके परिवार की संरचना.

व्यक्तिगत नाम.

प्रथम नामों, संरक्षक नामों, उपनामों, छद्म नामों में, उनमें शामिल सभी शब्द बड़े अक्षर से लिखे गए हैं:

अलेक्जेंड्रे डुमास, मैक्सिम गोर्की (एलेक्सी पेशकोव), वसेवोलॉड द बिग नेस्ट।

लेकिन: डुमास-पिता, फेडोरोव-वरिष्ठ, आदि, जहां पिता, बुजुर्ग, आदि उपनाम नहीं बने हैं और सामान्य संज्ञा हैं।

बड़े अक्षर से लिखा गया:

व्यक्तिगत नाम सामान्य संज्ञा के रूप में उपयोग किए जाते हैं, लेकिन जिन्होंने अपना व्यक्तिगत अर्थ नहीं खोया है:

- भविष्य के सुवोरोव और नखिमोव;

व्यक्तिगत पौराणिक एवं धार्मिक नाम:

- सिसिफ़स, कैन, एफ़्रोडाइट;

काल्पनिक कृतियों में पात्रों के नाम:

- सिंड्रेला, पिनोचियो, स्नो मेडेन।

छोटे अक्षर से लिखा गया:

ऐसे नाम जो अपना उचित अर्थ खो चुके हैं और सामान्य संज्ञा के अर्थ में उपयोग किए जाते हैं:

- ओब्लोमोव्स, मनिलोव्स।

व्यक्तियों के नाम से बनने वाली मात्राओं की इकाइयों के नाम:

– ओम, एम्पीयर, पास्कल.

व्यक्तियों के नाम से बने हथियारों और घरेलू वस्तुओं के नाम, उद्धरण चिह्नों के बिना छोटे अक्षर से लिखे जाते हैं:

- ब्राउनिंग, कोल्ट, मैक्सिम, स्वेटशर्ट, फ्रेंच, राइडिंग ब्रीच।

पौराणिक प्राणियों के सामान्य नाम छोटे अक्षर से लिखे जाते हैं:

- डायन, ब्राउनी।

रूसी डबल, ट्रिपल उपनाम और छद्म नाम का प्रत्येक भाग एक बड़े अक्षर से शुरू होता है और एक हाइफ़न द्वारा अलग किया जाता है: पेट्रोव-वोडकिन, मुखिना-पेट्रिंस्काया, साल्टीकोव - शेड्रिन।

पश्चिमी यूरोपीय उपनामों और नामों में, लेख, पूर्वसर्ग, कण वैन, दा, दास, डेल, डेर, डु, ला, ले, वॉन इत्यादि को छोटे अक्षरों में और अन्य घटकों से अलग लिखा जाता है: लुडविग वैन बीथोवेन, लियोनार्डो दा विंची, लोन डे वेगा।

लेख, पूर्वसर्ग, कण जो उपनामों के साथ विलीन हो गए हैं या उनके साथ एक हाइफ़न के साथ जुड़े हुए हैं, या जिनके बिना उपनामों का उपयोग नहीं किया जाता है, एक बड़े अक्षर के साथ लिखे गए हैं: वेंडरवेल्डे, डेसकार्टेस, डुबोइस, लैमार्क, लाफोंटेन, फोनविज़िन, वान गाग, दू- बेला. अपवाद उपनाम लैमोथे-ले-वे, रीगो-वाई-नुनेज़ हैं।

कटा हुआ कण "डी" उपनाम या नाम के एक अन्य भाग से एक एपोस्ट्रोफ के माध्यम से जुड़ा हुआ है: वैलेरी गिस्कार्ड डी'एस्टाइंग, लुइस डी बुसी डी'अम्बोइस, ले नॉर्मैंड डी'एटिओल, डी'ओस्सिग्नी।

अंक.

अंक लिखने के लिए तीन रूपों का उपयोग किया जाता है:

1. पत्र (तीन कैमरे);

2. डिजिटल (10 मुद्रित शीट);

3. अल्फ़ान्यूमेरिक (100 हज़ारवाँ)।

पत्र प्रपत्रप्रयुक्त संख्याएँ:

अप्रत्यक्ष मामलों में एकल-अंकीय पूर्णांक लिखते समय;

घटनाओं के नाम पर.

डिजिटल फॉर्मप्रयुक्त संख्याएँ:

अधिकांश मामलों में, बहु-अंकीय संख्याएँ लिखने के लिए संख्यात्मक रूप बेहतर होता है;

यदि एकल-अंकीय पूर्णांक भौतिक मात्राओं, मौद्रिक इकाइयों की इकाइयों के साथ संयोजन बनाते हैं;

यदि एकल-अंकीय पूर्णांक, तिरछे मामलों में भी, दो- और बहु-अंकीय पूर्णांकों के साथ एक पंक्ति में खड़े होते हैं, क्योंकि कई संख्याओं को समझते समय उन्हें वांछित मामले में मानसिक रूप से अक्षर रूप में अनुवाद करना आवश्यक नहीं होता है।

संख्याओं के अल्फ़ान्यूमेरिक रूप का उपयोग बड़े गोल संख्याओं (हज़ारों, लाखों, अरबों) को संक्षिप्त नाम हज़ार, मिलियन, बिलियन के साथ संख्याओं के संयोजन के रूप में दर्शाने के लिए किया जाता है।

क्रमसूचक संख्याएँ अधिकतर अरबी अंकों में लिखी जाती हैं।

सम्मेलनों, सम्मेलनों, खेल सम्मेलनों, राजाओं, सम्राटों, क्वार्टरों की संख्या रोमन अंकों द्वारा इंगित की जाती है।

कार्डिनल संख्याओं का उपयोग करते समय व्यावसायिक पत्र, साथ ही टेलीफोन पर बातचीत, व्यावसायिक बातचीत में, आधिकारिक सेटिंग में व्यावसायिक पाठ पढ़ते समय, आपको यह याद रखना चाहिए कि सब कुछ मात्रात्मक नामअंकों को अस्वीकार कर दिया जाता है, और जटिल और मिश्रित अंकों के सभी भाग बदल जाते हैं:

आठ सौ रूबल तक

छह सौ छियासठ रूबल आदि के साथ।

ग्रंथसूची सूचियाँ संकलित करने के नियम।

GOST 7.0-99 के अनुसार “सूचना और पुस्तकालय गतिविधियाँ, ग्रंथ सूची। शब्द और परिभाषाएं", ग्रंथ सूचीएक सूचना अवसंरचना है जो ग्रंथ सूची संबंधी जानकारी की तैयारी, वितरण और उपयोग सुनिश्चित करती है। ग्रंथ सूची संबंधी जानकारी- यह उनकी पहचान और उपयोग के लिए आवश्यक दस्तावेजों के बारे में जानकारी है। पुस्तक में, ग्रंथ सूची से पता चलता है कि लेखक ने काम लिखने के लिए किन स्रोतों का उपयोग किया है, और इस विषय पर अतिरिक्त साहित्य भी शामिल है। ग्रंथसूची संबंधी सहायता के विभिन्न प्रकार मौजूद हैं। सभी प्रकार की ग्रंथ सूची संबंधी सहायता ग्रंथ सूची विवरण का उपयोग करती है - किसी दस्तावेज़, उसके घटक भाग या दस्तावेज़ों के समूह के बारे में ग्रंथ सूची संबंधी जानकारी का एक सेट, जो कुछ नियमों के अनुसार दिया जाता है और इसके लिए आवश्यक और पर्याप्त है। सामान्य विशेषताएँऔर दस्तावेज़ पहचान. किसी दस्तावेज़ के ग्रंथ सूची विवरण और उसकी तैयारी के नियमों के लिए सामान्य आवश्यकताएं: ग्रंथ सूची विवरण के तत्वों का एक सेट, उनकी व्यवस्था का क्रम, प्रत्येक तत्व की प्रस्तुति की सामग्री और विधि, पारंपरिक सीमांकक का उपयोग GOST द्वारा विनियमित होता है 7.1-84 “दस्तावेज़ का ग्रंथसूची विवरण। संकलन की सामान्य आवश्यकताएँ और नियम।"

एक ग्रंथ सूची विवरण में अनुक्रमिक तत्व शामिल होते हैं जिन्हें उन क्षेत्रों में समूहीकृत किया जाता है जिन्हें दोहराया जा सकता है। तत्वों को अनिवार्य तत्वों में विभाजित किया गया है, जो किसी भी ग्रंथसूची विवरण में दिए गए हैं, और वैकल्पिक तत्व, जो शामिल हैं अतिरिक्त जानकारीदस्तावेज़ के बारे में. प्रत्येक क्षेत्र और तत्व को सीमांकक द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है। ग्रंथ सूची संबंधी जानकारी का स्रोत पुस्तक का शीर्षक पृष्ठ या उसका पिछला भाग है।

ग्रंथ सूची विवरण संकलित करने के नियम।

पिवोवारोव एस.ई.

डुमास ए. (पिता)

चापेक वी.एन.

श्रम अर्थशास्त्र / वी.एन. चैपेक, डी.वी. मक्सिमोव

शीर्षक

मुख्य शीर्षक पुस्तक का शीर्षक है जो शीर्षक पृष्ठ पर दर्शाया गया है। यदि शीर्षक पृष्ठ पर कई शीर्षक हैं, तो सभी को दर्शाया जाना चाहिए। मुख्य शीर्षक बिना किसी उद्धरण चिह्न के उसी रूप में दिया गया है जिस रूप में पुस्तक में दिया गया है।

कोलन के बाद शीर्षक से संबंधित जानकारी अंकित होती है।

रूस में राज्य संपत्ति प्रबंधन के मूल सिद्धांत: सिद्धांत और व्यवहार की समस्याएं

जीवित जल: शनि। रूस. सलाह गाने, परीकथाएँ, कहावतें, पहेलियाँ

जिम्मेदारी का बयान न केवल लेखकों, बल्कि संकलनकर्ताओं, संपादकों और उन संस्थानों (संगठनों) के नामों को भी इंगित करता है जिनकी भागीदारी से पुस्तक प्रकाशित हुई थी।

आउटपुट.

इंप्रिंट इस बात की जानकारी है कि पुस्तक कहाँ, किसके द्वारा और किस काल में प्रकाशित हुई थी।

प्रकाशन स्थल का नाम नाममात्र मामले में दिया गया है। यदि दो स्थान हैं, तो प्रकाशन दोनों के नाम देते हैं और उन्हें अर्धविराम से एक दूसरे से अलग करते हैं।

एम।; रोस्तोव-ऑन-डॉन

विवरण में, केवल मॉस्को (एम.) और सेंट पीटर्सबर्ग (एसपीबी.) संक्षिप्त हैं।

एसपीबी: आत्मज्ञान

एम.: अंतर्राष्ट्रीय संबंध

समारा: समर. विश्वविद्यालय

सेराटोव: रूस का प्रकाशन गृह एसयूआई एमआईए

प्रकाशन की तारीख पुस्तक पर दर्शाए गए वर्ष (संख्याओं में) के रूप में दी गई है, और इसके अभाव में, "बी.जी." शब्द लिखे गए हैं।

एम.: अंतर्राष्ट्रीय संबंध, 2005

सेराटोव: रूस का प्रकाशन गृह एसयूआई एमआईए, 2004

केमेरोवो: डेलो, बी.जी

मात्रात्मक विशेषताएँ

इस क्षेत्र में पुस्तक की मात्रा, आकार, चित्रण और अन्य सामग्री जिसके साथ यह आपूर्ति की जाती है, के बारे में जानकारी शामिल है। पुस्तक में प्रयुक्त क्रमांकन के आधार पर, मात्रा को अरबी या रोमन अंकों में दर्शाया जा सकता है।

XXVI, 603 पीपी.

चित्रण चित्र, चित्र, मानचित्र, एटलस आदि हो सकते हैं। चित्रण के बारे में जानकारी अल्पविराम से अलग की जाती है।

240 पीपी.: बीमार., चित्र, मानचित्र

पुस्तकें, मोनोग्राफ और शैक्षिक सामग्री संक्षिप्त ग्रंथ सूची विवरण के साथ ग्रंथ सूची का उपयोग करती हैं।

अनिवार्य और वैकल्पिक तत्वों के साथ एक संपूर्ण ग्रंथ सूची विवरण का उपयोग पुस्तकालय कैटलॉग, राज्य ग्रंथ सूची सूचकांक, वैज्ञानिक सहायक और सलाहकार ग्रंथ सूची सहायता में किया जाता है।

चापेक वी.एन.

श्रम अर्थशास्त्र / वी.एन. चैपेक, डी.वी. मक्सिमोव। - रोस्तोव-ऑन-डॉन: फीनिक्स, 2005.-349 पी।

ग्रंथ सूची, अनुक्रमणिका और मैनुअल में, पुस्तक के शीर्षकों का क्रम वर्णानुक्रमिक, व्यवस्थित या कालानुक्रमिक हो सकता है।

यदि किसी समाचार पत्र, पत्रिका या संग्रह के किसी लेख का वर्णन करना आवश्यक हो, तो एक विश्लेषणात्मक ग्रंथ सूची विवरण तैयार किया जाता है। विश्लेषणात्मक ग्रंथ सूची विवरण में दो भाग होते हैं। सबसे पहले दस्तावेज़ के घटक भाग के बारे में जानकारी दी जाती है, और फिर उस दस्तावेज़ के बारे में जानकारी दी जाती है जिसमें घटक भाग रखा गया है। इन क्षेत्रों को चिह्न के पहले और बाद में एक वर्ण के स्थान के साथ दो स्लैश द्वारा एक दूसरे से अलग किया जाता है।

ज़ेज़ुलिन वी.आई. श्रम संसाधनों के क्षेत्रीय पुनर्वितरण के लिए भंडार // श्रम संसाधनों के गठन और उपयोग की क्षेत्रीय विशेषताएं: सत। वैज्ञानिक काम करता है - एम., 1987.-पी.19-29.

इवानोवा टी.डी. रूसियों का श्रम प्रवास (समाजशास्त्रीय अनुसंधान के कुछ परिणाम) // पूर्वानुमान की समस्याएं।-2005.-नंबर 2.-एस। 150-160.

ग्रंथ सूची फ़ुटनोट.

दस्तावेज़ के पाठों में वैज्ञानिक पत्र लिखते समय, उद्धरण देते हुए, व्यक्तिगत मुद्दों पर विचार करते समय या अन्य लेखकों की पुस्तकों का उल्लेख करते समय, संदर्भ देना आवश्यक है।

इंट्राटेक्स्टुअल - सूची में क्रम संख्या और उस पृष्ठ को इंगित करता है जहां से उद्धरण या अंश पाया गया था। इसे पृष्ठों को इंगित करने वाले संक्षिप्त ग्रंथसूची विवरण का उपयोग करने की अनुमति है। ये लिंक कोष्ठक में संलग्न हैं।

क्षेत्रों के बीच जनसंख्या का पुनर्वितरण करते समय, इसकी राष्ट्रीय विशेषताओं, कौशल, परंपराओं, आदतों, जीवन शैली, जलवायु आदि को अधिकतम ईमानदारी से ध्यान में रखना आवश्यक है। (मोस्कविन डी.डी. यूएसएसआर की जनसंख्या: प्रवासन मुद्दे (आर्थिक और सांख्यिकीय समीक्षा) 60-80 के दशक के रुझान) - एम.: नौका, 1991.-पी.68।

इंटरलीनियर - पृष्ठ का संकेत देते हुए पुस्तक का संक्षिप्त विवरण प्रदान करता है। पाठ के बाद शीट के नीचे रखा गया।

खारितोनोवा वी.एन., विज़िना आई.ए. रूस के उत्तर में जनसंख्या की रहने की स्थिति का आर्थिक आकलन // क्षेत्र: अर्थशास्त्र और समाजशास्त्र। - 2005.-नंबर 3.-पी.177।

मोस्कविन डी.डी. यूएसएसआर की जनसंख्या: प्रवासन मुद्दे (60-80 के दशक के रुझानों की आर्थिक और सांख्यिकीय समीक्षा)। - एम.: नौका, 1991.-पी.68.

पाठ से परे - पूरे पाठ के बाद पुस्तक और पृष्ठ संकेत के संक्षिप्त ग्रंथसूची विवरण के साथ दिए गए हैं।

लेख के मुख्य शीर्षक या दस्तावेज़ के अन्य घटक भाग को इंगित न करें, लेकिन उन पृष्ठों को इंगित करना सुनिश्चित करें जिन पर यह प्रकाशित हुआ है;

इवानोवा टी.डी. // पूर्वानुमान संबंधी समस्याएं.-2005.-नंबर 2.-एस. 150-160.

इवानोवा टी.डी. रूसियों का श्रम प्रवास (समाजशास्त्रीय अनुसंधान के कुछ परिणाम) // पूर्वानुमान की समस्याएं।-2005.-नंबर 2।

एक पंक्ति में एक दस्तावेज़ के लिए कई ग्रंथसूची संदर्भ रिकॉर्ड करते समय, बार-बार संदर्भ में "इबिड" या "इबिड" (लैटिन फ़ॉन्ट में मुद्रित दस्तावेज़ों के लिए) शब्द दिए जाते हैं और संबंधित पृष्ठों को दर्शाया जाता है। बहु-खंड और धारावाहिक प्रकाशन के संदर्भ में, पृष्ठों के अलावा, वॉल्यूम संख्या, अंक (भाग), वर्ष, माह, तिथि, उदाहरण के लिए इंगित करें:

इवानोवा टी.डी. रूसियों का श्रम प्रवास (समाजशास्त्रीय अनुसंधान के कुछ परिणाम) // पूर्वानुमान की समस्याएं।-2005.-नंबर 2.-एस। 153.

चलो गौर करते हैं सामान्य नियमदस्तावेज़ों की तैयारी और निष्पादन। दस्तावेज़ों के उद्देश्य और सामग्री में अंतर के बावजूद, उनकी तैयारी और निष्पादन GOSTs, आदेशों और अन्य नियमों में निहित सामान्य आवश्यकताओं (नियमों) के साथ-साथ कार्यालय कार्य अभ्यास द्वारा विकसित किए गए नियमों के अधीन है। ये आवश्यकताएँ (नियम) सामग्री से संबंधित हैं विभिन्न भागदस्तावेजों के पाठ, कागज की गुणवत्ता और प्रारूप, कारतूस, टाइपराइटर के लिए रिबन आदि। सामान्य तौर पर, निम्नलिखित बुनियादी आवश्यकताओं को प्रतिष्ठित किया जाता है:

1) कानूनी आवश्यकताएं या कानूनी संस्कृति की आवश्यकताएं;

2) सूचना संस्कृति की आवश्यकताएं;

3) दस्तावेजों के उत्पादन, निष्पादन और प्रसंस्करण की दक्षता के लिए आवश्यकताएँ;

4) तकनीकी सौंदर्यशास्त्र की आवश्यकताएँ।

दस्तावेजों के लिए कानूनी आवश्यकताएं दस्तावेज़ की कानूनी ताकत सुनिश्चित करती हैं, यानी, कानून के आधार पर दस्तावेज़ में निहित जानकारी की निर्विवादता, अधिकार, विश्वसनीयता, और इसके परिणामस्वरूप, एक निश्चित श्रेणी के व्यक्तियों के लिए दस्तावेज़ की बाध्यकारी प्रकृति। एक दस्तावेज़ जो एक अधिकृत अधिकारी (निकाय) से आता है और उसकी क्षमता से सख्ती से मेल खाता है, उसमें कानूनी बल होता है।

दस्तावेजों की सूचना संस्कृति की आवश्यकताएं बताती हैं कि दस्तावेज़ अत्यंत संक्षिप्त और सूचना-समृद्ध होना चाहिए, अर्थात, न्यूनतम पाठ के साथ, दस्तावेज़ में अधिकतम जानकारी होनी चाहिए और स्पष्ट, समझने योग्य भाषा में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। अभिभाषक.

दस्तावेज़ों के उत्पादन, निष्पादन और प्रसंस्करण की दक्षता के लिए आवश्यकताएँ यह हैं कि दस्तावेज़ बनाते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि उत्पादन के बाद, एक नियम के रूप में, उन्हें पंजीकृत किया जाता है, प्राप्ति के स्थान पर भेजा जाता है, संसाधित किया जाता है, आदि। इन चरणों को पूरा करने में लगने वाला समय, उत्पादन और दस्तावेज़ प्रसंस्करण के लिए प्रयास की लागत काफी हद तक दस्तावेज़ तैयार करने वालों द्वारा कुछ नियमों के अनुपालन पर निर्भर करती है। उन्हें यह ध्यान में रखना चाहिए कि कई कर्मचारी (टाइपिस्ट, सचिव, क्लर्क, आदि) उनके द्वारा संकलित दस्तावेजों के साथ काम करेंगे, और उनमें से प्रत्येक को दस्तावेज़ में निहित अलग-अलग जानकारी की आवश्यकता होती है।

प्रत्येक दस्तावेज़ में परिचालन और सांख्यिकीय जानकारी होती है। परिचालन संबंधी जानकारी दस्तावेज़ की सामग्री को दर्शाती है और उसके पाठ्य भाग में रखी जाती है। यह मुख्य रूप से एक विशिष्ट अधिकारी (उदाहरण के लिए, दस्तावेज़ के निष्पादक) को संबोधित किया जाता है। सांख्यिकीय जानकारी - दस्तावेज़ के नाम, पते, इसकी तैयारी के स्थान और समय और मुख्य रूप से लिपिक विभागों के कर्मचारियों को संबोधित अन्य जानकारी के बारे में जानकारी। यह जानकारी दस्तावेज़ विवरण में निहित है. विवरणों का सही निष्पादन कम से कम प्रयास के साथ दस्तावेजों के कुशल उत्पादन, निष्पादन और प्रसंस्करण की सुविधा प्रदान करता है।

दस्तावेज़ में कोई धब्बा या सुधार नहीं होना चाहिए।

सूचना का दस्तावेज़ीकरण, एक नियम के रूप में, कंप्यूटर प्रौद्योगिकी सहित तकनीकी साधनों का उपयोग करके, साथ ही कंप्यूटर भंडारण मीडिया का उपयोग करके फ़ाइलों के रूप में कृत्रिम भाषाओं में किया जाता है। तकनीकी साधनों का उपयोग करने की संभावना के अभाव में या रूसी संघ के विधायी और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों, अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा प्रदान किए गए मामलों में हस्तलिखित दस्तावेजों के उत्पादन की अनुमति है।

भागों के स्थान के आधार पर, आकृतियों के दो संस्करण स्थापित किए जाते हैं - कोणीय और अनुदैर्ध्य (चित्र 23)।

दस्तावेज़ प्रपत्रों पर तैयार किए जाते हैं. दस्तावेज़ प्रपत्रों के दो मानक प्रारूप स्थापित हैं: A4 (210x297 मिमी) और A5 (148x210 मिमी)। दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट में, चाहे वह फॉर्म पर हो या उसके बिना, कम से कम फ़ील्ड होनी चाहिए:

20 मिमी - बाएँ;

10 मिमी - सही;

20 मिमी - शीर्ष;

20 मिमी - निचला।

दस्तावेज़ प्रपत्र सफ़ेद कागज़ या हल्के रंग के कागज़ पर तैयार किया जाना चाहिए।

दो या दो से अधिक पृष्ठों पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, दूसरे और बाद के पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है। पृष्ठ संख्याएँ शीट के शीर्ष मार्जिन के मध्य में रखी गई हैं।

दस्तावेज़ की प्रकृति और उद्देश्य के आधार पर, दस्तावेज़ के निष्पादक द्वारा केस-दर-मामला आधार पर फ़ॉन्ट, लाइन स्पेसिंग और अन्य मुद्रण तत्व निर्धारित किए जाते हैं। कंप्यूटर मुद्रण उपकरणों का उपयोग करके तैयार किए गए दस्तावेज़ों को माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेक्स्ट एडिटर में, टाइम्स नंबर ईव रोमा नंबर फ़ॉन्ट, आकार 13-15 में, एक या दो रिक्ति के साथ मुद्रित करने की अनुशंसा की जाती है। दस्तावेज़ पाठ के भाग को उजागर करने के लिए (अक्षरों को छोड़कर), शीर्षक, नोट्स, अन्य प्रकार और आकार के फ़ॉन्ट, बोल्ड, इटैलिक, पंक्तियों के बीच संशोधित (कम) अंतर, मुख्य पाठ की सीमाओं के सापेक्ष ऑफसेट का उपयोग किया जा सकता है। जब पाठ में तालिकाओं का उपयोग किया जाता है, तो उन्हें Microsoft Office पैकेज में शामिल टूल का उपयोग करके तैयार करना और तालिका पाठ को छोटे फ़ॉन्ट आकार में प्रिंट करना संभव है। अन्य सॉफ़्टवेयर संपादकों का उपयोग करते समय, यदि आवश्यक हो, तो आपको मुद्रित अक्षरों के आकार के आधार पर विवरणों के बीच की दूरी की गणना करनी चाहिए। ए4 प्रारूप में फॉर्म या कागज की शीट पर दस्तावेज़, एक नियम के रूप में, 1-2 लाइन रिक्ति के साथ मुद्रित किए जाते हैं, और ए5 प्रारूप या उससे कम प्रारूप में दस्तावेज़ 1 लाइन रिक्ति के साथ मुद्रित किए जाते हैं।

दस्तावेज़ तैयार करते और संसाधित करते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जा सकता है।

रूसी संघ का राज्य प्रतीक संघीय संवैधानिक कानून "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2000, संख्या 52, भाग I, कला। 5021) के अनुसार दस्तावेज़ रूपों पर रखा गया है। .

रूसी संघ के एक घटक इकाई के हथियारों का कोट रूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनी कृत्यों के अनुसार दस्तावेज़ रूपों पर रखा जाता है।

संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्क (सेवा चिह्न) चार्टर (संगठन के विनियम) के अनुसार संगठन के लेटरहेड पर रखा जाता है।

संगठन कोड उद्यमों और संगठनों के अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेपीओ) के अनुसार दर्ज किया गया है।

एक कानूनी इकाई का मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन) कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार लगाया जाता है।

कर अधिकारियों द्वारा जारी किए गए दस्तावेजों के अनुसार करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण का कारण कोड (टीआईएन/केपीपी) दर्ज किया जाता है।

दस्तावेज़ प्रपत्र कोड ऑल-रूसी क्लासिफायर ऑफ़ मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन (ओकेयूडी) के अनुसार दर्ज किया गया है।

दस्तावेज़ के लेखक संगठन का नाम उसके घटक दस्तावेज़ों में निहित नाम के अनुरूप होना चाहिए। संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त नाम और उसके अभाव में मूल संगठन का पूरा नाम (यदि कोई हो) दर्शाया गया है। रूसी संघ के घटक संस्थाओं के संगठनों के नाम, जिनके पास रूसी संघ की राज्य भाषा (रूसी) के साथ, रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषा है, दो भाषाओं में मुद्रित होते हैं। रूसी संघ के विषय की राज्य भाषा या किसी अन्य भाषा में संगठन का नाम रूसी संघ की राज्य भाषा में नाम के नीचे या दाईं ओर स्थित है। संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे या पीछे रखा गया है। शाखा, क्षेत्रीय कार्यालय, प्रतिनिधि कार्यालय का नाम इंगित किया गया है यदि यह दस्तावेज़ का लेखक है, और संगठन के नाम के नीचे स्थित है।

संगठन के बारे में संदर्भ जानकारी में शामिल हैं: डाक पता, टेलीफोन नंबर और संगठन के विवेक पर अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, टेलेक्स नंबर, बैंक खाते, ईमेल पता, आदि)।

संगठन द्वारा तैयार या प्रकाशित दस्तावेज़ के प्रकार का नाम चार्टर (संगठन के विनियम) द्वारा निर्धारित किया जाना चाहिए और ओकेयूडी (कक्षा 0200000) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ों के प्रकार के अनुरूप होना चाहिए।

दस्तावेज़ की तारीख उसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है, प्रोटोकॉल के लिए - बैठक की तारीख (निर्णय लेने की तारीख), अधिनियम के लिए - घटना की तारीख। दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा जारी किए गए दस्तावेज़ों में एक ही (एकल) तारीख होनी चाहिए। दस्तावेज़ की तारीख अरबी अंकों में इस क्रम में लिखी गई है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंकों में।

उदाहरण के तौर पर दिनांक 3 जनवरी 2007 को 01/03/2007 जारी किया जाना चाहिए। दिनांक को स्वरूपित करने की एक मौखिक-संख्यात्मक विधि की अनुमति है, उदाहरण के लिए, 03 जनवरी, 2007, साथ ही अनुक्रम में दिनांक को स्वरूपित करना: वर्ष, महीना, महीने का दिन, उदाहरण के लिए: 2007.01.03।

किसी दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में उसका क्रमांक शामिल होता है, जिसे संगठन के विवेक पर मामलों के नामकरण, संवाददाता, निष्पादकों आदि के बारे में जानकारी के अनुसार केस इंडेक्स के साथ पूरक किया जा सकता है। दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या संयुक्त रूप से संकलित की जाती है दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा इनमें से प्रत्येक संगठन के दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे उस क्रम में एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है जिसमें लेखकों को दस्तावेज़ में दर्शाया गया है।

किसी दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान इंगित किया जाता है यदि "संगठन का नाम" और "संगठन के बारे में संदर्भ डेटा" विवरण का उपयोग करके इसे निर्धारित करना मुश्किल है। संकलन या प्रकाशन का स्थान स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखते हुए दर्शाया गया है; इसमें केवल आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्ताक्षर शामिल हैं।

प्राप्तकर्ता संगठन, उनके संरचनात्मक प्रभाग, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी अधिकारी को दस्तावेज़ संबोधित करते समय, उपनाम से पहले प्रारंभिक संकेत दिए जाते हैं। नाममात्र मामले में संगठन और उसकी संरचनात्मक इकाई का नाम दर्शाया गया है। उदाहरण के लिए (इसके बाद संगठनों के नाम, उनके संदर्भ डेटा आदि के उदाहरण सशर्त हैं):

इसे एक अलग शीट पर संकल्प तैयार करने की अनुमति है।

पाठ के शीर्षक में दस्तावेज़ का संक्षिप्त सारांश शामिल है। शीर्षक दस्तावेज़ प्रकार के नाम के अनुरूप होना चाहिए। शीर्षक प्रश्नों का उत्तर दे सकता है:

किस बारे में (किसके बारे में)?, उदाहरण के लिए:

प्रमाणन आयोग के निर्माण पर आदेश;

क्या (कौन)?, उदाहरण के लिए:

अग्रणी विशेषज्ञ का कार्य विवरण।

A5 प्रारूप पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों के पाठ में शीर्षक शामिल नहीं हो सकता है।

किसी दस्तावेज़ के निष्पादन पर नियंत्रण का चिह्न "K", शब्द या मोहर "नियंत्रण" द्वारा दर्शाया जाता है।

दस्तावेज़ का पाठ रूसी संघ की राज्य भाषा में या रूसी संघ के घटक संस्थाओं की राज्य भाषाओं में रूसी संघ के कानून और रूसी संघ के घटक संस्थाओं के अनुसार तैयार किया गया है। दस्तावेज़ों के पाठ एक प्रश्नावली, एक तालिका, एक सुसंगत पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किए जाते हैं। किसी पाठ को प्रश्नावली के रूप में संकलित करते समय, विशेषता वस्तु की विशेषताओं के नाम को नाममात्र मामले में संज्ञा या वर्तमान या भूत काल के दूसरे व्यक्ति बहुवचन क्रिया ("है") के साथ एक वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जाना चाहिए। , "कब्ज़ा" या "थे", "थे", आदि)। मौखिक रूप से व्यक्त विशेषताएँ विशेषताओं के नाम के अनुरूप होनी चाहिए। तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त शीर्षक होने चाहिए। स्तंभों और पंक्तियों के उपशीर्षक शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्या को निम्नलिखित पृष्ठों पर मुद्रित किया जाना चाहिए। एक कनेक्टेड टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहला भाग दस्तावेज़ तैयार करने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित करता है, दूसरा (अंतिम) - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, प्रस्ताव, सिफारिशें। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, आदेश - एक बयान के बिना एक प्रशासनिक भाग; पत्र, बयान - स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध)।

अन्य संगठनों के दस्तावेजों या पहले प्रकाशित दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ में, उनका विवरण दर्शाया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, पंजीकरण संख्या दस्तावेज़, पाठ का शीर्षक। यदि पाठ में कई समाधान, निष्कर्ष आदि शामिल हैं, तो इसे अनुभागों, उपखंडों, पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है, जिन्हें अरबी अंकों से क्रमांकित किया गया है।

आदेश की एकता के सिद्धांतों पर काम करने वाले संगठनों के दस्तावेजों (आदेश, निर्देश, आदि) में, साथ ही संगठन के प्रबंधन को संबोधित दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति एकवचन ("मैं आदेश देता हूं," "मैं) में प्रस्तुत किया जाता है प्रस्ताव," "मैं पूछता हूँ")। कॉलेजियम निकायों के दस्तावेजों में, पाठ को तीसरे व्यक्ति एकवचन ("संकल्प", "निर्णय") में प्रस्तुत किया जाता है। संयुक्त दस्तावेजों में, पाठ को पहले व्यक्ति बहुवचन ("हम आदेश देते हैं", "निर्णय लिया") में प्रस्तुत किया जाता है। प्रोटोकॉल का पाठ तीसरे व्यक्ति बहुवचन ("सुना", "बोला", "निर्णय लिया", "निर्णय") में प्रस्तुत किया गया है। संगठनों के अधिकारों और दायित्वों को स्थापित करने वाले दस्तावेजों में, उनके संरचनात्मक विभाजन (विनियम, निर्देश), साथ ही विवरण, तथ्यों या निष्कर्षों का मूल्यांकन (अधिनियम, प्रमाण पत्र), तीसरे व्यक्ति एकवचन में पाठ की प्रस्तुति का रूप या बहुवचन का प्रयोग किया जाता है ("विभाग कार्य करता है", "संघ शामिल है", "आयोग की स्थापना")।

पत्रों में प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग किया जाता है:

- प्रथम व्यक्ति बहुवचन ("कृपया भेजें", "हम विचार के लिए भेजते हैं");

- प्रथम पुरुष एकवचन में ("मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "कृपया हाइलाइट करें");

- तीसरे व्यक्ति एकवचन से ("मंत्रालय को आपत्ति नहीं है", "VNIISMS इसे संभव मानता है")।

पत्र के मुख्य भाग में नामित अनुलग्नक की उपस्थिति को दर्शाने वाला एक नोट इस प्रकार स्वरूपित किया गया है:

आवेदन: 5 एल के लिए. 2 प्रतियों में.

यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया गया है, उदाहरण के लिए:

आवेदन पत्र:

1. क्षेत्रीय ऋण विभाग पर 5 पृष्ठों के विनियम। 1 प्रति में.

2. 7 पृष्ठों के क्षेत्रीय ऋण विभाग के दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के नियम। 2 प्रतियों में.

यदि आवेदन पत्र बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की गई है।

यदि दस्तावेज़ के साथ कोई अन्य दस्तावेज़ संलग्न है, जिसमें एक अनुलग्नक भी है, तो अनुलग्नक की उपस्थिति का संकेत देने वाला एक नोट निम्नानुसार तैयार किया जाता है:

परिशिष्ट: रोसारखिव का पत्र दिनांक 06/05/2003 क्रमांक 02-6/172 और उसका एक परिशिष्ट, केवल 3 पृष्ठ।

यदि आवेदन दस्तावेज़ में निर्दिष्ट सभी पतों पर नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपलब्धता के बारे में एक नोट निम्नानुसार तैयार किया जाता है:

आवेदन: 3 एल के लिए. 5 प्रतियों में. केवल पहले पते पर.

प्रशासनिक दस्तावेज़ (आदेश, आदेश, निर्देश, नियम, निर्देश, विनियम, निर्णय) के अनुलग्नक में, ऊपरी दाएं कोने में इसकी पहली शीट पर वे प्रशासनिक दस्तावेज़ का नाम, उसकी तारीख और संकेत देते हुए "परिशिष्ट संख्या" लिखते हैं। पंजीकरण संख्या, उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट संख्या 2

रोसारखिव के आदेश पर

दिनांक 06/05/2003 क्रमांक 319

इसे "परिशिष्ट संख्या" अभिव्यक्ति को बड़े अक्षरों में मुद्रित करने की अनुमति है, और इस अभिव्यक्ति को केंद्र में रखने के लिए, दस्तावेज़ का नाम, इसकी तिथि और पंजीकरण संख्या सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष है, उदाहरण के लिए:

रूस के स्वास्थ्य मंत्रालय के दिनांक 06/05/2003 के आदेश का परिशिष्ट संख्या 2

"हस्ताक्षर" विवरण में शामिल हैं: दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक (यदि दस्तावेज़ लेटरहेड दस्तावेज़ पर तैयार नहीं किया गया है, तो पूर्ण और लेटरहेड दस्तावेज़ पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के लिए संक्षिप्त); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; उदाहरण के लिए, हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम):

या फॉर्म पर:

किसी अधिकारी के लेटरहेड पर दस्तावेज़ तैयार करते समय, हस्ताक्षर में उस व्यक्ति की स्थिति का संकेत नहीं दिया जाता है।

कई अधिकारियों द्वारा किसी दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर उनके पद के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

जब किसी दस्तावेज़ पर समान पद के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

संयुक्त दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करते समय, पहली शीट लेटरहेड पर नहीं बनाई जाती है। आयोग द्वारा तैयार किए गए दस्तावेज़ दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों की स्थिति को नहीं दर्शाते हैं, बल्कि वितरण के अनुसार आयोग के भीतर उनकी जिम्मेदारियों को दर्शाते हैं, उदाहरण के लिए:

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकट में सहमत शब्द, उस व्यक्ति की स्थिति जिसके साथ दस्तावेज़ को मंजूरी दी गई थी (संगठन के नाम सहित), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख (प्रारंभिक, उपनाम) और अनुमोदन की तारीख शामिल है, उदाहरण के लिए :

मान गया

यूबी ओजेएससी के प्रमुख

"यूरालग्रेनाइट"

एन.वी. के व्यक्तिगत हस्ताक्षर गोलोविन

यदि अनुमोदन पत्र, प्रोटोकॉल आदि द्वारा किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट निम्नानुसार तैयार की जाती है:

मान गया

अंतर्राष्ट्रीय अकादमी से पत्र

सूचनाकरण

दिनांक 24 नवम्बर 2007 क्रमांक 755-914

OJSC "रोसगोस्स्ट्राख-एकॉर्ड" के प्रबंधन बोर्ड की बैठक के सहमत कार्यवृत्त दिनांक 12 नवंबर, 2006 संख्या 6

दस्तावेज़ का अनुमोदन दस्तावेज़ अनुमोदन वीज़ा (इसके बाद वीज़ा के रूप में संदर्भित) के साथ जारी किया जाता है, जिसमें दस्तावेज़ को अनुमोदित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर और स्थिति, हस्ताक्षर की एक प्रतिलिपि (प्रारंभिक, उपनाम) और हस्ताक्षर करने की तारीख शामिल होती है। उदाहरण के लिए:

कानूनी विभाग के प्रमुख व्यक्तिगत हस्ताक्षर ए.एस. ओर्लोव

यदि दस्तावेज़ पर कोई टिप्पणी है, तो वीज़ा निम्नानुसार जारी किया जाता है:

टिप्पणियाँ संलग्न हैं

कानूनी विभाग के प्रमुख व्यक्तिगत हस्ताक्षर ए.जी. ओर्लोव

टिप्पणियाँ एक अलग शीट पर लिखी जाती हैं, हस्ताक्षरित होती हैं और दस्तावेज़ के साथ संलग्न होती हैं। किसी दस्तावेज़ के लिए, जिसका मूल संगठन के पास रहता है, वीज़ा मूल दस्तावेज़ की अंतिम शीट के पीछे की ओर नीचे चिपका दिया जाता है।

किसी ऐसे दस्तावेज़ के लिए जिसका मूल मूल किसी संगठन से भेजा जाता है, वीज़ा भेजे जाने वाले दस्तावेज़ की प्रति के सामने की ओर नीचे चिपका दिया जाता है। एक अलग अनुमोदन पत्रक पर वीज़ा दस्तावेज़ जारी करना संभव है। संगठन के विवेक पर, दस्तावेज़ और उसके अनुलग्नकों को पृष्ठ दर पृष्ठ पृष्ठांकित करने की अनुमति है।

एक सील छाप व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों, वित्तीय संपत्तियों से संबंधित तथ्यों को दर्ज करने के साथ-साथ अन्य दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है जो एक प्रामाणिक हस्ताक्षर के प्रमाणीकरण के लिए प्रदान करते हैं। दस्तावेज़ संगठन की मुहर से प्रमाणित होते हैं।

मूल के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति के अनुपालन को प्रमाणित करते समय, "हस्ताक्षर" विशेषता के नीचे, एक प्रमाणन शिलालेख लगाया जाता है: "सही"; प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति; व्यक्तिगत हस्ताक्षर; हस्ताक्षर का डिक्रिप्शन (प्रारंभिक, उपनाम); प्रमाणन तिथि, उदाहरण के लिए:

मानव संसाधन विभाग निरीक्षक व्यक्तिगत हस्ताक्षर पी.आई. क्रावचेंको

संगठन के विवेक पर निर्धारित मुहर के साथ दस्तावेज़ की एक प्रति को प्रमाणित करने की अनुमति है।

निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक के प्रारंभिक नाम और उपनाम और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में एक निशान दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने या पीछे निचले बाएँ कोने में लगाया जाता है, उदाहरण के लिए:

जैसा। पेत्रोव 238 89 54

किसी दस्तावेज़ के निष्पादन और उसे फ़ाइल में भेजने पर एक नोट में निम्नलिखित डेटा शामिल होता है: दस्तावेज़ की तारीख और संख्या का संदर्भ जो उसके निष्पादन को दर्शाता है, या, ऐसे दस्तावेज़ की अनुपस्थिति में, निष्पादन के बारे में संक्षिप्त जानकारी; शब्द "काम पर लग जाओ"; वह फ़ाइल संख्या जिसमें दस्तावेज़ संग्रहीत किया जाएगा।

दस्तावेज़ के निष्पादन और फ़ाइल में भेजने पर नोट दस्तावेज़ के निष्पादक या संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित और दिनांकित किया जाता है जिसमें दस्तावेज़ निष्पादित किया गया था।

संगठन द्वारा दस्तावेज़ की प्राप्ति के बारे में नोट में अगला क्रमांक और दस्तावेज़ की प्राप्ति की तारीख (यदि आवश्यक हो, घंटे और मिनट) शामिल है।

संगठन द्वारा किसी दस्तावेज़ की प्राप्ति को स्टांप के रूप में चिह्नित करने की अनुमति है।

किसी दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि का पहचानकर्ता दस्तावेज़ के प्रत्येक पृष्ठ के निचले बाएँ कोने में रखा गया एक चिह्न (पाद लेख) होता है और इसमें कंप्यूटर मीडिया पर फ़ाइल का नाम, दिनांक और संगठन में स्थापित अन्य खोज डेटा शामिल होता है।

गलत तरीके से निष्पादित दस्तावेज़ कार्यालय प्रबंधन और शासन विभाग के कर्मचारियों द्वारा निष्पादकों को संशोधन के लिए लौटा दिए जाते हैं।

दस्तावेज़ की एक प्रति संगठन के प्रमुख या उसकी संबंधित संरचनात्मक इकाई की अनुमति से बनाई और जारी (भेजी) जाती है। कोई संगठन केवल उन्हीं दस्तावेज़ों की प्रतियां बना और प्रमाणित कर सकता है जो संस्थान में ही बनाए गए हैं।

कर्मचारियों की व्यक्तिगत फाइलों को पंजीकृत करते समय, संगठन व्यक्तिगत फाइलों में शामिल करने के लिए अन्य संस्थानों द्वारा जारी किए गए उनके दस्तावेजों (डिप्लोमा और शिक्षा के प्रमाण पत्र, आविष्कार और नवाचार प्रस्ताव, वैज्ञानिक डिग्री और उपाधि आदि की प्रतियां) की प्रतियां बना सकता है।

दस्तावेज़ की एक प्रति संगठन के लेटरहेड पर पुन: प्रस्तुत की जाती है और इसकी सामग्री के अनुपालन को प्रमाणित करने वाले एक अधिकारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित की जाती है। यदि प्रतिलिपि किसी प्रपत्र पर नहीं बनाई गई है, तो प्रतिलिपि बनाते समय मूल प्रपत्र का पाठ मूल दस्तावेज़ से पुन: प्रस्तुत किया जाता है। दस्तावेज़ प्रतिलिपि की पहली शीट पर, ऊपरी दाएं कोने में एक "कॉपी" चिह्न बनाया जाता है। प्रमाणन हस्ताक्षर इस रूप में तैयार किया गया है: "सत्य", प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति की स्थिति का नाम, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर, आद्याक्षर और उपनाम, प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण की तारीख। अन्य संगठनों को प्रतियां भेजते समय या उन्हें व्यक्तियों को सौंपते समय, प्रतिलिपि जारी करने वाले संगठन की मुहर प्रमाणन शिलालेख पर चिपका दी जाती है।

नागरिकों के व्यक्तिगत अधिकारों और हितों से संबंधित प्रतियां बनाते समय, उस दस्तावेज़ पर एक निशान बनाया जाता है जिससे प्रतिलिपि बनाई गई थी, किसे और कब जारी की गई थी, और प्रतिलिपि पर ही एक निशान बनाया जाता है कि मूल इसमें संग्रहीत है यह संगठन.

अन्य संगठनों को मूल दस्तावेज़ (पत्र, टेलीग्राम, प्रोटोकॉल, आदि) भेजते समय, दस्तावेज़ की एक प्रति संगठन में रहती है, जिसमें मूल दस्तावेज़ को संकलित और अनुमोदित करने वाले अधिकारियों के वीज़ा शामिल होते हैं। मूल प्रति पर हस्ताक्षर करते समय किए गए सभी सुधार इसमें शामिल हैं। प्रपत्र का स्थायी विवरण प्रतिलिपि पर पुन: प्रस्तुत नहीं किया गया है। इसमें हस्ताक्षर करने की तारीख और पंजीकरण संख्या अंकित होती है। हस्ताक्षर को इस रूप में प्रमाणित किया जाता है: "सही" या पीपी ("मूल हस्ताक्षरित"), प्रतिलिपि प्रमाणित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर, आद्याक्षर और उपनाम, प्रमाणीकरण की तारीख।

ड्राफ्ट दस्तावेज़ों को शीट के दोनों ओर डेढ़ अंतराल पर मुद्रित करने की अनुशंसा की जाती है। शीट के पहले पृष्ठ पर, बाईं ओर एक खाली मार्जिन छोड़ा जाता है, दूसरे पृष्ठ पर - दाईं ओर। बार-बार पुनर्मुद्रण से बचने के लिए, प्रबंधन दस्तावेजों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए परियोजना ग्रंथों को सावधानीपूर्वक संपादित किया जाना चाहिए।

एक टाइपराइटर या प्रिंटर का उपयोग करके पांच प्रतियों तक के संचलन में एक हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को पुन: पेश करने की सलाह दी जाती है। बड़े प्रसार के लिए, अधिक कुशल डुप्लिकेटिंग उपकरण का उपयोग किया जाना चाहिए: कॉपियर, रोटेटर, रोटाप्रिंट, आदि। मूल दस्तावेज़ को डुप्लिकेट करने से पहले, इसे संगठन की कार्यालय प्रबंधन सेवा में पूरी तरह से निष्पादित, हस्ताक्षरित और पंजीकृत किया जाना चाहिए।

कवरिंग लेटर उन दस्तावेज़ों के लिए तैयार किए जाते हैं जिनमें कोई पता शिलालेख नहीं होता है, साथ ही ऐसे मामलों में जहां भेजे जा रहे दस्तावेज़ के लिए स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है।

प्रबंधन दस्तावेज़ों के सबसे सामान्य प्रकार हैं:

- आदेश देना,

- पद,

- निर्देश,

- शिष्टाचार,

- सरकारी पत्र,

- संदर्भ।

आइए उनके संकलन और निष्पादन के नियमों पर अधिक विस्तार से विचार करें।

एक आदेश संगठन की गतिविधियों के दीर्घकालिक और परिचालन संबंधी मुद्दों को हल करने के लिए आदेश की एकता के आधार पर संगठन के प्रमुख द्वारा जारी किया गया एक कानूनी अधिनियम है। आदेश और निर्देश नियामक प्रकृति के साथ-साथ परिचालन, संगठनात्मक, कार्मिक और संगठन की गतिविधियों के अन्य मुद्दों पर निर्णयों को औपचारिक बनाते हैं। ड्राफ्ट आदेश इकाइयों द्वारा प्रमुख, उनके डिप्टी या उनकी स्वयं की पहल के निर्देशों के आधार पर तैयार और प्रस्तुत किए जाते हैं। कार्मिक मुद्दों पर मसौदा आदेश कार्मिक सेवा द्वारा प्रासंगिक प्रस्तुतियों के आधार पर तैयार किए जाते हैं। आदेशों पर प्रमुख या उसके निर्देश पर उप प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किये जाते हैं। मसौदा आदेशों की उच्च गुणवत्ता वाली तैयारी सुनिश्चित करना और इच्छुक पार्टियों के साथ उनका समन्वय सुनिश्चित करना उन विभागों के प्रमुखों की जिम्मेदारी है जो मसौदा तैयार करते हैं और जमा करते हैं।

ड्राफ्ट आदेशों और उनके परिशिष्टों का समर्थन निष्पादक और उस इकाई के प्रमुख द्वारा किया जाता है जिसने परियोजना शुरू की थी, और उन विभागों के प्रमुखों द्वारा जिनके लिए परियोजना कार्य और निर्देश प्रदान करती है। अनुमोदन के दौरान उत्पन्न होने वाली मसौदा आदेश पर आपत्तियां मसौदे से जुड़े एक प्रमाण पत्र में निर्धारित की गई हैं। यदि अनुमोदन प्रक्रिया के दौरान मसौदा आदेश में मूलभूत परिवर्तन किए जाते हैं, तो यह पुनर्मुद्रण और पुन: अनुमोदन के अधीन है। हस्ताक्षर के लिए प्रबंधक को प्रस्तुत किए गए ड्राफ्ट आदेशों को जिम्मेदारियों के वितरण के अनुसार उप प्रमुखों द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

ड्राफ्ट आदेश स्थापित प्रपत्र में मानक प्रपत्रों पर मुद्रित किए जाते हैं और यदि आवश्यक हो, तो एक प्रमाण पत्र के साथ हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किए जाते हैं, जिसमें आदेश के सार का संक्षिप्त सारांश, इसकी आवश्यकता के लिए तर्क, साथ ही आधार पर जानकारी शामिल होनी चाहिए। किस पर मसौदा तैयार किया गया और किससे सहमति बनी। आदेश की तारीख उसके हस्ताक्षर की तारीख है।

अन्य संगठनों के साथ संयुक्त रूप से तैयार किए गए ड्राफ्ट आदेश निकायों या संगठनों के नाम दर्शाने वाले फॉर्म के बिना कागज की मानक शीट पर मुद्रित किए जाते हैं। ऑर्डरों को एक कैलेंडर वर्ष के भीतर क्रमिक रूप से क्रमांकित किया जाता है।

आदेशों की प्रतियां या उनकी डुप्लिकेट प्रतियों को कार्यालय विभाग की मुहर के साथ प्रमाणित किया जाता है और मेलिंग इंडेक्स के अनुसार प्राप्तकर्ताओं को भेजा जाता है, जिसे निष्पादक द्वारा तैयार और हस्ताक्षरित किया जाता है। एक प्रति निष्पादक और लिपिक विभाग को भी भेजी जानी चाहिए।

आदेश निर्धारित प्रपत्र पर मुद्रित है। आदेश में निम्नलिखित विवरण हैं:

• कंपनी का नाम।
• दस्तावेज़ प्रकार का नाम ऑर्डर है.
• दिनांक और संख्या - ये विवरण केन्द्रित तरीके से मुद्रित होते हैं।
• तारीख डिजिटल या मौखिक-डिजिटल रूप से जारी की जाती है; संख्या में "नहीं" चिह्न और आदेश की क्रम संख्या शामिल है, उदाहरण के लिए: 15 जून, 2000 संख्या 21; 07/03/2000 क्रमांक 44.
• शीर्षक को आदेश के पाठ की सामग्री को संक्षेप में और सटीक रूप से प्रतिबिंबित करना चाहिए। शीर्षक के अंत में कोई अवधि नहीं है. दो या दो से अधिक पंक्तियों वाला शीर्षक 1 पंक्ति रिक्ति के साथ बोल्ड फ़ॉन्ट में मुद्रित किया जाता है।
• अनुदैर्ध्य विवरण वाले प्रपत्रों पर तैयार किए गए दस्तावेज़ों का शीर्षक केंद्र में संरेखित है।
• टेक्स्ट को शीर्षक से 2-3 पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है और टेक्स्ट बॉक्स के बाएं किनारे से 1.5 रिक्त स्थान पर 13 फ़ॉन्ट आकार में मुद्रित किया जाता है और टेक्स्ट बॉक्स के बाएं और दाएं किनारों पर संरेखित किया जाता है। पैराग्राफ की पहली पंक्ति टेक्स्ट फ़ील्ड के बाएँ किनारे से 1.25 सेमी शुरू होती है। आदेश के पाठ में 2 भाग शामिल हो सकते हैं: कथन (प्रस्तावना) और प्रशासनिक।
• पता लगाने वाला भाग उन लक्ष्यों और उद्देश्यों, तथ्यों और घटनाओं को संक्षेप में रेखांकित करता है जो आदेश जारी करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। यह "के प्रयोजनों के लिए", "अनुरूप", "के अनुसरण में", आदि शब्दों से शुरू हो सकता है। यदि आदेश किसी अन्य दस्तावेज़ के आधार पर जारी किया जाता है, तो पता लगाने वाला भाग इस दस्तावेज़ के नाम को इंगित करता है वाद्य मामला, इसकी तिथि, संख्या और शीर्षक।
• ड्राफ्ट आदेशों में प्रस्तावना "ऑर्डर" शब्द के साथ समाप्त होती है, जो अंतरिक्ष में मुद्रित होती है।
• प्रशासनिक भाग में निर्धारित कार्यों की एक सूची होनी चाहिए, जिसमें प्रत्येक कार्य के निष्पादक और निष्पादन की समय सीमा का संकेत दिया गया हो। प्रशासनिक भाग को पैराग्राफ और उपपैराग्राफ में विभाजित किया जा सकता है, जो अरबी अंकों में क्रमांकित हैं। समान प्रकृति की कार्रवाइयों को एक पैराग्राफ में सूचीबद्ध किया जा सकता है। संरचनात्मक इकाइयों या विशिष्ट अधिकारियों को निष्पादक के रूप में दर्शाया गया है। प्रशासनिक भाग के अंतिम पैराग्राफ में आदेश के निष्पादन की निगरानी के लिए जिम्मेदार इकाई या अधिकारी के बारे में जानकारी हो सकती है।
• यदि कोई आदेश पहले जारी किए गए दस्तावेज़ या उसके कुछ प्रावधानों को बदलता है, रद्द करता है या पूरक करता है, तो पाठ के प्रशासनिक भाग के पैराग्राफ में से एक में रद्द किए जा रहे दस्तावेज़ (दस्तावेज़ खंड) का लिंक होना चाहिए, जिसमें उसकी तिथि, संख्या और शीर्षक दर्शाया गया हो। . पैराग्राफ का पाठ "अमान्य के रूप में पहचानें..." शब्दों से शुरू होना चाहिए।
• आदेश में "आदेश को ध्यान में लाया जाए..." खंड शामिल नहीं होना चाहिए। जिन प्रभागों (अधिकारियों) के ध्यान में आदेश लाया जाता है, उन्हें वितरण सूचकांक में नोट किया जाता है, जिसे निष्पादक मसौदा आदेश के साथ तैयार करता है।
• वीज़ा में समर्थनकर्ता की स्थिति, व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और तारीख शामिल है।
• हस्ताक्षर में दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर और हस्ताक्षर की एक प्रतिलिपि (प्रारंभिक, उपनाम) शामिल है।
• आदेशों पर नेता द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
• आदेश के परिशिष्टों पर परियोजना तैयार करने वाली संरचनात्मक इकाई के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
• हस्ताक्षर आवेदन की अंतिम शीट के पीछे की तरफ रखा गया है।

संयुक्त आदेश बिना फॉर्म के A4 पेपर (210 x 297 मिमी) की मानक शीट पर मुद्रित किए जाते हैं। संयुक्त आदेश जारी करते समय संगठनों के नाम समान स्तर पर स्थित होते हैं; दस्तावेज़ के प्रकार का नाम - ऑर्डर पंक्ति के केंद्र में स्थित है; संयुक्त आदेश की तारीख बाद के हस्ताक्षर की तारीख से मेल खाती है; दो या दो से अधिक संगठनों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या में इनमें से प्रत्येक संगठन के दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे दस्तावेज़ में लेखकों को इंगित करने के क्रम में एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है; संगठनों के प्रमुखों के हस्ताक्षर पाठ के नीचे समान स्तर पर स्थित होते हैं।

विनियम एक कानूनी अधिनियम है जो लक्ष्यों और उद्देश्यों, गठन प्रक्रिया, अधिकारों और दायित्वों, प्रबंधन संरचना, कार्य के संगठन और किसी संगठन, संस्थान या संरचनात्मक इकाई की कानूनी स्थिति को परिभाषित करता है। विनियमन को तब अपनाया जाता है जब यह संघीय कार्यकारी अधिकारियों की क्षमता के भीतर मुद्दों पर व्यवस्थित रूप से परस्पर जुड़े नियम स्थापित करता है।

नियम ऐसे मानदंड और आवश्यकताएं स्थापित करते हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए।

निर्देश एक शासी निकाय, एक संगठन के प्रमुख (या उनके द्वारा अनुमोदित) द्वारा जारी एक कानूनी अधिनियम है और संगठनों, उनके प्रभागों, अधिकारियों और संगठनात्मक, वैज्ञानिक, तकनीकी, तकनीकी, वित्तीय और गतिविधि के अन्य क्षेत्रों को नियंत्रित करने वाले मानदंडों और नियमों की स्थापना करता है। नागरिक. दिशानिर्देश और नियम जैसे कानूनी कार्य, जिनमें निर्देशों के साथ समान कानूनी बल होता है, भी शिक्षाप्रद प्रकृति के होते हैं। समान प्रकृति और उद्देश्य वाले कानूनी कृत्यों की प्रणाली में एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए, उन्हें निर्देश कहना बेहतर है। निर्देश किसी भी गतिविधि (नौकरी विवरण) को पूरा करने की प्रक्रिया या विधायी और अन्य नियमों के प्रावधानों को लागू करने की प्रक्रिया निर्धारित करते हैं।

विनियम, नियम और निर्देश स्वतंत्र कानूनी कृत्यों के रूप में लागू होते हैं, जिन पर प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, या संगठन द्वारा अनुमोदित कृत्यों के रूप में; अनुमोदन अनुमोदन टिकट के रूप में या उनके अनुमोदन पर एक प्रशासनिक दस्तावेज़ जारी करके जारी किया जाता है।

मसौदा विनियमों, नियमों और निर्देशों को तैयार करने की प्रक्रिया के अनुरूप है सामान्य आदेशमसौदा विनियमों की तैयारी.

मसौदा विनियमों (नियम, निर्देश) का पाठ संगठन के सामान्य लेटरहेड पर मुद्रित होता है। पाठ तीसरे व्यक्ति एकवचन या बहुवचन में प्रस्तुत किया गया है। पाठ निम्नलिखित शब्दों का उपयोग करता है: "अवश्य", "चाहिए", "आवश्यक", "निषिद्ध", "अनुमति नहीं"। विनियमन के पाठ का शीर्षक (नियम, निर्देश) प्रश्न का उत्तर देता है "किस बारे में?"; नौकरी की आवश्यकताओं और काम करने की प्रक्रिया (नौकरी विवरण) वाले निर्देशों का शीर्षक "कौन?" प्रश्न का उत्तर देता है। (मुख्य विशेषज्ञ के लिए नौकरी का विवरण)। विनियमों (नियमों, निर्देशों) का स्थापित भाग अनुभाग है " सामान्य प्रावधान", जो विकास के आधार, मानक अधिनियम के मुख्य उद्देश्य और इसके वितरण के दायरे, स्थापित नियमों और प्रौद्योगिकियों के उल्लंघन के लिए जिम्मेदारी को इंगित करता है। विनियमन के मुख्य पाठ (नियम, निर्देश) को अध्यायों, पैराग्राफों में विभाजित किया जा सकता है और उपपैराग्राफ। अध्यायों में शीर्षक होना चाहिए। अध्यायों को रोमन अंकों में क्रमांकित किया गया है। पैराग्राफ और उपपैराग्राफ की संख्या अरबी अंकों में इंगित की गई है।

बैठक (सत्र) के दौरान किए गए नोट्स, प्रस्तुत रिपोर्टों और भाषणों के सार, प्रमाणपत्र, मसौदा निर्णय आदि के आधार पर कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। प्रमाणपत्रों पर कार्यान्वयन विभागों के प्रमुखों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। बैठक के दौरान नोट्स लेना, सामग्री एकत्र करना और पाठ तैयार करना सचिव, लिपिक विभागों और विभागों के कर्मचारियों की जिम्मेदारी है जिन्होंने चर्चा के लिए मुद्दे तैयार किए। प्रोटोकॉल के प्रासंगिक बिंदुओं के ड्राफ्ट को तैयारी के लिए जिम्मेदार इकाई द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों पर मूल दस्तावेज़, किए गए निर्णयों पर प्रोटोकॉल के उद्धरण के साथ निष्पादन इकाई को फ़ाइल में दाखिल करने के लिए भेजे जाते हैं। बैठकों के कार्यवृत्त की प्रतियां, बैठकों के एजेंडे की प्रतियां और बैठकों की सामग्री आवश्यकता पड़ने पर नष्ट कर दी जाती हैं, और कार्यवृत्त की प्रतियां - अधिनियम के अनुसार नष्ट कर दी जाती हैं।

प्रोटोकॉल के पाठ में, एक नियम के रूप में, दो भाग होते हैं: परिचयात्मक और मुख्य। परिचयात्मक भाग में निम्नलिखित जानकारी है:

• अध्यक्ष या पीठासीन अधिकारी;
• सचिव;
• उपस्थित थे - उपस्थित लोगों की सूची या उपस्थित लोगों की संलग्न सूची का संदर्भ;
• एजेंडा;
• प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए वक्ता।

कार्यवृत्त के मुख्य भाग में एजेंडा मदों के अनुरूप अनुभाग होते हैं। प्रत्येक अनुभाग का पाठ निम्नलिखित योजना के अनुसार संरचित है: सुना - बोला गया - निर्णय लिया गया।

रिपोर्टों और भाषणों की मुख्य सामग्री प्रोटोकॉल के पाठ में रखी गई है या उससे जुड़ी हुई है। बाद वाले मामले में, पाठ में एक फ़ुटनोट जोड़ा जाता है: "भाषण का पाठ संलग्न है।" प्रोटोकॉल के पाठ में संकल्प (निर्णय) पूर्ण रूप से मुद्रित होता है; यदि आवश्यक हो, तो मतदान के परिणाम दिए जाते हैं। चर्चा के दौरान व्यक्त असहमतिपूर्ण राय की सामग्री प्रासंगिक समाधान (निर्णय) के बाद प्रोटोकॉल के पाठ में दर्ज की जाती है। एक प्रोटोकॉल तैयार करने के एक रूप की अनुमति है, जिसमें प्रासंगिक मुद्दों पर केवल अपनाए गए संकल्प (निर्णय) दर्ज किए जाते हैं।

कार्यवृत्त पर बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख है.

प्रोटोकॉल के प्रत्येक समूह के लिए कार्यवृत्त को एक कैलेंडर वर्ष के भीतर अलग-अलग क्रम संख्याएँ सौंपी जाती हैं: बोर्ड बैठकों के प्रोटोकॉल, तकनीकी, वैज्ञानिक और विशेषज्ञ परिषदों के प्रोटोकॉल, आदि। संयुक्त बैठकों के कार्यवृत्त में मिश्रित संख्याएँ होती हैं, जिनमें विभागों या सेवाओं के प्रोटोकॉल की क्रम संख्याएँ शामिल होती हैं। बैठक में भाग लिया.

बैठकों में अपनाए गए प्रस्तावों (निर्णयों) की संख्या में प्रोटोकॉल संख्या, एजेंडे में विचाराधीन मुद्दे की संख्या और मुद्दे के भीतर समाधान (निर्णय) की क्रम संख्या शामिल होती है। संगठन द्वारा अपनाई गई खोज प्रणाली के अनुसार प्रोटोकॉल और संकल्पों (निर्णयों) की संख्या में पत्र कोड जोड़े जा सकते हैं।

यदि आवश्यक हो तो प्रोटोकॉल की प्रतियां वितरण सूचकांक के अनुसार इच्छुक संगठनों और अधिकारियों को भेजी जाती हैं; सूचकांक उस इकाई के जिम्मेदार कार्यकारी द्वारा तैयार और हस्ताक्षरित किया जाता है जिसने मुद्दे पर विचार तैयार किया था। प्रोटोकॉल की प्रतियां कार्यालय विभाग की मुहर द्वारा प्रमाणित की जाती हैं।

किए गए निर्णय निष्पादकों को प्रोटोकॉल के उद्धरणों के रूप में सूचित किए जाते हैं, जिन्हें उचित प्रपत्र पर तैयार किया जाता है और कार्यालय की मुहर के साथ प्रमाणित किया जाता है।

प्रोटोकॉल एक मानक प्रोटोकॉल फॉर्म पर या संघीय कार्यकारी निकाय के सामान्य लेटरहेड पर A4 प्रारूप में मुद्रित होते हैं और इनमें निम्नलिखित विवरण होते हैं:

• दस्तावेज़ का नाम - शब्द "प्रोटोकॉल" शीर्ष फ़ील्ड की सीमा से बड़े अक्षरों में अंतरिक्ष में, बोल्ड फ़ॉन्ट में मुद्रित होता है और केंद्र में संरेखित होता है।
• मीटिंग का प्रकार, मीटिंग को पिछले विवरण से 2 लाइन रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है, 1 लाइन रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है और केंद्र में संरेखित किया जाता है।
• बैठक या बैठक का स्थान बैठक के मिनट्स बनाते समय इंगित किया जाता है यदि यह सामान्य स्थान पर नहीं हुई हो।
• इसे अपेक्षित "मीटिंग के प्रकार, मीटिंग" के बाद 2 लाइन रिक्ति के साथ मुद्रित किया जाता है, इसे एक रूलर द्वारा अलग किया जाता है और केंद्र में संरेखित किया जाता है।
• दिनांक और प्रोटोकॉल संख्या. तारीख डिजिटल या मौखिक और डिजिटल रूप से जारी की जाती है और पिछले विवरण के नीचे 2 लाइन रिक्ति के साथ मुद्रित की जाती है।
• प्रोटोकॉल का मुख्य भाग 1.5 पंक्ति रिक्ति पर मुद्रित होता है।
• प्रत्येक प्रश्न को एक अरबी अंक के साथ क्रमांकित किया गया है, और इसका नाम पूर्वसर्ग "ओ" ("अबाउट") से शुरू होता है, जो एक अलग फ़ॉन्ट आकार में केंद्रित होता है और अंतिम पंक्ति के बाद एक पंक्ति के साथ रेखांकित होता है। कोष्ठक में पंक्ति के नीचे बैठक (बैठक) में बोलने वाले अधिकारियों के नाम और प्रासंगिक मुद्दे पर विचार करते समय भाषणों का संक्षिप्त सारांश दर्शाया गया है।
• अंतिम नाम 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं।
• फिर इस मुद्दे पर लिए गए फैसले का संकेत दिया जाता है.
• हस्ताक्षर को पाठ से 3 पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है और इसमें बैठक (बैठक) की अध्यक्षता करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, उसके व्यक्तिगत हस्ताक्षर और हस्ताक्षर की एक प्रतिलिपि (प्रारंभिक और उपनाम) शामिल होती है।
• नौकरी का शीर्षक टेक्स्ट फ़ील्ड की बाईं सीमा से 1 पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होता है और सबसे लंबी पंक्ति के सापेक्ष केंद्रित होता है।
• हस्ताक्षर की प्रतिलेख प्रारंभिक और उपनाम के बीच रिक्त स्थान के बिना नौकरी शीर्षक की अंतिम पंक्ति के स्तर पर स्थित है।
• प्रतिलेख में अंतिम अक्षर दाएँ हाशिये तक सीमित है।
• संकल्प के विवरण का पंजीकरण आदेशों के विवरण के पंजीकरण के समान है।

एक आधिकारिक पत्र संगठनों में तैयार किए जाने वाले सबसे सामान्य प्रकार के प्रबंधन दस्तावेजों में से एक है। आधिकारिक पत्रों के माध्यम से, वे संगठनों के अनुरोधों का उत्तर देते हैं, नागरिकों के बयानों के आधार पर याचिकाएँ शुरू करते हैं, आदि। एक आधिकारिक पत्र एक लेटरहेड पर या मानक कागज पर संगठन के नाम और कुछ अन्य विशिष्ट विवरणों वाली मोहर के साथ लिखा जाना चाहिए। संस्थागत रूप. सेवा पत्र को संबोधित करना निम्नानुसार किया जा सकता है: यदि पत्र किसी संस्थान को संबोधित है, तो इस मामले में संस्थान का नाम नामांकित मामले में रखा गया है, उदाहरण के लिए: सेंट्रल रिसर्च इंस्टीट्यूट ऑफ इंस्ट्रूमेंट मेकिंग। किसी संरचनात्मक इकाई को पत्र संबोधित करते समय, पहले संस्थान का नाम और फिर नाममात्र मामले में संरचनात्मक इकाई का नाम इंगित करें, उदाहरण के लिए: केंद्रीय उपकरण निर्माण अनुसंधान संस्थान। मानव संसाधन विभाग।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि आधिकारिक पत्र निकाय (संस्था) की ओर से तैयार किया जाता है, इसलिए इसमें व्यक्तिगत पहलू को न्यूनतम रखा जाना चाहिए, प्रस्तुति का स्वर व्यंग्य और चंचलता को छोड़कर तटस्थ होना चाहिए। पत्र का पाठ किसी तीसरे व्यक्ति में प्रस्तुत करना उचित है।

एक अधिनियम कानूनी महत्व वाले तथ्यों, घटनाओं, स्थितियों की पुष्टि करने के लिए कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज है। इसकी तैयारी और निष्पादन की आवश्यकताएं राज्य मानकों द्वारा निर्धारित की जाती हैं, जो निम्नलिखित विवरण स्थापित करते हैं: विभाग का नाम (उदाहरण के लिए, बश्कोर्तोस्तान गणराज्य के आंतरिक मामलों का मंत्रालय); संस्था का नाम (उदाहरण के लिए, किरोव्स्की जिला आंतरिक मामलों का विभाग); संस्था का पता या संकलन का स्थान (उदाहरण के लिए, ऊफ़ा); दस्तावेज़ का नाम प्रकार (अधिनियम); की तारीख; पाठ का शीर्षक (उदाहरण के लिए, मामलों के स्वागत और हस्तांतरण के बारे में); अधिनियम के प्रारूपकारों के हस्ताक्षर। इसके अलावा, इसमें अनुमोदन की संख्या (सूचकांक) और स्टांप (मुद्रांक) जैसे विवरण शामिल हो सकते हैं।

अधिनियम के पाठ में, एक नियम के रूप में, दो भाग होने चाहिए: परिचयात्मक और कथन। परिचयात्मक भाग में अधिनियम को तैयार करने के आधार और मसौदा तैयार करने वालों (इसकी तैयारी के दौरान उपस्थित व्यक्ति) का संकेत शामिल है। एक नियम के रूप में, अधिनियम सामूहिक रूप से (कम से कम 2 लोग) तैयार किया जाता है, लेकिन इसे किसी अधिकृत व्यक्ति द्वारा भी तैयार किया जा सकता है अधिकारीअन्य व्यक्तियों की उपस्थिति में. अधिनियम की तैयारी में भाग लेने वाले व्यक्तियों को सूचीबद्ध करते समय, उनके आद्याक्षर, उपनाम और पद का संकेत दिया जाता है। यदि अधिनियम किसी आयोग द्वारा तैयार किया गया है, तो पहले आयोग के अध्यक्ष का उपनाम दर्शाया जाता है, और फिर आयोग के सदस्यों के उपनाम वर्णानुक्रम में दर्शाए जाते हैं। पता लगाने वाला भाग किए गए कार्य के लक्ष्य, उद्देश्य, सार और प्रकृति को निर्धारित करता है और स्थापित तथ्यों को रिकॉर्ड करता है।

अधिनियम का पाठ तैयार किए गए अधिनियम की प्रतियों की संख्या और उनके स्थान के संकेत के साथ समाप्त होता है। अधिनियम पर उन सभी व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए गए हैं जिन्होंने तथ्यों या घटनाओं को स्थापित करने में भाग लिया था।

प्रमाणपत्र किसी तथ्य को स्पष्ट करने, पुष्टि करने या खंडन करने के लिए तैयार किया गया एक सूचनात्मक दस्तावेज़ है। GOST के अनुसार, इसे किसी उच्च अधिकारी या अधिकारी के निर्देश पर तैयार किया जाना चाहिए और इसमें उसके द्वारा मांगी गई जानकारी शामिल होनी चाहिए। प्रमाणपत्र में पाठ का एक शीर्षक होना चाहिए जो इसकी सामग्री को प्रकट करता है (उदाहरण के लिए, कर्मियों के मनोबल के बारे में); प्रमाणपत्र में दर्ज की गई जानकारी जिस दिनांक या समयावधि से संबंधित है, उसे पाठ से एक अलग विशेषता में अलग किया जाता है और प्रमाणपत्र के पाठ से पहले रखा जाता है। यह जानकारी पाठ के शीर्षक में भी शामिल की जा सकती है। यदि प्रमाणपत्र कई मुद्दों पर संकलित किया गया है, तो पाठ को विभाजित किया गया है और उनमें से प्रत्येक से पहले एक शीर्षक दर्शाया गया है। दस्तावेज़ों की तैयारी और निष्पादन के लिए बताए गए नियमों के अनुपालन के अलावा, दस्तावेज़ीकरण के युक्तिकरण में उनकी टाइपिंग और स्टेंसिलाइज़ेशन के कारण दस्तावेज़ों के पाठ को कम करना शामिल है।

उपरोक्त प्रकार के दस्तावेज़ों के अलावा, निम्नलिखित प्रकार बनाए और व्यापक रूप से उपयोग किए जाते हैं:

अधिनियम - कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज़ और स्थापित तथ्यों और घटनाओं की पुष्टि;

पावर ऑफ अटॉर्नी - एक दस्तावेज जो अपने धारक को प्रिंसिपल की ओर से कोई भी कार्रवाई करने का अधिकार देता है;

समझौता (अनुबंध) - किसी भी संबंध को स्थापित करने के लिए दो या दो से अधिक पक्षों के समझौते को तय करने वाला एक दस्तावेज और जिसमें इन संबंधों को विनियमित करने के लिए शर्तें और प्रक्रिया शामिल है;

रिपोर्ट - एक दस्तावेज़ जिसमें किसी भी मुद्दे, तथ्य और घटनाओं का विवरण, साथ ही बताए गए मुद्दों, तथ्यों और घटनाओं के विश्लेषण से उत्पन्न होने वाले कुछ निष्कर्ष, प्रस्ताव और कार्य शामिल हैं;

ज्ञापन - एक दस्तावेज़ जिसमें निष्कर्ष और प्रस्तावों के साथ किसी भी मुद्दे का विवरण होता है और किसी दिए गए या उच्च संगठन के प्रमुख को संबोधित किया जाता है;

निष्कर्ष - किसी मुद्दे पर किसी संगठन, आयोग, अधिकारी या विशेषज्ञ के मूल्यांकन और निष्कर्ष वाला एक दस्तावेज़;

आवेदन - एक लिखित अनुरोध जिसमें कोई अनुरोध, मांग या प्रस्ताव शामिल हो;

सूचना - एक दस्तावेज़ जिसमें किसी आगामी कार्यक्रम (बैठक, सम्मेलन, सत्र, सत्र, प्रदर्शनी, प्रस्तुति, आदि) के बारे में एक संदेश और इसमें भाग लेने का निमंत्रण शामिल है;

नौकरी विवरण - एक कर्मचारी के नौकरी के अधिकारों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करने वाला एक दस्तावेज;

व्यक्तिगत कार्ड - रिकॉर्डिंग, कर्मियों की संरचना और आंदोलन का विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाने वाला दस्तावेज़;

व्याख्यात्मक नोट - व्यक्तिगत डेटा की सामग्री और मुख्य दस्तावेज़ के प्रावधानों की व्याख्या करने वाला एक सहायक दस्तावेज़ - रिपोर्ट, परियोजना, योजना;

समीक्षा - एक दस्तावेज़ जिसमें विचार के लिए प्रस्तुत किसी भी कार्य के संबंध में किसी संगठन, अधिकारी या विशेषज्ञ की राय शामिल हो;

रिपोर्ट - एक दस्तावेज़ जिसमें समग्र रूप से या उसकी गतिविधि के किसी एक क्षेत्र में संगठन के काम के बारे में जानकारी होती है, किसी योजना, कार्य, आदेश या निर्देश के कार्यान्वयन के बारे में, उच्च प्रबंधन निकाय या अधिकारी को प्रस्तुत किया जाता है;

सूची - वस्तुओं, वस्तुओं, कार्यों या दस्तावेजों की एक व्यवस्थित सूची;

योजना - योजनाबद्ध और पूर्ण किए गए कार्यों, कार्यों या अन्य गतिविधियों, उनके अनुक्रम, मात्रा, कलाकारों के समय निर्देशांक और अन्य संकेतकों की एक सूची स्थापित करने वाला एक दस्तावेज;

समाधान - संगठन और उसके संरचनात्मक प्रभागों की गतिविधियों के मुख्य मुद्दों को हल करने के लिए कॉलेजियम प्रबंधन निकाय द्वारा लागू एक कानूनी अधिनियम;

कार्यक्रम - एक दस्तावेज़ जो लंबी अवधि के लिए संगठन के मुख्य लक्ष्य, उद्देश्य और योजना निर्धारित करता है;

प्रस्ताव - एक प्रकार का ज्ञापन जिसमें किसी मुद्दे पर विशिष्ट अनुशंसा या प्रस्ताव होता है;

प्रोटोकॉल - एक दस्तावेज़ जिसमें एक कॉलेजियम निकाय की बैठकों, सम्मेलनों, बैठकों और सत्रों में चर्चा और निर्णय लेने की प्रगति का रिकॉर्ड होता है;

आदेश - परिचालन संबंधी मुद्दों को हल करने के लिए कॉलेजियम निकाय के प्रमुख द्वारा व्यक्तिगत रूप से जारी एक कानूनी अधिनियम; इसकी सीमित वैधता अवधि है और यह संगठनों, अधिकारियों और नागरिकों के एक संकीर्ण दायरे से संबंधित है;

निर्णय - उनकी क्षमता के भीतर सबसे महत्वपूर्ण मुद्दों को हल करने के लिए एक कॉलेजियम निकाय द्वारा या कई विषम निकायों (कॉलेजियल और आदेश की एकता के आधार पर कार्य करना) द्वारा संयुक्त रूप से अपनाया गया एक कानूनी कार्य;

सारांश - एक दस्तावेज़ जिसमें एक या अधिक मुद्दों पर सारांशित जानकारी होती है;

सूची - एक दस्तावेज़ जिसमें एक निश्चित क्रम में व्यक्तियों या वस्तुओं की सूची होती है;

प्रतिलेख - बैठकों, बैठकों और सत्रों में रिपोर्टों, भाषणों और अन्य भाषणों की शब्दशः रिकॉर्डिंग;

टेलीग्राम, टेलेटाइपग्राम - टेलीग्राफ, टेलेटाइप, टेलीफैक्स का उपयोग करके प्रसारित विभिन्न सामग्रियों के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम;

टेलीफोन संदेश - विभिन्न सामग्रियों के दस्तावेजों के लिए एक सामान्यीकृत नाम, जिसका पाठ टेलीफोन द्वारा प्रेषित होता है;

कार्यपुस्तिका - एक दस्तावेज़ जिसमें उसके मालिक की कार्य गतिविधि के बारे में जानकारी होती है;

प्रमाणपत्र - किसी तथ्य या घटना की पुष्टि करने वाला दस्तावेज़;

निर्देश - मुख्य रूप से शासी निकायों के संकल्पों, निर्णयों, आदेशों और अन्य कानूनी कृत्यों के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने से संबंधित मुद्दों पर जारी एक कानूनी अधिनियम;

चार्टर - एक कानूनी अधिनियम जो किसी उद्यम या संगठन के लक्ष्यों और उद्देश्यों, गठन की प्रक्रिया, अधिकारों और दायित्वों, प्रबंधन संरचना, गतिविधि के क्षेत्रों और कानूनी स्थिति को परिभाषित करता है;

विशेषता - किसी व्यक्ति या वस्तु के विशिष्ट गुणों, विशेषताओं, फायदे और नुकसान का विवरण।

ऊपर सूचीबद्ध प्रबंधन दस्तावेज़ों के प्रकार और किस्में संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की प्रणाली में शामिल हैं। इस प्रणाली के मुख्य प्रावधान रूसी संघ के राज्य मानकों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

सभी प्रकार के दस्तावेज़ों के पाठ में, आपको मुख्य रूप से सरल वाक्यों का उपयोग करना चाहिए, स्थिर मौखिक सूत्रों और वाक्यांशों का उपयोग करना चाहिए, और यदि रूसी भाषा में समान रूप से सटीक शब्द है, तो विदेशी भाषाओं से उधार लिए गए शब्दों का उपयोग करने से बचना चाहिए।

यदि तार्किक (शब्दार्थ) तनाव क्रिया की वस्तु पर पड़ता है, तो वाक्यों में सीधे शब्द क्रम का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है, और ऐसे मामलों में विपरीत क्रम जहां तनाव क्रिया या क्रिया के विषय पर पड़ता है, मौखिक संज्ञाओं के बजाय क्रियाओं का उपयोग करें और सर्वनाम के स्थान पर संज्ञा.

दस्तावेज़ का पाठ सर्वोत्तम रूप से संक्षिप्त होना चाहिए, प्रयुक्त शब्दों के कारण भिन्न समझ और व्याख्या नहीं होनी चाहिए।

आधिकारिक दस्तावेजों में स्वीकार नहीं किए जाने वाले शब्दों के संक्षिप्ताक्षरों और संक्षिप्ताक्षरों को पाठ में शामिल करने की अनुमति नहीं है। उद्यमों और संगठनों के नाम, पूर्ण और संक्षिप्त, उनके बारे में चार्टर या विनियमों द्वारा परिभाषित नामों के अनुसार सख्ती से दिए गए हैं।

टेलीग्राम के पाठों को संयोजन, पूर्वसर्ग और सर्वनाम के बिना संकलित किया जाता है, जब तक कि टेलीग्राम का अर्थ विकृत न हो, शब्द स्थानांतरण, संशोधन और सुधार के बिना। टेलीफोन संदेशों में, शब्दों के उच्चारण में कठिनाई और जटिल भाषण पैटर्न से बचना चाहिए।

हमने किसी संगठन में प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण के मुख्य मुद्दों की जांच की। दस्तावेज़ीकरण में दस्तावेजों की तैयारी, निष्पादन और उत्पादन शामिल है। दस्तावेज़ का एक महत्वपूर्ण उद्देश्य जानकारी को रिकॉर्ड करना और संरक्षित करना है। दस्तावेज़ों को कानूनी आवश्यकताओं, दस्तावेज़ की सूचना संस्कृति की आवश्यकताओं, उत्पादन की दक्षता, डिज़ाइन, दस्तावेज़ के प्रसंस्करण और तकनीकी सौंदर्यशास्त्र की आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए।

गोस्ट आर 6.30-2003। रूसी संघ का राज्य मानक। एकीकृत प्रलेखन प्रणाली. संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता।

इसके बारे में अधिक जानकारी के लिए देखें: अफानसियेव ए.आई. प्रबंधन दस्तावेज़ीकरण और कार्यालय कार्य: एक व्यावहारिक मार्गदर्शिका // अर्थशास्त्र और कानून। ऊफ़ा: बश्किर प्रबंधन अकादमी, 1992. नंबर 20।

प्रबंधन दस्तावेज़ों के पाठ की आवश्यकताएँ GOST R 6.30-2003 "एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली" द्वारा स्थापित की गई हैं। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ, लेकिन मानक में दस्तावेज़ पाठों की तैयारी पर केवल वे प्रावधान शामिल हैं जो सभी दस्तावेज़ों के लिए सामान्य हैं। दस्तावेजों के पाठ की तैयारी पर विस्तृत प्रावधान संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशों में शामिल हैं, जो 23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित हैं।

किसी दस्तावेज़ के पाठ को संकलित करते समय, यह ध्यान रखना आवश्यक है कि दस्तावेज़ीकरण के अभ्यास में, पाठ मॉडल बनाए गए हैं, जिसके अनुसार कुछ प्रकार और किस्मों के दस्तावेज़ों के पाठ संकलित किए जाते हैं। कई मामलों में, किसी दस्तावेज़ के पाठ को सही ढंग से संकलित करने के लिए, यह जानना आवश्यक है कि किसी दिए गए प्रकार या विविधता के दस्तावेज़ के पाठ को संकलित करने के लिए किस मॉडल का उपयोग किया जाता है।

दस्तावेज़ पाठ मॉडल न केवल पाठ की संरचनागत संरचना को निर्धारित करता है, अर्थात, पाठ के संचारी और अर्थपूर्ण भागों की व्यवस्था का क्रम, बल्कि दस्तावेज़ के मुख्य पाठ की भाषाई और शैलीगत विशेषताओं को भी निर्धारित करता है।

संगठनों के कार्यालय कार्य में दस्तावेजों के पाठ संकलित किए जा सकते हैं:

दस्तावेजों के आधिकारिक तौर पर अनुमोदित एकीकृत रूपों के आधार पर;

कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों के निर्माण को नियंत्रित करने वाले नियमों की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए;

ऐसे रूप में जो टिकाऊ दस्तावेज़ीकरण प्रथाओं को दर्शाता है।

एकीकृत रूप पर आधारित पाठ

एकीकृत प्रपत्रों के आधार पर संकलित दस्तावेज़ों के पाठ को स्टैंसिल पाठ, तालिका या प्रश्नावली के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

स्टेंसिल पाठ- एक दस्तावेज़ का पाठ जिसमें एक विशिष्ट प्रबंधन स्थिति की विशेषता वाली परिवर्तनीय जानकारी के लिए निरंतर जानकारी और अंतराल शामिल है। स्टैंसिल फॉर्म के आधार पर संकलित दस्तावेज़ पाठ, सामान्य पाठ की व्याकरणिक सुसंगतता विशेषता को बरकरार रखता है।

मेज़- कुछ मानदंडों के अनुसार व्यवस्थित जानकारी प्रस्तुत करने का एक तरीका। तालिका में जानकारी क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर रेखाओं के प्रतिच्छेदन से बनी कोशिकाओं में स्थित है।

प्रश्नावली- पाठ को "प्रश्न-उत्तर" सिद्धांत पर निर्मित विषयगत रूप से परस्पर संबंधित वाक्यों के अनुक्रम के रूप में प्रस्तुत करने की एक विधि।

एकीकृत दस्तावेज़ रूपों के उपयोग के बिना संकलित दस्तावेज़ों के पाठों को व्याकरणिक रूप से सुसंगत पाठ के रूप में तैयार किया जाता है, जो एक निश्चित प्रकार के दस्तावेजों के पाठों की संरचना संरचना के अनुरूप होता है।

पाठ प्रस्तुत करने की विधियाँ

दस्तावेज़ों के पाठ में कहा गया है:

प्रथम व्यक्ति एकवचन: मैं आपसे लाभ स्थापित करने के मुद्दे पर विचार करने के लिए कहता हूं...; मैं तुम्हें तैयार करने और विचारार्थ प्रस्तुत करने का आदेश देता हूं...;

तीसरा व्यक्ति एकवचन:रूसी संघ की सरकार निर्णय लेती है...; मंत्रालय आपके प्रस्ताव से सहमत नहीं हो सकता...;

प्रथम व्यक्ति बहुवचन:कृपया इसके बारे में जानकारी प्रदान करें...; हम समीक्षा और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करते हैं...; सुना...; उन्होंने प्रदर्शन किया...; फैसला किया...(मिनटों में) ; हम आदेश देते हैं...; फैसला किया…(संयुक्त दस्तावेजों में);

तीसरा व्यक्ति बहुवचन:ओजेएससी क्रिस्टाल की प्रबंधन और ट्रेड यूनियन समिति ईमानदारी से अनुरोध करती है...

विधायी और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के ग्रंथों में, वाक्यों का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है जिसमें विधेय को वर्तमान काल के रूप में क्रिया द्वारा व्यक्त किया जाता है, जो पाठ को एक कथन-अनुदेशात्मक चरित्र देता है, उदाहरण के लिए:

वीज़ा में मंत्रालय (विभाग) के प्रमुख या उनके डिप्टी के पद का नाम, वीज़ा धारक के व्यक्तिगत हस्ताक्षर, हस्ताक्षर की प्रतिलेख और तारीख शामिल है।

विनियामक आवश्यकताओं को पैराग्राफ के रूप में तैयार किया जाता है, जिन्हें अरबी अंकों में एक बिंदु के साथ क्रमांकित किया जाता है और उनमें शीर्षक नहीं होते हैं।

रूब्रिकेशन पाठ को घटक भागों में विभाजित करना है, शीर्षकों, उपशीर्षकों, क्रमांकन, हाइफ़न (डैश) या इंडेंटेशन का उपयोग करके एक भाग को दूसरे से ग्राफिक रूप से अलग करना है।

व्यावसायिक भाषण में, एक विशेष प्रकार का वाक्य विकसित हुआ है - जटिल वर्गीकृत गणनाएँ, जो भाषाई साधनों का उपयोग करके एक ही प्रकार की जानकारी के प्रसारण को औपचारिक बनाना संभव बनाती हैं, उदाहरण के लिए:

अपने अधिकारों का प्रयोग करते समय, सूचना का स्वामी इसके लिए बाध्य है:

- अन्य व्यक्तियों के अधिकारों और वैध हितों का सम्मान करें;

- जानकारी की सुरक्षा के लिए उपाय करें;

- यदि ऐसा कोई दायित्व संघीय कानूनों द्वारा स्थापित किया गया है तो जानकारी तक पहुंच सीमित करें।

श्रेणियाँ बहु-स्तरीय हो सकती हैं (लेकिन चार स्तरों से अधिक नहीं)। इस मामले में, दूसरे और बाद के स्तरों के शीर्षकों की संख्या में उच्च शीर्षकों की संख्या शामिल होती है। सबसे बड़े पाठ शीर्षकों की संख्या में एक वर्ण होता है, दूसरे स्तर के शीर्षकों में दो वर्ण होते हैं, आदि। यह क्रमांकन प्रणाली "अनुभाग," "अध्याय," "पैराग्राफ" आदि शब्दों का उपयोग करने की आवश्यकता को समाप्त कर देती है।

13. पुरालेख में भंडारण के लिए दस्तावेजों को स्थानांतरित करने की प्रक्रिया

13.1. दस्तावेजों के अभिलेखीय भंडारण का संगठन

13.1.1. मंत्रालय के दस्तावेज़ संघीय संपत्ति हैं, और अभिलेखीय मामलों के क्षेत्र में अधिकृत संघीय कार्यकारी निकाय द्वारा स्थापित तरीके से उनके मूल्य की जांच के बाद, वे राज्य के हिस्से के रूप में संघीय संग्रह में राज्य भंडारण के लिए अनिवार्य हस्तांतरण के अधीन हैं। रूसी संघ का अभिलेखीय कोष।

13.1.2. रूसी संघ के पुरालेख निधि के राज्य भाग के दस्तावेजों और अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण अवधि वाले दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए जो व्यावहारिक महत्व के हैं, साथ ही कर्मियों, उनके लेखांकन, उपयोग, चयन और स्थानांतरण के लिए तैयारी पर दस्तावेज भी हैं। भंडारण की स्थिति बताने के लिए, मंत्रालय एक संग्रह बनाता है।

13.2.3. संग्रह में स्थानांतरण के लिए दस्तावेजों की तैयारी रिकॉर्ड प्रबंधन सेवा के कर्मचारियों और रिकॉर्ड रखने के लिए जिम्मेदार विभागों के कर्मचारियों द्वारा की जाती है, और इसमें दस्तावेजों के मूल्य की जांच, फाइलों का निर्माण और पंजीकरण, सूची की तैयारी शामिल है। नष्ट करने के लिए दस्तावेज़ों और फ़ाइलों के आवंटन पर मामले और कार्य...

दस्तावेज़ों के पाठ में रूब्रिक्स का उपयोग करते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि:

एक ही प्रकार के क्रमांकन साधन का उपयोग केवल परीक्षण के एक ही प्रकार के भागों के संबंध में किया जा सकता है (उद्देश्य से, पाठ की संरचना में स्थान के अनुसार);

किसी अनुभाग, उपधारा, पैराग्राफ, उपपैराग्राफ से संबंधित पाठ के प्रत्येक घटक को अपना स्वयं का नंबर प्राप्त होता है, जिसे एक बिंदु के साथ अरबी अंक द्वारा दर्शाया जाता है;

संघीय कार्यकारी अधिकारियों के नियामक कानूनी कृत्यों को तैयार करते समय, रूसी संघ की सरकार द्वारा स्थापित आवश्यकताओं का पालन करना आवश्यक है।

निष्कर्षण

मानक कानूनी अधिनियमों की तैयारी के लिए नियमों से

संघीय कार्यकारी अधिकारी

और उनका राज्य पंजीकरण

(रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित

दिनांक 13 अगस्त 1997 संख्या 1009, यथासंशोधित। 07/29/2011 से)

6. […] विनियामक आवश्यकताओं को पैराग्राफ के रूप में तैयार किया जाता है, जिन्हें क्रमांकित किया जाता है अरबी अंक*एक अवधि के साथ और कोई शीर्षक नहीं है। बिंदुओं को उप-बिंदुओं में विभाजित किया जा सकता है, जिनमें वर्णमाला या डिजिटल नंबरिंग हो सकती है।

महत्वपूर्ण मात्रा के विनियामक कानूनी कृत्यों को अध्यायों में विभाजित किया जा सकता है, जो क्रमांकित हैं रोमन अंकऔर शीर्षक हैं.

यदि किसी अध्याय में केवल समान स्तर के शीर्षकों को हाइलाइट किया गया है (उदाहरण के लिए, पैराग्राफ और उपपैराग्राफ को हाइलाइट किए बिना), तो उन्हें पूरे पाठ में पहले से शुरू करते हुए, बड़े पैमाने पर अरबी अंकों में क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

द्वितीय. मानक कानूनी कृत्यों का राज्य पंजीकरण

संघीय कार्यकारी अधिकारी

10. मनुष्य और नागरिक के अधिकारों, स्वतंत्रता और जिम्मेदारियों को प्रभावित करने वाले विनियामक कानूनी कार्य, अंतरविभागीय प्रकृति के संगठनों की कानूनी स्थिति स्थापित करना, उनकी वैधता अवधि की परवाह किए बिना, राज्य रहस्य या गोपनीय प्रकृति की जानकारी से युक्त जानकारी वाले कार्य शामिल हैं। राज्य पंजीकरण के अधीन.

11. नियामक कानूनी कृत्यों का राज्य पंजीकरण रूस के न्याय मंत्रालय द्वारा किया जाता है, जो संघीय कार्यकारी अधिकारियों के नियामक कानूनी कृत्यों के राज्य रजिस्टर को बनाए रखता है।

[…] 20. वर्तमान नियामक कानूनी अधिनियम की असंगतता का पता लगाने के मामले में, साथ ही कानूनी मानदंडों वाले एक अधिनियम और राज्य पंजीकरण पारित नहीं किया गया है, ... रूस का न्याय मंत्रालय रूसी संघ की सरकार को एक प्रस्ताव प्रस्तुत करता है ऐसे कृत्य की वैधता को औचित्य और एक संबंधित आदेश के मसौदे के साथ रद्द या निलंबित करें।

रोमन अंकों के साथ अध्यायों को क्रमांकित करते समय, अध्यायों के भीतर पैराग्राफ और उप-पैराग्राफ को अलग किया जा सकता है, जो अरबी अंकों में गिने जाते हैं, साथ ही उप-पैराग्राफ के भीतर अतिरिक्त शीर्षक भी होते हैं, जो अक्षरों द्वारा निर्दिष्ट होते हैं, उदाहरण के लिए:

2.12. विभागों के निदेशक (विभागों के प्रमुख) संघीय कानूनों, फरमानों, आदेशों और रूसी संघ के राष्ट्रपति के निर्देशों, प्रस्तावों, आदेशों के आधार पर तैयार संघीय कार्यकारी निकाय के प्रमुख द्वारा निर्धारित संरचनात्मक इकाई को समय पर प्रस्तुत करते हैं। , सरकार की गतिविधियों के लिए कार्यक्रम और योजनाएं, सरकार के अध्यक्ष और उपाध्यक्ष के निर्देश सरकारी बैठक में मुद्दों पर विचार करने के लिए सरकारी प्रस्ताव, जिसमें शामिल हैं:

क) मुद्दे का नाम और सरकारी बैठक में इस पर विचार करने की आवश्यकता का संक्षिप्त औचित्य;

बी) मुद्दे की सामान्य विशेषताएं और मुख्य प्रावधान;

ग) प्रस्तावित समाधान का रूप;

घ) सह-निष्पादकों की सूची;

ई) सरकारी बैठक में विचार की तारीख।

स्थिर भाषा बदल जाती है

व्यावसायिक भाषण की विशेषताओं में से एक स्थिर (टेम्पलेट) भाषा अभिव्यक्तियों का व्यापक उपयोग है, उदाहरण के लिए अपरिवर्तित उपयोग किया जाता है:

· हम आपको सूचित करते हैं कि... से... तक;

· यह स्थापित किया गया है कि... से... की अवधि में;

· हम आपको सूचित करते हैं कि...;

· हम इसे समीक्षा और अनुमोदन के लिए आपके पास अग्रेषित करते हैं...;

· हम समीक्षा और अनुमोदन के लिए प्रस्तुत करते हैं...;

· हुए समझौते के अनुसार...;

· बातचीत के दौरान, पार्टियों ने संभावनाओं पर चर्चा की...;

· तकनीकी सहायता प्रदान करने के लिए...;

· इसे ध्यान में रखते हुए...और आदि।

ऐसे वाक्यांशों को भाषा पैटर्न, क्लिच, भाषा सूत्र कहा जाता है। दस्तावेजों के पाठ में स्थिर भाषाई अभिव्यक्तियों की उपस्थिति प्रबंधन स्थितियों की पुनरावृत्ति और उनकी विषयगत सीमाओं का परिणाम है, एक ही प्रकार की दोहराव प्रबंधन और उत्पादन स्थितियों में उपयोग किए जाने वाले भाषाई साधनों के एकीकरण का परिणाम है। विशिष्ट सामग्री को व्यक्त करने के अलावा, स्थिर भाषाई अभिव्यक्तियाँ अक्सर पाठ के कानूनी रूप से महत्वपूर्ण घटकों के रूप में कार्य करती हैं, जिसके बिना दस्तावेज़ आवश्यक कानूनी अर्थ से वंचित हो जाता है, या ऐसे तत्व हैं जो दस्तावेज़ के प्रकार को निर्धारित करते हैं, उदाहरण के लिए:

गारंटी पत्र में:हम राशि में ऋण पुनर्भुगतान की गारंटी देते हैं...; हम भुगतान की गारंटी देते हैं; हमारा चालू खाता...; हम रहने की जगह के प्रावधान की गारंटी देते हैं...; वारंटी का दावा अवश्य किया जाना चाहिए...;

दावा पत्र:...अन्यथा आप दंड के भागी होंगे; ...अन्यथा मामला मध्यस्थता अदालत में भेजा जाएगा;

आदेश देना:आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सौंपा गया है...; मैं आदेश के निष्पादन पर नियंत्रण सुरक्षित रखता हूँ।

विशिष्ट सामग्री, स्थिर मोड़ व्यक्त करना प्राप्तकर्ता द्वारा पाठ की सटीकता और स्पष्ट समझ सुनिश्चित करें, पाठ तैयार करने के लिए समय कम करें।

वैसे।भाषाई दृष्टिकोण से, स्थिर वाक्यांश वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयाँ (वाक्यांशशास्त्र), गैर-मुक्त या संबंधित वाक्यांश हैं। वे अभिव्यक्ति के समान हैं जैसे: बर्फ पर मछली की तरह लड़ो, बैकहैंड मारो, हवा में महल बनाओ, अपना हाथ जमाओऔर आदि।

स्थिर भाषाई अभिव्यक्तियों का उपयोग करते समय, निम्नलिखित की अनुमति नहीं है:

शाब्दिक प्रतिस्थापन, अर्थात् प्रचलन में शब्दों को उनके पर्यायवाची शब्दों से प्रतिस्थापित करना। गलत: विभाग के प्रस्ताव किसी भी आलोचना से कम थे(ज़रूरी: नीचेकोई भी आलोचना);

अर्थ में समान स्थिर वाक्यांशों का मिश्रण। गलत: बड़ाभूमिका निभाई बाजार अर्थशास्त्र के तरीके(आवश्यक:... बाजार अर्थव्यवस्था के तरीके थे;इस मामले में क्रांतियों का मिश्रण होता है भूमिका निभाओ और मामला);

स्थिर भाषाई प्रचलन में शामिल शब्दों के स्वीकृत व्याकरणिक रूप में परिवर्तन। गलत: कलाकारउस पर दृष्टि खो गईग्राहक को समय-समय पर कार्य की प्रगति के बारे में सूचित करना आवश्यक है(ज़रूरी: अनदेखी).

विधायी और अन्य विनियामक कानूनी कृत्यों के आधार पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के पाठ के साथ-साथ दस्तावेज़ को लिखने वाले संगठन द्वारा पहले प्रकाशित दस्तावेजों में आधार दस्तावेजों के संदर्भ शामिल होने चाहिए। किसी दस्तावेज़ का संदर्भ देते समय, दस्तावेज़ के प्रकार का नाम, दस्तावेज़ जारी करने वाली संस्था का नाम, दस्तावेज़ की स्वीकृति या अनुमोदन की तारीख, उसकी पंजीकरण संख्या, साथ ही उद्धरण में संलग्न दस्तावेज़ का शीर्षक इंगित करें। उदाहरण के लिए, निशान:

15 जून 2009 संख्या 477 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के अनुसार "संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के नियमों के अनुमोदन पर"...

19 जनवरी, 1995 नंबर 2 के संघीय पुरालेख के आदेश द्वारा अनुमोदित किसी संस्था, संगठन, उद्यम के स्थायी विशेषज्ञ आयोग पर विनियमों के अनुसार...

यदि दस्तावेज़ के पाठ में किसी अधिकारी या प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित दस्तावेज़ का संदर्भ है, तो दस्तावेज़ का नाम, दस्तावेज़ को किसने अनुमोदित किया, अनुमोदन की तिथि (यदि दस्तावेज़ को किसी अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया गया था) या का नाम वह दस्तावेज़ जिसने इस दस्तावेज़ को मंजूरी दी है, अनुमोदन की तारीख और पंजीकरण संख्या (यदि दस्तावेज़ एक प्रशासनिक दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित है), उदाहरण के लिए:

12 फरवरी, 2010 को स्टेटस जनरल डायरेक्टर ऑफ स्टेटस ओजेएससी द्वारा अनुमोदित वित्तीय विभाग पर विनियमों के अनुसार, विभाग को अधिकार दिया गया है...

डाक वस्तुओं पर डाक पता लिखने की प्रक्रिया डाक सेवाओं के प्रावधान के नियमों द्वारा स्थापित की गई है, जिसे रूसी संघ की सरकार के 15 अप्रैल, 2005 संख्या 221 के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है।

विधायी और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के ग्रंथों में, सरकारी निकायों द्वारा अनुमोदित पद्धति संबंधी दस्तावेज, पहले प्रकाशित दस्तावेजों का जिक्र करते समय, उनके प्रकाशन का स्रोत इंगित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

1. 14 जून 1994 का संघीय कानून संख्या 5-एफजेड "संघीय संवैधानिक कानूनों, संघीय कानूनों, संघीय विधानसभा के कक्षों के कृत्यों के प्रकाशन और प्रवेश की प्रक्रिया पर" (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 1994) , संख्या 8, कला. 801; 1999, संख्या 43, कला. 5124).

2. 25 दिसंबर 2000 का संघीय संवैधानिक कानून संख्या 2-एफकेजेड "रूसी संघ के राज्य प्रतीक पर" (रूसी संघ का एकत्रित विधान, 2000, संख्या 52 (भाग I), कला। 5021; 2002, संख्या 28, कला. 2780; 2003, संख्या 27 (भाग I), कला. 2696; 2009, संख्या 46, कला. 5417)।

यदि किसी दस्तावेज़ के पाठ में किसी दस्तावेज़ के लेखों या पैराग्राफों को संदर्भित करना आवश्यक है, तो इसे संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करने की अनुमति है (विधायी और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के ग्रंथों के अपवाद के साथ): कला। (लेख), पैराग्राफ (खंड)। जब इन शब्दों का उपयोग बहुवचन में किया जाता है, तो ग्राफिक संक्षिप्ताक्षर दोगुने नहीं होते हैं, उदाहरण के लिए:

कला के खंड 5, 8 के अनुसार। 15 कंपनी की अधिकृत पूंजी को बढ़ाने (घटाने) की प्रक्रिया पर विनियम...

विधायी और अन्य नियामक कानूनी कृत्यों के ग्रंथों में, ये शब्द पूर्ण रूप से लिखे गए हैं।

टेक्स्ट में बोल्ड स्टाइल का प्रयोग

कार्यालय कार्य पर विनियामक दस्तावेज़, संगठन के कार्यालय कार्य पर विशेष निर्देशों में, अलग-अलग पाठ अंशों को बोल्ड, इटैलिक, स्पेस या बड़े अक्षरों में उजागर करने का प्रावधान हो सकता है।

उदाहरण के लिए, जब रूसी संघ के कानून, रूसी संघ की सरकार के आदेश, संघीय कार्यकारी अधिकारियों के आदेश मुद्रित होते हैं, तो पाठ का शीर्षक बोल्ड और केंद्रित में हाइलाइट किया जाता है:

परिवर्तन करने के बारे में
रूसी संघ के विधायी कृत्यों में

गोद लेने के संबंध में प्रशासनिक अपराधों पर

रूसी संघ का भूमि संहिता

अनुमोदन के बारे में
संघीय निकायों में कार्यालय कार्य के नियम

कार्यकारिणी शक्ति

एक मानक कानूनी अधिनियम के पाठ में, अनुभागों, उपखंडों, अध्यायों के शीर्षक भी मोटे फ़ॉन्ट में मुद्रित होते हैं, और शब्द "अनुभाग", "अध्याय", "लेख" आदि नियमित फ़ॉन्ट में मुद्रित होते हैं:

उपधारा I दायित्वों पर सामान्य प्रावधान

अध्याय 5। अधिकार, कर्तव्य और जिम्मेदारियाँ

शब्द "मैं डिक्री करता हूं" (संकल्पों में) और "मैं ऑर्डर करता हूं" (आदेशों में) मोटे और क्रम से बाहर मुद्रित होते हैं, उदाहरण के लिए:

संघीय कानून के अनुच्छेद 11 के अनुसार "सूचना पर, सूचान प्रौद्योगिकीऔर सूचना की सुरक्षा पर" रूसी संघ की सरकार

निर्णय लेता है:

1. संघीय कार्यकारी अधिकारियों में कार्यालय कार्य के लिए संलग्न नियमों को मंजूरी दें।

किसी दस्तावेज़ के पाठ में अलग-अलग शब्दों को बड़े अक्षरों में लिखना मुख्य रूप से प्रोटोकॉल में उपयोग किया जाता है, जहां शब्द "सुने", "बोले", "निर्णय" या "निर्णय" शब्द आमतौर पर बड़े अक्षरों में मुद्रित होते हैं।

चूंकि नियामक दस्तावेजों द्वारा स्थापित दस्तावेज़ ग्रंथों की छपाई के लिए कोई समान नियम नहीं हैं, इसलिए संगठनों को कार्यालय कार्य निर्देशों में अपने स्वयं के कॉर्पोरेट नियम स्थापित करने का अधिकार है।

वी.एफ. यांकोवाया,
उप VNIIDAD के निदेशक, पीएच.डी. प्रथम. विज्ञान, एसोसिएट प्रोफेसर

किसी भी दस्तावेज़ में कई तत्व (तिथि, पाठ, हस्ताक्षर) होते हैं, जिन्हें कहा जाता है विवरण।

प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ (आदेश, पत्र, अधिनियम) में विवरणों का एक विशिष्ट सेट होता है। दस्तावेज़ पर विवरण का स्थान और उनके निष्पादन के नियमों को उपरोक्त GOST R 6.30-97 की आवश्यकताओं का पालन करना चाहिए। यह मानक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों पर लागू होता है - संकल्प, निर्देश, आदेश, निर्णय, प्रोटोकॉल, अधिनियम, पत्र इत्यादि। रूसी संघ का राज्य मानक प्रबंधन दस्तावेजों में उपयोग किए जाने वाले विवरणों का अधिकतम सेट स्थापित करता है - उनकी कुल संख्या 29 है। एक विशिष्ट प्रकार का दस्तावेज़ वे बहुत कम होंगे।

दस्तावेज़ तैयार करते समय, निम्नलिखित विवरणों का उपयोग किया जाता है (विवरण की क्रम संख्या GOST R 6.30-97 से मेल खाती है):

रूसी संघ का राज्य प्रतीकरूसी संघ के राज्य प्रतीक पर विनियमों के अनुसार दस्तावेज़ प्रपत्र पर रखा गया;

रूसी संघ के एक विषय के हथियारों का कोटरूसी संघ के घटक संस्थाओं के कानूनी कृत्यों के अनुसार दस्तावेज़ प्रपत्रों पर रखा गया;

संगठन का प्रतीक या ट्रेडमार्कचार्टर (संगठन के विनियम) के अनुसार संगठन के लेटरहेड पर रखा गया। यदि प्रपत्र में पहले से ही रूसी संघ या रूसी संघ की एक घटक इकाई के हथियारों का कोट शामिल है, तो प्रतीक का उत्पादन नहीं किया जाता है;

संगठन कोडउद्यमों और संगठनों के अखिल रूसी वर्गीकरण (ओकेपीओ) के अनुसार तय किया गया;

कानूनी इकाई की मुख्य राज्य पंजीकरण संख्या (ओजीआरएन)।कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार मुहर लगी;

करदाता पहचान संख्या/पंजीकरण के लिए कारण कोड (टीआईएन/केपीपी)कर अधिकारियों द्वारा जारी दस्तावेजों के अनुसार मुहर लगी

दस्तावेज़ प्रपत्र कोडप्रबंधन दस्तावेज़ीकरण के अखिल रूसी वर्गीकरण के अनुसार चिपकाया गया;

कंपनी का नाम,दस्तावेज़ के लेखक होने के नाते, उसे घटक दस्तावेज़ों में निहित नाम के अनुरूप होना चाहिए।

संगठन के नाम के ऊपर संक्षिप्त नाम और उसके अभाव में मूल संगठन का पूरा नाम दर्शाया गया है। संगठन का संक्षिप्त नाम उन मामलों में दिया जाता है जहां यह संगठन के घटक दस्तावेजों में निहित होता है। संक्षिप्त नाम (कोष्ठक में) पूरे नाम के नीचे रखा गया है।

उदाहरण के लिए:

रूस की राज्य संचार समिति

सूचना अनुसंधान संस्थान

(एनआईआईसूचना)

संयुक्त स्टॉक कंपनियों के दस्तावेज़ निगमीकरण के प्रकार को दर्शाते हैं - बंद या खुली संयुक्त स्टॉक कंपनी:

सीजेएससी "पायलट"

जेएससी "रियल"

नाम पर विदेशी भाषायदि यह घटक दस्तावेजों में निहित है तो पुन: प्रस्तुत किया जाएगा। किसी विदेशी भाषा में नाम रूसी में नाम के नीचे रखा गया है:

एलएलसी "सिग्मा"

" सिग्मा" लिमिटेड

सीईओ

जेएससी "एजीएटी"

संगठन के बारे में पृष्ठभूमि की जानकारीशामिल हैं: डाक पता; संगठन द्वारा तय किए गए टेलीफोन नंबर और अन्य जानकारी (फैक्स नंबर, बैंक खाते, ईमेल पते, इंटरनेट पर वेब पेज, आदि);

दस्तावेज़ प्रकार का नाम,किसी संगठन द्वारा संकलित या प्रकाशित किया जाना विनियमित है घटक दस्तावेज़और संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली (उदाहरण के लिए, आदेश, अधिनियम, प्रोटोकॉल, आदि) द्वारा प्रदान किए गए दस्तावेज़ों के प्रकारों का पालन करना चाहिए। यह विवरण सबसे महत्वपूर्ण में से एक है, जो बड़े अक्षरों में लिखा जाता है और अक्षरों को छोड़कर सभी दस्तावेजों पर चिपका दिया जाता है।

कागजातों की तारीखइसके हस्ताक्षर या अनुमोदन की तारीख है; प्रोटोकॉल के लिए, बैठक या निर्णय की तारीख; अधिनियम के लिए, घटना की तारीख। यदि दस्तावेज़ के लेखक कई संगठन हैं, तो दस्तावेज़ की तारीख हस्ताक्षर करने की नवीनतम तारीख है। दस्तावेज़ की तारीख निम्नलिखित क्रम में अरबी अंकों में लिखी गई है: दिन, महीना, वर्ष। किसी दिनांक को स्वरूपित करने का मौखिक-संख्यात्मक तरीका संभव है (उद्धरण के बिना), उदाहरण के लिए:

दस्तावेज़ पंजीकरण संख्याइसमें इसकी क्रम संख्या (आदेश संख्या 1, प्रोटोकॉल संख्या 7) शामिल है, जिसे संगठन के विवेक पर सूचकांकों के साथ पूरक किया जा सकता है:

नामकरण संबंधी मामले;

संरचनात्मक विभाजन या केंद्रित गतिविधियाँ;

संवाददाता या कलाकार;

दस्तावेज़ों के प्रकार आदि के नाम

उदाहरण के लिए:

№ 1-3/115 (1 - संरचनात्मक इकाई की संख्या,

3 - नामकरण के अनुसार केस संख्या,

№ ओएम-3/115(ओएम - विपणन विभाग,

3 - केस नंबर,

115 - दस्तावेज़ क्रमांक)

№ 115/युएल-3(115 - दस्तावेज़ क्रमांक,

YL - यूरी लज़कोव,

3 - केस नंबर)।

कई संगठनों द्वारा संकलित दस्तावेजों पर, पंजीकरण संख्या को एक स्लैश के माध्यम से उस क्रम में रखा जाता है जिसमें दस्तावेज़ के लेखकों को इंगित किया जाता है (बाएं से दाएं), उदाहरण के लिए, रूसी संघ और राज्य के सेंट्रल बैंक का एक संयुक्त दस्तावेज़ रूसी संघ की सीमा शुल्क समिति के पास नंबर होगा:

01-20-105/11921, कहाँ

01-20-105 - सेंट्रल बैंक द्वारा निर्दिष्ट संख्या,

11921 - रूसी संघ की राज्य सीमा शुल्क समिति द्वारा निर्दिष्ट संख्या।

दस्तावेज़ पंजीकरण संख्या से लिंक करेंउस दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और तारीख शामिल है जिस पर प्रतिक्रिया दी गई है ( क्रमांक_______ से ___________ तक). यह विवरण प्रपत्र पर रखा जा सकता है और प्रतिक्रिया पत्र बनाते समय भरा जा सकता है। ;

दस्तावेज़ की तैयारी या प्रकाशन का स्थानसंकेत दिया गया है कि क्या विवरण से निर्धारित करना कठिन है। आमतौर पर, इस विवरण को अनुबंधों और समझौतों पर इंगित करने की अनुशंसा की जाती है।

गंतव्यअक्षरों में दर्शाया गया है। प्राप्तकर्ता संगठन, उनके संरचनात्मक प्रभाग, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी संगठन को संबोधित करते समय नाममात्र मामले में उसका नाम और उसकी संरचनात्मक इकाई का नाम दर्शाया जाता है।

"पता प्राप्तकर्ता" विवरण के अधिकतम सेट में निम्न शामिल हैं:

कंपनी का नाम;

संरचनात्मक उपखंड;

पद, आद्याक्षर और उपनाम; डाक पता।

डाक पते के तत्वों को "डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियम" द्वारा स्थापित अनुक्रम में दर्शाया गया है, जिसे 26 सितंबर, 1997 संख्या 1239 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित किया गया है। नियमों के अनुसार, निम्नलिखित लिफाफों और दस्तावेजों पर डाक पता लिखने की प्रक्रिया स्थापित की गई है:

प्राप्तकर्ता का नाम;

सड़क, मकान नंबर, अपार्टमेंट नंबर;

क्षेत्र, क्षेत्र, गणतंत्र;

देश (अंतर्राष्ट्रीय पत्रों के लिए);

पोस्टकोड.

"पता प्राप्तकर्ता" विवरण दस्तावेज़ शीट के ऊपरी दाएँ भाग में, सीमित वर्णों के भीतर मुद्रित होता है। एक दस्तावेज़ पर चार से अधिक पते वाले नहीं दर्शाए गए हैं। यदि अधिक प्राप्तकर्ता हैं, तो एक मेलिंग सूची संकलित की जाती है, उदाहरण के लिए:

जेएससी "अगाट" के निदेशक को

आई.आई. इवानोव

अनुसूचित जनजाति। सेमाफोर, 473

क्रास्नोयार्स्क, 660037

दस्तावेज़ अनुमोदन टिकटदस्तावेज़ के ऊपरी दाएँ कोने में रखा गया है। दस्तावेज़ को किसी अधिकारी द्वारा या विशेष रूप से जारी दस्तावेज़ द्वारा अनुमोदित किया जा सकता है। जब किसी दस्तावेज़ को किसी अधिकारी द्वारा अनुमोदित किया जाता है, तो अनुमोदन टिकट में स्वीकृत शब्द (उद्धरण के बिना), दस्तावेज़ को मंजूरी देने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक, एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन की तारीख शामिल होती है, उदाहरण के लिए:

मैंने अनुमोदित कर दिया

जेएससी "अगाट" के निदेशक

___________ आई.आई. इवानोव