Lima keuntungan penting dari surat kabar perusahaan. Surat kabar perusahaan – cerminan perusahaan

Pers korporat mencakup semua terbitan berkala yang diterbitkan oleh suatu perusahaan. Saat mengamati luasnya media korporat, kita dapat menemukan surat kabar yang mengesankan, “leaflet pertempuran” yang ringkas, majalah tebal yang mengilap, dan buletin tipis hitam putih. Formatnya tidak masalah. Penting agar publikasi tertentu memenuhi tugas yang diberikan padanya.

Keputusan untuk merilis produk Anda sendiri media massa tergantung pada kebijakan perusahaan dan ukuran perusahaan, serta seberapa berkembang komunikasi antar departemen yang berbeda. Jika karyawan departemen yang berbeda berkomunikasi hanya setahun sekali pada perayaan tahun baru, atau cabang perusahaan tersebar di berbagai kota dan sulit mempertahankan budaya perusahaan, maka inilah saatnya memikirkan untuk menerbitkan koran atau majalah sendiri.

Peluncuran publikasi korporat bukan hanya sebagai cara untuk menyebarkan informasi, tetapi juga merupakan peristiwa penting dalam kehidupan tim. Menunggu terbitnya terbitan berikutnya dan membahas berita tersebut menimbulkan emosi positif dan memberikan alasan tambahan bagi karyawan untuk berkomunikasi.

Jadi, pers perusahaan diperlukan dalam rangka: menyampaikan informasi penting tentang perusahaan kepada seluruh karyawan; menciptakan rasa kebersamaan dan tim di antara karyawan; menyiarkan dan mendukung standar dan nilai-nilai perusahaan; berfungsi sebagai saluran umpan balik antara karyawan dan manajemen organisasi.

Seringkali, proyek publikasi dirancang tidak hanya untuk personel perusahaan, tetapi juga untuk konsumen, mitra, dan pesaing. Dalam hal ini, pers korporat, selain fungsi PR internal*, juga bersifat periklanan dan menunjukkan kekuatan dan stabilitas perusahaan.

Memilih format pers perusahaan

Untuk menerbitkan surat kabar atau majalah perusahaan, Anda perlu mengembangkan konsep publikasinya terlebih dahulu. Dengan kata lain, putuskan siapa pembaca Anda, materi apa yang akan dikhususkan, putuskan seperti apa publikasi perusahaan Anda, sirkulasi apa dan seberapa sering akan diterbitkan. Hal ini secara langsung tergantung pada maksud dan tujuan yang Anda tetapkan untuk surat kabar (majalah), serta kemampuan finansial perusahaan.

Ada publikasi yang terpenting adalah penyampaian informasi yang cepat dari pusat ke pinggiran dan pertukaran data yang aktif antar berbagai departemen. Format yang paling cocok untuk memecahkan masalah tersebut adalah surat kabar. Ini adalah jenis publikasi yang lebih operasional, karena hal terpenting dalam sebuah surat kabar adalah berita. Jenis terbitan berkala operasional lainnya dapat berupa buletin elektronik, yang meskipun secara lahiriah dan teknologi berbeda dari surat kabar di atas kertas, pada hakikatnya dapat memecahkan masalah yang sama dengan sukses.

Jika publikasi perusahaan dibuat untuk menyampaikan standar dan nilai-nilai perusahaan, untuk menciptakan rasa “kita” di antara karyawan, rasa bangga terhadap organisasinya, maka majalah adalah yang paling optimal untuk tugas-tugas tersebut. Mungkin berisi sedikit berita dan ruang yang cukup untuk mengungkapkan posisi perusahaan, memberikan contoh dari kehidupan tim, dll.

Seberapa sering terbitan baru diterbitkan bergantung pada jenis publikasinya. Surat kabar atau buletin email dapat diterbitkan seminggu sekali, majalah - sebulan sekali atau seperempat. Frekuensinya juga bergantung pada kemungkinan nyata untuk menciptakan materi yang berguna dan mudah dibaca, dan pada kecepatan komunikasi yang diperlukan. Jadi, misalnya, surat kabar perusahaan Wimm-Bill-Dann, yang ditujukan hanya untuk karyawan perusahaan, diterbitkan sekali dalam seperempat, dan surat kabar Kementerian Situasi Darurat Rusia, yang juga ditujukan untuk pembaca eksternal. dari seluruh divisi organisasi, diterbitkan tiga kali sebulan dan bahkan didistribusikan melalui Rospechat.

Kami sedang mengerjakan konten surat kabar perusahaan

Publikasi yang baik harus mempunyai judul yang jelas. Izinkan kami mengingatkan Anda bahwa bagian ini menggabungkan materi dengan jenis yang sama (misalnya, berita, ucapan selamat) atau materi dengan topik yang sama (presentasi departemen, ulasan industri atau profesional, dll.). Setelah memutuskan topik apa yang menarik bagi audiens Anda dan jenis materi apa yang harus disertakan dalam publikasi Anda, Anda akan membuat kategori. Anda harus mereproduksi sebagian besar judul dari satu terbitan ke terbitan lainnya; ini akan membantu pembaca menavigasi surat kabar atau majalah dengan baik. Namun mungkin ada bagian periodik dan mengambang yang dapat muncul sesuai kebutuhan.

Apa yang bisa Anda tulis di surat kabar perusahaan?

Tentu saja, tidak ada yang menghalangi Anda untuk membatasi diri pada berita dan ucapan selamat. Namun harus Anda akui, ruang informasi bisa dimanfaatkan secara lebih maksimal dan menarik.

Misalnya, di surat kabar terbitan IKEA, terdapat bagian yang membahas berbagai usulan rasionalisasi dari karyawan. Surat kabar korporat dari perusahaan Wimm-Bill-Dann memiliki kolom berkala - “Pengunduran Diri dan Pengangkatan”, “Berita Regional”. Majalah Russian Post menerbitkan kolom reguler di mana mereka menulis tentang acara budaya, tokoh seni, dan perangko yang diterbitkan oleh Russian Post. Bagian dari surat kabar Kementerian Situasi Darurat Rusia bersifat mendidik: mereka berbicara tentang teknologi baru untuk memberikan bantuan dan bagaimana berperilaku dalam situasi darurat.

Anda dapat mempresentasikan karya berbagai departemen perusahaan atau mempublikasikan foto amatir karyawan dan bahkan mengadakan kompetisi untuk karya tersebut. Anda dapat membuka bagian yang didedikasikan untuk tips berguna dalam pengorganisasian jam kerja atau mengatur program pendidikan komputer. Publikasi perusahaan adalah alat yang baik untuk mengajarkan sesuatu yang berguna kepada karyawan.

Natalya KNYAZEVA, Direktur Departemen SDM perusahaan manajemen MTS OJSC untuk wilayah Ural (Ekaterinburg): Selain bagian permanen, publikasi perusahaan harus memiliki bagian yang muncul berdasarkan kebutuhan perusahaan. Misalnya, kita dapat menyoroti keberhasilan departemen: dikembangkan teknologi baru pekerjaan atau layanan baru telah muncul - Anda perlu memuji! Karyawan harus mengenal pemimpinnya dan melihat siapa yang dapat mereka teladani. Manajer SDM dapat menyiarkan norma dan aturan yang ditetapkan melalui surat kabar. Misalnya, Anda dapat mempublikasikan “25 ekspresi yang tidak dapat diungkapkan oleh manajer perusahaan kami.” Atau agar departemen akuntansi “tidak perlu menjelaskan kepada semua orang sepuluh kali bahwa aturan baru untuk mengisi faktur telah diperkenalkan”, informasi ini dapat disajikan dengan humor di surat kabar: “Manajer yang terhormat! Kami mohon perhatiannya…” Dan berikan penjelasan cara pengisian dokumen tersebut. Dan juga bingkai “gunting” - potong dan gantung di dinding! Bagian “Bakat Kita” sangat populer karena memungkinkan karyawan membicarakan hobi mereka dan menemukan “kesamaan semangat.” Dan Anda pasti perlu mendapatkan umpan balik dari staf. Hal ini dapat dilakukan dalam bentuk kuesioner kecil di halaman terakhir (bagian mana yang Anda suka, apa yang ingin Anda baca di halaman koran, dll).

Siapa yang akan mempercayakan penerbitan surat kabar tersebut?

Jawaban atas pertanyaan ini tergantung pada skala surat kabar atau majalah. Anda dapat (dan seringkali bahkan perlu) mencari penulis di dalam perusahaan. Ini adalah kesempatan besar bagi karyawan untuk menunjukkan diri mereka dengan cara yang tidak terduga. Tetapi jika Anda merencanakan majalah besar atau surat kabar mingguan yang serius, lebih baik menghubungi agensi periklanan atau PR khusus atau studio desain.

Menghitung uang Biaya produksi publikasi perusahaan dihitung berdasarkan parameter spesifik pesanan. Berikut beberapa opsi untuk dipertimbangkan*. 1. Koran hitam putih, format A3, volume 4 halaman, oplah 1000 eksemplar, kertas koran - $400-500 (persiapan bahan sendiri). 2. Koran dua warna (hitam ditambah satu warna, misalnya warna korporat perusahaan), format A3, volume 8 halaman, oplah 5000 eksemplar, kertas berlapis - $5000-6000 (penyiapan bahan oleh agen khusus). 3. Koran penuh warna, format A3, volume 8 halaman, oplah 5000 eksemplar, kertas berlapis - $7000 (penyiapan bahan oleh badan khusus). *Perhitungan didasarkan pada harga di Moskow.

Mereka akan membantu menarik jurnalis dan editor yang akan mengumpulkan informasi dan menulis materi yang Anda butuhkan secara profesional. Mereka akan dengan senang hati mengembangkan tata letak, menata publikasi secara profesional, dan memantau kualitas pencetakan di percetakan. Tugas utama Anda sebagai pelanggan adalah segera memberikan informasi, membantu berkomunikasi dengan karyawan perusahaan dan menjelaskan dengan jelas hasil apa yang ingin Anda peroleh.

Jadi, jika Anda memutuskan untuk menerbitkan surat kabar atau majalah perusahaan Anda sendiri, ingatlah bahwa Anda perlu mendekati masalah ini secara menyeluruh, mempersiapkan dengan cermat dan merancang materi dengan cara yang menarik. Dalam hal ini publikasi akan menjadi sumber informasi yang otoritatif dalam perusahaan, akan menimbulkan respon dari karyawan dan akan membantu manajemen mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Publikasi cetak perusahaan merupakan alat informasi budaya perusahaan modern, membantu menyampaikan informasi kepada karyawan tentang nilai-nilai perusahaan, membentuk budaya perusahaan, memungkinkan Anda mengelola sikap karyawan terhadap berbagai proses dan perubahan yang terjadi di perusahaan, serta memotivasi mereka untuk mencapai prestasi profesional. . Namun yang terpenting, publikasi semacam itu membantu menyatukan tim kerja dan merupakan alat penting yang dapat digunakan untuk mengelola perubahan di perusahaan. Misalnya, Anda dapat dengan mudah melacak proposal inovatif, mengamati bagaimana proyek baru dilaksanakan dan bagaimana karyawan memandang inovasi ini secara memadai; Anda dapat menerima umpan balik dari karyawan Anda di berbagai tingkat, Anda dapat membantu mengoptimalkan banyak hal proses internal perusahaan.

KORAN PERUSAHAAN

Untuk membuat publikasi korporat seperti itu (terutama jika tidak sering diterbitkan), sama sekali tidak perlu memiliki kantor editorial sendiri - fungsi editorial dapat dialihdayakan oleh agensi kami (tim yang terdiri dari 2-3 karyawan: seorang jurnalis, seorang editor dan perancang tata letak), yang akan menyiapkan rencana editorial dan menulis artikel sesuai kesepakatan dengan penerbit, menyiapkan bahan fotografi, membuat tata letak asli (tata letak surat kabar) terbitan, dan mencetak sirkulasi surat kabar. Jika perlu, kami dapat mengirimkan tata letak PDF yang telah Anda setujui ke kota Anda melalui email, dan Anda dapat mengatur pencetakan publikasi di tempat Anda agar tidak membayar biaya pengiriman edisi. Beginilah cara kami bekerja jarak jauh dengan perusahaan Energotechat (Tyumen), Bionica Life (Wina, Austria) untuk memproduksi surat kabar korporat.

Perkiraan harga untuk pengembangan tata letak dan pencetakan surat kabar perusahaan:
Pembuatan tata letak (teks dan foto Pelanggan) + tata letak 8 halaman publikasi -25.000 gosok.
Pencetakan (A3, 90 g/m., 8 halaman, 4+4, 400 eksemplar 1 gosok./bulan, tanpa pengiriman) -35.000 gosok.

MAJALAH PERUSAHAAN

Tata letak majalah perusahaan dikembangkan mirip dengan surat kabar perusahaan - tata letak, pengeditan editorial, pengoreksian, pemilihan ilustrasi untuk publikasi dan produksi tata letak pra-cetak dalam PDF juga dialihdayakan. Setelah itu, tata letak surat kabar perusahaan yang telah selesai dikirim ke pelanggan, yang mencetak sirkulasi yang diperlukan di lokasi. Di wilayah Moskow, hal ini dapat dilakukan di percetakan tempat kami bekerja sama dasar permanen.

KORAN PAROKI

Badan ini membantu paroki Gereja Ortodoks Rusia dalam menerbitkan surat kabar paroki dan selebaran informasi paroki dalam format A4 (12 halaman). Dengan menggunakan templat halaman siap pakai yang sudah ada, publikasi semacam itu dikumpulkan lebih cepat daripada surat kabar perusahaan besar dan publikasi perusahaan. Biaya pekerjaan pengembangan publikasi paroki ditentukan berdasarkan persyaratan kerja sama khusus (disediakan diskon). Di bawah ini adalah contoh penerbitan surat kabar untuk dekanat Lotoshinsky di Keuskupan Gereja Ortodoks Rusia Moskow:

Jangka waktu pembuatan layout surat kabar korporat (6-10 halaman) minimal 3 minggu (edisi pertama). Selanjutnya jangka waktu penerbitan surat kabar adalah 1 minggu. Teks dan foto untuk persiapan dan tata letak surat kabar perusahaan atau paroki disediakan oleh Pelanggan. Untuk klien individu dan pelanggan, ketentuan dibuat untuk alokasi jurnalis khusus, organisasi yang disebut. "edisi luar". Dalam hal ini jurnalis lepas menyiapkan materi, menyetujuinya dengan Pelanggan, dan setelah itu materi disediakan untuk tata letak. Kontrak tersebut menentukan jumlah pembayaran bagi jurnalis yang akan bekerja untuk agensi tersebut berdasarkan kontrak kerja.

Biaya tata letak tata letak (tata letak halaman dari bahan jadi) surat kabar perusahaan - dari 1.000 rubel untuk 1 halaman publikasi (gaya publikasi dikembangkan secara terpisah). Semua materi teks dan foto disediakan oleh Pelanggan. Estimasi biaya cetak koran A4 12 halaman, cover 4+0, interior block 1+1 - dari 10.000 gosok. untuk 500 buah.

Lima fungsi penting yang dilakukan oleh surat kabar perusahaan

P Awalnya saya berencana menulis artikel panjang tentang apa itu surat kabar korporat, bagaimana terbitnya, dan apa saja yang dimuat di dalamnya. Namun ini adalah persoalan sekunder yang penting bagi mereka yang telah menentukan pilihan. Saya ingin menyajikan argumen yang akan membantu mengevaluasi manfaat pers korporat dan memahami bagaimana sebuah perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari surat kabar atau majalahnya sendiri.

1. Surat kabar perusahaan Pertama-tama, ini adalah sarana komunikasi. Pada halaman publikasi Anda dapat menempatkan informasi paling relevan dan penting mengenai kegiatan perusahaan. Melalui publikasi di surat kabar perusahaan, staf dapat mendapat informasi tentang peristiwa penting, liburan mendatang, berita, dan banyak lagi. Bagian terpisah juga dapat dialokasikan untuk mitra dan klien, di mana mereka dapat mempelajari aktivitas komersial perusahaan, pameran mendatang, peluncuran produk baru, dan acara penting lainnya.

2. Surat kabar perusahaan– sarana kesatuan tim dan pembentukan budaya perusahaan. Diketahui bahwa suatu tim bekerja lebih efektif jika termotivasi untuk mencapai hasil tertentu. Seseorang yang merasa terlibat dalam masyarakat yang berkembang di perusahaan akan tertarik pada kesuksesan dan kesejahteraannya. Apalagi jika hal itu mempengaruhi pendapatannya. Surat kabar perusahaan adalah sarana paling penting untuk menciptakan tim yang bersatu berdasarkan ide dan tujuan yang sama. Perusahaan yang memiliki konsep “kami” unggul dibandingkan para pesaingnya.

3. Surat kabar perusahaan– ini adalah gambaran positif. Prajurit yang buruk adalah prajurit yang tidak bermimpi menjadi seorang jenderal. Perusahaan yang buruk adalah perusahaan yang tidak berusaha menjadi pemimpin di bidangnya. Namun menjadi pemimpin seluruh industri tidaklah mudah, karena kepemimpinan bukan hanya tentang barang atau jasa yang lebih baik. Kepemimpinan adalah gambaran perusahaan yang serius, stabil, dan bereputasi baik sehingga para pesaing terpaksa harus menirunya. Perusahaan favorit harus memiliki atribut yang sesuai. Surat kabar korporat adalah atribut solid yang menunjukkan sikap serius terhadap bisnis.

4. Surat kabar perusahaan- Ini platform periklanan. Perusahaan yang berkomitmen terhadap hubungan terbuka dengan pelanggan harus memanfaatkan setiap kesempatan untuk membangun saluran komunikasi baru. Surat kabar perusahaan memungkinkan Anda mengiklankan produk sedemikian rupa sehingga klien mengembangkan gagasan yang jelas, masuk akal, dan seimbang tentang produk dan layanan perusahaan. Tidak ada yang lain selain pers korporat yang memberikan peluang seperti itu. Kata-kata tertulis lebih dipercaya daripada kata-kata lisan. Informasi yang disajikan di surat kabar perusahaan akan dianggap sangat penting dan berguna.

5. Surat kabar perusahaan Ini juga merupakan sumber hiburan. Fungsi penting dari surat kabar perusahaan tidak boleh diabaikan. Lagi pula, di mana lagi, jika bukan di surat kabar, Anda dapat menerbitkan kartun ramah seorang manajer atau kolega, mengucapkan selamat ulang tahun kepada Anda, mencetak lelucon dan anekdot yang dapat dimengerti oleh setiap karyawan perusahaan. Surat kabar perusahaan sangat diperlukan dalam hal ini.

Koran perusahaan adalah atribut bisnis yang beradab. Bisnis Rusia dengan percaya diri memperoleh ciri-ciri khas hubungan bisnis normal, tetapi pada saat yang sama persaingan semakin meningkat. Penerbitan pers korporat secara signifikan meningkatkan daya saing dan menunjukkan bahwa perusahaan berada pada tingkat perkembangan yang tinggi dan telah mencapai kesuksesan yang cukup besar. Selain itu, perusahaan sama sekali tidak perlu berukuran besar. Bahkan perusahaan kecil yang ingin mengatur bisnis mereka secara serius menggunakan pers korporat untuk tujuan ini. Yang penting bukanlah jumlah karyawan, tetapi bagaimana mereka berhubungan dengan pekerjaannya.

Dmitry Shevchenko sekretaris pers kelompok audit dan konsultasi "Pengembangan Sistem Bisnis"
Majalah "Konsultan" No. 11, 2005 http://www.berator.ru/magazine/

Perusahaan semakin berkembang, sistem manajemen mereka menjadi lebih kompleks, dan pesanan, instruksi, dan laporan berpindah dalam aliran manajer yang tidak saling mengenal satu sama lain. "Siapakah orang-orang ini?" - seru para direktur saat mereka berjalan melewati kantor di pagi hari. Anda dapat menjalin komunikasi antara karyawan dan manajemen menggunakan surat kabar perusahaan.

Dalam praktik dunia, publikasi korporat tampil baik fungsi sosial. Pers seperti itu adalah alat manajemen perusahaan. Perannya dalam proses komunikasi bisnis tidak bisa dianggap remeh.

Penerbitan publikasi korporat harus dianggap sebagai sebuah proyek dengan segala atributnya: konsep, tujuan dan sasaran, material dan sumber daya manusia. Kami akan melihat jenis surat kabar internal perusahaan yang ditujukan hanya untuk karyawan perusahaan.

Tugas dan tujuan

Tidak ada konsep universal untuk publikasi perusahaan. Untuk menentukannya dengan benar, pertama-tama Anda perlu mengetahui perusahaan itu sendiri, misi dan strateginya, tujuan dan sasarannya, serta memiliki gambaran tentang kebutuhan informasi karyawan. Selain itu, Anda perlu memiliki informasi tentang industri perusahaan, produk atau layanannya, rasio intelektual, tenaga kerja fisik dan penjualan dalam bisnis, kekuatan dan kelemahan.

Pengetahuan ini biasanya dimiliki oleh pemegang saham dan manajer puncak perusahaan, yang dapat disatukan dalam dewan redaksi. Dalam mode brainstorming, ia harus menentukan arah utama kebijakan editorial publikasi, menyetujui komposisi tim editorial (kelompok proyek), yang harus mengusulkan struktur, format dan periodisitas surat kabar.

Sejumlah perusahaan memilih jalan berbeda. Manajemen menyetujui gagasan umum tersebut, menyerahkan semua proses lainnya kepada editor. Opsi ini lebih disukai bagi perusahaan dengan budaya manajemen demokratis, yang mana jumlah tenaga kerja intelektualnya tinggi. Dewan redaksi akan berguna bagi perusahaan besar dengan hierarki dan perusahaan induk yang ketat.

Perlu diingat bahwa perbedaan pendapat sekecil apa pun antara pemegang saham dan manajemen perusahaan tidak boleh dicantumkan di halaman surat kabar perusahaan. Publikasi ini tidak perlu mempublikasikan feuilleton yang merugikan dan informasi orang dalam yang berguna bagi pesaing. Tujuan surat kabar tidak boleh menyimpang dari maksud dan tujuan perusahaan penerbitan.

Tujuan khas surat kabar korporat adalah pembentukan kesatuan bidang informasi dan pengelolaan hubungan dengan personel manajemen perusahaan (pemegang saham).

Publikasi semacam ini akan membantu menyatukan tim, menyampaikan nilai-nilai perusahaan, membentuk budaya perusahaan yang memadai, dan mengatur sikap karyawan terhadap proses dan perubahan yang terjadi di perusahaan. Surat kabar harus menciptakan platform untuk pertukaran ide dan inovasi, serta memotivasi pencapaian profesional. Ini jauh dari daftar lengkap tugas-tugas yang dapat diselesaikan oleh surat kabar perusahaan.

Penting untuk diingat bahwa surat kabar hanyalah sebuah alat. Dengan bantuannya, tidak mungkin memastikan bahwa semua pembaca (karyawan) berpikiran sama. Anda hanya dapat mencoba membuat mereka memikirkan hal yang sama.

Halaman web vs versi cetak

Sebelum memutuskan bentuk publikasi korporat yang mana, penting untuk mengkaji kebutuhan informasi karyawan, tugas yang ditetapkan untuk surat kabar korporat, dan mengevaluasi kemampuan finansial dan teknologi.

Pertama, Anda perlu memutuskan desain teknis.

Jika pembaca surat kabar Anda bekerja pada komputer yang terhubung ke satu komputer jaringan lokal, atau memiliki akses ke Internet, Anda dapat membatasi diri pada surat kabar versi elektronik. Ini dapat menggabungkan umpan berita, informasi dan artikel analitis, informasi resmi dan kesempatan bagi karyawan untuk berkomunikasi satu sama lain dan dengan manajemen perusahaan dalam forum yang dimoderatori.

Jika tidak semua pembaca tercakup dalam komputerisasi, ada dua pilihan tradisional. Ini adalah metode pencetakan atau peralatan kantor (printer atau mesin fotokopi berwarna atau hitam putih). Mencetak di percetakan memang lebih mahal, namun jika surat kabar tidak hanya sampai ke tangan karyawan, tetapi juga pengunjung kantor, maka tidak ada gunanya menghemat percetakan. Masuk akal untuk menggunakan peralatan kantor jika sirkulasi surat kabar kecil—hingga 100 eksemplar—atau jika dipasang di kios informasi kantor.

Bagaimana cara mempublikasikannya?

Setiap hari ada banyak peristiwa yang terjadi di setiap perusahaan. Tugas redaksi surat kabar perusahaan adalah mengidentifikasi, mengumpulkan dan memilahnya sesuai dengan maksud dan tujuan penerbitan serta rubrikatornya. Yang terakhir ini harus tangguh dari ruangan ke ruangan. Namun setidaknya setiap enam bulan sekali perlu dilakukan penambahan bagian-bagian baru, ide-ide baru yang bisa dipetik tidak hanya dari dalam perusahaan, tapi juga dari media bisnis.

Banyak perusahaan memulai publikasi perusahaan mereka dengan halaman standar “empat halaman”, kemudian beralih ke konsep yang lebih kompleks. Dari surat kabar perusahaan hingga karyawan, tumbuhlah majalah khusus yang memiliki audiens jauh melampaui organisasi, proyek pencitraan yang bertujuan untuk meningkatkan loyalitas konsumen. Namun, proses sebaliknya juga terjadi, begitu pula diferensiasi publikasi. Misalnya, perusahaan Aeroflot dimulai dengan penerbitan satu surat kabar korporat, dan sekarang memiliki 13 surat kabar dan majalah korporat untuk karyawan dan klien serta lebih dari 50 portal Internet.

Saat menerbitkan surat kabar perusahaan, Anda harus mengandalkan contoh terbaik dari pencetakan bisnis berkualitas tinggi. Misalnya, tenggat waktu penerbitan surat kabar harus ketat, karena kegagalan memenuhi hal tersebut dapat mengakibatkan hilangnya minat, kepercayaan, dan rasa hormat terhadap terbitan tersebut.

Sebagian besar perusahaan lebih suka menerbitkan publikasi perusahaan setiap bulan, lebih jarang mingguan dan triwulanan. Batasan di sini adalah jumlah berita yang dihasilkan perusahaan, kemampuan menyiapkan bahan analisis, serta volume halaman dan format surat kabar.

Dianjurkan untuk membagi artikel di surat kabar menjadi dua jenis: artikel operasional, yang disiapkan segera sebelum penerbitan surat kabar, dan artikel non-operatif, dari mana portofolio editorial dibentuk - rencana publikasi jangka panjang. Tipe pertama mencakup berita, pengumuman, dan informasi lain yang harus dikomunikasikan kepada karyawan secepat mungkin. Yang kedua meliputi wawancara, artikel analitis dan masalah, materi yang menceritakan tentang sejarah perusahaan, ciri-ciri budaya perusahaan, karyawan, inovasi dan proposal rasionalisasi.

Memiliki portofolio editorial akan sangat membantu menghindari pekerjaan tradisional yang terburu-buru di surat kabar pada malam sebelum terbitan berikutnya. Penting juga, sebelum menerbitkan edisi pertama surat kabar, untuk membuat portofolio ilustrasi terlengkap - foto manajemen puncak, produksi, situasi kerja pada umumnya, dll. Penerbitan ilustrasi berkualitas tinggi membedakan semua media bisnis. Anda harus mengikuti aturan ini untuk menarik dan mempertahankan pembaca.

Masalah dan solusi

Harus diingat bahwa surat kabar perusahaan hidup berdasarkan hukum pasar media. Artinya, hal ini juga dipengaruhi oleh permasalahan publikasi tradisional: kurangnya dana, spesialis, kekurangan artikel menarik, topik dan penulis berbakat. Namun masalah utamanya adalah hilangnya kepercayaan pembaca dan karyawan perusahaan karena kebijakan editorial yang salah.

Masalah pendanaan hanya dapat diselesaikan dengan mengalihkan surat kabar dari format internal perusahaan ke format campuran, yang dirancang untuk khalayak eksternal. Hal ini akan membantu menarik pengiklan ke surat kabar. Mereka ditemukan terutama di antara pemasok perusahaan.

Dengan kepercayaan, itu lebih sulit. Para editor surat kabar perusahaan perlu menemukan nada informasi khusus yang sesuai dengan gaya komunikasi yang diterapkan di perusahaan - tidak direktif dan bermoral, tetapi juga tidak familiar, khas dari “pers kuning”.

Mari bergabung

Faktor manusia merupakan salah satu kendala utama yang harus diatasi oleh sebuah surat kabar korporat. Tanggung jawab untuk penerbitannya, biasanya, berada pada departemen PR, pemasaran, dan manajemen personalia. Karyawan mereka menjadi tulang punggung kantor redaksi. Namun penerbitan surat kabar bukanlah kegiatan utama mereka. Hal ini meninggalkan dampak tersendiri, dan tidak selalu positif, baik pada konten maupun kualitas publikasi.

Pilihan terbaik adalah mengundang spesialis luar ke kantor redaksi surat kabar perusahaan. Artinya, seorang jurnalis atau editor profesional. Bagaimanapun, publikasi perusahaan harus berkualitas tinggi, yang memerlukan pengetahuan khusus tentang proses editorial, yang tidak dapat diperoleh dari buku teks.

Namun ada peluang lain yang dimanfaatkan secara aktif oleh perusahaan besar. Mereka mengalihdayakan fungsi penerbitan publikasi perusahaan ke agen PR, atau beberapa fungsi yang terkait dengan proses pencetakan ke percetakan dan pusat desain mereka.

Pengalihdayaan tidak dapat dihindari bahkan pada saat editor surat kabar perusahaan menghadapi masalah produksi rutin. Misalnya, “siapa yang akan menulis artikel dan mengambil foto?”, “siapa yang akan membuat tata letak desain?”, “siapa yang akan menata letak surat kabar dan mengolah ilustrasi, melakukan persiapan pra-cetak?”, “bagaimana surat kabar akan dicetak dan didistribusikan?”

Para editor yang terhormat...

Di surat kabar perusahaan, tugas PR, SDM, pemasaran, dan penjualan saling bersinggungan. Namun, peran universal semua media adalah memberi informasi. Tugas ini harus tetap menjadi prioritas.

Anda tidak boleh berharap bahwa surat kabar perusahaan akan menggantikan komunikasi langsung antar manusia, atau menggantikan insentif materi. Jika materi surat kabar perusahaan mendapat respon positif dari karyawan dan dibahas dalam rapat, jika redaksi berhasil melibatkan anggota tim kerja dalam penyiapan materi atau bahkan membentuk lembaga “reporter kerja”, maka tugas internal adalah diselesaikan secara efektif.

Agar surat kabar perusahaan tidak hanya menjadi bagian dari budaya perusahaan, tetapi juga bisnis perusahaan, perhatian yang lebih besar harus diberikan pada publikasi tentang topik-topik profesional. Ide inovatif yang tercermin dalam surat kabar, diterima dan berhasil diterapkan di sebuah perusahaan, adalah bukti terbaik (dan, yang penting, diukur dalam indikator keuangan) bahwa publikasi tersebut tidak hanya memainkan peran propaganda, tetapi juga peran organisasi.

• tajuk rencana: berita perusahaan “eselon atas”, deskripsi peristiwa paling penting, berita industri yang berhubungan langsung dengan perusahaan. Harus ada "sorotan masalah", materi utama dengan ilustrasi besar berkualitas tinggi, informasi tentang indikator produksi perusahaan - informasi numerik (di sini Anda dapat bermain-main dengan persentase volume penjualan, harga saham, pertumbuhan jumlah cabang , jumlah karyawan, dll.);
• garis kedua: kelanjutan materi inti dari editorial; berita perusahaan “eselon kedua” (terutama pencapaian produksi). Anda dapat melakukan wawancara dengan salah satu manajer mengenai topik terkini yang dibahas di bagian berita editorial;
• band ketiga (praktis): uraian tentang inovasi yang diperkenalkan di perusahaan; kelas master oleh karyawan dan manajer berpengalaman. Kisah sukses karyawan, perkenalan dengan anggota tim baru, informasi tentang pertumbuhan karir karyawan, dan perubahan manajemen perusahaan juga akan bermanfaat;
• garis keempat: tips bermanfaat(dalam kerangka budaya perusahaan), laporan dengan ilustrasi wajib tentang acara olahraga, budaya, rekreasi, dan pembangunan tim di perusahaan. Karyawan akan dengan senang hati membaca ucapan selamat ulang tahun (pernikahan), hobi menarik rekan kerja, teka-teki silang industri, tebak-tebakan dan kompetisi berhadiah besar, dll.

“Lakukan seperti orang dewasa, hanya saja lebih baik”...

Natalya Donskaya, Kepala Departemen Komunikasi Korporat Internal OJSC Jaringan Telepon Kota Moskow.

Menerbitkan surat kabar perusahaan bukanlah tugas yang mudah. Bagaimanapun juga, penerbit pemula, selain permasalahan yang melekat pada semua media berskala besar, juga menghadapi permasalahan spesifik tertentu. Dia berbicara tentang kesulitan yang menanti mereka di jalan ini. Natalya Donskaya, Kepala Departemen Komunikasi Korporat Internal OJSC Jaringan Telepon Kota Moskow. MGTS telah menerbitkan surat kabar korporat “Operator Telepon Moskow” selama lebih dari empat tahun.

Natalya Aleksandrovna, tolong jelaskan betapa bagusnya pilihan ketika dewan redaksi dibentuk dari manajer puncak sebuah perusahaan penerbitan.

- Dewan redaksi manajer puncak benar-benar dapat menjadi badan kerja. Sekaligus, ia akan menentukan strategi pengembangan publikasi sesuai dengan rencana dan prospek perusahaan itu sendiri. Namun di beberapa perusahaan, budaya perusahaannya tidak demokratis, dan manajemennya “sangat jauh dari masyarakat.” Dalam hal ini, ada bahaya serius bahwa surat kabar akan berubah menjadi brosur “saku”. Direktur Jenderal. Skenario lainnya adalah bahwa surat kabar hanya akan menarik perhatian para manajer, dan karyawan, paling-paling, hanya akan “membungkus ikan” di dalamnya. Oleh karena itu, kedua belah pihak perlu tidak hanya mengetahui ke mana dan bagaimana harus pindah, tetapi juga mau melakukannya bersama-sama, dengan minat dan kesenangan.

Saat pertama kali menerbitkan surat kabar, bukankah lebih baik mempercayakan urusan tersebut kepada agensi PR? Kebanyakan dari mereka menawarkan layanan serupa...

- Ini tidak selalu efektif. Mengalihdayakan surat kabar sangat bagus dan berguna untuk bagian teknis publikasi. Kontraktor eksternal akan menghabiskan terlalu banyak waktu untuk mengetahui situasi sebenarnya di perusahaan. Dan sejujurnya, tidak semua detail perlu diketahui orang luar.

Banyak orang berpendapat bahwa mengumpulkan arsip foto yang bagus tidaklah mudah. Pernahkah Anda menemui masalah seperti itu?

Sebenarnya ada beberapa permasalahan. Mengisi halaman secara sembarangan dengan wajah-wajah cerah namun asing bagi karyawan dari perpustakaan foto elektronik dapat sangat mengganggu pembaca. Oleh karena itu, diperlukan seorang fotografer profesional yang tidak hanya mampu mengambil foto reportase, tetapi juga melepaskan “penjepit” baik dari karyawan maupun manajer. Manajer perlu memahami bahwa foto di kursi di meja di bawah potret Putin bukanlah satu-satunya sudut yang memungkinkan. Hampir tidak ada seorang pun di antara kita, bahkan mereka yang menarik dalam “dinamika”, menang dalam “statis”. Ini berarti Anda membutuhkan cahaya dan riasan, dan yang terpenting, waktu dan keinginan untuk pemotretan penuh.

Ya... Ternyata tidak semuanya sesederhana itu. Namun surat kabar korporat tidak memiliki skala sebesar itu. Apakah ini tidak bisa didiskon?

- Sama sekali tidak! Jika Anda memulai sebuah publikasi, Anda tidak dapat mengambil posisi “Ya, kami tidak... (“Kommersant”, “Konsultan”, “Vedomosti”). Publikasi perusahaan, seperti buku anak-anak, harus dibuat “seperti untuk orang dewasa, hanya saja lebih baik”. Sulit, namun perlu, untuk membuktikan kepada manajemen bahwa tanpa pengeluaran untuk pencetakan dan desain yang baik, peralatan fotografi berkualitas tinggi, dan copywriter profesional, proses tersebut tidak mungkin dilakukan. Bagaimanapun, ini merupakan indikator rasa hormat terhadap karyawan dan jaminan minat terhadap publikasi. Ini hanyalah beberapa masalah kecil dalam lautan masalah, namun dapat diselesaikan. Apalagi jika tujuannya adalah untuk “menjadi” dan bukan “terlihat” menjadi publikasi yang benar-benar bermanfaat dan menarik.

Jumlah surat kabar dan majalah korporat yang berhasil bersaing dengan media tradisional berkembang pesat. Desain tingkat tinggi, konten yang kaya, dan orisinalitas tematik menjadikannya alat penting untuk mengelola budaya perusahaan dan sumber informasi yang sangat diperlukan bagi karyawan, klien, dan mitra.

Perkembangan bisnis mengarahkan para manajer untuk memahami perlunya memperkenalkan sistem manajemen terpadu di seluruh perusahaan. Dalam praktik dunia, publikasi perusahaan telah lama menjadi salah satu saluran komunikasi tertarget yang paling penting antara perusahaan dan stafnya, mitra bisnis, dan klien. Misalnya, di Eropa, total oplah satu kali mereka melebihi oplah media konvensional.

Persyaratan untuk transparansi informasi yang lebih besar disebabkan tidak hanya oleh pengenalan standar pelaporan keuangan dan non-keuangan yang baru, namun juga oleh perubahan nyata dalam sikap pemilik dan manajer puncak terhadap tanggung jawab sosial bisnis. Semua ini mengarah pada fakta bahwa, dengan bantuan media korporat, semakin banyak kelompok sasaran yang terlibat dalam dialog terbuka - klien, jurnalis independen, pemegang saham, warga komunitas tempat perusahaan berada, dll.

Hasilnya, sirkulasi publikasi paling sukses meningkat, format berubah sesuai dengan kebutuhan baru, dan perusahaan menarik para profesional berpengalaman untuk bekerja di media mereka sendiri. Publikasi korporat berhak menjadi “kartu panggil” perusahaan. Ada kemungkinan bahwa dalam waktu dekat sektor media korporat akan menjadi “ruang media” yang independen – setidaknya saat ini situasinya berkembang ke arah ini.

Banyak ahli percaya bahwa kualitas dan tingkat publikasi korporat harus lebih tinggi dibandingkan media lainnya. Misalnya sampai tahun 2000, bank Inggris Barclay PLC, yang memiliki staf sekitar 75 ribu orang, tidak memiliki kebijakan informasi terpadu. Bank menerbitkan lebih dari 35 publikasi berbeda, sehingga karyawannya tersesat dalam “kebisingan” informasi, menerima lima atau enam publikasi berbeda pada saat yang bersamaan. Dalam studi internal perusahaan, ternyata karyawan tidak memiliki gambaran yang jelas baik tentang hubungan antar departemen, atau perusahaan secara keseluruhan, atau tugasnya. Manajemen bank memutuskan untuk mengurangi jumlah publikasi dan meningkatkan isi surat kabar dan majalah perusahaan dengan informasi penting bagi setiap karyawan. Model konten tiga tingkat untuk publikasi perusahaan (CI) telah diusulkan: materi yang bersifat strategis - tentang tujuan perusahaan, tugas divisi - disajikan dalam bentuk yang mudah diakses dan menarik; pencahayaan operasional masalah saat ini perusahaan; informasi tentang kehidupan sehari-hari orang-orang di unit. Model ini diwujudkan dalam publikasi perusahaan baru - majalah Bola Dunia Barclays. Hal ini memungkinkan manajemen untuk merampingkan arus informasi internal perusahaan, mengatur dialog dengan klien dan, yang penting, mengurangi anggaran secara signifikan (dari 6 menjadi 1 juta dolar).

Budaya perusahaan terdiri dari gabungan hubungan yang kompleks: pemilik dengan manajer puncak dan karyawan biasa; manajer - dengan bawahan; karyawan - dengan kolega dan manajemen; perusahaan - dengan mitra eksternal. Dalam hubungan tersebut terbentuklah nilai-nilai bersama, norma dan aturan perilaku, ritual dan mitos. Mengelola komunikasi korporat merupakan tugas penting bagi departemen SDM, karena ini merupakan budaya perusahaan yang kuat dan kreatif yang mempertahankan profesional seperti magnet. Hal ini sangat menentukan reputasi perusahaan, dan pada akhirnya menentukan daya saing dan keberhasilan komersialnya. Itulah sebabnya banyak orang saat ini bersedia menginvestasikan banyak uang dalam proyek publikasi perusahaan.

Memiliki majalah atau surat kabar “milik Anda sendiri” memperkuat kesan keandalan perusahaan. Hal ini penting untuk menciptakan citra positif - siapa yang ingin berurusan dengan perusahaan penerbangan malam? Sebuah organisasi yang memahami perlunya melakukan dialog terbuka dengan staf dan klien di halaman media perusahaan, untuk membangun hubungan, menang dalam persaingan: reputasinya di pasar tenaga kerja meningkat, yang berarti para profesional datang untuk bekerja, karyawan loyalitas meningkat, kualitas pekerjaan mereka meningkat dan kepuasan pelanggan.

Di pameran, perkenalan dan komunikasi dengan pemasok jauh lebih berhasil jika perusahaan menunjukkan dirinya "dalam segala kemuliaan" - mendemonstrasikan file majalah yang cemerlang, memberikan terbitan baru kepada klien baru. Dan departemen personalia dapat menyerahkan surat kabar kepada pelamar untuk posisi yang kosong - baca, kenali, lihat lebih dekat...

DI DALAM Akhir-akhir ini perubahan nyata sedang terjadi dalam pengelolaan publikasi perusahaan: mereka semakin menjadi penghubung terpenting dalam departemen hubungan masyarakat dan hubungan perusahaan. Dengan bantuan majalah dan surat kabar internal, manajemen menjelaskan kepada karyawan visinya tentang pengembangan lebih lanjut perusahaan, menginformasikan, memotivasi dan menginspirasi mereka.

Semakin banyak manajer memahami kebutuhan untuk mengembangkan publikasi perusahaan. Namun bagaimana cara mengatur media korporat dalam praktiknya? Sebuah proyek untuk membuat surat kabar atau majalah Anda sendiri selalu rumit; proyek ini merupakan persimpangan beberapa bidang kegiatan: manajemen personalia, PR, periklanan, pemasaran, jurnalisme, manajemen, psikologi. Tugas para profesional media korporat juga diperumit oleh kurangnya materi pendidikan dan metodologi yang komprehensif.

Edisi korporat

Apa yang dimaksud dengan publikasi korporat dan apa bedanya dengan publikasi “non-korporat”? Jenis CI apa yang telah ditemukan oleh para ahli di bidang kegiatan ini? Fungsi apa yang diharapkan manajer untuk dilakukannya?

Edisi korporat adalah media massa yang diterbitkan oleh suatu organisasi secara berkala untuk menjaga kontak dengan karyawan dan masyarakat umum ( beras. 1). CI adalah bagian integral dari budaya perusahaan dan salah satunya sarana penting komunikasi internal.

Beras. 1. Klasifikasi publikasi perusahaan

Publikasi internal perusahaan- sumber informasi yang dikeluarkan secara berkala, yang mencerminkan posisi resmi perusahaan dan ditujukan terutama untuk karyawannya.

Publikasi perusahaan eksternal- sumber informasi dan periklanan yang dirilis secara berkala, ditujukan untuk klien dan mitra perusahaan.

Target audiens KI:

• internal: seluruh karyawan perusahaan dan anggota keluarganya;
• eksternal: mitra bisnis dan klien perusahaan.

Jenis CI, fitur audiens targetnya, dan tugas utamanya diberikan meja.

Fitur jenis publikasi perusahaan

	Subtipe	Target penonton	Tugas
Lokal	Publikasi intra-perusahaan ( Bisnis-ke-Pribadi - B2P)	Personil perusahaan, mitra bisnis, keluarga karyawan	“Menciptakan rasa kekeluargaan dalam bekerja, membangun kepercayaan terhadap manajemen, menjelaskan kebijakan organisasi, menarik pegawai untuk bekerjasama dengan manajemen, membangkitkan minat terhadap urusan manajemen” ( Sam Hitam)
Luar	Publikasi untuk klien ( Bisnis-ke-Pelanggan, B2C)	Klien, konsumen akhir	Meningkatkan loyalitas pelanggan terhadap merek, meningkatkan volume penjualan
	Publikasi mitra untuk bisnis ( Bisnis-ke-Bisnis - B2B)	Mitra, konsumen barang dan jasa dalam lingkungan bisnis	Pembentukan citra perusahaan dalam lingkungan bisnis, penguatan kontak bisnis
	Edisi acara	Pengunjung pameran dan acara khusus	Penciptaan citra penyelenggara; mengelola arus informasi tentang peserta
	Laporan	Pemegang saham dan investor	Kepercayaan, daya tarik investasi

Sebagai alat komunikasi internal dan eksternal, media korporat menjalankan sejumlah fungsi penting:

• Informasional. Klarifikasi misi, strategi dan tujuan perusahaan.
• Ideologis. Menciptakan kondisi bagi pembentukan dan penguatan semangat perusahaan, meningkatkan dedikasi karyawan dan produktivitas kerjanya.
• Organisasi. Menghubungkan kantor regional, cabang, anak perusahaan yang terpencil dengan perusahaan induk (perusahaan manajemen), membangun saluran umpan balik bagi karyawan dan manajemen.
• Gambar. Mendukung citra organisasi. CI merupakan alat sekaligus bagian integral dari citra, karena kualitas pelaksanaannya berfungsi sebagai semacam indikator tingkat perkembangan perusahaan.

Di abad ke-21 yang utama aktor Karyawan yang bersentuhan langsung dengan pelanggan bersaing memperebutkan konsumen. Profesionalisme dan dedikasi merekalah yang menciptakan citra perusahaan, itulah sebabnya komunikasi internal yang bertujuan untuk memobilisasi staf sangatlah penting.

Manfaat praktis dari pengorganisasian “corong” perusahaan sudah jelas. Pada saat yang sama, kompleksitas dan kompleksitas proyek ini tidak boleh dianggap remeh dan permasalahannya tidak boleh diabaikan. Masalah serius tersebut mungkin termasuk:

• keragaman khalayak sasaran;
• perpecahan wilayah divisi-divisi perusahaan;
• kurangnya profesional;
• kurangnya pengetahuan dan literatur khusus;
• kurangnya pemahaman dan bantuan dari manajemen;
• pendanaan yang tidak mencukupi.

Tentu saja, yang terbaik adalah membuat CI setelah mempertimbangkan dengan serius semua pro dan kontra kemungkinan masalah dan cara mengatasinya dengan menyusun rencana aksi yang jelas. Memiliki pengalaman dalam melaksanakan proyek serupa, saya dapat meyakinkan Anda bahwa semua kesulitan dapat diatasi. Yang utama adalah bertindak secara sistematis, metodis, dan selangkah demi selangkah. Kami telah meresmikan pengalaman kami dalam bentuk metodologi “Sepuluh Langkah”; kami berharap ini akan membantu para praktisi mengembangkan dan meluncurkan publikasi perusahaan yang efektif.

Sepuluh langkah:

1. Mempelajari situasi di perusahaan, menentukan kebutuhan audiens sasaran, memilih orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek.
2. Mencari dukungan manajemen.
3. Mendefinisikan tugas CI sesuai dengan tujuan perusahaan. Pengembangan konsep dan format publikasi.
4. Perusahaan PR internal untuk promosi CI.
5. Pembentukan dewan redaksi.
6. Harga masalah: persetujuan anggaran.
7. Pengembangan dan persetujuan “Peraturan tentang proyek CI”.
8. Manajemen proyek: perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, motivasi.
9. Peluncuran siklus teknologi CI.
10. Menerima umpan balik. Meningkatkan CI.

Langkah pertama. Mempelajari situasi di perusahaan, menentukan kebutuhan audiens sasaran, memilih orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek. Pengerjaan proyek CI harus dimulai hanya ketika kebutuhan untuk mengelola elemen budaya perusahaan dan membangun sistem komunikasi korporat di perusahaan dipahami dengan jelas oleh manajemen.

Mungkin terdapat beberapa opsi untuk “rencana skenario” pelepasan CI, tergantung pada jenis budaya perusahaan dan prinsip manajemen yang diterapkan di perusahaan. Dan perusahaan itu sendiri harus “berkembang” menjadi proyek semacam itu. Mengapa, misalnya, publikasi internal perusahaan untuk sebuah organisasi yang memiliki tujuh karyawan, empat di antaranya adalah kerabat direktur, dan sisanya adalah teman sekolah? Namun jika perusahaan ini memiliki jaringan distributor di Ukraina dan luar negeri, CI “eksternal” untuk mitra bisnis bisa sangat sukses.

Kadang-kadang seorang manajer memutuskan untuk menerbitkan surat kabar perusahaan di bawah pengaruh mode bisnis modern atau, setelah melihat majalah pesaing atau mitra bisnisnya yang cemerlang, bertindak berdasarkan prinsip “Saya menginginkan hal yang sama.” Tidak ada yang tercela dalam hal ini - Anda dapat memulainya dengan cara ini, tetapi dalam hal ini publikasi tidak akan menjadi alat komunikasi melainkan sebagai ciri khas perusahaan "maju".

Jika, setelah menganalisis situasi, manajemen memutuskan bahwa disarankan untuk membuka publikasi Anda sendiri, maka perlu menunjuk seseorang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek. Apa manusia dan kualitas profesional pelamar harus diperhatikan saat memilih manajer proyek?

Di satu sisi kreativitas, imajinasi, pemikiran imajinatif sangat penting, di sisi lain kemampuan administratif dan kemampuan berkomunikasi dengan masyarakat. Sayangnya, di universitas modern tidak ada fakultas yang akan melatih spesialis yang memenuhi persyaratan tersebut, berpengalaman dalam bidang psikologi, manajemen personalia, PR, periklanan, pemasaran, jurnalisme, dll. Sejauh ini, hanya pengalaman praktis, pekerjaan itu sendiri, yang membantu mempersiapkan mereka. . Namun sebaiknya pendidikan dasar di bidang komunikasi publik, psikologi atau jurnalisme.

Penting juga bagi manajer proyek untuk memahami dengan jelas peran dan tugas pers korporat dalam mencapai tujuan strategis perusahaan, serta mengetahui apa dan bagaimana melakukannya. Ia harus menjadi manajer dan administrator yang baik, yaitu ia dapat:

• mengembangkan bagan organisasi kantor redaksi;
• menyusun dan membenarkan perkiraan biaya, menyiapkan laporan yang kompeten tentang penggunaan sumber daya;
• rencana kerja (setiap terbitan CI harus diterbitkan tepat pada waktunya);
• memotivasi karyawan - calon penulis publikasi;
• mengatur dan mengendalikan proses editorial dan penerbitan.

Hanya ada sedikit spesialis berbakat yang kompeten di bidang media korporat di pasar tenaga kerja saat ini. Kemungkinan besar, perusahaan harus “membesarkan” mereka secara independen dari manajer SDM atau dari spesialis PR di departemen pemasaran.

Langkah kedua. Mencari dukungan manajemen. Orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek harus mendapatkan dukungan dari manajemen, mendiskusikan dan menyetujui semua rinciannya. Jika pimpinan perusahaan menunjukkan “niat baik” dan memiliki sikap yang baik terhadap CI, maka sumber daya yang diperlukan akan ditemukan, dan para pemimpin divisi struktural Mereka akan selalu meluangkan waktu untuk bekerja sama dalam jadwal kerja mereka yang padat dan bersedia memberikan informasi berharga. Jika tidak, surat kabar ditakdirkan menjadi sumber informasi dan hiburan yang berisi ucapan selamat ulang tahun kepada karyawan (daftar 30 orang) dan cerita tentang pesta perusahaan.

CI dapat membawa pekerjaan “ideologis” di perusahaan ke tingkat yang baru dengan memperjelas tujuan dan sasaran strategis bisnis. Kerja tim yang sesungguhnya hanya mungkin terjadi dalam sekelompok orang yang berpikiran sama, yang berarti orang-orang harus memahami dengan jelas ke mana dan mengapa kita semua pergi. Meyakinkan, menginspirasi, memotivasi, “memenangkan hati” karyawan dengan bantuan contoh cemerlang, gambar yang menarik, cerita instruktif “dari kehidupan kita” - ini bukanlah daftar lengkap tugas yang berhasil diselesaikan oleh publikasi perusahaan.

Langkah ketiga. Mendefinisikan tugas CI sesuai dengan tujuan perusahaan. Pengembangan konsep dan formatnya.

Pertama-tama, perlu dipahami untuk siapa sebenarnya CI akan ditujukan. “Potret” demografis audiens sasaran menjawab pertanyaan: bagaimana distribusi karyawan berdasarkan jenis kelamin dan usia, berdasarkan tingkat pendidikan, berdasarkan status perkawinan, berdasarkan profesi, dalam kaitannya dengan jenis waktu luang tertentu, dll. penting, katakanlah, minat pembaca berubah seiring bertambahnya usia dan justru sebaliknya ( beras. 2).

Beras. 2. Mengubah minat pembaca

Parameter paling umum untuk mensegmentasi audiens media internal, tentu saja, adalah afiliasi profesional. Oleh karena itu, materi publikasi harus menjadi perhatian utama kepentingan dan kebutuhan profesional target audiens. Melalui saluran ini, surat kabar perusahaan (majalah) menyampaikan nilai-nilai dasar budaya perusahaan , kepentingan profesional bertindak sebagai dasar komunikasi intra-organisasi yang efektif - mencari orang-orang yang berpikiran sama untuk melaksanakan proyek manajerial, teknis, komersial yang kompleks, membantu rekan kerja, mengorganisir kelompok kreatif sementara.

Perlu juga dibayangkan tingkat kesejahteraan kelompok pekerja utama ( beras. 3). Misalnya, kami menerima data rata-rata perusahaan berikut (dalam hal pendapatan dan pencapaian pribadi):

• “pekerja kerah emas” - 3% karyawan (pemilik bisnis, manajer puncak);
• “kerah putih” - 12% (kepala departemen, manajer, spesialis berkualifikasi tinggi, yang 55–60% di antaranya berusaha untuk masuk ke kategori “emas”);
• Pekerja “kerah biru” - 85% (33% di antaranya berusaha untuk menjadi “kulit putih”).

Beras. 3. Distribusi personel tergantung pada tingkat pendapatan dan prestasi pribadi

Analisis data statistik yang tersedia, hasil studi dan survei (mempelajari motivasi kerja, karakteristik budaya perusahaan, loyalitas staf, dll), serta pengamatan terhadap karakteristik komunikasi masyarakat akan membantu untuk mendapatkan gambaran tentang sistem nilai di perusahaan. Selanjutnya, saya merekomendasikan untuk melakukan survei terhadap seluruh tim, termasuk wawancara pribadi dengan beberapa pemimpin utama (formal dan informal) untuk menentukan tingkat minat pembaca di masa depan terhadap bagian, bagian, topik atau materi tertentu.

Sulit untuk melebih-lebihkan pentingnya tahap persiapan pekerjaan ini, karena keberhasilan keseluruhan proyek pada akhirnya bergantung pada seberapa akurat kepentingan audiens sasaran terwakili. Informasi yang dikumpulkan akan memungkinkan untuk menentukan prioritas pentingnya informasi yang sifatnya berbeda, rasio volume bahan yang optimal, dan juga untuk menemukan calon penulis yang siap bekerja sama dengan publikasi.

Satu dari fungsi penting CI adalah sebuah komunikasi, jadi bahkan sebelum terbitan pertama diterbitkan, penting untuk membangun umpan balik yang efektif dengan kelompok sasaran. Bentuknya yang paling umum adalah:

• berkenaan dgn tulisan(surat kepada redaksi);
• "instan"(percakapan dengan pembaca melalui “telepon panas”);
• pengujian(mencari tahu pendapat khalayak sasaran tentang efektivitas redaksi CI);
• penasehat(mengadakan konferensi pembaca untuk mempelajari psikologi target audiens, sikapnya terhadap permasalahan yang dibahas di media korporat);
• pakar(keterlibatan berkala pakar eksternal untuk mengevaluasi kegiatan CI);
• riset(mempelajari dinamika kepentingan khalayak sasaran, yang diperlukan untuk perencanaan strategis kegiatan CI).

Mengembangkan nama dan format publikasi adalah pertanyaan yang kreatif dan dalam banyak hal menentukan: “Apa yang Anda beri nama sebuah kapal, maka kapal itu akan berlayar…” Sikap positif terhadap merek perusahaan dibentuk oleh gaya, solusi desain, skema warna yang dipilih, dan kualitas cetakan. Desain CI tidak dapat diserahkan kepada desainer penuh waktu atau agen outsourcing. Kemunculan setiap terbitan harus mencerminkan kekhasan bisnis (misalnya, untuk solusi desain pers perbankan, konservatisme sesuai; untuk media korporat dari perusahaan yang menjual barang elektronik, konsep futuristik sesuai, dll.). Yang paling penting adalah desain sampul - "wajah" publikasi, tugas utamanya adalah menarik perhatian pembaca.

Beberapa perusahaan mengatur rincian teknis: mereka mengharuskan seniman dan desainer untuk secara ketat mematuhi warna, ukuran, font perusahaan, ada tidaknya cetakan, tanggam, dll. Namun, lebih baik untuk mempercayakan pekerjaan ini kepada para profesional. Ketaatan yang terlalu ketat terhadap kanon-kanon yang telah ditetapkan untuk selamanya akan menghilangkan dinamisme publikasi, dan bahkan mungkin menjadi hambatan serius bagi karya kreatif pada proyek tersebut. Fleksibilitas pendekatan ini adalah peluang untuk menemukan “cara emas”: perancang harus mempertimbangkan standar perusahaan, tetapi tidak memperlakukannya sebagai dogma yang beku.

Saat mempersiapkan setiap terbitan, sangat penting untuk mematuhi jumlah materi yang disebutkan dan tanggal rilis, jika tidak, publikasi akan kehilangan minat dan kepercayaan pembaca, terutama jika mereka mengambil bagian dalam proyek interaktif.

Sirkulasi publikasi tergantung pada ukuran perusahaan dan jumlah karyawan. Diharapkan setiap orang dapat menerima salinannya secara pribadi (banyak orang membawa pulang koran/majalah tersebut dan dengan bangga menunjukkannya kepada teman dan kerabatnya). Penting juga untuk menyediakan sejumlah salinan untuk mitra bisnis. Saat menghitung peredaran, saya menyarankan menggunakan rumus berikut:

Sirkulasi media perusahaan = staf x 1,5

Survei terhadap karyawan akan membantu Anda menentukan frekuensi publikasi dan kualitas cetakan, tentu saja - dalam batas kemampuan finansial perusahaan.

Sedangkan untuk teknologi manufaktur, pilihannya adalah sebagai berikut: risografi (dari satu hingga empat warna), mesin fotokopi hitam putih atau berwarna, cetak offset. Kualitas pencetakan dan kertas tergantung pada anggaran proyek tertentu. Namun, penting untuk menjaga keseimbangan: publikasi korporat dari perusahaan teknologi tinggi atau bank terkemuka tidak dapat dicetak pada risograf dalam tiga kali cetak dengan toleransi perubahan warna sebesar 5 mm.

Di abad ke-21, Anda tidak boleh terpaku pada publikasi versi “kertas” tradisional. Jika tingkat peralatan teknis perusahaan memungkinkan setiap karyawan menerima buletin di komputer kerja pribadi mereka, maka versi elektronik bahkan lebih dapat diterima daripada versi cetak.

Langkah keempat. Perusahaan PR internal untuk promosi CI. Anda tidak dapat "meninggalkan" "anak" yang baru lahir karena takdir: Anda perlu mempersiapkan tim untuk kedatangan pendatang baru, memperkenalkannya kepada semua penghuni "planet perusahaan", membicarakannya dan menunjukkannya dari sisi terbaik. Untuk ini:

• Membuat rencana kerja untuk setiap saluran komunikasi internal perusahaan.
• Adakan pertemuan dengan karyawan dari semua departemen: biarkan mereka berbagi kesan, memberikan komentar dan saran.
• Libatkan semua saluran dan alat PR yang tersedia dalam mempromosikan publikasi: situs web internal, poster iklan asli yang mengumumkan peluncuran edisi baru CI, radio internal, pertemuan tematik dengan tim departemen dan cabang, dll.
• Bertindak dengan sengaja dan sistematis. Setelah dua atau tiga bulan, lakukan survei anonim untuk mengetahui sikap karyawan terhadap publikasi tersebut. Pastikan untuk menggunakan hasil survei untuk memperbaiki majalah/surat kabar.
• Memotivasi dan mendorong penulis artikel.

Langkah lima. Penciptaan kantor redaksi. Tentang pengalaman pertamaku pembentukan dewan redaksi Anda dapat menulis cerita atau bahkan “novel industri” pendek… Ini terjadi pada tahun 2000. Manajer saya menyarankan agar koran kecil A3 hitam putih (tata letaknya dilampirkan pada proyek bisnis internal CI) direproduksi di mesin fotokopi kantor. Dalam pemahaman saya, penting untuk membuat kantor redaksi: mengundang jurnalis, desainer, fotografer, melakukan banyak pekerjaan pra-pers, mencari percetakan yang bagus... Seperti yang sering terjadi, “ekonomi” menang, jadi untuk cukup lama saya mengerjakan proyek itu sendirian.

Akumulasi pengalaman memungkinkan saya untuk menilai secara memadai keuntungan dan kerugian dari outsourcing produksi CI sebagian dan seluruhnya. Mari kita pertimbangkan beberapa opsi untuk membentuk kantor editorial dan mencari tahu pada tahap apa outsourcing disarankan.

Situasi 1 (beras. 1). Secara formal, ada dua peserta, sebenarnya hanya ada satu: editor eksekutif menjalankan fungsi manajer proyek, jurnalis, perancang, perancang tata letak, dll. Satu-satunya keuntungan dari pendekatan ini adalah rendahnya biaya penerbitan CI. Semua proses “berjalan” semata-mata berkat antusiasme orang ini, dialah satu-satunya “sumber daya”: baik manajer maupun pemain dalam satu orang...

Beras. 1

Kesuksesan bisa diraih jika karyawan tersebut benar-benar tertarik dengan pekerjaan sebagai jurnalis dan editor, jika dia adalah seorang profesional sejati dan paham dengan persiapan pra-pers. Namun bukan tanpa alasan mereka mengatakan: orang yang berada di lapangan bukanlah seorang pejuang. Kemampuan satu orang membatasi kemampuan surat kabar perusahaan.

Situasi 2 (beras. 2). Setidaknya dalam hal ini kita bisa mengharapkannya penampilan CI akan memanjakan mata pembaca. Namun saya tidak menjamin kualitas teks dalam publikasi semacam itu. Selain itu, karena kesibukan editor eksekutif dengan masalah taktis, dia hampir tidak (atau tidak sama sekali) dapat memperhatikan strategi penggunaan instrumen ini dan perkembangannya. Oleh karena itu, CI tidak akan mempengaruhi hasil bisnis; ini akan menjadi publikasi informasi dan hiburan.

Beras. 2

Situasi 3 (beras. 3). “Tahap evolusi” berikutnya dari editor sudah memungkinkan penggunaan CI sebagai sesuatu yang aktual alat manajemen: kepala layanan SDM dan Humas sedang membangun publikasi sedemikian rupa sehingga memungkinkan mereka memecahkan masalah-masalah yang penting secara strategis bagi organisasi. Dengan bantuan CI, tujuan perusahaan “bertingkat” - dari tujuan strategis hingga tujuan pribadi setiap karyawan di tempat kerjanya. Publikasi menjadi alat motivasi personel, pengembangan budaya perusahaan. Hal ini juga sering digunakan untuk memecahkan tugas-tugas penting kebijakan domestik- menetapkan hierarki masing-masing departemen dan manajer. Karyawan dari departemen yang berbeda belajar tentang pencapaian (atau masalah) satu sama lain, dan rasa kesatuan tim berkembang.

Beras. 3

Karyawan yang bertanggung jawab atas proyek tersebut membutuhkan dukungan terus-menerus atas inisiatifnya dari pimpinan perusahaan, sehingga proyek CI akan dianggap serius oleh seluruh karyawan perusahaan.

Perkembangan publikasi selanjutnya tidak selalu berjalan mulus. Ada dua kemungkinan ekstrem: apakah itu akan menjadi "corong Bos Besar" secara eksklusif, atau "Boulevard perusahaan". Dalam kasus pertama, pimpinan perusahaan memandang CI sebagai sarana untuk memuaskan ambisinya sendiri, akibatnya publikasi tersebut kehilangan minat dan kepercayaan pembaca. Yang kedua, tim editorial meliput aspek-aspek bisnis perusahaan dengan sangat buruk dan tidak mempublikasikan materi analisis yang berkaitan dengan perkembangan organisasi atau studi tentang posisinya di pasar. Sebaliknya, CI diisi dengan informasi yang menghibur, pada dasarnya tidak berbeda dengan kumpulan teka-teki silang dan lelucon. Manajemen harus langsung menetapkan tugas editorial untuk meliput kehidupan perusahaan.

Situasi 4 (beras. 4). Orang-orang beralih ke outsourcing karena alasan menghemat waktu, atau jika perusahaan memiliki sumber daya keuangan yang signifikan untuk pelaksanaan proyek citra. Pendekatan ini memiliki kelebihan: tata letak profesional, gaya bagus, ilustrasi berkualitas tinggi. Namun, menggunakan penyedia eksternal menyebabkan kerugian - templat. Produk “konveyor” serupa dengan banyak CI dari perusahaan lain; produk ini tidak memungkinkan karyawan merasakan perasaan terlibat dalam persiapannya. Selembar kertas yang dibuat “menurut pola” tidak bisa menjadi “milik kita” atau menjadi alat komunikasi. ini perusahaan tertentu. Solusinya adalah pegawai yang bertanggung jawab atas proyek tersebut harus menjadi copywriter sendiri untuk memantau isi publikasi yang disiapkan oleh perusahaan outsourcing (penerbit atau agen pers).

Beras. 4

Pilihan satu atau beberapa konfigurasi proyek CI ditentukan oleh banyak faktor: spesifikasi bisnis, kepentingan kepala dan manajer puncak, kualifikasi karyawan yang bertanggung jawab atas publikasi dan, yang tak kalah pentingnya, ukurannya. dari anggaran yang dialokasikan untuk “budaya”.

Bagaimana jadinya staf editorial jika manajemen perusahaan memutuskan bahwa karyawan tetapnya harus mengerjakan publikasi tersebut? Biasanya tim editorial meliputi:

1. Kepala editor. Biasanya, posisi ini “secara default” ditempati oleh pimpinan perusahaan. Ini membentuk konsep umum publikasi, menentukan pokok bahasan dan kebijakan pemilihan informasi.
2. Editor Komisioning. Bertanggung jawab atas konten dan rilis publikasi tepat waktu, mengontrol masalah teknis dalam persiapan setiap terbitan.
3. Koresponden - penulis materi (kecuali staf koresponden surat kabar, materi juga dapat disiapkan oleh karyawan perusahaan sendiri).
4. Editor/korektor sastra. Bertanggung jawab atas kualitas persiapan teks.
5. Desainer tata rias. Mengembangkan tata letak materi publikasi dan penyusunan huruf.
6. Koordinator Distribusi. Terlibat dalam distribusi CI, menyelesaikan masalah logistik.

Saat mengambil keputusan tentang staf kantor editorial, sangat penting untuk menilai secara objektif kemampuan karyawan yang bertanggung jawab menerbitkan CI. Keberhasilan keseluruhan proyek sangat bergantung pada profesionalisme dan antusiasmenya.

Izinkan saya memberi Anda sebuah contoh. Seorang mahasiswa pascasarjana dari Fakultas Jurnalisme dipekerjakan sebagai manajer PR di sebuah perusahaan terkenal Ukraina. Dia ditugaskan untuk menerbitkan majalah untuk klien dan surat kabar untuk karyawan. Baik majalah maupun surat kabar telah terbit selama tiga tahun, sehingga pendatang baru tidak perlu memulai proyek dari awal. Namun, setelah delapan bulan editornya dipecat. Basis? Majalah klien edisi berikutnya (Agustus) berisi informasi tentang liburan bulan Mei dan Hari Anak. Presiden perusahaan tidak menandatangani terbitan ini untuk dipublikasikan. Satu terbitan surat kabar internal diterbitkan, namun bukannya tiga puluh dua halaman seperti biasanya, surat kabar tersebut hanya memiliki delapan halaman.

Mengapa spesialis muda itu tidak mampu mengatasi tugas tersebut? Pertama, dia tidak memiliki pengalaman sebagai manajer proyek, sehingga dia tidak dapat mengatur pekerjaan untuk merilis masalah tersebut dengan kompeten. Tidak ada rencana isi setiap terbitan, atau rencana penyiapan artikel (tanda terima dari penulis - penyuntingan - persetujuan - persiapan tata letak - persetujuan). Materi-materi tersebut ditulis secara sembarangan, “seiring dengan kejadian”. Kedua, dia tidak mengetahui apa itu siklus teknologi penerbitan. Kurangnya pengalaman dalam jurnalisme juga memainkan peran penting. Kesulitan dalam hubungan dengan orang lain tidak memungkinkan pemuda tersebut menemukan asisten yang berpikiran sama di antara karyawan perusahaan.

Menerbitkan CI adalah tugas yang hanya dapat diselesaikan oleh spesialis terlatih yang bekerja di persimpangan antara jurnalisme, PR, periklanan, psikologi, manajemen, dan manajemen personalia. Editor yang bertanggung jawab harus memahami bahwa produk media yang efektif bukan hanya gabungan dari postulat ideologis dan teknologi penerbitan, namun juga saluran komunikasi langsung. Oleh karena itu, hanya orang-orang yang setia dan mengabdi pada perusahaan yang dapat menciptakannya.

Langkah enam. Penganggaran

Proyek untuk membuat publikasi perusahaan Anda sendiri memerlukan investasi yang signifikan. Anggaran yang akan disediakan oleh divisi tertentu dalam perusahaan untuk pembiayaannya (departemen pemasaran atau departemen SDM) bergantung pada spesifikasi bisnis dan situasi saat ini di perusahaan. Jika Anda berencana menggunakan CI lebih sebagai alat promosi produk, maka proyek media ditangani oleh pemasar. Jika CI dipandang lebih sebagai alat manajemen personalia, Orang HR bertanggung jawab atas persiapannya.

Pembiayaan uji klinis sama sekali tidak perlu dilakukan sebagai item biaya bersih. Jika majalah menarik perhatian pengiklan (terutama perusahaan yang beroperasi di pasar lokal yang tertarik dengan target audiens publikasinya), maka bisa menjadi sumber keuntungan! Misalnya, karyawan dan mitra Fortuna Cigar House, yang menjadi target audiens majalah korporat kami, dianggap sebagai pembeli potensial dari salah satu majalah elit. merek pakaian. Untuk beberapa waktu, dengan persetujuan editor, iklan merek perusahaan ditempatkan di halaman keempat sampul setiap terbitan. Organisasi distribusi berhasil bekerja sama dengan mitra manufaktur asing yang memiliki dana anggaran besar untuk promosi merek. Misalnya, distributor kosmetik anak-anak terbesar "Bübchen" di Ukraina, perusahaan "Europroduct", yang memiliki jaringan supermarket ritel yang luas "Antoshka", menerbitkan wawancara dengan pelanggan setia, teka-teki silang tematik, kompetisi foto dengan penempatan "Bübchen " produk di halaman majalah pelanggannya. Persiapan bahan-bahan ini dibiayai oleh produsen kosmetik. Dalam hal ini, semua orang menang: pemasok mempublikasikan informasi tentang produk di majalah yang target audiensnya terdiri dari 100% konsumen potensial dan aktual; distributor meminimalkan biaya penerbitan majalah, orang tua menerima informasi berguna tentang produk, dan anak-anak menerima perawatan yang berkualitas.

Mari kita lihat lebih dekat prosesnya persiapan dan persetujuan anggaran publikasi perusahaan.

1. Untuk menjamin publikasi dari nasib proyek satu hari, saya sangat menyarankan untuk menyusun anggaran tahunan untuk proyek tersebut (walaupun pada saat proyek diluncurkan, anggaran perusahaan telah disetujui dan tidak termasuk biaya-biaya tersebut ). Pada tahap pertama, sangat penting untuk menilai secara realistis kompleksnya sumber daya material dan biaya lain yang diperlukan untuk menghasilkan produk yang berkualitas.

Pertama, Anda perlu menentukan karakteristik utama proyek:

lihat (edisi cetak, versi elektronik). Jika Anda berencana untuk menerbitkan publikasi “nyata”, Anda perlu memperkirakan biaya kertas, metode pencetakan, pengiriman, dll.;

• sirkulasi;
• frekuensi rilis;
• jumlah halaman;
• nomor dan subjek sesi foto;
• pembagian tanggung jawab (fungsi apa yang akan dilakukan oleh karyawan perusahaan dan fungsi mana yang sesuai untuk dialihdayakan);
• bentuk distribusi dan logistik.

Jika Anda memutuskan untuk melibatkan penyedia eksternal, maka Anda perlu membuat laporan singkat* dan mengirimkannya ke kontraktor layanan yang diperlukan. Untuk menentukan rasio harga/kualitas yang optimal, Anda harus menghubungi beberapa perusahaan khusus dan mempertimbangkan sampel produk yang disediakan. Dengan cara ini Anda dapat memilih opsi terbaik dalam hal rasio harga/kualitas.

Maka Anda perlu menentukan item pengeluaran utama:

• layanan keagenan untuk pengisian konten CI;
• desain dan tata letak;
• Layanan fotografer;
• segel;
• biaya distribusi dan logistik.

2. Tahap selanjutnya adalah sistematisasi semua data yang diterima dalam satu dokumen, yang menyediakan:

• informasi tentang target audiens yang dituju (jika Anda berencana menarik pengiklan);
• perhitungan awal untuk semua item pengeluaran;
• data biaya jasa percetakan dan perusahaan outsourcing.

3. Tahap terakhir - persetujuan anggaran kepala Departemen. Saat melindungi anggaran, perlu untuk membuat alasan (jika Anda berencana untuk menarik pengiklan):

• efisiensi investasi;
• pengaruh pada khalayak sasaran;
• keuntungan dan peluang yang terbuka bagi perusahaan dengan dilaksanakannya proyek baru.

Kebanyakan manajer cenderung memotong anggaran budaya, namun pada kasus ini menghemat hal-hal kecil dapat mengakibatkan kerugian besar: kualitas rendah, kegagalan memenuhi tenggat waktu produksi, dll. Oleh karena itu, untuk amannya (agar tetap mendapatkan anggaran yang optimal), saya menyarankan rekan-rekan untuk menggunakan sedikit “strategi ”:

• merencanakan penerbitan CI bulanan edisi ke-13 (dapat “disumbangkan”);
• memberikan bukti bahwa semua perhitungan dilakukan dengan mempertimbangkan penghematan maksimum, diadakan tender untuk setiap layanan, dan pekerjaan pemantauan pasar di masa depan akan dilakukan setidaknya setiap tiga bulan sekali, agar tidak membayar lebih kepada kontraktor.

Majalah korporat adalah “kartu panggil” perusahaan, jadi harus ada penghematan wajar, tanpa mengganggu keseimbangan biaya/kualitas. Penghematan yang berlebihan (di atas kertas, desain, proofreading) pasti akan mempengaruhi kualitas dan, oleh karena itu, dapat mempengaruhi reputasi organisasi secara keseluruhan.

Dari sudut pandang penghematan biaya, lebih rasional jika fokus pada peningkatan kualifikasi personel. Misalnya, seorang desainer dapat dikirim ke kursus fotografi atau membeli kamera digitalnya sendiri untuk kantor redaksi. Biaya-biaya ini akan terbayar dalam beberapa bulan. Dan program pelatihan untuk editor eksekutif memungkinkan Anda menghemat sumber daya utama - waktu.

Keterampilan yang diperlukan untuk bekerja diperoleh dengan mendiskusikan masalah apa pun di antara rekan kerja, pengalaman mereka membantu meningkatkan dan menemukan solusi baru yang efektif.

Seringkali di berbagai konferensi dan seminar saya ditanya: “Apakah mungkin untuk menghasilkan CI dengan anggaran “nol”?” Ya, bisa saja, jika anggaran tidak dialokasikan untuk proyek tersendiri, jasa percetakan diklasifikasikan sebagai “percetakan iklan”, dan jasa outsourcing lainnya dilakukan oleh agensi berdasarkan biaya berlangganan berdasarkan prinsip pelayanan penuh. Selain itu, semua konten dapat disiapkan oleh satu karyawan perusahaan.

Penghematannya jelas, tetapi hanya jika karyawan tersebut memiliki tingkat pelatihan profesional yang luar biasa tinggi. Jika ada karyawan seperti itu, Anda perlu memikirkan: apakah disarankan untuk menggunakan jurnalis/editor/editor sastra/korektor/fotografer yang sangat profesional untuk melakukan tugas-tugas yang dapat ditangani dengan sempurna oleh suatu agensi (pemotretan, wawancara, penyuntingan, dll.) ? Mungkin dia akan membawa manfaat yang besar bagi perusahaan jika melakukan tugas yang lebih kompleks. Bukan pertanyaan kosong: berapa harga “mesin multi-mesin” seperti itu?

Langkah ketujuh. Manajemen proyek (perencanaan, pengorganisasian, motivasi, pengendalian). Peran manajer proyek CI adalah mengelola proses penciptaannya. Dalam karya ini yang terpenting adalah penentuan strategis maksud dan tujuan publikasi serta kemampuan mengorganisir kerja tim, dan bukan keterampilan seorang jurnalis atau desainer. Garis ideologis CI, menyeimbangkan materi untuk semua bagian, mengisi portofolio, menyampaikan kepada setiap anggota tim proyek ruang lingkup tanggung jawabnya, manajemen waktu yang jelas - ini adalah serangkaian masalah yang harus ditangani oleh manajer. Dengan demikian, manajer proyek bertanggung jawab untuk menyusun dan melaksanakan:

• rencana strategis CI;
• rencana kerja untuk setiap rilis.

Pengembangan rencana strategis CI terdiri dari delapan tahap ( meja 1). Sebelum benar-benar merencanakan rilis, Anda harus mengetahui dengan jelas berapa banyak orang dan siapa sebenarnya yang akan mengerjakan proyek tersebut.

Meja 1. Penyusunan rencana strategis publikasi korporasi

Tahapan	Acara
1. Analisis SWOT terhadap aktivitas PR perusahaan	Menganalisis kekuatan dan kelemahan kerja perusahaan dengan masyarakat, serta peluang pengembangan dan ancaman terhadap citranya. Perhatikan ciri-ciri budaya perusahaan, saluran komunikasi internal formal dan informal yang berfungsi sebelum munculnya CI. Kumpulkan semua materi promosi yang disiapkan untuk pameran dan presentasi dan lakukan analisis konten: apa dan bagaimana materi tersebut diceritakan tentang perusahaan, personel, produk?
2. Identifikasi kelompok sasaran uji klinis	Mulailah dengan mengidentifikasi pemimpin unit struktural formal dan informal, serta karyawan aktif. Identifikasi mereka yang paling tertarik dengan rilis CI dan siap mengambil bagian dalam persiapan rilis pertama
3. Identifikasi topik-topik utama CI	Analisis apa yang perlu diubah dalam perilaku karyawan (melawan keterlambatan, kepatuhan terhadap aturan berpakaian, dll.), dan bagaimana hal ini dapat dicapai dengan menggunakan CI
4. Penempatan CI	Evaluasi pesaing CI yang dapat mengalihkan perhatian audiens (media, saluran komunikasi lain yang tersedia di perusahaan - Internet, papan buletin, komunikasi di ruang merokok, dll). Pikirkan tentang perbedaan CI dari mereka
5. Bauran pemasaran*	Mendefinisikan: Karakteristik kualitatif dan kuantitatif publikasi; Anggota dewan redaksi yang bertanggung jawab atas sosialisasi CI; Syarat penerimaan CI oleh khalayak sasaran; harga CI. Misalnya, publikasi klien dapat diberikan kepada klien secara gratis saat membeli produk/layanan dengan jumlah tertentu sebagai bonus, atau, lebih jarang, dijual di lantai penjualan. Pilihan distribusi bergantung pada tujuan publikasi dan spesifik target audiens. Buatlah slogan sosialisasi yang singkat dan ringkas. Misalnya, “Baca selagi panas!” - untuk CI dari pabrik roti atau metalurgi
6. Memantau efektivitas CI	Tentukan kriteria apa yang akan menilai efektivitas CI. Alat penilaian yang paling sering digunakan adalah survei terhadap pembaca. Jangan lupa pemilik perusahaan pasti suka dengan CI, ini penting sekali!
7. Penyusunan anggaran proyek tahunan	Sepakati biaya departemen mana yang akan mencakup biaya CI (departemen personalia, pemasaran, periklanan, atau PR). Jelaskan perkiraan volume pendapatan iklan di CI, jika hal ini direncanakan
8. Menyusun rencana kerja, tata cara persetujuan bahan	Mengembangkan prosedur untuk mengumpulkan, menyiapkan dan menyetujui bahan; membuat templat denah ruangan
_________________ * Seperangkat alat pemasaran yang digunakan untuk memecahkan masalah pemasaran di pasar sasaran: produk, personel, harga, tempat, promosi.

Dirancang dengan baik rencana Strategis CI adalah fondasi proyek ini. Tapi ini hanyalah permulaan, awal yang sukses untuk maraton panjang. Penting juga untuk mengikuti rencana taktis saat mengerjakan setiap nomor.

Pertama-tama, Anda harus menyusun jadwal siklus teknologi persiapan CI. Misalnya, jika publikasinya bulanan, seluruh siklus pekerjaan editorial tidak boleh lebih dari tiga minggu. Setiap tahap siklus dibagi menjadi beberapa tugas, dan tenggat waktu serta karyawan yang bertanggung jawab harus ditunjukkan.

Beras. 1. Siklus penerbitan

Jadwal kerja membantu memenuhi tenggat waktu untuk mempersiapkan setiap masalah. Saat mengerjakan masalah saat ini, perlu untuk terus-menerus membandingkan rencana dengan keadaan sebenarnya. Hal utama adalah mengelola prosesnya secara aktif.

Jika karena alasan tertentu tenggat waktu penyelesaian item rencana tertentu terlewat (misalnya, penulis tidak punya waktu untuk menyiapkan artikel), Anda harus mencari opsi cadangan. Portofolio editorial harus berisi materi cadangan. Penting juga untuk segera mengingatkan koresponden dan penulis tentang kewajiban mereka kepada editor. Hambatan lainnya adalah percetakan. Anda harus mempunyai alternatif untuk melakukan pemesanan jika force majeure tiba-tiba muncul di lokasi pencetakan biasa Anda.

Masalah perolehan bahan untuk uji klinis perlu mendapat perhatian khusus. Budaya perusahaan mempunyai pengaruh yang besar terhadap gaya kerja editorial. Anda perlu mencari pendekatan individual untuk setiap calon penulis materi. Jika karyawan perusahaan secara sistematis diminta untuk berpartisipasi dalam persiapan materi yang banyak, satu percakapan persahabatan atau surat yang meminta kerja sama tidak akan cukup. (Terutama dalam hal publikasi klien, di mana Anda perlu mengetahui secara spesifik suatu produk atau layanan.) Peraturan CI perlu secara langsung menyatakan tanggung jawab karyawan: untuk menghasilkan materi untuk publikasi. Tanggung jawab ini harus tercermin dalam uraian tugas. Ini juga merupakan ide bagus untuk memberikan penghargaan kepada penulis reguler.

Langkah delapan. Pengembangan “Peraturan tentang CI”. Dokumen peraturan ini mengatur tanggung jawab, tugas dan wewenang staf redaksi dan lembaga outsourcing yang terlibat. Tujuan Peraturan:

• menentukan status proyek dan tempatnya dalam sistem manajemen perusahaan;
• mengatur proses penerbitan.

Dasar pembuatan dokumen ini adalah rencana CI yang telah dipersiapkan dengan baik dan dibahas di atas.

Struktur “Peraturan” harus mencerminkan:

• Nama publikasi dan tempatnya dalam sistem komunikasi korporat (termasuk dari sudut pandang pemasaran). Misalnya: “KOFF adalah sumber informasi perusahaan yang ditujukan bagi karyawan, yang mencerminkan jabatan resmi manajemennya.”
• Tujuan untuk membuat proyek. Misalnya: “Publikasi akan memungkinkan karyawan untuk fokus pada penyelesaian tugas-tugas strategis dan taktis perusahaan, akan memberikan “efek keterlibatan”, dan akan meningkatkan loyalitas mereka. Sebagai badan komunikasi resmi, CI menginformasikan dan menjelaskan posisi manajemen terhadap pengembangan bisnis dan komunikasi internal perusahaan.”

  Jika publikasi ditujukan untuk konsumen eksternal, Peraturan harus menetapkan tujuan untuk mempengaruhi khalayak sasaran. Misalnya publikasi daftar harga, informasi promosi, PR penilaian ahli, studi benchmarking, serta komponen hiburan (program TV, cerita kehidupan karyawan), dll.

• Kemampuan menyiapkan bahan untuk uji klinis oleh mitra strategis dan pemasok.
• Maksud dan tujuan dewan redaksi.
• Tanggung jawab dan hak departemen.

Diagram pembagian tanggung jawab departemen perusahaan untuk persiapan materi di CI diberikan dalam Meja 2.

Meja 2. Tanggung jawab departemen untuk mengisi publikasi perusahaan

Bertanggung jawab atas persiapan bahan	Subyek
Kantor redaksi (editor produksi, koresponden)	Strategi perusahaan: komentar dari pejabat tinggi. Berita: posisi perusahaan di pasar industri, tren utama, inovasi yang diperkenalkan. Menarik mitra strategis. Partisipasi perusahaan dalam acara-acara penting secara sosial. Publikasi kutipan dari karya sastra. Persiapan kompetisi
Departemen Sumber daya manusia	Tata cara penyelesaian perselisihan perburuhan. Kebijakan personalia. Cadangan personel. Isu sosial. Masalah perlindungan tenaga kerja. Program motivasi. Program bonus (kompetisi, kontes). Kesempatan berkarir. Program pelatihan (termasuk pencahayaan peristiwa masa lalu). Umpan balik (kuesioner, survei, dll) dengan cabang. Acara perusahaan, hari libur
Departemen pemasaran	Pengalaman asing. Program bonus (kompetisi, kompetisi untuk penjual eceran dan distribusi). Cakupan promosi yang diadakan antar penjual
departemen impor	Kebijakan perusahaan dalam bekerja sama dengan mitra. Strategi perusahaan untuk mempromosikan produk baru. Praktik terbaik untuk bekerja dengan mitra
Departemen IT	Pesan tentang proyek baru yang sedang dalam tahap implementasi di perusahaan. Jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan kepada administrator sistem

Jika proyek ditujukan untuk karyawan perusahaan, segmentasi kelompok sasaran dapat didasarkan pada kelompok utama karyawan. Buatlah daftar kebutuhan setiap kategori pembaca CI dan, untuk memudahkan, rangkum datanya dalam sebuah tabel ( meja 3).

Meja 3. Struktur kebutuhan informasi kelompok sasaran CI

Hadirin	Permintaan informasi
Direktur Jenderal, manajer puncak	Tempat perusahaan di pasar industri, tren pasar utama. Masalah manajemen personalia. Prestasi perusahaan secara keseluruhan dan divisi individu. Suasana psikologis dalam tim. Umpan balik (kuesioner, hasil survei, dll.)
Karyawan departemen keuangan, analitis, departemen akuntansi	Dokumen peraturan baru. Cara kerja yang baru. Tempat perusahaan di pasar industri, tren utama. Pelatihan profesional, prospek pertumbuhan profesional. Perubahan dalam struktur fungsional perusahaan. Kehidupan perusahaan (hari libur, dll.) Fakta menarik, kompetisi
Manajer menengah	Visi manajemen tentang tujuan strategis dan cara untuk mencapainya. Praktik terbaik untuk bekerja dengan mitra. Tempat perusahaan di pasar industri, tren utama. Teknologi untuk organisasi buruh yang efektif. Perubahan struktur fungsional perusahaan. Kehidupan perusahaan (hari libur, dll.)
Departemen Distribusi	Strategi perusahaan untuk mempromosikan produk baru. Program motivasi karyawan. Program bonus (kompetisi, kompetisi). Peluang untuk pelatihan lanjutan dan pertumbuhan karir. Praktik terbaik untuk bekerja dengan mitra. Tempat perusahaan di pasar industri, tren utama. Kehidupan perusahaan (hari libur, dll). Fakta menarik, kompetisi
Karyawan bagian penjualan	Berita dari kantor pusat. Tempat perusahaan di pasar industri, tren utama. Peluang untuk pelatihan lanjutan dan pertumbuhan karir. Praktik penjualan terbaik, kisah merek. Berita pameran internasional. Acara perusahaan, hari libur. Fakta menarik, kompetisi

Peraturan ini juga perlu mendefinisikan bagaimana pemantauan sistematis terhadap minat personel terhadap materi di berbagai bagian CI dilakukan. Misalnya, “setidaknya setahun sekali, perusahaan melakukan studi independen dengan melibatkan lembaga eksternal untuk mengetahui efektivitas CI dan mendiagnosis sikap karyawan perusahaan terhadap publikasi. Laporan tentang pekerjaan ini diberikan kepada direktur umum, direktur SDM, direktur pemasaran, dan editor eksekutif publikasi.”

Peraturan tersebut juga mengatur pekerjaan kantor redaksi dan seluruh siklus teknologi persiapan CI. Dokumen tersebut harus memberikan jawaban yang jelas atas pertanyaan-pertanyaan:

• Siapa yang diberi tanggung jawab untuk proyek CI?
• Siapa yang ditunjuk sebagai pemimpin redaksi?
• Siapa yang menyusun daftar pertanyaan untuk penulis dan mengirimkannya?
• Bagaimana penulis termotivasi untuk berkolaborasi dengan CI?
• Siapa yang mengedit materi?
• Siapa yang mengoordinasikan materi dengan penulis?
• Siapa yang memantau kepatuhan terhadap jadwal kerja?
• Siapa yang mengendalikan proses persetujuan pelepasan, pencetakan, dan distribusi yang telah selesai dengan manajemen perusahaan?

Peraturan tersebut mendefinisikan:

• orang yang bertanggung jawab mengumpulkan informasi primer (biasanya kepala departemen atau karyawan editorial);
• kebijakan insentif dan disiplin;
• desain publikasi, skema warna (biasanya sesuai dengan gaya korporat). Di bagian ini, penting untuk menunjukkan sumber foto.

Dapat ditetapkan bahwa foto individu karyawan berasal secara eksklusif dari lemari arsip kantor redaksi CI, dan menentukan tata cara penyusunan lemari arsip tersebut. Misalnya, “untuk tujuan ini, seorang fotografer profesional diundang ke kantor setiap tiga bulan sekali. Karyawan diberitahu tentang kunjungannya dua hingga tiga hari kerja sebelumnya. Karyawan menerima satu set foto dalam bentuk cetakan dan mengesahkan foto tersebut untuk dipublikasikan dengan tanda tangan pribadi. Bahan fotografi tersebut dapat digunakan oleh redaksi KI tanpa persetujuan tambahan dari yang bersangkutan. Sesi foto CEO diadakan dengan jadwal terpisah.” Hal ini akan menghindari ketidakpuasan karyawan terhadap kualitas foto.

Penting bagi manajer proyek untuk mempelajari bagaimana melacak tahap persiapan isu terkini. Pemantauan terus-menerus terhadap proses persiapan CI memastikan pelepasan masalah secara tepat waktu, tanpa gangguan atau penundaan.

Langkah sembilan. Peluncuran siklus teknologi CI. Untuk menjaga seluruh proses rilis tetap terkendali (mulai dari pengembangan rencana hingga distribusi), Anda perlu membagi siklus teknologi menjadi beberapa tahap terpisah. Tentu saja, “gajah” seperti itu sulit untuk dimakan utuh, tetapi bisa dipotong menjadi “steak” ( Gambar 2).

Beras. 2. Siklus teknologi untuk menciptakan CI

Perencanaan konten. Kompilasi rencana tematik- dasar pengerjaan CI. Kami merekomendasikan perencanaan tidak hanya isu berikutnya, namun juga tiga atau empat isu berikutnya. Hal ini akan memungkinkan editor untuk lebih fleksibel dalam pemilihan materi, mencurahkan lebih banyak waktu untuk persiapannya dan secara ketat mematuhi jadwal.

Semua materi CI untuk karyawan dapat dibagi menjadi: informatif (berita, wawancara, ulasan analitis, dll.) dan menghibur (kompetisi, teka-teki silang, dll). Konten CI klien bergantung pada tujuan pemasaran; dipilih sesuai dengan kebutuhan audiens target.

Topik pelepasan CI internal ditentukan berdasarkan tujuan organisasi saat ini dan peristiwa-peristiwa utama dalam kehidupan perusahaan. Saat membuat rencana rilis, penting untuk menjaga keseimbangan materi yang mewakili berbagai departemen dan masing-masing karyawan.

Di setiap organisasi, seiring berjalannya waktu, terbentuklah kelompok penulis yang aktif berkolaborasi dengan redaksi. Untuk memperluas lingkaran mereka dan mendiversifikasi materi, ada baiknya membuat daftar orang-orang yang ingin Anda tarik sebagai penulis - secara berkelanjutan atau untuk persiapan terbitan tertentu. Orang yang tidak punya Pendidikan luar biasa dan "urat nadi" penulis, sebagai suatu peraturan, sulit untuk menyiapkan artikel tradisional. Mereka juga dapat ditawari format lain: survei singkat, komentar, wawancara, catatan pribadi, buku harian, dll. Semakin banyak penulis berbeda dari berbagai divisi perusahaan yang terwakili dalam CI, semakin baik.

Koleksi bahan. Setelah menguraikan topik utama, kami melanjutkan mengumpulkan fakta. Pada tahap ini, perlu ditentukan karyawan mana (atau perusahaan mitra eksternal) yang dapat memberikan informasi yang diperlukan dan dari sumber mana mereka menerimanya.

Penting bagi seseorang untuk mau menyiapkan materi. Mungkin tidak semua calon penulis akan langsung bersemangat untuk berkolaborasi dengan redaksi. Jika terjadi penolakan, analisis alasannya: jika menyangkut tenggat waktu, jadwalkan wawancara untuk CI edisi berikutnya; Jika penulis kekurangan waktu, cobalah mencari kompromi. Bersikap bijaksana dan benar, sabar dan toleran. Bagi sebagian besar karyawan perusahaan, kerjasama dengan redaksi merupakan sebuah wujud niat baik, bukan tanggung jawab pekerjaan, jadi cobalah mencari bentuk pengumpulan informasi yang paling dapat diterima oleh penulis.

Bagi sebagian orang, lebih mudah menjawab pertanyaan secara lisan: mengatur pertemuan dengan orang tersebut dan berbicara. Apa cara terbaik untuk merekam wawancara, ulasan, komentar? Anda dapat merekamnya pada tape recorder atau membuat catatan. Menurut pendapat saya, pilihan paling nyaman yang mengurangi biaya tenaga kerja dan mempercepat pemrosesan materi adalah mengetik teks di komputer selama percakapan. Namun, menuliskan jawaban secara langsung saat wawancara seringkali menimbulkan hambatan psikologis dalam komunikasi. Rekaman klasik pada perekam suara lebih disukai dalam banyak kasus. Bagi yang merasa lebih mudah merumuskan pemikiran secara tertulis, buatlah daftar pertanyaan indikatif agar dapat mempersiapkan materi sendiri.

Dalam hal budaya perusahaan dan kesatuan tim, tidak ada hal yang sepele. Tidak mungkin untuk mereduksi seluruh isi CI hanya menjadi monolog pekerja kerah “emas” dan “putih”. Memperlakukan semua karyawan Anda dengan hormat merupakan indikator kesehatan perusahaan.

Yang terpenting adalah memikat orang dengan kreativitas! Di setiap kesempatan, promosikan penulis terbaik dan pendatang baru Anda!

Persiapan materi redaksi. Anda tidak boleh terbawa oleh kesenangan sastra; ini tidak selalu sesuai di internal CI. Sebagaimana label harus sesuai ukuran, bentuk dan gaya untuk produk yang ditawarkan, demikian pula teks yang disiapkan harus sesuai dengan topik, minat audiens, dan tujuan publikasi. Tugas utama pemrosesan editorial adalah memperoleh materi yang memuatnya diperlukan informasi akan disajikan Itu sudah jelas , dan itu akan berdampak pada pembacanya dampak emosional yang diperlukan .

Mengoreksi. Jika pada tahap pengumpulan bahan di redaksi sesekali terdengar seruan: “Penulis! Penulis!”, kemudian setelah persiapan editorial sering terdengar suara lain: “Koreksi! Korektor! Tidak peduli seberapa bertanggung jawab orang mendekati pekerjaan mereka, kesalahan ketik dan kesalahan pasti akan terjadi pada materi - gaya, ejaan, dan tanda baca. Beberapa kesalahan yang dihilangkan dalam teks dapat merusak kesan artikel yang bagus, meninggalkan jejak negatif pada hubungan dengan penulis materi, dan berdampak negatif terhadap reputasi CI dan perusahaan secara keseluruhan. Kesalahan ketik yang tidak masuk akal atas nama manajer puncak (atau, amit-amit, pemiliknya) dapat dianggap sebagai penghinaan; huruf yang hilang atas nama perusahaan mitra merusak hubungan bisnis. Jangan berhemat pada hal yang penting! Pastikan untuk menyertakan posisi korektor dalam struktur CI.

Koordinasi. Jika pimpinan perusahaan berjanji untuk mengoreksi sendiri semua masalah CI, maka memastikan penerbitannya tepat waktu akan sangat bermasalah. Tanggung jawab proyek harus didelegasikan kepada salah satu kepala unit struktural (misalnya, direktur pemasaran dan/atau direktur SDM).

Teks pejabat tinggi perusahaan (diserahkan untuk ditandatangani dalam bentuk cetakan) dan semua materi lainnya dapat disetujui secara terpisah untuk dicetak. Secara umum, proses untuk setiap rilis terlihat seperti ini:

• rencana penerbitan disepakati dengan pemimpin redaksi;
• teks dari manajer puncak - dengan kepala perusahaan;
• teks penulis - dengan penulis;
• seluruh masalah - dengan direktur SDM (jika publikasi klien diterbitkan yang berisi informasi profesional, keakuratan materi harus disepakati dengan departemen terkait).

Anda harus hati-hati memeriksa (bersama dengan karyawan departemen personalia) kebenaran ejaan nama dan nama keluarga, nama posisi dan departemen.

Desain, tata letak. Solusi desain untuk desain publikasi perusahaan dipilih berdasarkan tujuan proyek. Tujuan publikasi klien adalah untuk mempromosikan produk (merek), sehingga teks memainkan peran sekunder dibandingkan dengan “gambar”. Untuk CI internal, tujuannya adalah untuk menciptakan loyalitas karyawan, yaitu desainnya harus memudahkan persepsi informasi: font besar, format yang nyaman, kombinasi warna yang harmonis.

Perhatian khusus harus diberikan pada isu-isu berikut:

• Jenis sampul, desain logo, desain Grafis, kehadiran info.
• Desain halaman "Isi". Bagaimana memformatnya: memposting daftar semua materi atau memberikan anotasi singkat tentang materi yang paling menarik?
• Tata letak halaman (jumlah kolom, ukuran margin, keberadaan info di margin, dll.).
• Memilih font dan ukurannya (untuk judul, subjudul, isi teks, sisipan, dll.).
• Desain penomoran halaman dan footer (menggunakan logo perusahaan dan warna perusahaan).
• Warna judul, isi teks, pantone*, bahan ilustrasi, dll.
• Ukuran foto yang dapat diterima, desainnya (tepi keriting, penempatan dalam teks, keterangan).

Sebelum merumuskan tugas bagi desainer penuh waktu (atau agen outsourcing) untuk mengembangkan desain dan tata letak CI, editor yang bertanggung jawab perlu mengklarifikasi semua masalah ini.

Replikasi. Untuk mengetahui rasio harga/kualitas yang optimal, perlu dilakukan kajian pasar regional untuk jasa percetakan. Sebelum menyelesaikan kontrak besar, saya menyarankan Anda untuk melakukan pemesanan kecil terlebih dahulu untuk memeriksa kualitas pencetakan dan layanan. Misalnya di beberapa percetakan Anda bisa mencetak leaflet (poster, poster), didedikasikan untuk hari itu landasan perusahaan.

Distribusi. Hasil dari proyek ini sangat bergantung pada logistik yang tepat waktu dan berkualitas tinggi. Sungguh menjengkelkan ketika seluruh peredaran berakhir di satu cabang perusahaan padahal ada sepuluh di kota yang berbeda. Namun publikasi tersebut harus dapat diakses oleh khalayak sasaran, yaitu peluncurannya harus dilakukan di tempat yang calon kliennya menghabiskan waktu menunggu. Misalnya di salon kecantikan, bank, apotek, di pesawat terbang, hotel, restoran, supermarket, bioskop, dll. Untuk mendistribusikan publikasi bersirkulasi besar kepada klien, disarankan untuk melibatkan penerbit besar atau perusahaan distribusi pers khusus.

Langkah sepuluh. Menerima umpan balik. Kita sering bertanya-tanya: mengapa audiens target tetap acuh tak acuh terhadap iklan, meskipun ada anggaran jutaan dolar dan semua trik “materi iklan”? Iklan semacam itu tidak menjawab pertanyaan “Apa yang ada di sini untuk saya?” Umpan balik memungkinkan kami mengevaluasi apakah pembaca menemukan sesuatu “untuk diri mereka sendiri” dalam setiap terbitan?

Jika penyiapan dan pendistribusian publikasi dilakukan sesuai dengan prinsip “secara pribadi tentang setiap karyawan – secara pribadi untuk setiap karyawan”, maka setiap terbitan berubah menjadi liburan kecil untuk seluruh tim!

Penting untuk membangun umpan balik yang efektif dengan kelompok sasaran bahkan sebelum terbitan pertama diterbitkan. Bentuknya yang paling umum:

• surat kepada editor;
• saluran telepon "panas";
• survei pembaca;
• mengadakan pertemuan dan meja bundar, konferensi pembaca;
• mempelajari dinamika kepentingan khalayak sasaran.

Faktor penting dalam keberhasilan pengembangan CI adalah Masukan dari profesional media: keterlibatan berkala pakar eksternal dan benchmarking - perbandingan tingkat yang dicapai dengan praktik terbaik perusahaan lain. Keterbukaan editor terhadap “tren zaman” dan keinginan untuk berkembang secara profesional hanya akan menguntungkan CI.

Manajemen waktu untuk staf editorial

Karyawan yang, selain tanggung jawab utamanya, juga terlibat dalam proyek CI, mengalami kekurangan waktu yang kronis. Mereka akan membantu Anda menghadapinya teknik sederhana manajemen waktu:

1. "keju belanda". Cobalah untuk memutuskan masalah global tidak seluruhnya, tetapi sebagian - “menggerogoti” potongan-potongan kecil, yang paling sederhana dan paling menyenangkan. Misalnya, saat menyiapkan publikasi, Anda bisa memulai dengan menulis halaman yang menghibur dan memilih ilustrasi. Seiring waktu, begitu banyak lubang akan terbentuk pada “keju” sehingga “memakannya” tidak akan sesulit yang terlihat di awal pekerjaan.
2. "Kegembiraan Menengah" Bagi pekerjaan menjadi beberapa tahap, dan beri diri Anda sedikit hadiah berhasil diselesaikan masing-masing dari mereka. Misalnya, untuk setiap dua kali panggilan ke rekan kerja yang mengajak untuk bekerja sama, biarkan diri Anda menggigit sepotong coklat (jika Anda tidak suka coklat, hadiahi dengan yang lain). Biasanya, kegembiraan kecil yang diperoleh dengan cara ini memberikan motivasi yang jauh lebih efektif daripada kemenangan global yang jauh. Bagaimanapun, ini adalah Cara yang baik mengatasi pengaruh rutinitas yang menurunkan motivasi.
3. "Burung dalam Sangkar." Ada hal-hal yang memerlukan sedikit waktu, namun tidak menyenangkan, seperti “burung dalam sangkar”. Jika Anda menunda memberi mereka makan, burung kecil bisa berubah menjadi monster agresif yang mengancam masalah besar. Terkadang tugas yang membutuhkan waktu lima menit untuk diselesaikan ditunda selama berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan... Solusi: buatlah daftar tugas-tugas tersebut dan “lepaskan” empat atau lima “burung” setiap hari. Dalam beberapa minggu “kandang” itu akan kosong.

Lihatlah ke masa depan

Setiap proyek hidup dan berkembang dengan sukses hanya selama penciptanya percaya akan masa depannya. Stephen Covey ( Stephen Covey), seorang pakar manajemen, yang membedakan antara pendekatan “reaktif” dan “proaktif” terhadap kehidupan.

• "Reaktif"- menanggapi keadaan eksternal sesuai dengan prinsip “bagaimana hasilnya”, “bagaimana hasilnya”.
• "Proaktif"- membangun kehidupan dan proyek Anda sesuai dengan tujuan dan keinginan Anda sendiri.

Belajar mengambil pendekatan proaktif dalam mengerjakan proyek CI. Coba bayangkan edisi keseratus, dan dengan sangat rinci. Akan seperti apa jadinya? Tulis esai singkat: Bagaimana Anda melihat gagasan Anda di masa depan? Bahan apa yang diisi ruangan itu? Ilustrasi apa yang menarik perhatian dalam edisi ulang tahun? Siapa yang memegang nomor ini di tangannya? Emosi apa yang ditimbulkannya pada orang ini? Materi apa yang menjadi bahan utama dalam rilis tersebut?

Teknik ini - “memvisualisasikan masa depan” - akan memungkinkan Anda untuk tidak terpaku pada masalah dan kegagalan di masa lalu. Dan ketika seseorang tumbuh dan berkembang secara profesional, proyek yang dikerjakannya pun meningkat.

Merekam informasi dan mengubahnya menjadi materi teks berkualitas tinggi memerlukan pemrosesan data yang signifikan. Seringkali orang yang dengan sempurna mengungkapkan pemikirannya secara lisan gagal menyiapkan artikel... Namun ada tidaknya kemampuan jurnalistik calon penulis seharusnya tidak menentukan keputusan untuk bekerja sama dengan redaksi. Pada saat yang sama, kurangnya pendidikan khusus di antara pekerja yang dipercayakan dengan produksi CI bukanlah alasan untuk kualitas pekerjaan yang buruk pada material. Apa pun bisa dipelajari jika Anda “mengteknologikannya”. Kebanyakan orang awam bisa menyiapkan materi untuk CI. Hal utama di sini adalah keinginan dan latihan terus-menerus.

Rencana umum penulisan artikel adalah sebagai berikut:

• kumpulan fakta tentang topik yang dipilih dari pembawa informasi penting;
• pemrosesan materi editorial (penulisan ulang);
• persetujuan artikel dengan penulis.

“Kemampuan menulis” merupakan sintesis dari isi teks yang menarik bagi pembaca, bentuk yang nyaman untuk persepsi dan emosionalitas penyajian (desain) materi.

Mari kita ikuti nasihat Aristoteles: “Seseorang harus berbicara sebagaimana mereka berbicara orang sederhana, berpikirlah sebagaimana orang bijak berpikir, maka semua orang akan dapat memahaminya, dan orang bijak akan mengenalinya.” Dengan menggunakan kata-kata yang sederhana dan bermakna, Anda dapat membuat teks artikel yang bagus – tentu saja jika Anda punya Apa mengatakan. Penyajian esensi yang sederhana merupakan aerobatik tertinggi bagi pencipta teks.

Sebelum Anda mulai mendesain teks sebenarnya, kumpulkan dan periksa faktualitas. Tempatkan aksen, lalu pilih kata dan buat kalimat. Bahkan produk, layanan, atau proses yang sangat kompleks pun dapat dijelaskan dalam bahasa yang sederhana dan mudah dipahami jika Anda memahami pokok bahasannya dan menyusun materinya secara logis.

“Menyebarkan pemikiran Anda ke seluruh pohon” atau memenuhi teks dengan ketidakakuratan, Anda dapat membuat kesalahan besar: acara penting dan fakta-fakta tersebut mungkin disalahartikan oleh pembaca, sehingga menyebabkan kerugian besar bagi CI dan perusahaan. Saat menginformasikan target audiens, editor harus ingat: waktu pembaca adalah sumber daya yang paling berharga dan tak tergantikan. Monolog panjang lebar dan perkembangan sastra yang menambah volume materi tidak pantas di sini.

Format dan struktur artikel di CI

• Menarik(“menarik kepada masyarakat”). Pidato di halaman CI oleh para pejabat tinggi perusahaan dapat disajikan dengan gaya ini.
• Wawancara(pertanyaan editor tentang topik yang dipilih dan jawaban ahlinya).
• Survei cepat terhadap karyawan/mitra. Memungkinkan Anda mengidentifikasi pandangan berbeda tentang suatu masalah atau tren umum dalam cara karyawan memandangnya. Penting agar publikasi pernyataan di CI sangat memotivasi karyawan - penulisnya.
• Berita- suatu peristiwa atau fakta yang memiliki hubungan informasi dengan perusahaan (produknya, hubungan dengan mitra, dll.) diliput.
• Berita yang diperluas tentang acara perusahaan yang penting (misalnya pembukaan cabang baru), biasanya disajikan dalam bentuk laporan foto.
• Kronik kesuksesan. Refleksi tahapan terpenting dalam perkembangan perusahaan menjadikannya legenda perusahaan, membantu menunjukkan peran dan kontribusi pemimpin dan karyawan tertua.
• Kronik keberhasilan masing-masing unit. Cerita tentang tahapan pembentukan dan perkembangan departemen, departemen, cabang (dengan menyebutkan karyawan kunci) menambah sejarah perusahaan.
• Cerita-cerita sukses. Bentuk penyajian materi ini cocok untuk meliput tidak hanya program produksi, tetapi juga kegiatan amal, sponsorship dalam proyek mitra, dll.
• Ulasan analitis. Materi tentang posisi perusahaan dalam lingkungan kompetitif, penawaran yang ditargetkan (unik), keunggulan kompetitif dan hal-hal lain yang penting tidak hanya bagi audiens eksternal, tetapi juga, pertama-tama, bagi karyawan mereka sendiri.
• "Solusi masalah". Skema "?-!" membantu memainkan situasi tertentu dalam kehidupan, di mana produk/jasa perusahaan memainkan peran penting, sebagaimana dijelaskan secara meyakinkan oleh seorang ahli (klien atau konsumen).
• Materi hiburan: candaan; perumpamaan; kompetisi - kompetisi sastra, puisi, foto, kompetisi teka-teki silang; teka-teki; cetak ulang materi pendidikan dan hiburan (tentu saja menunjukkan sumbernya). Dana hadiah yang diumumkan selama kompetisi, biasanya, mencakup produk/layanan perusahaan. Sebaiknya topik materi hiburan juga berhubungan langsung atau tidak langsung dengan produk/jasa yang diproduksi.

Penataan setiap materi dalam CI tunduk pada logika yang umum pada semua karya sastra: 1) pendahuluan; 2) bagian utama; 3) kesimpulan. Urutan jawaban atas pertanyaan dari “rumus Quintilian” bergantung pada gaya kreatif penulis artikel dan pemimpin redaksi CI.

Setelah topik, bentuk dan struktur materi ditentukan, berdasarkan fakta-fakta yang dikumpulkan, harus dibuat rencana awal artikel dan garis besarnya (draft). Tidak masalah apakah Anda mengetik di komputer atau menulis di selembar kertas. Yang utama adalah hasilnya. Bahan kasar disempurnakan dan ditingkatkan saat kami mengerjakannya. Jangan langsung mencoba menulis teks yang sempurna; pendekatan “perfeksionis” ini sering kali membawa penulis ke jalan buntu. Saat menulis artikel, tugas utamanya adalah menulisnya secara lengkap dan jelas. menyampaikan konten peristiwa, dan tidak memilih kata-kata yang “tepat” atau “indah”. Setelah teks sebagian besar ditulis, sisihkan sebentar (minimal 15-20 menit), lalu baca seluruhnya, ganti kata yang berulang dengan sinonim, perbaiki kesalahan gaya dan tata bahasa. Cobalah untuk menghindari klise verbal, kalimat dan jargon yang terlalu panjang.

Konten emosional

Bacalah kembali teks yang dihasilkan dengan lantang. Emosi apa yang dibangkitkan materi ini dalam diri Anda? Apakah nada artikel sesuai dengan isinya? Apakah kesedihan dan ketegasan pantas di sini, atau akankah pengendalian diri dan kelembutan lebih tepat? Reaksi emosional apa yang akan ditimbulkan oleh materi tersebut pada pembaca - rasa hormat, kepercayaan, kebingungan, kemarahan, persetujuan, kebingungan? Hasil apa yang ingin Anda peroleh pada akhirnya: asimilasi tesis kunci artikel? kesadaran akan fakta tertentu? mengubah opini dan perilaku khalayak sasaran? tindakan tanggapan tertentu (misalnya, menerima surat atau mengisi kuesioner dari pembaca, dll.)?

Hindari sarkasme, arogansi, dan agresi dalam nada materi Anda. Merupakan hal yang tabu untuk melontarkan tuduhan dan hinaan terhadap siapa pun. Namun, ini tidak berarti gaya CI harus menyerupai “sirup manis”. Kemunafikan perusahaan adalah salah satu tindakan ekstrem yang paling tidak menyenangkan yang diperbolehkan oleh para editor dalam upaya menciptakan citra “perusahaan ideal”. Di antara tanda-tanda pertama dari kemunafikan tersebut adalah tuntutan yang tampaknya tidak berbahaya: mengganti semua kata dalam materi dengan partikel “tidak” dengan sinonim “positif”. Jangan menerbitkan surat pembaca yang mengangkat permasalahan perusahaan atau berisi kritik terhadap manajemen. Akibatnya, CI kehilangan kredibilitas dan hanya menjadi secarik kertas mati. Perusahaan adalah organisme hidup, oleh karena itu, seperti semua makhluk hidup, ia mempunyai permasalahan, hambatan dalam pekerjaannya, dan lain-lain. Penyajian isu-isu problematis dalam pers korporasi harus jujur ​​dan sopan.

Melewati “pipa api, air, dan tembaga”, namun tetap bermanfaat bagi bisnis dan menarik bagi pembaca - inilah profesionalisme redaksi KI!

Bagaimana cara menentukan judul?

Judul teks adalah semacam “fasad” proyek Anda. Judul yang cerah dan ringkas, pertama-tama, membentuk persepsi publikasi secara keseluruhan. Selain itu, daftar judul merupakan isi terbitan. Hal inilah yang menentukan tingkat profesionalisme, selera, dan kreativitas para redaksi. Hal ini pasti mengungkap kemunafikan perusahaan, kurangnya pelatihan profesional, dan pelanggaran etika perusahaan.

Tujuan judul adalah untuk menyampaikan intisari materi. Tentu saja, tidak selalu mudah untuk menekankan isu tertentu dalam dua-tiga halaman, namun keterampilan menulis judul diperoleh dalam proses tersebut. Bukan tanpa alasan mereka mengatakan bahwa cara terbaik mempelajari seni memasak adalah dengan berdiri di depan kompor.

• "Metode No. 1" - inspirasi dari "pers besar". Buka-buka beberapa terbitan majalah dengan berbagai topik (ekonomi, sastra, glamor, dll.). Judul mana pun pasti akan membawa Anda pada analogi yang menarik.
• “Metode No. 2” - tanpa basa-basi lagi, Anda dapat mengambil kalimat tesis dari teks artikel itu sendiri.
• "Metode No. 3" - memainkan peribahasa dan ucapan, slogannya (seringkali "disela", tanpa akhir, seolah-olah dengan petunjuk). Pilihan ini cocok untuk meliput acara perusahaan, di bagian “Ruang Relaksasi”, “Humor”, tetapi tidak dalam surat terbuka dari presiden perusahaan.

Dalam pers korporat tidak ada tempat untuk ambiguitas, permainan kata-kata yang menekankan perasaan kasihan, jijik, motif seksual, agresi, dll. Sebelum menambahkan “lada” atau “garam” pada judul, pikirkan fakta bahwa judul materi adalah kata-kata pertama yang Anda ucapkan saat bertemu dengan seseorang dari target audiens CI. Bayangkan kolega atau kenalan Anda di depan Anda dan bacalah semua berita utama terbitan tersebut. Emosi apa yang akan tercermin di wajahnya? Heran? minat? ketidakpercayaan? sarkasme? Apakah dia akan meringis atau tersenyum? Edit judul Anda menggunakan tips berikut, lalu uji hasilnya dengan menunjukkannya kepada beberapa orang yang Anda kenal. Jika mau, Anda dapat menawarkan kuesioner kepada pembaca CI dan meminta mereka mencatat judul-judul terbitan terkini yang menarik (tidak pantas, membosankan, benar-benar buruk).

Selain teks judul itu sendiri, persepsi terhadap materi yang sudah ditata akan bergantung pada liner, subjudul, foto, desain, ukuran artikel - semua ini mempengaruhi pembaca secara keseluruhan. Biasanya, seorang karyawan atau klien sebuah perusahaan yang membuka CI menentukan apakah dia menyukai atau tidak menyukai publikasi tersebut berdasarkan judul artikel dan ringkasannya. Oleh karena itu, mereka harus menjalankan perannya dengan bermartabat: sesuai dengan ideologi perusahaan, menjaga citranya, memperkuat loyalitas pembaca terhadap perusahaan (dan, tentu saja, menyajikan teksnya sendiri).

Aturan judul:

• Bahasa sederhana yang dapat diakses. Alexander Repyev dalam bukunya “Marketing Thinking” memiliki ekspresi luar biasa yang diciptakan untuk pecinta “literasi Tiongkok”: KISS (Keep It Simple, Stupid! - “Idiot, jadilah lebih sederhana!”). Nasihat ini akan berguna bagi mereka yang suka menggunakan kata-kata bermodel baru, yang seringkali tidak dapat dipahami oleh sebagian besar pembaca.
• Judul artikel sesuai dengan isinya. Tentu saja judulnya bisa menggugah dan “menggoda nafsu makan”, seperti aroma makanan lezat sebelum makan malam. Namun jika menunya mencantumkan satu hidangan, tetapi mereka membawa hidangan lain, maka hal ini hanya akan menyebabkan kejengkelan dan kekecewaan di restoran tersebut.
• Keringkasan. Gunakan tidak lebih dari lima kata. Jika Anda menganggap informasi apa pun penting, lebih baik memasukkannya ke dalam subjudul atau ringkasan, tetapi jangan membebani tata letak dengan judul seperempat halaman!*
• Pertama - artikelnya, lalu - judulnya. Anda harus menyisihkan waktu untuk membuat judul. Misalnya saya menulis judul setelah tata letak, ini memungkinkan untuk melihat nuansa yang tidak selalu terlihat dalam teks biasa. Setelah membaca kembali materi tersebut, rumuskan gagasan pokok dalam satu kalimat yang ringkas.

Teknik “judul sebagai pertanyaan” sangat bagus. Reaksi yang biasa dilakukan seseorang dalam situasi seperti ini adalah keinginan untuk mendapatkan jawaban, terutama jika pertanyaan tersebut menyangkut bidang minatnya. Misalnya: “Untuk manfaat apa?” (artikel tentang bonus); “Berapa harganya untuk satu pon?” (artikel tentang perjuangan melawan pernikahan), dll.

Sebuah "judul kutipan" cocok untuk wawancara: pilih baris yang paling menarik yang mencerminkan gagasan utama keseluruhan materi dan mencirikan posisi karakter utama.

Kesalahan Umum

Sebuah pepatah populer mengatakan: “Orang yang duduk di pagar paling baik bermain sepak bola.” Memang saat bermain di lapangan sulit untuk tidak melakukan kesalahan. Terlebih lagi, masalahnya, pada umumnya, bukanlah kesalahan itu sendiri, melainkan ketidakmampuan/keengganan kita untuk mengambil pelajaran dari kesalahan tersebut. Cicero juga menyatakan, ”Adalah umum bagi setiap orang untuk berbuat salah, tetapi hanya orang bodoh yang terus melakukan kesalahan.” Lebih baik mempelajari kesalahan paling umum yang dilakukan saat mengerjakan CI dari pengalaman rekan kerja daripada mengalami memar dan benjolan secara pribadi. Berikut adalah beberapa kesalahan umum:

1. Publikasi satu hari. Jika keputusan untuk menerbitkan CI dibuat secara spontan, inisiatif hanya datang dari bawah dan tidak didukung oleh manajemen senior, tidak ada yang memikirkan kesulitan pekerjaan - publikasi akan segera mati. Satu atau dua rilis pertama dibuat oleh penggagas proyek sebagai beban tambahan, berdasarkan antusiasme belaka. Seiring waktu, motivasi mereka melemah, pekerjaan utama mereka menggantikan beban “sosial”, dan publikasi diam-diam mati...

2. Pendanaan tidak mencukupi. Biaya penerbitan CI hanya mencakup biaya pencetakan. Hal ini dianggap bahwa apapun Layanan tambahan dapat dan harus dilakukan oleh karyawan perusahaan tanpa keterlibatan profesional pihak ketiga (dan gratis). Namun “seharusnya” tidak berarti “dapat melakukannya pada tingkat yang tepat”. Misalnya, seorang desainer periklanan tidak selalu memahami semua seluk-beluk tata letak majalah, dan karyawan departemen utama terakhir kali menulis esai di sekolah. Penghematan mengakibatkan kesalahan ejaan yang memalukan dan merugikan reputasi perusahaan, dan direplikasi dalam beberapa ribu eksemplar.

3. Manajemen yang buruk. Seorang karyawan yang tingkat kualifikasinya tidak memungkinkan manajemen CI yang berkualitas ditunjuk untuk bertanggung jawab atas proyek tersebut. Masalah terus-menerus muncul ketika rencana untuk setiap terbitan dan keterlibatan jurnalis tidak terpenuhi; Seringkali, orang yang bertanggung jawab atas publikasi tidak “melihat” proyek secara keseluruhan, tidak memahami perannya sebagai koordinator, tidak tahu bagaimana memotivasi staf, dan tidak dapat mengontrol kualitas pekerjaan.

4. Sering berubah konsep. Kesalahan ini disebabkan oleh ketidakmampuan manajer proyek untuk melihat pentingnya CI secara strategis. Para editor secara tak terduga dan sering kali mengubah gaya mereka - dari publikasi klien subtipe "harga" menjadi majalah mengkilap dengan pemotretan mahal dan tanpa teks. Akibatnya, minat target audiens pun hilang.

5. Kesalahan dalam pemilihan bahan. Refleksi yang serampangan atas peristiwa-peristiwa yang terjadi di perusahaan memerlukan pergeseran penekanan dari strategis masalah penting hingga yang kecil dan berkelanjutan, yang melibatkan karyawan yang bertanggung jawab atas pelepasan CI. Publikasi ini diisi dengan catatan dan rilis, yang isinya hampir tidak ada artinya bagi khalayak sasaran. Dalam arus informasi “terak”, informasi yang benar-benar berharga dan berguna luput dari perhatian pembaca.

6. Konten yang tidak relevan. Karena siklus teknologi yang panjang, CI sering kali tidak mampu mengimbangi liputan berita yang penting dan bermanfaat bagi pembaca. Materi “Kemarin” mengubah publikasi itu sendiri menjadi “kemarin selamanya”.

7. Lingkaran penulis yang sempit. Empat hingga lima karyawan yang merasa relatif mudah untuk menulis artikel merupakan “kelompok konstan”. Akibatnya, seiring berjalannya waktu, CI menjadi mudah ditebak dan membosankan. Sementara itu, rotasi staf penulis yang terus-menerus memungkinkan kami menyediakan materi yang lebih responsif terhadap kebutuhan pembaca dan mematuhi prinsip “Apa-Ada-Di Sini-Untuk-Saya”.

8. Kabel kering. Lead adalah satu atau dua paragraf pertama dalam artikel, yang dari sudut pandang editor menyajikan gagasan utama materi. Tugasnya adalah menghemat waktu pembaca dan menentukan apakah informasi yang ditawarkan dalam artikel bermanfaat baginya. Jika petunjuknya terlalu resmi dan padat, pembaca hanya melihat CI “di atas”, dan dia tidak memiliki keinginan untuk membaca artikel tersebut.

9. Eyeliner berkabut. Tujuan ringkasan bukan untuk merangkum isi seperti pada lead, melainkan untuk mengarahkan pembaca agar membaca keseluruhan materi dengan lancar. Kesalahan yang umum terjadi adalah pendekatan “dari jauh” - terkadang begitu jauh sehingga hampir tidak mungkin untuk membangun hubungan apa pun, misalnya, antara peluru dum-dum dan surga di pulau-pulau tropis. Hal ini sangat mengganggu bagi pembaca.

10. Penggunaan sarana yang sembarangan untuk menarik perhatian. Vulgaritas beberapa program televisi (bahkan yang memiliki peringkat tinggi) bukanlah alasan untuk mengikuti contoh yang buruk. Lelucon yang tidak sopan merusak citra perusahaan. Pilihan antara popularitas yang murah di kalangan kelompok sasaran tertentu dan kegunaannya bagi bisnis harus selalu diputuskan demi kepentingan bisnis.

11. Kesalahan dalam desain. Terlepas dari kenyataan bahwa muatan semantik utama dalam CI jatuh pada teks, dan bukan pada "gambar", sebagian besar keberhasilan keseluruhan proyek bergantung pada desain. Saksikan pembaca Anda merasakan rilis baru. Menurut pengamatan saya selama bertahun-tahun, delapan dari sepuluh orang mulai membaca pers dari akhir, lalu menelusuri ke awal, membaca berita utama, dan melihat foto-fotonya. Halaman dengan foto-foto menarik dan judul-judul menarik dilihat lebih lama. Kadang-kadang mereka membaca ringkasan, satu atau dua paragraf pertama, dan sayatan besar pada teks.

Inilah yang utama kesalahan pendaftaran edisi:

• "SMS itu tidak masuk akal." Tata letak yang buruk, teks besar disajikan dalam susunan yang berkesinambungan, tanpa ilustrasi, spasi baris, dan terkadang tanpa pembagian menjadi kolom. Tidak ada petunjuk atau rangkuman, sehingga gagasan pokok materi sulit dipahami. Secara visual, artikel seperti itu terlihat membosankan, dan tidak ada keinginan untuk membacanya secara menyeluruh. Font yang kecil melelahkan dan juga tidak menambah keinginan membaca materi.
• “Ukuran berbeda” dari font dan ukuran. Anda tidak boleh “menyesuaikan” okupansi halaman dengan menggunakan font yang ukurannya tidak sesuai atau “melompat” dalam ukuran font (misalnya, pada spread yang sama, ke-8 dan ke-16).
• Judul panjang. Mereka tidak hanya membuat artikel sulit dipahami, tetapi juga menimbulkan kebosanan. Jangan lupakan ukuran optimal- tiga sampai lima kata (dalam kasus ekstrim - tidak lebih dari tujuh).
• Foto terlalu kecil. Beberapa publikasi hanya memerlukan mikroskop! Di “jendela” kecil, orang bahkan kesulitan mengenali diri mereka sendiri di dalam foto. Bingkai hitam tebal untuk foto kecil terlihat seperti puncak ketidakprofesionalan. Foto berkualitas rendah dan buram dengan warna yang tidak dapat dikenali sangat mengurangi tingkat publikasi.

CI Elektronik

Dengan perkembangan teknologi komputer, komputer yang lebih murah, dan peningkatan akses Internet sebagai sumber berita, semakin banyak perusahaan yang memberikan preferensi pada publikasi perusahaan elektronik (ECP). Dalam hal ini, materi dapat disampaikan kepada khalayak sasaran dalam bentuk buletin, buletin elektronik, atau surat kabar elektronik. Nyaman? Niscaya. Namun ada juga kelemahannya. Sangatlah penting bahwa informasi yang diposting di ECI untuk klien tidak dianggap sebagai spam. Pengiriman surat elektronik reguler (harus disetujui oleh penerima) memecahkan masalah utama: surat ini mengikat klien secara emosional dengan perusahaan, dan memungkinkan Anda dengan cepat memberikan informasi kepada audiens target.

Baik perusahaan besar maupun kecil telah menyadari manfaat besar yang diberikan situs web perusahaan bagi bisnis mereka. Namun popularitas ECI semakin meningkat. Apa kelebihan dan kekurangan format ini?

Keuntungan utama dan tak terbantahkan dari ECI adalah biayanya yang rendah. Berkat perkembangan baru dalam perangkat lunak, siklus teknologi desain dan tata letak dipersingkat. Selain itu, tidak perlu menyiapkan bahan fotografi yang berkualitas. ECI dapat “dirakit” dalam hitungan jam, sementara menyiapkan CI yang dicetak membutuhkan waktu berminggu-minggu, atau bahkan berbulan-bulan. Efisiensi, biaya rendah, bebas biaya logistik dan distribusi - semua ini adalah keuntungan utama dan nyata dari format elektronik. ECI dapat didistribusikan ke pelanggan secara instan. Umpan balik dari target audiens juga disederhanakan, baik itu survei atau permintaan. informasi tambahan tentang produk atau jasa perusahaan. Namun mungkin keuntungan terbesarnya adalah menjangkau target audiens. Selain itu, ECI dapat diterjemahkan ke dalam bahasa berbeda dan dalam hitungan detik dikirim ke seluruh dunia tanpa pemberitahuan bea cukai atau biaya ongkos kirim ke luar negeri.

Namun, ECI juga memiliki kelemahan: memerlukan perlengkapan tempat kerja dengan komputer pribadi. Dan semakin tinggi popularitas ECI, semakin dalam kesenjangan antara orang-orang di depan komputer dan semua karyawan lainnya - di belakang meja, di belakang kemudi, di pucuk pimpinan... Oleh karena itu, publikasi semacam itu akan menjadi alat manajemen personalia hanya di sebuah perusahaan dimana sebagian besar tempat kerja sudah terkomputerisasi.

Perlu juga diingat bahwa ECI tidak membawa komponen gambar yang “nyata” seperti CI yang “nyata”. Jika seorang karyawan ingin menunjukkan majalah tersebut kepada klien atau teman, maka dalam bentuk cetak akan terlihat agak tidak menarik... Format elektronik lebih cocok untuk pengiriman cepat "berita hangat", yang melibatkan pandangan sekilas, seperti yang mereka katakan, "secara diagonal." Sekaligus kategori majalah B2C (bisnis kepada konsumen), setelah mencapai klien potensial, dapat disimpan selama beberapa tahun.

Idealnya, perusahaan harus menggunakan saluran komunikasi sebanyak mungkin, dan dengan bijak memanfaatkan keunggulan masing-masing format. Misalnya, Anda dapat menerbitkan CI tercetak setiap dua hingga tiga bulan sekali, dan CI elektronik dua kali sebulan. Pada saat yang sama, penting untuk menyiapkan berita “berdasarkan minat” untuk setiap kelompok khalayak sasaran. Karyawan perusahaan Anda, perwakilan bisnis, dan konsumen akhir memiliki kebutuhan informasi yang berbeda - oleh karena itu, Anda memerlukan pendekatan khusus untuk memenuhi kebutuhan mereka, dengan mempertimbangkan kekhasan bahasa, dll.

Untuk publikasi korporat (CI) suatu perusahaan besar, terutama yang memproduksi berbagai macam produk industri, sulit menemukan acara informasi yang sama-sama menarik bagi seluruh anggota tim. Misalnya, karyawan departemen pengisian panas di pabrik pengalengan dan karyawan departemen penjualan internasional di perusahaan yang sama merupakan audiens target yang berbeda.

Dalam hal ini, sebuah tren baru telah muncul dalam pers korporat: semakin banyak satu CI yang dibagi menjadi beberapa publikasi berbagai kelompok pembaca. Oleh karena itu, surat kabar AvtoKrAZ, yang telah terbit selama lebih dari 50 tahun, hari ini terbit dalam tiga versi:

• Mingguan dalam bahasa Ukraina dengan oplah 1,5 ribu eksemplar. Didistribusikan secara internal dan berlangganan. Dirancang untuk pekerja pabrik.
• Edisi khusus dalam bahasa Rusia dengan sirkulasi 1,5–3 ribu eksemplar (diterbitkan setiap dua bulan sekali) adalah publikasi penuh warna dalam format A3 pada delapan halaman, ditujukan untuk klien dan mitra perusahaan. Didistribusikan dengan berlangganan, di pameran, melalui toko eceran dan grosir suku cadang, melalui dealer dan bengkel, serta melalui surat langsung (lebih dari 600 penerima di negara lain perdamaian).
• Intisari triwulanan dalam bahasa Inggris, Spanyol dan Perancis dengan sirkulasi sekitar 10 ribu eksemplar - publikasi untuk konsumen asing, didistribusikan melalui dealer, kedutaan Ukraina di luar negeri, serta melalui surat langsung.

Nadra Bank juga mengikuti jalur segmentasi target audiens. Ini menghasilkan dua CI klien:

• Majalah "Tumbuh!" ditujukan untuk usaha menengah dan kecil, informasi yang dikandungnya menarik bagi pengusaha.
• Majalah "Sejahtera!" ditujukan untuk menarik perhatian individu – konsumen potensial dan aktual layanan perbankan. Publikasi ini disusun sebagai majalah keluarga dan menyajikan layanan pinjaman konsumen dalam bentuk rekomendasi ahli (perbaikan, pembelian mobil, pertamanan, manajemen keuangan keluarga dll.)

Efektivitas CI sebagai alat pengaruh informasi terhadap khalayak sasaran telah dinilai oleh banyak perusahaan dalam negeri ( menggambar). Saat memilih format CI, sebagian besar perusahaan (84%) memilih jurnal. Pada saat yang sama, 45% publikasi menargetkan pembaca eksternal, 40% - karyawan, dan 15% sisanya ditujukan untuk audiens “campuran”.

Struktur industri perusahaan yang memproduksi CI (menurut data AKMU)

Karyawan sebagai target audiens

Pembaca publikasi ini juga heterogen. Perusahaan domestik mempekerjakan orang yang berbeda: mereka yang telah memperoleh pengalaman kerja di Uni Soviet (bertanggung jawab, teliti, mampu menguasai beberapa profesi terkait) dan “anak-anak perestroika” (hanya melakukan tugas-tugas yang dijelaskan dalam uraian Tugas, tidak mengambil beban kerja tambahan tanpa menaikkan gajinya).

Sikap para karyawan ini terhadap CI juga berbeda: yang pertama, pada umumnya, membaca setiap materi dengan penuh minat dan dengan mudah menanggapi usulan kerjasama editor; yang terakhir melihatnya sebagai alat informasi, bereaksi terhadap manifestasi kemunafikan perusahaan, dan lebih sering mengkritik kekurangannya. Setiap kelompok membutuhkan pendekatannya sendiri. Di halaman CI, perlu diberikan kesempatan untuk berbicara tentang pengetahuan produksi dan mengkritik kekurangan yang mengangkat masalah yang signifikan bagi perusahaan. Redaksi dapat mengundang pembaca aktif untuk menulis kolom penulis di KI.

Memahami perilaku orang-orang di tempat kerja membantu membangun interaksi yang efektif dengan penulis materi. Ishak Adizes ( Yitzhak Mengadisi), penulis teori lingkaran kehidupan organisasi, mengidentifikasi kategori karyawan berikut:

• Pembuat hasil. Seseorang yang penting untuk menerima hasil kerja tertentu. Dia tidak sabar, aktif dan selalu sibuk.
• Administrator. Baginya yang utama adalah aturan dan pelaksanaannya. Mengatur pekerjaan di perusahaan. Analitis dan tepat.
• Integrator. Berorientasi pada manusia, nilai terpenting adalah keharmonisan dan kerjasama tim yang terkoordinasi dengan baik. Orangnya ramah, pengertian, selalu siap membantu rekan-rekannya.
• Pengusaha. Melihat tujuan dan mengarahkan orang lain ke tujuan tersebut. Pengambil risiko, seringkali karismatik, menawarkan pendekatan baru untuk memecahkan masalah.

Kebanyakan orang menganut satu gaya perilaku. Misalnya, jika penulis adalah “penghasil hasil”, maka lebih baik memberinya daftar pertanyaan spesifik dan menunjukkan batas waktu penyerahan materi. Anda perlu bertemu langsung dengan “integrator”, mendiskusikan kegunaan CI untuk menjaga iklim yang baik dalam tim, dan baru kemudian beralih ke topik artikel mendatang. “Pengurus” akan yakin dengan adanya rencana kerja yang jelas, “pengusaha” akan yakin dengan kesempatan menyampaikan ide-ide baru dan mendapat imbalan (materi maupun moral).

• Tunjukkan emosi positif. Penulis mengambil keputusan mengenai kerja sama dengan editor, pertama-tama, berdasarkan perasaan subjektif mereka: “suka/tidak suka pada seseorang”. Mereka bekerja bukan dengan surat kabar/majalah, tapi dengan orang-orang tertentu.
• Memperlakukan penulis dengan sopan, termasuk dalam hal penolakan bekerja sama dengan editor.
• Jangan menjadi gila kerja. Pengeluaran energi yang berlebihan dalam bekerja hanya akan menimbulkan permasalahan baru, bukan menyelesaikan permasalahan yang sudah ada.

Aspek hukum

Undang-undang saat ini tidak mendefinisikan konsep “publikasi perusahaan”, oleh karena itu sebagian besar CI saat ini diterbitkan tanpa definisi tersebut pendaftaran negara. Namun, menurut paragraf 7 Seni. 41 Hukum Ukraina “Pada Media Cetak (Pers) di Ukraina”: produksi, rilis atau distribusi outlet media cetak tanpa registrasi atau setelah penghentian kegiatannya, penghindaran registrasi ulang atau pemberitahuan kepada otoritas pendaftaran tentang perubahan berdasarkan jenis terbitan, alamat sah pendiri (co-founder), lokasi kantor redaksi adalah sebuah pelanggaran. Pelaku dapat dikenakan tanggung jawab disipliner, perdata, administratif, atau pidana.

Media cetak (pers) di Ukraina adalah majalah diterbitkan berdasarkan sertifikat pendaftaran negara dengan nama tetap, dengan frekuensi satu atau lebih penerbitan (penerbitan) per tahun. Hak untuk mendirikan media cetak adalah milik:

• warga negara Ukraina, warga negara asing dan orang tanpa kewarganegaraan yang tidak dibatasi kapasitas hukum sipil dan kapasitas sipilnya;
• badan hukum Ukraina dan negara lain;
• kolektif buruh perusahaan, lembaga dan organisasi berdasarkan keputusan rapat umum (konferensi) yang relevan.

Orang yang mendirikan media cetak adalah pendirinya. Orang-orang yang bersatu untuk tujuan yang sama dalam mendirikan suatu publikasi dianggap sebagai salah satu pendirinya.

Jika suatu perusahaan menerbitkan media korporat dengan nama tetap, dengan frekuensi satu atau lebih terbitan (terbitan) per tahun, dengan peredaran melebihi tenaga kerja tetap perusahaan tersebut, untuk tujuan peredaran umum (termasuk gratis), media tersebut publikasi harus didaftarkan pada Daftar Negara penerbit, produsen dan distributor produk penerbitan.

Tata cara pendaftaran negara atas media cetak, selain Undang-undang Ukraina “Tentang Media Cetak (Pers) di Ukraina”, juga diatur dengan Keputusan Kabinet Menteri Ukraina tanggal 17 November 1997 No. 1287 “Tentang Negara Pendaftaran Media Cetak, kantor berita dan besarnya biaya pendaftaran.”

Bagi yang ingin membuka usaha penerbitan harus mendaftar terlebih dahulu sebagai subjek aktivitas kewirausahaan(perseorangan atau badan hukum). Pendaftaran negara dilakukan sesuai dengan persyaratan Kode Sipil dan Ekonomi Ukraina, Hukum Ukraina “Tentang Perusahaan Bisnis”, “Tentang Pendaftaran Negara Badan Hukum dan Pengusaha Perorangan”. Nantinya, badan usaha harus mendaftar sebagai subjek kegiatan penerbitan. Untuk melakukan ini, Anda harus memasukkan publikasi Anda ke Daftar Negara Penerbit, Produsen dan Distributor Produk Penerbitan, yang berada di bawah yurisdiksi Kementerian Kehakiman Ukraina.

Pendaftaran negara atas media cetak, tergantung pada ruang lingkup pendistribusiannya, dilakukan:

• distribusi nasional, regional (dua wilayah atau lebih) dan/atau asing - oleh Kementerian Kehakiman Ukraina;
• lingkup distribusi lokal - Departemen Kehakiman Utama Kementerian Kehakiman Ukraina di Republik Otonomi Krimea, departemen kehakiman regional, Kyiv dan kota Sevastopol.

Untuk pendaftaran negara atas media cetak, permohonan harus diajukan, yang harus menunjukkan:

• pendiri publikasi(pendiri - kesatuan memberikan nama lengkap menurut dokumen yang menegaskan kesanggupan hukum perdatanya; pendiri - seseorang memberikan rincian paspornya);
• jenis publikasi(surat kabar, majalah, koleksi, buletin, almanak, kalender, intisari, dll); status publikasi (domestik - media massa cetak yang didirikan oleh badan hukum dan/atau perorangan Ukraina; umum - media massa cetak yang dibuat dengan partisipasi badan hukum dan/atau perorangan asing);
• judul publikasi;
• bahasa publikasi;
• cakupan:
  • lokal - di dalam Republik Otonomi Krimea, satu wilayah, pusat regional atau dua atau lebih daerah pedesaan, satu kota, kabupaten, terpisah pemukiman, serta perusahaan, lembaga, organisasi;
  • regional - dua wilayah atau lebih;
  • nasional - di Ukraina;
  • asing - di luar Ukraina;
• kategori pembaca untuk tujuan publikasi tersebut (seluruh populasi: dewasa, remaja, anak-anak, laki-laki, perempuan, penyandang disabilitas, pelajar, pekerja di industri tertentu, ilmuwan, guru, dll.);
• tujuan program(prinsip dasar) atau fokus tematik (prinsip dasar). deskripsi singkat tentang: pengembangan pendidikan, peningkatan tingkat spiritualitas, pengembangan waktu luang, menginformasikan kepada masyarakat tentang isu-isu tertentu, dll.);
• frekuensi rilis yang diharapkan, volume(dalam lembaran cetak konvensional) dan format publikasi;
• alamat sah pendiri, masing-masing pendiri dan rincian banknya;
• lokasi kantor redaksi;
• jenis publikasi menurut tujuan yang dimaksudkan(politik umum, ekonomi dan bisnis, produksi dan praktis, ilmiah, penelitian dan produksi, ilmu pengetahuan populer, pendidikan, referensi, sastra dan seni, seni, olahraga, hukum, erotis, rekreasi, medis, agama, ufologi, lingkungan, pariwisata , periklanan (40% dari volume satu terbitan adalah iklan), informasi, untuk anak-anak, dll.

Harus diingat bahwa pendiri berhak untuk mulai menerbitkan media cetak dalam waktu satu tahun sejak tanggal diterimanya sertifikat. Jika tenggat waktu ini terlewatkan tanpa alasan yang baik, maka sertifikat pendaftaran negara suatu outlet media cetak menjadi tidak sah.

*Dalam koleksi CI saya dari berbagai perusahaan, yang telah saya kumpulkan selama beberapa tahun, ada semacam pemegang rekor: 27 kata di judul artikel! Sementara itu, bahkan serius jurnal ilmiah, di mana itu diterima Detil Deskripsi topik tidak mengizinkan penulis memberikan tekanan seperti itu pada judul.

* Singkat- penugasan teknis dari pelanggan ke kontraktor, sebuah kuesioner dokumen di mana pelanggan menetapkan persyaratannya untuk produk.

* Panton (setengah permainan.) - perpustakaan standar campuran warna, terutama untuk pencetakan offset di atas kertas. Bentuknya seperti “kipas” kertas dengan bilah gamut warna atau, dalam versi komputer, skala warna CMYK sebagai persentase proses cat bersertifikasi Pantone pada kertas standar.